Совершенствование деятельности кадрового агентства посредством внедрения специализированного ИТ-решения

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Персонал - это ключевой бизнес-актив любой современной компании. Именно от его эффективной работы зависит положение компании, ее конкурентоспособность и успешность на текущем рынке. Процесс подбора персонала становится все сложнее. Это можно объяснить тем, что компании более требовательно относятся к соискателям, а соискатели в свою очередь избирательно относятся к потенциальному месту работы и условиям, предлагаемым компаниями.

Поэтому, все чаще работодатели прибегают к помощи кадровых агентств для подбора высококвалифицированных специалистов узкого профиля и топ-менеджеров. В свою очередь, современные кадровые агентства не могут обойтись в своей деятельности без специализированных информационных решений. Это обусловлено большими объемами информации и активным развитием сектора информационных технологий.

Все вышесказанное определяет актуальность данной бакалаврской работы и предполагает следующую цель исследования: повышение эффективности деятельности кадрового агентства за счет внедрения отраслевого ИТ-решения.

Поставленная цель предполагает решение следующего ряда частных задач, а именно:

– изучить специфику автоматизации кадровых агентств;

– провести анализ ключевых бизнес-процессов объекта исследования, выявить их недостатки;

– сформировать рекомендации по устранению выявленных недостатков на основе внедрения специализированного ИТ-решения;

– провести сравнительный анализ рынка информационных продуктов, позволяющих автоматизировать деятельность кадровых агентств, и выбрать наиболее подходящее;

– оценить экономическую целесообразность внедрения предлагаемого продукта в деятельность исследуемого кадрового агентства.

Объектом исследования в данной бакалаврской работе выступает кадровое агентство «Бизнес-Персонал» (г. Самара), предметом исследования - процесс подбора персонала в данном кадровом агентстве.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений. Во введении определяется актуальность проведенного исследования, формируются цель и ключевые задачи. В первой главе раскрывается специфика деятельности кадровых агентств и необходимость их автоматизации. Во второй главе представлена общая характеристика объекта исследования, проведен анализ ключевых бизнес-процессов, отражающих особенность кадровых агентств, и выявлен перечень основных недостатков, ограничивающих успешное функционирование организации. Кроме того, в данном разделе проведен сравнительный анализ специализированных программных продуктов, представленных на современном ИТ-рынке для автоматизации деятельности кадровых агентств, и выбрано решение, удовлетворяющее требованиям исследуемой компании. В третьей главе проведено совершенствование исследуемых ранее бизнес-процессов на основе внедрения информационной автоматизированной системы и выявлены ключевые преимущества от реализации данного проекта, как с практической, так и с экономической точки зрения.

В заключении приводятся основные выводы о проделанной работе, а также результаты экономических расчетов.

Теоретической и методологической базой исследования в рамках данной ВКР послужили труды ведущих экспертов в области автоматизации и ИТ-технологий: В.Репина, М.Ю. Рыбакова, О. Крышкина, И. Галяминой, С. Ивановой и многих других.

1. Теоретические аспекты автоматизации кадрового агентства

1.1 Понятие кадрового агентства и специфика его деятельности

Кадровое агентство это организация, оказывающая услуги по подбору персонала для фирм-заказчиков.

По своей сути, кадровое агентство это посредник между работодателем и соискателем вакансии, своего рода буфер, являющийся гарантом того, что компания получит именно такого специалиста, который ей необходим, а специалист достойные условия труда и обещанную компанией заработную плату.

В современной литературе, наряду с термином кадровое агентство, активно используется понятие рекрутинговое агентство, которые являются тождественными, а специалистов кадровых агентств нередко называют рекрутерами.

Именно кадровые агентства способствуют созданию цивилизованного рынка труда, и это касается не только человека, который ищет работу, но и работодателя. Специалисты кадровых агентств изучают динамику рынка труда, тенденции его развития, изменения уровня заработных плат и требований к кадрам, консультируют компании по кадровым вопросам, организуют и проводят семинары, «круглые столы», тренинги, публикуют материалы, посвященные рынку труда и управлению персоналом. Кроме того, кадровые агентства консультируют по вопросам планирования карьеры и оказывают помощь высококвалифицированным специалистам в получении достойной работы.

Первые кадровые агентства в России появились в конце 80-х годов прошедшего столетия, а в 1995 году была выдвинута идея создания профессиональной организации рекрутеров. Через год (в 1996 году) состоялась первая конференция руководителей 50 ведущих кадровых агентств России и была утверждена Ассоциация консультантов по подбору персонала (АКПП), а также принят профессионально-этический кодекс консультанта по подбору персонала. Цель создания АКПП состоит в развитии цивилизованного рынка подбора персонала в РФ и странах СНГ и формировании профессионально-этических стандартов работы консультантов по подбору персонала. В ноябре 1999 года десять ведущих российских рекрутинговых структур объявили о создании единой сети специализированных кадровых агентств, в которую вошли ведущие агентства Москвы, занимавшие, по некоторым оценкам, в то время около 25% столичного кадрового рынка. Агентства договорились обмениваться заказами в соответствии со своей специализацией. Стимулом к объединению стало стремление к разделу рынка с целью снижения уровня конкуренции, а также выход на региональные рынки. С тех пор конференции АКПП проводятся ежегодно. В настоящее время к ассоциации примкнуло большинство известных московских и региональных кадровых агентств. АКПП проводит семинары и тренинги для рекрутеров.

Сделав анализ реестра аккредитованных агентств 2017 г., можно сделать вывод, что основное число зарегистрированных агентств приходиться на г. Москва и МО это 61 агентство или 35,7% от общего числа зарегистрированных агентств (рис. 1.1).

