Современная система автоматизации ресторана

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

С ростом численности ресторанов стремительно усиливается и конкуренция, что неизбежно приводит к необходимости эффективно и рационально использовать имеющиеся ресурсы. В этих условиях для успешного ведения бизнеса необходимо инвестировать в средства и инструменты его поддержания и развития. Один из основных инструментов развития ресторанного бизнеса - это современная система автоматизации ресторанов.

Современная система автоматизации ресторана - это профессиональная система управления рестораном, многофункциональная и легко модернизируемая.

Целью автоматизации является повышение эффективности управления рестораном, ускорение обслуживания и минимизация возможных злоупотреблений, особенно воровства. Значительная доля успеха складывается из отличного сервиса и оперативной работы персонала. Именно возможности автоматизации ресторана позволяют оптимально сочетать скорость и качество.

Очевидны неоспоримые преимущества автоматизированного ресторана перед другими подобными заведениями: высокое качество сервиса и скорость обслуживания клиентов- отсутствие ошибок при оформлении заказа- обработка и передача заказа в автоматическом режиме- абсолютный контроль всех процессов от момента приема заказа до его исполнения - возможность непрерывно отслеживать финансовые результаты работы заведения.

Специализированный комплекс программного обеспечения и оборудования для автоматизации ресторанов на порядок расширяет возможности управления ресторанным бизнесом:- автоматизация позволяет внедрять маркетинговые и учетные политики нового поколения и всегда иметь достоверную информацию о работе заведения.

- четко зафиксировав обязанности и ответственность персонала, Вы сможете предотвратить злоупотребления со стороны сотрудников, свести к минимуму роль человеческого фактора в управлении.

- благодаря системе автоматизации ресторана появляется возможность исключить трудоемкие операции по учету, обеспечить гибкое управление политикой скидок и бонусов, планировать и учитывать банкеты и корпоративные мероприятия, персонализировать работу с клиентами, вести учет бронирования столиков постоянными посетителями.

-становится возможным вести непрерывный мониторинг работы всех структур заведения, анализировать и прогнозировать результаты деятельности ресторана.



1. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

На российском рынке программное обеспечение для ресторанов представлены разработки как российских, так и зарубежных фирм.

1.1 РОССИЙСКИЕ РЕСТОРАННЫЕ СИСТЕМЫ

- Компас - комплекс программ автоматизации столовых, ресторанов, баров и кафе (компания «Инкомсофт»).

- R-Keeper - система автоматизации ресторанного бизнеса (компания «UCS»)

Система автоматизации ресторанного бизнеса R-Keeper

Система автоматизации ресторанного бизнеса R-Keeper разработана московской фирмой «UCS», основанной в 1992 г.

R-Keeper - полнофункциональная компьютерная система автоматизации деятельности ресторанов, кафе, достойно конкурирующая с зарубежными аналогами, полностью отвечающая требованиям самых взыскательных заказчиков и учитывающая особенности организации ресторанного бизнеса в России. Это быстродействующая клиент-серверная система с интерфейсом на базе Windows 95.R-Keeper - один из лидеров среди программ автоматизации ресторанного бизнеса по количеству внедренных версий. Система R-Keeper V6 обеспечивает:

- максимальную скорость и простоту работы персонала при обслуживании клиентов (за счет сокращения времени на оформление заказа и организации сервис-печати в барах и кухнях)

-точность расчетов и документированность всех операций;

- технологии работы по магнитным картам (Card Pay System) и твердой копии (Hard Copy) -надежную систему защиты от несанкционированного доступа, современные средства идентификации и разделение полномочий на программном уровне

- статистику продаж

- ведение базы данных, которую можно использовать для учета движения продуктов на производстве, для расчета зарплаты персонала

- высокотехнологичное кассовое обслуживание в ресторанах с любой формой оплаты;

Технически и программно комплекс имеет три уровня.

1. Кассовый уровень:

1) система кассира (кассовый аппарат)

2) система официанта (пречек-станция)

3) система бармена (кассовый аппарат)

Назначение и функциональные возможности станций:

4) станция официанта - специализированный ШМ РС-совместимый компьютер со считывателем магнитных карт;

5) карт или электронных таблеток, разъемы для подключения чековых принтеров, интерфейсы для кассового ящика и дисплея покупателя

2. Front Office (офис ресторана):

1) система формирования данных

2) система отчетов

3) система складского учета

4) менеджер On-Line

3. Back Office (офис корпорации)

1) система формирования данных

2) система отчетов.

