Проведение переговоров на выставках

Размещено на http://www.allbest.ru/

Учреждение среднего профессионального образования

Владимирский техникум туризма

при учреждении высшего образования

«Владимирский институт туризма и гостеприимства»

Курсовая работа

по дисциплине: «Технология и организация туроператорской деятельности»

на тему:

«Проведение переговоров на выставках»

Выполнила:

студентка 3 курса

группы Т-116

Захарова Александра Алексеевна

Руководитель:

Климова Елена Александровна

Владимир 2018

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Понятие выставки и цели участия в ней

1.1 История и сущность выставки

1.2 Цели участия в выставке

1.3 Классификация выставок

2. Организация выставки

2.1 Планирование проведения выставки

2.2 Оформление выставочного стенда

2.3 Работа со СМИ и интернетом. Проведение переговоров

2.4 Подготовка, проведение и завершение переговоров с предполагаемыми партнёрами

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

выставка переговоры партнер



ВВЕДЕНИЕ

Выставка - это эффективный ресурс организации, а также социально-культурных и маркетинговых исследований, поскольку они дают организациям, которые заинтересованы, обширную информацию.

Актуальность проблемы заключается в том, что выставка является своеобразным срезом вполне конкретной ситуации на рынке, в том числе даёт возможность осуществить поиск соответствующих рынков, участвовать в выходе на эти рынки наиболее эффективными способами. Каждая выставка важна, ёмкая в плане материальных затрат.

Ценность исследований на выставке:

1. Возможность получения богатого объёма данных быстро, дешевле.

2. Достижение углублённого понимания рыночной ситуации без ориентации на затратный и долговременный сборы массовых данных.

3. Отследить динамику различного рода показателей (их число может достигать значительной величины).

4. Определение новых тенденций в развитии рынка и сосредоточение внимания на изучении самых перспективных сегментов.

5. Участники выставки - это вполне конкретное сообщество, обладающее огромным объёмом весьма разнообразной и надежной информации о маркетинге.

6. Знать психологические аспекты в проведении переговоров с предполагаемыми партнёрами и потенциальными покупателями.

Цель данной курсовой работы - исследование организации выставки и самих переговоров в выставочной деятельности. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить ключевые представления, рассмотреть историю и сущность выставочной деятельности.

2. Сформулировать цель участия в выставке.

3. Рассмотреть основные этапы организации и проведения выставки и переговоров на ней.

Предметом исследования является организация проведения переговоров выставок. Объектом исследования являются непосредственно сами переговоры. Но перед тем как перейти к процессу изучения самой выставки, необходимо немножко окунуться в историю развития выставок.



1. ПОНЯТИЕ ВЫСТАВКИ И ЦЕЛИ УЧАСТИЯ В НЕЙ

1.1 История и сущность выставки

Выставка - это публичное место, устроенное по определённому плану для обозрения продуктов промышленного и искусственного характера конкретного региона, округа, страны или многих стран. Она имеет задачу представить общую картину состояния данного этапа развития экономики с помощью публичного соревнования производителей и массового привлечения потребителей, в совокупности с содействием их развития. Они могут быть постоянными и временными. Современные выставки берут начало от музеев из Франции, которые основали кардиналы Мазарини и Кольбер. [9]

Однако первые постоянные выставки отличались от промышленных музеев заменой выставленных предметов на другие. В последнее десятилетие 19 века широкое развитие в Западной Европе получили постоянные выставки образцов промышленности, учреждённые товариществами фабрикантов в крупных центрах промышленности.

Музеи преследуют цели исключительно образовательные - это сосредоточение в себе образцов товаров иностранного производства, которым должны подражать местные производители, или отражение эволюции технического прогресса страны.

В противоположность этому выставки постоянных образцов представляют собой лишь местную промышленность и преследуют чисто коммерческие задачи - то есть служат посредниками между местными производителями и покупателями из других стран. Первая такая выставка образцов прошла в 1882 году в Штутгарте. [14]

В то время различались местные (для данного округа) и национальные (всероссийские, международные и всемирные) выставки. В плане промышленности различали художественные, промышленные (фабрично-ремесленный труд) и сельскохозяйственные выставки. В том числе различают выставки по времени проведения (периодические и постоянные).

Первая промышленная выставка была устроена во Франции, в Париже, в 1798 году, однако история выставочного дела была открыта на Всемирной выставке в Лондоне в 1851 году. В России первая выставка отечественной промышленности отечественного характера состоялась в 1829 году в Санкт-Петербурге, вторая - в Москве через 2 года, третья - в Санкт-Петербурге также с интервалом в 2 года.

Всемирные выставки отличаются от международных принятием участия представителей промышленности лишь отдельных государств, которые имеют высокие достижения в данной отрасли. Всего Всемирных выставок в 19 веке было 8 (девятая выставка устраивалась в Чикаго и была открыта в 1898 году).

В феврале 1935 г. II Всероссийский съезд колхозников-ударников обратился в органы центральной власти с предложением об организации в Москве постоянной Всесоюзной выставки сельского хозяйства. Предложение было одобрено и принято, поэтому вскоре в северной части столицы начали строить павильоны. Открытие выставки состоялось 1.08.1939 года.

В связи с распадом СССР была ликвидирована государственная монополия на ярмарочно-выставочную деятельность, и это создало предпосылки для быстрого возникновения ярмарочно-выставочных центров крупных, средних и мелких размеров почти во всех крупнейших промышленных городах России. Активизация работ в этой области актуальна и осознана правительством. Её развитие было обусловлено определенными приоритетами регионов России по промышленному потенциалу, потенциалу сырьевой базы и продукции аграрного сектора. И после того, как мы рассмотрели немножко истории о выставках, то можно перейти непосредственно к обозрению самой выставки. И для начала необходимо определить, какие цели ставит перед собой каждый её участник.

