Разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО "ПКФ АВТОСПЕКТР"

Возможно заключение договоров с необоснованными сроками, как следствие, невозможность правильного планирования работы подразделений и срывы сроков поставки и потеря клиента.

Бумажные технологии сильно замедляют скорость движения информации по предприятию. Следствие - затянутые сроки процессов, не видно куда какая информация ушла, в каком состоянии какой заказ, работа «вслепую».

Отсутствие единой концепции развития АСУ, стратегия развития АСУ не увязана с целями предприятия.

Многие процессы не автоматизированы, или полуавтоматизированы.

Основные производственные задачи: бюджетирование (финансы, экономика);

-формирование планов отгрузок;

-формирование планов производства;

-расчет потребностей материалов, расчет потребностей инструмента не автоматизированы или реализованы в локальных, отдельных задачах на отдельных компьютерах.

Таким образом, на основе проведенного практического исследования, можно сделать следующий вывод: информационное обеспечение управления на предприятии ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при её функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

В итоге проанализировав качество информационного обеспечения управления в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» и организационную структуру предприятия приходим к выводу, что процесс управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не оптимален и нуждается в улучшении.

3. Разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»

3.1 Разработка мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»

С целью устранения выявленных недостатков и совершенствования информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» автор предлагает создать единую информационную систему с помощью Программы «Докменеджер» на период 2019-2020 гг., целью которой будет автоматизация бизнес процессов в области:

- отдела расчетов с поставщиками по региональным и отраслевым программам;

- управление обеспечения комплектующими материалами;

- управление обеспечения металлами, что позволит повысить эффективность работ во многих подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Если при этом произвести автоматизацию этих процессов с объединением в единую информационную базу - это даст еще большее ускорение прохождения заказа и контроль за состоянием заказов в реальном масштабе времени (см.приложение Г).

Необходимо разработать и внедрить в деятельность ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программу «Докменеджер» с целью ускорения обмена документами между подразделениями и оперативности принятия решений. Заменив тем самым функционирующую пилотную информационную систему (базу данных) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., которая оказалась громоздкой и затратной системой.

Роль информационных технологий в такой оптимизации:

- интеграция информации из разных отделов;

- автоматизация процессов;

- хранение и оперативное предоставление информации;

- отслеживание движения документов, сырья, продукции;

- уменьшение количества брака продукции;

- уменьшение количества шагов процесса.

Выделим бизнес-процессы для создания ИС.

Представим основные бизнес-процессы ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» которые будут объединены в единую информационную базу:

- бизнес процесс расчета с поставщиками по региональным и отраслевым программам;

- бизнес процесс обеспечения комплектующими (подсистема управления комплектующими будут выполнять следующие функции):

Оперативное обеспечение предприятия основными, вспомогательными и горюче-смазочными материалами для производства, а также материалами и комплектующими изделиями для производственной деятельности;

Поиск и оценка поставщиков основных, вспомогательных и горюче-смазочных материалов для производства;

Поиск и оценка поставщиков материалов и комплектующих изделий;

Подготовка проектов договоров на закупку материалов и комплектующих изделий для производства;

Сроки подготовки проектов договоров;

Организация доставки на предприятие закупленных материалов и комплектующих изделий для производства;

Обеспечение предприятия основными, вспомогательными и горюче-смазочными материалами для производства, а также материалами и комплектующими изделиями для монтажа сборных металлических конструкций;

Поиск и оценка поставщиков основных, вспомогательных и горюче-смазочных материалов для производства;

Поиск и оценка поставщиков материалов и комплектующих изделий;

Подготовка проектов договоров на закупку материалов и комплектующих изделий для производства;

Организация доставки на предприятие закупленных материалов и комплектующих изделий для производства.

- Бизнес процесс обеспечения металлами.

Все эти бизнес-процессы будут взаимосвязаны между собой и вытекают один из другого. Состав ИС. Обоснование выделенных подсистем.

