Сущность и методы привлечения персонала в учреждение

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

По дисциплине: «Управление персоналом библиотечно-информационного учреждения»

Сущность и методы привлечения персонала в учреждение

Краснодар, 2017



Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические основы привлечения персонала

1.1 Организация подбора персонала в организацию

1.2 Методы, принципы и критерии отбора персонала

Глава 2. Процесс найма персонала

2.1 Документирование процесса найма персонала

2.2 Найм персонала на примере библиотеки КГИК

Заключение

Список использованной литературы



Введение

отбор персонал найм

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что стратегия функционирования и развития любого предприятия не возможна без персонала. Для того чтобы обеспечить эффективное функционирование предприятия, должна быть сформирована сильная команда, способная поддерживать его высокий профессиональный авторитет.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему, отбору, найму и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышению квалификации и переподготовки кадров.

От того, как проведен отбор, и какие люди наняты для работы в организацию, зависит вся последующая деятельность в процессе управления человеческими ресурсами.

От квалификации и уровня подготовленности сотрудников во многом зависит роль организации. Тщательность отбора гарантирует качество людских ресурсов, которое во многом определяет возможность и эффективность дальнейшего функционирования предприятия.

Разработанность проблемы. Современное исследование данной проблемы рассматривается в работах Е.Б. Моргунова[11], Д.Е. Мякушкина [12], М.Ю. Рогожина[15],Т.А. Терентьева[18] и других.

Цель курсовой работы: определить сущность и методы привлечения персонала в организацию.

Задачи курсовой работы:

- определить сущность подбора персонала в организацию;

- выявить методы отбора персонала;

- проанализировать документационные процессы при найме персонала;

- изучить опыт документирования процесса найма в конкретной библиотеке.

В качестве основных методов исследования использовались: анализ и синтез научной литературы, анализ документации библиотеки, сравнительный анализ.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, четырех параграфов, заключения, списка использованной литературы и 3 приложений.

В ведении обосновывается актуальность темы, объект, цель, задачи, методы исследования.

В первом параграфе рассматриваются особенности подбора персонала, определены этапы подбора, рассмотрены его методы и источники, определены положительные и отрицательные стороны каждого из источников подбора персонала.

Во втором параграфе определены методы отбора персонала в организацию, выявлены критерии, используемые в процессе отбора персонала.

В третьем параграфе рассматриваются документы регулирующие процесс найма сотрудников.

Четвертый параграф отражает опыт работы библиотеке по найму сотрудников.

В заключении подводятся итоги исследования и определяются дальнейшие перспективы изучаемой проблемы.



Глава 1. Теоретические основы привлечения персонала

1.1 Организация подбора персонала в организацию

Ключевое звено любого учреждения, ее «механизм» и движущая сила - персонал. М.И. Петров определяет персонал как лицо учреждения, составляющая производная, без которой не возможно его существование. Любая перспективная и уважающая себя организация отводит формированию штата своих работников одно из ведущих направлений собственной политики[14]. Поскольку кандидатов на те или иные должности очень много, появляется потребность в подборе персонала. Подбор персонала - это ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, стоящих перед предприятием. При привлечении новых работников организации следует четко определить вакансию работника, который ей нужен, охарактеризовать все профессиональные навыки и выбрать метод поиска кандидатов[17].

Поиск персонала - это совокупность мероприятий, нацеленных на выявление потенциальных работников требуемой численности и квалификации в точном соответствии с установленными предприятием критериями.

М.Ю. Рогожин выделяют примерный состав мероприятий по поиску персонала, который включает:

- выработку поискового задания, его утверждение;

- проведение установочного совещания с работниками службы персонала, доведение до их сведения поискового задания, его основных показателей;

- выбор технологии поиска;

- уточнение основных и резервных каналов поиска персонала;

- уточнение требований к кандидатам;

- обработку информации о кандидатах;

- подготовку и выдачу (в установленной форме) предложений по персональному составу кандидатов, допускаемых к этапу квалификационного отбора;

- подведение итогов этапа поиска.

Поиск персонала начинается с выработки поискового задания. Как правило, такое задание вырабатывается на основе заявок, поступивших от начальников структурных подразделений, испытывающих потребность в персонале. В тех случаях, когда речь идет о внеплановом (экстренном) комплектование личного состава, поисковое задание чаще всего вырабатывается на основе имеющихся в распоряжении службы персонала формальных требований к кандидатам[15].

В поисковом задании определяются:

- квалификационный состав кандидатов (перечень вакансий, подлежащих замещению);

- численный состав кандидатов, устанавливаемый с учетом требований к проведению конкурсного отбора;

- основные и второстепенные требования, предъявляемые к кандидатам;

- основные и запасные каналы (источники) поиска кандидатов;

- сроки, отведенные на поиск;

- порядок представления сведений о результатах поиска.

На основании задания начальником группы определяется технология поиска персонала.

Пассивная технология поиска персонала основана на обработке входящей информации о кандидатах, которые в инициативном порядке предлагают свои услуги предприятию. Активная технология, напротив, предполагает инициацию поиска предприятием посредством распространения соответствующей информации по имеющимся в его распоряжении каналам.

Как свидетельствует практика, успех поиска в наибольшей степени зависит от умения работников службы персонала эффективно использовать имеющиеся в распоряжении источники поиска[15], каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки.

