Ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом "Для службового користування"

Размещено на http://www.allbest.ru/

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ "ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА"

Кафедра "Інформаційна безпека"

ЛЕКЦІЯ

на тему: "Ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом "Для службового користування"

2010 р.

Питання лекції

1. Зміст поняття "конфіденційна інформація, що є власністю держави"

2. Сутність і особливості конфіденційного документообігу

2.1 Приймання і облік (реєстрація)

2.2 Розмноження і розсилання (відправлення) документів

2.3 Складання номенклатури справ з грифом "Для службового користування"

2.4 Формування виконаних документів у справи

2.5 Використання документів. Зняття грифу "Для службового користування"

2.6 Відбір документів для зберігання і знищення

Список рекомендованої літератури

Додатки



1. Зміст поняття "конфіденційна інформація, що є власністю держави"

Національне законодавство передбачає низку правових норм, якими встановлюються обмеження щодо поширення інформації. На відміну від питань захисту секретної інформації, в якій було застосовано правові напрацювання ще радянських часів, законодавче регулювання захисту конфіденційної інформації в Україні розвинуте слабо і перебуває ще на початкових стадіях формування.

Зі здобуттям незалежності Україні починає самостійно створювати і розвивати власну систему державних органів та національне законодавство. Одним з перших законодавчих актів, який закріпив право громадян на інформацію, заклав правові основи інформаційної діяльності був прийнятий 02 жовтня 1992 року Закон України " Про інформацію". Саме цим законом вперше було введено в обіг термін конфіденціальна інформація.

Відповідно до ст. 28 Закону України "Про інформацію" інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом.

Інформація з обмеженим доступом - це відомості конфіденційного або таємного характеру, правовий статус яких передбачений законодавством України, які визначені такими до встановлених юридичних процедур і право на обмеження доступу до яких надано власнику таких відомостей.

Інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну (ст.30 Закону України "Про інформацію").Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов. Таке визначення закріплене Законом України "Про інформацію ", але має недоліки.

По-перше, у перелік суб'єктів права власності не включено державну, яка володіє також відомостями конфіденційного характеру.

По-друге, визначення слід після слова "відомості" доповнити конструкцією "що не становлять передбаченої законом таємниці." Це пов'язано із встановленим законодавства поділом інформації з обмеженим доступом на таємну та конфіденційну. Конфіденційну інформацію можна поділити на таку, як яка є власністю держави, і конфіденційну, яка не належить державі. Ми з Вами будемо вивчати, як захищати конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Термін " конфіденційна інформація, що є власністю держави" вперше на законодавчому рівні було застосовано в концепції (Основах державної політики) національної безпеки України, схваленої Постановою Верховної Ради України від 16 січня 1997 року № 3/97. Витік такої інформації визнавався однією з загроз національній безпеці в інформаційній сфері. На той час чинне законодавство не давало визначення даного терміну.

Другим законодавчим актом, у якому застосовувався термін "конфіденційна інформація, що є власністю держави" став прийнятий 05 квітня 2001 року Кримінальний Кодекс України. Кримінальна відповідальність встановлювалась за передачу іноземній стороні конфіденційної інформації, що є власністю держави, особою якій ці відомості були довірені у зв'язку з виконанням службових обов'язків (ст. 330) Ця кримінально-правова норма майже повністю відтворювала аналогічну норму, яка була закріплена у КК УРСР (1960). Зміст статті 330 практично залишився без змін. Лише 11 травня 2004 року до Закону України " Про інформацію " було внесено зміни, завдяки яким в законодавче поле вписуються основи правового регулювання конфіденційної інформації, а саме доповнено статтю 30, згідно з якою інформація, що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, з метою її збереження може бути відповідно до закону встановлено обмежений доступ - надано статус конфіденційної.

До конфіденційної інформації що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій всіх форм власності, не можуть бути віднесені відомості:

- про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту;

- про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, які сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян;

- про стан здоров'я населення, його життєвий рівень включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти, культури населення;

- стосовно стану справ із правами і свободами людини і громадянина, а також фактів їх порушень;

- про незаконні дії органів державної влади, місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб;

- інша інформація, доступ до якої відповідно до законів України та міжнародних договорів, згода на обов'язковість надано Верховною Радою України, не може бути обмежений.

Відповідно до Закону України " Про інформацію " порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять конфіденційну інформацію, і є власністю держави, визначається Кабінетом Міністрів України. З цією метою було затверджено Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, що є власністю держави (Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893).

