Отбор и подбор персонала в государственные органы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Отбор и подбор персонала в государственные органы



Введение

В Российской Федерации существует множество проблем в области прохождения государственной и муниципальной службы. Для их решения была введена административная реформа. Одной из наиболее серьезных проблем является кадровая. В результате реформы к ныне работающим в Российской Федерации муниципальных служащих должно добавиться еще минимум половина. Между тем, работа на государственной и муниципальной службе требует от служащего определенного уровня знаний и навыков. Во многих сельских поселениях страны такие кадры имеются не в достаточном количестве, подготовка же новых будет длиться достаточно долго.

Практика последних лет показала, что низкий профессиональный уровень государственных и муниципальных служащих, отсутствие у многих из них необходимых знаний и профессиональных навыков и, соответственно, низкая эффективность принимаемых ими решений, приводят к потере авторитета органов государственного и муниципального самоуправления в глазах населения. персонал государственный муниципальный кандидат

В настоящее время существует множество предложений от учебных заведений по обучению государственных и муниципальных служащих. Эта специальность появилась не так давно, и пользуется спросом у абитуриентов. В связи с этим, будет больше уделяться внимания подбору персонала на государственную и муниципальную службу, более жесткими станут критерии и методы отбора персонала.

Объектом исследования данной дипломной работы является система управления персоналом в органах государственной и муниципальной службы.

Предмет исследования -- порядок подбора и отбора персонала на государственную и муниципальную службу.

Цель дипломной работы -- выявить основные проблемы подбора и отбора персонала и разработать предложения по их устранению.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

изучить нормативно-методический материал по данной тематике;

проанализировать систему, процесс и методы подбора и отбора персонала на государственную и муниципальную службу;

выявить существующие проблемы при подборе и отборе персонала;

разработать предложения по устранению проблем, связанных с подбором и отбором персонала на государственную и муниципальную службу.

Гипотеза -- при внесении изменений к требованиям приема персонала на государственную и муниципальную службу появится возможность получения практического опыта работы выпускников учебных заведений, обучающихся по специальности «Государственное и муниципальное управление».



Глава 1. Анализ нормативно-правовой базы, регламентирующей прием персонала на государственную и муниципальную службу

В законодательстве не дается четких определений и порядка подбора и отбора персонала на государственную муниципальную службу. В нормативно-правовых актах отведены главы о поступлении на государственную и муниципальную службу и служебном контракте, статьи о реестре государственных и муниципальных служащих и кадровой работе. В актах рассматриваются принципы государственной муниципальной служб; понятия государственной и муниципальной службы и их должностей; права и обязанности служащих; ограничения, связанные с прохождением государственной и муниципальной служб; требования, предъявляемые государственным и муниципальным служащим.

В принятых ранее нормативных документах, регламентирующих деятельность государственных и муниципальных служащих, обозначены основные направления кадровой политики, определены приоритеты и первоочередные задачи. Это позволяет провести оценку кадрового потенциала органов государственной власти и местного самоуправления, разработать систему формирования кадрового резерва по основным должностям государственной и муниципальной службы, вплотную подойти к созданию системы переподготовки и повышения квалификации.

1.1 Нормативно-правовая база, регулирующая прием государственных и муниципальных служащих на федеральном уровне

В федеральном законе «О системе государственной службы Российской Федерации» от 27 мая 2003 года, согласно статьи 1, государственная служба -- это профессиональная служебная деятельность граждан Российской Федерации по обеспечению исполнения полномочий Российской Федерации, Федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

В комментируемом законе предусмотрены следующие виды государственной службы:

государственная гражданская служба

военная служба

правоохранительная служба

Должности государственной и муниципальной службы делятся на группы: высшие; главные; ведущие; старшие; младшие. К каждой группе должностей предъявляются различные квалификационные требования.

Для высшей группы -- высшее профессиональное образование; стаж не менее 5 лет.д.ля главной -- высшее профессиональное образование; стаж не менее 4 лет.д.ля ведущей -- высшее профессиональное образование; стаж не менее 3 лет.д.ля старшей -- среднее профессиональное образование или высшее профессиональное образование без стажа. Для младшей группы -- среднее профессиональное образование без стажа.

В соответствии со статьей 8 закона «О системе государственной службы Российской Федерации» государственная должность -- это должность федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, образуемая в соответствии с Конституцией Российской Федерации, с установленным кругом обязанностей по исполнению и обеспечению полномочий данного государственного органа денежным содержанием и ответственностью за исполнение этих обязанностей.

Существуют обстоятельства, препятствующие принятию граждан на государственную или муниципальную службу:

Признание его недееспособным или ограниченно недееспособным решением суда, вступившим в силу.

Лишение судом права временно занимать должность.

Наличие заболевания, подтвержденного медицинским учреждением, препятствующего выполнению должностных обязанностей.

Наличие родства в непосредственном подчинении.

Отказ от предоставления сведений о деятельности органов местного самоуправления.

Федеральный закон №79-фз «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27 июля 2004 года устанавливает правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации.

В соответствии с главой 4 данного закона, поступление на гражданскую службу осуществляется по результатам конкурса. Конкурс заключается в оценке профессионального уровня претендентов на замещение должности гражданской службы, их соответствия установленным квалификационным требованиям к должности гражданской службы. Предельный возраст пребывания на гражданской службе -- 65 лет.

Профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа.

Федеральный закон №131-фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 6 октября 2003 года устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные гарантии его осуществления.

Федеральный закон №25-фз «О муниципальной службе в Российской Федерации» от 2 марта 2007 года предусматривает классификацию должностей муниципальной службы:

Руководители (и заместители руководителей)

Помощники, советники

Специалисты

Обеспечивающие специалисты

В соответствии с федеральным законом №25-фз «О муниципальной службе в Российской Федерации», муниципальная служба -- это профессиональная деятельность граждан, которая осуществляется на постоянной основе на должностях муниципальной службы, замещаемых путем заключения трудового договора.

Муниципальным служащим является гражданин России, достигший 18 лет, владеющий государственным языком Российской Федерации, соответствующий квалификационным требованиям и исполняющий обязанности по муниципальной должности муниципальной службы в порядке, определенном уставом муниципального образования в соответствии с федеральными законами и законами субъекта Российской Федерации.

Согласно статьи 12 данного закона муниципальные служащие обязаны:

исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;

соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;

поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну;

беречь государственное и муниципальное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей.

предоставлять декларацию;

соблюдать ограничения, требования к служебному поведению, установленные федеральными и другими законами.

Муниципальный служащий должен следовать строго в пределах полномочий, которые закрепляются в должностной инструкции и в трудовом договоре. Должностные обязанности муниципального служащего различаются в зависимости от органа, в котором осуществляется его деятельность, и от замещаемой должности.

В связи с прохождением муниципальной службы муниципальному служащему запрещается:

заниматься предпринимательской деятельностью;

получать в связи с должностным положением или в связи с исполнением должностных обязанностей вознаграждения от физических и юридических лиц;

использовать в целях, не связанных с исполнением должностных обязанностей, средства материально-технического, финансового и иного обеспечения, другое муниципальное имущество;

допускать публичные высказывания, суждения и оценки, в том числе в средствах массовой информации, в отношении деятельности органа местного самоуправления;

использовать преимущества должностного положения для предвыборной агитации;

прекращать исполнение должностных обязанностей в целях урегулирования трудового спора.

В муниципальных образованиях в соответствии с муниципальными правовыми актами может создаваться кадровый резерв для замещения вакантных должностей муниципальной службы.

Существенным отличием статуса муниципальных служащих от статуса государственных гражданских служащих Российской Федерации по данному закону является то, что замещение должностей муниципальной службы осуществляется на основе трудового договора (контракта), а не служебного контракта, как это предусмотрено для государственных гражданских служащих Российской Федерации.



1.2 Нормативно-правовая база, регулирующая прием государственных и муниципальных служащих на региональном уровне

В субъектах Российской Федерации, как правило, нет специальных законов о квалификационных требованиях для замещения должностей муниципальной службы. В большинстве субъектов Российской Федерации этот вопрос урегулирован в законах о муниципальной службе.

Нормативно-правовая база федерального и регионального уровня по административно-правовому статусу государственных и муниципальных служащих содержат похожие главы. Но в окружном законодательстве акты содержат более подробную информацию и дополнения, связанные с прохождением государственной и муниципальной службы в органах региональной власти.

В законе Ханты-мансийского автономного округа -- Югры № 208-оз «О программе Ханты-Мансийского автономного округа -- Югры „Развитие муниципальной службы в Ханты-Мансийском автономном округе -- Югре“ на 2008-2010 годы» от 29 декабря 2007 года прописаны этапы проведения программы, целью которой является оказание содействия муниципальным образованиям Ханты-Мансийского автономного округа -- Югры в развитии муниципальной службы в округе.

Данная программа позволит создать условия для оптимального организационно-правового, методологического обеспечения муниципальной службы в автономном округе; сбалансировать нормативно правовую базу в сфере муниципальной службы в округе. А также сформировать кадровый состав муниципальной службы в автономном округе, региональную систему подготовки, профессиональной переподготовки и повышения квалификации кадров для муниципальной службы и профессионального развития муниципальных служащих.

В результате проведения программы ожидается:

1) принятие необходимых муниципальных правовых актов по вопросам муниципальной службы в соответствии с требованиями федерального законодательства и законодательства автономного округа во всех муниципальных образованиях автономного округа;

2) информатизация, внедрение программного обеспечения с целью автоматизации кадрового делопроизводства и ведения реестра муниципальных служащих не менее чем в 70 процентах подразделений органов местного самоуправления муниципальных образований округа, занимающихся кадровой работой;

3) обучение (повышение квалификации) 10 процентов муниципальных служащих от общего количества муниципальных служащих в органах местного самоуправления муниципальных образований автономного округа;

4) оказание содействия 70 муниципальным служащим в прохождении профессиональной переподготовки и получении дистанционного образования.

Закон Ханты-мансийского автономного округа -- Югры № 190-оз «О внесении изменений в Закон Ханты-Мансийского автономного округа -- Югры „Об отдельных вопросах муниципальной службы в Ханты-Мансийском автономном округе -- Югре“ от 20 декабря 2007 года регламентирует участие в обеспечении подготовки, переподготовки и повышения квалификации лиц, замещающих выборные муниципальные должности. А также рассматривает денежное содержание муниципального служащего в автономном округе.

