Документирование территориальных центров

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Современная регламентация документационного обеспечения управления

1.1 Законодательно-правовые акты в области документационного обеспечения управления

1.2 Нормативно-методические документы, регулирующие процессы делопроизводства в учреждениях

1.3 Основные правила документирования управленческой деятельности

2. Анализ системы организационно-распорядительной документации в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»

2.1 Общая социально-экономическая характеристика Территориальных центров социального обслуживания города Москвы

2.2 Порядок составления организационно-правовых документов в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»

2.3 Выявление проблем в процессах документирования и внесение предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»

Заключение

Список источников и литературы



Введение

делопроизводство документационный управление

За последние годы повсеместное внедрение систем электронного документооборота предъявляет повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания управления. Поэтому возникает необходимость рационализации отработанных методов составления документов с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии, при помощи которых унифицируются формуляры документов, в шаблоны закладываются реквизиты и их месторасположение в документе. Из всего вышесказанного тема данного исследования на сегодняшний день является социально важной и актуальной.

В настоящее время действуют нормативные акты регулирующие составление распорядительных документов: правила делопроизводства для федеральных органов Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477. и для государственных организаций Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. №44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях». URL:
http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71920678/#ixzz5dnQTkmUI., а также ГОСТы регламентирующие порядок составления и оформления организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». М.: Стандартинформ. 2018..

Организационно-распорядительные документы неотъемлемая часть социальной политики государства. Федеральным законом от 28.12.2013 г. №442-ФЗ изменена система оказания социальных услуг населению, данный закон закрепил переход от принципа обслуживания категорий граждан к адресному обслуживанию в соответствии с индивидуальной нуждаемостью.

Во исполнение данного закона в городе Москве были созданы Территориальные центры социального обслуживания города Москвы и их филиалы, оказывающие адресную помощь нетрудоспособным гражданам (пенсионерам, инвалидам) и людям, попавшим в сложную жизненную ситуацию.

Целью данной работы является анализ организации работы и внутренней регламентации процессов документирования Территориальных центров социального обслуживания города Москвы, состава организационно-распорядительных документов, правил их оформления, сложившейся организации и технологии документационного обеспечения управления.

Задачами данного исследования являются:

- изучение законодательно-правовые акты в области документационного обеспечения управления, нормативно-методических документов, регулирующих процессы делопроизводства в учреждениях

- изучение основных правил документирования управленческой деятельности на основе законодательно-правовых актов и нормативно-методических документов в сфере делопроизводства и архивного дела в России;

- Анализ системы организационно-распорядительной документации, на примере ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»;

- анализ порядка составления организационно-правовых документов в ТЦСО;

- выявление проблем в процессах документирования и внесение предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский».

Объектом исследования в данной работе являются организационно-распорядительные документы.

Предметом исследования являются особенности правового регулирования создания и использования в организациях муниципальных органов государственной власти Российской Федерации.

При написании работы использовались общенаучные и специальные методы исследования.

Общенаучные: библиографический метод, анализ, описание, наблюдение, сравнение, синтез и обобщение.

Библиографический метод применялся при составлении списка источников и литературы.

Так, метод анализа использовался при изучении нормативно-правовой базы, что позволило охарактеризовать законодательные, методические и локальные акты, регулирующие процесс документооборота.

Описание и наблюдение использовались для изучения документной деятельности ТЦСО.

Метод сравнения позволил сопоставить организацию делопроизводства в деятельности ТЦСО с требованиями нормативно-методической базы Российской Федерации.

Метод синтеза был применен для сведения воедино выявленных проблем в организации работы документирования организационно-распорядительной деятельности и предложения ряда решений.

Метод обобщения подразумевает формулировку выводов, возникающих в ходе исследования и интегрирования информации из источников по теме работы.

Специальные: графическое моделирование, метод опроса и беседы.

Метод графическое моделирование использовался для демонстрации документов и для создания сравнительных таблиц.