Основные понятия системы

Структура меню - меню ресторана, представляет собой иерархическую древовидную структуру.

Модификаторы - возможность учета пожеланий гостя при приготовлении блюда и составлении заказа на кухню или в бар. «Горячие» клавиши - клавиши на клавиатуре рабочей станции, с помощью которых осуществляется быстрый ввод блюда в счет или вызов на экран содержимого группы блюд.

Сервис-печать - автоматическое сообщение заказа в соответствующее подразделение производства.

Категории блюд - объединяют блюда по какому-нибудь признаку.

Типы валют - любое количество валют (к валютам относятся также кредитные карты и безналичные расчеты), но обязательно по крайней мере два типа валют.

Виды чеков:

1) предварительный чек (прачек);

2) фискальный чек

АРМ программы R-Keeper V6

Виды АРМ:

1) Менеджер офиса (АРМ менеджера офиса)

2) Менеджер зала (АРМ менеджера зала)

3) Касса (АРМ кассира)

4) Бар (АРМ бармена)

5) Терминал официанта (АРМ официанта)

АРМ менеджера офиса

Программа менеджера находится на менеджерской станции.

Состоит из модулей «Диспетчер», «Редактор», «Монитор», «Отчеты», «Персональная дисконтная система».

Модуль «Диспетчер» - позволяет разграничить доступ с использованием системы паролей: для каждого менеджера определяется список допустимых операций.

Модуль «Редактор» - позволяет производить ряд настроек, в том числе:

- конфигурирование системы (общие настройки, зависящие от типа ресторана и индивидуального режима работы)

- ввод и редактирование меню - задание системы модификаторов для передачи сообщения на кухню и в бар;

- назначение «горячих» клавиш для станций кассира, бармена и официанта

-ведение списка персонала (с указанием должности и персонального кода)

ввод и редактирование списка валют

-задание действующих в ресторане скидок и наценок (на всю сумму чека или на отдельные категории).

Модуль «Монитор» - предназначен для получения информации о работе ресторана в режиме on-line:

- просмотр списка заказов

-текущий баланс (по оплаченным и неоплаченным чекам)

- сумма заказов (заказанные, но неоплаченные блюда с разбивкой по официантам)

- текущая выручка с разбивкой по кассирам

- перенаправление сервисных принтеров в случае поломки.

Модуль «Отчеты» - предназначен для ведения отчетности по работе кассовой системы и позволяет строить следующие виды отчетов:

- список чеков, в том числе и удаленных

- отчеты по выручке ресторана за любой период времени, а также с расшифровкой по официантам, по кассирам и по станциям

- отчеты по реализации блюд, расход блюд с разбивкой по категориям, реализация по модификаторам

- статистические отчеты

- персональные отчеты (продажи официантов, персональные отказы, персональные удаления).

АРМ менеджера зала.

АРМ обычно имеет POS-терминал; установленная на нем программа обеспечивает следующие возможности:

- просмотр списка заказов и чеков

- удаление блюд из заказа

-перенос блюда с одного стола на другой, удаление пустого стола

- отмена предварительного чека, удаление чеков

- снятие текущих и финальных отчетов по выручке (общий или с разбивкой по кассирам, официантам, станциям)

- снятие специальных отчетов (отчет по скидкам, баланс, почасовая выручка);

- печать кассового журнала

- закрытие кассового дня (смены).

АРМ кассира, бармена, официанта.

Эти АРМ ориентированы на компьютерные кассы и предполагают гибкую настройку; они позволяют получать, хранить и обрабатывать большой объем информации.

Особенности АРМ:

- меню хранится в виде, наиболее близком к естественному

- все выполняемые кассиром, барменом, официантом операции авторизованы, - кассир, бармен имеют возможность видеть весь введенный заказ, полные наименования заказанных блюд, распечатку заказа на удаленных принтерах;

- передачу специальных сообщений на кухню или в бар (например, «готовить позже», «готовить без соли».

- дополнение ранее введенного заказа

- выполнение печати гостевого счета (предварительный чек, подаваемый гостю перед окончательным расчетом)

- выбор типа оплаты: наличные, кредитные карты или безналичный расчет

- назначение скидки на наценки (при наличии соответствующих прав).

Каждый бармен, официант, работающий с кассовой системой, перед началом работы должен получить у администрации ресторана магнитную карту (или микрочип), зарегистрированную на его имя.