Інформація, що складає конфіденційну інформацію не існує сама по собі. Вона відображається в різних носіях, що можуть її зберігати, накопичувати, передавати. З їхньою допомогою здійснюється і використання інформації. У ДСТУ 3396.2-97 "Захист інформації. Технічний захист інформації. Терміни та визначення" утримується наступне визначення носія: Носій інформації - фізична особа або матеріальний об'єкт, у тому числі фізичне поле, у яких інформація знаходить своє відображення у виді символів, образів, сигналів, технічних рішень і процесів. З цього визначення випливає:

по-перше, що матеріальні об'єкти - це не тільки те, що можна побачити або доторкнутися, але й фізичні поля, а також мозок людини;

по-друге, що інформація в носіях відображається не тільки символами, тобто літерами, цифрами, знаками, але й образами у виді малюнків, креслень, схем, інших знакових моделей, сигналами в фізичних полях, технічними процесами в технології виготовлення продукції.

Таким чином конфіденційна інформація є свого роду складним поняттям, що включає різні носії з відповідною інформацією, і захист конфіденційної таємниці в підсумку зводиться до захисту її носіїв.

Типи матеріальних об'єктів як носіїв інформації різні. Ними можуть бути магнітні стрічки, магнітні і лазерні диски, фото-, кіно-, відео- і аудіоплівки, різні види промислової продукції, технологічні процеси та інші. Але найбільш масовим типом носіїв є носії на паперовій основі. Інформація в них фіксується рукописними, машинописними, електронними, топографським способами у формі тексту, креслення, малюнка, формули, графіка, карти і т. п. У цих носіях інформація відображається у виді символів і образів. Така інформація відповідно до Закону України

"Про інформацію" віднесена до розряду документованої інформації і являє собою різні види документів.

Документи, що містять інформацію, що складають конфіденційну таємницю прийнято називати конфіденційними, а процеси виготовлення таких документів і організацію роботи з ними - конфіденційним діловодством.

У даній лекції на основі вимог до захисту конфіденційної інформації і досвіду своєї роботи в області конфіденційного діловодства з достатньою повнотою розкриються всі питання, пов'язані зі створенням і обробкою конфіденційних документів



2. Сутність і особливості конфіденційного документообігу

Конфіденційне діловодство варто визначати, як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами і захист, що утримується в цій інформації. При цьому під: документуванням інформації розуміється процес підготовки і виготовлення документів, - організацією роботи з документами їх облік, проходження, виконання, відправлення, класифікація, систематизація, підготовка для архівного збереження, знищення, режим збереження і звертання, перевірка наявності.

До конфіденційних документів відносяться документи з обмеженим доступом, тобто такі документи, робота з якими допускається по спеціальному дозволу вповноважених на те осіб.

Конфіденційне діловодство в цілому базується на тих же принципах, що і відкрите діловодство, але в той же час має відмінності, обумовлені конфіденційністю документованої інформації. Ці відмінності стосуються сфери конфіденційного діловодства й охоплюваних їм видів робіт з документами.

Організація конфіденційного документообігу означає створення необхідних умов для виготовлення й одержання конфіденційних документів, організації роботи з ними і запобігання втрати і витоку документованої конфіденційної інформації.

Організація конфіденційного діловодства включає створення підрозділу, що забезпечує виготовлення, облік, збереження, обробку і використання конфіденційних документів, установлення його статусу, структури, чисельного і посадового складу, розробку положення про підрозділ і посадових інструкцій співробітників, виділення для підрозділу службового приміщення, забезпечення необхідних умов праці, розробку або придбання нормативних документів і методичної літератури по організації веденню конфіденційного діловодства, створення постійно діючої експертної комісії, оформлення допуску співробітників до службової таємниці і навчання певним правилам роботи з конфіденційними документами.

Конфіденційне діловодство в силу невеликого в порівнянні з відкритим діловодством обсягу документів і з метою забезпечення умов для збереження конфіденційності документів повинне бути централізованим, тобто зосередженим у єдиному підрозділі підприємства. Підрозділ конфіденційного діловодства може бути самостійним структурним підрозділом підприємства, підлеглим безпосередньо керівникові підприємства. Найменування підрозділу конфіденційного діловодства, його статус і, при необхідності, структуру визначає керівник підприємства, виходячи з обсягу конфіденційного діловодства і загальної структури підприємства. Підрозділ конфіденційного діловодства є складовою частиною системи захисту конфіденційної інформації, що є власністю держави, органом, що здійснює, координуючу і контролюючу роботу з конфіденційними документами. Він повинен розглядатися як структурний підрозділ, що безпосередньо бере участь в основній діяльності підприємства.