Метод опроса и беседы использовался в работе с сотрудниками ТЦСО,

При написании выпускной квалификационной работы использовались нормативные Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_345020/; Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. №44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях».// «Российская газета» от 18.08.2018 без номера; , правовые акты Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». [Электронный ресурс] URL: https://www.glavbukh.ru/npd/edoc/99_902261916; , и государственные стандарты ГОСТ Р 7.0.2016 Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». М.: Стандартинформ. 2018. URL: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990; ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [Электронный ресурс] URL: http://www.garant.ru/; по делопроизводству в Российской Федерации. Исследование нормативной базы позволило установить правила работы в сфере делопроизводства в государственных учреждениях. Федеральные законы РФ, приказы министерств и ведомств, в которых освещены вопросы документирования, дали возможность проследить динамику перехода от бумажного к электронному документообороту за последние годы. Стало возможным определить соответствие структуры и содержания применяемых терминов и определений в делопроизводстве на современном этапе. Анализ государственных стандартов в сфере архивного дела и делопроизводства позволил установить соответствие системы организационно-распорядительной документации требованиям и содержанию документов.

Научные труды сотрудников архивов и ведущих специалистов в сфере делопроизводства и архивного дела позволили провести анализ текущего состояния документирования организационно-распорядительной деятельности, на примере ТЦСО,

Для обобщения знаний о существующих документных системах делопроизводства в практической части проведен анализ и исследованы официальные документы ТЦСО и вышестоящих инстанций - Департамента социальной защиты населения города Москвы, Управления социальной защиты населения города Москвы.

Работа включает в себя оглавление, введение, основную часть, заключение, список использованных источников и литературы.



1. Современная регламентация документационного обеспечения управления

1.1 Законодательно-правовые акты в области документационного обеспечения управления

Работа с документами в организациях и предприятиях всех организационно правовых форм строится на основании законодательных, нормативных и правовых актах.

В Российской Федерации регламентация документирования и порядок работы с документами основан на законодательной базе, которая сопровождается государственными стандартами, нормативно-методическими документами, которые совершенствуются в соответствии с меняющимся законодательством государства.

На уровне государственных законодательных актов выделяют несколько групп нормативных документов, разработанных и утвержденных органами местного самоуправления. Нормативная база местных органов самоуправления включает совокупность законодательных и других правовых актов. Местные законодательно-правовые акты составляются также с учетом нормативных правовых актов, нормативно-технических и методических документов, содержащих нормы документирования информации и организации работы с официальными документами в процессе управленческой деятельности.

Общегосударственная система ДОУ включает обеспечение деятельности местных органов власти.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в РФ строится по следующей схеме, включая следующие группы нормативных документов, регламентирующих вопросы ДОУ Делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция.//Справочник секретаря и офис-менеджера. 27.12.2019. URL: https://www.sekretariat.ru/article/210971-qqq-17-m6-deloproizvodstvo-poshagovaya-instruktsiya:

1. законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления распоряжения Правительства РФ.

2. Общеотраслевые нормативные документы, издаваемые федеральными органами исполнительной власти и другими ведомствами:

2.1. Приказы, правила, инструкции, методические рекомендации Федеральной архивной службы России.

2.2. Общероссийские классификаторы и государственные стандарты РФАндреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. Учебно-практическое пособие. Пятое издание, переработанное. М.: КНОРУС, 2016. - С. 52..

2.3. Приказы, распоряжения, инструкции, правила, порядки Государственного комитета РФ по статистике, Министерства труда и социального развития РФ (в том числе, нормативные документы, устанавливающие нормы времени на работы в области ДОУ);

2.4. Кодексы РФ (гражданский, административный, уголовный, уголовно-процессуальный, трудовой и др.);

3. Законы, решения, постановления, распоряжения органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ.

4. Решения, постановления, распоряжения органов муниципального образования, а также распоряжения и приказы иных должностных лиц местного самоуправления.

Кроме того, в Российской Федерации в установленном порядке применяются международные акты и стандарты по вопросам ДОУ.

В настоящее время в России до сих пор не принят ни один нормативный документ, устанавливающий иерархию видов документов международной категории. Современные нормативные акты ограничиваются лишь регламентацией порядка подготовки переписки с иностранными адресатами.

Правовая база обеспечения документирования управленческой деятельности подразделяется на два направления нормативных правовых актов:

1) законодательные и иные нормативные правовые акты, регулирующие общие вопросы работы с информациейФедеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 02.12.2019) // «Российская газета» 29.07.2006 №0 (4131).

.

Внедрение СЭД во все сферы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации потребовало признания электронного документ, как одного из основных носителей информации. Сегодня на законодательном уровне электронные документы наделены одинаковой юридической силой с бумажными документами. В настоящее время порядок работы с электронными документами закреплен во многих законах. Целиком электронного документа касается Федеральный закон от 06.04.2011г. «Об электронной цифровой подписи». Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступившими в силу с 31.12.2017). //«Российская газета» от 08.04.2011 №5451 (75).