Закон Ханты-мансийского автономного округа -- Югры № 113-оз „Об отдельных вопросах муниципальной службы в Ханты-Мансийском автономном округе -- Югре“ от 20 июля 2007 года разграничивает полномочия органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа -- Югры в сфере муниципальной службы.

В соответствии со статьей 6 кандидатами на должность главы местной администрации муниципального района могут быть граждане Российской Федерации, достигшие на день назначения возраста 25 лет, владеющие русским языком, имеющие высшее профессиональное образование, стаж. На разных должностных уровнях предъявляются следующие требования к стажу работы.

Одним из принципов государственной гражданской службы является равный доступ граждан, владеющих государственным языком Российской Федерации, к гражданской службе и равные условия ее прохождения независимо от пола, расы, национальности, происхождения, имущественного и должностного положения, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности к общественным объединениям. А также от других обстоятельств, не связанных с профессиональными и деловыми качествами гражданского служащего.

Поступление гражданина на гражданскую службу для замещения должности государственной гражданской службы осуществляется по результатам конкурса, если иное не установлено законом.

Порядок проведения конкурсов определяется рядом нормативно-правовых актов:

Указом Президента Российской Федерации от 01 февраля 2005 г. № 112 „О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации“;

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа -- Югры от 05 июля 2005 г. № 89»О конкурсной комиссии по проведению конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Ханты-Мансийского автономного округа-Югры";

Распоряжением Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа -- Югры от 05 июля 2005 г. № 21-р «О конкурсной комиссии по проведению конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Ханты-Мансийского автономного округа-Югры».

Закон Ханты-мансийского автономного округа -- Югры № 97-оз «О государственной гражданской службе Ханты-Мансийского автономного округа -- Югры» от 31 декабря 2004 года регулирует вопросы правового, организационного и финансово-экономического обеспечения государственной гражданской службы Ханты-Мансийского автономного округа -- Югры.

С учетом Реестра государственных гражданских служащих автономного округа и поступивших заявлений гражданских служащих на конкурсной основе для замещения должностей гражданской службы автономного округа формируется кадровый резерв автономного округа и кадровый резерв государственного органа автономного округа.

Законом Ханты-Мансийского автономного округа-Югры №97-оз «О Реестре должностей муниципальной службы в Ханты-Мансийском автономном округе -- Югре» от 20 июля 2007 года в соответствии с федеральными законами и законами Ханты-Мансийского автономного округа -- Югры утверждается Реестр должностей муниципальной службы округе для обеспечения исполнения полномочий представительного органа муниципального образования. А также главы муниципального образования, местной администрации, иных органов местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования и обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного значения, контрольного органа муниципального образования, избирательной комиссии муниципального образования.

Проблема развития местного самоуправления выходит в последнее время на первые позиции среди крупномасштабных реформ и преобразований, проводимых в Российской Федерации. Реформирование местного самоуправления призвано оживить этот важнейший демократический институт, являющийся одной из основ конституционного строя современной России. Без эффективно работающего местного самоуправления невозможно формирование гражданского общества в нашей стране.

Реализация планов по совершенствованию местного самоуправления напрямую зависит от его кадрового потенциала. Состояние муниципальной службы, профессионализм управленческого аппарата на местах во многом предопределяют качество публичных услуг, предоставляемых гражданам муниципальными органами. Кроме того, четкая регламентация всех сторон деятельности муниципальной администрации позволит более действенно бороться с проявлениями чиновничьего произвола и коррупцией.

Создание четкой нормативно-правовой базы государственной и муниципальной службы -- важная юридическая гарантия реализации конституционной нормы, устанавливающей равный доступ граждан к публичной службе.



Глава 2. Система подбора и отбора персонала

2.1 Порядок подбора персонала

Подбор персонала начинается с общих целей органов власти и конкретной структуры, с уточнения результата, который необходимо получить от служащего, с анализа возможности оплаты высококвалифицированного специалиста и повышения его навыков.

После этого можно достаточно точно определить критерии отбора: предпочтительный возраст и образование, квалификация, значимость опыта работы по близкой специальности, требование к состоянию здоровья, значимость или не значимость внешних данных и т.п. Не менее важное значение имеет возможность оценить личностные, психологические характеристики претендента на вакансию. Обобщая все эти рекомендации, порядок процесса подбора персонала можно показать схематично (рис.2.1):

Подбор персонала заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого органы власти отбирают наиболее подходящих работников. Необходимый объем работы по подбору в значительной мере определяется разницей между наличной рабочей силой и будущей потребностью в ней. При этом учитываются такие факторы, как выход на пенсию, текучесть, увольнения в связи с истечением срока договора найма, расширение сферы деятельности организации. Подбор обычно ведут из внешних и внутренних источников.

К средствам внешнего подбора относятся:

1. Объявление в средствах массовой информации -- на телевидении, радио, в прессе и профессиональных журналах.

Основное преимущество данного метода подбора кандидатов -- широкий охват населения при относительно низких первоначальных издержках.

Для привлечения специалистов объявления помещают в специальной литературе, например, финансовых или бухгалтерских изданиях, если, к примеру, компания нуждается в финансовом директоре.

2. Выезд в институты и другие учебные заведения.

3. Клиенты и поставщики предлагают необходимых кандидатов. К тому же такое сотрудничество клиентов с поставщиками способствует созданию хороших деловых отношений между ними.

4. Рекламное объявление.

