Совершенствование деятельности кадрового агентства посредством внедрения специализированного ИТ-решения

- результаты тестирования кандидатов формируются вручную, хранятся в специальных папках и не предполагают интерпретацию в наглядной форме;

- интеграция с работными сайтами отсутствует, что также увеличивает время на поиск кандидатур;

- отсутствует полноценные сбор и оценка статистической информации с целью анализа существующего рынка и уточнения способов достижения бизнес-целей агентства.

Все указанные недостатки негативно сказываются на деятельности агентства, снижают качество предоставляемых им услуг и провоцируют уход клиентов к компаниям-конкурентам.

С учетом всего вышесказанного, можно сделать вывод о том, что исследуемое кадровое агентство нуждается во внедрении специализированном программном продукте, который бы устранял все выявленные ранее «узкие места».

Таким решением может служить система автоматизации деятельности кадрового агентства. Данный ИТ-продукт должен быть ориентирован на решение следующих специфичных для кадрового агентства задач:

- учет клиентов, договоров и вакансий, по которым работают рекрутеры;

- учет кандидатов, включая учет произвольной дополнительной информации, важной для организации;

- поиск вакансий и кандидатов по произвольным критериям;

- учет событий: собеседований, прохождения испытательного срока и т.д. Поддерживается календарь событий и напоминания;

- анализ результатов работы менеджеров агентства, включая финансовые показатели работы.

По внедрения соответствующего отраслевого информационного продукта рассматриваемый ранее бизнес-процесс кадрового агентства «Бизнес-Персонал» изменится и будет выглядеть следующим образом (рис. 2.4).

Рис. 2.4 - Усовершенствованный процесс подбора персонала

Рассмотрим усовершенствованный бизнес-процесс более подробно. После того, как в агентство поступают заявки и анкеты от работодателей и соискателей соответственно - все они централизованно заносятся в единую настраиваемую базу данных автоматизированной системы. После этого осуществляется автоматизированный поиск и подбор персонала по конкретной заявке с учетом необходимых заказчику критериев. В том случае, если необходимая кандидатура отсутствует в базе кадрового агентства, в автоматизированной системе реализована загрузка резюме с работных сайтов (Superjob.ru, Hh.ru, Rabota.ru, Job.ru, Rabota.mail.ru, Zarplata.ru, Moikrug.ru). Загрузка включает автоматическое распознавание полей резюме, в том числе опыта работы и образование. В программе также поддерживается поиск резюме и размещение вакансий на сайтах Superjob.ru и Hh.ru.

Необходимо отметить, что в программе реализована подсистема ранжирования анкет, учитывающая не только требования вакансии (стаж, навыки и т.д.), но и вес этих требований. Другими словами, учитывается важность того или иного требования для работодателя. Исходя из требований и их веса, программа анализирует список активных кандидатов и автоматически формирует список подходящих для вакансии кандидатов.

Все это существенно повышает оперативность и качество выполнения заявки. На основании результатов поиска агентство проводит собеседование, при этом осуществляется тестирование кандидатов, автоматический расчет результатов теста и формирование заключения по тестированию.

На рис. 2.5 представлена детализация блока «Подбор персонала для конкретной заявки».

Данный подпроцесс состоит из совокупности таких мероприятий, как:

- формирование требований для поиска;

- ввод данных требований в автоматизированную систему;

- автоматизированный поиск и отбор анкет, соответствующих заявке клиента.



Рис. 2.5 - Декомпозиция блока «Подбор персонала для конкретной заявки»

Таким образом, внедрив в свою деятельность специализированную автоматизированную систему, кадровое агентство «Бизнес-Персонал» получает эффективный инструмент для реализации своих ключевых процессов, и целый ряд неоспоримых преимуществ:

- обновляемая и дополняемая база кандидатов и клиентов;

- учет клиентов, договоров и вакансий, по которым работают сотрудники;

- автоматизированный поиск вакансий и кандидатов по произвольным критериям;

- автоматизированный учет событий: собеседований, прохождения испытательного срока и т.д.;

- интеграцию с работными сайтами;

- формирование финансовой аналитики по результатам работы рекрутеров за произвольный период;

- автоматизированное ранжирование резюме соискателей;

- тестирование кандидатов, автоматический расчет результатов теста и формирование заключения по тестированию.

Автоматизация ключевых задач кадрового агентства позволит эффективно и быстро облегчить труд менеджеров, автоматизировав рутинные операции по обработке, сопоставлению заявок и резюме, дав возможность оперативно получать информацию об отношениях кадрового агентства с работодателями и кандидатами.

