Проведение переговоров на выставках

Завершение переговоров

Успешным завершением можно считать решение следующих задач:

1. Достижение главной или неосновной цели.

2. Обеспечение благоприятной атмосферы.

3. Стимулирование партнёра к выполнению действий.

4. Поддержание дальнейших контактов с собеседником и его коллегами.

5. Составление резюме, в котором чётко выражены понятные всем присутствующим выводы.

Любые переговоры имеют подъёмы и спады. Практика доказывает, что завершающая фраза должна быть в кульминационном моменте беседы. Ошибочным мнением считается то, что собеседник запомнил все ваши аргументы и запомнил все преимущества решения, которое было предложено Вами. Его типичным ответом будет: "Мне нужно еще раз все основательно обдумать". Но это, в большей степени, состояние "переполненной головы", чем его нерешительность. В таких случаях можно использовать прием ускоренного принятия решения. Существует два типа: прямое и косвенное ускорение.

Примером прямого ускорения может быть: "Мы сразу будем принимать решение?" В данном случае собеседник, как правило, ещё не успел принять решение, и поэтому его ответом будет: "Нет, пока не нужно, я должен ещё обдумать". С помощью данного приема можно принимать решение в самые короткие сроки. Но он часто не достигает цели, из-за того, что в половине таких случаев собеседник говорит "нет". [20]

Косвенное ускорение позволяет не спеша привести собеседника к желаемой цели. Его преимуществом является раннее начало работы над достижением цели, тем самым снижая степень риска возможной неудачи. Существует 3 варианта данного приема:

1. Гипотетический подход. Почти все люди испытывают определённый страх, когда им нужно принять решение. В данной ситуации целесообразно говорить только об условном решении для того, чтобы собеседник смог расслабиться и постепенно привыкнуть. Для этого подходят формулировки: "Если…", "В случае если…", "Предположим, что…".

2. Поэтапные решения. Окончательный вывод собеседника можно понять, если основное решение уже принято. В этом случае принимаются только предварительные или частичные решения. Таким образом, идёт фиксация отдельных моментов решений ещё до согласия собеседника. В результате идёт сильное воздействие на собеседника путём внушения в нужном направлении.

3. Суть альтернативного решения заключается в том, что этот подход предполагает альтернативные варианты решения вопроса. При этом очень важно, чтобы оба варианта вас устраивали.

Все вышеперечисленные методы продуктивны сами по себе, а если их скомбинировать, то результат будет ещё эффективнее. Этими методами можно завести своего собеседника в тупик. Он начинает углубляться и невольно приближается к окончательному решению.

Заключительную часть запоминается лучше всего, потому что последние слова оказывают наиболее сильное воздействие. Поэтому необходимо записывать и учить наизусть несколько последних сказанных предложений или только одно заключительное. Опытные деловые люди обычно заранее обдумывают два или три варианта таких предложений чтобы в зависимости от ситуации решить, какие из них произнести.

Очень важным является отделение завершения от основной части переговоров. Можно использовать такие выражения, как: "Давайте подведем итоги", или "Итак, мы подошли к концу…".

Но также есть и тактические приемы, способствующие прояснению обстановки при завершении. Если Вы обратили внимание на то, что собеседник морщит лоб для того, чтобы найти подходящее замечание, нужно попытаться узнать, в чём он не согласен, например: "Отвечает ли это Вашим представлениям… Если нет, то объясните, пожалуйста, почему?" Таким образом можно узнать истинную причину сопротивления.

На завершающем этапе нужно избегать альтернативных решений. Переход к принятию решению может быть только при достижении полной договоренности.

Всегда нужно быть готовым к слову "нет". Если собеседник сказал это, то ни в коем случае заканчивать нельзя. Всегда должны быть подготовлены варианты, позволяющие продолжить беседу.

Необходимо оставлять в запасе хотя бы один сильный аргумент, который сможет помочь, если собеседник начнёт колебаться при принятии решения. Опытные деловые люди не допускают неожиданности в самом конце. У них всегда есть в запасе отличный аргумент, с помощью которого они могут успешно ее завершить.

Обсуждая возможные условия договора, нужно сначала разумно выслушать предложения предполагаемого партнера, а затем выдвигать свои условия с учётом его пожеланий. Такая схема общения даёт меньше поводов для разногласий противоречий.

Часто в конце беседы обе стороны начинают приводить сильные доводы, но при этом забывают подготовить выводы из основных предложений. В результате чего нечеткое завершение резко снижает впечатление от убедительно сказанного ранее. Поэтому на подведение итогов в конце следует обращать особо серьёзное внимание. [2]

Завершение беседы не нужно сводить только к простому повторению наиболее важных положений. Основные идеи должны быть четкими и краткими. Общий вывод должен иметь легко усваиваемую форму из нескольких логических утверждений, в которых есть смысл и значение. Всем должна быть понятна каждая деталь обобщённого вывода и не должно быть лишних слов и расплывчатых формулировок. В обобщённом выводе должна преобладать основная мысль, которая излагается в виде нескольких предложений, последовательно выраженных в максимально сжатой форме.

В письменном виде заключение состоит из рубрик, представляющих собой самостоятельный смысловой блок, но при этом они связаны логически и представляют собой единство - то есть итог проведенных переговоров.

Заключение составляется на основе всей письменной записи. Она является чрезвычайно важным документом с обязательным соблюдением всех необходимых формальностей и в котором указываются:

1. Ф.И.О. всех присутствующих, а также их должности.

2. Продолжительность переговоров.

3. По чьей инициативе они состоялись.