1.2 Цели участия в выставке

Выставки имеют несколько целей:

1. Завязка новых деловых связей.

2. Укрепление старых партнерских отношений.

3. Знакомиться с новой информацией.

4. Встречи с единомышленниками и конкурентами.

5. Обсуждение с представителями своей и смежных отраслей новых тенденций в производстве, продаже товаров и услуг.

6. Ведение поиска новых рынков сбыта своей продукции.

Для активного, прогрессивного современного делового человека значение выставки довольно-таки трудно переоценить:

1. Возможность встретиться с покупателями, специалистами и с потенциальными заказчиками.

2. Пообщаться с производителями товаров и услуг непосредственно и выяснить, какие у них есть неиспользованные производственные возможности и посмотреть на экспериментальные образцы их новой продукции. [18]

В наше время с учётом современных реалий рыночной экономики основной задачей, которая стоит перед любым предприятием, с точки зрения маркетинга, является максимальный и всесторонний учёт интересов всех потребителей. Именно поэтому на выставках стараются демонстрировать новинки, заключать сделки, в том числе ведется работа по формированию спроса и стимулированию сбыта, поскольку может осуществляться полная или частичная торговля со стенда.

Значение выставок необходимо рассматривать в нескольких аспектах:

1. От проведения выставки выигрывают экспонент и посетитель, поскольку сразу идёт активизация сотрудничества, ведь выставки организуются, в первую очередь, для изучения рынка самими участники, также для повышения конкурентности и увеличения сбыта.

2. От проведения выставок извлекает выгоду страна, регион, или город (с точки зрения макроэкономики происходит международная торговля, с точки зрения микроэкономики происходит деятельность местных предпринимателей). [7]

Основными условиями проведения любой выставки являются:

1. Представление новых товаров, услуг и опыта.

2. Необходимость в разъяснении и демонстрации предлагаемых товаров.

3. Развитие контактов и их связи с последующей реализацией.

4. Демонстрация явных преимуществ предлагаемых товаров по сравнению с товарами у конкурентов.

5. Изучение структуры рынка.

6. Поиск новых путей распространения.

После того, как были определены цели участия в выставке, появилась необходимость в изучении различного рода классификаций выставок.

1.3 Классификация выставок

Из мирового опыта следует отметить, что выставки классифицируют по 5 основным признакам:

1. Географический состав экспонентов:

· Международные (участие фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее десяти процентов от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предлагаемый набор услуг должны соответствовать всем международным стандартам).

· Национальные (участие фирм какой-то отдельно взятой страны).

· Межрегиональные (демонстрация товаров и услуг производителей из нескольких регионов).

· Местные (региональные - участие фирм только из того города или региона, в котором проводится выставка).

2. По тематическому или отраслевому признаку:

· Универсальные.

· Специализированные (в свою очередь могут быть многоотраслевыми и отраслевыми).

· Количество посетителей на отраслевых выставках небольшое, от 500 до 1000 человек в день, поскольку собирается свой круг специалистов.

· Количество посетителей на многоотраслевых выставках составляет от 1000 до 3000 в день. Как правило, это представители различных отраслей. Временный эффект таких выставок весьма небольшой, от трёх до пяти месяцев. Главной их особенностью является то, что здесь собирается большое число конкурентов. [10]

· Универсальные выставки отличаются большой посещаемостью от 5 до 10 тысяч человек в день. Здесь есть высокий уровень розничных продаж, средняя торговая фирма за шесть дней работы выставки может реализовать месячную партию товара. Перестройка экономики, постепенный переход на рыночные отношения и отказ от монополии на выставочную деятельность и внешнюю торговлю, а также самостоятельность регионов России - всё это в корне изменило цель выставок, в том числе их назначение и взаимоотношения экспонента, участвующего в выставке и специалиста, который его посещает. Интересы участников выставок-ярмарок разные. Но большая часть из них стремится повысить результативность своего производства.

3. По значимости мероприятия для экономики города, региона или страны:

· Выставки федерального значения (вся страна в целом).

· Выставки межрегионального значения (несколько регионов страны).

· Выставки регионального значения (конкретный регион).

· Выставки местного значения (конкретный город или область).

4. По территориальному признаку (на территории какой страны проводится):

· Внутри страны.

· На территории других стран.

5. По времени функционирования:

· Постоянно действующие (более 6 месяцев или года).

· Временные (менее 6 месяцев)

· Краткосрочные (от 1-5 дней до 15 дней).

Организаторы выставок, в первую очередь, учитывают интересы взаимопонимание главных действующих лиц «участник-посетитель» и для этого должны четко представлять, что:

Выставка - это рынок в концентрированном виде, а также зеркало всех рынков этого направления. Выставки носят эмоциональный характер для привлечения человеческих чувств. Выставка обеспечивает и увеличивает обозримость товаров и услуг. Она дает доступ на новые рынки или сегменты рынка, позволяют составить цену товара и предполагаемый результат. Выставка способствует интенсивному обмену информацией во всех аспектах: экономическом, техническом, эстетическом и политическом.

Выставка - это важное мероприятие по распространению продукции и расширению сбыта. При хорошей организации это может позволить фирме вступать в контакт с новыми клиентами и дистрибьютерами, дать возможность дополнительной реализации изделий, которые способствуют более быстрому их продвижению к потребителям. [4]

Как и множество других торговых операций, выставка должна тщательно планироваться и проводиться организованно. Только в этом случае она будут полезна. Тщательно планируются также их организация и проведение (должны назначаться ответственные за конкретное дело). В большой фирме к этой работе должны привлекаться:

1. Торговый менеджер

2. Менеджер по маркетингу

3. Специалист по рекламе.