2) акты, устанавливающие правовые отношения в различных областях жизни общества (муниципальное, гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое и другое законодательства РФ) и содержащие нормы документирования данных отношений. Например, Гражданский кодекс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Трудовой кодекс РФ Документоведение: учебник и практикум для академического бакалавриата / под ред. Л. А. Дорониной. -- 2-е изд., перераб. и доп. -- М. : Издательство Юрайт, 2017. -- С. 64. - 309 с..

Например, статьи главы 4 Гражданского кодекса РФ устанавливают виды и состав документов от создания до ликвидации юридического лица: документы, создаваемые с целью фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает систему стандартов оформления организационно-распорядительной документации и требования к оформлению документов ГОСТ Р 7.0.2016 Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». М.: Стандартинформ. 2018. Электронный ресурс URL: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990.

Так, нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила, касающиеся вопросов работы с документами:

- оформления,

- процесс работы с документами на всех этапах,

- обеспечение сохранности,

- передачу документов на архивное хранение,

- работу службы делопроизводства с новыми информационными технологиями в работе с документами.

1.2 Нормативно-методические документы, регулирующие процессы делопроизводства в учреждениях

Термин «ДОУ» использовался преимущественно тогда, когда речь шла о компьютерных технологиях в работе с документами, он подчеркивал информационно-техническую составляющую. По мнению известного российского исследователя М.В. Ларина, ДОУ - это обеспечение процесса управления (в частности принятие решения) документированной информацией Ларин М. В. Развитие государственного делопроизводства в Российской Федерации (1991--2018 гг.) / М. В. Ларин // Документ. Архив. История. Современность: Материалы VII Всероссийской научно-практической конференции с международным участием, посвященной 80-летию Исторического факультета Уральского федерального университета. Екатеринбург, 16--18 ноября 2018 г. -- Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2018. -- С. 83-97..

Возникновение понятия документационного обеспечения управления связано с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использование информации в управлении.

Разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России Государственный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы». URL: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713. определил ДОУ как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Указанный ГОСТ закрепил синонимичность терминов «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство», уравняв их в значении и использовании.

Документы общего делопроизводства, образованные в процессе организационно-распорядительной и исполнительной деятельности:

- организационно-правовые документы (положения, устав, инструкция, правила);

- распорядительные документы (постановление, распоряжение, приказ, выписка из приказа, указание);

- справочно-информационные документы (служебная, докладная и пояснительная записки; справка, предложение, отчет, план работы; протокол и выписка из протокола; служебные письма; телеграмма, факс, телефонограмма);

- кадрово-договорная документация (автобиография, заявление, анкета, личный листок по учету кадров, трудовая книжка, трудовое соглашение, контракт);

- личные официальные документы (заявление, доверенность, расписка, завещание, удостоверение).

Служба ДОУ - структурное подразделение или работник, который обеспечивает организацию документирования и документооборота служебных документов, временное, до передачи архивному подразделению, хранение документационного фонда или его части, и организует работу со служебными документами в других структурных подразделениях организации.

Организационная структура службы ДОУ создается в зависимости от объема документооборота: управление делами; общий отдел; канцелярия.

Задачи и функции специалистов ДОУ отражаются в положении об отделе (если таковой имеется) и должностных инструкциях каждого специалиста.

Должностные инструкции специалистов ДОУ отражают следующие задачи:

· распределяют обязанности между сотрудниками;

· повышают качество труда и его эффективность за счет введения показателей оценки;

· определяют подчинение, субординацию; конкретизируют права и обязанности работника;

· фиксируют уровень коллективной и личной ответственности; устраняют дублирование обязанностей внутри коллектива;

· минимизируют потери рабочего времени.

Правовая информация об организации содержится в организационно-правовых документах - это группа документов, регламентирующих деятельность организации, ее структурных подразделений и должностных лиц, закрепляют за ними функции, обязанности и права на длительное время. Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливают статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Доступ и работа специалистов ДОУ с правовой документальной информацией

Доступ и работа специалистов ДОУ с правовой документальной информацией осуществляется в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в организациях (далее - Примерная инструкция) Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44..

