Кадровая служба

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «считает возможным»).

Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения и служит для уточнения или подтверждения трудового стажа работника, факта работы в организации, размера оплаты труда. Эта информация является необходимой при начислении или перерасчете пенсии, присвоении почетных званий, установлении льгот и т.д. Информация, содержащаяся в кадровых документах, может понадобиться через много лет. Иногда никаким другим способом, кроме архивной справки, невозможно документально подтвердить факты трудовой биографии человека. Поэтому правильное, полное и своевременное оформление кадровых документов - важнейшее условие работы кадровых служб.

Рассмотрим примеры некоторых видов кадровой документации.

Документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты, прежде всего на Трудовой кодекс Луганской народной республики.

При приёме сотрудника на работу требуется следующая документация:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям.

Вместе с предъявлением документов в большинстве организаций поступающий на работу пишет заявление. Грамотно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты: адресат, т.е. лицо, на имя которого оно подается (указывается должность, Ф.И.О. руководителя) и располагается в правом верхнем углу листа документа (Приложение № 1).

Поступающий на работу должен сообщить о себе сведения, которые обычно отражаются в заполняемой им анкете (личном листке по учету кадров). В ряде случаев требуется написание автобиографии. Автобиография пишется произвольно на чистом листе бумаги, но в отличие от резюме в ней факты жизнедеятельности излагаются в хронологической последовательности, указываются сведения о работе на выборных должностях, наградах и других поощрениях.

Анкета (личный листок по учету кадров) является наиболее удобным обобщающим структурированным документом, дающим организации все необходимые данные о его работнике. Анкета заполняется от руки в одном экземпляре без помарок и исправлений. Поэтому, передавая личный листок по учету кадров для оформления, следует разъяснить порядок заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения. В правилах можно указать следующий порядок заполнения:

- фамилия, имя, отчество пишутся полностью;

- в дате рождения указываются год, число и месяц рождения;

- место рождения записывается на основании паспорта;

- образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома);

- лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;

- указывается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон;

- сведения о трудовой деятельности вносятся в соответствии с записями в военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

К анкете прилагаются:

- копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

- фотокарточки.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (с поступающим на государственную гражданскую службу - контракт) и издается приказ о приеме на работу. Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

В договоре прежде всего указываются сведения о работнике и работодателе:

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

- место и дата заключения трудового договора (Приложение № 2).

Датой начала работы является день, когда работник приступит к работе, - число, месяц, год. Договор вступает в силу со дня его подписания и заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Далее в кадровом отделе создаётся следующий документ: приказ о приёме на работу. Он подписывается лично руководителем.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно относятся и к первичным учетным документам, по которым начисляют заработную плату, так как в них зафиксированы факты приема, перевода или увольнения гражданина.

Приказ о приеме на работу составляется (заполняется унифицированная форма) на каждого гражданина, вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д., допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников. При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, выполнения определенной работы и др.). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе (Приложение № 3).

На основании приказа о приеме на работу заводится личная карточка работника. Она используется для анализа состава и учета движения кадров. В личной карточке работника предприятие фиксирует историю трудовых отношений с ним. Личная карточка работника ведется в течении всего периода трудовой деятельности. Для заполнения личной карточки необходим приказ о приеме на работу и личные документы работника, а именно:

- трудовая книжка;

- паспорт;

- военный билет (для военнообязанных);

- документ об окончании учебного заведения;

- свидетельство государственного пенсионного страхования;

- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

- другие документы, предусмотренные законодательством (например, справки из учебных заведений об обучении работника, справка о присвоении инвалидности, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации и т.д.).

Кроме того, необходимы личные данные работника, а именно: контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками. Личная карточка работника заполняется строго сотрудником отдела кадров и является документом строгой отчетности. Личная карточка состоит из 11 разделов:

1. Общие сведения.

2. Сведения о воинском учете.

3. Прием на работу и переводы на другую работу.