4. Специалист по пропаганде.

В небольшой компании все эти задачи выполняет один человек, как правило, сам владелец или его партнер.

Выставка - это экономически эффективное средство продвижения товара и услуги. Затраты на одного посетителя на выставке в 3 раза меньше, чем при личной продаже.

Выставка обеспечивает возможность получения широкого маркетингового сообщения огромным количеством людей одновременно - это удобно для представления, в том числе введения нового продукта. Она позволяет улучшить благорасположение клиентов.

Специалисты по продажам имеют возможность осуществить на выставке все элементы в процессе личных продаж:

1. Определение перспективных покупателей.

2. Обслуживание существующих счетов.

3. Презентация продукта.

4. Улучшение корпоративного имиджа.

5. Сбор информации о конкурентах.

6. Продажа товара. [16]

Показ нового продукта на выставке - это более простой и дешевый способ вывести его в свет, найти покупателей, идеи и инвесторов. Выставка помогает выйти на новый для фирмы рынок или сегмент рынка (зарубежный, в том числе), информация об участниках появляется в СМИ. Выставка создает хорошие возможности для встреч с важными людьми.

Участие в выставке дает возможность работать с потенциальными клиентами «лицом к лицу». Их значительная часть имеет полномочия закупать продукцию. Предварительное знакомство с информацией на стенде облегчает их последующее общение с работающими на стенде. Участие в выставке дает уникальную возможность реальному покупателю побеседовать в непринуждённой обстановке на нейтральной территории, идёт улучшение и поддержание имиджа компании в макро-среде и микро-среде. И после того, как мы рассмотрели классификацию выставок и всю необходимую информацию по этому поводу, то можно перейти к практической части работы - организации выставки. Она очень важна, поскольку без необходимых знаний на эту тему участие выставки любой фирмы становится практически бессмысленным.



2. ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСТАВКИ

2.1 Планирование проведения выставки

Организаторами могут быть:

1. Федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов.

2. Выставочные организации.

3. Торгово-промышленные палаты.

4. Ассоциации межрегионального экономического взаимодействия субъектов.

5. Прочие организации.

Основным методом организации реализации товара на выставке является реализация по представленным образцам, которые доставляются предприятиями-поставщиками за их счет. Руководит выставкой выставочный комитет, который включает ответственных представителей органов государственной власти и управления торговлей, а также представителей промышленных предприятий и коммерческих структур. Решения по вопросам компетенции, которые принимает выставочный комитет, являются обязательными для экспонентов выставки.

Основными функциями выставочного комитета являются:

1. Определение времени и места проведения.

2. Создание рабочих органов выставки (дирекция, арбитраж, бюро по учёту договоров).

3. Определение графиков встреч поставщиков и покупателей.

4. Утверждение сметы доходов и расходов, а также размера средств на её прохождение и источников их получения.

5. Определение порядка и режима работы.

6. Разрешение споров, которые возникают при заключении, изменении и (или) расторжении договоров, либо при согласовании, изменении и уточнении специфики договора. В этом случае такие решения утверждает арбитраж выставки после истечения срока на обжалование и рассматривает жалобы для решения.

7. Решение других вопросов, которые связаны с организацией и проведением мероприятия.

Решения выставочного комитета оформляются протоколами, которые подписываются председателем комитета или его заместителем.

Дирекция выставки осуществляет такие задачи, как:

Руководство группой для учёта договоров, ведение организаторской, рекламной и коммерческой деятельностей, связанных с подготовкой и проведением выставки (аренда, оборудование и оформление помещений, подготовка всей необходимой документации, а также размещение участников, реклама товаров и определение регламента работы).

Обеспечение приёма и хранения образцов товаров, оказывание технического содействия участникам в заключении договоров, ведение необходимой отчётности.

У группы по учёту договоров есть такие обязанности, как:

1. Ведение необходимой учётной документации и регистрация договоров, которые были заключены.

2. Анализ хода заключений договоров, согласований специфик, в том числе подготовка соответствующих аналитических справок, записей и предложений.

Арбитраж выставочного комитета работает с такими направлениями, как:

1. Обеспечение правового обслуживания.

2. Консультирование участников по правовым вопросам.

3. Рассмотрение возникающих преддоговорных вопросов.

Основные этапы проведения выставки

В планировании выставки есть 3 этапа:

1. Планирование подготовки выставки:

· Составление перечня продукции.

· Составление плана стенда, заключение договора с оргкомитетом, а также передача плана стенда и заказа на оборудование и услуги.

· Изготовление рекламных материалов (информационные листы, плакаты, буклеты, проспекты).

· Подготовка информационных материалов (технические описания, прайс-листы, папки стендистов).

· Подготовка стендистов и персонала.

· Составление сметы расходов.

2. Планирование проведения выставки:

· Составление графика работы персонала, проведение инструктажа для персонала.

· Закрепление экспонатов за сотрудниками.

· Завоз и вывоз оборудования.

· Организация переговоров и заключение договоров.

· Продажа продукции.

· Организация учёта посетителей, которые интересуются продукцией.

3. Планирование работы после окончания мероприятия:

· Регистрация посетителей, покупателей, которые интересуются продукцией.

· Подведение итогов (подсчёт затрат и доходов).

· Разбор ошибок, которые были допущены при планировании выставки и стенда.

Перечень продукции должен соответствовать тематике выставки, однако у стендистов всегда должны быть под рукой материалы, которые отражают все направления деятельности фирмы.