Рис. 1.1 - Реестр аккредитованных агентств согласно закону ФЗ-116

Также в тройку городов-лидеров входит г. Санкт-Петербург - 39 агентств или 22,8%, г. Ижевск - 19 агентств или 11,1% от общего числа зарегистрированных агентств. Ситуация же складывающаяся в других субъектах и городах России иная. Прежде всего, хотелось отметить, один из положительных фактов, что рынок рекрутинговых услуг не сконцентрирован только в центральном районе страны, а сеть рекрутинговых агентств размещена по всей России. Также в основном агентства действуют только в административных центрах субъектов РФ, причем по количеству агентств этот цифра варьируется от 1 до 3х агентств в одном субъекте РФ. Но зная специфику данного рынка, нельзя оценивать эти показатели не эффективными, в связи с тем, что у крупных рекрутинговых агентств с генеральным офисом в одном городе (например, Москва) есть сеть филиалов, размещенных по всей России. Так крупнейшая международная компания«KellyServices», предоставляющая решения по аутсорсингу и управлению персоналом, имеет 16 офисов в таких крупных городах России, как: Москва, Санкт-Петербург, Великий Новгород, Владивосток, Екатеринбург, Казань, Калуга, Краснодар, Красноярск, Липецк, Нижний Новгород, Новосибирск, Ростов-на-Дону, Самара, Тюмень, Уфа.

Рынок подбора персонала активно развивается, появляются как новые инструменты поиска кандидатов, как и новые способы взаимодействия между компаниями-заказчиками и рекрутинговыми агентствами (рекрутерами). Так, в феврале 2015 года запустился новый российский сервис по подбору персонала JungleJobs, в июне 2015 года компания перечислила рекрутерам около 1 млн. рублей. Несмотря на то, что рекрутинг в России существует сравнительно небольшой период времени, российские рекрутинговые агентства достигли высокого уровня по качеству оказания услуг и могут конкурировать с западными агентствами. Таким образом, какие бы сложности ни претерпевал рынок труда, потребность в высококвалифицированных сотрудниках всегда будет оставаться актуальной, а значит, деятельность рекрутинговых агентств будет еще более востребованной. Деятельность любого кадрового агентства складывается из трех основных составляющих: поиск, оценка и подбор персонала на определенные вакансии, имеющиеся у работодателей. Особое внимание уделяется соответствию профессиональных и личностных компетенций кандидата требованиям работодателя (рис. 1.2).

Рис. 1.2 - Виды кадровых (рекрутинговых агентств)

Кадровое агентство выясняет профессиональный уровень кандидата и его психологические характеристики мотивацию, гибкость и способность адаптироваться в коллективе. Также агентство берет на себя и задачи по проверке рекомендаций (рис.1.3). Некоторые кадровые агентства расширяет спектр услуг, предлагая лизинг и аутстаффинг персонала, аутплейстмент, кадровый консалтинг, обучение сотрудников. Кроме того, кадровое агентство может провести анализ совпадения стратегических целей компании с личными планами кандидата. Кадровые агентства могут подбирать как квалифицированных рабочих, так и директоров предприятий. Все зависит от специализации оказываемых услуг. Есть агентства, подбирающие персонал по профессиональной, квалификационной или отраслевой принадлежности.

Регулярно взаимодействуя с большим количеством компаний и огромным количеством кандидатов, кадровое агентство постоянно находится в центре потока актуальной информации о рынке труда.



Рис. 1.3 - Услуги, предоставляемые кадровыми агентствами

В динамично изменяющейся бизнес среде возможность оперативного получения актуальной информации позволяет быстро и полно анализировать текущие тенденции и, как следствие, принимать верные решения.

Информация о текущем состоянии и тенденциях изменения уровня заработных плат специалистов в различных отраслях бизнеса является одним из важнейших инструментов бизнес - планирования.

Современными кадровыми агентствами накоплен обширный опыт в исследованиях заработных плат и компенсаций для компаний - клиентов из различных сегментов бизнеса. Постоянно успешно выполняются масштабные региональные аналитические исследования рынка труда.

Основные цели деятельности любого кадрового агентства заключаются в следующем:

– предоставлять актуальную информацию об уровне заработных плат наиболее востребованных специалистов из наиболее динамичных, отраслей;

– наглядно демонстрировать тенденции в динамике изменений заработных плат.

Современные исследователи определяют две группы основных задач кадровых агентств.

Первая группа - это задачи, относящиеся к клиенту:

– поиск и подбор персонала в соответствии с требованиями работодателя;

– надежность подбора, то есть представляемого специалиста;

– подбор в строго оговоренный контрактом срок.

Надежность подбора - это ответственность и гарантии, которые берет на себя рекрутинговое агентство. Ответственность агентство несет за то, что представленный кандидат способен четко решать задачи того уровня, который необходим. Гарантии в зависимости от серьезности позиции длятся от 3 до 6 месяцев. Сроки выполнения заказа зависят от уровня подбираемого специалиста.

Задачи второй группы, относящейся к самому агентству:

– рентабельность деятельности агентства,

– поиск и обучение собственных кадров;

– создание имени и продвижение марки на рынке кадровых услуг.

Команды специалистов аналитического отдела, специализирующихся на обзорах заработных плат и компенсаций, могут предоставить информацию, отражающую общие тенденции рынка, которая может служить базой лишь для формирования общей политики компании в отношении уровня зарплат и компенсаций. При этом важно понимать, что для непосредственного принятия решения об изменениях уровня заработных плат и компенсаций, необходимы более тонкие исследования конкретной отрасли бизнеса и анализ внутренней ситуации в конкретной компании.

Необходимо отметить, что в последнее время становится сложно найти высококвалифицированного специалиста, который бы находился в свободном поиске нового места работы и готов бы был немедленно войти в штат какой-либо компании. Если работодатель точно знает, какого профиля сотрудник ему нужен, а также уверен, что сможете адекватно оценить его профессиональный уровень и предложить ему благоприятные условия работы, то для такого работодателя достаточно только провести подбор нескольких сотрудников, отвечающих заявленным работодателем требованиям.