4. Аттестация.

5. Повышение квалификации.

6. Профессиональная переподготовка.

7. Награды (поощрения), почетные звания.

8. Отпуск.

9. Социальные льготы, на которые работник имеет право.

10. Дополнительные сведения.

11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. В первом разделе («Общие сведения») предусмотрены так же окошки для кодирования. В начале личной карточки, как и в приказе о приеме на работу, указывается наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу необходимо проставить код организации по ОКПО организации, который был использован в приказе, он указывается в соответствии с общим классификатором предприятий и организаций. Дата заполнения личной карточки указывается цифровым способом (например, 11.04.2022). Далее идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

- табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);

- идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если работнику он не присваивался, то данная ячейка не заполняется;

- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- алфавит (первая буква фамилии работника);

- характер работы - постоянно или временно;

- вид работы - основная или по совместительству;

- пол (мужской, женский).

В разделе «Общие сведения» указывается номер и дата трудового договора (например, трудовой договор № 17-08 от 11 апреля 2022 г.). Также заполняется ячейки под названием «фамилия, имя, отчество», «дата рождения», «место рождения», «гражданство», «знание иностранного языка», «образование», «стаж работы», «состояние в браке», «состав семьи», «паспорт», «адрес места жительства».

Для заполнения второго раздела личной карточки «Сведения о воинском учете», необходим военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Из этих документов можно почерпнуть все необходимые сведения об отношении работника к воинской обязанности.

Третий раздел «Прием на работу или переводы на другую работу» заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. При заполнении нужно указать следующие сведения:

- дату приема (перевода);

- структурное подразделение, куда принимается или переводится работник;

- должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;

- оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе «Основание» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение следует попросить работника расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».

Работодатель обязан знакомить работника под роспись в личной карточке со всеми записями о приеме, переводе и увольнении, вносящиеся в его трудовую книжку.

Четвертый раздел личной карточки «Аттестация» заполняется в случае, если в организации проводится аттестация работников. Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также дата и номер протокола заседания комиссии.

В графе «Основание» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации.

Пятый раздел личной карточки «Повышение аттестации» может включать сведения о трех видах обучения, а именно:

- краткосрочное тематическое обучение по вопросам конкретного производства (но не менее 72 часов), которое проводится по месту основной работы и заканчивается сдачей экзамена, зачета или защитой реферата;

- тематические и проблемные семинары продолжительностью от 72 до 100 часов по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам, возникающим на уровне отрасли, региона, организации;

- длительное обучение в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов) для углубленного изучения актуальных проблем науки, техники, технологии, социально-экономических и других проблем по профилю профессиональной деятельности. Пройдя такое обучение, работник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца. Именно эти документы и будут основанием для заполнения пятого раздела личной карточки.

В шестой раздел «Профессиональная переподготовка» вносятся сведения о получении дополнительной профессии, а именно, обучение на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Данный раздел заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке.

В седьмом разделе личной карточки «Награды (поощрения), почетные звания» учитываются как поощрения от организации, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа.

В восьмом разделе личной карточки «Отпуск» фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.п.). Если работник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» делается отметка. Так же необходимо отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске. Девятый раздел «Социальные льготы» заполняется в случае, если работник предъявил в отдел кадров документы, в соответствии с которыми они по закону имеют право на какие-либо социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, Десятый раздел «Дополнительные сведения» личной карточки предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы личной карточки. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т.п. Последний, одиннадцатый, раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» остается незаполненным в течении того времени, пока сотрудник осуществляет свою трудовую деятельность. В случае, если сотрудник работник уволится, в данный раздел нужно внести основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса ЛНР. Так же необходимо указать дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Завершают личную карточку подписи кадровика и работника.

После увольнения работника карточка закрывается, но продолжает храниться в архиве организации. Нормативный срок хранения личной карточки составляет 75 лет [22, с. 34].