Цель -- получить эффективный результат с минимально возможными затратами. Оно содержит информацию о ключевых элементах работы; требуемой квалификации; местонахождение; предполагаемом жалованье т.д. В основном печатается в бесплатных рекламных газетах, приложениях.

5. Лизинг персонала.

Лизинг является одной из форм временного привлечения персонала извне. В таких случаях заключается договор о предоставлении наемных работников на некоторое время.

6. Рекрутинговые агентства.

Рекрутмент -- это платные услуги по подбору персонала для компании -- работодателя осуществляемые по заказу последней.

Главное преимущество сотрудничества с рекрутинговыми агентствами состоит в том, что они подбирают не просто квалифицированных, но и психологически совместимых, интеллектуально развитых кандидатов, то есть специалистов соответствующих всем требованиям заказчика. Оплата услуг производится, как правило, в случае успешного отбора кандидатов и представляет собой определенный процент от его годовой оплаты труда.

К внешним методам подбора персонала также относятся активные методы.

К ним обычно прибегаю в случае, когда на рынке труда спрос на рабочую силу, особенно квалифицированную, превышает ее предложение. Прежде всего -- это вербовка персонала, то есть налаживание организацией контактов с теми, кто представляет для нее интерес в качестве потенциальных сотрудников. Ее обычно проводят непосредственно в учебных заведениях, и это является преимуществом, так как кандидаты «неиспорченные» и их не нужно «ломать». Выше перечисленные методы привлечения персонала в основном применимы к работникам массовых специальностей, имеющих средний и низкий уровень квалификации.

Для привлечения высококвалифицированных специалистов, с узкой специальностью следует использовать иные способы привлечения.

Продвижение по службе своих работников обходится дешевле. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает моральный климат и на этом этапе при управлении планированием персонала руководство отбирает наиболее подходящих кандидатов из резерва, созданного в ходе подбора.

В большинстве случаев выбирать следует человека, имеющего наилучшую квалификацию для выполнения фактической работы на занимаемой должности, а не кандидата, который представляется наиболее подходящим для продвижения по службе. Объективное решение о выборе, в зависимости от обстоятельств, основывается на образовании кандидата, уровне его профессиональных навыков, опыте предшествующей работы, личных качествах.

Если должность относится к разряду таких, где определяющим фактором являются технические знания (например, работник в технический отдел), то наиболее важное значение, имеет образование и предшествующая научная деятельность. Для руководящих должностей, особенно более высокого уровня, главное значение имеют навыки налаживания межрегиональных отношений, а также совместимость кандидата с вышестоящими начальниками и с его подчиненными.

При заполнении вакансий за счет людей, уже работающих в органах власти, мы имеем дело с работниками, которые хорошо знают структуру органов и тех, кто в них работает, что повышает вероятность их успешной работы в новой должности за счет более легкой адаптации к условиям работы или к новой должности.

Такая политика повышает лояльность персонала и стимулирует их к большей отдаче в работе.

Внутренний отбор обходится значительно дешевле, требует меньших затрат, чем внешний. В тоже время, выбор ограничен числом сотрудников, среди которых может не оказаться необходимых людей -- это один из существенных недостатков внутреннего подбора.

Анализ представленных выше методов подбора кандидатов позволяют сделать простой, но исключительно важный вывод -- не существует одного оптимального метода, поэтому отдел по персоналу старается владеть всем подбором приемов для привлечения кандидатов на должность.

Поэтому, в повседневной работе отдел по персоналу руководствуется двумя основными правилами: всегда сначала проводит поиск кандидатов внутри фирмы; и использует, по меньшей мере, два метода привлечения кандидатов со стороны.

Рассматривая различные способы подбора персонала, необходимо отметить, что в современных западных структурах сегодня все больше распространяется вторичный найм, то есть подбор во временные подразделения, творческие группы. Сущность его заключается в том, что подбор исполнителей или непосредственных руководителей производится на основе внутреннего конкурса, который может быть объявлен на конкретную должность или в структуру. Для этого публикуется перечень должностей, на которые распространяется этот принцип, (речь идет о массовых профессиях). Каждый желающий подает заявление, которое может рассматриваться несколько раз, т.е. в случае неудачи работник может отозвать заявление на данную вакансию и претендовать на другую. За 5-6 недель до официального объявления необходимо давать по неофициальным каналам информацию о наличии вакантных мест и обо всех перемещениях.

Данный метод позволяет создать в органах власти внутренний рынок труда, снижает издержки, создает для персонала стимулы, позволяет быстро закрыть наиболее важные вакансии быстрым перемещением, сохранить наиболее ценную часть персонала, поддерживать стабильность коллектива.

При подборе кадров основными являются следующие оценки:

профессиональный уровень;

уровень образования;

характер профессиональной подготовки;

отношение к труду;

заинтересованность в работе;

профессиональный опыт;

частота перемен места работы;

готовность осваивать новые специальности;

квалификация;

состояние здоровья;

психологическая устойчивость;

семейное положение;

место жительства.

Подбор сотрудников осуществляется на основании потребностей, своевременно заявленных руководителями структурных подразделений, в соответствии со штатным расписанием и должностной инструкцией.

Подбор персонала осуществляется на конкурсной основе.

Конкурс проводится среди граждан, подавших заявление на участие в нем, при соблюдении условий, установленных Федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации»: наличие гражданства Российской Федерации, владение государственным языком, достигшим 18-летнего возраста, а также некоторые другие требования.

