Кадровая служба

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Раздел 1. Теоретические аспекты развития кадровой службы

1.1 Особенности работы кадровой службы организации, предприятия, учреждения

1.2 Регламентирование деятельности кадровой службы

Выводы к первому разделу

Раздел 2. Совершенствование кадровой деятельности на примере Антрацитовской городской библиотеки (АГЦБС)

2.1 Исследование документирования кадровой документации

2.2 Рекомендации по совершенствованию работы кадровой службы АГЦБС

Выводы ко второму разделу

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения



Введение

кадровый служба трудовой персонал

Эффективное управление персоналом для любой компании - это разнообразные методы привлечения людей, как активные, так и пассивные, адаптация новых сотрудников в организации, оценка знаний, навыков и умений сотрудников.

Современное управление человеческими ресурсами в компании означает максимальное раскрытие трудового потенциала каждого работника организации, что является ключевым фактором успеха компании. На данном этапе экономического развития изменились требования к персоналу и кадровой политике предприятий. Кадровая политика должна быть направлена на постоянное развитие персонала организации: карьерный рост работников, всесторонний профессионализм, творческое развитие, освоение новых направлений профессии, создание резерва для замещения административных должностей. Важную роль играет профессиональная подготовка кадров кадровой службы и обучение внутри организации. В связи с этим на современном этапе общественного развития поддерживать работников предприятий, кадровых служб, менеджмента, всех, кто работает с людьми, овладевать стратегиями и тактиками профессионального развития работников, использовать их в качестве основных воспроизводственных ресурсов производства. Развитие организации или предприятия зависит, прежде всего, от привлекательности его сотрудников, поэтому для эффективной работы необходимо иметь профессионально сильную команду сотрудников.

Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организации является отдел кадров, который выполняет функции подбора, отбора, оценки, увольнения, организации повышения квалификации, переподготовки и обучения кадров. Иногда создаются отделы дополнительного технического образования или обучения. В частности, требуется строгий подход к документальному оформлению трудовых отношений. Правильность составления и оформления кадровых документов, от которых напрямую зависит юридическая сила, имеет личное значение для каждого гражданина. Ценность документа определяется тем, что в нем содержится информация, необходимая гражданину для осуществления им своих прав: работа, образование, пенсия и т.д. Они участвуют в регулировании отношений между сторонами трудового правоотношения и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение организации документации актуально в современных условиях.

Трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, пенсионным законодательством, положениями о защите социально-трудовых прав отдельных категорий граждан и др. Задачи управления персоналом, формирование и качественное совершенствование состава могут быть решены только при наличии полной системы информационного обеспечения работы с персоналом, которая содержит многочисленные показатели информации и постоянно совершенствуется и обновляется на основе использования современной информации. Технология. Информационные показатели, характеризующие работу с работниками, отражаются в комплексе документов, формируемых и обрабатываемых в кадровой службе.

Под обобщающим понятием «кадровые документы» или «кадровая документация» понимается широкий круг документов, содержащих сведения о деятельности работников предприятия и самих кадровых служб, таких как документы личного и бухгалтерского учета, планово-отчетно-статистические, организационные и управление. Актуальность темы данной статьи обусловлена тем, что без грамотно сформированной кадровой политики и эффективной кадровой работы в настоящее время не существует стабильно функционирующей и организационно развивающейся организации. В условиях стремительного развития новых технологий все более важным становится обеспечение предприятий квалифицированной рабочей силой. Без разработки и реализации кадровой политики невозможно своевременное получение необходимого персонала по всем ключевым подразделениям предприятия. Поэтому кадровые документы, всегда игравшие важную роль в жизни всех дееспособных людей в нашей стране, продолжают ассоциироваться с условиями развития рыночных отношений, поскольку служат документальным подтверждением прав работников. В соцзащиту по старости и инвалидности, в суд по трудовым спорам, принять на длительное хранение в архив, для справки при обращении граждан в архив.

Предмет исследования - особенности документирования кадровой службы Антрацитовской Городской Библиотечной Системы, далее - АГЦБС.

Объект исследования - совершенствование кадровой деятельности на примере современных организаций.

Цель исследования - проанализировать и охарактеризовать документирование деятельности кадровой службы, направления его совершенствования на базе их практического приложения в ходе выполнения работ производственного характера на примере АГЦБС.

Основные задачи исследования:

Раскрыть особенности работы кадровой службы на примере современных организаций;

Рассмотреть регламентирование деятельности кадровой службы;

Провести исследование документирования кадровой документации АГЦБС.

Разработать рекомендации по совершенствованию работы кадровой службы АГЦБС.

