Документирование территориальных центров

ТЦСО разрабатывает и утверждает приказом руководителя свой вид бланков распорядительных документов. На бланке обязательно указывается:

- наименование Департамента;

- наименование Управления соц. защиты населения;

- наименование ГБУ ТЦСО;

- вид документа;

- место составления (издания) документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера.

ТЦСО не использует номерные бланки для распорядительных документов.

В соответствии с Федеральным законом о гербе Российской Федерации официальные бланки распорядительных документов муниципальных образований, в т.ч. города Москвы, утверждаются с изображением герба субъекта, который не может быть идентичным государственному гербуФедеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».// Российская газета от 25.12.2000 б/н. - Ст.8..

Окончательный вариант распорядительного документа, подготовленный структурным подразделением ТЦСО, после проверки секретарем визируется заместителем директора ТЦСО.

В случае правильного оформления проект распорядительного документа возвращается исполнителю для оформления на бланке.

Проект, подготовленный с нарушениями требований, возвращается разработчику на доработку.

Секретарь на листе согласования проверенного проекта распорядительного документа ставит штампом или собственноручно отметку «ПРОВЕРЕНО».

Исполнитель оформляет визы согласования, указанные на проекте распорядительного документа. После получения подписей исполнитель направляет документ на подпись директору ТЦСО.

Порядок прохождения документов ТЦСО соответствует Инструкции по делопроизводству Департамента.

Порядок организации документооборота в ТЦСО соответствует правилам изложенным в инструкции по делопроизводству в Департамента.

Проекты распорядительных документов готовятся отделами (подразделениями) по поручению директора ТЦСО или по инициативе структурных подразделений.

Распорядительные документы, подготовленные ТЦСО соответствуют требованиям действующего законодательства, технического оформления, отвечают критериям качества, гарантирующим наличие закрепленных в нем правил:

а) свойств нормативности и общеобязательности, полноты и конкретности;

б) простоты и ясности, краткости и точности;

в) определенности, последовательности и непротиворечивости; подготовлены с учетом ранее принятых актов, исключают дублирование и необходимость издания дополнительных распорядительных документов по данному вопросу; не содержат положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции.

К подготовке и оформлению распорядительных документов, которые готовит ТЦСО за подписью Управления социальной защиты населения округа (приказы, распоряжения) предъявляются те же требования.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу распорядительных документов Департамента и Управления, являются:

- герб города Москвы (на бланке изображен на верхнем поле листа над реквизитом «Наименование организации (должностного лица)».

- наименование Департамента - автора документа (в соответствии с законодательством города Москвы авторами документа являются: Правительство города Москвы, Мэр города Москвы, исполнительные органы);

- название вида документа (приказ, распоряжеие);

- дата, регистрационный номер;

- заголовок;

- текст документа;

- подпись директора Департамента/Управления;

- визы согласования/лист согласования.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку.

Наименование располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля, печатается с прописной буквы, без кавычек и не подчеркивается.

Наименование может занимать до пяти строк, в каждой не более 28-30 знаков. Точку в конце наименования не ставят.

Текстовая часть документа отделяется от заголовка 1-2 межстрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на преамбулу (введение), содержательную часть, заключительные положения.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Пункты подразделяются на подпункты. Образец приказа Управления социальной защиты населения северо-восточного округа по ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» представлен в Приложении 3.

В преамбуле (Приложение 2) указываются причины, основания, цели составления документа, содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, например:

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 26 декабря 2014 года № 829-ПП "О социальном обслуживании граждан в городе Москве":

В преамбулу не включаются положения нормативного характера.

Преамбула в приказах ТЦСО завершается словами «ПРИКАЗЫВАЮ». Преамбула от текста постановляющей части отделяется 1-2 межстрочными интервалами.

Содержательная часть делится на пункты, например, Приложение 4:

Заведующим филиалами «Отрадное» Бараевой О.Н., «Северное Медведково» Заплетнюк С.Г., «Южное Медведково» Рыбаковой М.С. обеспечить неукоснительное выполнение требований статей 6,10,12, 15 ФЗ и п. 14 ППР РФ;

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, иногда без фамилий, например, Приложение 4, Приложение 5:

Заведующим филиалами «Отрадное» Бараевой О.Н., «Северное Медведково» Заплетнюк С.Г….