При незначному обсязі конфіденційного діловодства спеціальний підрозділ конфіденційного діловодства може не створюватися. У цьому випадку видання, обробка і збереження конфіденційних документів покладається на спеціально призначених наказом керівника підприємства кількох або одного співробітника управління справами (канцелярію установи). На цих осіб поширюються всі задачі, функції, права і відповідальність, які покладаються на підрозділ конфіденційного діловодства. Якщо ведення конфіденційного діловодства покладено на одного співробітника, то для виконання окремих діловодних операцій, у яких потрібна участь двох осіб (перевірки наявності, знищення документів) необхідно залучати (краще на постійній основі) другого співробітника даного або іншого підрозділу, що має доступ до цих документів. Таке залучення оформляється наказом підприємства. Варто підкреслити, що з метою більш надійного забезпечення зберігання і конфіденційності документів на підрозділ конфіденційного діловодства або на спеціально виділених для ведення конфіденційного діловодства співробітників повинні бути покладені всі операції по друкуванню, обліку, розмноженню, збереженню, передачі, відправленню, систематизації, перевірці наявності і знищенню конфіденційних документів. Функції виконавців і користувачів конфіденційних документів у сфері виготовлення й обробки документів обмежуються підготовкою документів і їхнім виконанням.

Основні задачі і функції підрозділу конфіденційного діловодства, а також права і відповідальність його керівника повинні бути закріплені в положенні про підрозділ, а обов'язки, права, відповідальність співробітників підрозділу конфіденційного діловодства або спеціально призначених для ведення конфіденційного діловодства осіб - у посадових інструкціях, розроблювальних на конкретні посади. У посадових інструкціях встановлюються і кваліфікаційні вимоги до співробітників - утворення і стаж роботи на аналогічній посаді.

Положення про підрозділ конфіденційного діловодства і посадові інструкції співробітників є організаційно-правовими документами, що регламентують статус підрозділу в цілому і кожного з його співробітників.

При визначенні задач і функцій підрозділу конфіденційного діловодства необхідно виходити з того, що воно повинно не тільки організовувати і здійснювати документаційне забезпечення управлінської і виробничої діяльності підприємства, але і брати участь. у всіх заходах щодо запобігання втрати конфіденційних документів і витоку інформації, що утримується в них. Ця участь не обмежується розробкою і здійсненням відповідних заходів тільки в рамках підрозділу конфіденційного діловодства. Втрата і витік конфіденційної інформації в більшості випадків відбуваються з вини виконавців і користувачів конфіденційних документів, що порушують по різних причинах правила роботи з такими документами. Тому значна частина функцій підрозділу конфіденційного діловодства зв'язана з навчанням виконавців і користувачів правилам роботи з конфіденційними документами і здійсненням контролю за їхнім виконанням. Цим обумовлені і відповідні права підрозділу конфіденційного діловодства, у тому числі такі, як участь у підборі кадрів для роботи з конфіденційною інформацією, внесення пропозицій про відсторонення від конфіденційних робіт, заохочення і залучення до відповідальності виконавців і користувачів конфіденційних документів, участь у проведенні розслідувань по фактах втрати і витоку конфіденційної інформації. У цілому комплекс задач, функцій, прав і відповідальності підрозділу конфіденційного діловодства випливає на змісту його робіт, буде викладений у наступних лекціях.

При розробці посадових інструкцій варто враховувати, по-перше, необхідність спеціалізації співробітників по окремих видах робіт, ще прискорює їхнє виконання і підвищує якість, і, по-друге, нормативи часу на роботи для того, щоб усі співробітники були завантажені рівномірно відповідно до посади і не було перевантаженості, що негативно позначається на якості роботи. При встановленні кваліфікаційних вимог до посад необхідно мати на увазі є складність виконання деяких видів робіт, що вимагають спеціальної підготовки. На відповідним таким роботам посади випливає, як правило, призначати фахівців з вищою або середньою фаховою освітою в області захисту інформації.

Співробітники підрозділу конфіденційного діловодства несуть відповідальність згідно законодавства та Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави за втрату конфіденційних документів або розголошення інформації, що утримується в них, тому в посадових інструкціях повинна бути встановлена персональна відповідальність співробітників за зберігання конфіденційних документів і інформації, що утримується в них.

Співробітники можуть допускатися до роботи тільки після вивчення в частині, їх що стосується, вимог діючих на підприємстві нормативно-методичних документів з питань організації і ведення конфіденційного діловодства, забезпечення режиму конфіденційності проведених робіт і перевірки знань цих вимог відповідним керівником. Співробітники, які будуть працювати з документами з грифом "Для службового користування" в обов'язкову порядку підлягають ознайомленню під розписку з Постановою Кабінету Міністрів України від 17 листопада 2004 р. № 1893 " Про затвердження інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави ".

Підрозділ конфіденційного діловодства повинен бути забезпечений службовим приміщенням для збереження конфіденційних документів і роботи співробітників підрозділу, а також приміщенням для виконавців, якщо робота з конфіденційними документами не дозволена в службових приміщеннях виконавців. У службовому приміщенні варто створювати і підтримувати необхідні умови праці, що включають сукупність компонентів, що забезпечують працездатність і здоров'я співробітників.