Таким образом, мы провели исследование документирования кадровой службы и подробно изучили документацию по приёму сотрудника на работу на примере документов АГЦБС (см. приложения).



2.2 Рекомендации по совершенствованию работы кадровой службы АГЦБС

Антрацитовская городская централизованная библиотечная система (АГЦБС) г. Антрацит и Антрацитовского района включает в себя такие подразделения:

- центральная библиотека ГЦБС;

- методический отдел;

- отдел комплектования и научной обработки документов;

- отдел обслуживания читателей, интернет-центр;

- сектор нестационарного обслуживания;

- творческая площадка «Драйв собирает таланты»;

- административно-хозяйственная деятельность;

- филиалы № 1-36.

Центральный отдел помимо работы в качестве библиотеки осуществляет анализ изменений библиотечной сети: какие библиотеки открыты, закрыты, реорганизованы, на основании каких документов и т. д. Какие библиотеки могут быть закрыты? Причина и пути решения. Так же проводится анализ количественных и качественных показателей: динамика роста или снижения пользователей, выдачи документов, новых поступлений. Производит формирование, движение и сохранность библиотечных фондов. Организацию библиотечного обслуживания различных категорий пользователей.

Методическая деятельность направлена на мониторинг, анализ и прогнозирование развития библиотечного обслуживания, аналитическую и консультационную деятельность, мероприятия по повышению квалификации библиотекарей.

Анализируя полный годовой отчёт АГЦБС за последние 3 года, видим, что комплектация кадрами в 2020 году составляет 97,4% , в 2021году 97,2% и в 2022 году 96,99%. Мероприятия по повышению квалификации сотрудников проводились в 2020м году. Наблюдается большой процент персонала предпенсионного возраста, сотрудники младшего возраста зачастую не имеют высшего профессионального образования по специальности. Так же отмечена недостаточная работа с кадровым резервом. Недостаток сотрудников выявлен в сфере электронного обслуживания населения.

Можно предложить некоторые рекомендации по совершенствованию работы кадровой службы АГЦБС.

Для построения адекватной кадровой политики библиотеки важно исходить из представления о целях, нормах и способах осуществления кадровых мероприятий. Основным механизмом поддержания адекватной кадровой политики является мониторинг персонала.

Возможности получения высшего специального образования достаточно разнообразны и доступны. Более подробно Булычевой А.А. в одной из публикаций были даны объективные представления о системе библиотечного образования в целом, и, в частности в ЛНР. Раскрыты взаимосвязи и взаимодействие традиционных и инновационных подходов к образовательной деятельности в системе непрерывного библиотечного образования [8, с. 128-133].

Новая система персонал-стратегии предполагает сильную и адаптивную корпоративную культуру, стимулирующую атмосферу взаимной ответственности сотрудников и руководителей, стремление всех работников библиотеки сделать ее «лучшей» за счет поддержки инициативы на всех уровнях организации, постоянных технических и организационных нововведений, открытого обсуждения проблем.

Совершенствованию кадровой политики библиотеки возможного направления в этой области деятельности: разработка и реализация целей и управление стратегией персонала; разработка и реализация комплекса планов программ по работе с кадрами; поиск и поиск приложений в поисковых запросах на основе научных методов прогнозирования и поисковых запросов в кадрах, комплексные решения задач совершенствование процессов управления персоналом на основе поиска научных методов, передовых технологий кадровой работы, стандартизации и унификации кадровой документации [14, с. 152].

Кадровая стратегия - это, прежде всего, концепция работы с персоналом, концепция формирования, использования и развития человеческого ресурса. Это линия в работе с персоналом, которая предполагает составление состава и результатов общих решений для системы управления персоналом поставленных целей, это замысел организации своего будущего в области управления персоналом.

