Предприятие – объект автоматизации

Ежемесячно на основе данных бухгалтерского учета, а именно консолидированного бухгалтерского баланса формируется управленческая отчетность. Формат управленческого учета отличается от бухгалтерского различным срезом данных. Данные группируются в номенклатуры видов работ, услуг для контроля исполнения бизнес-плана. Далее происходит выявление факторов (причин), приведших к возникновению бюджетных отклонений: например, изменение тарифов, или не выполнение объемов производства.

Инженеры отдела ОЭАиТП проводят ежемесячный, ежеквартальный, ежегодный анализ тарифов и затрат, готовят аналитические таблицы по производственной себестоимости, расходам периода, исполнению сметы административных расходов за отчетный период для обоснования плановых и фактических тарифных смет.

Анализу подлежат также эксплуатационные показатели работы организации за отчетный период, по которым вносят предложения по улучшению организации производства.

Основные виды ПО используемого в работе отдела: MS Office, "1С: Предприятие"

Время, затрачиваемое сотрудниками ОЭАиТП на выполнение операций по основным бизнес-процессам:

· ценообразование - 50 % рабочего времени;

· формирование управленческой отчетности - 30 % рабочего времени;

· экономический анализ показателей деятельности - 20 % рабочего времени.

Основными измеримыми показателями деятельности ОЭАиТП являются формирование качественной и своевременной статистической и управленческой отчетности, а также своевременная и качественная подготовка для утверждения проектов тарифов (ставок сборов и плат), плановой тарифной сметы, мониторинг исполнения плановой тарифной сметы (затратной части), своевременное выявление причин неисполнения и их обоснованности, подготовка обосновывающих материалов для предоставления по внесению изменений (корректировок) в плановую тарифную смету, своевременная разработка мероприятий направленных на оптимизацию затрат, контроль за их исполнением, а также своевременное предоставление информации и предложений руководству по результатам экономического анализа".

Узкие места в работе отдела:

· отсутствие электронного документооборота;

· разобщенность во взаимодействии с подразделениями;

· формат данных бухучета не соответствует формату управленческой отчетности;

· ручной способ расчета калькуляции;

· отсутствие инструментария для финансово-экономического анализа;

· отсутствия единой базы данных НСИ.

3.10 Отдел инвестиций

· оформление приема, перемещения и увольнения персонала - 50 %;

· оформление отпусков - 10 %;

· табельный учет -10 %;

· прочее -30 %;

В работе подразделения используется ПО MS Office, MS Excel. Статистические данные по персоналу ведутся в MS Excel, что создает большие трудности при подготовке статистической отчетности.

4. Классификация бизнес-процессов

На основе разработанных диаграмм в результате детальной проработки каждому бизнес-процессу второго или третьего уровня были присвоены оценка его важности (ключевой, важный, периферийный) и оценка текущего состояния организации процесса (хаос, стабильность, передовые решения). Результаты сведены в таблицу бизнес-процессов. Данная таблица позволяет выявить ключевые и наиболее важные бизнес-процессы деятельности организации и оценить их текущее состояние с целью дальнейшего ранжирования процессов по степени концентрации внимания и усилий во время внедрения ИС И ИТ организации.

Таблица. Классификация бизнес-процессов предприятия

В приведенной классификации процессы распределены по следующим областям:

· абсолютная необходимость охвата процесса информационной системой. Бизнес-процессы этого типа требуют первоочередного внимания в процессе внедрения;

· существенная потребность в использовании информационной системы. Бизнес-процессы этого типа могут автоматизироваться во вторую очередь;

· устойчивое состояние, не требующее какой-либо реорганизации;

· нецелесообразность проведения изменений. Проведение работ по таким процессам связано с перерасходами средств и ресурсов.

5. Анализ финансово-хозяйственной деятельности

Большинство существующих в структурных подразделениях проблем являются следствиями таких негативных факторов, как:

· отсутствие единого информационного пространства;

· несовершенство области закупок;

· несовершенство процедуры бюджетирования и управленческого учета;

· отсутствие централизованной системы ведения и контроля НСИ;

· отсутствие системы электронного документооборота;

В нижеприведенной таблице указана экспертная оценка важности проблемы по пятибалльной шкале.

Проведенный анализ узких мест и проблемных зон позволяет сделать вывод о том, что внедрение ИС и ИТ значительно снижает степень воздействия указанных выше факторов и дает возможность эффективного решения большей части указанных проблем. Внедрение ИС и ИТ позволит создать единое информационное пространство организации даст возможность построения эффективной процедуры бюджетирования, обеспечит централизованное ведение и контроль НСИ, позволит решать задачи управленческого учета. Кроме того, внедрение ИС и ИТ позволит снизить степень воздействия такого фактора, как несовершенство системы закупок, за счет более эффективного планирования и контроля закупок ТРУ.