Внутренние источники - это люди, работающие в организации[19].

Методы набора персонала из внутреннего источника разнообразны.

Поиск внутри организации, как правило, не требует значительных финансовых затрат, способствует укреплению авторитета руководства в глазах сотрудников, не ставит отобранных таким образом кандидатов пред необходимостью интеграции в организацию[12].

Внутренний конкурс. Служба персонала может разослать во все подразделения информацию об открывшихся вакансиях, известить об этом всех работающих, попросить их порекомендовать на работу своих друзей и знакомых.

Подбор с помощью сотрудников. Отдел человеческих ресурсов может обратиться к персоналу организации с просьбой оказать помощь и заняться неформальным поиском кандидатов среди своих родственников и знакомых. Самопроявившиеся кандидаты. Практически любая организация получает письма, телефонные звонки и другие обращения от людей, занятых поиском работы. Не имея потребности в их труде в настоящий момент, организация не должна просто отказываться от таких предложений - необходимо поддерживать базу данных на этих людей; их знания и квалификация могут пригодиться в дальнейшем. Поддержание такой базы данных обходится недорого и позволяет иметь под рукой представительный резерв кандидатов.

Совмещение профессий. В этих случаях целесообразно использовать и совмещение должностей самими работниками фирмы для выполнения небольшого объема работы[19].

Ротация. Весьма эффективным для некоторых организаций, особенно находящихся в стадии интенсивного роста, считается такое использование внутренних источников комплектования управленческих кадров, как перемещение руководителей. Возможны следующие варианты перемещений руководителей:

- повышение (или понижение) в должности с расширением (или уменьшением) круга должностных обязанностей, увеличением (уменьшением) прав и повышением (понижением) уровня деятельности;

- повышение уровня квалификации, сопровождающееся поручением руководителю более сложных задач, не влекущим за собой повышения в должности, но сопровождающимся повышением зарплаты;

- смена круга задач и обязанностей, не вызванная повышением квалификации, не влекущая за собой повышения в должности и роста зарплаты (ротация).

Такого типа ротации, как правило, приводят к расширению кругозора, повышению управленческой квалификации и в конечном счете сопровождаются должностным ростом работников организации [19].

Д.Е. Мякушкин в своей работе, отмечает, что к внешним источникам подбора персонала относится все то неопределенное количество людей, способных работать в организации, но не работающих в ней в настоящий момент. Среди них могут быть как люди, с которыми руководители организации и работники службы персонала раньше встречались по вопросу трудоустройства, так и специалисты, с которыми подобные встречи еще предстоят [12]. Внешними источниками могут быть:

Прежние сотрудники, ушедшие из организации по собственному желанию.

Случайные претенденты, самостоятельно обращающиеся по поводу работы, должны каждый раз заноситься в картотеку (или банк данных о внешних кандидатах)[12].

Учебные заведения: школы, колледжи, институты, университеты, коммерческие школы и преподаватели этих учебных заведений. Обычно большинство учебных заведений имеют службы по трудоустройству своих студентов и выпускников. В то же время преподаватели заинтересованы в том, чтобы их выпускники получили подходящую работу.

Клиенты и поставщики могут предложить необходимых кандидатов. К тому же такое сотрудничество клиентов с поставщиками способствует созданию хороших деловых отношений между ними.

Центры занятости. Многие организации используют местные центры занятости в качестве источника для найма людей. Эти службы могут помочь найти не слишком квалифицированный персонал (для простой, рутинной работы, возможно, требующей неполной занятости). Как правило, через службу занятости устраиваются на работу специалисты, которые потеряли работу из-за банкротства своих прежних предприятий и были вынуждены пройти переподготовку для освоения новой специальности.

Агентства по найму. Многие менеджеры по персоналу пользуются услугами агентств по найму, чтобы сэкономить время и избежать трудностей при поиске нового персонала. Агентству представляется заявка на специалистов с указанием должности, оклада, содержания деятельности, ориентировочных критериев поиска и отбора. Как правило, хорошо работающее агентство представляет нескольких кандидатов, чтобы работодатель сделал свой выбор самостоятельно. На представленных специалистов может быть дана «гарантия», которая вступает в силу в случае увольнения специалиста по собственному желанию или некомпетентности в течение оговоренного срока. В таком случае агентство обязано бесплатно представить других кандидатов на данную должность[12].

Самостоятельный поиск через средства массовой информации. Многие учреждения предпочитают самостоятельно искать и отбирать кандидатов на работу. В этом случае очень важно хорошо представлять себе, к каким средствам массовой информации они обращаются. Рекламные объявления по отношению к вышеперечисленным способам отбора требуемых специалистов могут быть основным источником найма. Цель такого объявления - получить эффективный результат с минимально возможными затратами. Объявление должно содержать информацию о ключевых элементах работы, требуемой квалификации, местонахождении, предполагаемом жалованье. Необходимо правильно сформулировать информационное объявление, чтобы привлечь внимание наиболее подходящих кандидатов. Целесообразно в объявлении отметить некоторые особенности интересующего вас персонала например, образование, особый опыт работы или, наоборот, отсутствие практического опыта [12].

Н.Р. Валиуллина выделяет следующие достоинства и недостатки внутреннего и внешнего способов привлечения персонала [1].