В АГЦБС должна действовать программа развития персонала. Блоки этих программ: профессиональная ориентация и социальная адаптация; оценка эффективности; подготовка и обучение персонала; развитие лидерских качеств; система управления продвижением и компенсациями; Это повышает удовлетворенность работой. Необходимо уделить важное место формированию кадрового резерва. Также это не только резерв руководящего состава библиотеки (директора, заместители, заведующие отделами), но и резерв главы. Сфера, группа, лучшие специалисты. Для этого выбираются работники по результатам оценки их базового образования, профессиональных знаний, умений, деловых и личных качеств, авторитета в коллективе и др., а также личных склонностей и карьерных устремлений. Для каждого резервиста составляется индивидуальный план, в котором предусматривается подготовка в библиотечных учебных заведениях (если это требуется) или в системе повышения квалификации.

Не все профессиональные знания и навыки приобретаются опытным путем, поэтому необходимо получать библиотечное образование и повышать квалификацию. В современных условиях реформирования системы образования и качественных изменений в библиотечной работе, вызванных внедрением новых информационных технологий, особое значение приобретает вопрос эффективности и качества повышения квалификации и переподготовки кадров. В этой связи выделяются два вопроса:

- во-первых, коренные изменения технической и технологической базы библиотек, внедрение новых хозяйственно-экономических форм и методов работы приводят к тому, что прежние профессиональные умения и навыки, как и накопленный ранее опыт, быстро устаревают;

- во-вторых, приходящие в библиотеку молодые специалисты не обладают достаточными знаниями по определенным направлениям работы, слабо ориентируются в современной теории управления информационно-библиотечной деятельностью [7, с. 43].

Остается принципиальная задача - на основе устоявшихся форм и методов обучения сформировать новую систему повышения квалификации без игнорирования опыта прошлых лет. Профессиональная подготовка и развитие сотрудников библиотеки способствует внедрению инновационных форм работы, положительно влияющих на эффективность и качество работы всей библиотеки, в целом на производительность труда, качество обслуживания пользователей, морально-психологической стабильности в коллективе и т.д.

Текущая ситуация в библиотечной отрасли представляет собой интенсивный процесс: внедрение информатизации и компьютерных технологий, расширение области информационных знаний, появление новых категорий пользователей, усложнение запросов и т. д. Все это требует постоянных требований, образования. Сегодня роль детских библиотек возрастает, а детей окружают родители, воспитатели, учителя и другие близкие люди. В связи с этим формируются новые профессиональные требования к библиотекарям. Персонал библиотеки - один из важнейших ресурсов. Это позволяет библиотеке выполнять функцию культурно-информационного и духовного центра и может выступать не только как компонент социокультурной среды, но и как важный организационный элемент. Специализация как основа мастерства требует формирования системы базовых знаний, умений и компетенций. Библиотеки и информационная деятельность требуют рабочей силы, которая использует современные технологии, может научно взаимодействовать с молодыми читателями и книгами и может вызвать интерес к чтению. На местном уровне в рамках ЛНР Детская библиотека АГЦБС активно занимается повышением квалификации библиотечных специалистов, работающих с детьми разного возраста. Разработаны следующие системы повышения квалификации: Ежегодно проводится Республиканский семинар для детских библиотекарей. Библиотекарь в абонементно-читальном зале - специализированный техникум на базе Детской библиотеки Республики; курсы для разных категорий библиотекарей; Республиканские профессиональные съезды и обзоры; По мере необходимости - стажировки, мастер-классы, круглые столы.

Семинары проводятся на базе АГЦБС детской библиотеки и посвящены обсуждению актуальных на данный момент проблем, они более детально рассматриваются на занятиях школы профессионального мастерства. Школы профессионального мастерства организуются на базах отдельных центральных детских библиотек региона. По мнению организаторов, это очень результативная форма повышения квалификации, т. к. позволяет библиотекам-базам накапливать, апробировать и анализировать опыт своей работы, а участникам дает возможность в условиях, аналогичных привычным, выбрать наиболее оптимальные варианты деятельности. Для того чтобы эта работа осуществлялась постоянно и целенаправленно, в библиотеке разработаны программы «библиотрекарь будущего» и «карьера методиста», где отражена вся система повышения квалификации библиотекарей различных категорий, занимающихся библиотечным обслуживанием детей в республике [11, с.127].