Информационная база исследования. При написании использовалась специальная литература, научная и периодическая литература, статистические данные.

В книгах авторов Кузнецовой Т.В., Санкиной Л.В., Быковой Т.А. [8, с. 231; 13, с. 412; 16, с. 400] и др. освещяются вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрена организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав.

Особо выделены вопросы документирования кадровой службы: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив.

В качестве информационно-аналитической базы использовались документы бухгалтерско-финансовой отчетности АГЦБС.

Нормативная база: документация кадровой службы АГЦБС, трудовой кодекс ЛНР, положение о работе кадровой службы.

Методы исследования:

а) теоретические: функциональный, системный и институциональный подходы, главными принципами которых являются объективность, всесторонность, целостность. При анализе понятия «кадровая политика» применен дисциплинарный и функциональный подходы. Были использованы концепции, положения, выводы, содержащиеся в научных публикациях отечественных и зарубежных авторов по проблемам управленческой деятельности и кадровой политики;

б) эмпирические: вторичный анализ результатов конкретных исследований, изучение документации АГЦБС, анализ эффективности, изучение передового опыта, разработка предложений по совершенствованию работы кадровой службы.

Теоретическая и практическая значимость исследования определяется актуальностью рассмотренных в дипломной работе проблем формирования кадровой политики АГЦБС и степенью обоснования содержащихся в ней положений, выводов и рекомендаций. Кадровая политика становится важным фактором эффективного социального управления и приобретает все более важную роль в жизни общества. Для того чтобы кадровая политика стала результативной, необходима её оптимизация как социального института. Отдельные результаты дипломного исследования могут быть положены в основу практической деятельности исследуемого предприятия.

Структура ВКР. Работа состоит из введения, двух глав, заключения к каждому разделу, общих выводов, списка использованных источников, 3 приложений. Библиографический список содержит 32 наименования источников российских и зарубежных авторов. Общий объём работы 65 страниц. Основное содержание изложено на 60 страницах.



Раздел 1. Теоретические аспекты развития кадровой службы

1.1 Особенности работы кадровой службы организации, предприятия, учреждения

Кадровая политика - достаточно сложное и многогранное явление. На сегодняшний день не существует единого определения кадровой политики. Так, с точки зрения В.А. Веломамки и Г.В. Загория [4, с. 161; 8, с. 43], кадровая политика представляет собой совокупность принципов, методов и организационных механизмов разработки целей и задач по сохранению и укреплению человеческих ресурсов.

Такие писатели, как Т.Ю. Базарова и Т.П. Еремин [5, с. 381] подчеркивает наличие двух аспектов кадровой политики.

В широком смысле кадровая политика ? это система принципов и норм приведения человеческих ресурсов в соответствие со стратегией компании, а в узком - непосредственная деятельность по отбору, обучению и продвижению по службе. В соответствии с этими заранее сформулированными принципами Служба подбора и управления персоналом (отдел или отдел кадров) является самостоятельным структурным подразделением коммерческой или некоммерческой организации, основными видами деятельности которой являются:

? документирование трудовых отношений;

? осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;

? формирование стабильно работающего трудового коллектива;

? создание кадрового резерва;

? организация системы учета кадров;

Рассмотрим подробнее эти направления.

Документирование трудовых отношений является неотъемлемой частью любой организационной деятельности. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация превратилась в полноценный производительный ресурс, являющийся важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. Поскольку все управленческие решения всегда основываются на информации о служебной документации, для повышения эффективности управления в современных условиях необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы документации.

Организация работы с документами влияет на качество работы в аппарате управления, организацию и культуру работы управленческого персонала. Благодаря более совершенным системам управления документами достигается более быстрое перемещение и исполнение, сохранение, использование и национальное хранение официальных документов. То есть деятельность всей административной единицы упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия должно учитывать, что особую роль в жизни человека играют кадровые документы, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие стаж, необходимый для исчисления пенсии. Отсутствие данного документа организацией недопустимо, как и ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований трудового законодательства.

Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для корпоративного управления является использование документов кадровых служб при разрешении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда требуют представления в суд подготовленных кадровой службой документов. При этом первостепенное значение имеет не только правильное редактирование содержания каждого документа, но и его принудительное исполнение для придания документу юридической силы в соответствии с действующими нормативными актами. Ошибки в оформлении документов, отсутствие или неправильное выполнение отдельных реквизитов в документах, специалисты по кадрам несут ответственность за правильное их применение нормами трудового законодательства.