Конкурс объявляется при наличии вакантной государственной должности и отсутствия резерва для ее замещения. Государственные служащие, наравне с гражданами, могут участвовать в конкурсе независимо от того, какие должности они занимают в момент его проведения.

Конкурс проводится в двух формах:

конкурс документов на замещение старшей (2 группы) государственной должности;

конкурс-испытание на замещение ведущей, главной или высшей (3, 4, или 5 группы) государственных должностей.

Конкурсная (государственная конкурсная) комиссия формируется Советом по вопросам государственной службы при Президенте совместно с руководителем органа, которая состоит из председателя, его заместителя секретаря и членов комиссии.

Конкурс проводится в два этапа. На первом Совет по вопросам государственной службы публикует объявление органа о приеме документов для участия в конкурсе. Оно может быть также опубликовано в органах печати, учрежденных соответствующими органами, и других печатных изданиях.

В этом объявлении указывается информация о наименовании вакантной государственной должности, условии прохождения государственной службы, а также требований, предъявляемых к претендующему на замещение вакантной должности гражданину.

Документы для участия в конкурсе представляются в течение месяца со дня объявления об их приеме. При несвоевременном или не полном представлении по уважительным причинам документов, указанных в Положении, руководитель государственного органа вправе перенести сроки приема документов.

После проверки достоверности сведений, представленных желающими участвовать в конкурсе, лицам, допущенным к его участию, не позднее, чем за неделю до начала второго этапа конкурса сообщается о дате, времени и месте его проведения руководителем государственного органа (второй этап).

Конкурсная комиссия оценивает участников конкурса документов на основании документов об образовании, о прохождении государственной службы и о другой трудовой деятельности, а также на основании рекомендаций, результатов тестирования, других документов, представляемых по решению соответствующих органов по вопросам государственной службы.

Конкурс-испытание может включать в себя прохождение испытания на соответствующей государственной должности государственной службы и завершается государственным квалификационным экзаменом.

Решение конкурсной (государственной конкурсной) комиссии принимается в отсутствии кандидата простым большинством голосов тайным или открытым голосованием, которое подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами комиссии, принявшими участие в ее заседании. Данное решение является основанием для назначения на соответствующую государственную должность государственной службы либо отказа в таком назначении.

Каждому участнику конкурса сообщается о результатах конкурса в письменной форме в течение месяца со дня его завершения.

Для качественного и планомерного подбора специалистов руководителям структурных подразделений необходимо подавать заявку в отдел кадров за 0,5 -- 1 месяц до необходимой даты выхода работника на работу. Общий срок конкурса не должен превышать 2-х месяцев со времени заполнения заявки. Для позиций высшего управленческого уровня срок подбора определяется индивидуально.

Непосредственный руководитель предварительно решает все хозяйственные вопросы, связанные с размещением и организацией рабочего места предполагаемого сотрудника.

Днем принятия заявки на работу является передача заявки в отдел кадров, которая отмечается подписью ответственного лица.

В целях повышения эффективности отбора практикуются многоуровневые собеседования, которые значительно снижают ошибки в подборе кадров и их текучести.

На работу не принимаются лица, состоящие между собой в близком родстве (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья, сестры, родители и дети супругов), если их работа связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому.

Работа отдела кадров по подбору персонала осуществляется по следующим этапам:

1) уточняет требования к вакансии, исходя из имеющейся заявки и собеседования с руководителем, подавшим ее.

2) в зависимости от статуса должности, выбирает пути и тактику поиска (основываясь на трех показателях: времени поиска, стоимости затрат на подбор, квалификацию кандидатов).

Начинать поиск кандидата на должность необходимо с внутреннего кадрового резерва и базы данных (внешнего резерва).

В случае отсутствия возможных кандидатов во внутреннем и внешнем резервах поиск осуществляется через:

специализированные рекламные издания;

агентства по трудоустройству;

прямой поиск;

реклама в метрополитене;

собственный банк данных.

Органы власти испытывают потребность в персонале, на которую влияют различные факторы: рыночные (рост спроса на продукцию и услуги требует дополнительных людей для расширения производства); технологические (совершенствование оборудования обычно уменьшает число работников, необходимых для его обслуживания, и требует людей иных профессий). А также квалификационные (кадров высокой квалификации); организационные (рациональность структуры организации и управления уменьшает потребность в персонале); социальные (текучесть персонала требует его постоянного пополнения). К ним относится и государственная политика в области занятости (ограничение труда тех или иных категорий работников и продолжительности рабочего времени ставит вопрос о наборе кадров) и прочее.

Необходимость привлечения персонала на практике предполагает:

1. Выработку стратегии привлечения, обеспечивающей согласование соответствующих мероприятий с общеорганизационной стратегией.

2. Выбор варианта привлечения (время, каналы, рынки труда).

3. Определение перечня требований к будущим сотрудникам, совокупности процедур, форм документов, методов работы с претендентами.

4. Установление уровня оплаты труда, способов и мотивации и перспектив служебного роста.

5. Осуществление практических действий по привлечению персонала.

В результате временного привлечения сотрудников на дополнительную работу, их горизонтального и вертикального перераспределения в органах власти складывается внутренний рынок труда. Его функционирование снижает издержки, создает для персонала стимулы, позволяет быстро закрыть наиболее важные вакансии быстрым перемещением, сохранить наиболее ценную часть персонала, поддерживать стабильность коллектива.