2. Начальникам управлений и отделов Департамента, начальникам управлений социальной защиты населения административных округов:

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения.

4. Настоящий приказ вступает в силу с 1 декабря 2015 года.

Заключительная часть включает информацию о вступлении в силу правового акта, положения, направленные на внесение вытекающих из содержания правового акта изменений в ранее принятые правовые акты, предписывающие соответствующим исполнительным органам (должностным лицам) внести вытекающие из правового акта изменения в изданные такими органами правовые акты меньшей юридической силы.

В последнем пункте содержательной части указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по АХ Казанцеву М.Л., заведующих филиалами Бараеву О.В,, Заплетнюк СГ, Рыбакову М.С,, ответственного за противопожарное состояние ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» Черняка Ю.М.

Наименование правового акта, изменяющего основной правовой акт, должно начинаться со слов:

«О внесении изменений в приказ от… №…».

Далее указываются вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения.

Если изменения вносятся одновременно в несколько документов, допускается указывать в наименовании только дату и регистрационный номер каждого из них.

Содержательная часть распорядительного документа о внесении изменений в ранее изданный документ начинается со слов: «Внести изменение(я) в Регламент...», затем указывается вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения; или «Внести в...», затем указывается вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения, «...следующее(ие) изменение(я): …».

Вносимые в правовой акт изменения излагаются последовательно с указанием конкретной структурной единицы правового акта (начиная с наименьшей), в которую вносятся изменения. Например: «абзац второй пункта 4 после слов «частями 5 и 11 статьи 37» дополнить словами «и статьей 74.1».

Подпись распорядительного документа должна отделяться от текста 2-3 межстрочными интервалами. В состав реквизита «подпись» входят:

1) наименование должности руководителя Департамента, подписавшего документ;

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Директор Департамента личная подпись В.М.Семенов Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства.// Опубликована на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. Электронный ресурс URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf

Как видим, должность, подпись и расшифровка подписи Руководителя Департамента расположена в правой части документа от правового поля.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей руководителя Департамента по направлениям деятельности.

Руководитель Департамента

В.А. Петросян

Должность, подпись и расшифровка подписи И.о. начальника Управления расположена с абзаца через 5-6 интервалов от текста Приложение 4:



Должность, подпись и расшифровка подписи директора ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» расположена через 2 интервала от текста, с начала строки, но не размещена по центру документа.

Так, соподчиненные органы исполнительной власти и подведомственные организации оформляют реквизит «Подпись» по-разному.

Не допускается подписывать распорядительные документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности директора, если обязанности директора исполняет заместитель. Если директор, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за директора, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением (приказом) о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Например, Приложение 3:

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом, исполняющим обязанности временно отсутствующего директора (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

Начальника Управления личная подпись И.О.Фамилия

или:

И.о. начальника Управления личная подпись И.О.Фамилия

Отметка об исполнителе  включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его служебного телефона (печатается шрифтом № 10), структурное подразделение. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.А.Громов

54-67-95

Виза согласования документа   включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.

Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа.

В случае наличия замечаний они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

В случае, когда визы согласования не помещаются на одном листе, на отдельном листе оформляется продолжение листа согласования

Распорядительные документы, в том числе приложения к ним, печатаются на одной стороне листа Документоведение: Учебник для студентов учреждений высшего образования / М.В. Ларин, Е.А. Плешкевич, В.Ф. Янковая, В.С. Мингалев, Е.В. Терентьева, М.Л. Гавлин; под ред. д-ра ист. наук, проф. М.В. Ларина. М.: Издательский центр «Академия», 2016. Глава 4.- 320 с..

Отдельные виды распорядительных документов Департамента имеют определенные особенности оформления.

Проекты приказов по личному составу готовит кадровая служба Департамента на основании соответствующих представлений начальников Управлений соц. защиты населения. Приказы о приеме, переводе, увольнении хранятся в Управлении кадровой работы Департамента.

