Разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО "ПКФ АВТОСПЕКТР"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что информатизация, то есть проникновение современных информационных компьютерных технологий в различные сферы человеческой деятельности, на сегодняшний день оказывается едва ли не основным фактором повышения эффективности деятельности организации, оптимизации технологических процессов, повышения качества управления, важность которого еще не до конца осознана многими организациями российской промышленной индустрии.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Проблематикой темы курсовой работы занимались следующие отечественные и зарубежные ученые: Абрамова В.А., Аристов О.В., Ахмин А., Басовский Л.Е., Протасов В.Б., Биктимиров Р.Л., Гречишников В.А., Дырин С.П, Гумеров А.Ф, Жарин Д.Е., Войскун М., Гличев А.В., Илюшина О.С., а также в ходе написания курсовой работы были изучены законодательные и локальные акты нормативной документации предприятия и научная и учебно-методическая литература: положение об отделе качества.

Целью курсовой работы является разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические аспекты информационного обеспечения управления предприятием.

2. Провести анализ информационного обеспечения системы менеджмента на предприятии (на примере ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»).

3. Разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Объект изучения: ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Предмет изучения: информационная система менеджмента предприятия (на примере ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»).

В качестве основных методов при написании работы применялись методы системного и структурнофункционального анализа, сравнение, анализ и синтез.

1. Теоретические аспекты информационного обеспечения управления предприятием

1.1 Сущность информационного обеспечения управления предприятием

По мнению Бобылева М.П., информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства [9, с. 23].

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента [23, с. 29].

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств [23, с. 30].

По мнению Вовкотруба О.В., от совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения:

- фонда заработной платы;

- коммунальных услуг;

- стоимости программного обеспечения;

- расходов на почту;

- расходов на оформление договоров;

- расходов на перераспределение сырья.

2) Устранение возможных расходов в будущем:

- избежание будущего роста численности персонала;

- уменьшение требований к обработке данных;

- снижение стоимости обслуживания.

3) Возможные нематериальные выгоды:

- улучшение качества информации;

- повышение производительности;

- улучшение и ускорение обслуживания;

- новые производственные мощности;

- более уверенные решения;

- улучшение контроля;

- уменьшение просроченных платежей;

- полное использование программного обеспечения [13, с. 9].

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время, сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Применение информационной технологии, которой является PR, нуждается в информационном обеспечении. В данном аспекте речь идёт об информационных базах данных (ИБД), без которых вся PR-деятельность попросту не имеет смысла (табл. 1.1).

Таблица 1.1. Соответствие потребностей управляющих возможностям информационно-управляющей системой (ИУС)

Уровень управления	Управленческая ответственность	Информация требуемая ИУС	Как используется информация ИУС
Высшее управление	Увеличение производительности, рост, накопление и использование ресурсов; выживание всей организации	Данные о среде и тенденции, прогнозы, сводные отчеты об операциях, уведомления об исключительных проблемах	Установление организационных целей, политики, ограничений, принятие решений, касающихся стратегических планов и управления всей организацией
Среднее звено управления	Размещение ресурсов в соответствии с распределенными заданиями, установление оперативных планов, контроль операций	Сводки о результатах операций и уведомления об исключительных ситуациях, относящихся к делу действиях и решениях других руководителей среднего звена	Установление оперативных планов и политики, контроль процедур, составление уведомлений об исключительных ситуациях, составление оперативных сводок по распределению ресурсов, о действиях и решениях для других управляющих среднего звена
Нижнее звено управления	Производство товаров или услуг в пределах бюджетов, установление потребности в ресурсах, перевозке и хранении материалов.	Свободные отчеты о взаимодействиях, подробные отчеты по проблемам, оперативные планы и политики, процедуры контроля, действия и решения, связанных между собой управляющих	Составление уведомлений об исключительных ситуациях и сообщений о состоянии работы, определение потребности в ресурсах, составление рабочих календарных планов

Из данных таблицы 1.1. видно, что управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации, все они сталкиваются с общим «требованием» самой информационно-управляющей системой (ИУС). Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно, можно рассматривать информационно-управляющую систему как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.

Любое предприятие, фирма должна иметь и систематически обновлять информационные базы данных по каждому сектору социальной среды и соответствующим адресатам связи с общественностью (PR).

Кроме того, необходима информационная база данных по информации о фирме, появляющейся в средствах массовой информации.