Подбор, размещение и использование потенциала специалистов осуществляется в соответствии с программой развития конкретной организации. Эти вопросы обычно решаются в сфере рекрутмента (найма): штатное расписание, кадровое планирование, поиск и подбор персонала, оценка профессиональной пригодности соискателей, создание рабочих мест и т.д.

Оценка и аттестация персонала - предполагает создание определенной системы критериев, по которым проводится регулярная и систематическая оценка персонала. Результаты оценки на аттестации должны быть тесно связаны с таким направлением кадровой политики, как формирование и подготовка резерва для выдвижения на руководящие должности.

Еще одним важным направлением кадровой политики является развитие персонала. В основе этого направления лежит стремление организации способствовать развитию и саморазвитию сотрудников. Это непростая задача, а это значит, что различные должностные инструкции нужно будет регулярно пересматривать, чтобы более успешно раскрыть внутренний потенциал сотрудника. На этом пути организации сталкиваются с серьезными рисками. Таким образом, вы можете потратить свое время и ресурсы на развитие своей рабочей силы, что является просто «революцией требований» в случае успешного саморазвития или работы на другие, более успешные организации. Это может произойти, когда большинство людей превышают рекомендуемую активность, включая резкое снижение эффективности работы и углубление конфликтов из-за стремления на руководящие должности [10, с. 249].

Мотивация и стимулирование сотрудников - еще одна важная область, которую следует учитывать. Это направление основано на принципе сочетания поощрений (прежде всего важных) и санкций. Размер вознаграждения должен соответствовать объему, сложности выполняемой работы и учитывать уникальность деятельности работника.

Направление кадровой политики реализуется с помощью конкретных инструментов. Инструменты, наиболее часто используемые в кадровой политике, обычно включают такие инструменты, как планирование кадров, меры по решению социальных проблем, операции с персоналом, развитие и профессиональное развитие рабочей силы, вознаграждение и мотивация, а также управление персоналом. Вы можете использовать эти инструменты, чтобы изменить структуру вашей команды и изменить поведение ваших сотрудников. Как и любая сложная деятельность, кадровая политика внедрения предполагает выполнение определенных шагов. Вопросы об основных этапах кадровой политики касаются главным образом особенностей направления социологии управления, которого придерживается тот или иной исследователь. В целом принято выделять следующие этапы:

1. Анализ ситуации в организации и внешней среды, построение прогнозов изменений в организации и внешних обстоятельств. На этом этапе обычно формируются стратегические цели организации.

2. Затем формулируются общие принципы кадровой политики, принципы кадровой области, в которой организация будет стремиться по мере возможности.

3. Этот шаг предполагает официальное утверждение основных принципов кадровой политики организации, закрепленных в некоторых официальных документах.

4. На четвертом этапе интенсивно пропагандируется и доводится до сведения работников организации основные принципы кадровой политики, а в ряде случаев происходит групповое обсуждение этих принципов.

5. На этом этапе следует проанализировать финансовые ресурсы, необходимые для реализации выбранного типа кадровой политики.

6. На следующем, шестом этапе кадровая политика уже вступает в фазу реализации. Планирование потребностей организации в конкретных трудовых ресурсах, количестве и качестве, прогнозирование будущих потребностей, уточнение штатных расписаний и функций персонала, создание конкретных кадровых резервов и ранжирование различных кадровых мероприятий по степени их значимости.

7. Седьмой этап - практическая реализация кадровой деятельности.

8. По существу восьмой шаг является основным компонентом обратной связи. При анализе эффективности деятельности персонала по отношению к стратегическим целям организации выявляются возможные проблемы и осуществляется поиск решений.

Текущие процессы характеризуются асинхронностью, нелинейностью и неустойчивостью, а при усложнении - дестабилизацией социальных систем и переходами в неустойчивые равновесные состояния. Это приводит к тому, что в разные моменты общественного существования и в разных отраслях приходится опираться на разные виды кадровой политики. Традиционные виды кадровой политики можно сгруппировать по нескольким направления Обычно выделяют две точки - масштаб кадровых мероприятий и степень ее активности и открытость кадровой политики.

По масштабу кадровых мероприятий и степени её открытости обычно выделяют такие виды кадровой политики как - пассивная, реактивная, превентивная, активная [9, с. 144]. Рассмотрим эти виды подробнее.

Пассивная кадровая политика является наиболее примитивным видом кадровой политики и характерна для малых предприятий, которые обычно строятся на стратегиях выживания. Примечательно, что руководство организации имеет четко сформулированную программу поведения по отношению к своим работникам и что кадровая работа в лучшем случае приводит к устранению негативных последствий. Не анализируя причины и возможные последствия этих ситуаций, менеджеры работают в режиме экстренного реагирования, чтобы повторно разрешить конфликт всеми средствами, применяя, как правило, карательные меры. В этом случае о стратегии развития организации говорить не приходится.