2.2 Порядок отбора персонала

Отбор персонала -- это процесс изучения психологических и профессиональных качеств работника с целью установления его пригодности для выполнения обязанностей на определенном рабочем месте или должности и выбора из совокупности претендентов наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности.

Количественно процесс отбора характеризуется коэффициентом отбора:

Число отобранных лиц/>К отб =Число претендентов

Уже при его величине 1/2 отбор становится трудным, но, с другой стороны, чем он ниже, тем разборчивее могут вести себя органы власти.

Сегодня в западных органах власти начинает складываться новая модель отбора персонала. Кандидаты рассматриваются на предмет их соответствия не только требованиям рабочего места, но и организации в целом, ее традициям, культуре. Поэтому принимаются во внимание как их профессионально-квалификационные, так и личностные качества, например, способность поддерживать хорошие отношения с окружающими, работать в команде и тому подобное.

Отбор персонала необходимо отличать от подбора персонала. В процессе отбора происходит поиск людей на определенные должности с учетом установленных требований социального института, видов деятельности. При подборе -- осуществляется поиск, идентификация требований различных должностей, видов деятельности под известные возможности человека, накопленный им профессиональный опыт, стаж и способности.

Качества, которыми должен обладать сотрудник, претендующий на должность, определяются так называемой профессиограммой, или картой компетентности. Это -- «портрет» идеального сотрудника (при необходимости детализированный), определяющий требования к совокупности его личностных качеств, способностям выполнять те или иные функции и социальные роли.

Профессиограмма может быть теоретической, основанной на нормативных документах (инструкциях, положениях и т.п.), и эмпирической, составленной путем изучения реальной группы лиц. Она готовится совместно линейным руководителем и специалистом по персоналу на основе должностной инструкции и представляет собой набор квалификационных характеристик (общее и специальное образование, стаж, профессиональные навыки). Ее слабым местом как инструмента отбора кандидатов является сосредоточенность на формальных, анкетных данных.

При отборе персонала принято руководствоваться следующими принципами:

ориентация на сильные, а не на слабые стороны человека и поиск не идеальных кандидатов, которых в природе не существует, а наиболее подходящих для данной должности. Отбор прекращается, если несколько человек не удовлетворяют предъявленным требованиям, так как, скорее всего эти требования завышены, и их необходимо пересмотреть;

обеспечение соответствия индивидуальных качеств претендента требованиям, предъявляемым содержанием работы (образование, стаж, опыт, а в ряде случаев пол, возраст, здоровье, психологическое состояние);

ориентация на наиболее квалифицированные кадры, но не более высокой квалификации, чем это требует рабочее место.

Основными критериями отбора считаются: образование, опыт, деловые качества, профессионализм, физические характеристики, тип личности кандидата, его потенциальные возможности.

По степени пригодности кандидатов делятся на три группы: непригодные, условно пригодные и относительно пригодные к дальнейшей деятельности (относительно -- потому, что все необходимые качества нельзя точно определить).

Степень разновидности ключевых качеств оценивается следующим образом: абсолютно негативная, улучшаемая и позитивная. При негативной оценке хотя бы по одному из качеств кандидата на работу лучше не принимать.

При управлении персоналом, на стадии отбора происходит процесс, с помощью которого органы власти выбирают из ряда кандидатов одного или нескольких людей, наиболее подходящих по имеющимся критериям на вакантное место. При этом обеспечивается удовлетворённость самих работников и возможность полного раскрытия и использования их возможностей. Каждый приём работника на государственную и муниципальную службу влечёт за собой большие затраты, ошибки при приёме увеличиваются многократно.

Чтобы программа отбора была действенной, следует ясно сформулировать качества работника, необходимые для соответствующего вида деятельности. Критерии формируются так, чтобы они всесторонне характеризовали работника: образование, опыт, медицинские и личные характеристики. “Эталонные” уровни требований по каждому критерию разрабатываются исходя из характеристик уже работающих в органах власти сотрудников, хорошо справляющимися со своими обязанностями. Отбор может быть невозможным, если список требований к работнику будет слишком велик.

Работодатели предпочитают большее образование меньшему и высшую степень низшей. Однако эти характеристики должны быть увязаны с успехами на работе, и критерий образованности должен непременно сравниваться с требованиями выполняемой работы. Работодатель изучает продолжительность и тип образования, его соответствие рассматриваемой работе.

Опыт

Работодатели часто отождествляют опыт с возможностями работника и с его отношением к работе, считая, что человек, занимавшийся подобной деятельностью ранее и желающий осуществлять такую же работу, любит её и будет выполнять хорошо. А поскольку лояльность в отношении работы и органов власти ценится высоко, большинство работодателей предпочитают наём работников с опытом.

Стаж

Одним из способов измерения опыта работы в органах власти является установление рейтинга трудового стажа, отражающего время, на протяжении которого человек работал. Трудовой стаж измеряется различными способами: общим временем работы в данных органах власти, временем работы на определённой должности или в составе определённой структуры и т.д.

Физические (медицинские) характеристики

Существуют многие виды работ, требующие от исполнителя определённых физических качеств, обычно сводящихся к выносливости и силе, которые легко поддаются тестированию.

