Особенности применения методов и инструментов процессного подхода в отделах и подразделениях транспортной организации на примере ОАО "РЖД"

Стоит сказать, что расчеты, проделанные в данном пункте, очень примерные, и цифры могут измениться при наличии точных данных о заработной плате сотрудников, изменении временных рамок и иной оценке вклада сотрудников в процесс. Однако то, что выгода от автоматизации весьма значительна, очевидно.

На основе полученных финансовых обоснований эффективности введения автоматизации в процесс согласования заявки на грузовые перевозки в отделе планирования грузовых перевозок Октябрьского ТЦФТО ОАО «РЖД» составим список рекомендаций по совершенствованию данного процесса:

1. Необходимо внести изменения в порядок приема заявок на осуществление грузовых перевозок от клиентов компании.

Под изменениями подразумевается введение начальной проверки наличия у клиента заключенного действующего договора об организации расчетов с ОАО «РЖД» по всем правилам ТЦФТО. Также стоит полностью перейти на использование электронных форм заявок, без использования электронной почты, оформления по телефону и без личного участия клиента.

2. Необходимо настроить автоматическую выгрузку электронных форм заявок в систему ЭТРАН.

Для выполнения этой задачи можно воспользоваться программными решениями самой системы либо написать стороннюю программу. Это решение позволит упростить процесс отслеживания всех заявок сразу.

3. Необходимо создать систему автоматического направления не согласованных на уровне дороги заявок на согласование в ЦФТО.

Это сократит большую часть работы инженеров по сбору данных о заявке и составлению пакета документов для направления в ЦФТО. Данное решение может быть выполнено на основе уже существующего программного решения «Автодоклад», использующегося техническим отделом. При создании такой системы она автоматически будет собирать все привязанные данные из информационных хранилищ по грузовым перевозкам и направлять их вместе с заявкой на согласование в ЦФТО. Инженеры же смогут наблюдать статус заявки в АС ЭТРАН и выполнять лишь дальнейшие действия, полностью освобождаясь от бумажной и аналитической работы.

Данные рекомендации могут иметь практическое применение при совершенствовании схожих процессов в иных отделах ОАО «РЖД», а также в иных компаниях, которым требуется совершенствование процессов, связанных с управленческой и бумажной работой.

Подводя итог проделанной работе, необходимо отметить, что в настоящее время автоматизация подобных процессов в крупных компаниях, занимающихся предоставлением услуг (вне зависимости от того, занимаются они непосредственно транспортировкой или нет), является одним из наиболее выгодных и актуальных направлений совершенствования внутренней работы. Особенно это касается автоматизации процесса документооборота (что частично было рассмотрено в данном примере), который с внедрением новых технологий и развитием области практически полностью переходит в электронный вид. Однако автоматизацию нельзя внедрять повсеместно без особых на то причин, так как это может понести денежные потери и никак не помочь в совершенствовании работы организации. Именно поэтому применение процессного подхода (в частности, использование процессного описания и моделирования) позволяет определить слабые места в конкретных элементах работы компании и помогает принять верное решение о необходимости как автоматизации, так и осуществления других изменений в процессной структуре организации.

Заключение

Подводя итог работе, хочется сказать, что применение процессного подхода для совершенствования деятельности транспортных организаций осуществляется все чаще в крупных компаниях и имеет значительное число преимуществ. Осуществление описания и моделирования процессов внутри организации позволяет определить значимость видов деятельности, правильно распределить нагрузку, избавиться от лишней работы и обратить внимание на проблемные точки. Помимо этого моделирование процессов также позволяет определить возможности для автоматизации работы, что является одной из главных целей любого крупного современного предприятия, которое имеет желание быть конкурентоспособным на международном рынке. В особенности это касается транспортных организаций, так как объем бумажной работы в них зачастую намного больше, чем в любых других компаниях, вследствие того, что существует большое число транспортных документов, а также требуется большой объем работы по согласованию и заключению договоров между сторонами.