Деятельность по подбору персонала можно разбить на несколько этапов. Для того чтобы кадровое агентство предоставило такую услугу как подбор персонала от работодателя необходимо, получить заявку на подбор.

Первый этап подбора персонала - это получение заявки на подбор. Заявка на подбор - это «стартовый» документ для процедуры подбора. Составляет его непосредственный руководитель, визирует начальник подразделения. В заявке указываются: дата открытия вакансии, название отдела, должностные обязанности и некоторые другие условия. К заявке прилагается копия должностной инструкции, если вакантная должность новая.

Эксперты выделяют следующие типичные ошибки при составлении заявки на подбор персонала:

– отсутствие либо некорректное указание срока подачи заявки (это важно при регламентированных сроках подбора);

– номинальное обозначение функциональных обязанностей (в лучшем случае руководители переадресовывают к должностной инструкции, которая не отражает нюансов, характерных именно для этой должности, данного подразделения);

– отнесение желаемых требований к разряду обязательных, что значительно сужает круг соискателей;

– неполное, формальное заполнение документа.

Второй этап подбора персонала: экспертиза вакансии. Экспертиза вакансии служит ответом службы персонала на заявку руководителя и позволяет сделать следующее:

– фиксировать дату поступления заявки в группу подбора (бывает так, что начальник заполняет ее, а передает только через неделю, что влечет за собой увеличение сроков подбора, а это влияет на KPI группы подбора);

– проверить наличие данной вакансии в соответствующих организационных документах. Если такой должности нет в штатном расписании, требуется служебная записка о введении новой единицы. Если ее нет в плане подбора, значит, она является внеплановой, что дает возможность предлагать руководителю подразделения иные формы подбора (через кадровое агентство, самостоятельно, силами группы подбора после закрытия одной из плановых вакансий).

Ознакомить руководителя с ситуацией на рынке - соответствуют ли требования к кандидату предлагаемому уровню оплаты (необходимо либо провести обзор заработных плат, либо иметь опыт подбора подобных специалистов).

По заявке сверяется наличие рабочего места. Если его нет уточняются сроки его подготовки. Это очень важный момент: иногда бывает так, что сотрудник уже найден, а работать ему негде. Определяется категория, плановые сроки подбора. Руководитель получает информацию о том, кто из менеджеров по подбору назначен ответственным за закрытие данной вакансии.

Руководитель организации должен подтвердить возможность использования ресурса кадровых агентств с акцентом на бюджет подразделения, чтобы избежать ситуации, когда после закрытия вакансии и выхода специалиста на работу руководитель сообщает, что он был не в курсе необходимости оплаты.

Существуют следующие преимущества составления экспертизы вакансии:

– стимулирование руководителей планировать деятельность по подбору персонала (внеплановая вакансия является неприоритетной для группы подбора);

– ознакомление руководителей подразделений с плановыми сроками закрытия конкретной вакансии;

– напоминание о необходимости заблаговременной подготовки рабочего места;

– подтверждение использования группой подбора ресурсов кадрового агентства (бюджет подразделения);

– экспертная оценка соответствия уровня оплаты и требований к кандидатам (позволяет сразу исключить неликвидные заявки).

Третий этап подбора персонала: проведение собеседования. При подборе персонала кадровыми агентствами особое внимание отводится технике проведения собеседований. При проведении собеседования рекрутерам нужно учитывать:

– интервью следует проводить не с позиции вышестоящего, а с позиции сотрудничества с кандидатом;

– во время беседы важно поддерживать позитивный настрой и излучать положительные эмоции. У претендента должно появиться желание работать именно в этой организации;

– не только пришедший в компанию кандидат «продает» свои навыки - руководитель также «продает» свою компанию специалисту;

– при формировании команды очень важную роль играет психологическая совместимость нового сотрудника, как с начальником, так и с коллективом. Кроме того, интервьюерам можно предложить перечень вопросов для собеседования с указанием значения и смысловой нагрузки каждого из них (для чего задается, что ожидается услышать в ответ, как оценить кандидата).

Четвертый этап подбора персонала: Оценка кандидатов. После проведения собеседования наступает момент оценки всех кандидатов. Специалист кадрового агентства, ответственный за собеседование, выявляет степень соответствия соискателя требованиям фирмы- заказчика, определяет целесообразность предъявления кандидата заказчику.

Сначала в оценочном листе выставляются оценки по всем заявленным заказчиком критериям, затем подсчитывается общая сумма и выводится среднее арифметическое значение. Это и есть результат. В подборе персонала целесообразно использовать оценочный лист. Этот документ можно создавать для каждой вакансии либо сформировать универсальный бланк. Содержит совокупность определяемых у кандидата компетенций: корпоративных, профессиональных, личностных. Заполняется в ходе интервью, приобщается к анкете/резюме и является основой для создания сопроводительного письма. Позволяет оценивать соискателей по единой шкале и отойти от интуитивного отбора. При направлении кадровым агентством кандидата к работодателю целесообразно составить сопроводительное письмо, в котором перечисляются основные анкетные данные, приводится краткая характеристика квалификации и дается экспертная оценка моделей поведения и ценностных установок. Документ включает данные из оценочного листа (сильные/слабые стороны), описание рисков (например, неготовность к ненормированному графику, наличие маленьких детей и т. д.), дополнительную информацию (причины поиска работы, хобби), зарплатные ожидания кандидата. Грамотно составленное сопроводительное письмо подчеркивает профессионализм специалистов кадрового агентства. При заполнении документа специалист должен помнить, что любую характеристику кандидата (тип мышления, вид мотивации и т. д.) он должен быть готов расшифровать и подтвердить фактами. В следующем разделе данной бакалаврской работы будут рассмотрены виды кадровых агентств и ключевые тенденции их развития.

1.2 Виды кадровых агентств и тенденции их развития. Кадровый консалтинг

Успех деятельности кадрового агентства определяется наличием квалифицированного персонала в штате агентства, устойчивых связей с работодателями, базы данных по кандидатам, использованием передовых технологий работы.