Службове приміщення повинне забезпечувати необхідну площу на кожне робоче місце, бути оснащеним зручними меблями, а також устаткуванням і технічними засобами, включаючи ПЕОМ, для оперативного виготовлення, розмноження, обробки документів, надійного їхнього збереження, швидкого пошуку. Оброблення, зберігання, а також друкування документів "Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій автоматизованій системі. Оснащення службового приміщення повинне передбачати виготовлення необхідних облікових журналів (карток), бланків документів печаток, штампів, а також придбання видаткових матеріалів (папера копіювальної стрічки, спецблокнотов, зошитів та ін.). У службовому приміщенні необхідно мати засоби протипожежного захисту.

Організація трудового процесу включає: розробку технології виконання робіт, раціональне розміщення робочих місць співробітників установлення правильного режиму праці і відпочинку, забезпечення техніки безпеки. Технологія виконання робіт складається з опису змісту робіт у послідовності їхнього виконання. Вона може закріплюватися в інструкції з конфіденційного діловодства, технологічних картах, картах організації трудового процесу або інших документів. Раціональне розміщення робочих місць співробітників припускає їхня цінність технології виконання робіт, послідовності проходження документів, взаємозв'язкам між співробітниками. Воно повинно сприяти і забезпеченню персональної відповідальності за зберігання документів. Правильний режим праці і відпочинку вимагає раціонального розподілу навантаження протягом робочого дня, чергування праці і відпочинку, проведення, при необхідності, психофізичного розвантаження. Встановлення і підтримка здорового мікроклімату в колективі також сприяє підвищенню. продуктивності праці і збереженню здоров'я співробітників. Мікроклімат залежить не тільки від взаємин співробітників, але і від відношення керівника до співробітників. Неупередженість з боку керівника, рівномірне завантаження співробітників, надання їм допомоги, увага до їхніх побутових проблем, своєчасне усунення конфліктних ситуацій створюють сприятливий ґрунт діловодства, а також при відсутності підрозділу спеціально призначені для ведення конфіденційного діловодства особи повинні дати письмове зобов'язання по дотриманню режиму комерційної таємниці. Це зобов'язання фіксується в трудовому договорі (контракті) або спеціальній угоді про дотримання режиму службової таємниці. Співробітники можуть допускатися до роботи тільки після вивчення в частині, їх що стосується, вимог діючих на підприємстві нормативно-методичних документів з питань організації і ведення конфіденційного діловодства, забезпечення режиму конфіденційності проведених робіт і перевірки знань цих вимог відповідним керівником. конфіденційна документ службове користування

Кожен співробітник підрозділу конфіденційного діловодства повинний бути забезпечений нормативно-методичними документами, що регулюють процес його діяльності і технологію виконання робіт. До них відносяться документи, що перелічуються в різних розділах даної книги, а також методична література: книги, брошури, журнали, шо дозволяють знайти відповіді на питання, не відбиті в нормативних документах. На робочих місцях варто мати і необхідні довідники, включаючи телефонні.

Важливою складовою частиною організації конфіденційного діловодства є створення постійно діючої експертної комісії (ЕК). Експертні комісії утворюються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою Міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями. До їх складу включаються представники режимно-секретного сектору та інших структурних підрозділів із числа найбільш кваліфікованих фахівців. У разі потреби для участі в роботі експертної комісії можуть залучатись фахівці заінтересованих підприємств, установ, організацій (за погодженням з їх керівниками) із метою розгляду питань, що належать до їх компетенції. Рішення комісії оформлюється протоколом, який затверджується міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями. На підставі рішення експертної комісії інформація включається до переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Задачами такої комісії повинні бути:

- розробка переліку зведень, що складають службову таємницю;

- розробка переліку видаваних підприємством конфіденційних документів;

- зниження або зняття ступеня конфіденційності зведень і грифу конфіденційності документів;

- експертиза цінності конфіденційних документів з метою встановлення термінів їхнього збереження і добору документів на основі цих термінів для архівного збереження і знищення; проведення аналітичної роботи з запобігання витоку і втрати конфіденційної інформації.