Преамбула в распоряжениях (приказах) по личному составу в некоторых случаях отсутствует. Приложение 3 Содержательная часть начинается с глагола, обозначающего действие: «назначить», «перевести», «освободить», «объявить благодарность», «предоставить очередной отпуск», (указывается количество дней отпуска, дата его начала и окончания), «командировать» (указывается место и срок командировки), фамилии, имени, отчества лица, на которое издается приказ. Далее указывается должность сотрудника, полное наименование подразделения. Приказ по личному составу заканчивается ссылкой на письменное основание (личное заявление, служебная записка и др.). Например, Приложение 3:

Отдельные массивы информации из-за их большого объема оформляются в виде отдельных приложений к распорядительным документам ТЦСО (приказам), в том числе Департамента и Управления, например: уставы, положения, инструкция, правила, протоколы, акты, графики, схемы, перечни, штатные расписания и т.д Ларьков Н.С. Документоведение. Учебник. М.: Проспект, 2018. - 416 с..

Приложения к приказам являются их неотъемлемой частью и подписываются директором Департамента или управления, которое является их разработчиком.

В случае отсутствия подписи после текста приложения через 3 межстрочных интервала проводится горизонтальная черта длиной 2-3 см.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), то в соответствующем пункте распорядительной части перед наименованием документа пишется слово «прилагаемый» или после наименования пишется «(прилагается)», в случае наличия нескольких приложений «(приложение № 1)». Например:

Утвердить прилагаемое Положение об оплате труда и премировании или

Утвердить Положение об оплате труда и премировании (прилагается).

На самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕН со ссылкой на приказ, его дату, номер. Слово УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ и т.п.

Гриф утверждения документа оформляется флажковым способом, например:

УТВЕРЖДЕН

приказом директора ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»

от ___________№ _________

Организационно-распорядительные документы могут издаваться совместно двумя или более исполнительными органами ТЦСО. В этом случае документ оформляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4. Вверху на листе указываются наименования организаций, издающих документ, текст подписывается директорами этих организаций (лицами, их замещающими). Подписи располагают на одном уровне.

Заголовок печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, например Приложение 6:



Как видим из оформления Положения об оплате труда, на титульном первом листе проставлен номер страницы - 1, что противоречит п. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)..

Тексты приложений при необходимости подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы при необходимости имеют заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.

Если прилагаемый документ не утверждается, в тексте дается ссылка «согласно приложению», а в приложении к приказу на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Приложение №3 к Коллективному договору

Как видим, в данном случае дата и № Коллективного договора отсутствуют, что является нарушением оформления приложения к документу.

Или например,

Приложение 1

к приказу Департамента труда

и социальной защиты населения

города Москвы

от 28 сентября 2015 г. N 865

Как видим, оформление приложения к приказу Департамента тоже оформлено с нарушением правил.

Так, организационно-распорядительные документы ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» наделены юридической силой при наличии определенного количества реквизитов. Количество реквизитов для ГБУ ТЦСО и вышестоящих организаций организационно-распорядительных документов может отличаться, но должны быть оформлены одинаково в соответствии с установленными правилами и ГОСТами.

Наличие и правильное расположение реквизитов, придают документу официальность, бесспорность к исполнению, подтверждают его подлинность и доказательство фактов, событий и действий, указанных в нем установлены законодательными и нормативно-правовыми актами.

Так, юридическая сила документа определяется не только правомочностью и компетентностью лица, его подписавшего, но и наличием и правильным оформлением реквизитов, проставление которых несет задачи:

- закрепления совершаемых управленческих действий, доведение их до исполнителей;

- подтверждение фактов;

- удостоверение происхождения документа.



2.3 Выявление проблем в процессах документирования и внесение предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»

Нормативно-правовая база документационно-организационного управления представляет собой иерархию групп нормативных документов. Для издания организационно-распорядительных документов в муниципальных органах исполнительной власти используются бланки установленного образца Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 31.10.2018) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»..

На основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства, можно сделать вывод, что документирование деятельности, а именно, создание текстовых документов и их регистрация, заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. создании документов.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации на протяжении определенного времени.

Необходимость создания текстовых документов обусловлено тем, что в некоторых случаях невозможно или сложно осуществить бездокументный обмен информацией, тогда создаются документы, чтобы дать разъяснения, указания, провести инструктаж.

Взятые за основу инструкции, правила и ГОСТы показали, что в выбранной для анализа организации текущее делопроизводство осуществляется не на должном уровне. Особенно это видно в сравнении с вышестоящими организациями: ДСЗН и Управления социальной защиты населения. Выявленные расхождения в оформлении организационно-распорядительных документов показали, что в каждой конкретной организации, должна быть своя индивидуальная инструкция по делопроизводству.