Для решения проблем оптимизации кадровых ресурсов в АГЦБС, обеспечения профессионального развития библиотечных кадров, адекватного требованиям времени необходимо:

- тщательно отслеживать динамику уровня образования и стаж работников библиотек, проводить регулярный мониторинг состава и тенденций формирования кадров филиалов библиотек, входящих в состав АГЦБС;

- обеспечивать дифференцированный подход к формированию групп для обучения и переобучения, объединять усилия библиотек различных систем и ведомств, высших библиотечных учебных заведений для работы по повышению профессионализма библиотекарей, оптимизации системы непрерывного библиотечного образования;

- создавать стимулы для реализации кадровой стратегии библиотеки.

Чтобы стимулировать социальную активность библиотекарей, необходимо знать не только современное состояние кадровых ресурсов и их динамику (профессиональную миграцию, мобильность), но и внутренние и внешние движущие силы, такие как профессиональное сознание, социальный статус (престиж) профессии, уровень развития производительных сил библиотечного производства. Причем очень важны историческая перспектива, ориентир на развивающиеся потребности общества в отношении книги и библиотеки в XXI в.

Таким образом, основными задачами кадровой политики АГЦБС являются:

- разработка единых принципов стратегического управления и развития кадров библиотек;

- включение кадровой работы в стратегическое планирование развития библиотечного дела на всех уровнях управления;

- внедрение новых систем и методов подготовки и переподготовки библиотечных кадров;

- широкое использование экономических и моральных стимулов, социальных гарантий для мотивации эффективного труда сотрудников и др.



Выводы ко второму разделу

Во втором разделе работы мы подробно изучили документирование документации кадровой службы.

Кадровое делопроизводство - это совокупность процедур, касающихся составления, оформления, обработки, хранения и поиска документов по личному составу. Для успешного выполнения кадровых процедур необходимо максимально эффективно ориентироваться как в специфике кадровых документов, так и технологии работы с ними. Способность специалиста-документоведа на высоком уровне осуществлять кадровую деятельность позволяет максимально эффективно решать поставленные задачи в процессе трудовой деятельности.

Так же рассмотрели рекомендации к работе кадровой службы АГЦБС. Совершенствованию кадровой политики библиотеки способствуют следующие направления в этой области деятельности: разработка и реализация целей и стратегии управления персоналом; разработка и реализация комплекса планов программ по работе с кадрами; формирование и закрепление в организации работников требуемых специальностей и квалификации на основе применения научных методов прогнозирования и планирования потребности в кадрах, решения комплекса задач, связанных с удовлетворением каждого работника условиями, характером и содержанием труда; совершенствование процессов управления персоналом на основе внедрения научных методов, передовых технологий кадровой работы, стандартизации и унификации кадровой документации.

Состояние кадров библиотечно-информационной организации, уровень ее квалификации и профессионализма, способность наемных сотрудников оптимально решать стоящие перед ней производственные задачи напрямую зависит от тех теоретических подходов и практических методов работы с людьми, которые используют в своей повседневной работе руководители библиотек. Иными словами, они сопряжены с реализуемой библиотекой кадровой стратегией.



Заключение

В настоящее время без качественно построенной политики управления персоналом и эффективной кадровой работы не существует стабильно функционирующей, а также планомерно развивающейся организации. При бурном развитии новых технологий все большую значимость приобретает обеспечение предприятия квалифицированными кадрами. Своевременное комплектование нужными кадрами всех ключевых подразделении предприятия становится невозможным без разработки и реализации кадровой политики. Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, т. к. служит документальным подтверждением прав работников на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

В данной работе были изучены особенности работы кадровой службы организации, предприятия, учреждения.

Целью кадровой политики является достижение баланса между обновлением структур управления и сохранением стабильности этой системы, в соответствии с потребностями организации, внешней среды и особенностями действующего законодательства.