При осуществлении информационного обеспечения PR необходимо аккумулировать всю информацию, которая выходит из предприятия, фирмы, которая характеризует всю её деятельность - по крайней мере, ту информацию, которая носит открытый характер [17, с. 56]. В службе по связям с общественностью должны находиться внутрифирменная управленческая информация (приказы, положения, инструкции и т.д.), доклады руководства, статистические и отчетные материалы, тексты докладов и выступлений руководителей, протоколы важных совещаний, материалы текущей рекламы, жизнеописания первых лиц фирмы и др.

Совершенно необходим для PR-деятельности комплекс информации, который можно назвать «историей фирмы». Речь в данном случае идёт о фактах создания фирмы, этапах и стадиях её развития и становления. Чрезвычайно полезной оказывается и «история товара», изделия, услуги, комплекса услуг - проще говоря, вида деятельности, которой непосредственно занимается фирма.

По мнению Кенигфеста Г., по своим функциям в процессе управления экономическая информация подразделяется на плановую, оперативную, бухгалтерскую и статистическую. При изучении отдельных вопросов анализа используют также и неучетные, внеплановые данные [25, с. 34].

К подготовке исходных данных для анализа следует подходить целенаправленно и осмысленно, необходимо убедиться в достоверности и полноте анализируемой информации.

Исходными данными для анализа производственной и хозяйственной деятельности промышленного предприятия служат материалы отчетности об объемах производства продукции за анализируемый период (год, квартал, месяц, сутки), об объемах работ и использовании техники, составе и численности персонала, производительности труда, а также показатели работы вспомогательных цехов, состояния и использования основных производственных фондов, стоимостные показатели по видам работ: заработная плата, расход материалов и их стоимость, расход электроэнергии, сжатого воздуха, расчет амортизационных отчислений.

Таким образом, информационная система анализа хозяйственной деятельности должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности анализа.

1.2 Классификация информационных систем применяемых на предприятиях

Информационная система - это организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы (процесс сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации). Как видим, информационные системы могут содержать компьютерные средства обработки информации, а могут и не содержать. Далеко не вся информация в системе управления обрабатывается с помощью компьютеров. Существует и такая, которую формализовать либо не удается, либо не следует. Поэтому информационные потоки от аппарата управления к объекту и обратно делятся на две части: те, что обрабатываются с помощью компьютеров, и те, что нет. Таким образом, информационная система предприятия состоит из двух частей: автоматизированной и неавтоматизированной [30, с. 28].

По мнению Сбореца М.В., в связи с многоаспектностью, многофункциональность и различием сфер применения классификацию информационных систем осуществить достаточно сложно [46, с. 50].

В качестве признаков классификации могут служить следующие их свойства:

- уровень интеграции информационных процессов;

- степень автоматизации информационных процессов;

-вид обрабатываемой информации;

- отраслевая принадлежность;

- уровень обслуживаемой системы управления;

- класс решаемых задач.

1. По степени автоматизации информационных процессов: автоматизированные, слабо автоматизированные и не автоматизированные.

2. По уровню интеграции информационных процессов различают интегрированные информационные системы и системы, состоящие из локальных частей и функционально-позадачные.

Интегрированные информационные системы создаются на единой информационной базе. Функционально-позадачные системы содержат локальные подсистемы слабо связанные между собой.

3. По виду обрабатываемой информации системы делятся на документальные и фактографические.

Документальные информационные - для поиска неструктурированной информации, находящейся в текстовых или графических документах. Фактографические - имеют дело со структурированной информацией, что позволяет осуществлять не только точный поиск информации, но и ее арифметическую и логическую обработку.

4. По отраслевой принадлежности - распределены по следующим классам: информационные системы предприятий связи, промышленных предприятий, транспортного предприятия, банков и т.д.

5. По уровню обслуживаемой системы управления: федеральные, региональные, муниципальные, офисные [49, с. 28].

6. По классу решаемых задач: вычислительные и информационные (управленческие). Вычислительные системы предназначены для решения математических (технических) задач (например, управление робототехническими комплексами, средствами связи, железнодорожным и иным транспортом, летательными аппаратами и т.д.) [10, с. 28].

Управленческие информационные системы предназначены для решения оперативных и аналитических задач в экономике.

Рассматривая структуру информационной системы, следует различать объекты управления, для обслуживания которых она создается. Одни объекты функционируют в сфере бизнеса (обслуживание бизнес-процессов).