Главное конкурентное преимущество рекрутингового агентства обеспечивает его персонал. Уровень агентства определяется уровнем специалистов, работающих в нем, а постоянное повышение профессионального уровня сотрудников - залог повышения качества работы агентства в целом. Если раньше приоритетом ведущих кадровых агентств были технологии и эксклюзивные заказы, то сейчас фокус перемещается на систему подготовки рекрутеров.

База данных по кандидатам развивается по мере поступления заказов от работодателей. Так, каждый массовый заказ (например, на менеджера по продажам) приносит множество новых резюме. От качества базы зависит, как долго компания сможет продержаться на рынке, найдет ли постоянных заказчиков.

Не меньшая роль отводится выбору технологии подбора и ценовой ниши. В соответствии с технологией подбора и уровнем цен за услуги выделяют четыре типа агентств по подбору персонала: классические агентства Executive Search, кадровые агентства Selection Recruitment, кадровые агентства Selection Recruitment и Executive Search, скрининговые (поверхностные) агентства. Рассмотрим каждый из типов указанных агентств более подробно.

Классические агентства Executive Search.В основном это российские представительства известных западных агентств, специализирующихся по данному направлению. Словосочетанием Executive Search (дословно «поиск руководителей») также обозначают метод поиска и разновидность самой услуги по подбору управленческих кадров, в отличие от традиционного рекрутмента. В русском языке пока нет общепринятого эквивалента этому термину, метод работы таких агентств часто называют прямым, целевым или целенаправленным поиском. Подбор управленцев высшего звена имеет свою специфику: высшие менеджеры не склонны искать работу посредством агентств; они редко бывают без работы. Поэтому их подбор практически всегда сопряжен с процессом «переманивания» из их старой фирмы, которая будет препятствовать переходу. Данная категория менеджеров имеет сверхценность для своей компании. Они являются носителями управленческой и коммерческой информации, кардинально влияют на жизнь фирмы в целом. Вследствие сложности данного вида работ, это наиболее высокооплачиваемая область рекрутинга.

Агентства Executive Search подбирают топ - менеджеров и «ключевой» персонал. В штате агентств могут работать иностранные консультанты Executive Search, а сотрудники проходят зарубежную стажировку. Стоимость услуг составляет 30-35 % от годового оклада специалиста, срок подбора - не менее 2-6 месяцев (в некоторых случаях около 1 года). Представляют одного-двух кандидатов. Оплата услуг осуществляется в три этапа при частичной предоплате (которая не возвращается) и оплате дополнительных расходов. Вероятность нахождения кандидата более 60 %. Гарантийное сопровождение специалиста не менее 6 месяцев. Из общего числа агентств по подбору персонала агентств Executive Search около 5 %.

Кадровые агентства Selection Recruitment. Такие агентства подбирают менеджеров высшего и среднего звена и линейных специалистов. В работе используют методы классического рекрутмента: имеют собственную базу данных, размещают объявления в СМИ и на сайтах Интернета. Проводят интервью с кандидатами в агентстве с целью определения их деловой компетенции, личностных качеств и мотивации. Результат подбора зависит от опытности рекрутеров и содержания базы данных кандидатов. Стоимость подбора составляет 1,5-2 зарплаты будущего сотрудника. Время выполнения заказа 1-4 недели, представляют 3-5 кандидатов. В среднем вероятность нахождения нужных специалистов составляет около 60 %. Гарантийное сопровождение подобранного специалиста в течение 3 месяцев. В случае необходимости производят бесплатно однократную замену специалиста. Так работают около 55 % агентств.

Кадровые агентства Selection Recruitment и Executive Search. В качестве основных методов подбора специалистов выделяют классический рекрутмент и прямой поиск. Пройдя обучение у западных рекрутеров и накопив собственный опыт за длительный период работы на рынке, эти агентства используют улучшенные технологии поиска и обширную базу данных специалистов. В их штате работают высококвалифицированные консультанты, эксперты соответствующих сегментов рынка. Стоимость услуг таких агентств составляет 25-33 % от годового дохода специалиста. Агентства Selection Recruitment и Executive Search тщательно прорабатывают заказ, проводят структурированное интервью с кандидатами. Представляют от одного - двух до пяти претендентов на должность, срок подбора от 1,5 до 6 месяцев в зависимости от уровня вакансии. Осуществляют однократную замену. Вероятность нахождения нужного специалиста более 60 %. Срок гарантированного сопровождения на подобранных специалистов составляет от 3 до 6 месяцев. Таких агентств около 10 %.

Скрининговые (поверхностные) агентства. Эксперты выделяют еще один вид кадровых агентств, которые занимаются так называемым «первичным подбором» персонала, в основном низшего и среднего звена, по формальным признакам (возраст, пол, образование, стаж). Формируют базу данных кандидатов с помощью резюме, размещенных в Интернете и присылаемых в ответ на объявления о вакансиях на «работных» сайтах и в специализированных СМИ. Селекцией (отбором) клиентов не занимаются, в работу берут практически любые вакансии, независимо от сегмента рынка, уровня вакансии, специализации. Интервью с кандидатами на вакансии чаще всего не проводят, просто рассылают большое количество резюме кандидатов работодателям. В результате отбор кандидатов на вакансии возлагается на самого заказчика. Работают, как правило, за один оклад специалиста и даже меньше. Их заказчиками обычно являются небольшие компании, которым «не по карману» услуги агентств, работающих более качественно. Уровень профессиональной подготовки рекрутеров в скрининговых агентствах довольно низкий, высока текучка кадров в самих агентствах, «закрываемость» вакансий не более 5-20 %. Однако так работают около 30 % агентств. Это весьма слабые агентства, и на современном рынке они не конкурентоспособны.

Итак, можно сделать вывод, что кадровые агентства имеют свою четкую специализацию, отличную друг от друга. От чего, в свою очередь, зависит эффективность их деятельности на рынке рекрутинговых услуг.