Преимущества внутренних источников. Появление шансов для служебного роста. Повышение степени привязанности к учреждению. Улучшение социально-психологического климата на производстве. Низкие затраты на привлечение кадров. Претендентов на должность хорошо знают в учреждение. Претендент на должность знает данное учреждение. Сохранение уровня оплаты труда, сложившегося в учреждении. Освобождение занимаемой должности для роста молодых кадров данного учреждения. Быстрое заполнение освободившейся штатной должности без длительной адаптации. «Прозрачность» кадровой политики. Высокая степень управляемости сложившейся кадровой ситуации. Возможность целенаправленного повышения квалификации персонала. Появление возможности избежать всегда убыточной текучести кадров. Рост производительности труда, если перевод на новую должность совпадает с желаниями претендента. Решение проблемы занятости собственных кадров. Повышение мотивации, степени удовлетворённости трудом[1].

Недостатки внутренних источников. Ограниченность возможности для выбора кадров. Напряжённость или соперничество в коллективе в случае появления нескольких претендентов на руководящую должность. Появление панибратства при решении деловых вопросов, так как только вчера претендент на должность руководителя был наравне с коллегами. Нежелание отказать в чём-либо сотруднику, имеющему большой стаж работы в данном учреждении. Снижение активности рядового работника, претендующего на должность руководителя, так как автоматически преемником является заместитель руководителя.

Преимущества внешних источников. Более широкие возможности выбора. Появление новых импульсов для развития учреждения. Новый человек, как правило, легко добивается признания. Приём на работу покрывает абсолютную потребность в кадрах. Меньшая угроза возникновения интриг в учреждении.

Недостатки внешних источников. Более высокие затраты на привлечение человеческих ресурсов. Высокий удельный вес работников, принимаемых со стороны, способствует росту текучести кадров. Ухудшается социально-психологический климат в учреждении среди давно работающих сотрудников. Высока степень риска при прохождении испытательного срока. Плохое знание учреждения. Длительный период адаптации. Блокирование возможностей служебного роста для работников учреждения. Нового работника плохо знают в учреждении [1].

Не менее важным моментом, предопределяющим успех поиска, является установление разумных требований к кандидатам. Такие требования должны прежде всего гарантированно защитить службу персонала от приема избыточной и низкокачественной информации и с этой целью фиксируются в соответствующих документах - условиях поступления на предприятие, квалификационных требованиях к соискателям вакансии, объявлениях о вакансии.

В то же время чрезмерное ужесточение требований может привести к нехватке подходящих кандидатов, что повлечет за собой необходимость в проведении нового поиска либо в неоправданном использовании кадрового резерва предприятия. С тем чтобы избежать неблагоприятного исхода по завершении поиска, целесообразно накапливать поступающую информацию в двух массивах - основном и резервном.

Если по итогам поиска выяснится, что в основном массиве накопилось достаточное количество информации для надлежащего проведения следующего этапа - этапа отбора кандидатов, то информация из резервного массива хранится до минования надобности. Если же информации в основном массиве для проведения отбора окажется недостаточно, служба персонала сможет восполнить дефицит, обратившись для этого к резервному информационному массиву.

Поступающая в службу персонала информация о кандидатах должна централизованно обрабатываться. Обработка информации включает сбор, учет, систематизацию, анализ, резервное копирование и последующее хранение информации, а в необходимых случаях - и ее выдачу уполномоченным должностным лицам предприятия.

Сбор информации заключается в идентификации поступившего к службе персонала сообщения - резюме или его аналога- по адресату, виду, а также в помещении на соответствующее место хранения.

Учет включает присвоение каждому сообщению, принятому на хранение, регистрационного номера, указываемого на носителе информации и в специальной учетно-регистрационной форме (например, журнале, книге).

Систематизация учтенной (зарегистрированной) информации позволяет предварительно разделить ее на основную и резервную. Последующий анализ информации производится с целью проверки на достоверность, а также для окончательного распределения по категориям значимости[15].

Анализ на этапе поиска носит первичный характер и заключается преимущественно в установлении формального соответствия профессиональных и личных данных кандидатов предъявляемым требованиям. Сведения о кандидатах, признанными отвечающими установленным требованиям, включаются в соответствующий список -шорт-лист (short-list, от англ. - «короткий список»).

Поиск завершает процедура подготовки и выдачи руководству предприятия предложений по персональному составу кандидатов, которых целесообразно допустить к этапу квалификационного отбора. Во многих случаях для этого используется шорт-лист.

Функциональное назначение шорт-листа заключается в документировании наиболее существенных идентификационных сведений о кандидатах, а также в информировании руководства службы персонала о составе и содержании указанных сведений. Кроме того, на основе сведений шорт-листа производится подготовка некоторых других документов - в частности, приглашений на отборочное собеседование и уведомлений об отказе в предоставлении вакансий.

При необходимости кандидатам - по телефону, электронной почтой или по факсу - могут направляться сообщения с просьбой о предоставлении дополнительной (уточняющей) информации о себе. Таким образом, на основе общего списка кандидатов, соответствующих формальным требованиям, постепенно формируется окончательный вариант шорт-листа.

Шорт-лист подписывается начальником группы поиска персонала, после чего представляется на рассмотрение начальнику службы персонала. На основании утвержденного шорт-листа готовятся приглашения на отборочное собеседование и уведомления об отказе в предоставлении вакансий.