Основной задачей разработки Инструкции по делопроизводству является установление единого порядка документирования и работы с документами организации и ее структурных подразделений на основе использования современной техники, автоматизированной технологии работы с документами, обеспечение максимального сокращения количества документов.

Проведенный анализ создания документов и придания им юридической силы в Департаменте, Управлении и ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» выявил соответствие организации труда новым нормативным актам. Так, в ГБУ ТЦСО разработаны Правила внутреннего распорядка, Положение об оплате труда, номенклатура дел.

Распорядительные документы ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» составляются на бланках с наличием необходимых реквизитов. Документы проходят необходимые процедуры для придания им юридической силы: визирование, подписание, простановку печатей и штампов, регистрацию и заверение копий.

Отметим, что простановка подписи и печати директора ГБУ ТЦСО осуществляется в соответствии с новейшими нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу с цифровой подписью и направлении электронного документа в СЭД. Приложение 2 А проставление печати на приказах Управления нормативно-правовым актам не соответствует. Приложение 3

Так, в соответствии с ФЗ 06.04.2011 №63 «Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступившими в силу с 31.12.2017). //«Российская газета» от 08.04.2011 №5451 (75). регламентирует простановку печати рядом, но не захватывая наименование должности руководителя.

Так, существенным недостатком в делопроизводстве ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» является отсутствие инструкции по делопроизводству.

Во-первых, отсутствие индивидуальной инструкции по делопроизводству, которая необходима в связи со спецификой работы организации, должна согласовываться в основных правилах оформления документов с инструкцией Управления и Департамента. Применяемые в работе ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» методические рекомендации, используемые в работе ГБУ ТЦСО Настольная книга заведующего отделением социального обслуживания на дому. Методическое пособие. /Л.И. Кононова, Л.С. Малова, под ред. Е.И. Холостовой. - М: ИДПО ДТСЗН, 2018. - 135 с. не отражает всех участков документооборота в организации. Например, отсутствует раздел о перенаправлении неправильно адресованной корреспонденции.

Во-вторых, в ГБУ ТЦСО ведется двойная регистрация документов: в журналах и в СЭД. Это приводит затратам лишнего времени и нецелесообразности регистрации в бумажном виде документов со временными сроками хранения (до 10 лет).

В-третьих, отсутствие инструкции по делопроизводству с образцами документов привело в общем делопроизводстве к различиям в оформлении организационно-распорядительных документов, что приведет к необходимости исправлять документы, а следовательно продлит время исполнения документов и снижению экономических показателей ТЦСО.

Положительным в работе ТЦСО является факт соответствия этапов создания организационно-распорядительных (наличие реквизитов, содержание текстов документов, приложений) документов ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» современным нормативно-правовым актом России по делопроизводству; внедрение СЭД в целях общего делопроизводства и социальной деятельности.

Применение СЭД позволяет избежать множества ошибок организации делопроизводства.

Порядок в формировании дел, обеспечен номенклатурой дел ГБУ ТЦСО «Бабушкинский». Как видим, для всех ТЦСО разработана типовая номенклатура дел. Однако, в номенклатуре дел отсутствуют статьи из перечня со сроками хранения документации, или ссылки на локальные нормативно-правовые акты, устанавливающие сроки хранения документов, единые правила форм документов и порядок их заполнения.

Единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними должен быть закреплен инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления) и доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий.

Решением выявленных проблем станет разработка индивидуальной инструкции по делопроизводству для ТЦСО.

Инструкция по делопроизводству является основным нормативно-методическим документом, который определяет и устанавливает единый порядок создания, оформления документов и работы с ними. Это обязательный документ для каждого учреждения. Инструкцию утверждает руководитель учреждения - в данном случае руководитель ГБУ ТЦСО. Этот документ предназначен для всех работников, поскольку определяет технологию работы с документами.

Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) должна устанавливать общие правила документирования управленческой деятельности и регламентировать порядок работы с документами с момента их создания или поступления до отправления либо передачи в архив.

Инструкция должна содержать порядок ведения делопроизводства в целом и для каждого отдела (бухгалтерия, кадры, канцелярия). Ее положения (разделы) должны распространяться на всю служебную документацию, в том числе создаваемую с помощью персональных компьютеров (ПК). Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документов должны отвечать требованиям ГОСТов и Индивидуальной инструкции.