В соответствии с Примерной инструкцией (п. 1.10) содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со СМИ, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или другого уполномоченного лица.

При смене делопроизводителя составляется акт приема-передачи документов другому работнику.

Все задачи, функции, права и обязанности специалистов ДОУ описываются в индивидуальной инструкции по делопроизводству, утверждаемой руководителем учреждения.

Доступ к документам и этапы работы с ними могут быть описан в инструкциях по организации работы с документами, которые могут дополнять индивидуальную инструкцию организации, но не противоречить ей.

Работа с правовой информацией соответствует организации документооборота и основана на принципах:

- централизации операций по приему и отправке документов;

- распределение документов на документопотоки, проводимые одинаковыми маршрутами;

- предварительное рассмотрение документов, только лицами получившими доступ в соответствии с должностными инструкциями;

- исключение необоснованной передачи документов межу подразделениями;

- однократная регистрация документов;

- регламентация времени по обработке, рассмотрению, согласованию документов.

Контроль за исполнением документов осуществляется руководителем и службой ДОУ. В службе ДОУ все поступившие документы подлежат централизованному контролю.

1.3 Основные правила документирования управленческой деятельности

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Общие требования к созданию документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». М.: Стандартинформ. 2018. URL: http://archives.ru/press/041010_1.shtml.

Данный ГОСТ устанавливает состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов. Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

Оформление бланка документа включает: нумерацию страниц - в верхней части листа посередине; обязательную нумерацию страниц с приложениями; датирование документа - дата события или подписания. Допускается использование цифровых и буквенных написания дат: 20.04.2020 г. или 20 апреля 2020 года. В официальных документах также допускается применение общепринятых сокращений: город - г.; метр -м, на 2 л. в 2 экз.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 внесены некоторые изменения в оформлении официальных документов в отличие от ГОСТ Р 6.30-2003. Содержание стандартов представлено в таблице 1:

- добавлен раздел «Нормативные ссылки», включающий список стандартов, применяемых в разработке ГОСТ Р 7.0.97-2016;

- добавлен раздел «Бланки документов», содержащий правила оформления формуляра документа;

- в приложениях приведены образцы расположения реквизитов на бланках и образцы бланков: А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»; Б «Схемы расположения реквизитов документов»; В «Образцы бланков документов». Приложение А добавлено в ГОСТ впервые.

Приложение А разработано для унификации оформления титульного листа много страничных документов: правил, инструкций, положений.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 реквизиты: код организации; номер ОГРН, номер налогоплательщика (ИНН/КПП), № электронной копии документа включены в

реквизит 08 «Справочные данные об организации», поэтому фактически остались на бланке письма. В ГОСТ Р 6.30-2003 они размещались после герба или эмблемы на бланке документа ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. - п.п. 3.4. - 3.7. - С. 2..

В настоящее время реквизит идентификатор (№) электронной копии документа неактуален в связи с указанием всех поисковых данных в электронной регистрационной карточке СЭД.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 введены новые реквизиты:

- наименование структурного подразделения - автора документа (06), для имеющих полномочия создания индивидуальных бланков;

- наименование должности лица - автора документа (07), для имеющих полномочия создания индивидуальных бланков;

- гриф ограничения доступа к документу (14);

- отметка об электронной подписи (23).

Реквизиты 06 и 07 размещаются под названием организации.

Реквизит 14 размещается в верхнем правом углу документа. Проставление отметки ограничения доступа было регламентировано только правилами по делопроизводству.

Реквизит 23 является визуализацией электронной подписи в электронном документе, но не заменяет электронную подпись ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). - п. 5.23.

.

В таблице 2 представлены правила оформления реквизитов, только в отношении которых произошли изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016.



Таблица 2. Правила оформления реквизитов, только в отношении которых произошли изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016