Головою комісії необхідно призначати одного з заступників керівника підприємства, допущеного до всіх конфіденційних документів. Експертна комісія створюється наказом керівника підприємства і повинна працювати на постійній основі з заміною в необхідних випадках окремих її членів. Задачі, функції і порядок роботи комісії визначаються положенням про неї. На експертну комісію може бути покладене і проведення експертизи цінності відкритих документів для того, щоб вона могла оцінювати значення документів, що утворяться в діяльності підприємства, у їхній сукупності й у такий спосіб більш правильно визначати терміни їхнього збереження.:

Порядок виготовлення конфіденційних документів, режим звертання з ними вимагають визначених знань, що повинні бути придбані до початку роботи з документами і постійно поповнюватися. З цією метою необхідно організувати різні форми навчання співробітників: технічне навчання, самостійну підготовку. Для проведення занять варто залучати не тільки співробітників підрозділу конфіденційного діловодства, але і керівників відповідних підрозділів підприємства, а також фахівців з конфіденційного діловодства, що працюють у відповідних науково-дослідних і навчальних закладах. Порядок обліку, одержання, використання, поширення, зберігання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять інформацію з грифом "Для службового користування", що є власністю держави - установлює Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.

Переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію і яким надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування" розробляється експертними комісіями, згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до конфіденційної інформації, що є власністю держави і повинні відповідати таким вимогам:

· створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні

чи розпорядженні організації;

· використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави;

· не належати до державної таємниці;

· у наслідок розголошення такої інформації можливе:

- порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина;

- настання негативних наслідків у внутрішньополітичній, зовнішньополітичній, економічній, військовій, соціальній, гуманітарній, науково-технологічній, економічній, інформаційній сферах та сферах державної безпеки державного кордону;

- створення перешкод у роботі державних органів.

Експертні комісії утворюються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями. До їх складу включаються представники режимно-секретного та інших структурних підрозділів із числа найбільш кваліфікованих фахівців. Рішення комісії оформляється протоколом. На підставі рішення експертної комісії інформація включається до переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Затверджуються переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають.

Інформація вважається такою, що належить до категорії конфіденційної, з моменту прийняття рішення про це її власником чи уповноваженою ним особою. Володіння, користування або розпорядження інформацією на законних підставах особою, яка не є власником такої інформації, не дає їй права встановлювати або змінювати режим доступу до цієї інформації, якщо зазначена особа окремо не уповноважена на це власником інформації.

Віднесення інформації до категорії конфіденційної є доцільним, якщо несанкціонований доступ до неї може завдати шкоди інтересам її власника або іншим особам, а також якщо не існує іншого способу захисту такої інформації. Інформація, віднесена до категорії конфіденційної, вважається конфіденційною безстроково, якщо термін дії обмеження доступу до неї не визначений власником такої інформації або обмеження доступу до зазначеної інформації не зняті у встановленому порядку.

Обмеження доступу до інформації, що належить до категорії конфіденційної, вважаються такими, що зняті:

? з наступного дня після закінчення терміну дії обмеження доступу до інформації, що визначений власником такої інформації;

? з моменту прийняття відповідного рішення власником такої інформації;

? з моменту оприлюднення за згодою власника;

? з моменту надходження інформації до загальнодоступних баз даних за згодою її власника.

Не може бути віднесена до категорії конфіденційної:

? інформація, приховування якої загрожує безпеці, життю та здоров'ю людей;

? інформація про стан довкілля, екологічної безпеки та захворюваності населення, якість харчових продуктів та предметів побуту, життєвий рівень населення, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, соціально-демографічні показники, стан освіти та культури, стан правопорядку;

? інформація про злочини та інші правопорушення, неправомірні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових осіб;

? інформація, яка відповідно до законів України та міжнародних договорів України не може бути віднесена до конфіденційної.

На документах у правому верхньому куту першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляють гриф "Для службового користування" і номер примірника, наприклад:

Для службового користування

Прим. №

Якщо гриф неможливо нанести безпосередньо на матеріальний носій інформації, він має бути наведений в супровідних документах.

Керівники організацій несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування" ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням Постанови Кабінету Міністрів в України від 27 листопада 1998 р № 1853 покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організацій.

Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "Для службового користування" та випадкам втрат таких документів покладаються на режимно-секретні підрозділи організацій.

Служба безпеки України здійснює контроль за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Виконавці, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", обов'язково ознайомлюються під розписку із Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

2.1 Приймання і облік (реєстрація)

Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування " здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації, приймає і розкриває у канцелярії працівник, якому доручена робота з такими документами. На документи з грифом "Для службового користування " поширюється вимога одноразової реєстрації. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документа, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. У разі відсутності у пакетах (конвертах) документів або додатків до них складається акт у 2-х примірниках, один з яких надсилають відправнику для надіслання документів, яких не вистачає (додаток 1).

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилають адресатові.

У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Їх обліковують за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників, при цьому до реєстраційного номера додається позначка "ДСК".

Усі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередньо розглядає документи керівник канцелярії установи або інша уповноважена особа відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.



Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведуть у журналі обліку документів та видань з грифом "Для службового користування" або на картці обліку документів та видань з грифом "Для службового користування" зазвичай окремо від обліку іншої кореспонденції (додаток 2).