Подведение итогов проделанной работы завершает этап поиска персонала. Подведение итогов позволяет дать объективную оценку выполненной работы, уточнить задачи на очередной этап работы. В случае успешного поиска таким этапом, как правило, является отбор персонала[15].

Таким образом, можно сделать вывод, что подбор грамотных и квалифицированных работников является необходимым условием для нормального функционирования любого предприятия. Подбор является сложным, многоуровневым этапом, при поиске соответствующих требованием кадров, без которого не может обойтись учреждение.

1.2 Методы, принципы и критерии отбора персонала

Рассмотрение сущности и содержания процесса отбора персонала предполагает, прежде всего, определение его понятия. К началу ХХI века понятие «отбор персонала» прочно вошло в научный аппарат, хотя однозначного толкования данного термина в управлении еще не сложилось. Проанализировав трактовки И.Б. Дураковой, О.Н. Аллина, Н.И. Сальниковой, Н.В. Федоровой, О.Ю. Минченковой, А.О. Блинова и О.В. Василевской можно сделать вывод, что отбор персонала - это специальная функция кадрового менеджмента. Суть отбора персонала заключается в выборе наилучших кандидатов на вакантные места, направленная на формирование такого состава персонала, который бы обеспечил наибольшую конкурентоспособность организации при сбалансированности интересов организации и персонала. Зависимость эффективности предприятия от эффективности работы подчиненных подчеркивает Г. Десслер, считающий, что не обладающие нужными способностями служащие будут работать не столь успешно, что негативно скажется на деятельности работодателя [4].

Рогожин М.Ю. выделяет примерный состав мероприятий по отбору персонала который включает:

- формулирование задач этапа;

- проведение установочного совещания с работниками службы персонала, доведение до их сведения основных показателей отбора;

- выбор технологии отбора;

- уточнение основных и второстепенных критериев отбора кандидатов;

- уточнение порядка принятия решений об одобрении (отклонении) кандидатов;

- обработку информации о кандидатах, полученной в процессе мероприятии отбора;

- подготовку и выдачу предложений по персональному составу кандидатов, рекомендуемых к приему на работу и к зачислению в кадровый резерв предприятия;

- подведение итогов этапа поиска.

Отбор персонала организуется группой отбора или специально уполномоченным для этой цели лицом[15].

При отборе кадров принято руководствоваться следующими принципами:

- ориентация на сильные, а не на слабые стороны человека и поиск не идеальных кандидатов, которых в природе не существует, а наиболее подходящих для данной должности. Отбор прекращается, если несколько человек не удовлетворяют предъявленным требованиям, так как, скорее всего эти требования завышены, и их необходимо пересмотреть;

- обеспечение соответствия индивидуальных качеств претендента требованиям, предъявляемым содержанием работы (образование, стаж, опыт, а в ряде случаев пол, возраст, здоровье, психологическое состояние);

- ориентация на наиболее квалифицированные кадры, но не более высокой квалификации, чем это требует рабочее место[8].

Исходя из поставленных задач, перед руководителем группы, определяется технология отбора персонала.

Так, технология жесткого отбора характеризуется более значительным количеством отборочных мероприятий, по результатам которых может производиться «отсев» до 90% допущенных к ним кандидатов. Реализация указанной технологии сопряжена с высокими затратами организационных, временных и материальных ресурсов. Ее применение оправданно при проведении отбора кандидатов на замещение должностей руководящего состава и высококвалифицированных специалистов[15].

При отборе персонала выделяются основными критериями: образование, опыт, деловые качества, профессионализм, тип личности кандидата и его потенциальные возможности. Для решения конкретных задач каждому конкретному предприятию требуется работник с уникальным набором качеств [3]. А.В. Игнатьева считает, что среди важнейших требований, которым должны отвечать критерии отбора, можно выделить следующие:

- валидность;

- полнота;

- надежность;

- различительная способность;

- необходимость и достаточность критериев [5].

Успех отбора во многом зависит от способности работников службы персонала к эффективному использованию имеющихся в их распоряжении инструментов отбора. К числу наиболее распространенных инструментов отбора следует отнести:

- предварительное собеседование;

- анкетирование;

- тестирование;

- повторное собеседование.

Обоснованный выбор инструментов отбора позволяет не только сократить временные затраты службы персонала на выполнение соответствующих мероприятий, но и максимально точно определить персональный состав наиболее подходящих для работы на предприятии кандидатов

Несмотря на отличия в названиях и содержании отборочных мероприятий, их объединяет общее функциональное назначение все они позволяют как можно лучше познакомиться с кандидатом на вакантную должность, объективно оценить его служебно-деловые качества, сравнить результаты оценки на предмет соответствия предъявляемым предприятием требованиям, после чего, сопоставив с результатами оценки других кандидатов, принять решение о предоставлении или отказе в предоставлении работы. И как свидетельствует практика, наиболее универсальным методом изучения кандидатов является непосредственное общение с ними - например, в форме собеседования [15].

Собеседование (интервью) по отбору персонала представляет собой обмен информацией между представителем организации и кандидатом на занятие вакантной должности. При собеседовании возможно следующее распределение времени:

- 70% времени говорит кандидат;

- 30% времени говорит интервьюер.

