Совещание как способ формирования креативной личности (на примере Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики)
Деловое совещание как способ развития изобретательного мышления, освоение поиска и генерации новых идей. Оценка уровня творческого инициативы, инновационности подходов державных служащих в обеспечении исполнения полномочий органа государственной власти.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 08.11.2016 |
| Размер файла | 67,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Тема: «Совещание как способ формирования креативной личности (на примере Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики)»
Содержание
Введение
1. Деловое совещание как способ развития творческого мышления, освоение техник поиска и генерации новых идей
1.1 Понятие и сущность деловых совещаний
1.2 Креативность мышления: понятие, способы формирования, методы повышения
1.3 Опыт, проблемы использования инструментария делового совещания в процессе формирования креативной личности
2. Деловые совещания в Министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики и пути совершенствования их проведения с целью формирования креативной личности
2.1 Оценка уровня творческой инициативы, инновационности подходов государственных служащих в обеспечении исполнения полномочий органа государственной власти - Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики
2.2 Роль деловых совещаний в формировании и повышении креативности личности государственных служащих в обеспечении исполнения полномочий органа государственной власти
2.3 Основные направления совершенствования подготовки, выбора форм проведения деловых совещаний как способа формирования креативной личности государственного служащего
Заключение
Список использованных источников и литературы
Введение
Актуальность темы исследования. Одной из основных форм коллективного принятия решений в процессе управления является совещание. Это одна из форм управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса в заранее определенном месте, в определенное время.
Помимо своего прямого назначения рационально организованные деловые совещания выполняют также учебно-воспитательную функцию. Дело в том, что на совещаниях работники организации получают множество информации, участвуют в анализе ситуации, учатся мыслить масштабами всей организации, а не только своего подразделения, учитывают ближайшие и отдаленные последствия принимаемых решений. Таким образом, они повышают уровень своего профессионализма и получают ценный опыт принятия управленческих решений. В результате работники получают возможность развития творческого мышления, освоения техник поиска и генерации новых идей, что делаем выбор темы исследования весьма актуальным на сегодняшний день.
Объект исследования - общественные отношения, складывающиеся в процессе проведения деловых совещаний.
Предмет исследования - процесс формирования креативной личности в ходе проведения деловых совещаний.
Цель аттестационной работы - исследовать совещание как способ формирования креативной личности на примере Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики.
Для достижения указанной цели исследования в ходе выполнения аттестационной работы подлежит решению ряд задач:
-исследовать деловое совещание как способ развития творческого мышления, освоение техник поиска и генерации новых идей;
-изучить вопросы проведения деловых совещаний в Министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики;
-предложить пути совершенствования проведения деловых совещаний в Министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики с целью формирования креативной личности.
Методологией исследования выступают: общенаучные методы (наблюдение, эксперимент), историко-диалектические (системный метод, сравнение), анализ, логический метод.
Структурно аттестационная работа включает в себя введение, две главы основной части, заключение и список использованных источников и литературы.
В первой главе аттестационной работы раскрыто понятие и сущность деловых совещаний, представлено понятие и способы формирования креативного мышления. Кроме этого, в первой главе аттестационной работы исследован опыт, проблемы использования инструментария делового совещания в процессе формирования креативной личности
Вторая глава аттестационной работы включает в себя оценку уровня творческой инициативы, инновационности подходов государственных служащих в обеспечении исполнения полномочий органа государственной власти - Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики. Также во второй главе аттестационной работы представлена роль деловых совещаний в формировании и повышении креативности личности государственных служащих в обеспечении исполнения полномочий органа государственной власти, предложены основные направления совершенствования подготовки, выбора форм проведения деловых совещаний как способа формирования креативной личности государственного служащего.
1. Деловое совещание как способ развития творческого мышления, освоение техник поиска и генерации новых идей
1.1 Понятие и сущность деловых совещаний
Служебные отношения в рамках делового общения включают в себя самые разные формы обсуждения производственных, экономических, научно-технических проблем. Самыми распространенными формами являются совещания и собрания как формы группового обсуждения деловых ситуаций Вечер Л. С. Деловое общение государственного служащего. Практикум; Форум - Москва, 2012. - С.74..
Основное назначение совещаний заключается в помощи в подготовке и реализации управленческих решений. При этом совещания имеют как положительные, так и отрицательные стороны.
Положительными сторонами совещания является, что они позволяют Ковальчук А. С. Основы делового общения; Дашков и Ко - Москва, 2010. - С.85.:
-использовать «коллективный разум»;
-рассмотреть проблему с самых различных сторон при привлечении специалистов различных сфер деятельности;
-наиболее оперативно подготовить решение при самом непосредственном контакте субъектов и объектов управления, представителей различных служб, сэкономив время на "согласованиях";
-разносторонне изучить личностные и деловые качества подчиненных, ознакомиться с деятельностью различных служб. Но указанные достоинства проявляются лишь в том случае, когда:
1) совещания не проводят слишком часто, в значительной степени отвлекая сотрудников от выполнения их служебных обязанностей;
2) совещания не проводятся формально, для перестраховки или же просто как очередные.
Если руководитель в состоянии собрать необходимую информацию, не вызывая к себе сотрудников, самостоятельно принять решение и довести его до исполнителей, то совещаний необходимо избегать. В особой степени следует избегать - непредвиденных, авральных совещаний, так как они нарушают трудовой ритм, вносят дисбаланс в деятельность подчиненных, целых служб и подразделений, а значит, работу с деловыми партнерами и клиентами.
Деловые совещания подразделяют их на диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные Коноваленко М. Ю., Коноваленко В. А. Деловые коммуникации; Юрайт - Москва, 2012. - С.85..
Диктаторское совещание. Обычно говорит только руководитель. Он сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией (распоряжением) вышестоящей инстанции. Дискуссий нет; принимая информацию к сведению, участники только задают вопросы.