На каждый вид продукции необходим информационный лист. В некоторых случаях для технически сложной продукции нужны 2 листа: лист с общим описанием назначения и функций и лист, который рассчитан на специалистов в данной области с подробными характеристиками. Близкие по назначению товары можно объединить на одном листе. А уже после организации работы самой выставки мы переходим к следующему этапу - оформление выставочного стенда. [15]

2.2 Оформление выставочного стенда

Выставочный стенд является лицом фирмы, поэтому к его оформлению следует относиться очень внимательно. На российских выставках часто встречаются руководители, относящиеся очень требовательно к рекламным объявлениям в газетах и журналах, при этом не жалея сил на корректировку по нескольку раз и совершенно бесстрастным отношением к экспозиции.

Для многих потенциальных покупателей или партнеров чтение газет с рекламой считается каждодневным занятием, а посещение выставки - целое событие. Оно должно быть запоминающимся, а для этого необходимы: опыт, смекалка и интеллект.

Особое значение имеет подготовка стенда. Обычно оргкомитеты в информационном письме указывают минимальные размеры, в том числе размеры других предлагаемых стендов, описание услуг, и оборудование. На выставках, которые организуются иностранными компаниями или с иностранным участием, могут быть варианты стандартных выставочных модулей абсолютно разных размеров. Можно заказать стенд по собственным эскизам, но только если он вписывается в отведённое место заблаговременно.

Первый вопрос, который встаёт перед фирмой: какого размера им необходим стенд? Размер играет определенную роль, но далеко не основную. Гораздо большую роль играет оригинальность оформления экспонатов, привлекательность рекламы, слаженность работы стендистов и внимательное отношение к посетителям. Даже небольшой стенд может успешно представлять крупную фирму. [3]

Способность оригинального оформления стенда может сделать главное для всех работающих на стенде - вызвать интерес у посетителей. Нужно стараться широко использовать нестандартные композиции, но не в ущерб обзору и демонстрации. При наличии нестандартного оборудования должна быть предусмотрена возможность её доставки на стенд.

План стенда соотносится с перечнем продукции, поэтому остаётся предусмотреть место для экспонатов, рекламных и информационных материалов. Расположение экспонатов возможно на одном или нескольких уровнях - всё зависит от габаритов, внешнего вида и плана стенда.

При расположении экспонатов обращают внимание на направление основного потока посетителей. Обычно это идёт от входных дверей к выходу или в направлении следующего зала. Экспонаты располагаются так, чтобы их было они видно основному потоку посетителей. Стендисты не должны перекрывать обзор посетителям. Если есть работающая модель, привлекающая посетителей длительное время, то должно быть предусмотрено место для неё так, чтобы группа стоящих и разглядывающих людей не мешала работе стендистов и общему потоку посетителей. Поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом с экспонатом или над ним, надписи должны легко читаться. В выставочной экспозиции есть несколько условных зон:

1. Выставочная (расположение экспонатов).

2. Офис (место заключения договоров, ведения переговоров и отдыха сотрудников).

3. Вспомогательная (склады).

Компоновка этих зон зависит от вида продукции и специализации выставки. Иногда подобные вопросы остаются без внимания и всплывают в самый последний момент, разрушая при этом уже намеченные планы.

Для одежды стендистов, их портфелей и сумок должны быть специальные вешалки или стационарные шкафы. При заказе нужно учитывать время года: зимой места под одежду понадобится больше.

При длительной работе необходимо предусмотреть место для отдыха сотрудников. Но далеко не на всех выставках есть места для питания стендистов. Даже при наличии очереди и высоких цен на продукты сотрудники могут оставаться голодными, а вид едящих или пьющих стендистов негативно отразится на мнении посетителей. Питание стендистов должно быть в недоступном для посетителей месте. Ну а если на Вашем стенде ведутся переговоры или заключаются договоры, то необходимо предусмотреть место для посуды, прохладительных напитков, а также приготовления чая или кофе.

Плохое впечатление производит стенд, который загружен пустыми коробками, портфелями и чемоданами сотрудников и посетителей. Если экспонаты или продукция упакованы в картонные коробки, то следует предусмотреть место для их хранения, которое закрыто от посетителей.

При наличии шумных экспонатов или шумных экспонатов других фирм рядом с Вашим стендом, необходимо предусмотреть закрытое помещение для переговоров. Этот шум может свести на нет все усилия при проведении переговоров. В комнате переговоров должны быть варианты договоров, коммерческих предложений, прайс-листы, рекламные материалы продукции, в том числе чистая бумага.

На руках у стендистов должны быть папки со всей необходимой информацией. Обычно они находятся на рабочем месте, однако это отвлекает внимание посетителей от экспонатов, а некоторые посетители иногда хотят взять ее на память. Такие папки не должны быть видны посетителям.

На большинстве выставок рекламные материалы раскладывают на виду у посетителей, и чтобы они брали их с собой. Запас материалов должен быть на выставочном стенде. Место хранения выбирают в зависимости от их объема и количества. Хранить можно на стеллаже, на специальном открытом стеллаже или в шкафу. Помимо общедоступных материалов на стенде должны быть рекламные и информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей фирм. Такие материалы лучше всего хранить в офисе вместе с документами для ведения переговоров. Работникам на стенде следует внимательнее относиться к каждому своему поступку, слову и поведению во всех видах деловых отношений.

Согласие на участие оформляется либо договором, либо заказом-договором. В обоих случаях от оргкомитета необходимы следующие работ:

1. Предоставление аренды открытой и закрытой площадей.

2. Аренда и монтаж оборудования в соответствии с планом стенда.

3. Установка розеток и дополнительных светильников.

4. Аренда и установка подиумов под экспонаты.

5. Предоставление дополнительных услуг или оборудования (вешалки, шкафы, холодильник, мойка, паласы, телефоны, столы, стулья).

6. Название фирмы над экспозицией.

7. Публикация сведений в каталоге.

8. Услуги грузчиков или автопогрузчика.