Для того, чтобы определиться с конкретным ИТ-решением в области автоматизации работы кадрового агентства, необходимо проанализировать рынок соответствующих программных продуктов. Данный вопрос будет раскрыт в следующем разделе бакалаврской работы.

2.3 Сравнительный анализ систем автоматизации процессов кадрового агентства

В предыдущем параграфе данной бакалаврской работы в результате анализа бизнес-процессов кадрового агентства был сделан вывод о необходимости внедрения специализированного информационного решения, которое бы устраняло выявленные ранее недостатки. Для того, чтобы выбрать данное ИТ-решение необходимо провести сравнительный анализ систем, представленных на современном рынке.

Для того, чтобы провести анализ основных систем автоматизации процессов кадрового агентства следуют выявить ряд критериев, по которым все они будут сопоставляться.

Специализированные системы в области автоматизации деятельности кадровых агентств должны быть ориентированы на:

– ведение и хранение настраиваемой базы клиентов (работодателей и кандидатов);

– автоматизацию процедур тестирования кандидатов на вакансии;

– автоматизацию процедур оценки результатов тестирования и выдачи интерпретаций в наглядной форме;

– построение и отладку тестовых методик, и ввод существующих тестов;

– сбор и оценку статистической информации с целью анализа существующего рынка и уточнения способов достижения бизнес-целей агентства;

– интеграцию с работными сайтами.

Системы подобного класса позволяют организовать эффективный бизнес кадрового агентства по подбору персонала. Данное решение позволяет:

– ускорить процедуры оценки кандидатов и вынесения необходимых решений по ним для удовлетворения потребностей работодателей;

– принимать верные решения с помощью накопленных данных с привлечением встроенных средств мониторинга;

– снизить нагрузку на персонал агентства благодаря автоматизации основных сфер его деятельности;

– значительно снизить затраты из-за повышения эффективности работы кадрового агентства.

На современном рынке можно выделить следующие системы, направленные на автоматизацию процессов кадрового агентства: Experium, 1С: Кадровое агентство, Zoho Recruit, E-Staff Рекрутер, Агентство-SV, Кадровое агентство. Рассмотрим каждое из данных информационных решений более подробно.

Experium - программа для автоматизации подбора персонала. Автоматически создает «Карточки человека» из резюме, размещает объявления на работных сайтах и скачивает с них отклики; работает с соц.сетями; отправляет кандидатам и линейным менеджерам электронные письма и SMS; делает массовые рассылки; бронирует переговорные комнаты; осуществляет поиски на работных сайтах; интегрируется с корпоративным сайтом.

Несомненное преимущество Experium - полный цикл ведения рекрутинговых проектов. Программа удобна в использовании, учитывает практически все тонкости и нюансы работы HR-специалистов. Сервисные возможности позволяют публиковать и анализировать вакансии на популярных работных сайтах (rabota.ru, hh.ru, superjob.ru и др.), собирать отклики прямо из программы.

Experium дает возможности:

– создавать и вести базу данных кандидатов и собственных специалистов компании;

– хранить данные об организационной структуре и сотрудниках компании;

– управлять процессом рекрутмента и работой над вакансиями;

– работать с миллионами документами в любых текстовых и графических форматах.

– осуществлять поиск персонала по более, чем 40-ка критериям;

– формировать отчетность по любым параметрам и многое другое.

Одна из особых «полезностей» Experium - функция фиксации и планирования событий - «Ежедневник», который можно синхронизировать с ежедневником в Outlook, Mozilla или Google-календарем. Пользователь может добавлять события в ежедневник коллегам или подключать их к своим события в качестве участника. «Ежедневник» удобен для фиксации результатов проведенных интервью, проверки рекомендаций по шаблонам и т.д.Многие из функций, которые в основном реализуются автономно в других программах, в Experium собраны в одну систему. Причем, работая с этой программой, пользователь не перегружается IT логикой и терминами (рис. 2.6).

Разработчик ПО: компания Гелиософт. Стоимость программы: зависит о количества пользователей и выбранных дополнительных услуг.



Рис. 2.6 - Интерфейс системы Experium

1С: Кадровое агентство - решение от 1С для автоматизации деятельности кадрового агентства. Позволяет вести базу данных вакансий и кандидатов, актуальную информация о работе сотрудников агентства, включая финансовые показатели работы (рис. 2.7).

Рис. 2.7 - Список вакансий в системе 1С: Кадровое агентство

Данная система отлично себя зарекомендовала в решении следующих задач:

– автоматизация процесса оценки профессиональных знаний, умений, индивидуальных качеств кандидатов, обращающихся в компанию или агентство по поводу трудоустройства;

– облегчение бизнес-процессов, осуществляемых рекрутинговыми агентствами и кадровыми службами, автоматизация контроля взаимоотношений между клиентами (кандидатами) и агентством;

– создание общей информационной базы кандидатов на вакансии, автоматическое сопоставление требований работодателей и возможностями соискателей;

– создание комфортных условий труда HR-менеджеров за счет сокращения временных затрат на обработку информации;

– значительное повышение оперативности в управлении работой агентства (кадровой службы).