ГОСТ Р 7.0.97-2016
01 - герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб муниципального образования) - помещаются посередине страницы над названием организации - автора документа в 10 мм от верхнего края листа.
02 эмблема - помещается посередине страницы над названием организации - автора документа в 10 мм от верхнего края листа.
03 товарный знак - Товарный знак может размещаться слева на уровне названия организации.
15 - адресат - электронная почта или номер телефона/ факса указывается вместо адреса, если документ направляется только по электронной почте или факсимильной связи
18 адресат - Инициалы проставляются после фамилии при адресовании юридическому и физическому лицу.
18 адресат - допускается обращение «г-ну, г-же» (господину, госпоже)
18 - допускается составлять документ на государственном языке или государственном языке субъекта.
18 - необходимо привести ссылку на документ послуживший основанием для издания нового документа (законодательный или иной нормативный правовой акт)
18 - применение этикетных фраз: обращение в начале документа со слов «Уважаемый…», не отменяет в конце документа фразу «С уважением,» - их применение остается на усмотрение составителя документа
19 - отметка о приложении: 1)разрешено указывать электронный носитель на котором записано приложение (СDдиск, флеш-накопитель). Имена файлов и состав документов приложения указываются на конверте в который он помещен 2)допускает сокращенное и полное наименование должности лица, замещающего подписанта (И.о. \ Исполняющий обязанности) 3)в приложении указывается нормативный правовой акт, которым утверждается приложение (Приложение УТВЕРЖДЕНО приказом от 93.09.0090 №32)
25 - отметка об исполнителе - возможно дополнение ФИО и тел, названием структурного подразделения и должности исполнителя
26 - отметка о заверении копии - к отметке «Копия верна», «Верно», должности и подписи заверяющего дополняются сведения о месте хранения оригинала (название организации, структурного подразделения, № дела, год дела)

Проанализировав содержание ГОСТ Р 7.0.97-2016 мы пришли к выводу о том, что новый стандарт является правопреемником ГОСТ Р 6.30-2003, продолжает правила оформления реквизитов и их состав. Внесение новых реквизитов в стандарт обусловлено изменениями в законодательстве в области документирования информации и развитием документных информационных технологий.

Принятые в организации изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо отразить в Инструкции по делопроизводству в организации.

Порядок формирования и оформления дел

Каждый поступающий в организацию или созданный в процессе деятельности организации документ, после его завершения формируется в дело. Т.е. документы группируются в одну папку по одному вопросу в соответствии с хронологией поступающего документа. Внутри дела документы размещаются с начала года и до последнего рабочего дня. В следующем году по данному вопросу заводится новое дело.

На обложку дела при подготовке его к передаче на архивное хранение выносят: название государственного или муниципального архива, куда будут передаваться документы, ниже - последнее название организации, в скобках - все его переименования. Посередине листа размещают заголовок дела, содержащий краткие сведения о составе и содержании документов дела. Например, «Приказы по личному составу за 2019 год (прием, перевод, увольнение, отпуска по уходу за ребенком)».

В дело может включаться внутренняя опись: содержание документов с указанием их состава и содержания.

Последним листом в дело подшивается лист-заверитель дела, на котором указывают общее количество листов, количество листов внутренней описи, особенности формирования дела Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526..

В соответствии официальным определением данным ГОСТ, регистрация документов - это установленная форма записи данных о документе, фиксирующих факт его создания, получения или отправления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст. (ред. от 14.05.2018).

Регистрация документов и учет объема документооборота позволяет правильно распределять документопотоки на предприятии, контролировать сведения о количестве всех видов входящих, исходящих и внутренних документов.

Одним из основных условий придания юридической силы документу является присвоение ему регистрационного номера. Только после регистрации приказ набирает силу, а письма получают официальный характер. При получении документа, его регистрация необходима, как факт подтверждающий получение письма организацией и отсчет времени для его исполнения.

Регистрация поступивших документов осуществляется в тот же день или день следующий. Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (ред. от 27.12.2018). // «Российская газета» от 05.05.2006 №4061(0)..

Вступившая в действие в 2018 году Примерная инструкция по делопроизводству в организациях, устанавливает следующее понятие регистрационного номера документа - это присвоение цифрового или буквенно-цифрового идентификатора документа, который состоит из порядкового номера, по усмотрению организации дополненного буквенными индексами, закрепленными локальными актами организации Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44.// Опубликована на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. Электронный ресурс URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf- С.9.. На документах составленных двумя и более организациями, регистрационные номера проставляются в том порядке, в котором организации указаны в преамбуле документа.

Поступивший документ регистрируется по установленной форме: регистрационный № и дата поступления «На №____от____».

Радел примерной инструкции по делопроизводству, посвященный регистрации документов, закрепляет общие правила регистрации для организаций всех форм собственности.

Во-первых, регистрации подлежат документы, которые требуют учета, исполнения и дальнейшего использования.

Второе правило регистрации - однократность. Каждый документ регистрируется в организации единожды.