Часть оборудования и услуг можно получить бесплатно за счёт аренды площади определённого размера. Чем больше арендуемая площадь, тем больше будут услуги и объём дополнительного оборудования. Специфика экспонатов, организация работы и финансовые возможности определяют, какие будут услуги и оборудование. Оформление стенда должно быть в едином стиле и концентрировать внимание на экспонатах. Не следует увлекаться идеями оформления, поскольку основным являются экспонаты, а всё остальное должно дополнять, но не отвлекать внимание от основного.

Если на выставке есть новинка или какая-то перспективная продукция, то необходимо наиболее выгодное и хорошо просматриваемое место.

Надписи и плакаты должны взаимно дополнять друг друга. Результативность комбинации будет ясна в первые часы работы, потому что неправильное расположение или неполная информация вызывают много дополнительных вопросов. Простой анализ вопросов покажет, что не было учтено при размещении экспонатов и надписей.

В оформлении могут пригодиться плакаты, диаграммы и фотографии, но их не должно быть много. Большое количество текста и рисунков, перестаёт восприниматься и усваиваться. На стенде должны преобладать экспонаты в действующем виде. Если их нет, то вместо них должны быть макеты, демонстрационные табло и (или) фильмы. Даже самая лучшая фотография не сможет заменить оборудование или продукцию. Фотография может только демонстрировать область применения или гамму возможных расцветок. Если кроме этого совсем нечего представить, то не стоит в ней вообще не участвовать, а лучше подумать о другой форме рекламы (прямая почтовая рассылка рекламных проспектов, например).

Большое значение при оформлении имеют композиции из зелени и цветов. Выставочные залы - это не самая лучшая среда их обитания, а полив может испортить экспонаты или рекламу. Удобнее будут композиции из искусственных цветов и зелени более, они практически не требуют ухода, в том числе их можно разместить на любом уровне и в любом месте.

Никогда не считайте работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы может показать, что какие-то решения были не совсем правильными. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения. Если изменение невозможно, учтите ошибки, хотя бы на будущее, и не повторяйте их на следующих выставках. Как говорится, не ошибается тот, кто ничего не делает.

Любая выставка, также, является процессом учебы, потому что здесь учитесь Вы, Ваши конкуренты и партнеры. С каждым разом меняются оформление и дизайн выставок. Появляются электронные новинки, которые привлекают внимание. Но если они установлены на всех стендах - то это уже не привлекает внимание.

До начала выставки необходимо провести инструктаж всех стендистов:

1. Тематика выставки.

2. Цели участия в ней.

3. Перечень продукции и услуг.

4. Основные новинки.

5. Задачи, которые стоят перед стендистами:

· Ознакомление с новинками.

· Заключение договоров на поставку и продажу.

6. План стенда.

7. Закрепление мест за каждым стендистом.

8. Режим работы.

9. Основные категории посетителей:

· Модели поведения с каждой категорией посетителей.

· Формы регистрации посетителей.

10. Формы регистрации изменений, замечаний, и недостатков на стенде.

Во время работы на стенде постоянно должен присутствовать специалист, несущий ответственность за проведение мероприятия, тогда все замечания и пожелания работающих можно будет учесть в следующий раз. Обычно этот специалист поддерживает также связь с прессой и необходимо предупредить его об этом заранее для того, чтобы он имел время для надлежащей подготовки. У каждого стендист должны быть в наличии все необходимые для его работы документы и информация ещё до начала выставки. Всё это размещается в одной или двух папках.

Одна из папок содержит сведения только для стендиста (адрес, расчётный счёт фирмы, телефон руководителя, бланки заказов, прайс-листы со скидками и дополнительными условиями). В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или, наоборот, только те, в которых он разбирается меньше, - все зависит от организации работы на стенде и личных качеств стендиста. Во время выставки каждый стендист обязан находиться на специально отведённом ему месте. Особое значение в период работы мероприятия имеет охрана изобретений и новых технологий. Однако большинство изобретателей склонны забывать об этом и имеют склонность во всех подробностях и деталях рассказывать всю суть своего изобретения посторонним людям, иногда даже конкурентам.

Организация выставки существенно изменяет характер работы руководителя фирмы в период выставки. Желательно, чтобы руководитель присутствовал на стенде во время работы выставки. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

Как правило, за день или за два дня до открытия выставки становится известно о том, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, а также представители прессы или телевидения. В это время присутствие руководителя на стенде может поспособствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности своей фирмы в прессе и на телевидении. В данной ситуации руководитель может наблюдать и делать выводы о том, сколько необходимо площади в действительности, какие товары или услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз будет организована работа на стенде, и кто из специалистов больше подходит для такой работы. Посещение других стендов поможет руководителю уловить новые тенденции в направлении производства товаров или услуг, пояснить свою позицию и позицию фирмы. Выставка - это удобный повод посетить не только партнеров, но и конкурентов.

Переговоры с клиентами

Выставка лучше всего располагает к свободному общению. Установить контакт на подобных мероприятиях намного проще, чем, на улице или по телефону. На выставке люди изначально расположены к общению - музыка и украшенный зал. Однако многие менеджеры озадачены тем, как завязать общение с клиентом, потому что будет казаться очень странно подходить к человеку и сразу навязывать ему свою компанию или свою продукцию. 

Самым главным является искренность. Даже если у Вас только меркантильный интерес, то подход должен быть максимально результативным. Улыбайтесь, покажите свою доброжелательность, затем узнайте, чем занимается клиент, какую выгоду вы можете от него получить и, исходя из этого, нужно решить, продолжить ли знакомство с ним или нет. Позже появится возможность о дальнейшем сотрудничестве.

Процесс знакомства и налаживания контакта довольно сложный. Для этого необходимо развивать коммуникативные навыки и улучшать технику продаж, потому что с регулярной практикой приходит опыт. 