Разработчик: 1С и 1С-Персонал. Стоимость - от 20 000 руб.

E-Staff Рекрутер - программа для рекрутинговых агентств, а также для кадровых служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников. Автоматизирует большинство рутинных операций в рекрутинге.

Основные преимущества программы E-Staff Рекрутер - ее функциональность, надежность и возможность подстроить под свои задачи

Отметим основные возможности E-Staff Рекрутер:

– автоматическая публикация и републикация вакансий на сайтах по поиску работы (более 40) и сбор откликов;

– хранение штатной структуры;

– ведение учета клиентов, вакансий и заявок на подбор сотрудников;

– поиск кандидатов в сети Интернет;

– полный цикл работы с кандидатами (интервью, отслеживание статуса, прием на работу, отклонение соискателя, результат прохождения испытательного срока, ведение всей базы кандидатов, контактировавших с рекрутером);

– внешняя система тестирования;

– отправка резюме и сообщений по настроенным шаблонам; поиск данных в базе по формальным критериям или произвольным словам;

– ведение статистики по всей компании и по каждому рекрутеру;

– импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Microsoft Word или Open Office;

– возможность добавления полей в базе данных;

– интеграция с другими программными системами (Босс-Кадровик, 1С, SAP, WebSoft, WebTutor).

Разработчик: Datex Software. Стоимость: от 18 000 руб.

Интерфейс системы для подбора персонала E-Staff Рекрутер представлена на рис. 2.8.

Рис. 2.8 Интерфейс программы E-Staff Рекрутер

Агентство-SV - программа для кадрового агентства. Позволяет вести банк данных кандидатов кадрового агентства и заявок от работодателей; подбирать по каждой заявке кандидатов и отслеживать исполнение заявки; хранить в базе фотографию клиента кадрового агентства; подготавливать документы с цветной графикой для отправки по электронной почте клиентам кадрового агентства. Стоимость программы - от 18 000 руб.

Кадровое агентство - программа для автоматизации работы кадрового агентства. Удобная система поиска кандидатов и вакансий позволит максимально сэкономить время выполнения задач. Конфигурация легко и быстро настраивается под конкретные требования заказчика.

Программа для кадрового агентства является комплексным решением для управления бизнес-процессами, а также повышения качества и эффективности работы сотрудников кадровых агентств. Удобная система поиска кандидатов и вакансий позволит максимально сэкономить время выполнения задач. Конфигурация легко и быстро настраивается под конкретные требования заказчика (рис. 2.9).

Рис. 2.9 Редактирование анкеты в системе Агентство-SV

Гибкая структура базы данных дает возможность создавать новые таблицы, отчеты, графики, добавлять поля, задавать списки и многое другое. Система учета для кадровых агентств интуитивно проста для пользователей и не требует квалифицируемых ИТ-ресурсов. Можно настроить программу и на любую другую предметную область без специальных знаний. Стоимость программы - от 25 000 руб.

Рекрутер - программа при работе с вакансиями и соискателями. Рекрутер позволяет вести учет всей информации о кандидатах на ту или иную позицию, работодателях, собеседованиях и тестирования, платежах и договорах, рекомендациях и письмах. Благодаря своим функциональным возможностям и пользовательской настройке, решение станет незаменимым помощников в составлении разнообразных отчетов (рис. 2.10).

Рис. 2.10 Учет соискателей, база данных резюме в системе Кадровое агентство

К преимуществам программы следует отнести:

– возможность организации детального конкурсного отбора, присвоения рейтингов кандидатам и реальным сотрудникам;

– автоматизация ведения деловой переписки, значительная экономия времени на рутинных операциях;

– снижение затрат на процесс отбора сотрудников, облегчение контроля за договорами и платежами;

– уменьшение объема работы с большим количеством вакансий и заказчиков;

– простота в упорядочивании базы данных кандидатов на работу;

– возможность интеграции с Web-сайтом (рис. 2.11).

Разработчик: Центр Кадровых технологий. Стоимость программы - от 15.000 руб.

Рис. 2.11 Список кандидатов в системе Рекрутер

Обобщим все полученные данные анализа специализированных информационных систем, ориентированных на автоматизацию деятельности кадровых агентств и представим их в интегрированной табл. 2.3.