Проанализировав организационную структуру управления, выделенные бизнес-процессы и схему экономических, информационных, производственных и управленческих потоков, информационную систему ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» можно будет разбить на следующие подсистемы:

- подсистема руководства, подсистема производства;

- подсистема обеспечения качества;

- подсистема расчета с поставщиками по региональным и отраслевым программам, подсистема планирования и обеспечения комплектующими;

- подсистема планирования и обеспечения металлами;

- подсистема сбыта. Каждая из выделенных подсистем будет являться одним из этапов прохождения заказа по ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Взаимодействие подсистем ИС согласно инновационному проекту. Рассмотрим схему управленческих потоков между подсистемами (см.рис. 3.1).



Рис. 3.1. Взаимосвязь между подсистемами по потоку управленческой информации

Из схемы видно, что из «ПС руководства» будут идти управленческие потоки ко всем остальным подсистемам. Это будет связанно с тем, что на этой подсистеме лежит ответственность за управление ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Управленческий поток из «ПС обеспечения качеством» в «ПС производства» будет формироваться из-за требований к мерам по обеспечению качества продукции.

Управленческий поток из «ПС планирования и обеспечения комплектующими» в «ПС производства» будет формироваться из-за контроля выполнения плана производства продукции.

Рассмотрим схему экономических потоков между подсистемами (см. рис. 3.2).

Рис. 3.2. Взаимосвязь между подсистемами по потоку экономической информации

Из «ПС сбыта» в «ПС планирования и обеспечения комплектующими» будет поступать информация об отгруженной продукции для составления планов инвестиций и затрат на контроль и анализ выполнения составленного плана и планирования закупок.

В «ПС руководства» из «ПС экономики и финансов» будет поступать бухгалтерская отчетность по деятельности предприятия.

Рассмотрим схему взаимодействия подсистем по потоку производственной информации (см.рис. 3.3).

Рис. 3.3. Взаимосвязь между подсистемами по потоку экономической информации

«ПС планирования и обеспечения металлами» получает из «ПС производства» будет получать информацию о материалах, которые необходимы для изготовления продукции.

«ПС сбыта» будет получать информацию об изготовленной продукции готовой для отгрузки или к складированию.

Рассмотрим схему взаимодействия подсистем по потоку производственной информации (см.рис. 3.4).

Рис. 3.4. Взаимосвязь между подсистемами по потоку экономической информации

информационный управленческий производственный

«ПС расчета с поставщиками по региональным и отраслевым программам будет получать из «ПС производства» информацию о материалах, которые необходимы для изготовления продукции.

«ПС сбыта» будет получать информацию об изготовленной продукции готовой для отгрузки или к складированию.

Сегодня оптимизация тех или иных бизнес-процессов является не только существенным средством экономии времени и производственных затрат, но и показателем хорошо отлаженной системы работы всего ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Поэтому, несмотря на все «отторгающие» факторы типа психологических барьеров, процесс внедрения ИТ-решений в работу становится неотъемлемой частью статьи расходов как для крупных, так и для малых предприятий.

В 2015-2017 годах документооборот ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» резко увеличился на 40%, стало понятно, что существующая система документооборота не только устарела, но и даже является своеобразным тормозом для управленческих процессов. Разумеется, и раньше в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» предпринимались шаги по автоматизации делопроизводственных процессов, (функционирование пилотной информационной системы (базы данных) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.), но они не давали нужного эффекта. Однако разработка и внедрение в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программы «Докменеджер» явиться кардинальным шагом в деле по перестройке всей системы электронного делопроизводства на предприятии (см.табл. 3.1.1).

Консультанты ООО «СофтИнтегро» должны будут в 2019 году проводить последовательную работу по обучению работников ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» методам работы с системой «ДокМенеджер». Обучение будет проходить по принципу каскадного метода: сначала систему освоят работники общего отдела (для них будет проведен ряд семинаров, подготовлены инструкции), затем пройдут курс обучения представители каждого подразделения предприятия, которые, в свою очередь, представляли новые знания своим коллегам.

Разумеется, внедрение системы будет проходить поэтапно, на базе MS Exchange (система электронной почты плюс немного активности, связанной с планированием мероприятий).

Одним из решающих факторов при выборе новой системы явилась возможность расширить существующую функциональность без выстраивания отдельной независимой системы «с нуля».