При подборе персонала кадровое агентство может предложить такую услугу как кадровый консалтинг.

Консалтинг - это особая форма работы тренера-консультанта с организациями, которая выражается в том, что внешний, то есть независимый, консультант, специалист в том или ином вопросе, работает с компанией, помогая руководству компании самостоятельно найти выход из создавшихся проблемных ситуаций или найти новые перспективы роста. Предпочтительно, если консалтингу предшествует минимальный аудит для выяснения основных проблем и источников проблем организации.

Организация может, как обратиться за консалтингом по всем направлениям, так и выбрать любой отдельный пункт из программы каждого направления консалтинговых услуг.

При кадровом консалтинге кадровое агентство проводит профессиональную экспертизу вакансий, предоставляет заказчику консультации по различным аспектам кадровой политики, предоставляет информацию о ситуации на рынке труда, производит тестирование профессиональных навыков соискателей на вакансии и оценивает персонал фирмы.

Специалисты кадрового агентства могут проанализировать ситуацию на предприятии, в фирме и дать конкретные рекомендации, предложения оптимального способа решения кадровых задач.

При кадровом консалтинге оказываются следующие услуги:

– оценка персонала, тестирование кандидатов по заказу работодателя;

– любые исследования на кадровом рынке;

– сколько стоит специалист на рынке труда;

– какие системы оплаты труда и мотивации используют конкуренты;

– как построена организационная структура отделов, предприятий и фирм;

– юридические консультации по трудовому, налоговому, гражданскому законодательству;

– адресный подбор персонала под личность руководителя;

– кадровый аудит: комплексная диагностика, оценка персонала предприятиям различными методами;

– разработка оптимальной организационной структуры предприятием;

– оформление должностных инструкций согласно стандартам предприятия;

– постановка системы мотивации персонала на предприятии (в т.ч. системы оплаты труда);

– диагностика потребности в обучении;

– консультации предприятий по их запросам.

Таким образом, спектр деятельности кадровых агентств весьма широк и остается открытым. В настоящее время происходит некий спад их деятельности в связи с проходящим экономическим кризисом. Спросом пользуется в основном такой вид деятельности, как подбор персонала, а остальные виды деятельности, в связи с отсутствием в компаниях свободных денежных средств, особого развития в настоящее время не получили.

В следующем разделе ВКР будет рассмотрен вопрос, связанный с автоматизацией деятельности кадрового агентства.

1.3 Системы автоматизации кадровых агентств

персонал консалтинг кадровый

Автоматизация работы кадровых агентств требует знания предметной области. Накопление опыта приходит в процессе общения со специалистами кадровых агентств, от директора до рядового рекрутера. Программное обеспечение, созданное для кадровых агентств, должно решать в комплексе задачи хранения и эффективной обработки профессиональной информации, с которой работают кадровые агентства. Кадровые агентства ищут персонал, который нужен их заказчикам. Программы для кадровых агентств должны помочь им сделать это как можно легче. И чем лучше, быстрее и точнее кадровое агентство найдет кандидата на работу заказчику, тем больше агентство заработает денег. Кадровый бизнес развивается всё интенсивнее, ведь преимущества бизнеса состоят не в машинах и оборудовании, которое есть и у конкурентов, а в грамотных кадрах, команде специалистов, системе управления, системе подбора кадров, кадровом резерве, способном увеличить прибыльность бизнеса.

Главная цель профессионального рекрутинга - нанимать «правильных» сотрудников, которые могут и хотят достигать высоких личных результатов, тем самым обеспечивая стабильный рост всей компании. Соответственно, ключевая задача рекрутингового софта - максимально увеличить вероятность подбора по-настоящему эффективного персонала.

Прежде всего система автоматизации позволяет сократить временные затраты, связанные с процессом поиска и найма сотрудников. Многократно упрощаются рутинные операции (сбор и обработка резюме, переписка с кандидатами и клиентами, формирование единой базы, текущие согласования, анализ событий и т.д.), снижается нагрузка на HR-специалистов. А значит, остается больше времени на продуктивную деятельность - личные собеседования и объективный анализ качеств потенциальных кандидатов.

Программное обеспечение для рекрутмента весьма широко используется в мировой HR-практике. Крупные компании охотно инвестируют в развитие средств автоматизации управления человеческими ресурсами, приобретая полнофункциональные системы (HCM - human capital management) и специализированные модули для поиска и найма персонала (ATS - applicant tracking systems). По прогнозам GIA, к 2018 году глобальный рынок рекрутинтового софта достигнет 2 млрд. долларов.

В России, несмотря на доказанные преимущества автоматизации, сохраняется совершенно иная ситуация. Большинство компаний все еще недооценивают реальную пользу и эффективность IT-решений для подбора и найма персонала. В основном их применяют крупные корпорации и кадровые агентства, которые могут позволить себе дорогостоящие интеграции. Средний бизнес практически не задействует автоматизированные системы рекрутмента, поскольку на российском рынке действительно мало доступных и качественных программных продуктов.

Основной IT-инструмент большинства специалистов по подбору персонала - электронная почта (в лучшем случае - почтовый клиент). Даже если в компании используется программное обеспечение для оптимизации продаж и взаимодействия с клиентами (CRM-cистема), процесс рекрутинга зачастую существует «сам по себе». В папке «Входящие» ежедневно накапливаются многочисленные резюме - как от непосредственных кандидатов, так и из рассылки работных сайтов, причем некоторые предложения повторяются несколько раз. Каждый e-mail приходится открывать вручную, хотя бы бегло прочитывать, принимать решение по дальнейшим действиям, а затем вручную сортировать по определенным параметрам. Кроме того, необходимо рассылать ответы соискателям, общаться по телефону, проводить личные собеседования, отчитываться перед руководством, но практически все продуктивное время уходит на однотипные технические операции.