Делая выводы по проведённому в ВКР анализу, необходимо отметить, что основным направлением совершенствования процессов в компании РЖД является на настоящий момент минимизация работы с документами и автоматизация процессов, связанных с заявками, договорами и отчетностью. Это говорит о том, что в настоящее время вместе с развитием современных технологий, информационных систем, увеличением популярности контейнерных перевозок с использованием электронных подписей меняться должны и процессы внутри компании. Большинство подобных процессов могут быть упрощены и автоматизированы благодаря новейшему программному обеспечению, что приведет к повышению эффективности работы организации и высвобождению времени и рабочей силы. Однако стоит отметить, что при внедрении процессного подхода нельзя ориентироваться исключительно на поиск процессов, требующих автоматизации, так как в таком случае нарушается цель применения подхода и могут быть упущены иные существенные проблемы, существующие в процессах компании. Подход к организации процессного управления должен быть индивидуален для каждой компании и должен иметь четко поставленные цели и задачи внедрения.

В ходе работы была выполнена заявленная во введении цель - были разработаны рекомендации по совершенствованию процесса согласования заявок на грузовые перевозки отдела планирования грузовых перевозок Октябрьского ТЦФТО, которые приведены в конце третьей главы данной работы. На основе полученных рекомендаций можно составлять индивидуальные рекомендации для любого из отделов, проделав таким образом работу над описанием и моделирование процессов. То же касается и иных организаций - использованная схема работы может быть применена для поиска отклонений или проблем в процессах в любой организации.

В работы также отражены решения задач, поставленных во введении. Были систематизированы теоретические основы процессного управления и изучена его роль в управлении организацией, были проанализированы существующие виды процессов и подходы к их совершенствованию. Также были освещены документы ОАО «РЖД», регламентирующие применение процессного подхода внутри организации, при этом особенно значимыми из них мы руководствовались в дальнейшем при описании и моделировании процесса в третьей главе работы. Была проведена работа по анализу деятельности Октябрьского ТЦФТО: изучены показатели деятельности, проведен SWOT-анализ, а также статистический анализ осуществляемых перевозок. В третьей главе были решены задачи описания и моделирования процесса, а также были составлены рекомендации по его совершенствованию и проведена оценка экономической эффективности от автоматизации элементов процесса.

В заключение нужно отметить, что процессный подход действительно является эффективным и современным подходом в системе управления предприятием. Однако с дальнейшим развитием менеджмента качества, которое, вероятно, будет происходить в ближайшем будущем в связи с развитием технологий и появлением новых типов компаний и организационных подходов, могут быть созданы новейшие эффективные методы управления организацией. На сегодняшний день использование процессного подхода является эффективным элементом системы управления любым предприятием, однако нельзя заканчивать совершенствование деятельности его внедрением; постоянное совершенствование и поиск путей к улучшению и повышению эффективности - залог того, что компания будет успешной при любой ситуации, возникающей на рынке, и сможет противостоять сильным конкурентам.

Литература

1. Азаров, В.Н. Всеобщее управление качеством: учебник [Текст] / В.Н. Азаров, В.П. Майборода, А.Ю. Панычев, Ю.А. Усманов - М.: ФГБОУ «Учебно-методический центр по образованию на железнодорожном транспорте», 2013. - 572 с.

2. Амирханов, К.Г. Бизнес-процессы промышленного предприятия: понятие и классификация [Текст] / К. Амирханов // Вопросы структуризации экономики. - 2005. - №2. - С. 140-149

3. Брыль, В.Н. Процессный подход к управлению предприятием [Текст] / В. Брыль // Вестник МАДИ. - 2013. - №1. - С. 63-65

4. Варзунов, А.В., Торосян, Е.К., Сажнева, Л.П. Анализ и управление бизнес-процессами [Текст] / Учебное пособие. - СПб: Университет ИТМО, 2016. - 112 с.

5. Вылегжанина, А.О. Информационно-технологическое и программное обеспечение управления проектом [Текст] / Учебное пособие. - Берлин: Директ-Медиа, 2015. - 429 с.