1.2 ЗАРУБЕЖНЫЕ РЕСТОРАННЫЕ СИСТЕМЫ

Зарубежные ресторанные системы:

- Лоджинг Тач СЕНАКОЛО - разработана специально для применения в ресторанах и барах гостиниц, использующих гостиничную систему управления Лоджинг Тач ЛИБИКА (корпорация «MAI/Hotel Information Systems», США)

- Point of Sale Hotel Software - расчетно-кассовый комплекс управления рестораном (компания «Micros»).

Лоджинг Тач СЕНАКОЛО.

Достоинства Лоджинг Тач СЕНАКОЛО:

- обладает богатым набором функций для эффективного управления точками питания гостиниц и качественного обслуживания гостей

- использует современные информационные технологии - система работает под управлением операционной среды Windows NT и СУБД MS SQL Server, является 32-битным клиент-серверным приложением

- графический пользовательский интерфейс и использование сенсорных технологий (TouchScreen) делают работу с системой достаточно простой

-аппаратное обеспечение допускает выбор среди множества моделей совместимых POS-терминалов, кассовых и кухонных принтеров, фискальных устройств и другой периферии

- идентичность аппаратно-программных платформ гостиничной и ресторанной систем позволяет достигать реальной интеграции между ними, сокращает инвестиции в аппаратное обеспечение, повышает надежность и целостность системного решения.

Взаимосвязанные модули системы включают:

- модуль продаж в ресторане и баре;

- модуль резервирования столиков;

- модуль калькуляции и складского учета.

Point of Sale Hotel Software - расчетно-кассовый комплекс управления рестораном (компания «Micros»).

Эти лидирующие позиции фирм «Micros» и «Micros-Fidelio International» в мире достигнуты в основном за счет применения передовых информационных технологий и бизнес-решений, ориентированных на будущее.

Информационные технологии «Micros» и ее программные продукты поддерживают работу как отдельных ресторанов, так и ресторанных сетей, предоставляя исключительно широкий спектр решений, объединяя POS-терминалы, Back Office и Corporate Office приложения в мощные системы, которые обеспечивают как оперативную деятельность, так и деятельность по принятию решений. Программное обеспечение функционирует на различных языках и с различными валютами более чем 75 стран.

Point of Sale Hotel Software - аппаратно-программный комплекс для автоматизации и эффективного управления ресторанами, кафе, барами и другими предприятиями общественного питания -- как индивидуальными, так и расположенными в гостиницах. Позволяет полностью автоматизировать деятельность ресторана - от момента получения заказа от клиента до регистрации полученного платежа, анализа получения прибылей и планирования будущих изменений.

Комплекс Micros:

- обладает уникальными возможностями по учету и контролю за работой ресторана. Все данные о деятельности ресторана в любой момент времени могут быть представ лены в виде отчетов как на экране, так и в бумажном виде.

Помимо большого числа типовых отчетов есть возможность создавать собственные формы статистики;

- обеспечивает максимальную защиту введенной информации и предотвращает случаи ошибочного или некорректного использования данных любыми пользователями

- может быть использован одновременно и для регистрации прихода-ухода сотрудников, и для расчета заработной платы

- обеспечивает доступ с помощью персонального идентификационного кода или магнитной карты, что позволяет разграничить доступ к функциям систем в зависимости от должности сотрудника.

Основные варианты программных продуктов Micros:

- Hospitality Management System (HMS) - система управления заведениями с большим числом точек продаж

- программы для обслуживания корпоративных офисов.

- HMS - системы управления точками продажи

Micros предлагает системы 8700 HMS, 3700 HMS, 2700 HMS. Они внесены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации и ряда стран СНГ, и могут использоваться в фискальном режиме.

Применение систем открывает предприятию возможность наилучшим способом организовать управление предприятием общественного питания.

8700 Hospitality Management System (HMS)

Система позволяет одновременно вести управление большим числом точек продаж, которые могут существенно отличаться друг от друга ценами, ассортиментом и условиями реализации. Имеет встроенные модули учета продаж, себестоимости, регистрации рабочего времени сотрудников и др.; обладает открытой архитектурой с другими системами, высокой степенью надежности сохранения всех данных, обеспечивает стабильный и экономически безопасный бизнес.