Реактивная кадровая политика является более сложным и ресурсоемким типом кадровой политики. Для реактивной кадровой политики организации, где руководство контролирует признаки кризиса при работе с работниками (отсутствие высококвалифицированного персонала, способного адекватно решать организационные вопросы, конфликты разного рода, неудовлетворительные условия труда) у сотрудников отсутствует мотивация на высокую производительность, предпринимаются попытки решения новых задач. Однако большинство решений, принимаемых после обнаружения и анализа проблем, направлены на решение проблем, которые возникают здесь и сейчас, а есть серьезные проблемы. Проблема среднесрочного и долгосрочного планирования.

Превентивная кадровая политика - это более сложный тип кадровой политики, но не раньше, чем руководство организации сделает адекватные прогнозы развития организации. Кадровая служба данного типа организации может прогнозировать положение рабочей силы на среднесрочную перспективу, а также является средством диагностики персонала. Единственной серьезной проблемой для организаций с такой HR-политикой является создание и тестирование целевых HR-программ.

Активная кадровая политика - наиболее современный тип кадровой политики. Он возникает тогда, когда руководство организации способно не только анализировать сложившуюся кадровую ситуацию, прогнозировать основные направления её изменения, но и обладает полным набором ресурсов и приемов воздействия на ситуацию. Активная кадровая политика предусматривает не только прогнозирование, как средне-, так и долгосрочное, но и средства непосредственного воздействия на наличные кадровые ситуации.

Кадровые службы фирмы, придерживающейся такой политики:

? осуществляют постоянное отслеживание кадровых состояний;

? разрабатывают программы на случай кризисов;

? анализируют внешние и внутренние факторы, влияющие на персонал;

? могут вносить в разработанные мероприятия соответствующие и своевременные коррективы;

? формулируют задачи и методы развития качественного потенциала персонала.

Здесь мы подходим к одному достаточно сложному моменту, проблема заключается в том, что механизмы, которыми пользуется руководство при анализе ситуации, могут носить как рациональный, так и иррациональный характер. Под рациональными мыслительными процедурами мы будем понимать те, которые поддаются алгоритмизации и описанию; под иррациональными - те, которые в большой мере носят мало рефлексируемый интуитивный характер. Поэтому выделяют еще два подвида активной кадровой политики: рациональную и авантюристическую.

Если речь идет о рациональной кадровой политике, то в данном случае организационное управление имеет три компонента: понимание текущей ситуации, предвидение изменений и средства воздействия на ситуацию. В организации есть краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные программы развития персонала.

В случае так называемой авантюрной кадровой политики руководство организации пытается оказать влияние на организацию без четкой диагностики сложившейся ситуации. В этом случае план работы с работником в основном эмоциональный, а не рациональный, но иногда он основывается на правильном представлении о цели работы с работниками организации. Внедрение такого рода кадровой политики может оказаться сложной задачей, если вам необходимо учитывать факторы, которые ранее не учитывались. Это может привести к резким изменениям обстоятельств. Например, появление новых продуктов, которые могут заменить уже существующие в организации продукты в условиях значительных изменений рынка.

Еще одним очень важным критерием выбора типа кадровой политики является разделение организации на те, которые ориентированы на внешний или внутренний персонал [16, с.76].

Открытая кадровая политика означает открытость организации, соискатель может прийти из других организаций, и даже если он изначально занимает самую низкую должность, это никоим образом не помешает его продвижению по карьерной лестнице. Такая кадровая политика характерна для молодых, быстро развивающихся организаций, стремящихся к экспансионистскому росту.

Закрытая система управления персоналом начинается с того, что извне набираются только низшие должности в организации, а управленческие должности замещаются только среди сотрудников организации. В этом случае создание и поддержание определенной корпоративной культуры берет верх над свободной конкуренцией сотрудников, что, с одной стороны, ослабляет организацию, а с другой стороны, создает особые отношения лояльности и доверия.

Разные традиционные организации используют разные подходы к структурированию своих услуг, а также разную зрелость в наборе выполняемых функций.