Автократическое совещание. Является разновидностью диктаторского. Его особенность состоит в том, что руководитель поочередно задает вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения по поводу позиций других участников, а также лишаются поддержки других участников.
Сегрегативное совещание (от лат. segregatio - отделение). Начинается докладом руководителя или назначенного им лица, затем в прениях выступают только те, кого выбирает председательствующий.
В первых двух случаях руководитель может вызвать неприязнь к себе со стороны лишенных слова, а в третьем - еще и недоброжелательное отношение к участникам, которым было предоставлено слово.
Дискуссионное совещание. Отличается демократическим характером, поскольку происходит свободный обмен мнениями, решение принимается голосованием с последующим утверждением руководителем. Решение может приниматься и руководителем без голосования, но с учетом высказанных мнений и предложений участников совещания.
Свободное совещание. Проводится без четко сформулированной повестки дня.
Существуют и другие классификации совещаний Лавриненко В. Н. Психология и этика делового общения; Юрайт - Москва, 2012. - С.90.:
1) по тематике их подразделяют на:
- административные;
- технические;
- кадровые;
- финансовые;
- психологические и т.д.;
2) по основной задаче - на:
- проблемные;
- инструктивные;
- оперативные (диспетчерские) и др.
Проблемные совещания. Их задача - найти оптимальное решение проблемы посредством дискуссии. Структурно совещание обычно состоит из доклада, вопросов к докладчику, прений и выработки решений. Если текст доклада разослан участникам заранее, то докладчик может не выступать с сообщением, а сразу отвечать на вопросы. Такое совещание дает возможность руководителю вырабатывать свое мнение на основе коллективного обсуждения проблемы, определить оптимальность одного из вариантов решения, выработанного до и во время совещания; убедить подчиненных, сомневающихся в оптимальности избранного решения. На таком совещании решение принимается голосованием, но не носит обязательного характера для руководителя, так как последнее слово остается за ним и именно он несет ответственность за решение проблемы.
Инструктивные совещания. Предполагают передачу распоряжений сверху вниз для их быстрейшего исполнения. Руководители доводят до своих подчиненных принятое вышестоящей организацией решение с конкретизацией тех или иных положений, разъясняя возникающие вопросы и назначая сроки выполнения. На таком совещании могут обсуждаться пути и средства реализации решения. Инструктивное совещание может быть заменено доведением до исполнителей решения в письменной форме.
Оперативные (диспетчерские) совещания. Проводятся с целью получения информации о текущем состоянии дел на предприятии, в учреждении. В отличие от инструктивного совещания получение информации идет снизу вверх. Участники совещания докладывают о состоянии дел на местах, а руководители, в свою очередь, стремятся на основе полученной информации разрешить возникшие проблемы.
Выделают основные этапы подготовки, проведения и контроля совещаний Мартова Т. В. Этика деловых отношений; Феникс, Экор-Книга - Москва, 2009. - С.69.:
Этап №1 - организация совещаний - определение круга участников, формирование плана совещаний на период, выбор тематики и разработка регламента совещаний;
Этап №2 -- подготовка совещаний - рассылка уведомлений, напоминаний и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений и т.д.;
Этап №3 - проведение совещаний - обсуждение тем и вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений исполнителям по повестке дня, подготовка проекта протокола совещания;
Этап №4 - завершение совещаний - принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола;
Этап №5 - контроль совещаний - мониторинг исполнения поручений совещания, фиксация результатов исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания;
Этап №6 - анализ совещаний - анализ базы данных совещаний, истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах, получение статистики затрат времени и трудозатрат, просмотр материалов совещаний, оценка качества и совершенствование совещаний;
Такая последовательность этапов в большей мере отражает реалии, существующие при организации и проведении совещаний, а также обеспечивает четкое структурирование и всестороннее описание процессов служебных совещаний на уровне, необходимом как для разработки регламентов, так и для автоматизации управления ими.
1.2 Креативность мышления: понятие, способы формирования, методы повышения
Креативность мышления представляет собой способность личности к творческой активности в разных областях профессиональной деятельности, результатом которой является появление инновационных подходов, технологий и методов осуществления профессиональной деятельности, создание новых уникальных продуктов. Развитие креативности личности представляет собой устойчивую направленность личности к творческой деятельности и формирование условий для количественных и качественных преобразований креативности личности. Наиболее перспективными направлениями исследований креативности как ключевой детерминанты профессиональной деятельности являются выявление личностных и социокультурных факторов креативности личности Журавлев В.А. Креативное мышление, креативный менеджмент и инновационное развитие общества (Часть 2) // Креативная экономика - 2011. - № 5 - С. 51-55..
Креативный (от английского «creative») - это буквально «творческий, созидательный». Он, в принципе, касается проблем управления коллективом, причем таких, которые относятся к не поддающимся четкой формализации предметным областям и подчиняются подвижным, «дрейфующим» критериям целеполагания Кирсанов К. Креативный и эвристический менеджмент. // Российский экономический журнал . - 2010. - №11. - С.78-83..
Креативный менеджмент представляет собой процесс формирования индивидуального либо командного креативного мышления. Креативный менеджмент ориентирован на креативный результат.
В основе концепции креативного менеджмента находится творческая интеграция достижений различных школ и направлений менеджмента, используя которые любая организация может быть уникальной, отличающейся от других, способной наиболее качественно удовлетворить запросы потребителя.
Креативный менеджмент, объединяя наработки в разнообразных областях деятельности, нестандартно используя информацию, технологию и другие виды ресурсов, принимает на этой основе новые, оригинальные решения, способствующие налаживанию прогрессивных взаимосвязей между внешней и внутренней средой, а также формированию этой среды.
Данное взаимодействие должно осуществляться на основе признания и реализации социальной ответственности бизнеса.