После регистрации службой делопроизводства, документ передается исполнителю иногда исполнителям различных структурных подразделений. После передачи документа, регистрация в структурных подразделениях исключается. Это требуется для обеспечения возможности осуществления контроля за исполнением документа, быстрого его поиска по единственно верному индексу, установления правильного срока и места хранения (дела).

Третье правило гласит: документы регистрируются в пределах отдельных групп, по видам, автору, содержанию.

Разделение документов по видам вопрос индивидуальный для каждой организации. Все зависит от количества работников и разветвленности структурных подразделений. Так, всегда регистрируются отдельно приказы по основной деятельности предприятия и по личному составу.

Четвертое правило: документы регистрируются в пределах одного календарного года. Нумерация приказов ведется в течение одного года. Документам присваиваются валовые номера (без пропусков). Если журнал в течение года не закончен, то год закрывается итоговой записью о количестве зарегистрированных приказов, а с новой страницы начинается регистрация приказов за следующий год с №1.

Еще одно основное правило регистрации - входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Дата регистрации документа должна соответствовать дате проставленной на документе.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» регламентирует наличие реквизита №11 - регистрационный номер. Как сказано выше, регистрация - это присвоение документу номера и при необходимости буквенного обозначения.

Регистрационные номера не проставляются на приложениях ко входящим документам. На приложениях исходящих документов проставляется тот же индекс, что на документе.

В настоящее время существуют три формы регистрации: журнальная, электронная, на карточках. Наибольшее распространение получила журнальная форма регистрации документов. Не смотря на повсеместное внедрение систем электронного документооборота (СЭД) примерная инструкция по делопроизводству не отменяет ведение бумажных журналов и картотек:

«5.56. …Учет количества документов проводится по данным СЭД, регистрационно-учетных журналов и картотек» Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44.// Опубликована на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. Электронный ресурс URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf» - п.5.56..

Охрану информации обеспечивает обязательная прошивка журнала суровой нитью и закрепления ее листом с заверительной надписью. Образец листа представлен на рис. 1.



Рисунок 1. Заверительная надпись в журнале регистрации

Ведение учетных журнальных форм установлено приказами министерств и ведомств. Так, перечень типовых управленческих документов устанавливает необходимость ведения журналов или книг регистрации документов по основной деятельности Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526. Опубликованы на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. Электронный ресурс http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_526_2015.shtml.

Журнал регистрации представляет собой книгу с разграфленными страницами, каждой графе присвоен заголовок Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44.// Опубликована на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. Электронный ресурс URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf. Сколько организации вести журналов и какой формы, решает сама организация.

Так, информация, используемая в управленческих решениях, фиксируется в документах, являющихся носителями информации. Чтобы установить единый порядок - единые требования управления информацией Росархивом разработана Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах (2018).

На основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства, можно сделать вывод, что документирование деятельности организаций заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. создании документов.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации на протяжении определенного времени.

Необходимость создания индивидуальной инструкции по делопроизводству в организации обусловлено тем, что в некоторых случаях невозможно или сложно осуществить бездокументный обмен информацией, тогда создается инструкция, чтобы дать разъяснения, указания, провести инструктаж по созданию, оформлению, маршруту документов в организации.

Знание систем документации важно для правильного отбора документов на хранение, определения сроков их хранения, т.к. документы имеют научное, политическое и историческое значение для РФ.

Каждая система документации содержит документы свойственные одной отраслевой системе. Система документации предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов. Систематизация документов внутри системы характеризуется функциональностью и направлениями деятельности организации данного ведомства.

Таким образом, управление документопотоком в органах государственной власти, в организациях, учреждениях и предприятиях всех форм собственности можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения ее до исполнителя. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация, заключенная в трафаретную форму, т.е. на бланке с использованием определенного набора реквизитов, порядка изложения текста.



2. Анализ системы организационно-распорядительной документации в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»

2.1 Общая социально-экономическая характеристика Территориальных центров социального обслуживания города Москвы

Департамента социальной защиты населения города Москвы (далее - Департамент, ДСЗН) является органом исполнительной власти города Москвы, который осуществляет следующие функции по реализации государственной политики Приложение к постановлению Правительства Москвы от 8 сентября 2015 г. N 566-ПП «Об утверждении Положения о Департаменте труда и социальной защиты населения города Москвы». URL: https://dszn.ru/department/Polozhenie-o-departamente:

- социальная защита престарелых граждан, инвалидов,

- профилактика детской беспризорности и безнадзорности,

- организация отдыха и оздоровление детей и малообеспеченных групп населения,

- организация предоставления жителям города Москвы услуг социального обслуживания государственными учреждениями города Москвы Официальный сайт Мэра Москвы. Московское долголетие. URL: https://www.mos.ru/city/projects/dolgoletie/.