6. Глоссарий терминов и определений в области управления процессами ОАО «РЖД» [Текст] / утв. распоряжением ОАО «РЖД» от 25 декабря 2015 г. №3089р. - М.: 2015. - 21 с.

7. Громов, А.И. Управление бизнес-процессами: современные методы [Текст] / Монография. - М.: Юрайт, 2018. - 367 с.

8. Громов, А.И., Чеботарев, В.Г., Горчаков, Я.В., Бойко, О.И. Учебно-методический комплекс «Анализ и моделирование бизнес-процессов» [Текст] / Учебное пособие. - М.: ГУ-ВШЭ, 2007. - 157 с.

9. Елиферов, В.Г., Репин, В.В. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник [Текст] / В.Г. Елиферов, В.В. Репин. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 319 с.

10. Ефимов, В.В. Управление процессами: учебное пособие [Текст] / В. Ефимов, М. Самсонова. - Ульяновск: УлГТУ, 2008. - 222 с.

11. Зеленцов, А.Б. Процессный подход к управлению организацией [Текст] / А. Зеленцов // Вестник ОГУ. - 2007. - №10. - С. 47-53

12. Калянов Г. Н. Теория и практика реорганизации бизнес-процессов [Текст] / Г. Калянов. - М: СИНТЕГ, 2003. -- 212 с.

13. Каменнова, М., Громов, А., Ферапонтов, А., Шматалюк, А. Моделирование бизнеса. Методология ARIS [Текст] / М. Каменнова. - М.: Весть-Метатехнология, 2001. - 327 с.

14. Кане, М.М., Иванов, Б.В., Корешков, В.Н., Схиртладзе, А.Г. Системы, методы и инструменты менеджмента качества. 2-е издание [Текст] / М. Кане - СПб: Питер, 2012. - 576 с.

15. Касатонова, И.А. Формирование бизнес модели предприятия [Текст] / Конспект лекций. - Харьков: Харьковский национальный автомобильно-дорожный университет, 2011. - 34 с.

16. Ковалев, С. М., Ковалев, В. М. Подходы к описанию бизнес-процессов [Текст] / С. Ковалев, В. Ковалев // Консультант директора. - 2004. - №10. - С. 1-4

17. Лапидус Б. М. О влиянии цифровизации и Индустрии 4.0 на перспективы развития железнодорожного транспорта [Текст] / Б. Лапидус // Бюллетень Объединенного ученого совета ОАО «РЖД». - 2018. - №1. - С. 1-7

18. Лобов, М.А., Шманёв С.В. Методическая база реинжиниринга бизнес-процессов [Текст] / М. Лобов // Транспортное дело России. - 2010. - №1. - С. 80-82

19. Ляндау, Ю.В. История развития процессного подхода к управлению [Текст] / Ю. Ляндау // Экономика, статистика и информатика. - 2013. - №6. - С. 65-68

20. Манюшко, Е.В. Процессно-ориентированное бюджетирование в промышленной компании [Текст] / Автореферат дисс. к.э.н. - Ростов-на-Дону: МИСиС, 2009. - 28 с.

21. Методика обследования, выделения, анализа и совершенствования процессов [Текст] / утв. распоряжением ОАО «РЖД» от 25 декабря 2017 г. №3089р. - М.: 2017. - 112 с.

22. Методология функционального моделирования IDEF0: РД IDEF0 - 2000 [Текст]: - руководящий документ; Введ. Постановлением Госстандарта России в 2000 г. - Москва: Госстандарт России, 2000. - 75 с.

23. Об утверждении методики унификации процессов [Текст] / Распоряжение от 20 марта 2015 года №707р - М.: 2015. - 3 с.

24. Об утверждении программы мероприятий по расширению применения процессного подхода в управлении и повышении эффективности деятельности ОАО «РЖД» [Текст] / Распоряжение от 12 сентября 2014 г. №2174р. - М.: 2014. - 3 с.

25. Рекомендации по выделению процессов ОАО «РЖД» [Текст] / утв. распоряжением ОАО «РЖД» от 24 марта 2015 года №727р - М.: 2015. - 24 с.