Итак, разговор завязался, вы обменялись информацией и уточнили контактные данные. Клиент интересный и хочется с ним поработать. В течение нескольких дней после окончания выставки созвонитесь с ним. Этот разговор будет реальным показателем того, что выставка дала результаты, так что вам наверняка не откажут.

На выставке можно с лёгкостью оценить ситуацию на рынке, отследить работу своих конкурентов и завязать новые полезные знакомства. Хороший результат требует соответствующих затрат, поэтому нужно подойти к этому вопросу с полной ответственностью. 

Выставки станут особенно актуальным местом для внедрения инновационной продукции, либо для компаний, у которых доход зависит от постоянного пополнения клиентской базы. Для фирм, которые сосредоточены на удержании и обслуживании постоянных клиентов, подобного рода мероприятия не принципиальны. 

 Отношения с посетителями должны быть индивидуальными и доброжелательными. Не следует пренебрегать "случайными посетителями", поскольку они завтра могут быть клиентами фирмы. Для этого нужно суметь расположить их к себе, привлечь внимание к стенду и заинтересовать (такт, любезность, обходительность, внимание, вежливость, доброжелательность, точность, корректность, неутомимость).

Выставка обычно непродолжительна - 3-5 дней, поэтому каждая рабочая минута должна быть максимально продуктивной без намёков на усталость, переутомление и нежелание "говорить одно и то же".

2.3 Работа со СМИ и интернетом. Проведение переговоров

Такая работа проводится активно на протяжении всего периода подготовки и проведения мероприятия. Главное направление в ней - это сообщение о проведении выставки, а также привлечение новых участников. Она состоит из:

1. Серии статей в СМИ о выставках и о ходе их подготовки.

2. Объявлений по радио и сюжетов на телевидении.

3. Приглашений представителей СМИ, рассылка информации о предстоящем мероприятии, пресс-релизы, участие в круглых столах.

4. Пресс-конференции перед проведением и по окончании выставки.

В 21 веке интернет не для кого уже не является новостью, и он стал неотъемлемой частью выставочного бизнеса. В этом смысле он является самым удобным способом обмена информацией для посетителей. На сайте выставочной компании можно поместить много полезной информации:

1. План выставки и экспозиций.

2. Координаты и имена ответственных лиц.

3. Условия участия.

4. Списки участников, с которыми будут вестись переговоры и с которыми будут подписаны документы.

5. Программы семинаров и пресс-конференций.

В наши дни очень популярны пользуются видеотрансляции, поскольку они дают возможность видеть удаленные события «вживую». В выставочной деятельности практика показала, что технологии видеотрансляций особенно широко могут применяться на конференциях, презентациях, съездах профсоюзов и ассоциаций, круглых столах, развлекательных шоу и концертах, которые проходят в рамках деловой программы.

Ещё одна форма представления - это видеоконференции. Данная технология позволяет работать фактически в режиме телемоста. Проведение такого рода мероприятий дороже и сложнее с точки зрения организации. На месте будущей видеозаписи необходимо провести предварительную подготовку, потому что требования к ним гораздо выше аналогичных требований к видеотрансляциям. Зачастую предполагаемые места проведения могут не соответствовать определённым требованиям, даже при наличии интернета. Трансляция может осуществляться в нескольких форматах. В предварительном анонсе на сайте организатор указывает время и формат её проведения. Оформление заявки возможно, в основном, только с помощью интернета. После работы со СМИ можно перейти к следующему разделу - переговоры с партнёрами. [17]

2.4 Подготовка, проведение и завершение переговоров с предполагаемыми партнёрами

Деловые переговоры - это форма делового общения, которая предназначена для взаимного обмена мнениями в форме разного рода предложений по решению поставленной проблемы, чтобы получить необходимое обеим сторонам соглашение и результаты.

Деловые переговоры можно классифицировать на:

1. Переговоры по определенному поводу (налаживание связей).

2. Переговоры при определённых обстоятельствах (несовпадающие интересы).

3. Переговоры с определённой целью (заключение соглашения).

4. Переговоры по определенным важным вопросам (политические, экономические, социальные и культурные характеров).

При проведении переговоров партнеры либо находятся на равных, (друг к другу обоюдный интерес), либо один из участников находится в роли нуждающегося «просителя» (склонность другого на свою сторону). В процессе переговоров, как правило, сталкиваются интересы из-за неизбежно возникающих противоречий.

Подготовка переговоров

К любым переговорам нужно тщательно готовиться (использование всяческих анализов, экономических расчетов, заключений). От Вашей подготовки будет зависеть их успех.

В процессе подготовки переговоров важны:

1. Чёткое определение цели и пределов переговоров.

2. Получение информации о партнере и членах делегации (должность, полномочия, семейное положение, интересы, пристрастия, сильные и слабые стороны, биография, как можно больше).

3. Согласованность выбранного места и времени встречи.

4. Чёткое представление предмета переговоров и обсуждаемой проблемы.

Цели переговоров бывают долгосрочные (результаты партнёрства) и краткосрочные (результаты конкретных переговоров). Хорошо сформулированные цели всегда имеют конкретность, реалистичность, определённость во времени и непротиворечивость. Все эти требования позволят правильно построить работу как на предварительном этапе, так и во время переговоров; в том числе оценить, насколько успешно они прошли переговоры, и сделать выводы о повышении их успешности в будущем.

Целей не должно быть слишком много. Также должна быть возможность их пересмотра, потому что ситуации могут меняться. Заранее сформулированные пределы избавят от неприятностей и неожиданностей. К ним можно отнести максимальную и минимальную стоимость возможного проекта, параметры общения. Достижение поставленных целей зависит не только от Вас, но и от Вашего партнера. Необходимо заранее собрать как можно больше информации о нём и постараться, поближе познакомиться. [1]

Нужно собрать максимальную информацию об организации (как давно она существует, какие продукты и как они продвигаются на рынок, каковы потребности в вашем предложении, с какими еще фирмами эта организация работает ещё, чем она довольна и недовольна в сотрудничестве с другими фирмами, с какими трудностями сталкивалась). Это позволит правильно определить собственные цели и хорошо подготовиться.