Таблица 2.3. Сравнительный анализ систем автоматизации кадрового агентства

Система	Критерии системы
	Цена	Ведение и хранение настраиваемой базы клиентов	Формирование отчетности	Поиск кандидатов в сети Интернет	Автоматизация процедур тестирования кандидатов на вакансии	Ранжирование резюме
Рекрутер	От 15 000 руб.	+	+	+	-	-
Кадровое агентство	От 25 000 руб.	+	+	+	-	-
Агентство-SV	От 18 000 руб.	+	-	-	-	-
E-Staff Рекрутер	От 18 000 руб.	+	+	+	-	-
1С: Кадровое агентство	от 20 000 руб.	+	+	+	+	+
Experium	От 20 000 руб.	+	+	+	-	-

Проведя детальный анализ, можно сделать вывод о том, что кадровому агентству в наибольшей степени подходит решение «1С: Кадровое агентство».

Выбор обусловлен следующими причинами: во-первых, достаточно приемлемой стоимостью системы для исследуемого агентства; во-вторых, разнообразными функциональными возможностями ИТ-решения, а именно: ведением базы соискателей и клиентов, интеграцией с работными сайтами, мощной аналитикой, ранжированием вакансий и автоматизированным тестированием кандидатов. В следующем разделе более подробно рассмотрим функционал выбранного ранее специализированного программного продукта для кадрового агентства.

3. Практические аспекты совершенствования деятельности кадрового агентства на основе внедрения ИТ-решения

3.1 Описание предлагаемого ИТ-решения

Как уже было сказано ранее в результате проведенного сравнительного анализа специализированных программных продуктов выбор пал в пользу решения «1С: Кадровое агентство». Данная система предназначена для автоматизации работы сотрудников кадровых и рекрутинговых агентств. При разработке учтен опыт автоматизации кадровых агентств, а также учтены основные стандарты, течения и методики оценки и отбора кандидатов.

Рассмотрим функционал данного продукта более подробно.

Программный продукт «1C: Кадровое агентство» предназначается для автоматизации набора персонала. Программа ориентирована на кадровые агентства, а также службы персонала в средних и крупных организациях и учреждениях.

«1C: Кадровое агентство» решает задачи (рис. 3.1):

– учет клиентов, договоров и вакансий, по которым работают рекрутеры;

– учет кандидатов, включая учет произвольной дополнительной информации, важной для организации;

– поиск вакансий и кандидатов по произвольным критериям;

– учет событий: собеседований, прохождения испытательного срока и т.д. Поддерживается календарь событий и напоминания;

– анализ результатов работы рекрутеров, включая финансовые показатели работы.



Рис. 3.1 - Учет кандидатов в системе «1С: Кадровое агентство»

В программе «1C: Кадровое агентство» реализована загрузка резюме с сайтов: Superjob.ru, Hh.ru, Rabota.ru, Job.ru, Rabota.mail.ru, Zarplata.ru, Moikrug.ru (рис. 3.2).

Загрузка включает автоматическое распознавание полей резюме, в том числе опыта работы и образование. В программе также поддерживается поиск резюме и размещение вакансий на сайтах Superjob.ru и Hh.ru (рис. 3.3).

Программа помогает фиксировать историю финансовых взаимоотношений с клиентами:

– планируемых поступлений денежных средств;

– счетов на оплату;

– актов на услуги;

– счетов-фактур выданных;

– платежных поручений входящих.



Рис. 3.2 - Карточка кандидата

Рис. 3.3 - Оформление кандидата

Программа обеспечивает финансовую аналитику по результатам работы рекрутеров за произвольный период. Помимо всего прочего, в решении «1C: Кадровое агентство» реализована подсистема ранжирования резюме, учитывающая не только требования вакансии (стаж, навыки и т.д.), но и вес этих требований. Другими словами, учитывается важность того или иного требования для работодателя (рис. 3.4).

Рис. 3.4 - Рейтинг кандидатов в системе «1C: Кадровое агентство»

Исходя из требований и их веса, программа анализирует список активных кандидатов и автоматически формирует список подходящих для вакансии кандидатов. В поставку программы входит: 40 психодиагностических методик; 44 теста знаний (рис. 3.5).

Рис. 3.5 - Тестирование кандидатов

Программа обеспечивает тестирование кандидатов, автоматический расчет результатов теста и формирование заключения по тестированию (рис. 3.6). В программе также реализован конструктор тестов, помогающий добавить в нее собственные методики.



Рис. 3.6 - Работа с кандидатами: анализ результатов

Новая редакция программы «1С: Кадровое агентство» предлагает пользователям дополнительные возможности:

– учет финансовых показателей работы с вакансиями;

– учет сроков закрытия вакансии;

– 9 новых психодиагностических методик и 44 теста знаний, а также расширение возможностей конструктора тестов;

– использование функционала типовой конфигурации «1С:Библиотека стандартных подсистем 8.2».