Для определения информации функционально-позадачную информационную систему можно условно представить в виде двух частей: - функциональной; - обеспечивающей. Функциональная часть состоит из функциональных подсистем и отражает цели и функции управления в виде моделей различного характера: информационных, статистических и прочих, выражающих суть деятельности того или иного структурного подразделения. С помощью функциональной части определяются операции, осуществляемые работниками управления, их потребности в информации, используемой исходной документации и т.д.

Создаваться функциональная часть информационной системы может в соответствии с одним из следующих принципов: -позадачному; -процессному. Позадачный. В соответствии с ним информационная система рассматривается как инструмент, предназначенный для поддержки какой-либо функции управления за счет решения соответствующих задач. Обеспечивающая часть ИС состоит из: информационного, программного, технического, правового и другого обеспечения [16, с. 39].

Информационное обеспечение - это структурированное множество всех управленческих документов и их машинных носителей, применяемых для автоматизации управления. Программное обеспечение - это комплекс программ, описаний и инструкций, обеспечивающих создание, отладку и функционирование программ, предназначенных для решения задач управления. Программное обеспечение состоит из двух частей: общее и специальное. Общее состоит из общего системного программного обеспечения и общего прикладного программного обеспечения, а специальное - из специального системного и специального прикладного [22, с. 29].

Техническое обеспечение включает в себя средства сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки и размножения информации, компьютеры, объединяемые в сеть, сетевое оборудование и каналы связи. Правовое обеспечение необходимо для регламентации получения, обработки и использования информации. Правовое обеспечение включает: права, обязанности и ответственность персонала, правовые положения особых видов управления, статус информационной системы и др.

Основные функции информационной системы производственной ориентации. Для того чтобы разобраться, каким образом функционирует информационная система, обслуживающая бизнес-процессы промышленного предприятия предварительно следует выяснить взаимосвязь типовых функций управления. Функция планирования необходима для формирования производственных заданий в целом по предприятию и отдельным структурным подразделениям. Для выявления причин отклонения от заданных плановых показателей осуществляется такая функция как анализ, которая поставляет информацию, необходимую для формирования решений и корректировки исходных производственных и других планов [11, с. 19].

Структура и схема функционирования ERP-систем. Альтернативный взгляд на управление любым экономическим объектом предполагает отделение производственных и других процессов от управляющих структурных подразделений и объединение их в бизнес-процессы, в составе которых находятся все операции, выполнение которых обеспечивает получение законченного продукта [30, с. 28]. Наличие бизнес-процесса позволяет говорить о его стоимости, длительности, качестве и степени удовлетворения клиента, что может послужить исходной информацией для расчета его эффективности. Данный подход к созданию информационных систем известен как процессный.

Одной из форм его реализации являются ERP-системы (ERP - планирование ресурсов предприятия). Под бизнес-процессом понимается совокупность увязанных в единое целое действий, выполнение которых позволяет получить конечный результат (товар или услугу). Бизнес-процесс всегда направлен на достижение производственной или непроизводственной цели. На его выходе появляется продукт, имеющий ценность для потребителя, такие как: производственные процессы, включающие планирование производства, управление запасами, планирование потребностей в материалах, планирование производственных мощностей, управление поставками; бухгалтерские и финансовые процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и прочие операции; процессы продажи и маркетинга, включающие обработку заказов, ценообразование, поставки, выписка счетов, планирование продаж и т.д.; процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, учет прибылей отчеты о командировках и т.д. Классифицировать бизнес-процессы можно следующим образом: основные и вспомогательные. Основные бизнес-процессы - это процессы, которые создают то главное, ради которого и существует предприятие (конечный товар или услугу). В большинстве случаев они отражают: материально-техническое снабжение, производство, сбыт готовой продукции, послепродажные услуги и т.д. Вспомогательные бизнес-процессы, как правило, соответствуют управленческой деятельности: управление персоналом, техническим развитием, инфраструктурные услуги для внутренних управленческих подразделений, планирование, учет, процессы на складе, маркетинг, финансовая деятельность и.д.

Бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, под которыми понимается совокупность действий на одном рабочем месте [23, с. 56].

Интеграция - связывание (объединение, слияние) отдельных частей или функций системы является одним из условий ее функционирования. Открытый комплекс программно-аппаратных средств, поддерживающий бизнес-процессы и объединяющий данные, функции и производственные процессы в одно целое.

В практике управления широкое распространение получили следующие программные системы, интегрируемые в рамках информационных логистических систем в одно целое:

SCM - управление цепочками снабжением;

CRM - управление взаимоотношениями с клиентами;

CRP - планирование потребности в производственных мощностях.

