Управління персоналом в органах державної влади

результати вивчення особової справи, психологічного тестування та ін.

Якщо посада до кадрового резерву, на яку зараховано працівника, стає вакантною, то він має переважне право на її заміщення при проведенні конкурсу. Просування по службі державного службовця, який зарахований до кадрового резерву чи пройшов стажування або є випускником Української Академії державного управління при Президентові України, може здійснюватися за рішенням керівника відповідного державного органу поза конкурсним відбором.

Практика формування кадрового резерву і роботи з ним систематично аналізується та узагальнюється кадровими службами, вони вносять пропозиції керівнику відповідного органу щодо удосконалення цієї роботи, контролюють виконання особистих планів підготовки та підвищення кваліфікації.

Формування резерву керівних кадрів наведено на рис.2.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.1. Робота з кадровим резервом

Крім того реалізація службового росту за результатами діяльності конкретного працівника обмежена суб'єктивним фактором. Керівники структурних підрозділів органів виконавчої влади не зацікавлені, щоб підготовлений працівник переходив до іншого підрозділу або органу виконавчої влади. На цей час не існує бази даних з об'єктивною оцінкою державних службовців, які виконали всі передбачені вимоги в період перебування в кадровому резерві, для використання їх при необхідності на більш високих посадах в інших органах виконавчої влади.

З урахуванням аналізу складу кадрового резерву в органах виконавчої влади та його дієвості можна зробити висновки, що роботі по добору кадрів для зарахування до кадрового резерву та з особами, які зараховані до кадрового резерву, притаманні певні недоліки:

не визначені критерії, вимоги до державного службовця, які зараховуються до кадрового резерву, а саме: мінімальний термін роботи на займаній посаді та відповідність їй державного службовця;

не визначені якісні та кількісні ознаки кожного з етапів перебування у кадровому резерві;

не визначений максимальний термін перебування у кадровому резерві (формально державний службовець, обіймаючи одну й ту ж посаду, може перебувати у кадровому резерві до досягнення пенсійного віку);

не визначений механізм розгляду результатів перебування державного службовця у кадровому резерві;

не передбачено у разі відсутності вакантної посади і неможливості просування по службі застосування механізму матеріального стимулювання державного службовця, який за результатами атестації рекомендований для призначення на більш високу посаду.

Враховуюче викладене, можна зробити висновок, що існуюча загальна державна система планування та реалізації кар'єри державного службовця має тільки декларативний характер. Її необхідно реформувати з метою надання їй дієвості, ефективного використання персоналу та його інтелектуального потенціалу. На час реформи необхідно передбачити, що при відсутності можливості службового переміщення державних службовців, зарахованих в кадровий резерв (при виконанні всіх етапів та вимог при перебуванні у кадровому резерві), необхідно передбачити механізм стимулювання працівників, в тому числі і матеріальне заохочення, незалежно від стажу державної служби, а залежно від етапів виконання вимог, передбачених для осіб, зарахованих до кадрового резерву.

2.2 Конкурсний відбір, призначення на посаду та адаптація нового персоналу

Вихідний етап у процесі роботи кадрових служб - набір та відбір кандидатів. Від того, як проведений набір та які люди відібрані для роботи в організації, залежить вся подальша діяльність у процесі управління людськими ресурсами. Тому слід ставитись до цього етапу з усією серйозністю, враховуючи досвід, накопичений у вітчизняній та світовій практиці. Щоб прийняти відповідних працівників, треба у деталях знати, які завдання вони будуть виконувати під час роботи та які індивідуальні та суспільні характеристики цих робіт. Ці знання одержують шляхом аналізу змісту роботи, який є вузловим в роботі кадрових служб. Без нього важко реалізувати всі інші функції управління. В основі відповідного документа лежать визначені міркування про планування робочої сили та потреби організації у контролі діяльності відповідних керівників при наборі персоналу у їх робочі підрозділи.

Перед тим, як організація запропонує кому-небудь роботу, вона повинна знайти людей, які б бажали отримати її. Прийняття на роботу - це дії, які виконує організація для залучення кандидатів, що мають певні якості, необхідні для досягнення цілей організації. Шляхи прийняття на державну службу наведено на рис. 2.2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.2. Шляхи прийняття на державну службу

Сутність процесу прийняття на роботу полягає у зіставленні вимог, що висуває роботодавець, і кваліфікацією кандидата. Оскільки роботодавець пропонує місце, що гарантує певну винагороду, то необхідно, щоб кандидат відповідав визначеним вимогам. Якщо вимоги, запропоновані організацією, і вимоги кандидата частково збігаються, проводиться їхнє зіставлення. Процес прийому на роботу звичайно вимагає поступок у вимогах обох сторін.