При таком подходе обработанные резюме хранятся в папках на рабочем компьютере или в папках почтового клиента. Следовательно, невозможен быстрый поиск нужного кандидата, а вся информация по этапам отбора чаще всего теряется после закрытия вакансии.

Многие рекрутеры формируют базу соискателей в файлах Excel. На это уходит дополнительное время. Плюс - требуется максимальная сосредоточенность, чтобы отследить все события по вакансии и конкретным кандидатам: когда проводились интервью и какими были их итоги, с кем запланированы собеседования, время и результаты телефонных звонков, причины отказов, повторные обращения, комментарии и так далее. Перед личным собеседованием менеджер распечатывает резюме на принтере и по ходу делает необходимые пометки, которые затем переносятся в электронную таблицу. В подобной системе ориентироваться довольно трудно, а слаженная работа HR-команды попросту невозможна. Если в компании больше двух менеджеров по персоналу, непременно возникают проблемы с одновременным доступом к информации, отслеживанием истории изменений и поиском кандидатов.

Все компании разные, именно поэтому создаются универсальные системы поиска и подбора персонала, способные подстраиваться под специфику любого бизнеса. Почти во всех разработках предусмотрены гибкие настройки, которые позволяют добавлять дополнительные поля, этапы интервью, различные виды отчетов и так далее. Необходимо заметить, что автоматизированная система рекрутинга обеспечивает только один из важнейших HR-процессов. Наибольшая выгода достигается в том случае, когда компания использует комплексный подход: планирование персонала, учет компетенций, оценка кадрового резерва. Тем не менее, все виды специализированного программного обеспечения для рекрутмента, доступные сегодня на рынке, многократно упрощают рутинные операции и экономят драгоценное время. Процесс поиска, подбора и найма сотрудников становится удобным и по-настоящему эффективным: все его участники совершают минимум действий, но при этом выделяется только самая важная и объективная информация (рис. 1.4).



Рис. 1.4 - Автоматизация деятельности кадрового агентства

Следовательно, автоматизация жизненно необходима не только рекрутинговым агентствам, но и остальным компаниям, которые стремятся к созданию сильных команд. Это возможность наработать собственную базу кандидатов - то есть фактически создать кадровый резерв и сократить не только расход времени, но и прямые затраты на подбор нового персонала.

Вот список ожиданий, которые оправдывает автоматизированная система рекрутинга:

– для каждой вакансии задаются чёткие параметры;

– для работы со всеми соискателями используются шаблоны (рассылка писем, предварительное анкетирование);

– анкеты с разных ресурсов хранятся в одном месте;

– формируется единая база кандидатов, с возможностью удобного добавления и перевода по статусам;

– предусмотрен быстрый поиск по заданным критериям и гибкая система фильтров;

– все важные пометки можно делать во время собеседования - непосредственно в профиле соискателя, который создается в системе;

– сохраняется вся история взаимодействия с кандидатами;

– каждый этап можно обсудить с коллегами;

– с любых устройств есть неограниченный доступ для всей HR-команды и нанимающих менеджеров ко всем данным системы;

– возможен массовый или региональный подбор персонала;

– вакансии размещаются на всех работных порталах (как бесплатных, так и платных).

Все доступные на отечественном рынке программы для оптимизации рекрутмента можно разделить на две группы: онлайн-приложения и готовые прикладные решения «в коробках», которые устанавливаются на рабочие компьютеры. Среди них также выделяют профессиональные сервисы для кадровых агентств и более простые системы для остальных компаний.

Конечно, свои достоинства и недостатки есть у каждого софта. Специфика отдельных организаций требует создания проектов «под ключ»: к примеру, в готовых отечественных разработках недостает некоторых важных функций, а в зарубежных продуктах не предусмотрена двуязычность.

Но в целом подбор оптимальной системы автоматизации сводится к трем ключевым вопросам: какие у неё возможности; что это даёт компании; сколько это стоит.

Итак, хороший сервис должен:

– выполнять все рутинные операции: импортировать резюме любых форматов в единую базу, сортировать кандидатов по нужным параметрам, исключая повторные анкеты;

– обеспечивать хранение большого массива данных с возможностью выбрать способ (облачное или на серверах компании);

– в считанные секунды находить нужных кандидатов по заданным параметрам;

– координировать взаимные действия HR-команды, линейных менеджеров, и руководства;

– собирать статистику: по источникам, по количеству кандидатов, по времени, по затратам - то есть анализировать воронку рекрутинга на каждом этапе и считать конверсию;

– подстраиваться под конкретные запросы компании и уже действующие бизнес-процессы.

Кроме того, обязательно надо выяснить, возможна ли доработка сервиса под некоторые специфические задачи (самостоятельная или провайдером), интеграция с другими решениями, и гарантированная техническая поддержка.

И наконец, стоимость ПО должна быть настолько адекватной, чтобы сокращать затраты на поиск и подбор персонала, при этом многократно увеличивая его итоговую эффективность.

В следующем разделе данной бакалаврской работы будут рассмотрены вопросы совершенствования ключевых бизнес-процессов кадрового агентства на основе функционала специализированного информационного решения. Для этого будет проведен анализ деятельности объекта исследования и предложены рекомендации по его улучшению.

2. Совершенствование бизнес-процессов кадрового агентства с помощью внедрения информационных технологий (на примере агентства «Бизнес-Персонал»)

2.1 Общая характеристика кадрового агентства

Объектом исследования в данной бакалаврской работе является кадровое агентство (КА) «Бизнес-Персонал» (г. Самара) организация, оказывающая услуги работодателям по поиску и подбору персонала и оказывающая услуги соискателям по поиску работы и трудоустройству, а также другие сопутствующие услуги.

Кадровое агентство находится по адресу: г. Самара, ул. Карла Маркса, 29А, офис 74, e-mail: bp@businesspersonal.ru, тел.: (846) 279-04-78, факс: (846) 279-04-64. Филиал кадрового агентства расположен в г. Саратов, ул. Алексеевская, д.22.