Додаток 2

Дата надходження та індекс документа	Дата та індекс доку-мента	Звідки надійшов або куди надісланий	Вид документа такороткий зміст	Кіл-ть сторін.	Кількість номерів примірників	Кому надісланий на виконання	Відмітка про контроль та термін виконання	Дата і підпис	Номер справи до якої підшито документ	Відмітка про знищення	примітка
				документа	документа				отримання	повернення
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Додаток 3

Дата надходження	Дата документа	Звідки надійшов або куди надісланий	Короткий зміст	Кількість номери примірників магнітного носія	Кому надісланий на виконання	Відмітка про контроль та термін виконання	Дата і підпис	Відмітка про знищення	примітка
							отримання	повернення
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведуть окремо від обліку паперових носіїв інформації у журналі обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" або на картці обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" (додаток 3).

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці роблять запис про кількість сторінок у журналі, який підписує працівник канцелярії та завіряє печаткою " Для пакетів " (додаток 4).

Додаток 4

Якщо обсяг документів і магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облік разом з іншою документацією. При цьому на картці або в журналі до реєстраційного номера додається позначка "ДСК".

Проходження документів і магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" слід своєчасно відображати на картках або в журналах.

ГУДК у Львівській області

вх. 124 - дск

"15" жовтня 2007 р.

На кожному зареєстрованому документі, а також супроводжувальному листі до видання та магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" проставляють штамп, у якому зазначають найменування установи, реєстраційний номер документа з позначкою "ДСК" та дату його надходження.

Тираж видань з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вихідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування"

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номерами цього документа (видання), про що роблять позначку на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірника, що був розмножений раніше

2.2 Розмноження і розсилання (відправлення) документів

Розмножують документи з грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах з дозволу керівника установи (структурного підрозділу) за підписаним ним замовленням на розмножувальну роботу під контролем канцелярії. Для розмноження документів використовують техніку, що обладнана технічними засобами захисту інформації.

Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть керівники установи (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються. Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх установ, можуть бути розмножені тільки за їхньою згодою. Облік розмножених документів ведуть за кількістю їх примірників. У друкарнях та в підрозділах розмножувальної техніки облік документів з грифом "Для службового користування", що розмножують у незначному обсязі, можна робити в одному журналі разом з іншими документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК ".

Друкують документи з грифом "Для службового користування" у друкарському підрозділі організації. При друкуванні документів до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК ".

Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "Для службового користування та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБУ атестату відповідності комплексної системи захисту в цій АС вимогам щодо захисту інформації.

Виписки з документів з грифом "Для службового користування" працівники установи, де перебувають документи, роблять з дозволу керівника установи (структурного підрозділу).

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначають кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, друкарки, дату друкування документа і номер службового телефону виконавця. Наприклад:

Надрук. 2 прим.

Прим. № 1 - СБУ у Львівській області

Прим. № 2 -в справу

Вик. Примаченко

Друк. Колосова

05.07.01

644 44 49

Надруковані й підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передають для реєстрації працівникові канцелярії, який веде їх облік. Чернетки і варіанти знищують виконавець і працівник канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: " Чернетки і варіанти знищені. Дата (число, місяць рік). Підписи ".

Пересилають документи з грифом "Для службового користування" до інших установ рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур'єрами установ.

Доставляють документи представники інших організацій на підставі письмового доручення.

Документи, справи і видання з грифом "Для службового користування", що розсилаються, слід вкладати у конверти або упаковувати, щоб виключити можливість доступу до них. Конверти повинні бути світлонепроникливими. На пакеті або конверті зазначають адресу і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з позначкою "ДСК".

На пакетах або конвертах з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників установ (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів(додаток 5)

Додаток 5

Пакет заклеюється силікатним клеєм і прошивається хрест-навхрест через середину нитками або металевими скріпками з охопленням усіх клапанів. Нитки зав'язуються в центрі зворотного боку пакета, на вузол прошивання накладається паперова наклейка з цигаркового паперу з відбиткою печатки установи. Наклейка повинна бути на 3-4 мм більше розміру відбитки печатки. Наклейка накладається так, щоб захоплювала всі клапани пакета в середині, кінці ниток не знаходились під наклейкою, вузол прошивання був нею закритий.

Додаток 6

При прошиванні металевими склепками паперова наклейка накладається на загнуті кінці скріпок. Наклейка зверху покривається тонким шаром силікатного клею, щоб утворилася склоподібна прозора плівка. Розмір плівки повинен бути на 1-2 мм більше паперової наклейки (додаток 6).