Если предстоит встретиться с целой делегацией, то целесообразнее будет выяснить должности, обязанности и полномочия всех участников. Важно установить реального лидера для того, чтобы во время встречи уделять ему больше внимания. Чаще всего - это не глава делегации, а руководитель направления, заинтересованного в результатах переговоров. И только после этого следует набирать собственную команду переговорщиков. От этого во многом будет зависеть успех встречи.

При подготовке к переговорам нужно обратить внимание на:

1. Типичные ошибки для участников - слишком большая делегация.

2. Делегация должна работать, как единая команда.

Необходимо также согласовать все организационные моменты:

1. Уровень ведения переговоров (кто является главой делегации).

2. Место проведения.

3. Количественный состав.

Существует множество незначительных обстоятельств, но с учётом которых можно позволить себе создать требуемую обстановку и скрыто накапливать психологические преимущества над партнером. Психологическими преимуществами обладают не инициаторы, а те люди, к которым обращаются с предложениями. Поэтому назначить время встречи следует более удобное для партнёров. Будет больше вероятность того, что в предложении о встрече не будет отказано, во_вторых и сразу же появится уважение к партнеру. Более многочисленный состав делегации имеет психологическое преимущество (число участников согласовывается предварительно).

Быстрота переговоров зависит от числа участников (многочисленные делегации чаще всего не приходят к какому-либо соглашению). Скорейшее заключение соглашения предполагает уменьшение количества участников. Наиболее вероятный способ заключения договора - «тет_а_тет». Правда есть риск упущения некоторых моментов. Если переговоры серьезные, то лучше работать командой. Один ведёт переговоры, другой отслеживает реакции собеседника(ов), и если что_то было упущено, то он сможет дополнить и одновременно отследить реакции оппонентов. Если большинство участников одного пола, то наличие внешне привлекательного вида другого пола сразу же повышает имидж.

Организация встречи требует от Вас мастерства и понимания очень многих закономерностей. Проводить встречи нужно в специально приспособленных для этого комнатах, а главным элементом обстановки является стол. Определенную роль играет расположение людей. Рассадка может улучшить или затруднить взаимодействие и взаимопонимание между партнёрами. Лучший стол для переговоров - это круглый или овальный. Он подразумевает равноправие, обмен мнениями и взглядами в свободной форме. Такая посадка предполагает конструктивное взаимодействие. Беседа за журнальным столиком носит еще более неформальный и неофициальный характер. В том случае, если у участников есть только прямоугольная форма стола, то нужно помнить о том, что никого нельзя посадить ни в главу, ни в торец стола. Сажать нужно друг напротив друга в зависимости от их должности. Однако стол с углами изначально настраивает собеседников на конфронтацию и увеличивает противоборство. В качестве альтернативы участники могут размещаться по одну сторону стола, «лицом к проблеме», которая изображена на плакатах или на экране. Таким образом, они будут сражаться с проблемой, а не друг с другом. Например, японцы делают тае, что все выступающие выходят по очереди к демонстрируемому материалу.

При встрече с глазу на глаз лучше садиться под углом, потому что при прочих условиях конфликты в таком расположении возникают реже, чем у сидящих друг напротив друга. Чем острее угол, тем легче договориться. Такое расположение способствует сотрудничеству. Оптимально сесть рядом.

Усаживать гостей спиной к двери нельзя, поскольку сидящие спиной к двери чувствуют себя некомфортно. Если встречаются малознакомые люди, то очень полезно будет заранее расставить на столах карточки с именами и фамилиями всех участников. Так будет легче общаться. Стоит позаботиться о достаточно свободном месте между людьми, однако слишком большая дистанция может создать чувство отстранения. Продуктивной работе способствуют жёсткие стулья, потому что мягкие кресла расслабляют сначала тело, а потом мозги. Если Вы хотите сделать своих партнеров более податливыми, тогда следует усадить их в более мягкие кресла. Преимущества будут большими, если кресла являются глубокими и низкими. Вы будете выше партнера в пространстве, это на подсознательном уровне воспринимается как сильная позиция. Обстановка и отделка комнаты не должна выглядеть угнетающей и подавляющей, потому что это снижает эффективность и результативность.

Инициатива будет у той стороны, которая лучше знает и понимает проблему. Все участники должны чётко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Переговоры проходят по заранее разработанному сценарию. В зависимости от трудности может быть несколько проектов. Необходимо наметить моменты неуступчивости и моменты, где можно уступить, если возникнет тупик и определить верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам дискуссии.

При подготовке к сложным переговорам нужно тщательным образом подумать над следующими вопросами:

1. Каким будет идеальное решение поставленной проблемы.

2. Какие аспекты идеального решения можно избежать.

3. Оптимальное решение проблемы при ожидаемы последствиях, трудностях или помехах.

4. Аргументы, необходимые для реагирования на ожидаемые возражения, которые обусловлены несовпадением интересов.

5. Вынужденное решение на переговорах в ограниченный срок.

6. Какие предложения нужно отклонить, и каким образом это сделать.

7. Какие доказательства и аргументы можно использовать для побуждения партнера к принятию предложения:

· На некоторое время мысленно встать на место партнера (посмотреть на вещи его глазами).

· Рассмотреть комплекс проблем с точки зрения аргументов «за» и довести до сознания собеседника все преимущества.

· Обдумать возможные контраргументы партнера, настроиться на них и приготовиться к возможности использовать их.