Основные направления деятельности кадрового агентства:

- квалифицированный подбор персонала (от конкретного специалиста до формирования команд под выполнение определенных задач, в том числе для вновь открывающихся компаний, их филиалов/представительств);

- прямой целенаправленный поиск руководящих работников и редких специалистов (Executive Search);

- мониторинг рынка труда - консультирование по уровню заработных плат и видам компенсаций;

- анализ существующих вакансии; изучение и прогнозирование тенденций развития рынка труда;

- выведение персонала из штата компании;

- предоставление персонала на долгосрочные проекты;

- оценка персонала.

Кадровое агентство «Бизнес-Персонал» придерживается классической технологии взаимодействия с организациями, отличительной особенностью которой являются скорость и качество и включает:

- формирование задания на подбор специалиста: сбор подробной информации о вакансии (первоначальное формирование заявки со стороны заказчика, уточнение и сбор детальной информации о вакансии, о компании, оформление окончательного варианта заказа с детальным описанием функциональных обязанностей, требований к компетенции и личности кандидата, учет специфики компании). Менеджер кадрового агентства «Бизнес-Персонал» выясняет информацию о том, каких результатов ждет предприятие от специалиста, желательный и нежелательный опыт работы кандидата. Согласование вопросов гарантий, стоимости услуг, порядка оплаты, двустороннее подписание договора о сотрудничестве. При разрешении заказчика менеджер кадрового агентства «Бизнес-Персонал» приедет на предприятие компании для дополнительного изучения потребности;

- разработка стратегии поиска: определение методов поиска - использование электронного Банка данных кандидатов, «прямой» поиск, использование СМИ, другие варианты;

- мониторинг рынка труда по данной позиции;

- подготовка квалификационных вопросов для проведения собеседований с кандидатами;

- поиск и оценка потенциальных кандидатов: проведение серии интервью с кандидатами с использованием различных методик;

- формирование резюме отобранных кандидатов и ознакомление с ними заказчика;

- организация собеседования (серии собеседований) Заказчика с кандидатами в наиболее удобное для сторон время на территории кадрового агентства / заказчика;

- обсуждение с заказчиком и кандидатами итогов собеседования;

- дополнительная проверка рекомендаций выделенных кандидатов;

- заключительные переговоры: подробное обсуждение деталей предложения (компенсационный пакет и день выхода специалиста на работу);

- адаптация: консультации по эффективной организации адаптации специалиста в компании;

- систематические контакты со специалистом и заказчиком по результатам адаптации и первым результатам работы с последующими рекомендациями.

На рис. 2.1 представлена организационная структура исследуемого кадрового агентства.

Рис. 2.1

Срок подбора персонала кадровым агентством «Бизнес-Персонал»: от 5 до 14 рабочих дней, он может быть сокращен или увеличен в зависимости от предъявляемых требований к кандидату, качеству его отбора и предоставляемых аналитических материалов. Стоимость подбора зависит от уровня вакансии, предъявляемых требований к специалисту и глубине его изучения в процессе отбора. При размещении нескольких вакансий предоставляются скидки. Оплата услуг кадрового агентства осуществляется по факту трудоустройства кандидата в компанию. В некоторых случаях, при выдвижении серьезных требований по предварительной аналитической работе, предоставлении соответствующих отчетов, по согласованию сторон могут устанавливаться другие формы оплаты. В зависимости от уровня вакансии гарантийный срок составляет от 3-х до 6-ти месяцев. В течение этого периода происходит гарантированная бесплатная замена специалиста. На рис. 2.2 отображена главная страница официального сайта кадрового агентства.

Рис. 2.2 - Официальный сайт КА «Бизнес-Персонал»

Кадровое агентство «Бизнес-Персонал» в спектре своих услуг предлагает своим клиентам возможность абонентского обслуживания по подбору персонала.

Абонентское обслуживание - это:

- возможность поиска и подбора персонала за счет сил и средств кадрового агентства;

- долгосрочные договорные отношения по фиксированной стоимости;

- возможность усилить и ускорить работу собственной кадровой службы;

- вариант подбора кадров, который позволит разгрузить HR- департамент компании заказчика, сэкономить время и деньги.

Финансовые преимущества абонентского обслуживания. Абонентское обслуживание позволяет сэкономить на содержании собственного штата специалистов и дает возможность быстро наращивать или сокращать услуги в зависимости от требований бизнеса. Это очень важно, когда компании необходимо быстро перейти на режим жесткой экономии - или, наоборот, оперативно решить определенную бизнес-задачу средствами HR-аутсорсинга. Ниже в табл. 2.1 приведены цены тарифных планов абонентского обслуживания, однако каждому клиенту мы готовы предложить индивидуальные условия обслуживания.

Таблица 2.1. Цены тарифных планов абонентского обслуживания по подбору персонала для клиентов кадрового агентства «Бизнес-Персонал»

Тарифный план	«Эконом»	«Стандарт»	«Бизнес»	«Проект»
Подбор персонала в месяц (специалистов)	от 1 - 2	от 3 - 5	от 6 -10	От 11
Абонентская плата в месяц, руб.	20 000	50 000.	80 000.	индивидуально

Основные принципы работы кадрового агентства «Бизнес-Персонал»:

- индивидуальный подход к каждому заказчику, максимальный учет всех особенностей и пожеланий в процессе сотрудничества, при необходимости разработка проектов под конкретного клиента;

- высокие профессиональные стандарты работы. Обеспечение полной конфиденциальности взаимодействий с клиентом;

- оперативность и качество. Выполнение заказа в кратчайшие сроки, максимальная эффективность и полное соответствие заявленным требованиям;

- эффективность. Достижение максимальных результатов за минимально возможное время;

- профессионализм. Опыт и знание своего дела, постоянное совершенствование, новаторство консультантов;

- высокие стандарты профессиональной этики - залог кадрового агентства.