«1С: Кадровое агентство» является самостоятельной конфигурацией, которая разработана на платформе «1С:Предприятие 8.2». Код конфигурации открыт для изменений, за исключением исходного кода алгоритмов, используемых для интерпретации психологических тестов. Код алгоритма является объектом защиты авторских прав, не доступен для просмотра и не подлежит редактированию. Исключительные права на конфигурацию «1C:Кадровое агентство» принадлежат фирме «1С».

Продукт «1С: Кадровое агентство» включает в себя:

– дистрибутивы: платформы «1С:Предприятие 8», отраслевой конфигурации «1С:Предприятие 8. Кадровое агентство» ред. 2.2;

– диск ИТС ПРОФ текущего выпуска;

– комплект документации по платформе «1С:Предприятие 8»;

– комплект документации по отраслевой конфигурации;

– купон на трёхмесячную подписку на ИТС;

– клиентскую лицензию на использование системы «1С:Предприятие 8» на 1 рабочее место.

Конфигурация «1С:Кадровое агентство» не использует аппаратную защиту, код программы открыт. Защита программного продукта «1С: Кадровое агентство» осуществляется средствами платформы «1С:Предприятие 8».

Расширение количества автоматизированных рабочих мест осуществляется приобретением клиентских лицензий на платформу «1С:Предприятия 8» (на 1, 5, 10, 20, 50, 100, 300, 500 рабочих мест). Для работы в варианте клиент-сервер необходимо приобрести лицензию на использование сервера «1С:Предприятие 8».

Использование новой редакции программы возможно только с платформой «1С:Предприятие 8» версии 8.2.13 и выше.

Программа предназначена для работы в режиме управляемого приложения. Большая часть функциональных возможностей программы поддерживает работу в режиме веб-клиента. В следующем разделе данной бакалаврской работы будет рассмотрен процесс внедрения системы 1С: Кадровое агентство в деятельность объекта исследования.

3.2 Процесс внедрения системы 1С: Кадровое агентство в деятельность объекта исследования

Внедрение системы автоматизации кадрового агентства - это процесс реализации системы, в которой на первое место ставятся клиенты (соискатели и заказчики) и их потребности. При этом необходимо не только учитывать технические характеристики программы, но также четко представлять, каким образом происходит процесс ее внедрения. Для этого пересматриваются и при необходимости формализуются бизнес-процессы взаимодействия с клиентами агентства.

Несмотря на то, что специализированные решения для рекрутеров предлагают большое количество возможностей, компания должна сама определить, какая информация и в каком виде необходима, как она будет обрабатываться. Только в этом случае можно будет правильно организовать работу и затем получить реальный результат.

Необходимо понимать, что даже самая лучшая система сама по себе не внедрится. Все мероприятия по внедрению должны быть спланированы. Нужно организовать процесс управления изменениями, включая работу с сопротивлением коллектива, неизбежным практически при любом нововведении.

Процесс внедрения системы автоматизации «1С: Кадровое агентство» включает в себя следующие этапы:

– обследование кадрового агентства (анализ ключевых бизнес-процессов);

– разработка технического задания;

– настройка системы «1С:Кадровое агентство»;

– тестирование системы;

– опытная эксплуатация;

– промышленная эксплуатация.

На рис. 3.7 представлен план-график внедрения специализированного ИТ-решения «1С:Кадровое агентство» в деятельность исследуемой компании. Рассмотрим каждый из этапов более подробно.



Рис. 3.7 - Диаграмма Гантта проекта внедрения системы 1С: Кадровое агентство в деятельность агентства «Бизнес-Персонал»

Этап 1. Обследование кадрового агентства (затрачиваемое время: 3-7 дней). Целью данного этапа является сбор и формализация информации, необходимой для реализации проекта внедрения системы «1С:Кадровое агентство». Этот этап проводится специалистами (консультантами) совместно с руководителями подразделений и ключевыми пользователями кадрового агентства «Бизнес-Персонал». В ходе этапа выполняются следующие работы:

– согласование и детальное описание целей проекта внедрения системы,

– анализ бизнес-процессов,

– определение команды внедрения и распределение ответственности.

Этап 2. Разработка технического задания (затрачиваемое время: 10-16 дней). В рамках данного этапа формируется специальный документ, который четко определяет все справочные системы программы, работу всех предусмотренных алгоритмов для каждого автоматизированного рабочего места, всех отчетных форм, права и сферы деятельности каждого из пользователей.