Формирование креативного подхода к управлению, предъявляет новые требования к организационному проектированию и определяет необходимость построения современных структур, позволяющих создать не копируемые конкурентные преимущества, раскрыть творческий и повысить мотивационный потенциал персонала организации, усилить результативность совместной работы.
Организационное построение осуществляется на основе творческой интеграции функционально-ориентированного (свойственного классическому подходу к управлению), процессно-ориентированного (характерного для рыночного подхода) и системно-целевого (позволяющего объединить основополагающие внутренние переменные организации на основе реализации социальной ответственности, совершенствования и обучения) подходов к организационному проектированию при реализации идеи максимально возможного внедрения командной работы Павлова Л. Г. Основы делового общения; Феникс - Москва, 2009. - С.70..
Использование команд позволяет получить синергетический эффект, то есть новое качество результата совместного труда, создает условия для реализации творческого потенциала сотрудников, является крайне полезным для предприятия, но, как и любой другой метод, не может быть эффективным для всех видов организационной деятельности.
В креативной организации целесообразно творческое сочетание групповой и командной работы и выбор формы взаимодействия на уровне группы в первую очередь обуславливается характером выполняемой работы и степенью предрасположенности членов организации к командной или индивидуальной деятельности.
В основу построения креативных структур должно быть положено функциональное деление организации в соответствии с основными направлениями ее работы, позволяющее повысить результативность сложных специализированных работ и процессная департаментализация и координация, объединяющая стратегические, ключевые, основные, обеспечивающие и координационные команды и направленная на получение высокого совокупного результата.
В основу построения креативных структур должно быть положено целевое управление, поскольку вся деятельность организации определяется постановкой целей, а сутью управленческого воздействия является достижение запланированного результата. Системно-целевое управление основано на грамотном разбиении ведущих целей на подцели, которое позволяет увязать задачи каждого сотрудника предприятия с миссией и видением организации и учесть потребности заинтересованных сторон Самохвалова А. Г. Деловое общение. Секреты эффективных коммуникаций; Речь - Москва, 2012. - С.33..
Креативное управление направлено на развитие творческого потенциала отдельной личности, создание условий для проявления синергетического эффекта как на уровне групп, функционирующих в организации, так и на уровне взаимодействия между этими группами, то есть в его основе лежит интеграция кадрового потенциала организации. Для формирования креативной организации необходимо последовательное осуществление кадрового, командного и организационного проектирования.
При организационном построении в рамках целевой, функционально-технологической и структурной моделей должны учитываться и увязываться три выделенных уровня: личностный, групповой и организационный.
Таким образом, креативное (различное социально-ответственное) управление может быть реализовано на основе формирования креативных структур управления, обладающих креативным потенциалом.
Креативный менеджмент «работает» там, где создаваемый интеллектуальный продукт не может быть однозначно приписан отдельной личности, а безусловно является результатом деятельности коллектива.
Заниматься проблемами креативного менеджмента следует уже потому, что совершенно необходимо добиваться повышения качества управленческих решений и их интенсификации на всех уровнях - от общегосударственного до отдельного рабочего места. И нет никаких оснований откладывать эту трудную работу, как подчас полагают, «на потом». Для того чтобы добиться успеха в таком деле требуется, конечно, многое. Начать стоит с того, что необходимо определить и ввести в действие новые, лучше обоснованные с научных позиций и психологически более совершенные методы подготовки исходной информации для лиц, принимающих решения (ЛПР). Такие методы призван дать креативный менеджмент Батоврина Е.В. Диагностика креативности при подготовке управленческих кадров // Теория и практика управления: новые подходы. Выпуск шестой. - М.: Университетский гуманитарный лицей, 2009. - С.22-28..
Особая сложность решения данной проблемы состоит в том, что нужно, с одной стороны, перерабатывать огромный массив исходной информации, с другой, - учитывать специфику ЛПР и характера их деятельности: ведь каждый из них, как и все люди, обладает определенными характером, навыками, стереотипами, и все это надо держать в поле зрения, предлагая исходную для принятия решений информацию. В то же время она должна быть результатом мобилизации всех резервов лиц, причастных к процессу, строиться на полном использовании их творческого потенциала, включая и самые глубинные его пласты, особенно если имеются в виду крупные решения глобально-стратегического масштаба.
Креативный менеджмент ближе к дисциплинам «управление кадрами» и «персональный менеджмент». Креативный менеджмент опирается на креативистику - область знаний о продуктивном коллективном решении творческих задач.
В креативном менеджменте, как и в любой другой науке, выделяют теоретический и прикладной аспекты. Теория креативного менеджмента является составной частью теории творчества. Прикладные аспекты креативного менеджмента связывают прежде всего с инновациями и нововведениями. Проблемы креативного менеджмента организационно смыкаются с управлением кадрами, когда требуется создавать так называемые временные творческие коллективы.
Менеджмент как особый вид деятельности никогда не отстранялся от творчества; напротив, всегда его использовал, причем двояко. Во-первых, для собственных нужд, т.е. для разработки тех или иных управленческих решений. Ведь и такие сугубо будничные повседневные акции, как всяческие заседания, совещания, планерки, «пятиминутки» и т.п., для управленцев по сути представляют занятие творчеством - пусть часто и неэффективным, даже бестолковым. Во-вторых, менеджмент использует творчество для побуждения подчиненных к действиям, требующимся с точки зрения тех, кто руководит. Такое побуждение предполагает при элементарно грамотной его организации постоянную апелляцию к заложенному в каждом работнике творческому началу, - пусть осуществляющуюся на интуитивном уровне.