Перечисленный минимальный набор программных систем интегрируется в одно целое, обеспечивая информационную поддержку процессов управления на всех этапах создания и реализации продукции. Центральное место в ней занимает CRP-система, основная задача которой состоит в расчетах загрузки оборудования по производственным технологическим маршрутам с учетом времени на его переналадку, простои, корректировку планов производства и т.д. Решается данная задача на основе плана-графика производственных заказов и заказов на поставку материалов [20, с. 15].

Система планирования процессов снабжения (SCM-система) обеспечивает координацию и контроль всех участников цепочки снабжения. SCM-системы позволяют предприятиям, выпускающих сложную продукцию, организовать передачу требований субподрядчикам, координировать работу с поставщиками, а также планировать производственные графики для рационального использования производственных и складских помещений.

Влияние информационной системы на структуру управления организацией [24, с. 67].

Таким образом, многолетний опыт в использовании компьютеров для управления предприятиями и организациями показывает, что простое внедрение средств автоматизации без пересмотра устоявшихся подходов к управлению основными процессами на предприятии мало, что дает.

Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ).

1.3 Роль логистических информационных систем в управлении западных и отечественных предприятий

Возрастающая роль логистики в современной экономике отражается в использовании ее возможностей в производственных и сбытовых процессах. В новом веке Россия должна идти в ногу с общемировыми тенденциями, и активное внедрение логистики следует рассматривать как одно из направлений дальнейшего развития экономики страны.

Логистическая концепция как система взглядов, способов, приемов и методов повышения эффективности функционирования логистических систем компаний способствует достижению единства и согласованности усилий всех работников организации. Внедрение концепции логистики позволит гармонизировать внутренние и внешние бизнес-процессы, повысить эффективность деятельности структурных подразделений, сократить общие затраты и уменьшить себестоимость продукции, увеличить количество клиентов, расширить и, что немаловажно, удержать рынок сбыта, повысить качество обслуживания потребителей и укрепить репутацию компании.

Известно, что внедрение логистических принципов в управление материальными потоками позволяет снизить уровень запасов на 30-50% и сократить время движения продукции на 25-45%.

В странах Западной Европы, США и Японии доля расходов на материально-техническое обеспечение и транспортировку составляет 20% валового национального продукта или 30-40% стоимости конечного продукта, из которых половина приходится на хранение и содержание запасов материальных ресурсов. Во временном аспекте обеспечение и транспортировка занимают в затратах времени на доставку от первичного поставщика до конечного потребителя 98%, а собственно производство - лишь 2% времени всего цикла [15, с. 32].

Руководителям большинства российских компаний логистические методы управления достаточно хорошо известны. Но эти методы используются лишь в отдельных случаях и на уровне интуиции. В то же время, современные логистические концепции успешно применяются целым рядом ведущих российских компаний в стратегическом и оперативном управлении такими основными функциональными областями, как снабжение, производство и сбыт продукции.

Советом логистического менеджмента США дается следующее определение логистики: «Логистика есть процесс планирования, управления и контроля эффективного (с точки зрения снижения затрат) потока запасов сырья, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, услуг и сопутствующей информации от места возникновения этого потока до места его потребления (включая импорт, экспорт, внутренние и внешние перемещения) для целей полного удовлетворения запросов потребителей».

Информационное обеспечение на предприятии, то есть переработка, учет, анализ и прогноз информации, представляет собой связующее звено для интегрирования инструментов управления - планирования, контроля и организации, а также для соединения системы управления с системой исполнения.

Таким образом, система информационного обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений.

Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю. Оптимизация информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества труда управленческого аппарата в целом не возможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий в производственной деятельности.

2. Анализ информационного обеспечения системы менеджмента на предприятии (на примере ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»)

2.1 Краткая характеристика ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»

Компания ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» имеющая двадцатилетнюю историю, с начала своей деятельности занималась изготовлением надстроек на шасси грузовых автомобилей отечественного и импортного производства.

Сегодня ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является одним из крупнейших производителей спецтехники гражданского и военного назначения на шасси российского и импортного производства на территории России и стран СНГ. Кроме того, компания имеет статус официального дилера ОАО «КАМАЗ».

Юридический адрес: г.Оренбург, РФ.

Качество выполнения работ подтверждается наличием сертификата ГОСТ Р ИСО 9001-2015.