Т.А. Терентьева подчеркивает, что наиболее распространенным видом собеседования является собеседование «один на один», во время которого один представитель организации встречается с одним кандидатом. Используются и другие виды собеседований, к которым относятся: предварительное, групповое (панельное), структурированное или неструктурированное, ситуационное (гипотетическое), сфокусированное, а также стрессовое собеседование [18]. Кроме того, согласно классификации, о которой пишет в своей работе М.И. Магур собеседования бывают:

- биографические собеседования;

- ситуационные собеседования;

- критериальные собеседования [9].

Биографические собеседования строятся вокруг фактов из жизни кандидата, его прошлого опыта. Биографическое собеседование дает возможность оценить то, что кандидат уже сделал в своей жизни и на основании этого предположить, насколько успешно он сможет работать в должности, на которую претендует.

В ходе ситуационного собеседования кандидату предлагается решить одну или несколько проблем (практических ситуаций). В качестве таковых часто используются реальные или гипотетические ситуации, связанные с будущей профессиональной деятельностью кандидата. Данный тип собеседования позволяет в большей мере оценить способность кандидата решать определенные типы задач, нежели его аналитические способности в целом.

Критериальное собеседование представляет собой интервью, во время которого кандидату задаются вопросы о том, что бы он сделал в определенной ситуации, а его ответы оцениваются с точки зрения заранее выработанных критериев. Преимущества этого вида собеседования состоят в использовании вопросов и методов оценки, непосредственно связанных с профессиональной деятельностью, а также в возможности легко ранжировать кандидатов, отвечающих на стандартные вопросы. Недостатки связаны с ограниченностью оцениваемых качеств кандидата и необходимостью тщательной предварительной подготовки для проводящего собеседование сотрудника.

Наилучшего результата можно добиться, построив собеседование с кандидатом таким образом, чтобы оно включало в себя элементы всех видов интервью [12].

Вне зависимости от выбранного интервьюером типа собеседования, оно должно состоять из нескольких этапов:

- подготовки;

- «создания атмосферы доверия»;

- обмена информацией;

- заключения;

- оценки.

Оценка кандидата должна быть произведена непосредственно после собеседования, в противном случае ухудшается острота восприятия будущего кандидата[10].

Анкетирование, как часть процедуры отбора, имеет целью прежде всего получить от кандидата в документированной форме ряд сведений, представляющих особое значение для принятия объективного решения о его приеме на работу[15].

Тестирование позволяет определить сегодняшнее состояние кандидата с точки зрения его соответствия требованиям, предъявляемым к вакантной должности, а также потенциала развития. Используются такие методы тестирования как:

- тесты на общие умственные способности;

- тесты на благонадежность (оценивают лояльность кандидата, его надежность, гибкость, эмоциональную устойчивость и просоциальность поведения);

- тесты профессиональных знаний, применение которых ограничено при оценке и отборе неопытных работников [10].

После успешного прохождения анкетирования и тестирования, кандидат повторно приглашается на собеседование.

Повторное собеседование подытоживает этап предварительного отбора кандидатов. В некоторых случаях решение о приглашении того или иного кандидата на работу может быть вынесено непосредственно после завершения этого, однако в большинстве случаев за этапом предварительного отбора следует еще один отборочный этап. Его цель заключается в углубленной проверке профессиональной пригодности прошедших предварительный отбор кандидатов. Как правило, такую проверку кандидаты проходят в процессе выполнения комплексного рабочего задания[15].Метод рабочих заданий представляет собой моделирование (частично или полностью) деятельности, которую кандидат должен будет выполнять непосредственно на рабочем месте [10]. Преимуществом данной методики является возможность оценки кандидатов в конкретной ситуации, а недостатком - необходимость привлечения сторонних наиболее компетентных специалистов (экспертов), с тем, чтобы обеспечить максимальную объективность результатов его выполнения[11].

Этап вторичного отбора завершается совещанием, в ходе которого происходит обмен мнениями о достоинствах и способностях кандидатов, выполнивших комплексное практическое задание. Итоговая оценка, выставляемая кандидатам, должна основываться на совокупности показателей, продемонстрированных ими на всех этапах отбора. При определении итоговой оценки принимаются во внимание материалы анкетирования, тестирования и испытания кандидата, а также записи собеседований, проведенных с его участием[15].

По итогам голосования служба персонала готовит и передает на рассмотрение руководителю предприятия мотивированные предложения по персональному составу кандидатов, рекомендуемых к приему на работу и к зачислению в кадровый резерв предприятия. Последним мероприятием этапа отбора является подведение его итогов.

При выявлении одного и более кандидатов, отвечающих предъявляемым требованиям, службой персонала инициируется процедура найма, сопровождаемая соответствующим документальным оформлением[15].

Подводя итоги, можно сделать вывод, что при отборе персонала используются многочисленные формы и методы отбора с помощью которых учреждения отбирают наиболее подходящих им людей. Отбор персонала имеет важное значение при управлении человеческими ресурсами, так как от него во многом зависит дальнейшая деятельность учреждения, только при наличии квалифицированного персонала учреждения смогут добиться наилучших результатов и поставленных задач.



Глава 2. Процесс найма персонала

2.1 Документирование процесса найма персонала

Найм персонала выступает в качестве заключительной фазы отбора кандидатов на вакантную должность. В процессе определяются и документально подтверждаются будущие деловые отношения между работодателем и работником. Они предполагают четкое соблюдение ныне действующих правовых актов ТК РФ[13]. Завершается приём на работу формированием личного дела работника, в котором хранится необходимый перечень документов, подаваемых кандидатом на первом этапе процесса найма[20].