Пакети з конфіденційними документами можуть доставлятись через спецзв'язок або поштове відділення Міністерства зв'язку. Можливе відправлення пакетів і фельд'єгерським зв'язком. Пересилання пакетів фельд'єгерським і спеціальним зв'язком здійснюється на договірній основі.

При пересиланні кореспонденції фельд'єгерським або спеціальним зв'язком складається в необхідній кількості реєстр, останній екземпляр якого залишається в установі (додаток 7).

2.3 Складання номенклатури справ з грифом "Для службового користування"

Документи з грифом " Для службового користування після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи з грифом "Для службового користування". Номенклатура справ з грифом "Для службового користування " складається відповідно до Переліку типових документів, що готується в процесі діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ організацій із зазначенням термінів зберігання документів, який затверджується Держкомархівом та відповідних відомчих (галузевих) переліків документів.

Номенклатура справ з грифом "Для службового користування" це оформлений у встановленому порядку систематизований перелік найменувань справ, які створюються в установі, із вказівкою їхніх індексів, термінів збереження й осіб яким надане право користування справами.

Таким чином, номенклатура справ з грифом "Для службового користування", визначаючи найменування (заголовки) справ і виступаючи тим самим у ролі плану розподілу виконаних документів по справах, одночасно встановлює індекси і терміни збереження, і є складовою частиною дозвільної системи доступу до конфіденційної інформації з грифом " Для службового користування. Разом з тим номенклатура є й обліковим документом для заведених конфіденційних справ з грифом "Для службового користування". Крім того, вона використовується для перевірки наявності конфіденційних справ, може бути використана як схеми побудови довідкової картотеки по документах і складання описів справ постійного і довгострокового (понад 10 років) збереження, переданих в архів підприємства.

Номенклатура справ з грифом "Для службового користування" повинна бути самостійним документом, її не слід поєднувати з номенклатурою відкритих справ, тому що склад граф цих номенклатур має істотні розходження.

Номенклатура конфіденційних справ з грифом "Для службового користування" розробляється для підприємства в цілому (зведена номенклатура справ). Вона складається на кожен рік (наприкінці поточного року на наступний рік) підрозділом конфіденційного діловодства на основі письмових пропозицій структурних підрозділів установи. До розробки номенклатури повинні залучатися кваліфіковані фахівці, що мають доступ до відповідних конфіденційних документів і добре знаючі напрямки діяльності установи, характер його зв'язків з іншими підприємствами, склад конфіденційних документів з грифом "Для службового користування", плани робіт на майбутній рік. Номенклатура підписується керівником підрозділом конфіденційного діловодства (начальником канцелярії) установи, візується керівниками зацікавлених структурних підрозділів, узгоджується з архівом установи, розглядається на засіданні постійно діючої експертної комісії підприємства і затверджується керівником установи.

Такий порядок повинен бути при первісній розробці номенклатури конфіденційних справ з грифом "Для службового користування" і у випадку її значної переробки (істотна зміна заголовків справ, включення великої кількості нових справ, розширення списку осіб, допущених до справ). Якщо таких змін нема, то на кожен наступний рік (до 5 років) номенклатура передруковується (з можливими незначними змінами), підписується керівником підрозділу конфіденційного діловодства, затверджується керівником підприємства і вводиться в дію без вище перерахованих погоджень. Номенклатура повинна мати відповідний гриф конфіденційності, видаватися в двох екземплярах і реєструватися в журналі обліку виданих документів з грифом

"Для службового користування". Перший екземпляр номенклатури зберігається в підрозділі конфіденційного діловодства і по закінченні року підшивається в спеціальну справу, другий передається в архів установи. Після затвердження номенклатури справ можливі протягом року зміни в неї вносяться керівником підрозділу конфіденційного діловодства (із прославленням підпису) на підставі доповідних записок керівників підрозділів установи.

Передбачені номенклатурою справ, справи з грифом "Для службового користування" повинні охоплювати всі управлінські конфіденційні документи з грифом "Для службового користування", що передбачається видати або одержати підприємством. У номенклатуру включається також справа з номенклатурою справ, журнали усіх видів обліку конфіденційних документів з грифом "Для службового користування", справи з реєстрами, квитанціями і розписками на відправлені документи незалежно від того, мають або не мають вони гриф конфіденційності. Крім того, у номенклатуру включаються конфіденційні справи з грифом "Для службового користування", що надійшли з інших підприємств: закриті справи минулих років - у номенклатуру справ відповідного року, незакриті - у номенклатуру справ поточного року.

Справи, що ведуться протягом декількох років (перехідні справи), вносяться в номенклатуру справ кожного року з моменту їхнього закладу до закриття.

У номенклатуру не включаються документи, зареєстровані за журналом обліку документів виділеного збереження.