Все это многообразие можно, очевидно, сконцентрировать, выделив две группы методов Самыгин С. И., Руденко А. М. Деловое общение; КноРус - Москва, 2012. - С.38.: 1) направленные на усиление креативных и эвристических способностей человека; 2) служащие формализации его логико-аналитической деятельности. Эти группы методов не противостоят друг другу и не отгорожены друг от друга «китайской стеной»; напротив, на деле они тесно взаимодействуют, при этом одна группа дополняет и усиливает другую. Первая из этих групп «подталкивает» к решению проблемы, позволяет быстрее нащупать «золотую жилу»; вторая - строится на базе специально разработанных приемов, в которых отражается исторический опыт человека Репина О. Метод балансовых вариаций в креативном менеджменте // Проблемы теории и практики управления. - 2012. - № 12. - С. 100-108..
Каждый из методов имеет свою область использования, свои особые смысл, сложность, эффективность, ну и разумеется, - приверженцев и противников. Важно, чтобы ни приверженность, ни отторжение не абсолютизировались; столь же важно учитывать, что все методы решения творческих задач являются психологическими инструментами. Какой именно из них в том или ином случае выбрать - решается в рамках креативного менеджмента с учетом всей многосложности обстоятельств. Таким образом, креативный менеджмент не «придумывает» методы активизации творческого потенциала, а лишь определяет их оптимальную номенклатуру и наиболее рациональную последовательность исходя из разработок. При этом целевые установки и возможные ограничения креативный менеджмент берет из инновационного менеджмента, который в данном ракурсе обеспечивает ему жизненно необходимое функционирование инфраструктуры.
Подчеркивая, что современный менеджмент пронизан творчеством и без него вообще невозможен, нельзя, впрочем, забывать об известной истине: чем больше в какой-то области деятельности творчества, тем больше ее тяготение к сфере искусства. Практика показывает, что этот переход на новую ступень развития происходит плавно, без нарушения видимой целостности созданной стройной системы, однако с глубинной деформацией многих устоявшихся и казавшихся незыблемыми истин и стереотипов. Отсюда правомерно предположить, что система менеджмента вступает в новую фазу развития, и ее, следовательно, ожидают новые интересные открытия, прежде всего в постижении основ творчества.
1.3 Опыт, проблемы использования инструментария делового совещания в процессе формирования креативной личности
На сегодняшний день с целью формирования креативной личности в процессе деловых совещаний используются следующие современные методы:
1. Деловой эксперимент.
1. Участникам совещания отводится весьма короткое время для его проведения. Так, например, для решения важного производственного вопроса может быть выделено всего 10-15 минут.
2. Через указанное время необходимо предоставить итоговый результат. При этом он может быть даже недостаточно четкий, либо иметь серьезные противоречия. Будет весьма неплохо, если разработанное решение будет иметь графическое представление.
3. Руководителю следует получить информацию у участников относительно времени, необходимого для завершения работы. При этом фактически должно быть выделено времени в два раза меньше заявленного участниками совещания. После этого следует вновь собрать результаты выделить некоторое время для окончательного оформления решения.
Практически доказано, что творческая группа может существенно увеличить свою эффективность, если будет поставлена в жесткие временные рамки. Недостаток времени стимулирует участников мыслить активнее. Люди в этом случае значительно решительнее озвучивают выработанную позицию. Часто случается, что выработанное решение у участников совещания уже есть, но необходим толчок, чтобы его озвучить, аргументировать и доказать.
Оригинальным способом сэкономить время является проведение совещаний стоя. Указанный формат зачастую используется для проведения конференций, но вполне оправдывает себя и для целей краткого (5-15 минут) совещания. Разумеется, такой вариант не подходит для анализа комплексной проблемы, но обеспечивает высокий уровень включенности участников Шаульский А. Деловое совещание: мастерская руководителя // Справочник по управлению персоналом. - 2012. - №3. - С.12-13..
2. Методика «прорыва».
Нередко напряженная мозговая деятельность приводит к умственному и эмоциональному истощению раньше, чем будет найдено решение. Как поступить в подобной ситуации? Распустить участников или держать, пока решение не будет найдено?
Существует ряд способов активизировать мышление и провести групповую работу в необычном формате. Это так называемые форматы групповой фасилитации. Наиболее известные из них - «мозговой штурм» и «круглый стол». Эти способы не всегда достаточны, чтобы полностью заменить совещание, но могут быть включены в него для активизации работы участников. В основу методов положен феномен групповой работы. Доказано, что автономно работающие мини-группы (по три-пять человек) способны достигать гораздо больших результатов, чем более многочисленные Там же. - С.14-15..
3. International Cafe.
Идею авторам метода «подсказали» наблюдения над спонтанным общением людей за столиками в кафе, когда каждая компания становится центром обсуждения и может делиться результатами с другими участниками.
Технология более всего подходит для рассмотрения и анализа комплексных вопросов, которые можно разделить на подпункты или подтемы.
Ориентировочное время проведения сессии в формате международного кафе - час-полтора для группы из 10-15 человек. Итоговое время зависит от сложности темы и глубины проработки. В середине сессии делают перерыв на 10-15 минут.
Основные этапы:
1. Разделение главной темы на подтемы. Эту работу можно сделать заранее либо прямо на сессии вместе с участниками. Например, тему «освоение нового региона» можно разделить на подтемы: «позиционирование на новом рынке», «привлечение новых клиентов», «BTL-мероприятия» и пр.
2. Распределение участников по рабочим группам. Выполняется из расчета одна подтема на одну группу и может быть произвольным или директивным. Количество участников в группах - приблизительно одинаковое, но не более семи человек.
3. Внесение предложений в рабочих группах. Продолжительность работы - 10-30 минут в зависимости от сложности тем. Результаты обсуждения в каждой группе должны быть записаны маркерами на доске либо на листе формата А1 и размещены в разных частях помещения.
4. Ротация групп. Каждая группа оставляет рядом со своим плакатом (результаты обсуждения) одного человека в качестве презентатора. Все остальные переходят по часовой стрелке (или против нее) к плакатам соседних групп.