По итогам сбора информации консультанты получают представление о возможных вариантах внедрения системы и необходимом функционале. Также уточняются сроки и бюджет внедрения, составляется детальный календарный план и устав проекта.

Этап 3-4. Настройка и тестирование системы (затрачиваемое время: от 2 недель до 1 месяца). Продолжительность этапа зависит от уровня квалификации специалистов, выполняющих работы в рамках данного этапа.

На этой фазе выполняется инсталляция, настройка и тестирование выбранной системы, импортируются все начальные данные. Также проводится тестирование для определения соответствия разработанных бизнес-требований. По итогам настройки разрабатываются регламенты и инструкции по использованию системы.

Этап 5. Опытная эксплуатация системы (затрачиваемое время: 1 месяц). На данном этапе система «1С:Кадровое агентство» окончательно подготавливается к эксплуатации. Должны быть проведены следующие работы:

– определение пользователей системы и их прав доступа;

– инсталляция клиентских мест;

– обучение пользователей работе в системе;

– переход к промышленной эксплуатации системы.

Когда система фактически готова к эксплуатации необходимо обозначить всех пользователей системы и раздать им права доступа к информации. При этом необязательно доступ прописывать для каждого пользователя по отдельности. В системе определяются роли менеджеров со стандартным набором прав, далее эти роли присваиваются всем пользователям системы. В дальнейшем набор прав у этих ролей может изменяться администратором.

Этап 6. Промышленная эксплуатация системы (затрачиваемое время: 1 месяц). По окончанию опытной эксплуатации, информационная система переводится в промышленную эксплуатацию. Данная фаза является последней фазой внедрения и началом процесса сопровождения системы. По желанию заказчика заключается договор на техническое сопровождение системы, включающую, как правило, разработку нового функционала, разработку новых форм отчетов, администрирование базы данных и решению других задач, связанных с поддержкой и развитием информационной системы.

В фазе перевода системы в промышленную эксплуатацию управление изменениями и защита организации от негативного влияния внедрения являются наивысшим приоритетом, требующим тщательной предварительной подготовки и планирования. В начальной стадии использования системы возможно некоторое снижение эффективности оперативной деятельности ввиду новизны программного обеспечения. Так как «1С:Кадровое агентство» является решением с интуитивно понятным интерфейсом и простой навигацией, данный период будет составлять несколько дней при активной эксплуатации системы пользователями.

В процессе перехода, а также в начальный период эксплуатации, могут готовиться рекомендации по усовершенствованию, как отдельных бизнес-процессов, так и функций системы. Основой для этого служат планы и решения руководства кадрового агентства клиента о дальнейшем развитии бизнеса и его автоматизации.

Общая длительность проекта составляет 92 рабочих дня: с 28 марта по 8 августа 2017 г.

В настоящее время осуществляется этап опытной эксплуатации системы «1С:Кадровое агентство» в агентстве «Бизнес-Персонал».

Внедрение системы «1С:Кадровое агентство» позволит:

– повысить эффективность работы кадрового агентства за счет автоматизации рутинных действий сотрудников;

– оперативно формировать отчетов о работе агентства.

– упрощать взаимодействия с IT-службой, благодаря использованию известных IT-сотрудникам технологий;

– вести учет клиентов, договоров и вакансий, по которым работают рекрутеры;

– вести учет кандидатов, включая учет произвольной дополнительной информации, важной для организации;

– осуществлять поиск вакансий и кандидатов по произвольным критериям;

– вести учет событий: собеседований, прохождения испытательного срока и т.д. (поддерживается календарь событий и напоминания);

– проводить анализ результатов работы рекрутеров, включая финансовые показатели работы.

В следующем разделе будет проведена технико-экономическая оценка эффективности внедрения отраслевой системы в деятельность кадрового агентства.

3.3 Экономическое обоснование проекта по внедрению системы «1С:Кадровое агентство»

Как уже было сказано ранее - объектом исследования в данной бакалаврской работе является кадровое агентство «Бизнес-Персонал» - организация, оказывающая услуги работодателям по поиску и подбору персонала и оказывающая услуги соискателям по поиску работы и трудоустройству. Для успешной и эффективной работы данного агентства существовала необходимость в решении следующих задач: обновляемая и дополняемая база кандидатов и клиентов; учет клиентов, договоров и вакансий, по которым работают сотрудники; поиск вакансий и кандидатов по произвольным критериям; учет событий: собеседований, прохождения испытательного срока и т.д.

Внедрение специализированного решения «1С:Кадровое агентство» в деятельность компании «Бизнес-Персонал» позволит эффективно и быстро облегчить труд менеджеров кадрового агентства, автоматизировав рутинные операции по обработке, сопоставлению заявок и резюме, тестированию дав возможность оперативно получать информацию об отношениях кадрового агентства с работодателями и кандидатами.