На формирование и развитие кадровой политики оказывают влияние как внешние, так и внутренние факторы. Внешние факторы - это вещи, которые мы не можем изменить, но которые необходимо учитывать в нашей деятельности. Ситуация в социальной сфере (демографические особенности, уровень образования, уровень развития структур гражданского общества), основные тенденции развития экономики, нормативно-правовая сфера, переживаемые на социальном этапе НТР. Внутренние факторы - это те, которые могут быть скорректированы той или иной структурой управления организации, такие как организационные цели, стиль управления, принятый в организации, имеющиеся ресурсы и человеческие ресурсы.

Инструментами реализации кадровой политики организации являются: кадровое моделирование, текущая кадровая работа, руководство персоналом, мероприятия по повышению квалификации персонала, мероприятия по решению социальных проблем, вознаграждение и мотивация.

Рассмотрели документирование деятельности кадровой службы.

Выяснили, что требуется строгий подход к документальному оформлению трудовых отношений. Правильность составления и оформления кадровых документов, от которых напрямую зависит юридическая сила, имеет личное значение для каждого гражданина. Ценность документа определяется тем, что в нем содержится информация, необходимая гражданину для осуществления им своих прав: работа, образование, пенсия и т.д. Они участвуют в регулировании отношений между сторонами трудового правоотношения и определяют их полномочия, права и обязанности. Документация хранится длительный срок (от 10 до 75 лет, в зависимости от вида) и используется в трудовых спорах, для подтверждения трудового стажа при начислении пенсии, с её помощью можно подтвердить квалификацию сотрудника, изучить его личное дело за какой-либо период времени [22, с. 12]. Всё вышеперечисленное делает весьма важным правильное и строгое соблюдение ведения документации.

Провели исследование документирования кадровой документации АГЦС, на примерах рассмотрели процедуру принятия на работу нового сотрудника.

Тщательно изучив годовые подробные отчёты за последние три года, смогли разработать ряд рекомендаций по усовершенствованию деятельности кадровой службы АГЦБС.

Поставленные задачи и цель исследования в ходе выполнения работ производственного характера на примере АГЦБС были выполнены.

Список использованных источников и литературы

1. Андреев, С.В. Кадровое делопроизводство. практ. особие перераб. и доп. / С.В. Андреев. - М.: Альфапресс, 2016. - 319 с.

2. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие изд. № 10, перераб. и доп. / В.И. Андреева. - М.: ООО «Управление персоналом», 2018. - 200 с.

3. Армстронг, М. Практика управления человеческими ресурсами / Майкл Армстронг, Стивен Тейлор. - 14-е изд. - Санкт-Петербург: Питер, Прогресс книга, 2018. - 1038 с.

4. Архипова, Н.И. Современные проблемы управления персоналом: монография / С.В. Назайкинский, О.Л. Седова, Рос. гос. гуманитар. ун-т, Н.И. Архипова. - М.: Проспект, 2018. - 161 с.

5. Базаров, Т.Ю. Психология управления персоналом: учебник и практикум для вузов / Т.Ю. Базаров. - Москва: Издательство Юрайт, 2020. - 381 с.

6. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - 4-е изд. - Питер: Спб, 2012. - 224 с.

7. Березина, И.В., Гольдштейн Е.Ф., Горшкова Д.А., Курбак Н.В. Методические рекомендации по организации деятельности информационно-библиотечного центра образовательной организации / Под общ. ред. Д.А. Иванченко; ИЦ «Библиотека имени К.Д. Ушинского» РАО. - М., 2020. - 43 с.

8. Булычева, А.А. Профессиональное обучение и развитие кадров библиотек / А.А. Булычева, М.И. Ломшин // Научное мнение. - 2015. - № 3. - С. 129-133.

9. Глик, Д.И. Эффективная работа с персоналом : практическое пособие / Д.И. Глик. - 2-е изд. - Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2019. - 144 c.