Департамент осуществляет свою деятельность непосредственно и через свои территориальные подразделения (управления социальной защиты населения районов и административных округов города Москвы), а также подведомственные государственные учреждения города Москвы.

Территориальные центры социального обслуживания являются подведомственными организациями Департамента.

Территориальные центры социального обслуживания города Москвы (далее - ТЦСО), расположены в пределах установленных границ города Москвы. Так, в 2020 году в Москве работает 136 центров. Территориальные центры социального обслуживания. Электронный ресурс: Портал открытых данных. URL: https://data.mos.ru/opendata/7704253064-territorialnye-tsentry-sotsialnogo-obslujivaniya-i-filialy

Руководство ДТСЗН города Москвы планирует развивать проект по электронному учету социальных услуг. Поставлена задача к концу текущего года перевести все надомное социальное обслуживание на электронный учет услуг, т.е. в ближайшие месяцы все социальные работники ТЦСО должны овладеть планшетными компьютерами, новым программным обеспечением.

Организация деятельности ТЦСО осуществляется на основании нормативных правовых актов и локальных актов Департамента и ТЦСО.

Перечень организационных документов учреждения представлен в таблице 3.

Таблица 3. Организационные документы

Так, мы видим, что организационные документы ТЦСО освещаю деятельность органов государственной власти, собственно ТЦСО и вышестоящих организаций: Департамента и Управлений. Так же документы направлены на получение, сбор, создание, распространение, использование и хранение информации о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, удовлетворения информационных потребностей граждан, юридических лиц о работе этих органов. Данные документы являются официальной документированной информацией, созданной в процессе деятельности органов государственной власти и их подведомственных организаций. Организационные документы о деятельности органов государственной власти могут быть опубликованы через информационные службы данных организаций.

2.2 Порядок составления организационно-правовых документов в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»

Территориальный центр социального обслуживания «Бабушкинский» предоставляет социальные услуги жителям четырех районов - Бабушкинский, Отрадное, Северное Медведково, Южное Медведково -- и проводит другую социально направленную деятельность. Структура центра (ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» СВО) представлен в Приложении 1. Об учреждении. Электронный ресурс ГБУ ТЦСО «Бабушкинский». URL: http://tcso-babushkinskiy.ru/projects/20

Полное наименование: Государственное бюджетное учреждение города Москвы Территориальный центр социального обслуживания «Бабушкинский».

Сокращенное наименование: ГБУ ТЦСО «Бабушкинский».

Дата государственной регистрации: 24 сентября 2012.

Адрес: Москва, Енисейская, 31 к 1. Об учреждении. ГБУ ТЦСО «Бабушкинский». URL: http://tcso-babushkinskiy.ru/about

Организационные документы, используемые в отделении социального обслуживания на дому:

- Положение об отделении.

- Правила внутреннего трудового распорядка. Должностные инструкции; Инструкции по охране труда; Инструкции по технике безопасности; Инструкции по пожарной безопасности.

- ГОСТ Р 53347-2014, ГОСТ Р 53058-2013, ГОСТ Р 52884-2007 Социальное обслуживание населения.

- Приказы Департамента социальной защиты населения города Москвы об оказании социальных услуг жителя Москвы.

Документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов представлены в Талице 4:

Таблица 4. Документы основания для принятия решений и издания распорядительных документов

Заявление о предоставлении социальных услуг подается в ТЦСО в соответствии нормативной правовой базой РФ и города Москвы.

Заявление на оказание социальных услуг - это обращение в ТЦСО, с информацией о заявителе. В содержании заявления указываются: форма социального обслуживания; нуждаемость в социальных услугах; обстоятельства нуждаемости; условия проживания и состав семьи, сведения о доходе.

Заявления проходят обязательную регистрацию в Журнале регистрации заявлений о предоставлении социальных услуг. Журнал ведется в соответствии с приказом ДСЗН от 30.12.2014г. № 1171 «Об организации работы по реализации положений постановления ПМ от 26.12.2014г. №829-ПП».