В то же время следует отметить, что внедрение "классической" ИС и ИТ не позволит в полной мере решить проблемы, связанные с отсутствием системы электронного документооборота по причине того, что стандартная функциональность СЭД не поддерживается в большинстве ИС и ИТ. Тем не менее, существующие во многих ИС и ИТ системы разделения прав доступа и посылки оповещений позволяют автоматизировать значительную часть внутреннего документооборота предприятия и облегчить создание и обработку внутренних документов предприятия.

Таблица. Перечень узких мест в финансово-хозяйственной деятельности

Выводы

Приведенный анализ организационной структуры и бизнес-процессов предприятия выявил ряд проблем организационно-технического и информационного характера. Среди них можно выделить следующие основные проблемы:

· отсутствие у руководителей структурных подразделений оперативного доступа к необходимой информации;

· недостаточный контроль качества предоставляемых услуг;

· несвоевременность поступлений заполненных документов;

· огромные хранилища бумажных документов;

· невозможность калькуляции производственной себестоимости;

· разрозненность процедур разработки, ведения и контроля нормативно-справочной информации (НСИ), отсутствие единого хранилища данных НСИ;

· недостаточный для осуществления оперативного производственного планирования уровень проработки производственной технологической документации;

· избыточный внутренний документооборот, приводящий к большому объему работ.

Решение перечисленных выше проблем без внедрения автоматизированной информационной системы является крайне затруднительным.

Внедрение ИС и ИТ позволит значительно облегчить решение большинства из вышеперечисленных проблем, создать единое информационное пространство предприятия, сделать возможным оперативный доступ высшего руководства к детальной информации по финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Основные потребности (ожидания от системы) в разрезе функциональных направлений приведены ниже.

В направлении маркетинга и сбыта:

· повышение эффективности выполнения следующих функций:

* получения статистических данных по закупаемым материалам;

* возможность анализа исполнения плана маркетинга,

* возможность получения оперативной информации по складской базе,

* возможность формирования ежегодных \ ежеквартальных отчетов в разрезах по материалам, проведенным работам, рынкам потребления;

· повышение эффективности деятельности предприятия за счет следующих факторов:

* внедрение индивидуального подхода к клиенту,

* исключение запаздывания информации,

* ведение истории работ по выбраковке, по тарифам,

* улучшение "Лица порта" за счет высокого качества работ.

В направлении материально-технического снабжения и управления закупками:

· сокращение расходов на закупку ТРУ и хранение ТМЗ;

· минимизация и исключение злоупотреблений с ТМЗ;

· контроль над расходами;

· контроль исполнения заявок от подразделений;

· контроль исполнения бизнес-плана предприятия;

· сокращение запасов ТМЗ;

· исключение двойной обработки одно и той же информации;

· прозрачность информации по наличию ТМЗ на всех складах предприятия;

· возможность обоснованного планирования закупок.

В направлении обслуживания (управления ремонтами и ТО):

· централизованное планирование ремонтов;

· возможность ведения необходимых технических нормативов по запасным частям, комплектующим, графикам ремонтов и ТО;

· план-факт анализ в части выполнения ремонтов и ТО;

· оперативное получение информации о наличии ТМЗ на материальном складе.

В направлении финансового и бухгалтерского учета:

· своевременное поступление и обработка информации;

· учет и планирование затрат с необходимой степенью детализации;

· управление материальными и производственными затратами;

· внедрение сквозной системы бюджетирования по всем уровням;

· повышение оперативности управленческого учета для принятия решений;

· более точная формулировка задач по службам, улучшение взаимодействия служб;

· снижение роли человеческого фактора;

· увеличение прибыли за счет внедрения системы бюджетирования и более точного расчета налоговой базы.

В направлении основного и вспомогательного производства:

· возможность детального план\факт анализа производственных расходов;

· оптимизация загрузки производственных мощностей;

· интеграция информационных систем склада;

· контроль выполнения поручений;

В направлении управления персоналом:

· ускорение подготовки кадровых документов за счет внедрения подсистемы управления персоналом, позволяющей полностью автоматизировать кадровое делопроизводство;

· интеграция подсистемы управления персоналом с бухгалтерскими модулями, возможность автоматизированного заполнения табелей и расчета заработной платы;

· внедрение системы планирования, учета и контроля повышения квалификации и аттестации сотрудников.

Следует отметить, что большинство руководителей структурных подразделений осознают важность решения вышеперечисленных проблем и надеется, что внедрение ИС и ИТ позволит более эффективно руководить подчиненными им подразделениями.