10. Грачев, М.В. Суперкадры: Управление персоналом / М.В. Грачев. - М.: Дело Лтд., 2000. - 249 с.

11. Галахов, В.В. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [более 120 документов] / В.В. Галахов и др.; под ред.: И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.] - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, 2016. - 455 с.

12. Демушина, О.Н. Кадровое делопроизводство: учеб. пособие / О.Н. Демушина; Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2014. - 127 с.

13. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, 5-е изд., испр. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2014. - 288 с.

14. Виханский, О.С., Наумов А. И. Менеджмент / О.С. Виханский. - М.: Гардарика, 2002. - 306 с.

15. Иванов, С.Ю. Социальное управление человеческими ресурсами: учеб. пособие / С.Ю. Иванов. - М.: Московский педагогический государственный университет , 2020. - 152 с.

16. Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. - M.: Интел-Синтез, 2015. - 400 c.

17. Лившиц, С.Б. Кадровая служба / С.Б. Лившиц, Н.С. Назаров, В.Ф. Суров. - М.: Лениздат, 2014. - 124 c.

18. Мансуров, Р.Е. Настольная книга директора по персоналу: практическое пособие / Р.Е. Мансуров. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство Юрайт, 2019. - 384 с.

19. Митрофанова, В.В. Как придать юридическую силу внутренней переписке; / В.В. Митрофанова, Кадровая служба и упр. персоналом предприятия. - 2007. - № 5. - С. 48-59.

20. Медведев, О.А. Организация маркетинговой службы с нуля / О.А. Медведев. - М.: СПб: Питер, 2016. - 224 c.

21. Пасечникова, Л.В. Процессный подход к управлению персоналом: монография / Л.В. Пасечникова, И.В. Зенченко. - 2-е изд. - М.: ФЛИНТА, 2018. - 161 с.

22. Паршина, А.П. Кадровое делопроизводство: учеб. пособие / А.П. Паршина. - Курск: НВУЗ АНО РФЭИ, 2020. - 120 c.

23. Семенихин, В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин. - М.: Эксмо,2 016. - 384 с.

24. Трудовой кодекс ЛНР (с изменениями). - Луганск, 2021. - С. 12, 34.

25. Управление персоналом: учебник / К.В. Воденко, С.И. Самыгин, К.Г. Абазиева [и др.]; под редакцией Воденко К.В. - 2-е изд. - М.: Дашков и К, 2019. - 374 с.

26. Максимцев, И.А. Управление человеческими ресурсами: учебник для вузов / И.А. Максимцев [и др.]; под редакцией И.А. Максимцева, Н.А. Горелова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательство Юрайт, 2021. - 467 с.

27. Федосеева, Н.Н. Электронный документ как доказательство в российском судопроизводстве / Н.Н. Федосеева: Право и государство: теория и практика. - 2017. - № 7. - С. 76-79.

28. Хохлова, Т.И. Хедхантинг: эксклюзивная технология подбора суперкадров / Т.И. Хохлова, А. Машкетова // Упр. персоналом. - 2007. - № 17. - С. 35-40.

29. Храмцовская, Н.А. Зарубежный опыт: модернизация системы управления документами Еврокомиссии / Н.А. Храмцовская, Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 9. - С. 40-52.

30. Чуланова, О.Л. Современные технологии кадрового менеджмента: актуализация в российской практике, возможности, риски: монография / О.Л. Чуланова. - М.: ИНФРА-М, 2018. - 364 с.

31. Чуланова, О.Л. Кадровый консалтинг: учебник / О.Л. Чуланова. - М.: ИНФРА-М, 2020. - 358 с.

32. Шнайдер Б. Персонал для организации: науч. подход к поиску, отбору, оценке и удержанию сотрудников / Б. Шнайдер, Шмитт Н.; Гос. ун-т Высш. шк. экономики, С.-Петерб. ун-т экономики и финансов; пер. с англ. под ред. Гришиной Н.В., Курбатовой М.Б. - СПб.: Экон. шк., 2004. - 555 с., ил. - (Б-ка экон. шк.; вып. 39).