26. Репин, В.В., Елиферов, В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов [Текст] / В. Репин, В. Елиферов - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 544 с.

27. Родцевич, О.Н. Инструменты процессного управления [Текст] / О. Родцевич // Вестник Белорусского государственного экономического университета. - 2015. - №5. - С. 42-50

28. Свод правил моделирования процессов и бизнес-архитектуры ОАО «РЖД» [Текст] / утв. распоряжением ОАО «РЖД» от 11 января 2011 г. №8р. - М.: 2011. - 133 с.

29. Стратегия управления качеством в холдинге «Российские железные дороги» [Текст]: Стратегия / ОАО «РЖД». - М.: 2016. - 96 с.

30. Тейлор Ф.У. Принципы научного менеджмента [Текст] / М.: Контроллинг, 1991. - 104 с.

31. Укрупненная схема комплексной процессной модели организации и функционирования ОАО «РЖД» [Текст] / утв. протоколом от 3 февраля 2015 г. №ВС-3/пр - М.: 2015. - 10 с.

32. Шевелева, В.П. Учебное пособие для подготовки к экзамену по менеджменту [Текст] / Учебное пособие. - Нижний Тагил, 2009. - 227 с.

33. Шеер, А.-В. ARIS - моделирование бизнес-процессов [Текст] / А. Шеер. - М: Весть-МетаТехнология, 2009 г. -- 224 с.

34. Шпаченков, Ю.А. Становление процессного подхода в рамках устоявшейся функциональной структуры современных организаций [Текст] / Ю. Шпаченков, Ю. Тараскина // Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Экономика. - 2013. - №2. - С. 71-78

35. Aldin, N. & Stahre, F. Electronic commerce, marketing channels and logistics platforms - A wholesaler perspective [Text] // European Journal of Operational Research. - 2003. - Vol. 144(2). - P. 270-279.

36. Barkawi, K. & Bretzke, W. Sustainable logistics: Response to a global challenge [Text] / Berlin: Springer. - 2013. - 518 p.

37. Berente, N., Vandenbosch, B., & Aubert, B. Information flows and business process integration [Text] // Business Process Management Journal. - 2009 . -Vol. 15(1). - P. 119-141.

38. Chan, S. L. Information technology in business processes [Text] // Business Process Management Journal. - 2000. - Vol. 6(3). - P. 224-237

39. Crowley, J. A. Virtual logistics: Transport in the marketspace [Text] // International Journal of Physical Distribution & Logistics Management. - 1998. - Vol. 28(7). - P. 547-574

40. Kour, R., Tretten, P., & Karim, R. EMaintenance solution through online data analysis for railway maintenance decision-making [Text] // Journal of Quality in Maintenance Engineering. - 2014. -Vol. 20(3). P. 262-275

41. Li-Min, J., & Zhou, W. Theory and method of design and optimization for railway intelligent transportation systems (RITS) [Text] / Beijing: Bentham Science Publishers. - 2011. - 149 p.

42. Premkumar, G., Ramamurthy, K., & Nilakanta, S. Implementation of Electronic Data Interchange: An Innovation Diffusion Perspective [Text] // Journal of Management Information Systems. - 1994. - Vol. 11 (2). - P. 157-186

43. Reijers, H.A. Design and control of workflow processes: Business process management for the service industry [Text] / Berlin: Springer. - 2011. - 271 p.

44. Вишняков О.Л. Процессный подход в управлении организацией

45. Информационные системы в экономике: практикум.

46. Моделирование бизнеса - IDEF, UML, ARIS / Business analysis in Russia: База знаний по бизнес-аналитике.

47. ОАО «Российские железные дороги» / ОАО «РЖД» - Официальный сайт.

48. Процессный подход: СМК / KPMS - система менеджмента качества.

49. Управление качеством в ОАО «РЖД».

50. Data Flow Diagrams (DFD): / Visual Paradigm Community Circle, 2018.

Приложение А

Рисунок 15

Приложение Б

Рисунок 16

Приложение В

Рисунок 17

Приложение Г

Рисунок 18

Размещено на Allbest.ru