Изложение в Инструкции правил и рекомендаций относительно порядка осуществления делопроизводственных процессов следует разработать в соответствии с положениями Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству власти и их территориальных органах.

Индивидуальная инструкция по делопроизводству разрабатывается службой делопроизводства ТЦСО округа. Ответственность за организацию делопроизводства в каждом ГБУ ТЦСО несет директор.

Организация ведения делопроизводства по личному составу и подготовка документов для передачи в архив входит в компетенцию отдела кадров в соответствии с Положением об отделе кадров.

Утвержденная инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений. С учетом этого инструкция по делопроизводству должна быть в наличии в каждом структурном подразделении, желательно - у каждого сотрудника.

В разделе «Общие положения» следует указать, что инструкция по делопроизводству разработана с целью установления единых требований к созданию, обработке, использованию и передаче на хранение документов создающихся в деятельности организации. Следует указать на основные нормативно-правовые акты явившиеся основанием для создания Индивидуальной инструкции.

Рекомендации, касающиеся документооборота не распространяются на документы с грифом ДСП (для служебного пользования).

Отдельно оговариваются права и обязанности службы делопроизводства по методическому руководству и контролю за качеством создаваемых документов в деятельности учреждения. В данном случае это будут начальники отделов и заместители директора ГБУ ТЦСО.

В Индивидуальной инструкции прописываются должности ответственных сотрудников, отвечающих за делопроизводство на определенном участке (начальники отделов, работники социальной службы). В общих положениях прописываются должностные лица, отвечающие за делопроизводства во время длительного отсутствия ответственных сотрудников.

Вторая глава инструкции может носить название «Документирование управленческой деятельности» или «Создание документов». Данная глава содержит теоретические понятия необходимые и достаточные для составления документов. Следует подробно разъяснить различия документов по способу фиксации, содержанию, способу изготовления, степени сложности, срокам исполнения, происхождения, назначению.

В данную главу можно включить информацию о документации коллегиальных, совещательных органов, гражданских и общественных организаций, по социальной работе. Здесь же необходимо отметить необходимость создания перечня документов, предусмотренного номенклатурой дел.

Данная глава может содержать сведения о подготовке и созданию проектов распорядительных, организационных, хозяйственно-административных и других видов приказов и распоряжений.

В отдельную главу выделяются сведения о составлении и оформлении служебных документов «Бланки документов». Как правило, данная глава делится на пункты и содержит большую часть приложений.

Третья глава («Бланки документов») может определять порядок приема и первичной обработки документов, с указанием конкретных должностей. Следует определить последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции, а так же утвердить перечень документов необходимых к предварительному рассмотрению.

Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено использование различных бланков документов не противоречащих ГОСТ Р Р 7.0.97-2016.

В первом пункте данной главы следует описать оформление документов, наиболее часто употребляемых в управленческой деятельности, состав реквизитов, право подписи, место и время создания. Возлагается ответственность за содержание, уровень подготовки и надлежащее оформление документов. Обязательно должно присутствовать разъяснение по составу реквизитов и их размещению на бланке, желательно с наглядным изображением в приложении к главе.

Дальнейшие пояснения рекомендуется вынести в следующий пункт. Предлагаемое название «Датирование документов». Здесь указываются виды документов и возможные варианты проставления даты на документе (подписание, согласование, принятие, регистрация).

Для более детального пояснения рекомендуется включить в главу следующие пункты. «Индексация документов» - порядок регистрации входящего, исходящего и внутреннего документооборота; «Согласование документов» - следует обозначить целесообразность издания документов, обоснования и установление соответствия его действующему законодательству. Сюда же включить примеры визирования документов созданных в деятельности организации.

В пункте «Засвидетельствование документов» следует привести примеры подписания документов одним, двумя и более лицами. Подписание документов коллегиальных органов, утверждение документов и правила проставления всех видов печатей подробно описываются в данном пункте. Актуально для данного контекста описание создания и использования оригиналов, дубликатов и копий документов.

Так как адресация документа содержит несколько понятий, то его следует детально описать в следующем пункте. Реквизит «Адресация документов» может располагаться как на документе, так и на почтовом конверте. Адресование может быть на имя должностного лица, может содержать только наименование организации или только адрес (печатные издания). Необходимо на примерах пояснить, в каких документах используется данный вид адресования, и как оформляется документ нескольким адресатам.