Персональные характеристики и типы личности

Одной из важнейших персональных характеристик сотрудника является его социальный статус. Одни работодатели предпочитают принимать женатых работников, считая, что это приводит к меньшей текучести и лучшему качеству работы. Другие с большей охотой приглашают холостых или разведённых работников, которые, по их мнению, мобильнее, охотнее соглашаются на смену места и вида работ, работу в выходные дни и сверхурочно. Второй важной персональной характеристикой претендента является его возраст. Любой конкретный критерий отбора сотрудников, основанный на возрастном делении, должен быть тщательно изучен в отношении преуспевающих сотрудников, занятых в органах власти на данное время.

Работа кадровой службы будет тем успешнее, чем яснее её сотрудники представляют себе конкретную цель работы по подбору и отбору персонала. Например, когда ставится задача просто привлечь новые кадры для работы в органах власти, применяются одни методы. В этом случае кадровая служба руководствуется критериями, которые разрабатываются лицами, принимающими решение. Для подбора и отбора персонала на определённую и специфическую должность кадровая служба использует аналитические оценки кандидатов, учитывающие характеристики работы и требования к человеку, её выполняющему, независимо от характера деятельности. В применении аналитических методов отбора персонала на ту или иную должность акцент делается на основных показателях поведения, что облегчает процесс принятия решений.

В прошлом отбор персонала на Западе считался достаточно простым делом. Руководитель лично беседовал с желающими и принимал решение, руководствуясь своей интуицией (или рекомендацией вышестоящего начальства). Однако, начиная с 60-х годов ХХ века, создавались различные формы и методы этой процедуры, повышалась её эффективность. Эти методы можно сравнить со ступенчатой системой. На каждой из этих ступень часть претендентов отсеивается, другие отказываются сами. Эта процедура реализуется в различном объёме, исключая или добавляя какие-либо методы, поскольку это очень дорогостоящее дело, требующее много времени. Существуют следующий порядок отбора персонала:

1. Предварительная отборочная беседа.

Эта работа проводится по-разному в различных органах власти. Для некоторых видов деятельности предпочтительно, чтобы кандидаты приходили непосредственно в отдел кадров или на место работы. В этих случаях беседу проводит специалист по персоналу или линейный руководитель. При этом выясняются только лишь самые общие данные о кандидате (например, образование, внешний вид, определяющие личностные качества). Уже после этого удачливые заявители проходят следующие стадии отбора. Беседа может проходить и по телефону, если прибытие кандидата затруднено (например, он живёт в другом городе). В этом случае, перед беседой органы власти получают заявление о желании работать здесь и письмо. Письма, посылаемые вместе с заявлением о работе, должны быть напечатаны на хорошей бумаге, быть не более одной страницы и включать в себя следующие пункты (в порядке убывания значимости):

какую должность Вы хотели бы занимать;

ваши специфические цели работы на данном месте;

конечные цели Вашей карьеры;

причина, по которой Вы ищете работу;

указание на то, что Вам хорошо известно то место, куда Вы желаете быть направлены.

Наиболее важными пунктами, на которые обычно обращают внимание при предварительной отборочной беседе являются: профилирующее направление в учебном заведении, оконченные учебные заведения, цель поступления на работу, время пребывания на предыдущих местах работы, желаемая зарплата, цель карьеры, ограничения по здоровью, общее состояние здоровья, оценки в университете, военная служба, членство в органах власти, ближайшая возможная дата выхода на работу.

2. Заполнение бланка заявления и автобиографической анкеты.

Количество пунктов анкеты должно быть минимальным, а запрашиваемая информация должна определять производительность бедующей работы претендента. Данные могут относиться к прошлой работе, складу ума, то есть, чтобы на их основе можно было провести психологическую оценку кандидата.

Пункты анкеты сформулированы в нейтральном стиле и предполагают любые возможные ответы, в том числе и вообще отказ в ответе, а сами пронумерованные пункты должны вытекать один из другого.

3. Беседа по найму.

Собеседования или беседа по найму до сих пор являются наиболее широко применяемым методом отбора персонала. Принимая на работу новых сотрудников, органы власти располагает обычно лишь документальными данными о нём. В этом случае важное значение приобретает беседа представителей органов власти с претендентом. Даже работников неуправленческого состава редко принимают на работу хотя бы без одного собеседования. Его лучше всего проводить будущему непосредственному управляющему претендующего на должность работника.

Отбор руководителя высокого ранга может потребовать десятков собеседований, занимающих несколько месяцев. Собеседование предназначено для выяснения некоторых деловых качеств кандидата и личного знакомства с ним. Прежде всего, должно быть выяснено знание специалистом того дела, за которое он берётся. Конкретное содержание проверки на знание дела определяется описанием (квалификацией) рабочего места. Проверяется, насколько претендент понимает предстоящую работу (функции, технологии), знает технические средства, которыми ему предстоит пользоваться.

Считается, что в ходе подготовки предварительного собеседования необходимо выяснить следующие основные вопросы:

1. Какие личные качества кандидата (знания, опыт, установки) требуются для выполнения той или иной работы.

2. С помощью каких вопросов, задаваемых всем без исключения кандидатам, можно извлечь необходимую информацию и сузить до предела круг последних.