Наем персонала - это совокупность мероприятий по предоставлению кандидату, успешно прошедшему этап отбора, статуса работника предприятия и документальному закреплению этого статуса в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством. В общем случае состав мероприятий по найму персонала включает [15]:

- объявление кандидату решения руководства предприятия о приеме на работу;

- ознакомление кандидата с условиями найма (проектом трудового договора);

- оформление кандидатом заявления о приеме на работу;

- согласование условий трудового договора;

- представление кандидатом документов, необходимых для заключения трудового договора;

- оформление трудового договора, подписание его обеими сторонами трудовых отношений;

- оформление приложений к трудовому договору;

- издание приказа о приеме на работу;

- оформление трудовой книжки;

- внесение в трудовую книжку записи о приеме на работу, ознакомление с ней работника;

- ознакомление работника с локальными актами предприятия, имеющими отношение к трудовой функции (работе), поручаемой в соответствии с трудовым договором;

- оформление документов, связанных с работой: автобиографии, личного листка по учету кадров, личной карточки, личного дела;

- выдачу работнику копий документов, связанных с работой;

- учет персональных данных работника;

- оформление и выдача работнику пропуска.

- Кроме того, в случаях, предусмотренных законодательством, найму может предшествовать медицинское освидетельствование лица, принимаемого на работу.

Объявление кандидату решения руководства предприятия о приеме на работу - стартовая точка процедуры найма[15].

Найм персонала оформляется в соответствии со ст. 17 ТК РФ, которая предусматривает три разновидности трудового договора:

- трудовой договор на неопределенный срок, по которому обычно принимают на работу в государственных и муниципальных предприятиях;

- срочный трудовой договор, заключающийся на определенный срок и становящийся все более распространенным в условиях складывающегося рынка;

- трудовой договор на время выполнения определенной работы[16].

Ознакомление кандидата с условиями найма может быть выполнено одновременно с объявлением решения о приеме на работу либо непосредственно после того, как кандидат, проинформированный о таком решении, обратится с соответствующей просьбой. Для ознакомления кандидату, как правило, предлагается проект трудового договора.

Проект трудового договора может быть вручен кандидату непосредственно на предприятии, переслан ему по почте (письмом с уведомлением о вручении) либо иным образом, но с обязательным подтверждением кандидатом факта получения документа. Кандидату должно быть предоставлено время, необходимое для изучения проекта трудового договора, в особенности зафиксированных в нем существенных условий.

В случае, если кандидат полностью согласен с содержанием проекта трудового договора, ему, как правило, сразу же предлагается подать заявление о приеме на работу. Если же у кандидата есть возражения по проекту трудового договора, то предприятие, с учетом характера этих возражений и, исходя из собственной заинтересованности в кандидате, может предложить[15]:

- изменить содержание трудового договора в соответствии с пожеланиями кандидата;

- частично изменить содержание трудового договора, достигнув, таким образом, с кандидатом взаимоприемлемого компромисса;

- отклонить возражения кандидата.

В последнем случае трудовой договор может быть - с согласия кандидата - заключен в первоначальном виде. Отсутствие такого согласия предоставляет предприятию возможность обратиться к услугам другого кандидата.

Оформление кандидатом заявления о приеме на работу инициирует документальное оформление факта найма кандидата в качестве работника на данное предприятие. Подготовка заявления производится кандидатом лично в соответствии с установленной предприятием формой. В заявлении, наряду с просьбой о заключении трудового договора, кандидату целесообразно отразить и свое согласие с предлагаемыми условиями найма.

Оформление трудового договора и подписание его обеими сторонами трудовых отношений организуется на основании резолюции руководителя предприятия на заявлении о приеме на работу и в точном соответствии с положениями главы 10 ТК РФ[15].

Трудовой договор должен обязательно содержать:

- продолжительность деятельности;

- обязанности, вытекающие из трудовых отношений;

- испытательный срок;

- права и ответственность;

- систему оплаты труда и социальные гарантии;

- возмещение расходов на командировки;

- критерии оценки труда;

- использование результатов деятельности и изобр1етений работника;

- тарифные соглашения и основные положения внутреннего трудового распорядка;

- обеспечение спецодеждой;

- дополнительные услуги[16].

Вмести с трудовым договором, при необходимости, оформляются приложений к трудовому договору. В качестве таких приложений могут выступать не только различного рода обязательства, но и некоторые другие виды договоров, в том числе:

- ученический договор;

- договор о полной материальной ответственности работника;

- договор об оформлении работнику допуска к государственной тайне (составляющим ее сведениям).

Возможность заключения с работником предприятия ученического договора вытекает из положений ст. 198 ТК РФ. Именно такой договор и следует рассматривать в качестве дополнительного к ранее заключенному с работником трудовому договору.

Ученический договор должен содержать:

- Наименование сторон, между которыми заключен данный договор;

- Указание на конкретную профессию, специальность, квалификацию, приобретаемую учеником (обучаемым работником);

- Обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором;

- Обязанность работника пройти обучение и в соответствии с полученной профессией, специальностью, квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре;

- Срок ученичества;

- Размер оплаты в период ученичества.

При необходимости в ученическом договоре могут быть зафиксированы и иные условия, определенные соглашением между работником и работодателем, но не противоречащие законодательству.