Рассмотрим некоторые особенности деятельности кадровой службы различных структур:

Для малого бизнеса характерны следующие особенности организации кадровой работы:

? возможности и потребности малого предприятия существенно ограничивают содержание работы с кадрами. В рамках кадровой работы на малых предприятиях все процессы максимально упрощаются, выполняются только минимально необходимые функции;

? на малых предприятиях обычно не учреждают специализированную кадровую службу. Работа с кадрами возлагается на одного-двух человек, в том числе руководителя компании;

- кадровая работа в значительной степени носит неформальный характер и сильно зависит от личности сотрудника, на которого оно возложена;

- осуществление функций кадровой работы на малых предприятиях происходит в прерывистом режиме. Например, найм новых сотрудников происходит нерегулярно, между моментами осуществления этой функции могут проходить месяцы, в зависимости от потребности компании в трудовых ресурсах;

- ключевая ориентация кадровой работы-обеспечение оперативных интересов компании, а не стратегических;

- на малых предприятиях отсутствуют многие виды кадровой документации, применяемые на средних и крупных предприятиях;

- характерной особенностью для малых предприятий является социальная незащищенность работников.

Благополучие сотрудников во многом определяется субъективным отношением руководителя. Отношения между работниками и администрацией сформулированы слабо, многие вопросы обсуждаются в устной форме без юридического оформления. Широко используются гибкие формы принуждения, ущемляющие права работников на труд. На малых предприятиях отсутствуют какие-либо профсоюзы и коллективные договоры, которые реально могут повлиять на администрацию в вопросах защиты интересов ее работников. Отличительной чертой малого бизнеса является тесное взаимодействие между руководством и сотрудниками. Малые предприятия часто не имеют документации по кадровому законодательству и имеют неформальные инсталляционные системы. Это поощряет индивидуальный подход к каждой ситуации и сотруднику, но приводит к конфликтам и индивидуальным симпатиям и антипатиям менеджеров к сотрудникам.

Феномен государственной кадровой политики непосредственно связан с деятельностью государственной службы. Это связано с тем, что не смотря на то, что по сути своей государственная кадровая политика представляет собой, как стратегия, базовый курс работы с кадрами. С одной стороны, исходя из этого определения, очевидно, что государственная кадровая политика не может сводиться только к управлению государственной службой, а должна включать в себя развитие всего кадрового потенциала общества. С другой стороны, предельно ясно, что в условиях рыночной экономики реальные возможности государства контролировать кадровые процессы в рыночном сегменте экономики сравнительно не велики, и большая часть усилий государства связано именно с развитием кадрового потенциала государственной службы.

Государственная кадровая политика в своем широком понимании предполагает нацеленность на развитие и рациональное использование трудовых ресурсов ЛНР.

Теоретически считается, что государственная кадровая политика служит основой для координации работы с работниками государственных и негосударственных структур на основе общих стратегий государственных органов, разработанных и нормативно закрепленных в ряде документов и положений. На самом деле в большинстве случаев различные федеральные и местные агентства ищут наилучшую стратегию работы со своими сотрудниками. В большинстве случаев эти стратегии не особенно эффективны. Можно сказать, что в последние годы государственные служащие стали практически главными участниками, хотя и не единственными, обеспечивающими компетентными кадрами структуру рыночного сектора. В связи с этим с новой остротой встает вопрос о разработке соответствующих моделей кадровой политики.

Несмотря на разнообразие организаций, создание безопасной и успешной кадровой среды является залогом эффективной деятельности любого предприятия. Формирование такой кадровой среды зависит от следующих компонентов:

- организация должна быть привлекательной для квалифицированных специалистов, а значит иметь достойную репутацию, и как профессиональное учреждение, и как работодатель;

- в организации должна быть своя корпоративная культура, следование морально-этическим принципам;

- организация должна быть современной, развивающейся, в том числе за счет новых технологий и методик;

- в организации должна эффективно работать система кадрового подбора и сопровождения персонала, ответственно исполняющая работу оценки и отбора кадров, ведь качество деятельности всего предприятия будет напрямую зависеть от профессионализма специалистов и от грамотного использования их потенциала.

На структуру службы сильное влияние оказывает тот факт, что в организации существует профсоюз, особенно когда в составе кадровых служб, которым приходится иметь дело с профсоюзами, выделяется сектор трудовых отношений. Реже (по мере увеличения остроты трудовых отношений) возможно параллельное существование служб управления персоналом и трудовых отношений. Однако основная тенденция заключается в том, что состав подразделения меняется в зависимости от размера организации. В небольших организациях одно подразделение может выполнять несколько функций, а в крупных организациях каждая подсистема обычно имеет следующие функции: выполняется в отдельных подразделениях.

Таким образом, целью кадровой политики является достижение баланса между обновлением структур управления и сохранением стабильности этой системы, в соответствии с потребностями организации, внешней среды и особенностями действующего законодательства.