В линейке производимой продукции комании представлены:

- бронированные автомобили для перевозки ценных грузов;

- бронированные автомобили для перевозки личного состава;

- автомобили бронированные двойного назначения, в том числе с бронированным фургоном;

- автомобили нефтегазового и лесозаготовительного комплексов (трубовозы, плетевозы, сортиментовозы, лесовозы);

- металловозы;

- автомобили-фургоны специальные для перевозки взрывчатых веществ и изделий различных подклассов и групп совместимости;

- зарядно-смесительные автомобили для транспортировки и временного хранения не взрывчатых компонентов взрывчатого вещества;

- комбинированная-дорожная техника на базе шасси «Mercedes-Benz», «КАМАЗ»;

- самосвалы на базе шасси «Mercedes-Benz»;

- зерновозы на шасси «КАМАЗ» и «Mercedes-Benz»;

- автомобили с крано-манипуляторной установкой.

ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является официальным российским дилером компании «SCHMIDT», одной из ведущих европейских производителей подметально-вакуумной техники, машин для обслуживания аэродромов, шнекороторной техники и оборудования для комбинированных дорожных машин. Компания ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» предлагает коммунально - дорожные машины для зимнего и летнего содержания автомобильных дорог, в первую очередь, дорожных покрытий, состояние которых является главным критерием эффективности работы автомобильного транспорта и безопасности дорожного движения. В данный момент фирма является одним из лидеров на рынке специальной техники г.Оренбурга.

Рассмотрим основные финансово-экономические показатели деятельности компании: данные об обеспеченности и эффективности использования основных производственных фондов в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1. Обеспеченность и эффективность использования основных производственных фондов в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»

Показатели	Годы	Отношение 2015 г. к 2017 г., %
	2015	2016	2017
Производственная площадь, м2	1875	1875	1875	100
Среднегодовая стоимость основных производственных фондов, тыс. руб.	1779456	1768456	1756567	-
Товарооборот, тыс. руб.	443770	446888	449185	-
Среднегодовая численность работников, чел	214	213	212	99,4
Прибыль, тыс. руб.	980	1089	1313	-
Фондовооруженность, тыс. руб./чел.	46,5	33,5	32	68
Фондообеспеченность, тыс. руб.	1,8	1,8	1,7	94
Фондоотдача, руб.	17,6	18,5	20,5	116
Фондоемкость, руб	0,1	0,1	0,1	100
Срок окупаемости ОПФ, лет	0,3	0,3	0,2	67
Уровень рентабельности ОПФ,%	351	406	512	161

Анализируя данные таблицы 2.1 можно сделать вывод, что основные производственные фонды на исследуемом предприятии используются эффективно. Так, например, фондоотдача составляет в 2017 году 20 руб., т.е. на 1 руб. основных производственных фондов было получено 20 руб. при фондоемкости 10 коп (т.е. для производства 1 руб. товарооборота было затрачено фондоемкости 10 коп.). Увеличение фондоотдачи связано с увеличением товарооборота, а снижение фондоемкости говорит об уменьшении стоимости основных фондов. Коэффициент эффективности или уровень рентабельности основных производственных фондов вырос на 161 п.п., а срок окупаемости с каждым исследуемым годом уменьшается. Снижение стоимости основных производственных фондов на 8% за период исследования вызвали снижение роста фондообеспеченности на 6% и фондовооруженности на 32%.

Показатели товарооборота очень важны, в конечном счете, от них зависит величина валового дохода и прибыли. Рассмотрим состав и структуру товарооборота в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг. (см.табл. 2.2).

Таблица 2.2. Состав и структура товарооборота в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг. (тыс. руб, %)

Наименование продукции	2015 г.	2016 г.	2017 г.
	тыс.руб.	%	тыс.руб.	%	тыс.руб.	%
Автомобили КАМАЗ	111906	27,2	112910	27,5	113032	26,5
Спецавтомобили на шасси КАМАЗ	111650	26.4	112670	27	113725	27.8
Автопоезда	110050	22.9	111061	25.5	112072	24.5
Спецприцепы	19032	20.6	19142	19.5	19250	18.8
Запасные части	1102	2,5	1105	2.5	1106	2.4
Итого	443770	100	446888	100	449185	100

информационный управленческий производственный

Из расчетов таблицы 2.2. видно, что явного лидера продаж в общей сумме товарооборота нет. Наименьший процент в составе товарооборота составляют запасные части 2,4% в 2017 г.

Далее рассмотрим численность персонала ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за период 2015-2017 гг. (см.табл. 2.3).

Таблица 2.3. Численность персонала ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за период 2015-2017 гг.