3700 Hospitality Management System (HMS)

Система работает на рабочих станциях Micros - прочных, плоских, с сенсорными экранами, разработанными специально для использования в жестких условиях. 3700 HMS предлагает самые совершенные функции POS, такие как TouchAdvantage - для ускорения процедуры разделения чека, функций перемещения и отмены, а также мощные функции для управления рестораном - сопровождающие и расширенные отчеты, - все в одной открытой системе. Система использует новейшие разработки технологий Windows NT(tm) и основана на применении true 32-bit. Поддерживает стандартную базу обмена данными: Microsoft SQL Ser-ver(tm) и Sybase SQL Anywhere(tm). 2700 Hospitality Management System (HMS)

Это интеллектуальная сетевая система управления точками продаж, разработанная для предприятий питания. Ее можно использовать как в автономном режиме, так и поддерживать интерфейс с системой ведения бухгалтерии на базе MS-DOS/Windows. Терминалы 2700 HMS исполнены в двух видах: с сенсорным экраном и с клавиатурой.

Простота использования и высокая степень надежности обеспечили широкое применение этой системы среди предприятий с мелким и средним оборотом, а также с небольшим количеством точек продаж.

Оборудование Micros. Hand Held Touchscreen (HHT)

Терминалы Micros HHT имеют размеры, соизмеримые с кистью руки. С их помощью производится передача заказа и возможна интеграция с системой 8700 HMS. Это интеллектуальная система коммуникации с системой Micros POS, основанная на технологии связи с помощью радиоволн, проводящая транзакции быстро и эффективно.

PC Workstation (PCWS) Терминал Micros PCWS - это компьютер с сенсорным экраном, разработанный специально для заведений, работающих в жестком режиме. Станция PCWS с системой Micros может работать при отключении PCWS в какой-либо из точек продаж; она снабжена интегрированным двухполосным устройством считывания магнитных карт, экраном и интерфейсом с кассовым ящиком. Терминалы PCWS производятся в двух модификациях:

- PCWS Adjustable - можно изменять плоскость расположения экрана, достигая наиболее удобного уровня освещения

- PCWS Low Profile - с горизонтальным расположением экрана.



2. АППАРАТНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

автоматизация ресторан аппаратный программный

Ресторанная система включает ряд автоматизированных рабочих мест (АРМ), объединенных между собой. Обычно это АРМ официанта, бармена, кассира, менеджера, бухгалтера. При этом компьютер в «чистом виде» обычно использует только менеджер или бухгалтер, остальные рабочие места должны:

1.совмещать в себе функции кассового аппарата и компьютера;

2.допускать выбор среди множества моделей специализированной периферии: совместимых POS-терминалов, кассовых и кухонных принтеров, фискальных устройств, денежных ящиков, устройств считывания пластиковых карт и др.;

3.обеспечивать связь между залом и производством, видео и аудиоконтроль за объектом, контроль по телефонной линии.

Все оборудование АСУ можно разбить на две группы: рабочие станции и принтеры.

2.1 РАБОЧИЕ СТАНЦИИ

Основой аппаратно-программных комплексов автоматизации являются рабочие станции, объединенные в сеть. Рабочие станции устанавливаются в точках продаж и в местах, где вводится заказ и (или) осуществляется оплата. По функциональному признаку рабочие станции в ресторане могут принадлежать официанту, бармену, кассиру, менеджеру. Техническая реализация рабочей станции зависит от типа ресторана и должна отвечать требованиям функциональности рабочего места. Сначала рабочими станциями были электронные (компьютеризированные) кассовые аппараты. Все кассовые аппараты в соответствии с требованиями налоговой инспекции РФ должны быть оснащены энергонезависимой памятью (так называемой фискальной памятью) и входить в Государственный реестр контрольно-кассовых машин. Появление пластиковых карт вызвало необходимость модернизации кассовых аппаратов - они были дополнены считывателями магнитных карточек (или электронных таблеток). Необходимость работы модернизированных компьютеризированных кассовых аппаратов с базами данных привела к появлению терминалов POS (Point of Sale -точка продажи). POS-терминал объединяет в себе функции кассы и компьютеризированного места и представляет, собой специализированный компьютер ШМ PC с процессором Pentium, с дисплеем покупателя и дисплеем кассира, со специализированной периферией, включающей денежный ящик, фискальный модуль, устройство считывания пластиковых карт, принтер кассового чека и др.

POS-терминалы должны быть достаточно удобными для взаимодействия с дополнительным программным обеспечением, которое помогает эффективно решать вопросы контроля за службой питания: контролировать сотрудников, работу с наличными и кредитными картами, задействованные площади и др.

Наиболее часто POS-терминалы используют официанты. POS-терминал может иметь настольное/настенное крепление или быть мобильным.