5. Работа с чужими результатами. Находясь у чужого плаката, каждая группа слушает доклад презентатора, объясняющего суть изображенного на плакате. Задача пришедшей группы - дополнить перечень решений своими предложениями, которые презентатор фиксирует без обсуждения.
Этапы 4 и 5 могут быть повторены столько раз, сколько потребуется для детальной проработки тем, но не более чем количество подгрупп минус один. То есть, если подгрупп пять, то ротаций может быть максимум четыре, и т. д.
6. Итоговая проработка. Группы возвращаются на исходные места возле своих плакатов, презентаторы знакомят их с дополнениями, внесенными другими группами. Исходные группы обсуждают ценность полученных мнений и дополняют свое решение теми, которые считают обоснованными. Также группы могут наметить план действий в соответствии со своими решениями.
7. Презентация результатов. От каждой группы выступает один или несколько человек с презентацией итоговых результатов Шаульский А. Деловое совещание: мастерская руководителя // Справочник по управлению персоналом. - 2012. - №3. - С.16-17..
4. Idealog (Диалог идей).
Основная идея метода - «легализованный шпионаж». Каждый из участников может почувстствовать себя разведчиком, собирающим новейшие сведения для лучшего результата.
Подходит для рассмотрения относительно кратких вопросов, не требующих разбивки на множество составляющих. Метод ценен не для анализа, а для появления новых идей.
Ориентировочное время для сессии в формате диалога идей - час-полтора для группы из 10-15 человек.
Основные этапы:
Этап 1. Формулировка темы. Необходимо сформулировать главную тему в виде вопроса к участникам. Например, «Как нам увеличить продажи в магазине?»
Этап 2. Индивидуальная работа. Каждый участник про себя продуцирует идеи по решению главного вопроса без детальной проработки и составляет список своих предложений.
Этап 3. Работа в первичных группах. Состав группы - два-четыре человека. Длительность работы - 5-25 минут. Участники по очереди делятся своими идеями - каждый зачитывает свой список. Общих решений группы не вырабатывают, не обсуждают, какая идея лучше. Каждый лишь озвучивает свои предложения и записывает за другими - «шпионит», дополняя свой перечень чужими ценными мыслями.
Этап 4. Переформирование групп. Требуется сформировать новые группы. Это можно сделать спонтанно (по желанию участников) либо упорядоченно, например рассчитаться внутри групп. Затем № 1 - всегда остаются на своих местах, № 2 - всегда идут в следующую группу по часовой стрелке, а № 3 - через одну и т. д.
Этап 5. Работа в новых группах. Этап проходит аналогично этапу 3. Таких сессий с формированием новых групп может быть от двух до пяти. Если переходы структурированные, то максимальное число сессий равно числу малых групп минус один, чтобы избежать возвращения участников к исходному составу.
Этап 6. Определение лучших идей. В группах, образовавшихся после последнего пересаживания, участникам необходимо за 20 минут поделиться идеями, обсудить и отобрать из них четыре-пять лучших.
Этап 7. Презентация лучших идей. Каждая группа презентует свои лучшие идеи Шеламова Г. М. Деловая культура и психология общения; Академия - Москва, 2009. - С.104..
5. Синектика (в переводе с греч.) - это сочетание разнородных, а иногда даже несовместных элементов. Метод синектики как метод поиска новых решений предложил У. Гордон в США в 1961 г. в книге «Синектика: развитие творческого воображения» с целью увеличения вероятности успеха в процессе постановки и решения задач.
Основная идея данного метода состоит в том, что во время творческой активности при создании особых условий человек выдвигает неожиданные аналогии и ассоциации относительно исследуемой проблемы. Под творческий активностью понимается умственная деятельность в процессе решения проблем, результатом которой является художественное или техническое открытие. Другими словами, человек приходит к решению путем включения бессознательных механизмов в процесс сознательного исследования проблем. Идея метода синектики как метода исследования систем управления заключается в создании специальной, постоянной «группы синекторов» (5-7 человек) для выявления, постановки и решения проблем, возникающих при функционировании систем управления.
6. Метод «Дельфи» - один из методов экспертных оценок, при помощи которого осуществляется быстрый поиск решений, среди которых выбирается наилучшее. Другое его название - «Дельфийский оракул», которое он получил в Древней Греции. Данный метод был разработан О. Хельмером и его коллегами, первоначально он был создан с целью научно-технического прогнозирования будущего. В основе его лежит принцип повышения уровня достоверности информации, получаемой от группы экспертов, т.е. коллективных экспертных оценок.
Применение этого метода дает возможность избежать противоречий между экспертами в процессе работы и получить независимые индивидуальные оценки.
Метод «Дельфи» разделен на следующие этапы:
1) формирование рабочей группы, которая занимается организационными вопросами:
-предоставляет информацию экспертам для оценки;
-собирает, обобщает оценки экспертов и др.;
2) организацию экспертной группы, когда определяется:
-количество;
-состав экспертов;
3) составление анкеты, вопросы которой должны допускать формулировку ответа в количественной форме. Анкеты состоят:
-из основных, вспомогательных вопросов;
-условий проведения экспертизы;
4) непосредственное проведение опроса. На данном этапе перед каждым экспертом формулируются задачи проведения экспертизы. Затем каждому эксперту раздаются анкеты, на вопросы которой им необходимо дать индивидуальную независимую и обоснованную оценку. Согласно заполненным анкетам выявляются: мнения каждого эксперта, преобладающие мнения, крайние суждения. Между экспертами всегда существуют расхождения, причины которых выявляются на данном этапе. Полученные результаты выданных каждым экспертом оценок и результаты обработки мнений доводятся до сведения каждого из экспертов. На основе полученных результатов эксперты могут поменять свою оценку, а могут сохранить прежнюю или высказать критику оценок других экспертов. Данная операция обычно проводится в 2-3 тура до тех пор, пока не будут наблюдаться совпадения мнений, которые и будут являться результатами исследований. Повторный опрос проводится для того, чтобы опустить недоразумения и довести до сведения экспертов мнения их коллег;
5) обобщение полученных результатов и разработка рекомендаций по вопросам, касающимся объектов исследования.