Существенным фактором явился и финансовый показатель: уникальным конкурентным преимуществом системы «ДокМенеджер» является гибкий подход ООО «СофтИнтегро» в части отмены лицензирования по количеству рабочих мест, поскольку на момент планирования предполагается всего около 80 точек регистрации, к моменту принятия решения о внедрении их число уже возрастет до 120, а количество пользователей с предполагаемых двухсот вырастит по ходу внедрения до 210 с лишним.

Докменеджер компании ООО «СофтИнтегро» эта система управления бизнес-процессами «ДокМенеджер+BPMS» по совокупности факторов и по оптимальному соотношению цена/качество.

Задачей аппарата генерального директора, который и явился основным заказчиком проекта «Докменеджер», будет создание мощного инструмента для повышения эффективности и управляемости процессов распространения и контроля исполнения управленческих решений в целом.

Итогом всех предполагаемых мероприятий должно стать создание единой системы электронного документооборота во всех подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Проект невозможно внедрить сразу на таком огромном предприятии, как ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» со всеми его подразделениями, поэтому естественным было разбить проект на части: первым этапом реализации будет являться автоматизация управленческого документооборота между руководством подразделений ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

На следующем этапе реализации проекта планируется осуществление автоматизации полного цикла обработки документов в единой СЭД (от руководителя до конечного исполнителя) во всех подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»; оптимизация документопотоков с применением принципов экономного производства к процедурам управленческого документооборота; автоматизация «ручных» процедур, связанных с оформлением писем и служебных записок. Полученный эффект от внедрения в цифровом выражении по всем показателям соответствует плановым значениям, а по параметру «сокращение времени регистрации документов» будет очень значительным: экономия рабочих часов за месяц составит порядка 2370 часов.

3.2 Оценка эффективности разработанных мероприятий

Самым важным фактором успеха в реализации проекта считается рабочая группа по внедрению как со стороны ООО «СофтИнтегро», так и со стороны работников ООО «АВТОСПЕКТР», которые очень многое должны будут сделать для достижения конкретного полезного результата, не ограничиваясь в работе только должностными инструкциями.

Главным показателем успеха можно будет считать то, что система будет использоваться и даст экономический эффект (см.приложение Д).

Основными достоинствами системы, считается простота в освоении и нетребовательность к ресурсам. Также помогут успешной реализации проекта наличие четко прописанных процедур управления документами на ООО «АВТОСПЕКТР», поскольку если бы этого не было, то сначала масса времени ушла бы на то, чтобы все эти процедуры упорядочить.

Плюс сыграет роль понимание руководством предприятия того, что этот существующий порядок нужно совершенствовать, используя информационные технологии (см.табл. 3.2.1).

В итоге планируемые результаты проекта в цифрах составят:

- количество охваченных структурных подразделений:

- план - 10.

Количество сотрудников, участвующих в документообороте (до конечных исполнителей):

- план - 202.

Количество сотрудников, получивших доступ к системе:

- план - 200.

Таблица 3.1. Планируемые результаты внедрения в деятельность ООО «АВТОСПЕКТР» программы «Докменеджер» на период 2019-2020 гг.

Показатель	План
- количество охваченных структурных подразделений	10
Количество сотрудников, участвующих в документообороте (до конечных исполнителей)	202
Количество сотрудников, получивших доступ к системе	200
Количество входящих документов	2 618
Количество внутренних документов (переписка между подразделениями)	24 690
Количество исходящих документов	17444

Количество входящих документов:

- план - 2618.

Количество внутренних документов (ОРД, переписка между подразделениями):

- план - 24690.

Количество исходящих документов:

- план - 17444.

Результатом внедрения системы на первом этапе станет, в первую очередь, единый порядок регистрации документов для всех подразделений ООО «АВТОСПЕКТР». Сокращение времени на доставку, и прохождение документов является самым большим плюсом в использовании этой системы.