Если участник проводил переговоры сам, то запись оформляется от его собственного имени без употребления местоимения "я". Второй участник именуется в третьем лице, однако местоимение "он" не употребляется, а используются такие слова, как "собеседник", "партнер" и имя собственное. Если переговоры вёл руководитель, а запись делал другой человек, то руководитель называется именем собственным.

Запись должна быть лаконична, но с обязательной фиксацией цели переговоров, обсуждаемых вопросов, позиций обеих сторон, а также высказанных соображений, возражений и достигнутых договоренностей. Протокольные моменты опускаются. Если во время переговоров стороны обменялись материалами или документами, то это должно быть отражено в записи также, как и факты получения и (или) вручения памятных подарков.

При достижении поставленной цели необходимо попрощаться с собеседником. Как только решение будет принято, обязательно поблагодарите его, поздравьте и скажите, что он в любом случае будет доволен своим выбором, и удалитесь.

Если же переговоры закончились безрезультативно, то необходимо после их завершения провести полный анализ произошедшей ситуации и поработать над ошибками, чтобы впредь их не допускать. Нужно понять, в чём именно были ошибки и по какой причине они были допущены. И после всех исследований в данной работе мы можем, наконец-то, подвести итоги.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом можно сделать вывод о том, что выставочная деятельность способна сформировать значительные финансовые потоки и обеспечить поступление финансов во все уровни бюджета, благодаря наличию инфраструктуры, квалифицированных кадров и материально-технической базы. Важным аспектом является создание новых рабочих мест.

В ходе проделанной работы мы выяснили то, что выставка - это один из наиболее эффективных способов повышения продаж, который позволяет достичь целевой аудитории за нескольких дней; это единственное средство, приводящее заинтересованного покупателя к продавцу непосредственно и которое позволяет демонстрировать продукт, отвечать на все вопросы, опровергать возражения и строить взаимоотношения с покупателями.

Главная задача - это обеспечение нужной нам реакции со стороны одной или нескольких целевых групп по отношению к экспозиции. Во время проведения выставки должна быть конкретизация отдельных мероприятий, которая зависит, прежде всего, от стратегии маркетинга. На высокую эффективность можно рассчитывать в случае если:

1. Выставка была подготовлена и проведена на основе предварительных исследований с учётом динамики рынка.

2. Обоснованное запоминающееся создание, которое должным образом воздействует на потребительскую аудиторию рекламная продукция.

3. Направленность кампании должна обеспечиваться в достаточно широких по объему публикациях наиболее целесообразных средств распространения рекламы.

4. Скоординированность мероприятий в разных местах и на разных уровнях деятельности сбыта. Эти условия возникают вне зависимости от вида товара (массовый спрос или промышленное назначение).

Независимо от того, когда будут сроки проведения выставки, она включает в себя три основных этапа: подготовка, проведение и заключение. Подготовительный этап является основным, поскольку от него зависят другие этапы и успех выставки в целом. Подготовительный этап включает в себя планирование выставки, учитывающее ситуацию, которая складывается вокруг товара на рынке и расходы на необходимую рекламу.

Немаловажным этапом считается определение эффективности выставки. Очень много специалистов считает, что затраты на рекламу должны быть рассмотрены как неизбежные расходы (подобно расходам на исследования, обучение, оборудование - то есть достижение запланированного объема реализации, необходимого для поддерживания определенного, выработанного рыночной практикой отчислений на рекламу).

Однако относительную эффективность выставки можно установить по:

1. Соотношению объемов продаж и прибыли до и после проведения выставки, а также затраченной на неё суммы.

2. Изменение процента информированности целевой аудитории о рекламодателе, товарном знаке, продукции и услугах (эффективность будет оценена выполнением своей информационной функции).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. https://studfiles.net/preview/6208281/page:10/

2. http://psychomedia.org/articles/542

3. ГОСТ Р 56765-2015. Выставочно-ярмарочная деятельность

4. Федеральный закон РФ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» от 24.11.1996 № 132-ФЗ

5. Адаир Д. Эффективная коммуникация. - М.: Эксмо, 2016

6. Акилова Е.В. Выставочная деятельность // Налоги (газета), 2016

7. Барежев В.А., Малькевич А.А. Организация и проведение PR-кампаний Издат.: Питер, 2015

8. Без бюджета. 57 эффективных приемов маркетинга. Игорь Манн, Манн-Иванов-Фербер, 2017

9. Бердышев С.Н. Организация выставочной деятельности. Издат.: Дашков, 2018

10. Выставки как инструмент ускорения бизнеса №9 - 2016

11. Десять смертных грехов маркетинга, Филип Котлер, Изд.: Альпина, 2016

12. Захаренко Г. «Выставка. Техника и технология успеха» Изд.: Вершина, 2016

13. Зырянов А.В. «Основы коммерческой деятельности» - 2017

14. Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. - СПб., 2017

15. Петелин В.Г. «Основы менеджмента выставочной деятельности» Изд.: Юнити-Дана, 2015

16. Синецкий Б.И. «Основы коммерческой деятельности: Учебник для вузов» - 2018 г.

17. Создание логотипов. Самые современные разработки М. Эвами , Изд.: Питер, 2015

18. Увлекательное путешествие в мозг современного потребителя Мартин Линдстро, Изд.: Эксмо, 2018

19. Федько В.П. «Маркетинговые коммуникации» - 2018

20. Шарков Ф.И. «Выставочный коммуникационный менеджмент. Управление выставочными коммуникациями» Изд.: Альфа-Пресс, 2017

Размещено на Allbest.ru