На формирование и развитие кадровой политики оказывают влияние как внешние, так и внутренние факторы. Внешние факторы - это вещи, которые мы не можем изменить, но которые необходимо учитывать в нашей деятельности. Ситуация в социальной сфере (демографические особенности, уровень образования, уровень развития структур гражданского общества), основные тенденции развития экономики, нормативно-правовая сфера, переживаемые на социальном этапе НТР. Внутренние факторы - это те, которые могут быть скорректированы той или иной структурой управления организации, такие как организационные цели, стиль управления, принятый в организации, имеющиеся ресурсы и человеческие ресурсы.

Инструментами реализации кадровой политики организации являются: кадровое моделирование, текущая кадровая работа, руководство персоналом, мероприятия по повышению квалификации персонала, мероприятия по решению социальных проблем, вознаграждение и мотивация.

1.2 Регламентирование деятельности кадровой службы

Поскольку кадровое делопроизводство является производной от общего делопроизводства, любой, кто имеет дело с кадровыми документами, должен знать основы, общие правила и требования работы с ними. Итак, начнем с некоторых основных понятий.

Документ представляет собой материальный объект, на котором фиксируется информация способом, созданным человеком для передачи времени и пространства. Также атрибуционная функция документа заключается в его способности служить доказательством. Поэтому документы являются важнейшим инструментом эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, физическими лицами и другими представителями бизнеса является документальное обеспечение административного или делопроизводства [15, с. 400].

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с использованием официальных документов. Делопроизводство ведется во всех структурных подразделениях юридических лиц, которые занимаются делопроизводством.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются преимущественно в государственном масштабе в виде национальных стандартов России, типовых руководств или правил, положений о делопроизводстве, унифицированной формы документов, типовой номенклатуры дел, установления стандартный срок. Хранение документов, правила хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разработаны государственными органами, специально уполномоченными в соответствии с действующим законодательством. В единой организации дела регулируются развитием собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.

Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы [24, с. 467].

Положения о структурных подразделениях являются документами длительного хранения и должны быть написаны ответственно. Подробный регламент должен предусматривать конкретную сферу деятельности, чтобы в дальнейшем не требовалось частых изменений в этот документ (например, четко указывать численность штатного персонала и наименование должности).

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; права и ответственность; руководство; взаимоотношения (служебные связи); организация работы.

В разделе «Общие положения» закреплены:

- место кадровой службы среди других подразделений, ее подчиненность непосредственно руководству организации;

- структура службы (отделы, секторы, группы), численность ее штата со ссылкой на штатное расписание;

- нормативная база для деятельности службы (Трудовой кодекс ЛНР и другие законодательные акты, указы и распоряжения главы ЛНР, постановления и распоряжения Правительства, касающиеся организации труда и трудовых правоотношений, нормативно-методические документы общего действия, правила, инструкции, методические рекомендации учреждений Государственной архивной службы по вопросам документационного обеспечения управления, устав организации, положение о кадровой службе, инструкция по делопроизводству организации; при наличии отраслевых нормативно-методических документов по вопросам работы с кадрами или по делопроизводству, а также аналогичных актов, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт);

- наименование должности руководителя службы (управляющий, начальник, заведующий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования, предъявляемые к его квалификации и стажу работы.

В конце раздела важно указать, что служба имеет печать с обозначением своего наименования.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

- ввод в должность новых работников;

- организацию прохождения службы и планирование карьеры;

- оценку деятельности;

- профессиональную ориентацию;

- собеседования с увольняемыми.

Отдел организации заработной платы проводит:

- анализ должностных обязанностей;

- классификацию работ и их тарификацию;

- разработку систем оплаты и премирования;

- пересмотр тарифных ставок и индивидуальной оплаты.

Отдел трудовых отношений с работниками отвечает за:

- участие в коллективных соглашениях и активное проведение согласованной политики;

- работу по жалобам на основе партисипативных процедур, установленных трудовыми соглашениями, и разбор всех споров;

- содействие развитию связей и отношений между администрацией фирмы и работниками на индивидуальной и групповой основе;

- ведение личных дел и трудовой статистики.

Отдел профессионального обучения и переподготовки контролирует:

- производственное обучение, включающее инструктаж новых работников;

- производственное ученичество по программам переподготовки квалифицированных рабочих из числа работников фирмы;

- специальное обучение инструкторов (мастеров, техников, управляющих);

- подготовку учебных материалов;

- возмещение затрат на обучение по индивидуальным программам работникам фирмы;

- операции с библиотечным фондом;

- корпоративные издания (многотиражка и др.), сбор рационализаторских предложений;

- отношения с внешними учебными центрами;

- учет и статистику по программам обучения.