годы	Персонал (всего)	Руководство и ИТР	Основные и вспомогательные рабочие
2015	213	52	161
2016	214	46	168
2017	212	46	166

Как видно из данных таблицы 2.3. численность персонала на период 1 января 2019 года составляет 212 человек, из них 46 человек составляет руководство и ИТР, 166 человек это основные и вспомогательные рабочие, кадровый состав сформирован и достаточно стабилен.

Таким образом, представив характеристику технико-экономических показателей деятельности ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» можно сделать следующие выводы: анализ данных предприятия ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» показал, что в современных условиях изучаемое предприятие ориентируется как на структурное и организационное развитие, так и на повышение экономических и финансовых показателей.

Что в полной мере подтверждают рост исходных данных за три года, таких как товарооборот, прибыль численность работников, среднегодовых товарных запасов и т.д. Структура управления ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является линейно-функциональной.

Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Организационная структура управления ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» представлена на рисунке 2.1.

Учредителем (участником) Общества является физическое лицо гражданин Российской Федерации.

Рис. 2.1. Организационная структура управления ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»

Во главе предприятия стоит генеральный директор, непосредственно которому подчиняются заместитель директора, заместитель директора по производству, главный бухгалтер, отдел кадров, и отдел сертификации. Заместителю директора подчиняются отдел логистики, отдел продаж, склад и транспортный отдел, начальники цехов.

Бухгалтерия является структурным подразделением ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», в котором работают два сотрудника: главный бухгалтер и бухгалтер-кассир. В бухгалтерии осуществляется управление финансами предприятия, в частности, ведется бухгалтерский учет, составляется бухгалтерская и налоговая отчетность, начисляется заработная плата, осуществляются другие учетные функции.

Отдел сертификации занимается контролем соответствия получаемой от поставщиков продукции требованиям к качеству, проверяет наличие сертификатов качества, лицензий на алкогольную продукцию. Руководит работой подразделения начальник отдела сертификации, в отделе работают специалисты по сертификации.

Таким образом, система управления ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» представлена двумя подсистемами: управляющей и управляемой.

2.2 Анализ состояния информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»

Вначале представим основные деловые процессы, процессный подход к организации управления предприятием является одним из реальных способов, позволяющих существенно улучшить основные показатели предприятия, повысить его конкурентоспособность и снизить издержки.

Именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем. При таком подходе предприятие рассматривается не как совокупность выполняемых подразделениями и отдельными должностными лицами задач и функций, а как система взаимодействующих деловых процессов, направленных на достижение определенных целей.

Организация деятельности на этой основе дает возможность решить ряд важнейших для ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» задач - от сокращения расходов и наиболее полного использования ресурсов на базе оптимальной организации работы до управления ассортиментом и ценообразованием выпускаемой продукции на основе полной, точной и своевременной информации в единой информационной базы данных предприятия (см.приложение А,Б,В).

На ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» можно выделить следующие бизнес-процессы:

-Управление.

-Оперативное управление.

-Производство.

-Технико-экономическое планирование.

-Техническая подготовка производства.

-Производство.

-Оперативное управление производством.

-МТО.

-Обеспечение складских запасов.

-Обеспечение материально-техническими ресурсами.

-Учёт. Бухгалтерский учёт.

-Управленческий учёт.

-Финансы.

-Маркетинг.

-Сегментирование рынка.

-Анализ рынка.

-Продвижение товаров и услуг. Закупки и сбыт. Транспортное обеспечение. Внешнее транспортное обеспечение.

-Внутреннее транспортное обеспечение.

-Ремонтное обеспечение. Энергетическое обеспечение.

-Кадровое обеспечение. Социальное обеспечение. Обеспечение основной деятельности.

-Информационное обеспечение.

Управление, «управление» является одним из ключевых деловых процессов, так как предприятие в целом является объектом управления. Управление - это деятельность, направленная на согласование работы всех деловых процессов предприятия. При умелой организации взаимодействия деловых процессов существенно возрастает эффективность работы всего предприятия. Производство, деловой процесс производство включает подготовку производства, планирование производства, сам процесс производства и вспомогательное производство. Объединение этих деловых процессов в один обусловлено небольшой величиной предприятия ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Таким образом, деловой процесс включает: обеспечение бесперебойного и эффективного осуществления производства; изготовление качественной продукции в результате переработки (обработки) поступившего сырья, полуфабрикатов; обеспечения бесперебойного и качественного изготовления и выпуска готовой продукции.

Материально-техническое обеспечение. Процесс выполняет работы по обеспечению потребности предприятия качественными средствами производства (сырье, полуфабрикаты).