Возможность заключения с работником предприятия договора о полной материальной ответственности вытекает из положений ст. 244 ТК РФ. Такой договор заключается с работником, достигшим возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающим либо использующим денежные, товарные ценности или иное имущество работодателя, при условии, что:

- данным работником выполняются виды работ, предполагающие в соответствии с перечнем работ материальную ответственность лиц, допущенных к их исполнению;

- работник относится к категории, для которой в соответствии с перечнем предусмотрено заключение договора о полной материальной ответственности.

Возможность заключения с работником предприятия договора об оформлении допуска к государственной тайне вытекает из положений ст. 57 ТК РФ и соответствующих положений федерального законодательства. Такой договор заключается в случаях, когда работнику по характеру поручаемой ему работы необходим доступ к сведениям, составляющим государственную тайну.

Соответственно такая работа должность быть предоставлена работнику лишь после оформления допуска по соответствующей форме и в установленном законодательством порядке. Перечень должностей, при назначении на которые граждане обязаны оформлять допуск к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну, определяется номенклатурой должностей, утверждаемой руководителем предприятия или его заместителем (помощником), ответственным за обеспечение защиты сведений, составляющих государственную тайну, после согласования ее с органом безопасности.

Заключение соответствующего договора производится в соответствии с порядком и правилами, установленными руководящими документами федеральных, территориальных, местных или ведомственных органов управления, решения и указания которых являются обязательными для предприятия. В частности, заключение договора о допуске работника к государственной тайне производится в соответствии с Инструкцией о порядке допуска к государственной тайне.

Возможность заключения с работником обязательства о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, также вытекает из положений ст. 57 ТК РФ и соответствующих положений федерального законодательства. Такое обязательство дается работником в случаях, когда ему по характеру поручаемой работы необходим доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия[15].

В соответствии со ст. 10 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, с работниками должно осуществляться на основании трудовых договоров, содержащих соответствующее условие либо дополненных соответствующим приложением - например, в форме обязательства.

Издание приказа о приеме на работу производится с целью документирования факта найма работника. Это требование вытекает из ст. 68 ТК РФ.

Основанием для издания приказа о приеме на работу служит надлежащим образом оформленный и подписанный работником и работодателем трудовой договор. Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Форма приказа о приеме на работу (форма № Т-1) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку работника. В том случае, если работник поступает на работу впервые, трудовая книжка оформляется предприятием.

Оформление трудовой книжки производится в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкцией по заполнению трудовых книжек[15].

Внесение в трудовую книжку записи о приеме на работу производится на основании приказа о приеме на работу. Инструкция устанавливает следующий порядок внесения указанной записи в трудовую книжку:

В графе 1 «№ записи» - номер, присваиваемый текущей записи, сквозным образом, по порядку, начиная с первой записи блока до последней. Должна быть заполнена для записи любого типа, кроме строки информации о работодателе, вносимой в форме подзаголовка без порядкового номера.

В графе 2 «Дата» - состоит из трёх колонок: число, месяц, год. Заполняется арабскими цифрами, в первых двух столбиках - по две цифры, в третьем - четыре цифры. Сюда вносится дата случившегося события, а не дата заполнения книжки. В большинстве случаев совпадает с датой документа, подтверждающего запись. При заполнении информации об увольнении содержит дату последнего рабочего дня сотрудника.

В 3 графа «Сведения о приёме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении» - основная часть записи, которая содержит описание события и его причин (принят на должность, переведён, уволен). Вносится без сокращений, включает в себя формулировку, точно совпадающую с текстом приказа руководителя, и содержит ссылку на законодательство. При оформлении увольнения сотрудника в этой же графе после текста идёт подпись ответственного лица и оттиск печати.

В графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись» - точные реквизиты в указанном порядке документа, подтверждающего случившееся событие[6].

Ознакомление работника с записью о приеме на работу - как и с вносимыми в трудовую книжку записями о переводе на другую работу и об увольнении - является обязательным. В соответствии с правилами ознакомление работника с записями в трудовой книжке производится под роспись в личной карточке (форма № Т-2), в которой запись, внесенная в трудовую книжку, дублируется.

Ознакомление работника с локальными актами предприятия, имеющими отношение к трудовой функции, поручаемой в соответствии с трудовым договором, предусмотрено ст. 68 ТК РФ. До начала работы работника целесообразно ознакомить с действующими правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника - в частности, с документацией по охране труда.

Оформление документов, связанных с работой, производится с целью документирования персональных данных работника, необходимых для надлежащего ведения учета труда и заработной платы, а также для учета средств труда, выданных работнику для выполнения порученной ему в соответствии с трудовым договором работы. В большинстве случаев на каждого вновь принятого на предприятие работника оформляются автобиография, личный листок по учету кадров, личная карточка, а некоторых случаях - и личное дело[15].

Автобиография - это документ, представляющий собой жизнеописание соискателя, выполненное им по установленной предприятием форме.

Личный листок по учету кадров - это вспомогательный документ унифицированного первичного учета персональных данных работника предприятия.

Личная карточка работника - это основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника предприятия.

Личное дело - это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ персональные данные работника предприятия. Личные дела ведутся:

- на работников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т. п.);

- на работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т. п.);

- на работников, замещающих государственные должности государственной службы (государственных служащих)[15].