После посещения социальным работником ТЦСО заявителя, составляется акт обследования материально-бытовых и социальных условий проживания получателя социальных услуг.

В содержании акта, связанное с личностью получателя услуг и его окружения указывается:

- наличие удобств;

- форма собственности жилья;

- наличие жилищной субсидии;

- степень самообслуживания,

- причина обращения,

- ранее оказываемая помощь,

- заключение и выводы о нуждаемости.

По результату составленного акта Управление соц. защиты округа выносит решение о предоставлении или не предоставлении социальной помощи заявителю. Форма решения управления социальной защиты населения административного округа города Москвы о признании гражданина нуждающимся в социальном обслуживании утверждена приказом ДСЗН от 30.12.2014г. № 1171 «Об организации работы по реализации положений постановления ПМ от 26.12.2014г. №829-ПП».

Основаниями для принятия решения являются: заявление, акт обследования материально-бытовых и социальных условий проживания, иные документы. В содержательной части указывают: признание нуждающимся, среднедушевой доход и размер ежемесячной платы за предоставление социальных услуг.

Все документы вносятся в систему электронного документооборота (далее - ЭДО). Документооборот с использованием автоматизированной электронной системы ЭДО способствует оптимизации процессов в учреждении. В настоящее время ЭДО находит все более широкое применение в различных сферах деятельности: это и составление первичных документов, и сдача отчетности через Интернет, и участие в электронных аукционах, и контроль исполнения документов со стороны ДТСЗН города Москвы.

Вся документация ТЦСО формируется в дела в соответствии с Номенклатурой дел отделения социального обслуживания на дому. Номенклатура дел разработана с целью обеспечения рационального делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве учреждения. Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в организации». - С. 61.// «Российская газета» от 18.08.2018 без номера. Опубликован на официальном интернет-портале правовой информации 15.08.18 г. Электронный ресурс https://rg.ru/2018/08/18/rosarxiv-prikaz-42-site-dok.html

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: Приказ Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526. Опубликованы на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. URL: http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_526_2015.shtml..

Номенклатура ТЦСО построена по организационному принципу - названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений центра. Включенным в номенклатуру делам присвоен цифровой индекс, который включает в себя: индекс структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Номенклатура дел ТЦСО представлена в таблице 5.

Таблица 5. Документация отделения социального обслуживания на дому (ОСО)

Как видим, в представленной номенклатуре дел не соблюдены правила проставления индексов дел, указан только номер дела по порядку без индекса структурного подразделения. Не указаны также статьи по Перечню типовых управленческих документов Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».. Исследование перечня показало, что в нем указано лишь несколько дел, которые внесены в номенклатуру ТЦСО. Например, дела № 1,2,4,5,6,7,8, 19,20, 22. Иным документам присвоены сроки хранения локальными правовыми актами, ссылки на которые должны быть проставлены в графе номенклатуры дел «Примечания».

Кроме того, отметим, что в номенклатуре дел ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» документы не расположены в порядке значимости; регистрационные формы помещены не отдельным блоком и не сразу после соответствующего дела с документами, а вразброс; не указано название электронной базы данных и не расшифрованы и не расшифрованы заголовки дел с различными документами (например, «Распорядительные и инструктивные документы» - какие, о чем?; «Протоколы совещаний с сотрудниками ТЦСО» - совещаний каких, с кем?).

Зачисление гражданина в отделение социального обслуживания на дому осуществляется приказом директора ТЦСО (Приложение 2).

Как видим, для издания распорядительных документов (приказов, распоряжений) используются бланки установленного образца Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение. М.: Логос. 2011. - С. 188. - 352 с..

В соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству для организаций официальные бланки распорядительных документов ТЦСО утверждены без изображения герба.

Для подготовки распорядительных документов используются продольные бланки, устанавливается формат бланка А4 (210х297) с размерами полей: 35х10х20х20. Данные размеры полей целесообразно использовать, т.к. распорядительные документы имеют срок хранения постоянно в соответствии со сроками хранения, установленными Перечнем Приказ Федеральной архивной службы от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»..

При проведении экспертизы ценности документов, в дело подшивается до 250 листов Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526.. При таком наполнении, правое поле меньшего размера с текстом будет «зашито» в переплет.