Плановане угруповання документів у справи закріплюються в номенклатурі в заголовках справ. Заголовки повинні в узагальненому виді правильно і чітко відображати склад і зміст документів, що підлягають угрупованню в справу. Не допускаються заголовки типу " Загальна (різна) переписка", "Керівні матеріали" і їм подібні, котрі не розкривають зміст. При складанні заголовків справ з грифом "Для службового користування" необхідно передбачати:

- угруповання документів у справу по одному питанню (за винятком розпорядницьких документів і протоколів);

- роздільне угрупування документів постійного, довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) термінів збереження;

- угруповання документів з врахуванням розподілу обов'язків між співробітниками підприємства, що дозволяє значною мірою запобігати ознайомленню користувачів з документами, що не мають до них відносини по роду виконуваної роботи;

- угрупування розпорядницьких документів по видах документів (накази, вказівки, постанови, розпорядження, рішення);

- угрупування наказів по підприємстві по трьох справах: по основній діяльності, особовому складу (при наявності конфіденційних наказів) і оперативним питанням;

- угрупування документів колегій і інших колегіальних органів у дві справи: протоколи і рішення;

- документи до засідань (порядок денний, доповіді, довідки, висновки, проекти рішень і ін.);

- угрупування додатків до документів разом з документами, до яких вони відносяться (виключення допускається для великих за обсягом додатків, для яких можуть передбачатися окремі справи);

- угрупування планів, звітів, кошторисів, лімітів, титульних списків і інших планово - звітних документів окремо від їхніх проектів;

- угрупування документів по плануванню поточного року окремо від документів по плануванню наступного року.

Систематизація конфіденційних справ у номенклатурі повинна провадитися з врахуванням їх важливості і взаємозв'язку, що прискорює пошук документів. Справи з планами і звітами розташовуються в послідовності термінів їхнього збереження: слідом за справами з річними планами (звітами) повинні вноситися справи з квартальними, а потім з місячними планами (звітами). Справи з перепискою по одному питанню, що розрізняються між собою кореспондентською ознакою, розташовуються за алфавітом кореспондентів, а справи з документами, що розрізняються географічною ознакою - за алфавітом населених пунктів.

При значній кількості справ доцільно групувати їх у номенклатурі по розділах, що відповідають найменуванням структурних підрозділів або основних напрямків (питанням) діяльності підприємства. Кожному розділові привласнюється номер, наприклад: 02 - Плановий відділ (при структурній схемі), 14 - Фінансування (при виробничо-галузевій схемі).

Справа з номенклатурою конфіденційних справ, конфіденційні і відкриті журнали (картотеки) обліку конфіденційних документів, а також відкриті справи з матеріалами на конфіденційні документи (реєстри, квитанції, розписки на відправлені документи, акти перевірок наявності документів і ін.) містяться наприкінці номенклатури, що не має розподілу по розділах, а при наявності розділів у розділі, що відповідає назві підрозділу конфіденційного діловодства при структурній побудови номенклатури справ.

Кожній справі привласнюється самостійний цифровий індекс, що складається з номера структурного підрозділу (при структурній схемі побудови номенклатури) або номера напрямку (при виробничо-галузевій схемі) і через тире порядкового номера справи в межах кожного розділу, наприклад: 01-01, 01-02, 02-01 і т.д. У номенклатурі, що не має розподілу на розділи, замість індексу справи проставляється його порядковий номер за номенклатурою.

Номенклатура конфіденційних справ має наступну форму приклад 9.

При закладі справ, не передбачених номенклатурою, вони вносяться у відповідний розділ номенклатури в день закладу. Справи, що надійшли з інших підприємств, вносяться у відповідні розділи номенклатури з проставлянням дат їхнього фактичного закладу і - для закінчених справ - дат закриття. Якщо передбачене номенклатурою справа не була заведена, то по закінченні року в графі 9 проставляється відмітка " Справа не заводилося". Після закінчення року в номенклатурі зазначається кількість заведених справ постійного і тимчасового зберігання та перехідних на наступний рік.

2.4 Формування виконаних документів у справи

Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".

Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими документами з того самого питання. Якщо в установі створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ " Індекс справи " до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК". Якщо документ з грифом "Для службового користування" додається до справи з документами, що не мають такого грифу, на справі ставлять позначку "ДСК", а до номенклатури справ вносять відповідні зміни.

В установах, у яких створюють незначну кількість документів з грифом "Для службового користування" загальною номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком " Документи з грифом "Для службового користування". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляють позначку "ЕК" (експертна комісія).

Після закінчення діловодного року справи " Документи з грифом "Для службового користування" переглядають постійні члени експертної комісії установи та у разі потреби приймають рішення про переоформлення документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формують в окрему справу, якій надають окремий заголовок і яку додатково включають до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишають у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.