А также: определяет потребности в сырье и материалах, оборудовании, топливе и энергии на определенные периоды, разрабатывает планы материально-технического обеспечения деловых процессов предприятия, анализирует рынки поставщиков, непосредственно осуществляет закупки сырья, материалов, оборудования.

Учёт, в рамках данного делового процесса решаются следующие задачи: учет финансовых, расчетных и кредитных операций; учет малоценных и быстро изнашивающихся предметов, учет материально-производственных запасов, учет транспортно-заготовительных расходов, начисление и выдача заработной платы, налоговый учет и т.п.

Цели организации учета на предприятии: контроль за рациональным использованием всех видов ресурсов, сохранностью собственности.

Финансы, деловой процесс направлен на распределение финансовых средств по подразделениям и проектам предприятия, контроль за исполнением бюджета, на осуществление финансовой деятельности предприятия, формирование и распределение доходов и накоплений предприятия и их использование по обязательствам перед государственным бюджетом, налоговыми органами, поставщиками, финансирование затрат на расширенное воспроизводство, социальное обеспечение и материальное стимулирование работников.

Маркетинг, разработка маркетинговой политики ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», изучение потребительского спроса, его прогнозирование, исследование конъюнктуры рынка (включая сегментирование рынка, продвижение продукции, разработка новых стратегий для повышения конкурентоспособности).

Закупки и сбыт, деловой процесс осуществляет организацию закупок и сбыта продукции, поставку дилерам или покупателям (если продажи под заказ) в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

Также выполняется прогнозирование и планирование закупок и реализации продукции, перспектив развития рынков сбыта, планирование поставок, учет выполнения плана продажи автомобилей.

Транспортное обеспечение, целью делового процесса «Транспортное обеспечение» является бесперебойное транспортное обслуживание подразделений предприятия. Транспортные операции являются важной составной частью производственного процесса, причем транспортные средства нередко используются в целях регулирования его хода и обеспечения заданного ритма производства.

Ремонтное обеспечение, выполняет задачи текущего и капитального ремонта технологического оборудования основного и вспомогательного производства.

Физическая и логическая схема модернизированной компьютерной сети. Последняя модернизация компьютерной сети на предприятии производилась в июне 2015 года, в связи с этим дополнительная модернизация компьютерной сети требуется.

В августе 2015 года была произведена модернизация технического обеспечения информационной системы в связи внедрения новой информационной системы «1С: Предприятие» 8-ой версии.

Однако в последующей модернизации технического обеспечения информационной системы предприятие на ближайший период нуждается.

Таким образом, целью делового процесса «Информационное обеспечение предприятия» ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является организация и поддержка, и защита будущей комплексной информационной системы предприятия.

Информационные системы будут предназначены для повышения эффективности управления деловыми процессами в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» с помощью информационных технологий, для ускорения подготовки и принятия управленческих решений.

В настоящий момент информационное обеспечение в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления).

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного ИО в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

Далее автор курсовой работы проведет анализ состояния информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» посредством изучения следующих критериев:

- рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе (норма обработки информации, % дублирования документов);

- сокращение числа форм бумажных документов;

- возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;

- необходимая избыточность информационного обеспечения.

Информационный Банк данных в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления.

При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления, которая полностью будет введена в действие в период 2020-2020 гг. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения управления на предприятии ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» в настоящее время предъявляется ряд организационно-методических требований, основные из них: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе;

- сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации (см.табл. 2.4.-2.6).

Таблица 2.4. Рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»

2015	2016	2017
Норма обработки информации (1 день - 100 документов) % дублирования 3% от 100%	Факт обработки информации (1 день - 76 документов) % дублирования 7% от 100%	Норма обработки информации (1 день - 100 документов) % дублирования 3% от 100%	Факт обработки информации (1 день - 73 документов) % дублирования 8% от 100%	Норма обработки информации (1 день - 100 документов) % дублирования 3% от 100%	Факт обработки информации (1 день - 70 документов) % дублирования 9% от 100%

В итоге рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», соответствует не в полной мере и не соответствует утвержденным нормам. В 2017 году факт обработки информации (1 день - 70 документов) % дублирования 9% от 100%, при норме 100 документов и 3% дублирования.

Таблица 2.5. Число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг. (кол-во форм)

2015	2016	2017
Норма	Факт	Норма	Факт	Норма	Факт
123	134	123	133	123	145

Как видно из данных таблицы 8 число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составляет 22 формы документов.

Представим уровень необходимой избыточности информационного обеспечения, позволяющей пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» (% информационной избыточности от нормы 100%) (см.табл. 2.6).