Однією з обставин, що впливають на процес добору, є ринок робочої сили. Якщо бажаючих багато, то вибрати метод добору складніше; якщо бажаючих мало, вибір порівняно простий. Для організації важливий стан ринку робочої сили в області або в місті, де воно розташовано. На процес добору впливають умови роботи, запропоновані організацією, сама робота й імідж організації.

Основна мета добору - набрати працівників із високою культурою роботи. Адміністрація організації встановлює таку мету добору, як, наприклад, залучення працівників із високою якістю роботи:

1) готових працювати в установі багато років;

2) що вміють працювати з колегами і т.д.

Щоб програма добору була діючою, варто ясно сформулювати якості працівника, необхідні для відповідного виду діяльності. Вимоги щодо посадових осіб - державних службовців (їх права і обов'язки) визначені у Довіднику типових професійно - кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, який розроблено Науково - дослідницьким інститутом соціально - трудових відносин Міністерства праці та соціальної політики України за участю фахівців управління соціального партнерства та урегулювання колективних трудових конфліктів Міністерства праці та соціальної політики України та науково-аналітичного управління Головного управління державної служби України і погоджено Міністерством праці та соціальної політики України 31 серпня 1999 року, затверджено і введено в дію наказом Головного управління державної служби України від 1 вересня 1999 року № 65 з доповненням затвердженим наказом Головдержслужби від 30 листопада 2001 року за № 94.

Коли установі необхідно прийняти нових працівників, виникають два питання: де шукати потенційних працівників (джерело) та як повідомити заявників про наявні робочі місця (методи). Є два можливі джерела набору: внутрішній (з працівників організації) та зовнішній (з осіб, що ніяк не пов'язані з організацією).

В таблиці 2.1. надана оцінка ефективності різних джерел набору.

Таблиця 2.1

Джерела набору на державну службу

Джерело	Переваги	Недоліки
Внутрішній	Працівники бачать приклади реалізованих можливостей колег по роботі. Організація знає переваги і недоліки працівника. Скорочення витрат на ньому	Загроза накопичення складних особистих стосунків працівників. Погане ставлення до людини з боку колишніх колег.
Зовнішній	Вибір з більшого числа кандидатів. Поява нових задумів і прийомів роботи. Менше загроз виникнення інтриг в середині організації	Довгий період звикання. Погіршення морального клімату серед давно працюючих. Робоча “хватка” нових працівників точно невідома.

Призначення державних службовців на посаду може здійснюватись: Президентом України; Кабінетом Міністрів України; головою обласної, Київської міської державної адміністрації; керівником державного органу.

Відповідно до норм, визначених Конституцією, законами, іншими нормативно-правовими актами України, відносно посади державного службовця може бути застосована загальна або особлива процедура призначення на посаду, а саме: після проходження конкурсу на основі рекомендації конкурсної комісії; після проходження стажування на конкретній посаді або за іншою процедурою, встановленою законодавчими та нормативними актами.

Так відповідно до положень Закону України «Про місцеві державні адміністрації» заступники голови обласної державної адміністрації призначаються на посаду головою обласної державної адміністрації (ст. 10).

Відповідно до вимог Закону України “Про державну службу” та на виконання п.11 заходів реалізації Стратегії реформування системи державної служби В Україні на 2000-2001 роки, затверджених Указом Президенту України від 26 липня 2000р. за № 925, та з метою формування дієздатного кадрового потенціалу, залучення на державну службу висококваліфікованих спеціалістів Кабінет Міністрів України постановою від 15 лютого 2002 року за № 169 затвердив загальний порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців (додаток Л).

Відповідно до цього Порядку проводиться конкурсний відбір на заміщення вакантних посад державних службовців третьої-сьомої категорій (далі - конкурс), крім випадків, коли законами України встановлено інший порядок заміщення таких посад та забезпечується конституційне право рівного доступу до державної служби громадян України.

Основну роль в проведенні відбору кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців відіграє конкурсна комісія. Вона утворюється наказом керівника відповідного державного органу, який здійснює призначення на посаду державного службовця у складі голови, секретаря і членів комісії .

Очолює конкурсну комісію, як правило, заступник керівника державного органу. До складу конкурсної комісії входять представники кадрової та юридичної служб, а також окремих структурних підрозділів апарату державного органу. Також відповідно до цього Порядку керівником визначаються умови проведення конкурсу в окремому державному органі. Рішення про проведення конкурсу приймається керівником органу за наявності вакантної посади державного службовця.