Компания стремится развивать со своими заказчиками и кандидатами долгосрочное сотрудничество, основанное на взаимном доверии. Именно поэтому она работает в соответствии с принципами своего этического кодекса, а именно:

- уважает и представляет интересыработодателя;

- соблюдает полнейшую конфиденциальность всей полученной информации, если только на упоминание имени работодателя и иной информации, связанной с ним, в рекламных материалах, не будет получено его согласия;

- обеспечивает сторгую конфиденциальность в отношении любой информации о клиентах и кандидатах в процессе поиска и отбора;

- стремится к открытым и доверительным взаимоотношениям между агентством и заказчиком;

- не предоставляет заказчику соискателей, в чьих профессиональных или личностных параметрах сомневаются сотрудники агентства;

- выполняет поставленные работодателем задачи точно и в определенные сроки;

- относится к клиентам и кандидатам с уважением;

- эффективно и вовремя выполняет условия договора с клиентом;

- не искажает и тщательно проверяет информацию о кандидатах перед предоставлением ее клиентам;

- не передает клиентам какую-либо информацию о кандидатах без их согласия.

В табл. 2.2 отражена ввозрастная структура персонала кадрового агентства «Бизнес-Персонал».

Таблица 2.2. Возрастная структура персонала кадрового агентства «Бизнес-Персонал»

Возраст	Количество сотрудников
20-24	6
25-29	9
30-34	3
35-39	5
40-44	1
45-49	0
50-54	1
55-59	0

В следующем разделе данной бакалаврской работы будет проведен анализ ключевых бизнес-процессов исследуемого кадрового агентства.

2.2 Анализ и совершенствование бизнес-процессов кадрового агентства

Клиентами кадрового агентства «Бизнес-Персонал» являются как соискатели, так и работодатели. Процесс подбора персонала в кадровом агентстве, как в первом, так и во втором случае является идентичным, рассмотрим его более детально.

Первый этап процесса - это получение заявки (от работодателя) и анкеты (от соискателя). Если говорить о заявке на подбор персонала, то - это «стартовый» документ для данной процедуры. Составляет его непосредственный руководитель, визирует начальник подразделения. В заявке указываются: дата открытия вакансии, название отдела, должностные обязанности и некоторые другие условия. К заявке прилагается копия должностной инструкции, если вакантная должность новая.

Второй этап процесса. Сортировка заполненных анкет, заявок по должностям.

Третий этап процесса. В рамках данного этапа осуществляется проверка соответствия анкет и заявок. Проверка вакансии служит ответом службы персонала на заявку руководителя и позволяет сделать следующее:

Фиксировать дату поступления заявки в группу подбора (бывает так, что начальник заполняет ее, а передает только через неделю, что влечет за собой увеличение сроков подбора, а это влияет на KPI группы подбора).

Проверить наличие данной вакансии в соответствующих организационных документах. Если такой должности нет в штатном расписании, требуется служебная записка о введении новой единицы. Если ее нет в плане подбора, значит, она является внеплановой, что дает возможность предлагать руководителю подразделения иные формы подбора (через кадровое агентство, самостоятельно, силами группы подбора после закрытия одной из плановых вакансий).

Ознакомить руководителя с ситуацией на рынке - соответствуют ли требования к кандидату предлагаемому уровню оплаты (необходимо либо провести обзор заработных плат, либо иметь опыт подбора подобных специалистов).

По заявке сверяется наличие рабочего места. Если его нет - уточняются сроки его подготовки. Это очень важный момент: иногда бывает так, что сотрудник уже найден, а работать ему негде. Определяется категория, плановые сроки подбора. Руководитель получает информацию о том, кто из менеджеров по подбору назначен ответственным за закрытие данной вакансии.

Четвертый этап. Проведение собеседования. Целями проведения собеседования являются: оценить, насколько данный кандидат подходит для предполагаемой должности (то есть, провести оценку профессиональной пригодности соискателя (его профессиональных знаний и навыков, деловых, индивидуально-психологических и психофизиологических качеств); определить, насколько данный кандидат выделяется из всех заявивших свои кандидатуры на замещение вакантной должности (какие качества и навыки преобладают, а какие, наоборот, нуждаются в дальнейшем развитии; насколько эти качества важны для вакантной должности; возможен ли прием на работу сотрудника с условием дальнейшего роста; будет ли вакантная должность «шагом вперед» для соискателя или он давно «перерос» предполагаемую должность); установить, достоверна ли предоставляемая кандидатом информация (имеется в виду только первичная оценка достоверности информации) (рис. 2.3).

Рис. 2.3 Процесс подбора персонала в кадровом агентстве «Бизнес-Персонал» (модель «как есть»)

После проведения собеседования наступает момент оценки всех кандидатов. Специалист кадрового агентства, ответственный за собеседование, выявляет степень соответствия соискателя требованиям фирмы - заказчика, определяет целесообразность предъявления кандидата заказчику. Сначала в оценочном листе выставляются оценки по всем заявленным заказчиком критериям, затем подсчитывается общая сумма и среднее арифметическое значение. Это и есть результат. В подборе персонала целесообразно использовать оценочный лист. Этот документ можно создавать для каждой вакансии либо сформировать универсальный бланк. Содержит совокупность определяемых у кандидата компетенций: корпоративных, профессиональных, личностных. Заполняется в ходе интервью, приобщается к анкете/резюме и является основой для создания сопроводительного письма. Позволяет оценивать соискателей по единой шкале и отойти от интуитивного отбора.

Таким образом, можно отметить, что в рамках данного бизнес-процесса кадрового агентства «Бизнес-Персонал» имеют место следующие недостатки:

- отсутствует автоматизированный подход к ведению базы клиентов (работодателей и кандидатов): все карточки хранятся в документах формата MS Word, что увеличивает время на обработку и поиск необходимых кандидатур;

- не автоматизирована процедура тестирования кандидатов на вакансии;