Таким образом, для устранения выявленных недостатков и для повышения эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» автор предлагает:

1) создать единую информационную систему на период 2019-2020 гг., с помощью Программы «Докменеджер» целью которой будет автоматизация бизнес процессов в области:

- Отдела расчетов с поставщиками по региональным и отраслевым программам.

Управление обеспечения комплектующими.

- Управление обеспечения металлами, что позволит повысить эффективность работ во многих подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Если при этом произвести автоматизацию этих процессов с объединением в единую информационную базу - это даст еще большее ускорение прохождения заказа и контроль за состоянием заказов в реальном масштабе времени.

2) Разработать и внедрить в деятельность ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программу «Докменеджер» с целью ускорения обмена документами между подразделениями и оперативности принятия решений.

Результатом внедрения системы на первом этапе станет, в первую очередь, единый порядок регистрации документов для всех подразделений предприятия. Во-вторых, произойдет упрощение порядка работы по регистрации и отслеживанию внутренних документов.

Улучшиться рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Сократиться число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» которое не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составило 22 формы документов.

3) Целью информационного обеспечения управления ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» на период 2019-2020 гг., будет являться создание комплексной единой автоматизированной системы управления акционерным обществом, которая будет охватывать планирование, подготовку и оперативный контроль производства, а также маркетинг и многое другое.

Заключение

В итоге интегрированная информационная система является, прежде всего, мощным инструментом управления, способствующим повышению эффективности работы компании, ее конкурентоспособности и, следовательно, увеличению доходов, поскольку оперативная и адекватная информация о ходе дел, предоставляемая системой, позволит быстро принимать правильные управленческие решения.

Таким образом, система информационного обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений.

На основе проведенного практического исследования, можно сделать следующие выводы:

Информационное обеспечение системы управления на предприятии ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при её функционировании.

Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

В итоге проанализировав качество управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» и организационную структуру предприятия приходим к выводу, что процесс управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не оптимален и нуждается в улучшении.

Таким образом, в ходе проведенного исследования выделим главные недостатки в качестве управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», соответствует утвержденным нормам не в полной мере. В 2017 году факт обработки информации (1 день - 70 документов) % дублирования 9% от 100%, при норме 100 документов и 3% дублирования. Число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составляет 22 формы документов. Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году составляет 83% от нормы в 100%, показатель не достигает планируемых норм, негативная тенденция.

Цена производства товара (ЦПТ) в начале заказа и конечная цена заказа ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» имеет значительное отклонение, % от первоначальной цены. В 2017 году конечная цена заказа превышает первоначальную цену заказа на 19%, негативная тенденция, причина затянутость выполнения заказа от несогласованности взаимосвязи между технологическим процессом и поступлением информации в информационную систему о заказе клиента.

Как видно из проведенного анализа финансовое, материальное обеспечение функционирования информационной системы в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» в 2015-2017 гг., меньше плановых показателей, причина недостаток финансирования.

Для устранения выявленных недостатков и для повышения эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» автор предлагает:

1) С помощью Программы «Докменеджер» создать единую информационную систему на период 2019-2020 гг., целью которой будет автоматизация бизнес процессов в области:

- Отдела расчетов с поставщиками по региональным и отраслевым программам. Управление обеспечения комплектующими.

- Управление обеспечения металлами, что позволит повысить эффективность работ во многих подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Если при этом произвести автоматизацию этих процессов с объединением в единую информационную базу - это даст еще большее ускорение прохождения заказа и контроль за состоянием заказов в реальном масштабе времени.

2) Разработать и внедрить в деятельность ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программу «Докменеджер» с целью ускорения обмена документами между подразделениями и оперативности принятия решений.

Роль информационных технологий в такой оптимизации:

- интеграция информации из разных отделов;

- автоматизация процессов; хранение и оперативное предоставление информации; отслеживание движения документов, сырья, продукции;

- уменьшение количества брака продукции;

- уменьшение количества шагов процесса.

Таким образом, обоснование внедрения программы «Докменеджер» в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» следующие: результатом внедрения системы на первом этапе станет, в первую очередь, единый порядок регистрации документов для всех подразделений предприятия. Во-вторых, произойдет упрощение порядка работы по регистрации и отслеживанию внутренних документов, то есть если раньше входящий внутренний документ, проходя по ряду подразделений, «обрастал» тремя-пятью номерами, то сейчас для прохождения документа по всем подразделениям достаточно одного номера, данного в месте регистрации.