Чинним Порядком передбачається певні умови за яких до участі у конкурсі не допускаються особи, які:

досягли встановленого законодавством граничного віку перебування на державній службі;

визнані в установленому порядку недієздатними;

мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади державного службовця;

у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками;

позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін;

в інших випадках, установлених законами.

Конкурс проводиться поетапно:

публікація оголошення державного органу про проведення конкурсу в пресі або поширення його через інші засоби масової інформації;

прийом документів від осіб, які бажають взяти участь у конкурсі, та їх попередній розгляд на відповідність встановленим кваліфікаційним вимогам до відповідного рівня посади;

проведення іспиту та відбір кандидатів.

Розглянемо ці етапи більш докладніше.

Державний орган, у якому проводиться конкурс, зобов'язаний опублікувати оголошення про проведення конкурсу в пресі або поширити його через інші офіційні засоби масової інформації не пізніше ніж за місяць до початку конкурсу та довести його до відома працівників органу, в якому оголошується конкурс. В оголошенні про проведення конкурсу повинні міститися такі відомості:

найменування державного органу із зазначенням його місцезнаходження, адреси та номерів телефонів;

назви вакантних посад із зазначенням, що додаткова інформація щодо основних функціональних обов'язків, розміру та умов оплати праці надається кадровою службою;

основні вимоги до кандидатів, визначені державним органом згідно з типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками посад державних службовців;

термін прийняття документів (протягом 30 календарних днів з дня оголошення про проведення конкурсу).

Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії державного органу, в якому проводиться конкурс, такі документи:

заяву про участь у конкурсі, в якій зазначається про ознайомлення заявника із встановленими законодавством обмеженнями щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби;

заповнену особову картку (форма П-2 ДС) з відповідними додатками;

дві фотокартки розміром 4 х 6 см;

копії документів про освіту, засвідчені нотаріально чи в іншому встановленому законодавством порядку;

відомості про доходи та зобов'язання фінансового характеру щодо себе та членів своєї сім'ї;

копію першої та другої сторінок паспорта громадянина України, засвідчену кадровою службою.

Якщо особи, які працюють у державному органі, де оголошено конкурс, і бажають взяти у ньому участь, зазначених документів до заяви не додають.

Також можливо надати на розгляд комісії додаткову інформацію стосовно своєї освіти, досвіду роботи, професійного рівня і репутації.

Кадрова служба державного органу повинна перевірити подані документи на відповідність їх встановленим вимогам щодо прийняття на державну службу, передбаченим для кандидатів на посаду державного службовця. Якщо документи не відповідають встановленим вимогам, за рішенням голови конкурсної комісії кандидата на посаду до конкурсу не допускають, про що йому повідомляє кадрова служба з відповідним обґрунтуванням. При наполяганні кандидата на участі у конкурсі за даних обставин, він допускається до конкурсу, а остаточне рішення приймає конкурсна комісія. Всі подані документи і матеріали конкурсної комісії зберігаються у кадровій службі.

Наступним кроком роботи конкурсної комісії є проведення іспиту кандидатів. Проведення іспиту регламентується “Загальним порядком проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців” затвердженого спільним наказом Головним управлінням державної служби України та Української Академії державного управління при Президентові Україні 10 травня 2002 р. № 30/84. Цей Порядок визначає правові та організаційні засади проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців, як одного з етапів конкурсу, що проводиться відповідно до зазначеного вище порядку.

Іспит проводиться конкурсною комісією державного органу, в якому оголошено конкурс, з метою об'єктивної оцінки знань і здібностей кандидатів на посаду державних службовців.

Кадрова служба за погодженням з головою конкурсної комісії визначає дату проведення іспиту та повідомляє кандидатів про місце і час його проведення. Під час іспиту перевіряються знання Конституції України, Законів України «Про державну службу» та «Про боротьбу з корупцією», а також законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень відповідного державного органу та структурного підрозділу.

Порядок проведення іспиту у державному органі та перелік питань на перевірку знання законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень цього державного органу та його структурних підрозділів затверджується керівником органу, в якому проводиться конкурс, відповідно до цього Порядку та Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців.

Кандидати, які не склали іспит, не можуть бути рекомендовані конкурсною комісією для призначення на посаду.

Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад державних службовців.

Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані для призначення на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву в цьому державному органі і протягом року прийняті на вакантну рівнозначну або нижчу посаду без повторного конкурсу.

Якщо за результатами конкурсу не відібрано жодного з кандидатів для призначення на посаду, конкурсна комісія не може рекомендувати цих кандидатів до кадрового резерву.