Большая часть документов в организации создается и обрабатывается вручную с использованием ПО MS Office. Внедрение автоматизированной информационной системы позволит автоматизировать процесс создания и обработки указанных документов.

Необходимость внедрения ИС и ИТ подтверждается также результатами анализа и ранжирования бизнес-процессов.

Выбор наиболее подходящей ИС и ИТ должен осуществляться на основе анализа соответствия ИС и ИТ функциональным требованиям организации оценки стоимости и сроков внедрения.

Библиография

1. Ланкин В.Е. Развитие теории управления социально-экономическими системами: методология, инструментарий, практика. Автореферат на соискание ученой степени доктора экономических наук, ЮФУ, Ростов-на-Дону, 2009.

2. Хархаров А.М. Методология адаптивного управления строительным предприятием. Автореферат диссертации на соискание ученой степени доктора экономических наук. ДГТУ, Махачкала, 2006 г.

3. Хархаров A.M., Махмудов Д.В. Факторы качества и адаптации товарной строительной продукции к требованиям рынка// Проблемы теории и практики экономики народнохозяйственного комплекса региона. Сборник научных трудов. Часть 6. Махачкала: ДГТУ, 2006.

4. Гликман Ф. Информационные технологии как "тюнинг" основного бизнеса. Журнал CIO. http://www.iteam.ru/publikations/

5. Колесов, A. Microsoft выпустила MBS Navision 4.0. PC Week. Russian Edition. - 2004. - №42. - С. 51.

6. Голосов О.В., Охрименко С.А., Хорошилов А.В., "Введение в информационный бизнес" под ред-й Тихомирова В.П., Хорошилова А.В.: Учебное пособие - М.: Финансы и статистика, 1996.

7. Мартынович, А. ТСО, или Как управлять IT-затратами. Компьютерное обозрение. 2002. - №16.

8. Игнатьев A., М.Н. Нечетко-множественный подход к моделированию управления эффективностью затрат на корпоративные информационные системы в торговле. Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук Иваново - 2007. Работа выполнена в ГОУ ВПО "Ивановский государственный химико-технологический университет".

9. Якимова О.Ю. Методы оценки эффективности корпоративных информационных систем управления. Мордовский госуниверситет г. Саранск, Россия.

10. Уэно X., Исидзуки М. Информационные системы в экономике. М.: Мир, 1989.

11. Как получить пользу от информационных технологий Кузьмин, СЮ. 2003. - №9.

12. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. М.: Финансы и статистика, 1993.

13. Решения по автоматической идентификации. http://www.itrfid.ru/ application.

14. Магомедов А.Г., Мусаева В.П., Мелехин В.Б. Ситуационная модель оперативного управления экономикой строительного производства с нечеткой логикой // Вестник Дагестанского научного центра РАН. 2001.

15. http://www.bestreferat.ru/referat-115659.html.

16. Эрцалов М.О. Информационный ресурс и его влияние на принятие эффективных управленческих решений в строительстве // Обзорно - аналитический материал. - Махачкала: Росинформресурс, ДЦНТИ, 2000 (0,7 пл.).

17. Игнатьев, М.Н. Проблема оценки эффективности вложений в информационные технологии / М Н Игнатьев // Современные наукоемкие технологии Региональное приложение к журналу Иваново, 2004 -№2 - С 69-73-0,25 пл.

18. Подходы к оценке экономической эффективности корпоративных информационных систем / М Н Игнатьев // "Качество науки - качество жизни", международная науч.-практическая конф. (2006, Тамбов) Международная научно-практическая конференция "Качество науки -качество жизни" сб. ст. / Тамбовский государственный технический университет - Тамбов, 2006 - с 94-95-0,12 пл.

19. Адомиан, Д. Стохастические системы: пер. с англ. / М.: Мир, 1987.

20. Петров В.Н. Информационные системы: Учебник. - СПб.: Питер, 2002

21. Уёмов А.И. Логический анализ системного подхода к объектам и его место среди других методов исследования. В кн.: Системные исследования. Ежегодник. - М.: "Наука", 1969. - 203 с., с. 80-96.

22. Х Hammer M., Champy J. Reengineering the corporation: a manifesto for business revolution. - N.Y.: Harper Business, 1993.

23. Берталанфи Л. фон. Общая теория систем - обзор проблем и результатов. В кн.: Системные исследования. Ежегодник. - М.: "Наука", 1969. - 203с., С. 34-35.

24. Блауберг И.В., Садовский В.Н., Юдин Э.Г. Системные исследования и общая теория систем // В кн.: Системные исследования. Ежегодник. - М.: Наука, 1973. - С. 11.

25. Бурков, В. II. Механизмы функционирования организационных систем. Наука, 1981. - 383 с.

Размещено на Allbest.ru