Ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом "Для службового користування"

Якщо у справі документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переоформлятися. Термін зберігання такої справи встановлюють відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ " Термін зберігання " закреслюють і зазначають уточнений термін зберігання.

Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.

Справи з документами без грифу обмеження доступу, у яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", слід віднести до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і на титульному аркуші цих справ також проставляють гриф "Для службового користування", а в загальну номенклатуру справ вносять відповідні уточнення.

Кожна справа повинна мати не більш 250 аркушів. При більшій кількості аркушів заводиться новий том, який повинен мати той самий індекс і заголовок даної справи. Формування справ провадиться шляхом підшивки документів в обкладинки.

Вилучення за якимись причинами документа зі справи дозволяється керівником підрозділу конфіденційного діловодства. Замість вилучених документів у справу вкладається довідка-заступник наступної форми:

Довідка-заступник

Оформлення конфіденційної справи включає опис справи на обкладинці, проставляння на внутрішній стороні обкладинки ініціалів і прізвищ осіб, допущених до справи, заклад картки обліку видачі справи, заповнення опису справи, складання завірчого напису, прошивання справи.

На обкладинці вказуються:

- гриф конфіденційності справи;

- назва підприємства;

- назва структурного підрозділу;

- індекс (номер справи);

- крайні дати документів у справі, що повинні відповідати датам видання або надходження раннього і самого пізнього документів;

- кількість аркушів (без аркушів опису документів опису);

- термін збереження і номера статей по переліку документів із вказівкою термінів збереження.

Написи на обкладинках повинні провадитись чітко, світлостійким чорнилом або тушшю.

Обкладинка справи має наступну форму додаток 10.

У справах з документами з грифом "Для службового користування" мають бути внутрішні описи. Одночасно заводиться картка обліку видачі справи, що має наступну форму (додаток 11).

2.5 Використання документів. Зняття грифу "Для службового користування"

Для роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів - згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівника установи (структурного підрозділу). Працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування" визначає керівник установи.

Забороняється користуватися відомостями із документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах тощо.

Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави каналами зв'язку здійснюють лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації. Під час користування відкритим радіозв'язком забороняється передавати відомості обмеженого поширення. Такі відомості можуть передаватись за допомогою дротового зв'язку з прославленням на документах і телеграмах штампа " Серія П".

Представники інших установ допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу керівників установ (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту установи, в якій вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів і видань з грифом "Для службового користування", що містять відомості обмеженого поширення, роблять у зошитах, які мають аналогічний гриф і після закінчення роботи надсилають на адресу установи, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "Для службового користування".

Видання з грифом "Для службового користування" включають тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики.

Справи і видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються з грифом "Для службового користування", що має таку форму:

Картка справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування". Назва справи або видання _____

Ознайомлення представників засобів масової інформації із документами з грифом "Для службового користування" та передання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників установ, які надали зазначеним документам гриф "Для службового користування".

Такі документи попередньо розглядають експертні комісії, які приймають письмові рішення про доцільність передавання або можливість зняття грифу "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомостей, що містяться у документах, втратили первісне значення.

Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших установ, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації можливе лише за письмовою згодою цих організацій.

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службового користування" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

Забезпечення скасування грифу обмеження доступу покладається на особу, яка надала зазначений гриф відповідному матеріальному носієві конфіденційної інформації, або на її правонаступника.

Рішення про зняття грифу "Для службового користування" приймається експертною комісією установи - автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включають представників канцелярії, режимно-секретного органу та інших структурних підрозділів установи.

Рішення комісії оформляють актом, що складають за довільною формою, його обов'язково затверджує керівник установи. В акті перелічують заголовки та номери за описами справ з яких знімають гриф "Для службового користування" Додаток 12.

Аналогічні відмітки вносяться до опису справ і номенклатури справ. Про зняття грифу обмеження доступу повідомляють усі установи, яким був надісланий цей документ (видання) додаток 13

2.6 Відбір документів для зберігання і знищення

Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом "Для службового користування", розгляд і затвердження її результатів здійснюють відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльність експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу установи передають в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом "Для службового користування", включають в опис справ постійного зберігання разом з іншими справами, що містять відкриту інформацію постійного зберігання, приклад 14.