3. Кто должен быть привлечен в качестве интервьюеров -- один человек или несколько -- и в какой форме проводить собеседование. Если предпочитается групповое интервью, считающееся более надежным, встает вопрос о председателе комиссии. Он представляет кандидатам экспертов, объясняет порядок проведения собеседования, устраняет психологические барьеры и создает необходимую атмосферу, принимает окончательное решение в случае разногласий.

Существуют следующие правила проведения интервью:

не разговаривать с кандидатами, не предложив им присесть;

не демонстрировать занятость и не делать в их присутствии других дел;

проявлять непредвзятость, дружелюбие, чаще упоминать имя претендента;

обстоятельно отвечать на его вопросы и реплики;

не показывать своего отношения к его личным документам;

не спешить давать авансов на будущее;

скрывать свое настроение;

изучать или угадывать психологическое состояние посетителя;

научиться отказывать так, чтобы за это благодарили;

соблюдать требования трудового законодательства.

Вопросы рекомендуется задавать примерно в такой последовательности: о личных особенностях, деталях образования, квалификации, подготовки, опыта работы, планах и стремлениях, причинах желания получить данную должность, возможности совмещения работы и личной жизни, сильных и слабых сторонах, размере заработной платы, целях карьеры на 5-10 лет, причинах ухода с прежней работы, планах действий в случае занятия должности. Следует также предложить претенденту самому задать интересующие его вопросы, на основе которых можно многое узнать о человеке.

Проводящий такую беседу может попросить претендента рассказать о других предложениях и прохождении аналогичных собеседований.

После собеседования нужно немедленно приступить к его осмыслению и обсуждению результата (если интервьюировала комиссия), поскольку полученная информация быстро улетучивается или искажается и упорядочить ее впоследствии будет очень трудно. И только после этого можно начинать работу с другой кандидатурой. Окончательные решения принимаются после ознакомления со всеми претендентами путем систематического исключения из списка наименее подходящих из них. Не следует торопиться, а тем более принимать решение в первые минуты беседы и сразу же предлагать работу.

Различают беседы формализованные (строго по схеме), слабо формализованные и неформализованные. В ходе любой из них происходит обмен информацией, обычно в форме вопросов и ответов. Цель практически любого вида беседы -- знакомство с претендентом. Однако эти три вида беседы значительно отличаются по подходам. В ходе беседы формализованного типа проводящий её человек не отклоняется от имеющегося у него стандартного списка вопросов и отмечает ответы кандидата на специальном бланке. Такой подход, как правило, не позволяет получить достаточно широкого представления о заявителе, так как не даёт возможности приспособить ход беседы к ответам претендента.

При проведении беседы слабо формализованного типа имеются лишь основные вопросы и наряду с ними могут задаваться дополнительные. Этот метод допускает большую гибкость, чем первый, но требует и большей квалификации от проводящего беседу. Хотя для этих бесед и нет специальных макетов, всё же кадровикам рекомендуется определённый перечень вопросов, которые обычно задаются кандидатам (приложение 1).

Разговор ведётся свободно, в зависимости от сложившейся ситуации и характера самого заявителя. Но, тем не менее, имеются определённые рекомендации по проведению собеседования по этому типу. Недопустимо задавать вопросы, связанные с расовой принадлежностью, увечьями, возрастом, семейным положением и количеством детей (это выясняется лишь после приёма), ростом и весом, жилищными условиями. Здесь нужно постараться вызвать кандидата на откровенность и внимательно прислушиваться к его словам.

Собеседование при приёме на работу делится обычно на три основные части: вступительную, основную и заключительную. Вступительная часть составляет около 15% времени для создания атмосферы взаимопонимания. Опрос обычно начинается с темы, интересующей обе стороны. При этом нужно стараться ободрять опрашиваемого, избегать отрицательных оценок и критических замечаний, как можно больше проявлять дружелюбие и интерес к личности кандидата.

Цель собеседования -- личное общение с кандидатом. Оценка его способности вести беседу, уточнение фактов биографии, определение жизненных ценностей кандидата, мотивации трудовой деятельности. Уточнение, соответствует ли уровень развития компетенций имеющейся должности. Ответы на вопросы кандидата. Заполнение внутренней анкеты кандидатом, получение информации для оценки в претенденте качеств, требуемых для данной должности и принятия решения.

При этом желательно, чтобы кандидат говорил сам, а интервьюер внимательно слушал. В заключительной части необходимо подвести итоги и разъяснить дальнейший ход приёма на работу. Не следует заканчивать беседу отрицательным решением, о нём человека рекомендуется уведомить позже.

При проведении беседы, вопросы задаются не только кандидатам, но и сами они могут получить у менеджера по персоналу некоторую информацию, касающуюся их возможной работы в данной организации (приложение 2).

Исследования выявили целый ряд проблем, снижающих эффективность собеседований как инструмента отбора персонала. Есть у проводящих интервью и такая тенденция, как оценка более благоприятно тех кандидатов внешний вид, социальное положение и манеры которых в большей мере напоминают их собственные. В результате такого метода отбора как собеседование удаётся довольно определённо выявить фактический уровень профессиональной подготовки претендента и соответствие его предстоящей работе.

Редко бывает, чтобы претендент на должность полностью её соответствовал, поэтому собеседование также имеет целью выявить степень несоответствия. Если степень несоответствия такова, что претендента можно подучить на месте, то тогда он может быть принят на работу. В этом случае важно, что управляющий видит, какие он берёт на себя обязательства по этому доучиванию нового работника.