Улучшиться рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Литература

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.) // (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 №7-ФКЗ) // СЗ РФ. - №23. - Ст. 34.

2. Гражданский кодекс РФ (ч.1,2 и 3) (с изм., и доп. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997г., 8 июля, 17 декабря 1999г.., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001.) (изм., и доп. от 20 марта 2002 г.) // СЗ РФ. - 1997. - №32. - Ст. 27.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации: федеральный закон РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ в ред. ФЗ РФ от 30.12.2008 № 309-ФЗ; // СЗ РФ. - 2002. - №1 (Ч.1). - Ст.3; СЗ РФ. - 2009. - №1. - Ст. 21.

4. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева - М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2016. - 191 с.

5. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2017.-- №12. - С. 46--48.

6. Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М.,- 2016. - С. 16, 32.

7. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. - 2017. - 78 с.

8. Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2017.- №22. - С.56, 76.

9. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2016.--49 с.

10. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2017. - №20. - С. 11, 28.

11. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2017. - №2. - С. 19, 33. - 34.

12. Витин, Ю.Г. От документооборота классического - к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - №24. - С. 23.

13. Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». - Пенза, - 2016. - С. 3-10.

14. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. - 2017. - №15. - С. 17-22.

15. Гельман-Виноградов, К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы) / К.Б. Гельман-Виноградов // - Междунар. форум по информации и документации. - 2016. - Т. 17. - № 1. - С. 22.

16. Гельман-Виноградов, К.Б. Пространственная одиссея документов как глобальное явление / К.Б. Гельман-Виноградов // Отечественные архивы. - 2017. - №6. - С. 39.

17. Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» - М., - 2016. - С. 56, 84-87 (2008 а).

18. Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. - 2017. - №32. - С. 16-24.

19. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик // - Секретарское дело. - 2017. - № 9 - С. 45-75.

20. Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани - СПб: «Питер», 2014. - 289 с.

21. Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. - К.: «Диа-Софт», 2015. - 238 с.

22. Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2017. - №2. - С. 8, 18,29,32.

23. Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук / О.В. Живаева. - В., 2016. - 148 с.

24. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. - 2016. - №8. - С. 12,32,67.

25. Кенигфест, Г. Информационные технологии в деятельности предприятий России / Г. Кенигфест // Yes! - 2017. - №4. - С.32,34.

26. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2016. - №11. - С. 32-35.

27. Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М., - 2014. - С. 34.

28. Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // -М.: «Научная книга», 2017. - 110 с.

29. Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. - 2014. - №21. - С.5-9.

30. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - №24. - С.28.

31. Годовые отчеты о деятельности ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.

32. Кадровые отчеты о деятельности компании ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.

33. Финансовые отчеты о деятельности компании ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.

34. Электронный ресурс сайт. ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Приложение А

Таблица 1. Информационные потоки предприятия. Взаимодействие задач бизнес-процессов подробно рассматривается на трех бизнес-процессах «Производство», «МТО» и «Закупки и Сбыт»