Список рекомендованої літератури

1. Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998р. № 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави".

2. Документаційне забезпечення робіт із захисту інформації з обмеженим доступом: Підручник// С.М. Головань, В.Б. Дудикевич, В.С. Зачипило, Л.Т. Пархуць, В.О. Хорошко, Л.М. Щербак - Львів: Видавництво Національний університет " Львівська політехніка," 2005. 288 с.

3. Конфіденційний документообіг. Навчальний посібник. / За редакцією професора В.О. Хорошка / Укладачі А.Г. Габавич, С.М. Головань, С.І. Жлобін, В.О. Хорошко. -К.: ДУІКТ, 2005. - 264 с.

4. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом "Для службового користування ": Навчальний-методичний посібник. С.М. Головань. - К: НАУ, 2003. - 92 с.

5. Макаренко В.В. Правове регулювання захисту конфіденційної інформації, що є власністю держави: становлення, розвиток, проблемні питання // Право України, 2006 р. - № 1 - с. 132-135.

6. Правові основи захисту інформації з обмеженим доступом. Курс лекцій. Марущак А.І. - К.: КНТ, 2007. - 208 с.

Додаток 1

Цей акт складений на підставі інструкції про порядок зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, завідуючим канцелярією (найменування організації, прізвище та ініціали), у присутності (посада, прізвище, ініціали) про те, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого (найменування організації, що надіслала пакет) не виявлено таких вкладень (назви і номери документів, яких не виявлено).

Завідуючий канцелярією (підпис) Прізвище та ініціали

Додаток 7

Додаток 10

Додаток 11

Додаток 12

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Головного управління

Державного казначейства України

у Львівській області

Л.В. Панкевич

"__" 2007 р.

АКТ № 1

матеріальних носіїв інформації "Для службового користування", яким скасовано гриф "Для службового користування" в Головному управлінню Державного казначейства у Львівській області

Голова експертної комісії Когут П.Я., Дрозд Ю.Р., Дзюба Н.Т., Куркова В.С., Мамчур М.В.

Секретар експертної комісії Макарова С.М.

Гриф "Для службового користування" погашають штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифу.

10.1.2007 р. АКТ № 1

"Для службового користування"

прим. № 1

Додаток 13

УКРАЇНА

ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

79005, м. Львів, вул. К. Левицького, 18, тел. (0322) 76-77-71. Факс 225-53-11

23 січня 2007 р. № 17-34

Командиру військової частини 4941 В. Сужнику

Про зміну грифу матеріальних носіїв інформації "Для службового користування"

З метою проведення роботи щодо зміни грифу матеріальних носіїв інформації " Для службового користування", підготовлених у Головному управлінні Державного казначейства України у Львівській області та направлених на Вашу адресу в 2006 році, надсилаємо повідомлення про перелік документів, яким скасовано гриф секретності, відповідно до акту № 1 від 12.01.2007 р.

Додаток: Повідомлення про перелік документів, яким скасовано гриф " Для службового користування" Головним управлінням Державного казначейства України у Львівській області, відповідно до акту № 1 від 12.03.07 на 2-х аркушах - тільки адресату.

Начальник В.В. Карпенко

Вик. Макарова С.М.

Тел. 247-12-61

Повідомлення про перелік документів, яким скасовано гриф "Для службового користування Головним управлінням Державного казначейства України у Львівській області відповідно до акту № 1 від 11.01.07

Головний спеціаліст В.М. Макарова.

Приклад 14

Для службового користування

Прим. єдиний

Фонд №

ЗАТВЕРДЖУЮ

Опис № 2 Начальник Головного управління

Справ постійного терміну зберігання Державного казначейства України

3а 2006 рік у Львівській області

Л.В. Панкевич

" _" 2007

Размещено на Allbest.ru