Таблица 2.6. Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» (% достижения информационной избыточности от нормы)

2015	2016	2017
Норма	Факт	Норма	Факт	Норма	Факт
100	87	100	88	100	83

В итоге необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году составляет 83% от нормы в 100%, показатель не достигает планируемых норм, негативная тенденция.

Применение экономико-математических методов, средств вычислительной техники и связи создает новые возможности для решения комплекса задач в системе управления предприятия ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Представим финансовое, материальное обеспечение функционирования информационной системы в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» в 2015-2017 гг.(см.табл. 2.7).

Таблица 2.7. Финансовое, материальное обеспечение функционирования пилотной информационной системы (базы данных) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг. (тыс.руб.)

2015	2016	2017
Норма	Факт	Норма	Факт	Норма	Факт
410	389	420	409	420	389

Как видно из данных таблицы 2.7. финансовое, материальное обеспечение функционирования пилотной информационной системы (базы данных) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., происходит не в полной мере от плана и составило в 2017 году 389 тыс.руб, что на 31 тыс.руб, меньше плановых показателей, причина недостаток финансирования.

Таким образом, на основании анализа функционирования информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» установлены как положительные та и отрицательные стороны:

Положительные стороны:

На предприятии используются следующее программное обеспечение: Консультант + (Сборник законов Российской Федерации), «1С» Предприятие, «1С» Бухгалтерия, также используются Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access.

На ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» построена структура управления и функционируют бизнес-процессы.

Создан Информационный Банк данных в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», функционирует пилотная информационная система (база данных).

Негативные стороны: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», соответствует не в полной мере и не соответствует утвержденным нормам. Число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составляет 22 формы документов.

Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году составляет 83% от нормы в 100%, показатель не достигает планируемых норм, негативная тенденция.

Финансовое, материальное обеспечение функционирования пилотной информационной системы (базы данных информационных потоков) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., происходит не в полной мере от плана и составило в 2017 году 389 тыс.руб, что на 31 тыс.руб, меньше плановых показателей, причина недостаток финансирования.

2.3 Факторы, снижающие уровень информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»

Автором ВКР в ходе исследования уровня информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» были выявлены следующие проблемы, которые имеют место и их нужно устранить или минимизировать:

1. Рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», не соответствует утвержденным нормам.

2. Число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует установленной норме.

3. Показатель необходимой избыточности информационного обеспечения, позволяющего пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году не достиг планируемых норм, негативная тенденция.

4. Финансовое, обеспечение функционирования пилотной информационной системы (базы данных, потоков) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., происходило не в полной мере и отстает от плана.

5. Пункт в информационной системе (базы данных) цена производства товара (ЦПТ) включен в процесс производства, однако затянут во времени и порождает новые проблемы, а именно: окончательное определение цены находится в середине технологического процесса, когда проведена работа в ряде подразделений, возможно, осуществлены какие-либо закупки.

Конечная цена для заказчика определяется долго, сложно, а также может значительно отклонится от заявленной в договоре, что может являться решающим фактором неудовлетворенности клиента. Происходят значительные потери времени и материальных ресурсов в случае отказа клиента от заказа на данном этапе. Теоретически по договору заказчик не может безболезненно отказаться от сделанного заказа, даже если цена многократно увеличится.

В договоре указано, что он должен оплатить понесенные затраты по заказу - такой порядок ведет к потере клиента (см.табл. 2.8).

Таблица 2.8. Цена производства товара (ЦПТ) в начале заказа и конечная цена заказа ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» (отклонение, % от первоначальной цены)

2015	2016	2017
Цена в начале заказа	Конечная цена заказа	Цена в начале заказа	Конечная цена заказа	Цена в начале заказа	Конечная цена заказа
100	111	100	112	100	119

Как видно из данных таблицы 11 цена производства товара (ЦПТ) в начале заказа и конечная цена заказа ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» имеет значительное отклонение, % от первоначальной цены. В 2017 году конечная цена заказа превышает первоначальную цену заказа на 19%, негативная тенденция, причина затянутость выполнения заказа от несогласованности взаимосвязи между технологическим процессом и поступлением информации в информационную систему о заказе клиента.

Нет четкого, формализованного, регламентированного по времени, процесса заключения договора с клиентом. Возможны ситуации, когда договора могут заключаться в пределах одного кабинета без должной проработки, для ускорения проработки договора клиент может самостоятельно прорабатывать отдельные процедуры, возможно множество вариаций на тему заключения договора.