Проблему, которую предстоит обсуждать, для себя разложите «по полочкам». Таблицы с цифрами, записи, схемы - все это только поможет вам на самих переговорах.

Проведение переговоров

Если участник выставки хочет добиться самого максимального результата от деловых встреч и переговоров, то ему необходимо уметь хорошо чувствовать ситуацию и управлять процессом общения. Для этого необходимо:

1. Организовать сам процесс общения, постановить цели и задачи.

2. Знать и уметь пользоваться речевым этикетом.

3. Уметь вести беседу.

4. Обладать навыками убеждения, опровержения, критики, умением достигать соглашения, компромиссы, а также делать оценки и предложения.

5. Владеть техникой речи, уметь правильно структурировать разговор и выступления на публике.

Самыми ценными качествами делового человека, который ведёт переговоры являются:

1. Терпение.

2. Такт.

3. Дипломатичность.

4. Проницательность.

5. Спокойствие.

Главной задачей в самом начале переговоров является установление зрительного и эмоционального контактов с собеседником. Контакт глазами должен длиться в течение 15 секунд, затем идёт теплая улыбка и дружеское рукопожатие. Можно также сделать комплимент. Вполне уместно начать разговор с двух слов о хобби собеседника. Чтобы переговоры развивались более успешно, необходимо сразу постараться найти с партнером общую позицию. В начале переговоров необходимо затронуть бесспорные, не вызывающие разногласий аспекты предмета, который обсуждается. После этого следует перейти к обсуждению таких пунктов, по поводу которых легко договориться, и только затем остановиться на важнейших вопросах, которые требуют подробного обсуждения. Сначала лучше прийти к согласию по нескольким второстепенным пунктам, а затем перейти к основной части, поскольку здесь работает эмоциональный момент: тот, кто несколько раз подряд ответил «да», не сможет сказать однозначное «нет».

Важно уметь расставить аргументы в строгой последовательности. Начинать и заканчивать нужно сильными аргументами, а аргументы послабее должны прозвучать в середине речи. Всегда должна быть «козырная карта» - самый мощный и убедительный аргумент, который сработает в переломный момент или при подведении итогов.

Смело пользуйтесь всеми имеющимися сведениями, в том числе не стоит забывать об обязательном фиксировании всего, что может показаться вам важным. Такое внимание к словам собеседника и обсуждаемому вопросу заставит его, как минимум, с таким же вниманием отнестись ко всему сказанному Вами. Записи в блокноте настолько прочно вошли в деловой обиход, что уже тот, кто не делает записи, воспринимается негативно, потому что возникает предположение насчёт бесполезности всего сказанного для оппонента. Поэтому надо делать хотя бы какие_то пометки, чтобы не обидеть партнеров.

С самого начала нужно серьезно воспринимать высказываемые мнения партнёра, обоснования проблемы, требования, оговорки, и пожелания. Чтобы не мешать развитию переговоров, не следует акцентировать внимание на расхождении во взглядах, если это не принципиально. Практика показывает важность контроля своего внутреннего состояния. В переговорах важно оставаться спокойным и уверенным в себе в любой ситуации и не надо демонстрировать сильный интерес в их успешном завершении. Предложение партнера может быть заманчивым, но не единственным, и он не единственный человек, с которым вы можете проводить переговоры. Всегда необходимо помнить о том, что чаще выигрывает эмоционально нейтральный человек и добиться успеха поможет демонстрация уважения к партнеру и его позиции.

Если у партнера очень длинный монолог, а с Вашей стороны возникли возражения по каким-то вопросам, то перебивать собеседника все же не следует, поскольку ему нужно дать возможность спокойно изложить свои аргументы, предложения и возражения. В таких случаях следует записывать по пунктам все дополнения и возражения. Ваши обоснованные возражения с примерами создадут впечатление как о выдержанном человеке, который умеет аргументировать свою точку зрения, и все ваши замечания не будут отброшены, а будут внимательно рассмотрены. Если же разногласия дойдут до точки кипения, то самое главное - оставаться спокойным и позволить собеседнику выговориться и изложить все претензии, которые обоснованы, а когда партнёр успокоится, то следует его поблагодарить за откровенность и развеять все остатки раздражённости. Участники должны говорить спокойно и контролировать свою речь, убедительным, но не навязчивым образом.

В первую очередь, при изложении своих мыслей, целей и интересов необходимо обращать внимание на то, что относится к комплексу проблемы. Попросите партнёра уточнить его аргументы - почему он придерживается такой позиции. Следует концентрировать внимание на предмете и с этим учитывать личностные качества собеседника.

Для всех участников, самое главное, - это выяснение позиции по отношению к предмету переговоров и сопоставить её со своей. Всегда нужно быть настроенным позитивно и внимательно слушать партнера, поскольку это может создать прогресс, поможет понять, проанализировать и оценить позицию, и это поможет избежать ненужных вопросов, недоразумений и обеспечит плавный ход обсуждений затронутых вопросов. Если же так случилось, что переговоры зашли в тупик, то положение можно поправить, рассмотрев проблему с другой стороны. С помощью встречных вопросов можно уточнить, правильно ли вы поняли собеседника: «Если я Вас правильно понял, у вас есть некоторые сомнения относительно…» Необходимо проявить решительность в деле и сдержанность в разговоре. Может случиться увязка переговоров в обсуждении второстепенных пунктов, и при этом стороны даже не пришли еще к согласию по основным вопросам. Именно такое согласие является предпосылкой для успехов в переговорах. В данной ситуации необходимо отделить уже достигнутые и ещё не достигнутые результаты переговоров и уже на основании этого определить следующие пункты, которые подлежат обсуждению. Успех во многом определяется умением задавать вопросы и получать ответы на них.