Экономическая эффективность такой автоматизации будет заключаться (помимо общего социально-экономического эффекта) в снижении потерь рабочего времени на оформление и сверку большого объема бумажной документации, а также получить экономию времени при поиске необходимого документа. Кроме того, необходимо отметить, что поскольку предлагаемое решение ранжирует кандидатов с учетом требований заказчиков, а также анализирует и предлагает качественных кандидатов на основе проведения специальных тестов знаний, число заказчиков у кадрового агентства увеличивается.

Таким образом, оптимизация имеющихся в агентстве элементов кадрового менеджмента позволит улучшить не только управление на данных этапах, но и улучшить управление другими элементами.

Проект по внедрению системы «1С:Кадровое агентство» реализуется за счет собственных средств. Экономия обеспечивается за счет оптимизации бизнес-процессов, исключения дублирования операций, увеличения числа клиентов и повышения уровня их удовлетворенности, автоматизации документооборота при подборе персонала.

Проект внедряется силами специалистов группы компаний «Современные Технологии» в Самаре.

Для оценки экономической эффективности проекта по внедрению системы «1С:Кадровое агентство» следует определить следующие показатели:

- доходы от реализации проекта (за период планирования);

- текущие затраты проекта (за период планирования);

- инвестиционные затраты;

- чистый денежный поток проекта (за период планирования);

- срок окупаемости;

- чистый дисконтированный доход (NPV).

В качестве периода планирования выбран месяц. Доходы от реализации проекта внедрения системы «1С:Кадровое агентство» будут получены за счет следующих источников: во-первых, за счет увеличения числа клиентов. Внедрение специализированной системы позволит автоматизировать процессы подбора вакансий благодаря интеграции со специализированными сайтами, повысит качество подбираемых сотрудников посредством использования специальных механизмов тестирования и все это приведет к приросту клиентов агентства. Так, средняя стоимость оказания услуги по подбору персонала в агентстве составляет 4000 рублей, прирост клиентов в месяц после внедрения системы - 5 человек. Итого, в год дополнительный доход составит 4000512=240 000 руб.

Во-вторых, источником дохода также станет сокращение времени на выполнение рутинных операций. В среднем, на поиск и создание документа требуется около 60% рабочего времени. Внедрение «1С:Кадровое агентство» позволит экономить время до 20%. Стоимость одного человека-часа составляет 100 руб. (в среднем по компании), при 40 часовой рабочей неделе, в среднем в месяц компания экономит на одного сотрудника 32 часа или 3200 рублей. В кадровом агентстве «Бизнес-персонал» численность сотрудников составляет 24 человека. Итого, доход составит 320024=76 800 руб. в месяц (табл. 3.1).

Таблица 3.1. Доходы от реализации проекта

Статья доходов проекта	В месяц, руб.
Сокращение времени на выполнение рутинных операций	76800
Увеличение числа клиентов	20000
Всего	96800

Определим следующий экономический показатель - инвестиционные затраты в рамках проекта по внедрению отраслевой информационной системы в деятельность кадрового агентства «Бизнес-Персонал».

Инвестиционные затраты - это комплексный показатель, который состоит из: стоимости самого программного обеспечения и стоимости внедрения. Основная поставка программного продукта «1С: Кадровое агентство» включает платформу «1С:Предприятие 8.3», конфигурацию «Кадровое агентство», полный комплект документации, ключи защиты на платформу и конфигурацию, лицензии на использование платформы и конфигурации на одном рабочем месте. Стоимость с учетом доставки составляет 27 000 руб. Помимо этого, необходимо приобрести лицензии на дополнительные рабочие места, рассчитываемые исходя из количества одновременно работающих в конфигурации пользователей. В связи со спецификой проекта в программе должны работать все сотрудники агентства. Учитывая данный факт, а также ценовую политику компании «1С», оптимальным вариантом будет приобретение клиентских лицензий на 10 рабочих мест стоимостью 42000 руб. в центральный офис и две клиентские лицензии на 5 рабочих мест стоимостью 28100 руб. в филиал. В итоге, полная стоимость приобретения программного продукта «1С Кадровое агентство» составит 27 000+2·(28 100)+42000=125200 руб.Внедрение осуществляется силами сторонней организации - группой компаний «Современные Технологии» (443080 г. Самара, ул. Санфировой, 95, литер 4, оф. 418). Стоимость их услуг составляет 70 000 руб.

Общая величина инвестиционных затрат проекта показана в табл. 3.2.