Разумеется, цель любого совещания будет достигнута не полностью, если его результаты не будут использованы. Принятые решения и шаги по их реализации должны быть закреплены документально. Наилучший вариант - на заключительном этапе совещания распределить ответственность за исполнение результатов и контролирующие функции, а также спланировать следующие действия. Это позволит не потерять ценный материал, который был создан с помощью групповой работы.
В целом делаем вывод, что совещание является инструментом тесного взаимодействия руководителя с коллективом и дает ряд дополнительных возможностей. Совместный поиск решения сближает сотрудников и стимулирует такие ценные навыки, как умение и готовность слышать друг друга, терпимость к чужому мнению, способность анализировать информацию, встать на позицию руководителя и думать о целях организации. Зачастую именно на совещании становятся очевидными внутренние сложности и конфликты в организации, что требует от руководителя не только управленческих, но и воспитательных мер по отношению к подчиненным. Это сложная работа, но она способна продвинуть культуру взаимодействия и уровень креативности мышления в организации на гораздо более высокий уровень.
2. Деловые совещания в Министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики и пути совершенствования их проведения с целью формирования креативной личности
2.1 Оценка уровня творческой инициативы, инновационности подходов государственных служащих в обеспечении исполнения полномочий органа государственной власти - Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики
В процессе решения вопросов при реализации полномочий органа государственной власти используются различные инновационные подходы, которые позволяют эффективно решать поставленные перед отделами Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики задачи в рамках годового плана работы. В работе подразделений Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики применяются методы, которые были описаны нами выше - в ходе теоретического исследования.
При этом методы могут использованы, как при принятии решений в ходе проведения деловых совещаний, так и при решении текущих вопросов в течение рабочего дня внутри подразделения. За период 9 мес. 2015 года подразделениями Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики использовались следующие методы, описание которых было дано нами выше:
-Деловой эксперимент;
-Методика «прорыва» (в виде работы малой группой);
-International Cafe;
-Idealog (Диалог идей);
-Метод «Дельфи»;
-Синектика.
Представим статистику использования различных методов решения задач подразделениями Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики (структура представлена в приложении 1) в рамках годового плана работы (таблица 1).
Таблица 1 Статистика использования различных методов решения задач подразделениями Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики задачи в рамках годового плана работы за 9 мес. 2015 года
|
Подразделение |
Кол-во случаев использования отдельных инновационных методов формирования творческой инициативы |
||||||
|
Деловой эксперимент |
Методика «прорыва» |
International Cafe |
Диалог идей |
Метод «Дельфи» |
Синектика |
||
|
Отдел экологической безопасности и надзора |
8 |
25 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Отдел недропользования и управления отходами |
0 |
65 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Отдел материально - технического обеспечения |
0 |
62 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Отдел водохозяйственных мероприятий и водного хозяйства |
0 |
74 |
2 |
2 |
0 |
0 |
|
|
Отдел планирования и реализации проектов строительства и ремонта гидротехнических сооружений |
0 |
85 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Сектор по предоставлению прав пользования водными объектами |
0 |
70 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
Отдел государственных экологических программ |
45 |
65 |
14 |
48 |
8 |
6 |
|
|
Сектор экспертизы и нормирования |
0 |
81 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Отдел экологической безопасности и надзора осуществляет проведение проверок соблюдения природоохранного законодательства хозяйствующими субъектами в области охраны окружающей среды (атмосферный воздух, обращение с отходами, охраны водных ресурсов, охраны недр, охраны особо охраняемых природных территорий) по плану проверок на 2015 год. При этом с целью формирования творческой инициативы, исходя из специфики деятельности подразделения, был использован методика «прорыва», а именно ее разновидность - метод «мозгового штурма» (25 случаев) и «Деловой эксперимент» (8 случаев).
Отдел недропользования и управления отходами в 2015 году осуществлял реализацию следующих наиболее важных мероприятий, в частности: Проведение заседаний государственной экспертизы запасов полезных ископаемых, геологической, экономической и экологической информации о предоставляемых в пользование участках недр местного значения по поступившим заявкам недропользователей, оформление и выдача свидетельств об установлении факта открытия месторождения общераспространенных полезных ископаемых, защита заявок на федеральное финансирование работ по поиску подземных вод в Ижевске в 2016 году. С целью формирования творческой инициативы, исходя из специфики деятельности подразделения, был использован методика «прорыва», а именно ее разновидность - метод «мозгового штурма». Всего за 9 мес. 2015 года было зафиксировано 65 случаев использования данного метода в данном подразделении.
Отдел материально - технического обеспечения в 2015 году осуществлял реализацию следующих наиболее важных мероприятий: подготовка и организация работы комиссии по списанию материальных запасов и основных средств, составление заявок на материально-технические ресурсы, оборудование, оргтехнику и форменное обмундирование, подготовка маломерных судов к навигации 2015 года, приобретение материалов, дооснащение в соответствии с предъявляемыми требованиями. С целью формирования творческой инициативы, исходя из специфики деятельности подразделения, был использован методика «прорыва», а именно ее разновидность - метод «мозгового штурма». Всего за 9 мес. 2015 года было зафиксировано 62 случая использования данного метода в данном подразделении. деловой совещание инновационность державный
Отдел водохозяйственных мероприятий и водного хозяйства в 2015 году в соответствии с годовым планом осуществлял деятельность в сфере управления водным хозяйством УР. В частности, в 2015 году отделом осуществлялась организация работ по экологической реабилитации водных объектов и выполнению мероприятий по предотвращению негативного воздействия вод и охране водных объектов в соответствии с перечнями мероприятий, финансируемых из бюджетов Российской Федерации и Удмуртской Республики:
-расчистка и спрямление русла реки Ува с элементами крепления берегов на отдельных участках в пос. Ува;
-экологическая реабилитация Ижевского водохранилища.