Входные потоки	Задачи	Выходные потоки
№	Наименование потока	№	Наименование задачи	№	Наименование потока
2. Производство
7.1.3.1.	Заказ на производство	2.1.1.	Планирование производства	2.1.1.1	План производства
1.1.1.1.	Оперативное управление производством
2.1.1	Анализ сегментов рынка готовой продукции.
2.1.1.1	План производства	2.1.2.	Расчёт плановой себестоимости	2.1.2.1	Плановая себестоимость
2.1.2.1	Плановая себестоимость	2.2.1.	Технологическая подготовка производства	2.2.1.1.	Технологическая оснастка
2.1.1.1	План производства	2.2.2.	Расчет потребностей в ресурсах	2.2.2.1.	Объём необходимых материально-технических ресурсов
2.1.2.1	Плановая себестоимость
				2.2.2.2.	Объём необходимых материально-технических ресурсов рабочих мест
				2.2.2.3.	Объём необходимых трудовых ресурсов
				2.2.2.4.	Объём необходимых энергоресурсов
2.1.1.1	План производства	2.3.1.	Производство продукции	2.3.1.1.	Накладная на внутренне перемещение готовой продукции на склад
2.2.1.1	Технологическая оснастка
				2.3.1.2.	Фактическая объём производства
				2.3.1.3	Фактические себестоимость продукции
3.1.5.1	Объём имеющихся ресурсов на складе
				2.3.1.4.	Учёт брака
2.3.1.1.	Накладная на внутренне перемещение готовой продукции на склад	2.3.2.	Складирование продукции	2.3.2.1	Готовая продукция на складе
2.3.1.2.	Фактический объём производства
8.2.1.1.	Календарный план внутренних перевозок
2.3.1.2	Фактический объём производства	2.4.1.	Учёт фактических объёмов производства	2.4.1.1.	Оборотная ведомость
2.3.1.2.	Фактическая объём производства	2.4.2.	Расчёт фактических затрат	2.4.2.1.	Фактические затраты на производство
2.3.1.3	Фактические себестоимость продукции
11.1.2.1	Фактическое использование трудовых ресурсов

Приложение Б.

Таблица 2. Информационные потоки предприятия МТО

3. МТО
2.2.2.1.	Объём необходимых материально-технических ресурсов	3.1.1.	Расчёт потребности материально-технических ресурсов.	3.1.1.1.	Потребность в материально-технических ресурсов
3.1.3.1.	Договор на поставку ресурсов	3.1.2.	Составление план-графиков пополнение складских запасов	3.1.2.1.	План график пополнения складских запасов
3.1.1.1.	Потребность в материально-технических ресурсов	3.1.3.	Заключение договоров на поставку ресурсов	3.1.3.1.	Договор на поставку ресурсов
13.1.1.1	Правовое обеспечение, соблюдение законодательных норм
6.2.2.1.	Анализ сегмента рынка используемых ресурсов.
1.1.4.1	Оперативное управление МТО
3.1.3.1.	Договор на поставку ресурсов	3.1.4.	Контроль взаимоплатежей	3.1.4.1.	Платежи по договору
13.1.1.1	Правовое обеспечение, соблюдение законодательных норм
5.1.3.1.	Договорные цены
3.1.2.1.	План график пополнения складских запасов	3.1.5.	Пополнение складских запасов	3.1.5.1.	Объём имеющихся ресурсов на складе
8.1.1.1	План транспортных перевозок
2.2.2.2.	Объём необходимых материально-технических ресурсов рабочих мест	3.2.1.	Расчёт потребности МТР рабочих мест	3.2.1.1.	Потребность МТР рабочих мест
3.1.2.1.	План график пополнения складских запасов	3.2.2.	Календарное планирование	3.2.2.1.	Календарный план
8.1.1.1	План транспортных перевозок
3.2.2.1.	Календарный план	3.2.3.	Учёт движения МТР	3.2.3.1.	Акт о движение материально-технических ресурсов
3.2.3.1.	Акт о движение материально-технических ресурсов	3.2.4.	Контроль за расходованием МТР	3.2.4.1.	Акт о расходовании материально-технических ресурсов
2.3.1.4.	Учёт брака	3.2.5.	Учёт брака	3.2.5.1.	Акт о наличии брака

Приложение В.