Западные ресторанные системы и российские комплектуются по-разному исполненными рабочими станциями.

Виды рабочих станций:

- станция официанта - специализированный ШМ РС-совместимый компьютер со считывателем магнитных карт или мобильный терминал:

PCWS Low Profile - терминал с горизонтальным расположением экрана;

PCWS Adjustable - терминал с изменяющейся плоскостью расположения экрана для достижения наиболее удобного уровня освещения

Технология работы:

Официант с помощью стационарного или мобильного терминала вводит коды заказанных товаров или выбирает их из меню, видимого на экране. Официант может принять несколько заказов на различных столах, показать счет клиенту, закрыть счет.

Заказ автоматически поступает на кухню и распечатывается на кухонных принтерах.

После приема заказов официант подходит к обычному кассовому аппарату, который печатает чеки заказов на кухню (нефискальные) и фискальный чек с перечислением проданных товаров (на закрытый стол).

Для распечатки счетов гостей в кафе, фаст-фудах, в барах могут устанавливаться рулонные принтеры, которые дополнительно используются для печати специализированных отчетов.

По предъявлении чеков заказов официант получает блюда с кухни

2.2 ПРИНТЕРЫ

Принтеры рулонной печати (Roll) - для печати кассовых отчетов. Также могут быть использованы в качестве чековых принтеров на станциях кассира и бармена

- удаленные принтеры (Stand alone, Remote) рулонной печати - для печати заказов в подразделениях (кухня, бар).

Дисплей покупателя (Customer display).

используется в качестве дополнительного одного устройства на станциях бармена (в концептуальных ресторанах) и на станциях кассира (в ресторанах быстрого обслуживания). На нем отображается вся текущая информация по счету, а также итоговая сумма по счету и сумма сдачи.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ресторанная АСУ позволяет более эффективно управлять предприятием, чтобы определять, какие шаги приносят прибыль, а какие -- не срабатывают, для чего необходимо проанализировать накопленные данные. Из множества разнообразных отчетов (как для проверяющих, так и для управления предприятием) можно получить полные сведения о доходе за определенный период по каждому производственному подразделению: кухне, бару, кондитерскому цеху, по каждому столику, блюду и напитку.

Анализируя работу зарубежных и отечественных автоматизированных систем управления гостиничным предприятием, удалось выявить их структуру, возможности, достоинства и недостатки.

Автоматизация ресторана очень важна в отношении улучшения качества управления и осуществления строгого контроля всех сфер работы заведения. В первую очередь - это безопасность финансовых операций и точное определение суммы выручки за определенное время. Предприниматели, которым не безразличны настоящие суммы доходов от их дела, давно перешли на систему программно-аппаратного комплекса. Автоматизация ресторана во многом определяет успешное ведение дел и в некотором роде выступает гарантом благополучия и процветания. В области исследования и мониторинга ресторанного бизнеса отмечено, что успех предприятия во многом определяется оснащенностью и квалификацией персонала. Автоматизация ресторана необходима для сглаживания каких-то недостатков в процессе работы и устранения любых возможных неполадок, связанных с работой персонала.

Доведение ресторана до более совершенного уровня обслуживания - цель каждого добросовестного владельца. Автоматизация ресторана значительно влияет на эффективность и качество производительной части деятельности заведения. Несмотря на все устремления к новшествам, главной причиной использования программного обеспечения в ресторанном бизнесе все же является возможность одновременного администрирования сразу нескольких заведений. Расширение бизнеса при этом становиться главной тенденцией развития. А это значит, что автоматизация ресторана становиться залогом прибыльности и роста бизнеса.

Польза от такого развития колоссальна. Во-первых, это экономия времени и денежных средств. Не придется больше проводить ревизию и пересчет. Во-вторых, такая система способна разрешать многие вопросы, связанные с развитием бизнеса. И, в-третьих, - это информирование и контроль всех процессов в заведении.

Автоматизация ресторана очень важна для аналитических и объективных выводов о результатах работы заведения. Предприниматель всегда должен иметь перед глазами реальную картину бизнеса, чтобы понимать, как правильно действовать дальше и в какое русло лучше повернуть дело. Также не стоит забывать, что структурированное производство во избежание неполадок и ошибок должно совершенствоваться. Автоматизация ресторана призвана гарантировать стабилизацию и прогресс бизнеса, от чего бизнесмены и их клиентура только в выигрыше.

Размещено на Allbest.ru