При этом при разработке мер по расчистке и спрямлению русла реки Ува с элементами крепления берегов на отдельных участках в пос. Ува, а также при разработке мер по экологической реабилитации Ижевского водохранилища были использованы такие методы формирования творческой инициативы как «International Cafe» и «Диалог идей».
Отдел планирования и реализации проектов строительства и ремонта гидротехнических сооружений в 2015 году осуществлял разработку проектно-сметной документации на капитальной ремонт гидротехнических сооружений. С целью формирования творческой инициативы, исходя из специфики деятельности подразделения, был использован методика «прорыва», а именно ее разновидность - метод «мозгового штурма». Всего за 9 мес. 2015 года было зафиксировано 85 случаев использования данного метода в данном подразделении.
Сектор по предоставлению прав пользования водными объектами осуществляет предоставление водных объектов или их частей, находящихся в федеральной собственности и расположенных на территории Удмуртской Республики, в пользование на основании договоров водопользования и решений о предоставлении водных объектов в пользование. С целью формирования творческой инициативы, исходя из специфики деятельности подразделения, был использован методика «прорыва», а именно ее разновидность - метод «мозгового штурма». Всего за 9 мес. 2015 года было зафиксировано 70 случаев использования данного метода в данном подразделении.
Отдел государственных экологических программ в 2015 году осуществлял реализацию, методическое обеспечение и сопровождение мероприятий 2015 года в рамках исполнения Государственной программы УР «Окружающая среда и природные ресурсы (2013-2017 годы)», подготовку документов для размещения государственного заказа по реализации природоохранных мероприятий, финансируемых в 2015 году за счет бюджета УР в рамках Государственной программы УР «Окружающая среда и природные ресурсы (2013-2017 годы)» (по вверенному направлению), оценку эффективности реализации государственной программы Удмуртской Республики «Окружающая среда и природные ресурсы (2013-2017 годы)» по итогам ее исполнения за 2014 год и т.д.
Кроме этого, данный отдел в 2015 году осуществлял организацию и проведение мероприятий по экологическому воспитанию и просвещению населения республики (по отдельному плану), организацию и проведение конкурсов, семинаров, конференций, выставок. При этом в процессе формирования творческой инициативы были использованы такие инновационные методы как «Деловой эксперимент» (45 случаев), «Методика «прорыва» (65 случаев), «International Cafe» (14 случаев), «Idealog (Диалог идей)» (48 случаев), Метод «Дельфи» (8 случаев), Метод синектики (6 случаев).
Сектор экспертизы и нормирования с целью формирования творческой инициативы, исходя из специфики деятельности подразделения, был использовал методика «прорыва», а именно ее разновидность - метод «мозгового штурма». Всего за 9 мес. 2015 года было зафиксировано 81 случай использования данного метода в данном подразделении.
Сектор информационных технологий в 2015 году осуществлял работы по установке, настройке и обслуживанию серверов, рабочих станций, оргтехники и локальных вычислительных сетей Минприроды УР, а также оказанию методической и консультативной поддержки сотрудникам Минприроды УР по вопросам использования информационных технологий и т.д. При этом были использованы методы формирования творческой инициативы «Деловой эксперимент» и метод «мозгового штурма».
Управление охраны, мониторинга объектов животного мира и среды их обитания осуществляло в 2015 году деятельность в области охраны и воспроизводство биоресурсов. При этом при формировании творческой инициативы сотрудниками подразделения 10 раз был использован метод «Деловой эксперимент» и 48 раз метод «мозгового штурма».
Отдел надзора за использованием объектов животного мира, их воспроизводством, организации и регулирования промышленного, спортивного и любительского рыболовства в процессе своей надзорной деятельности использовал для формирования творческой инициативы только метод «мозгового штурма».
Отделом нормативно - правового обеспечения за период 9 мес. 2015 года было подготовлено 23 нормативно - правовых акта в сфере природопользования и охраны окружающей среды. К наиболее важным нормативно - правовым актам, подготовленным отделом, и для которых было особо необходимым проявление творческой инициативы, следует отнести Постановление Правительства УР «О внесении изменений в постановление Правительства УР «О создании природного парка «Шаркан», Постановление Правительства УР «О внесении изменения в постановление Правительства УР от 1 июля 2013 года №272 «Об утверждении государственной программы Удмуртской Республики «Окружающая среда и природные ресурсы (2013 - 2020 годы)», Постановление Правительства УР «О внесении изменений в Постановление Правительства УР от 08.06.2009 № 146 «О проведении в Удмуртской Республике ежегодной акции «Дни защиты от экологической опасности», Разработку и утверждение Государственных заданий подведомственным Минприроды УР государственным учреждениям на 2015 год и плановый период 2016 и 2017 годов.
При этом с целью формирования творческой инициативы, исходя из специфики деятельности подразделения, был использован методика «прорыва», а именно ее разновидность - метод «мозгового штурма». Всего за 9 мес. 2015 года было зафиксировано 23 случая использования данного метода в данном подразделении.
Кроме этого, следует отметить, что вследствие специфики деятельности метод «мозгового штурма», как единственный метод формирования творческой инициативы, был использован такими подразделениями как Отдел бухгалтерского учета и отчетности, Сектор финансов и контроля, Отдел государственной службы и организационно - кадровой работы.
Всего за период 9 мес. 2015 года в процессе работы подразделений были использованы различные методы формирования творческой инициативы, а именно: метод «Деловой эксперимент» - 137 раз, метод «прорыва» 1187 раз, метод «International Cafe» - 16 раз, «Idealog (Диалог идей)» - 50 раз, метод «Дельфи» - 8 раз, Метод синектики - 6 раз.