Приложение 1

Заявление о приёме на работу

Директору АГЦБС Стоевой В.С.

от Краснова Дмирия Геннадьевича

Заявление

Прошу принять меня, Краснова Д.Г. с 13.03.2022г на постоянную должность старшего библиотекаря в филиал № 12 АГЦБС с испытательным сроком 1 месяц и окладом в 18 (восемнадцать) тысяч рублей.

12.03.2022 г.

Подпись.



Приложение 2

Бланк трудового договора

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

1. Предприятие (организация) ___________________________________

(наименование)

в лице _______________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

_________________________, именуемое в дальнейшем «Предприятие»

и гражданин _________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

___________________________ именуемый в дальнейшем «Работник»,

заключили настоящий договор о нижеследующем:

2. Работник ___________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

принимается на работу _________________________________________

(наименование структурного подразделения предприятия: цех, отдел, лаборатория и т. д.)

____________________________________________________________

по профессии, должности _______________________________________

(полное наименование профессии, должности)

квалификации ________________________________________________

(разряд, квалификация, категория)

3. Договор является:

Договором по основной работе / Договором по совместительству (нужное подчеркнуть)

4. Вид договора:

на неопределенный срок (бессрочный)

на определенный срок (срочный) ________________________________

(указать причину заключения срочного договора)

на время выполнения определенной работы _______________________

(указать какой)

5. Срок действия договора.

Начало работы ________________________________________________

Окончание работы _____________________________________________

6. Срок испытания: а) без испытания;

б) ___________________________________________________________

(продолжительность испытательного срока)

7. Работник должен выполнять следующие обязанности:

_____________________________________________________________

(указываются основные характеристики работы и требования к их выполнению)

_____________________________________________________________

8. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, свое-временно выплачивать обусловленную договором заработную плату.

_____________________________________________________________

(указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места и т. д.)

_____________________________________________________________

9. Обязанность работодателя по обеспечению условий труда на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, предоставляемых компенсации и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда.

_____________________________________________________________

10. Особенности режима рабочего времени:

неполный рабочий день _______________________________________

неполная рабочая неделя _______________________________________

почасовая работа ______________________________________________

11. Работнику устанавливается:

должностной оклад (тарифная сетка) ____________ руб. в месяц или ____________ руб. за 1 час работ

надбавка (доплаты и другие выплаты) ______________ руб. (в % к ставке, окладу);

12. Работнику устанавливается ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью:

основной __________ рабочих дней

дополнительный __________ рабочих дней.

13. Другие условия договора, связанные со спецификой труда ___________________________________________________________________________________________________

Предприятие (работодатель): ___________________________ (ф., и., о., должность) _________________________________________________________ ___________________________ Адрес: ___________________________ ___________________________ ___________________________ (подпись) «____» _____________ 20 __ г.		Работник: ____________________________ (ф., и., о., данные паспорта) ____________________________ ____________________________ Адрес: ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ (подпись) «____» _______________ 20__ г.



Приложение 3

Пример внутренней описи к делу с приказами по личному составу (прием, перевод, увольнение работников) за 2022 год

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № 5-4

№	Индекс документа	Заголовок документа	Дата документа	Номер листов дела	примечания
1	1-к	О приеме на работу Выселковой Н.Н.	15.01.2022	1
2	2-к	Об увольнении с работы Мащенко Ю.Р.		2
3	3-к	О переводе на другую работу Винницкого А.Е		3
-	-	-	?	-	-
35	35-к	О переводе на другую работу Жукова А.Е		35

Итого 35 (тридцать пять документов).

Количество листов внутренней описи - 3 (три).

Ведущий специалист отдела кадров А.Ю. Юдина

14.05.2022 г.

Размещено на Allbest.ru