Пункт «Резолюция» является руководством к действию сотрудников предприятия. Надпись, сделанная руководителем и содержащая указания по выполнению документа, указывает исполнителя данного документа и порядок исполнения.

«Оформление приложений к документам» поясняет, к каким видам документов необходимы приложения и как они оформляются в документах.

«Автоматизация» всех подразделений создающих текущую документацию, заставляет регулировать требования к документам, которые выполняются машинописным способом. В отдельном пункте описываются размещение реквизитов на бланке, размеров полей, указывают требования к тексту документа (шрифт, интервал, границы).

В инструкции рекомендуется определить место и способ регистрации документов по личному составу в отделе кадров и других структурных подразделениях, форму регистрации (журнальная, карточная, электронная). Следует определить сроки регистрации, порядок тиражирования документов и передачу их на рассмотрение.

Порядок рассмотрения документов руководством проводит соответствие должностных лиц и издаваемых либо входящих документов направляемых на рассмотрение. Целесообразно также отметить права и обязанности исполнителей, сроки исполнения документов или передачи их на дальнейшее рассмотрение.

Далее по аналогии с главой о входящей документации оформляется раздел «Порядок обработки и отправления исходящих документов».

Глава «Организация контроля исполнения документов» должна содержать задачи, порядок контроля и сроки исполнения документов.

Глава, посвященная формированию дел должна содержать основные понятия и ссылки на Перечень типовых управленческих документов, и нормативные правовые акты устанавливающие сроки хранения документов по социальной работе.

Завершить Инструкцию по делопроизводству следует описанием порядка проведения экспертизы ценности документов организации.

На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы. ГБУ ТЦСО осуществляет свою деятельность на основании действующего законодательства РФ, нормативных, правовых актов в сфере делопроизводства.

При проведении анализа системы документирования управленческих процессов были выявлены проблемы:

1. Определение статуса делопроизводственной службы в структуре организации. В настоящее время, как видно из проведенного анализа, значительная часть функций по организации документооборота в администрации возложена на сотрудников ГБУ ТЦСО.

2. Среди основных нормативно-правовых документов отсутствует Инструкция по делопроизводству и Положение об экспертной комиссии.

3. Как уже было выше отмечено в представленном учреждении недостаточная автоматизация процесса документационного обеспечения управления. Так, в организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения.

Таким образом, организационная деятельность и управление документопотоком в органах государственной власти (Департаменте и Управлении), в организациях (ТЦСО), представлены как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения ее до исполнителя. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация, в ТЦСО она заключена в трафаретную форму, т.е. на бланке с использованием определенного набора реквизитов, порядка изложения текста.

Информация, используемая в управленческих решениях, фиксируется в документах, являющихся носителями информации. В проанализированных документах ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» мы установили, что документы создаются с учетом единых требований управления информацией - Примерной инструкция по делопроизводству в государственных органах (2018), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009). Однако, как мы увидели из представленных образцов, данные правила не соблюдаются в полном порядке.

Также отметим тот факт, что оформление документов ТЦСО отлично от оформления в УСЗН и ДСЗН.

Основным требованием к созданию организационно-распорядительных документов ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» и вышестоящих инстанций является компетентность должностных лиц, которые с ними работают. Чем выше полномочия органа, издающего документ, тем должны быть более высокие требования к культурному уровню (профессионализму, глубине знания вопроса, умению излагать мысли) лиц, его составляющих.

Изученные нами распорядительные документы создаются во исполнение поручений вышестоящих органов, для решения управленческих задач.

Примеры приведенных документов (названия должностей, структурных подразделений, сокращения, выписки из текстов) соответствуют современным действующим нормам оформления организационно-распорядительных и организационных документов.

Как следствие, неправильное составление распорядительных документов в работе служб делопроизводства представленных государственных органов приведет к несогласованности действий, затрагивающих вопросы деятельности других структурных подразделений, неправильному заполнению системы электронного документооборота в организации, а значит утере поисковых данных документа.



Заключение

Подводя итоги данного исследования, мы можем утверждать, что документы, наряду с другими вещами, использующимися в процессе осуществления экономической деятельности, привносят свою долю расходов в операционные затраты предприятия.

Таким образом, достигнута поставленная перед исследователем цель -проанализирована организация работы и внутренней регламентации процессов документирования Территориальных центров социального обслуживания города Москвы, состава организационно-распорядительных документов, правил их оформления, сложившейся организации и технологии документационного обеспечения управления.