В личные дела работников из числа руководящего состава, группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период работы указанных лиц на данном предприятии, в том числе:

- автобиография;

- личный листок по учету кадров (или анкета);

- дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

- копии документов об образовании;

- трудовой договор (второй экз.);

- договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

- характеристики (рекомендательные письма);

- заявление о приеме на работу;

- выписки из приказов о приеме на работу;

- выписки из документов о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

- выписки документов об аттестации работника (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Перечисленные документы по мере накопления помещаются в отдельную папку.

Выдача работнику копий документов, связанных с работой, производится в порядке, предусмотренном ст. 62 ТК РФ. Основанием для выдачи служит письменное заявление работника. Работодатель обязан предоставить работнику надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой (выписки из них), безвозмездно в срок не более трех рабочих дней с даты рассмотрения соответствующего заявления. Как правило, работникам выдаются копии приказов о приеме на работу, выписки из трудовых книжек[15].

Учет персональных данных работника, согласно постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, производится для надлежащего учета рабочего времени и расчетов с персоналом.

С этой целью на предприятии оформляются:

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

- расчетно-платежная ведомость;

- лицевой счет (на каждого работника);

- другие документы, предусмотренные Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Оформление и выдача работнику пропуска производится для обеспечения беспрепятственного доступа работника на рабочее место, а также для подтверждения предоставленного ему статуса работника предприятия[15].

Можно сделать вывод, что найм персонала является заключительной фазой поиска и отбора персонала. В процессе найма происходит окончательное выяснение предстоящих отношений между работодателем и наемным работником, происходит процесс документирования, работник получает сведения о правилах организации и своих трудовых обязанностях.

2.2 Найм персонала на примере библиотеки КГИК

Библиотека вуза - информационно образовательный и культурный центр, поскольку много внимания уделяется реализации культурно-просветительской и воспитательной функции. Библиотека устанавливает творческие и конструктивные отношения с ректоратом, деканатами и всеми структурными подразделениями университета. Она осуществляет информационное сопровождение всех общеуниверситетских мероприятий.

Библиотека КГИК создана в августе 1967 год. Ежегодно библиотека обслуживаем свыше 4826 читателей. За последний год в библиотеке выдано 90131 изданий, предоставлялось 3628 справок и консультаций. Библиотека строит свою работу с учетом развития университета, демократических и экономических преобразований в стране, современных информационных технологий, инноваций в библиотечном деле. Эффективность работы библиотеки во многом зависит от слаженных действий всего коллектива, понимания и поддержки каждым работником новых идей и программ. В библиотеке трудятся 13 библиотекарей, из них в отделе обслуживания работает 5 сотрудников. 61 % имеют высшее и незаконченное высшее профильное образование.

При поступлении на работу сотрудник проходит этап отбора у непосредственного руководителя. На данном этапе руководитель проводит собеседование с потенциальным работником. При помощи собеседования руководитель определяет есть ли необходимые компетенции у будущего специалиста. Однако, в связи с тем, что библиотека находится в структуре вуза, окончательный процесс документации найма сотрудников происходит в кадровой службе вуза.

Кадровая служба вуза (отдел кадров предприятия) - совокупность специализированных подразделений в структуре вуза, призванных управлять персоналом учреждения.

При поступление на работу сотрудник получает трудовой договор для ознакомления с условиями найма, где указываются работодатель, и работник и раскрываются основные пункты трудового договора: предмет трудового договора, права и обязанности работника, права и обязанности работодателя, режим рабочего времени и времени отдыха, изменение и расторжение договора, разрешение споров, иные условия трудового договора, адреса и реквизиты сторон.

После ознакомления с договором, трудовой договор подписывается работником и работодателем и оформляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр остается у работодателя, другой передается на руки работнику.

После заключения трудового договора, запись о приеме на работу в библиотеку вносится в трудовую книжку работника. Если работник поступает на работу впервые, трудовая книжка оформляется учреждение. Сотрудника ознакомляют с записью о приеме на работу, производится роспись об ознакомление в личной карточке (форма № Т-2), в которой запись, внесенная в трудовую книжку, дублируется.

Следующим этапом работника ознакомляют с локальными актами предприятия: коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о персональных данных; уставом института, положением об оплате труда, антикоррупционной политикой.

После этого сотрудником заполняется личный листок по учету кадров, где раскрываются основные данные о сотруднике (ФИО, год рождения, национальность, образование, учебное заведение и его местонахождение, иностранные языки, научные труды и изобретения, выполняемая работа с начала трудовой деятельности, пребывание за границей, участие в центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных, партийных, советских и других выборных органах, какие имеются правительственные награды, отношение обязанности, семейное положение, домашний адрес), анкета и автобиография.

При приеме на работу, в обязательном порядке, сотрудника ознакомляют, а затем он подписывает согласие на обработку его персональных данных.

Затем в учреждение оформляются:

- расчетно-платежная ведомость;

- лицевой счет на работника;

- другие документы, предусмотренные Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Заключительным этапом является оформление и выдача работнику пропуска.

Можно сделать вывод, что вузовская библиотека проводит найм работников, по такой же структуре, как и любое другое учреждение. Найм персонала в библиотеку является сложным и многоаспектным этапом работы кадровой службы. Сотрудники при устройстве в библиотеку КГИК, прежде чем приступить к работе, проходят все этапы оформления документации.