2.2 Роль деловых совещаний в формировании и повышении креативности личности государственных служащих в обеспечении исполнения полномочий органа государственной власти
В настоящее время в Министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики регулярные деловые совещания проходят:
-у Министра - периодичность проведения 1 раз в две недели;
-у заместителей Министра - периодичность проведения 2 раза в неделю.
Постоянными участниками деловых совещаний, проводимых у Министра природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики, являются заместители министра, начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности, начальник сектора финансов и контроля, начальник отдела государственной службы и организационно - кадровой работы, начальник отдела государственной службы и организационно - кадровой работы, начальник отдела нормативно - правового обеспечения.
При этом при решении отдельных вопросов на совещания у Министра приглашаются руководители отдельных структурных подразделений.
Постоянными участниками деловых совещаний, проводимых у заместителей Министра природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики, являются руководители и заместители руководителя подчиненных структурных подразделений.
При этом при решении отдельных вопросов на совещания у заместителей Министра приглашаются отдельные специалисты структурных подразделений.
Выполним анализ статистики деловых совещаний, проведенных за период 9 мес. 2015 года на различных уровнях - таблица 2.
Таблица 2 Статистика деловых совещаний в Министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики, проведенных за период 9 мес. 2015 года на различных уровнях
|
Уровень деловых совещаний |
Общее количество совещаний |
Распределение совещаний по видам |
|||
|
Информационные (инструктивные) |
Оперативные (диспетчерские) |
Проблемные (ситуационные) |
|||
|
У Министра природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики |
29 |
2 |
18 |
9 |
|
|
У заместителей Министра природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики |
348 |
20 |
288 |
40 |
|
|
Итого |
377 |
22 |
306 |
49 |
Структура деловых совещаний представлена на рисунке 1.
Рис. 1. Структура деловых совещаний в Министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики за 9 мес. 2015 год
Всего за 9 месяцев 2015 года было проведено 116 деловых совещаний. Из них 22 или 6% деловые совещания информационного характера, 306 или 81% - оперативные совещания и 49 или 13% - проблемные совещания.
В целом за период 9 мес. 2015 года у Министра природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики было проведено 29 деловых совещаний, а у заместителей Министра природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики 348 деловых совещаний.
В сентябре 2015 года среди сотрудников Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики был проведен опрос на предмет характера и оценки достоинств и недостатков системы деловых совещаний.
Всего было опрошено 36 сотрудников. Результаты опроса представлены в таблице 3.
Таблица 3 Результаты опроса сотрудников Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Удмуртской Республики был проведен опрос на предмет характера и оценки достоинств и недостатков системы деловых совещаний
|
Вопрос |
Ответы |
|||
|
Да |
Нет |
Затрудняюсь ответить |
||
|
Состав участников известен до начала совещания |
25 |
11 |
0 |
|
|
Повестка дня определяется на месте |
10 |
26 |
0 |
|
|
Рассылка материалов совещаний производится своевременно |
Подобные документы
Деловое совещание как один из самых ответственных видов деятельности руководителя. Рассмотрение задач организации деловых совещаний, знакомство с правилами проведения: правильность изложения материала, четкая постановка цели. Понятие стиля руководства.
презентация [728,9 K], добавлен 02.03.2013Деловое и управленческое общение — процесс установления и развития профессиональных и деловых контактов между людьми: особенности, этапы и фазы, его оценка и анализ на примере ОАО "Гостиница "Москва"; деловые совещания, телефонный разговор и этикет.
курсовая работа [54,9 K], добавлен 15.01.2011Деловая коммуникация как взаимодействие в сфере официальных отношений, целью которого является решение конкретных задач, достижение определенных результатов, оптимизация какой-либо деятельности. При этом у каждого участника есть свой статус в коллективе.
контрольная работа [31,6 K], добавлен 30.11.2019Сущность и содержание делового совещания как формы организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями, его типы и формы проведения. Организация подготовки деловых совещаний и его роль в менеджменте.
курсовая работа [31,6 K], добавлен 23.08.2013Исследование основных задач организации делового совещания. Анализ условий плодотворного делового общения. Изучение этапов принятия решений. Правила ведения делового совещания. Обзор рекомендаций оратору. Особенности автократического стиля руководства.
презентация [3,8 M], добавлен 12.11.2013Понятие и сущность коммуникаций, их классификация и типы, особенности использования в управленческом процессе, средства и каналы. Формы общения. Структура компании ФМСМ регион "Север", совещание в системе ее коммуникаций, пути совершенствования.
курсовая работа [58,5 K], добавлен 11.11.2013Методы поиска новых идей. Метод случайных объектов. Перенесение признаков случайно выбранных объектов на совершенствуемый объект. Заключительный отбор наилучшего варианта. Идеализация как метод моделирования в науке. Построение модели идеальной системы.
курсовая работа [55,8 K], добавлен 18.12.2015Источники инновационных идей. Метод оценки научно-исследовательских работ по контрольному перечню характеристик. Классификация методов поиска новых идей. Формы организации возникновения инновационных идей. Оценка инновационного потенциала проекта.
контрольная работа [35,5 K], добавлен 02.11.2010Проблема ведения деловых совещаний как ключевая для достижения организационной эффективности и побуждения людей к достижению общих целей. Деловое общение в процессе проведения собраний и совещаний. Подготовка к собранию, его ход и анализ после завершения.
реферат [40,7 K], добавлен 18.12.2013Анализ разработки управленческих решений в Министерстве природных ресурсов Чеченской Республики. Совершенствование системы государственного контроля в сфере природопользования и охраны окружающей среды. Обеспечение экологической безопасности населения.
курсовая работа [46,7 K], добавлен 08.05.2015