Решив поставленные задачи, мы можем утверждать, что в современных условиях значительно повышается востребованность услуг государственных учреждений, что влечет за собой необходимость развития документационной базы. ?

Знание документооборота важно для правильного отбора документов на хранение, определения сроков их хранения, построения целесообразного их расположения на электронном ресурсе, т.к. документы имеют научное, политическое и историческое значение для РФ.

В результате теоретического исследования законодательства документирования управленческой деятельности отметим, что совершенствование документированного оформления управленческих действий происходит при переходе к электронной форме создания документов - унифицированных форм документов. Однако, тем не менее, социальная работа на дому сотрудников ГБУ ТЦСО требует немедленного бумажного оформления действий в условиях отсутствия электронных систем. В связи с этим в ГБУ ТЦСО бумажный документооборот не может быть полноценно заменен электронным.

Только обеспечение всех сотрудников ТЦСО мобильными электронными устройствами для создания документов «на дому» приведет к снижению расходов на хранение и тиражирование документов, ускорение поиска и повышение эффективности использования информации, а в итоге сокращение времени делового процесса и повышение качества деятельности всех подразделений. Данные преимущества столь очевидны, что перевешивают все проблемы.

Анализ документирования управленческих действий в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» показал необходимость его совершенствования, выявил нерешенные вопросы по созданию, наполнению и использованию организационно-распорядительных документов.

Итогом практического исследования в нашей работе стали такие выводы. Каждая система документации предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, что направлено на устранение такой проблемы, как утеря документов или не предоставление для экспертизы ценности. Систематизация документов внутри системы характеризуется функциональностью и целью использования данной системы, в нашем случае организационно-распорядительной деятельности.

Как видно из проведенного исследования, на сегодняшний момент система документирования управленческих действий является наиболее широко применимой в обеспечении социального обслуживания населения государственными органами исполнительной власти и их подведомственными организациями.

Перспективы широкомасштабного внедрения цифровых технологий в социальной деятельности пока остаются не очень ясными, что требует системного изучения и научного анализа возникающего и разрастающегося опыта, как его положительных результатов, так и возникающих проблем. Только выявив все возможные проблемы соответствия и несоответствия документального оформления с руководящими инстанциями, можно будет сформулировать техническое задание для выработки адекватных цифровых программ и мер для применения их в области социального обеспеения, чтобы не разрушить, а более полно обеспечить необходимые гарантии и избежать негативных последствий цифровизации на человеческую жизнь.

К будущим плюсам можно отнеси полный уход от бумажного делопроизводства. Однако, ограниченное финансирование государственных учреждений не позволяет, в рассмотренной нами системе ТЦСО внедрять передовые программы и технологии.

Таким образом, внедрение информационно-документационных систем в ТЦСО должно способствовать рациональной организации электронного документооборота в производстве, обеспечению сохранности, отбору документов на хранение, установление сроков хранения документов и защите социально-правовых интересов граждан, тем самым повышая уровень документной коммуникации государственных учреждений.

Делаем следующий вывод, государственное регулирование управленческой документацией играет важную роль в формировании общества и сохранения историко-культурного наследия Российской Федерации.

Одна из самых актуальных задач, стоящих сегодня перед органами государственной власти и государственными организациями - предоставление государственных услуг в электронном виде. Переход к работе с электронными информационными ресурсами является обязательным условием эффективной работы государственных органов власти и оказания информационных услуг физическим и юридическим лицам.



Список источников и литературы

1. Конституция Российской Федерации.

2. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 02.12.2019) // «Российская газета» 29.07.2006 №0 (4131).

3. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (ред. от 27.12.2018). // «Российская газета» от 05.05.2006 №4061(0).

4. Федеральный закон от 28.12.2013 г. №442-ФЗ «Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации». [Электронный ресурс] URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_156558/

5. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступившими в силу с 31.12.2017). //«Российская газета» от 08.04.2011 №5451 (75).

6. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».// Российская газета от 25.12.2000 б/н.

7. Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 31.10.2018) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

8. Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

9. Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства.// Опубликована на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. [Электронный ресурс] URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf

10. ГОСТ Р 7.0.2016 Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». М.: Стандартинформ. 2018. [Электронный ресурс] URL: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

11. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы». [Электронный ресурс] URL: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713.

12. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

13. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477.

14. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526. Опубликованы на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. [Электронный ресурс] URL: http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_526_2015.shtml

15. Приложение к постановлению Правительства Москвы от 8 сентября 2015 г. N 566-ПП «Об утверждении Положения о Департаменте труда и социальной защиты населения города Москвы». [Электронный ресурс] URL: https://dszn.ru/department/Polozhenie-o-departamente

16. Настольная книга заведующего отделением социального обслуживания на дому. Методическое пособие. /Л.И. Кононова, Л.С. Малова, под ред. Е.И. Холостовой. - М: ИДПО ДТСЗН, 2018. - 135 с. [Электронный ресурс] URL: http://www.soc-education.ru/wp-content/uploads/2017/11/25.06.-%D0%9C%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B4%D0%BF%D0%BE%D1%81%D0%BE%D0%B1%D0%B8%D0%B5-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D0%B7%D0%B0%D0%B2.%D0%9E%D0%A1%D0%9E-1.pdf

17. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. Учебно-практическое пособие. Пятое издание, переработанное. М.: КНОРУС, 2016. - С. 52.

18. Документоведение: учебник и практикум для академического бакалавриата / под ред. Л. А. Дорониной. -- 2-е изд., перераб. и доп. -- М.: Издательство Юрайт, 2017. -- С. 64. - 309 с.

19. Документоведение: Учебник для студентов учреждений высшего образования / М.В. Ларин, Е.А. Плешкевич, В.Ф. Янковая, В.С. Мингалев, Е.В. Терентьева, М.Л. Гавлин; под ред. д-ра ист. наук, проф. М.В. Ларина. М.: Издательский центр «Академия», 2016. Глава 4.- 320 с.

20. Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение. М.: Логос. 2011.. - 352 с.

21. Ларин М. В. Развитие государственного делопроизводства в Российской Федерации (1991--2018 гг.) / М. В. Ларин // Документ. Архив. История. Современность: Материалы VII Всероссийской научно-практической конференции с международным участием, посвященной 80-летию Исторического факультета Уральского федерального университета. Екатеринбург, 16--18 ноября 2018 г. -- Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2018. -- С. 83-97.

22. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебник. М.: Проспект, 2018. - 416 с.

23. Делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция.//Справочник секретаря и офис-менеджера. 27.12.2019. [Электронный ресурс] URL: https://www.sekretariat.ru/article/210971-qqq-17-m6-deloproizvodstvo-poshagovaya-instruktsiya

24. Территориальные центры социального обслуживания. Электронный ресурс: Портал открытых данных. [Электронный ресурс] URL: https://data.mos.ru/opendata/7704253064-territorialnye-tsentry-sotsialnogo-obslujivaniya-i-filialy

25. Официальный сайт Мэра Москвы. Московское долголетие. [Электронный ресурс] URL: https://www.mos.ru/city/projects/dolgoletie/

26. Об учреждении. Электронный ресурс ГБУ ТЦСО «Бабушкинский». [Электронный ресурс] URL: http://tcso-babushkinskiy.ru/projects/20

27. Об учреждении. ГБУ ТЦСО «Бабушкинский». [Электронный ресурс] URL: http://tcso-babushkinskiy.ru/about



Приложения

Приложение 1

ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»



Приложение 2

Форма приказа ТЦСО о зачислении в отделение социального обслуживания на дому

Департамент труда и социальной защиты населения города Москвы

Управление социальной защиты населения ____________________

административного округа

ГБУ ТЦСО _____________________________________

ПРИКАЗ

"____"___________201_г. № _____

г. Москва

О принятии на социальное обслуживание

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 26 декабря

2014 года № 829-ПП "О социальном обслуживании граждан в городе Москве":

ПРИКАЗЫВАЮ:

на основании решения районного управления социальной защиты

населения ______________________города Москвы от "___"________201_г.

№___, заявления о предоставлений социального обслуживания на дому,

индивидуальной программы предоставления социальных услуг

№__________________ от "___"_________201_ года (далее - ИППСУ)

принять на социальное обслуживание на дому следующих граждан:

№	ФИО	Адрес места жительства	Дата зачисления	Срок действия ИППСУ	Срок зачисления

Директор Подпись Расшифровка подписи

Печать



Приложение 3

Размещено на Allbest.ru