Отдел социального развития сосредоточивает все функции, связанные с созданием и управлением внутрифирменной социальной инфраструктурой и предоставлением дополнительных социальных льгот работникам организации [22, с. 257], а также их планирование, разработкой и экономическим обоснованием соответствующих систем, как, например:

- коллективное (групповое) добровольное страхование (жизни, здоровья, от несчастных случаев);

- система пенсионного обеспечения;

- помощь в правовой защите для работников организации;

- выплата компенсаций при увольнениях;

- организация питания;

- организация отдыха: социальные и спортивно-оздоровительные программы (мероприятия).

Отдел безопасности труда и медицинской помощи выполняет необходимый комплекс работ для обеспечения безопасности на производстве:

- разрабатывает стандарты безопасности;

- проводит расследования несчастных случаев с составлением соответствующих отчетов;

- содействует работе по безопасности труда на производстве;

- занимается просвещением в области техники безопасности;

- оказывает медицинскую помощь персоналу, медицинское лечение и консультирование;

- выясняет и анализирует причины отсутствия работника на производстве.

Отдел исследований по персоналу проводит изучение вопросов кадровой политики и трудовых отношений, включая сбор внешней информации, обследует состояние морально-психологического климата в организации, а также осуществляет:

- подготовку справочных материалов;

- разработку форм документооборота для кадровой службы;

- разработку правил, стандартных приемов и процедур кадровой работы;

- ревизию.

Раздел «Права и ответственность» может включать перечисление следующих прав:

- запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые данные о работниках;

- требовать в установленных случаях представления документов (например, объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т. д.);

- вносить на рассмотрение руководства предложения по кадровым вопросам;

- решать в пределах своей компетенции вопрос о пригодности претендента для занятия конкретной должности;

- давать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности службы кадров, и т. д.

Раздел «Руководство» устанавливает наименование должности руководителя кадровой службы, его права, обязанности и персональную ответственность за выполнение всех видов работ, закрепленных положением о подразделении.

Раздел «Взаимоотношения (служебные связи)» регламентирует, с какими отделами и по каким вопросам взаимодействует кадровая служба. Например, она взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по вопросам комплектования и движения кадров:

- с бухгалтерией - по вопросам оплаты труда: кадровая служба обязана представлять копии приказов о зачислении, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, поскольку на их основе производятся расчет и выдача причитающихся работнику сумм;

- с юридической службой (юрисконсультом) - по сложным вопросам трудовых взаимоотношений;

- со службой делопроизводства-по вопросам документирования и организации работы с документами;

- с отделом автоматизации (IT-подразделением) - по поводу использования в работе компьютерных технологий и др.

Внешние связи, которые кадровая служба постоянно осуществляет наряду с внутренними (отделы социального обеспечения, службы занятости, миграционные службы, военкоматы и т. д.), тоже должны быть регламентированы в положении.

Раздел «Организация работы» может содержать лишь пункт о том, что служба кадров работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании. Если деятельность специалистов кадровой службы имеет особенности (ненормированный рабочий день, командировки и пр.), это необходимо отразить. Можно также включить в раздел и порядок реорганизации службы в случаях изменения организационных условий и пр.

Положение действует до замены его новым. Оформляется оно на общем бланке, подписывается руководителем службы и обязательно утверждается руководителем предприятия.

Таким образом, деятельность кадровой службы строго регламентирована. Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Выводы к первому разделу

Управление персоналом представляет собой целенаправленное использование человеческого фактора для обеспечения роста производительности групп на предприятии. Оно осуществляется с помощью различных приемов, современных методов работы с кадрами для раскрытия потенциальных возможностей человека, создания обстановки, способствующей максимальной отдаче исполнителя в процессе трудовой деятельности.

Основными задачами, стоящими перед системой управления кадрами, являются:

1. Разработка принципов работы с кадрами в условиях предприятия.

2. Совершенствование методов работы с кадрами.

3. Организация деятельности службы, которая занималась бы управлением персоналом на предприятии.

Главными принципами работы с кадрами являются: индивидуализация, демократизация, информатизация, системность, подбор работников с учетом их психологической совместимости, учет пожеланий сотрудников при выборе форм и методов их переподготовки и повышения квалификации.

Принцип информатизации кадровой работы предполагает применение современных средств вычислительной техники для процедур сбора, передачи, обработки, хранения, выдачи информации в целях оперативного принятия обоснованных кадровых решений. Этому способствуют оснащение кадровых служб персональными компьютерами и создание на их базе автоматизированных рабочих мест работников кадровой службы.