Таблица 3.2. Общая величина инвестиционных затрат

Наименование показателя	Сумма, руб.
Стоимость приобретения «1С:Кадровое агентство»	125200
Стоимость внедрения системы «1С:Кадровое агентство»	70 000
Итого	195200

Определим величину текущих затрат проекта по внедрению выбранной системы. К текущим затратам проекта внедрения относятся услуги группы компаний «Современные Технологии» по сопровождению системы.

Их стоимость составляет 60 000 руб. в год, 5 000 руб. в месяц.

Они появятся на этапе промышленной эксплуатации. Кроме того, техническим обслуживанием системы будем заниматься отдельный сотрудник компании с ежемесячной заработной платой 32 000 руб.

С учетом страховых взносов: 32000•0,3 = 9600 руб.

Итого, в месяц: 32000+9600 = 41600 руб., в год: 499200 руб.

Общая сумма текущих затрат представлена в табл. 3.3.

Таблица 3.3. Текущие затраты проекта

Наименование показателя	Сумма в месяц, руб.
Затраты на сопровождение	5000
Затраты на техническое обслуживание	41 600
Итого	46 600

Для оценки эффективности проекта внедрения системы «1С:Кадровое агентство» необходимо определить текущую стоимость ожидаемых денежных потоков с помощью методов дисконтирования.

Коэффициент дисконтирования определяется по формуле:

б = 1/ (1 + r) t ,

где r - ставка дисконтирования;

t - номер шага расчета, t = (0, T), Т- горизонт расчета.

Проект реализуется полностью за счет собственных средств компании, поэтому в качестве ставки дисконтирования следует использовать коэффициент рентабельности активов агентства r год = 20%; r мес = 1,67%.

Расчет финансовых показателей показывает реализуемость и эффективность внедрения системы 1С:Кадровое агентство в деятельность КА «Бизнес-Персонал» в связи с положительностью значения чистого дисконтированного дохода (NPV), который к концу года составит 210932 рубля (табл. 3.4).

Таблица 3.4. Основные экономические показатели проекта по внедрению системы

Наименование показателя	Значение показателя
Инвестиционные затраты, руб.	195200
Срок окупаемости	7
Чистый дисконтированный доход (NPV), руб.	210932

Проект по внедрению отраслевого решения в деятельность исследуемого кадрового агентства окупится примерно за 7 месяцев, о чем свидетельствуют данные, представленные на рис. 3.8.

Основываясь на результатах всех проведенных ранее экономических расчетов, можно прийти к выводу, что проект по внедрению системы «1С:Кадровое агентство» в кадровое агентство «Бизнес-Персонал» является обоснованным и позволяет получить достаточный экономический эффект.



Рис. 3.8 - График окупаемости проекта по внедрению системы «1С:Кадровое агентство»

Практическая значимость представленных в данной работе результатов определяется тем, что они могут быть востребованы многими другими кадровыми агентства, поскольку КА «Бизнес-Персонал» является типичным представителем данной отрасли.

Используя в своей деятельности специализированный ИТ-продукт, исследуемая компания получает ряд неоспоримых преимуществ:

- ведение и хранение настраиваемой базы клиентов (работодателей и кандидатов);

- автоматизацию процедур тестирования кандидатов на вакансии;

- автоматизацию процедур оценки результатов тестирования и выдачи интерпретаций в наглядной форме;

- построение целых программ тестирования для отдельных кандидатов и групп кандидатов.

Заключение

В данной бакалаврской работе были разработаны рекомендации по совершенствованию процессов подбора персонала в кадровом агентстве «Бизнес-персонал».

Для достижения поставленной в ВКР цели были решены следующие частные задачи:

- исследованы теоретические аспекты автоматизации кадровых агентств, проанализированы виды данных организаций и специфика предоставляемых ими услуг;

- проведен анализ объекта исследования и его ключевых бизнес-процессов. В результате проведенного исследования были выявлены недостатки, которые могут быть устранены посредством внедрения специализированного программного продукта;

- проведен сравнительный анализ систем автоматизации кадровых агентств, представленных на современном ИТ-рынке. В результате анализа выбор пал на решение «1С:Кадровое агентство», которое в наибольшей степени соответствует требованиям объекта исследования;

- изучены функциональные возможности системы «1С:Кадровое агентство» в рамках процессов объекта исследования. Проведено экономическое обоснование проекта по внедрению системы «1С:Кадровое агентство» в деятельность компании: определены доходы проекта; текущие и инвестиционные затраты, чистый дисконтированный доход (NPV) и срок окупаемости. Полученные результаты свидетельствуют о целесообразности вложения средств в реализацию проекта по внедрению системы «1С:Кадровое агентство» (чистый дисконтированный доход от проекта составил 210932 рубля, а срок окупаемости - 7 месяцев).

Размещено на Allbest.ru