Таблица 3. Информационные потоки предприятия. Закупки и сбыт

7. Закупки и сбыт
6.2.1.1	Анализ сегментов рынка готовой продукции	7.1.1.	Поиск и формирование списков потенциальных партнеров поставщиков и потребителей	7.1.1.1	Список потенциальных поставщиков и потребителей
7.1.1.1.	Список потенциальных поставщиков и потребителей	7.1.2.	Заключение договоров на закупки и реализацию готовой продукции	7.1.2.1.	Договор на закупки и реализацию готовой продукции
1.1.6.1.	Оперативное управление закупками и сбытом
13.1.1.1	Правовое обеспечение, соблюдение законодательных норм
7.1.2.1.	Договор на реализацию готовой продукции	7.1.3.	Размещение заказов в производстве	7.1.3.1.	Заказ на производство
3.1.4.1.	Платежи по договору	7.1.4.	Учёт взаиморасчётов с поставщиками, потребителями	7.1.4.1.	Расчёты с поставщиками, потребителями
2.3.2.1	Готовая продукция на складе	7.1.5.	Анализ складских запасов в производстве	7.1.5.1	Запас готовой продукции
7.1.7.1.	Транспорт для отгрузки готовой продукции	7.1.6.	Формирование графиков отгрузки готовой продукции	7.1.6.1.	График отгрузки готовой продукции
7.1.5.1	Запас готовой продукции
8.1.1.1	План транспортных перевозок	7.1.7.	Планирование транспорта	7.1.7.1.	Транспорт для отгрузки готовой продукции
7.1.6.1.	График отгрузки готовой продукции	7.1.8.	Организация и отгрузка готовой продукции	7.1.8.1.	Акт об отгрузке готовой продукции
13.1.4.1.	Хозяйственное обслуживание деловых процессов
3.1.4.1.	Платежи по договору	7.1.9.	Контроль исполнения договоров	7.1.9.1.	Акт об исполнении договора
7.1.8.1.	Акт об отгрузке готовой продукции
3.2.5.1.	Акт о наличии брака	7.1.10.	Работа по браку	7.1.10.1.	Ликвидация брака
7.1.5.1	Запас готовой продукции	7.1.11.	Разработка нормативов запаса готовой продукции, контроль за их соблюдением	7.1.11.1.	Норматив запаса готовой продукции
1.1.6.1.	Оперативное управление сбытом

Приложение Г

Таблица 4. Программа реализации стратегии разработки и внедрения в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программы «Докменеджер» на период 2019-2020 гг.

Мероприятие	Ответственное лицо	Сроки выполнения	Достигаемый результат
Разработка и внедрение программы на базе MS Exchange (система электронной почты плюс немного активности, связанной с планированием мероприятий).	ООО «СофтИнтегро» Руководитель отдела АСУ, ОПП	2019-2020 гг.	Упрощение порядка работы по регистрации и отслеживанию внутренних документов
Автоматизация управленческого документооборота между руководством подразделений ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»	Ген.директор ООО «СофтИнтегро» Руководитель отдела АСУ, ОПП	2019 г.	Повышение эффективности и управляемости процессов распространения и контроля исполнения управленческих решений в целом. Упрощение порядка работы по регистрации и отслеживанию внутренних документов
Осуществление автоматизации полного цикла обработки документов в единой СЭД (от руководителя до конечного исполнителя) во всех подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»	Ген.директор ООО «Софт-Интегро» Сотрудники ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»	2019 г.	Повышение эффективности и управляемости процессов распространения и контроля исполнения управленческих решений в целом
Обучение программе	Консультанты ООО «СофтИнтегро»	2019-2020 гг.	Подготовка специалистов знающих программу «Докменеджер»

Приложение Д

Оценка эффективности разработанных мероприятий

Представим оценку экономической эффективности создания информационной системы (ИС) и обоснование внедрения программы «Докменеджер в ООО «АВТОСПЕКТР».

Перечислим наиболее значимые составляющие экономического эффекта для ООО «АВТОСПЕКТР» при создании ИС Программы «Докменеджер»:

- уменьшение затрат на всех этапах административно-управленческий аппарат за счет ускорения обработки информации;

- снижение потерь за счет более совершенного учета затрат;

- уменьшение складских запасов;

- внедрение планирования производства и материальных потоков позволяет закупать действительно необходимые для производства материалы, что значительно сокращает оборотные средства, замороженные в виде материальных запасов;

- уменьшение потерь, связанных с недобросовестностью поставщика (покупателя).

1. Технико-экономические показатели.

До внедрения данной ИС «Портфель заказов» составлением отчетов занималось 2 человека.

Процесс ввода информации производился в ручную на двух компьютерах. Этот процесс был сложен и занимал очень много времени. После внедрения данной программы этой работой будет заниматься один человек, так как разработалась программа кодировки данных и, следовательно, не нужно вводить данные вручную.