Принцип системности в работе с кадрами предполагает, что управление персоналом на предприятии должно охватывать не отдельные категории работающих, а весь состав персонала, решать не одномоментные задачи, а непрерывно возникающие проблемы в деятельности работника: от его приема на работу, в период продвижения по службе и до его последнего дня работы на предприятии. Нужно использовать разные методы, средства, приемы работы с персоналом, а не случайно принятое под влиянием настроения решение.

Инвестиции в человеческие ресурсы и персонал являются долгосрочными факторами конкурентоспособности и выживания компании. Управление человеческими ресурсами обычно связано с оптимальной организацией и производственными процессами команд (отбор сотрудников и политика найма, развитие карьеры, мотивация, поощрение, увольнение на работе, выход на пенсию, лидерство в команде, культура, отношения и связи, развитие команды, творческая среда, обучение персонала, управление конфликтами). Компании нужна стабильная рабочая сила, чтобы преуспеть на рынке.

Система управления персоналом представляет собой совокупность целей, задач и основных направлений деятельности, а также различных видов, форм, методов и соответствующих механизмов управления, обеспечивающих непрерывный рост эффективности производства, производительности труда и качества труда. Она состоит из нескольких подсистем, выполняющих свои функции:

1. Подсистема подбора и расстановки кадров.

2. Подсистема профессионального выбора, дополнительного образования и повышения квалификации.

3. Подсистема и методы оценки качества труда.

4. Подсистема мотивации трудовой деятельности.

Раздел 2. Совершенствование кадровой деятельности на примере Антрацитовской городской библиотеки (АГЦБС)

2.1 Исследование документирования кадровой документации

Вся кадровую документацию можно разделить на две разновидности, это обязательная документация, она составляется в любой организации, не зависимо от направления её деятельности, и факультативная [11, с. 127].

К обязательным документам относятся:

- штатное расписание;

- трудовой договор;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- график отпусков;

- положение о защите персональных данных;

- положение о стимулирующих добавках;

- положение о командировках;

- журнал учета трудовых книжек;

- приходно-расходная книга по учету движения трудовых книжек;

- журнал учета контрольных мероприятий.

Факультативные документы имеют не менее важное значение в процессе деятельности кадровой службы, они юридически действительны, способствуют лучшей организации работы, помогают в разрешении спорных вопросов. К ним относятся:

- должностная инструкция;

- положение о подразделении;

- положение о материальной ответственности;

- книга регистрации трудовых договоров;

- книга регистрации приказов;

- журналы учета командировок.

По кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу: заявление о приеме на работу, контракт о назначении на должность, приказ о приеме на работу, протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу: заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы: заявление об увольнении, приказ об увольнении, протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков: график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений: представление о поощрении, приказ о поощрении, протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины, приказ о наложении дисциплинарного взыскания, протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания [11, с. 455].

Так же кадровую документацию можно классифицировать по функциональному назначению документации:

1. Организационно-правовая документация: правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о структурном подразделении, график отпусков, должностные инструкции.

2. Персональная документация: трудовая книжка, личное дело, личная карточка работника.

3. Договорная документация: коллективный договор (соглашение), трудовой договор.

4. Распорядительная документация: приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация: учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации, документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

6. Информационно-справочная документация [22, с. 120].

Существуют так же локальные нормативно-правовые акты, к которым относятся: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание, положение о должностной инструкции, положение о защите персональных данных работников; положение по оплате труда, положения о структурных подразделениях и др.

Любой документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа, автор, адресат, текст, подпись, печать, дата - это все реквизиты документа. Многие документы имеют строго определенное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Например, практически любая справка без печати учреждения будет недействительной.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа. Реквизиты кадровой документации мы отражаем в табличной форме для более четкого понимания использования конкретного реквизита в кадровой документации.

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Основной реквизит документа - это текст. В деятельности кадровой службы встречаются документы с частой повторяемостью текстов, например, справки с подтверждением места и стажа работы. В таких случаях целесообразно разработать трафарет - заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информации.

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, используемые в деятельности кадровой службы. В этих формах последовательно указано, какие показатели и какая информация должна быть отражена. Особенностью данных документов является то, что они являются обязательными для использования. Никакие реквизиты не могут быть исключены, но добавления, если это необходимо для организации, могут быть внесены. Оформляются добавления к унифицированной форме приказом руководителя организации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур [16, с. 124].

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и наследующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, именование организации автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего липа единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);