Исходные данные для расчета годовой эффективности сведены в таблицу 5. Фонд рабочего времени:

Фрв = (365-104-13)* 8 *1 = 1984 (1)

Действительный фонд рабочего времени рассчитывается по формуле:

Фд = Фрв * 80 % (2)

Фд = 1984 * 80 % = 1587,2.

Среднемесячный фонд рабочего времени вычисляется по формуле:

Фсм = Фд /12 (3) Фсм = 1587,2 / 12 = 132,2.

Таблица 5. Данные для расчета годовой эффективности внедрения ИС

Показатели	Условные обозначения	Единицы измерения	До внедрения программы	После внедрения
1. Себестоимость машинного часа работы ЭВМ	Sмаш	руб/час	10	10
2. Действительный фонд рабочего времени	Фд	час	1587,2	1587,2
3. Среднемесячный фонд рабочего времени	Фсм	час	132,3	132,3
4. Машинное время ЭВМ	Тм	час	1587,2	1587,2
5. Основная заработная плата: Оператор (4 разряд) Оператор (4 разряд)	ЗПмес	руб.	10500 10500	10500 -
6. Стоимость компьютера	Sком	руб.	-	18 000

Годовой экономический эффект определяется путем сопоставления затрат по базовому и внедряемому вариантам.

Рассчитывается по формуле:

Эгод = (С1 + R*К1) - (С2 + R*К2) (4)

- где С1, С2 - себестоимость на процесс обучения с использованием базового и внедряемого вариантов;

К1, К2 - капитальные затраты по базовому и внедряемому вариантам;

R - ставка рефинансирования (0,25).

Капитальные затраты по внедряемому варианту К2 - это стоимость оборудования (компьютера) в сумме с производственными затратами:

К2 = Sком + Кпр (5)

- где Sком - стоимость компьютера.

Кпр - производственные затраты.

Производственные затраты не отражаются на себестоимости, но обязательно учитываются при оценке эффективности внедрения данной программы, включая в себя расходы на работу программного обеспечения, организацию его опытной эксплуатации и внедрения и является частью капитальных затрат.

Кпр = ЗТсм + ЗТз/п + ЗТар (6)

Кпр - производственные затраты

ЗТсм - затраты на сырье и материалы

ЗТз/п - затраты на заработную плату

ЗТар - затраты на аренду и амортизацию

Затраты на разработку проекта сведем в таблицу 6.

Таблица 6. Затраты на разработку проекта

Наименование	Цена за единицу	Количество	Сумма
Диск	15	2	30
Бумага	1	1 пачка	100
Итого			130

Затраты на заработную плату сведем в таблицу 7.

Таблица 7. Затраты на заработную плату

Наименование	Сумма, руб.	Срок работы	Сумма
Основная заработная плата	10000	3 месяца	30000
Дополнительная заработная плата	500	3 месяца	1500
Итого			31500

Норма амортизации принимается в размере 20% от стоимости оборудования, как соответствующая экономическому циклу жизни машин и механизмов:

Ам = Sком * 20% (7)

Ам - амортизация оборудования;

Sком - стоимость компьютера;

Ам = 18 000 * 20 % = 3 600.

Общие затраты необходимые на разработку программы сводим в таблицу 8.

Фонд заработной платы с начислениями, приведенными к одному часу работы ИТР, устанавливается исходя из квалификации работника, занятого выполнением работы определенной группы сложности.

Таблица 8. Общие затраты на разработку программы

Наименование	Затраты
Сырье и материалы	130
Заработная плата	31500
Амортизация	3 600
Диск	72
Итого	35 302

К2 = 18 000 + 35 302 = 53 302 руб.

Из вышеприведенных расчетов видно, что проект внедрения является экономически эффективным, срок окупаемости 0,7 года.

Годовая экономическая эффективность. Фонд заработанной платы в базовом варианте составлял 138000 руб.

Соответственно: 138000 - 53302 рубля, итого 84698 руб.

Размещено на Allbest.ru