В разі не визначення кандидата конкурсною комісією для зайняття вакантної посади державного службовця, оголошується повторний конкурс.

Засідання конкурсної комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менше ніж 2/3 її складу. Рішення комісії приймається простою більшістю голосів присутніх на її засіданні членів конкурсної комісії. У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови комісії.

У рішенні комісії, що подається керівнику державного органу, обов'язково зазначаються пропозиції щодо призначення конкретного кандидата на вакантну посаду державного службовця та визначаються кандидатури для зарахування до кадрового резерву.

За підсумками засідання конкурсної комісії оформляється протоколом, який підписується всіма присутніми на засіданні членами комісії і подається керівникові не пізніше ніж через два дні після голосування. Кожний член комісії може додати до протоколу свою окрему думку.

Конкурсна комісія повідомляє кандидатів про результати конкурсу протягом трьох днів після його завершення.

Рішення про призначення на посаду державного службовця та зарахування до кадрового резерву приймає керівник державного органу на підставі пропозиції конкурсної комісії протягом місяця з дня прийняття рішення конкурсною комісією. Рішення конкурсної комісії може бути оскаржене керівнику відповідного державного органу протягом трьох днів після ознайомлення з цим рішенням.

Слід зазначити, що відповідно до цього Порядку переведення на рівнозначну або нижчу посаду в одному державному органі, а також просування по службі державних службовців, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.

Однією з проблем роботи з персоналом при прийомі нових працівників є управління трудовою адаптацією.

У ході взаємодії працівника й організації відбувається їх взаємне пристосування, основу якого складає поступова адаптація працівника в нових професійних і соціально-економічних умовах праці.

З усієї сукупності можна виділити й два напрямки адаптації: первинну і вторинну надана в таблиці 2.2.

Таблиця 2.2

Напрямки адаптації працівника

Первинна	- це пристосування молодих кадрів, що не мають досвіду професійної діяльності (як правило, в даному випадку мова йде про випускників навчальних закладів).
Вторинна	- це пристосування працівників, що мають досвід професійної діяльності (як правило, що змінюють об'єкт діяльності або професійну роль, наприклад, при переході в ранг керівника).

В умовах функціонування ринку праці зростає роль вторинної адаптації. З іншого боку, необхідне ретельне вивчення досвіду структур державною управління промислове розвинених країн, що приділяють підвищену увагу первинній адаптації молодих службовців, у тому числі магістрів державного управління).

2.3 Професійне удосконалення та оцінка діяльності державних службовців

Наше сьогодення є дуже складним і відповідальним етапом за багатьма вимірами. Таке непросте завдання, як розбудова держави, збіглось в часі з не менш складним - зміною суспільно-економічного шляху розвитку. І поки що не знайдено механізму, який би автоматично та безболісно забезпечив такий перехід. Головною дійовою особою виступає особистість, здатна зрозуміти, сприйняти виклик часу і реалізувати свій потенціал, змінити ситуацію на краще.

Здійснення управлінської діяльності на сучасному етапі вимагає від державних службовців глибокої обізнаності з широкого кола дисциплін. В органах державної влади відчувається гостра потреба в службовцях нової формації. Зараз там працюють як молоді співробітники без досвіду управлінської роботи і спеціальної підготовки, так і спеціалісти, що сформувались в умовах командно-адміністративної системи. Молодих треба навчати, старших - перепідготувати. Тим і іншим необхідно систематично підвищувати кваліфікацію, поповнювати знання протягом всієї службової кар'єри.

Для цього в Україні створена і поступово вдосконалюється система професійного навчання державних службовців. З цією метою запроваджено нову освітню галузь “Державне управління” і, зокрема, освітньо-професійну програму підготовки магістрів. Діють різні види підвищення кваліфікації - від короткотермінових тематичних семінарів до навчання за професійними програмами.

Професійне навчання державних службовців забезпечують Українська Академія державного управління при Президентові України з її Інститутом підвищення кваліфікації та регіональними інститутами у містах Дніпропетровську, Львові, Одесі, Харкові; Академія муніципального управління, десять вищих навчальних закладів університетського рівня, залучених на умовах державного замовлення і на конкурсних засадах до підготовки магістрів за спеціальністю “Державна служба”. В кожній області функціонують центри підвищення кваліфікації державних службовців і керівників державних підприємств, установ та організацій. До цього процесу залучено також 46 галузевих навчальних закладів післядипломної освіти. За сприянням урядових та неурядових організацій готуються кадри за кордоном.

Відповідно до статті 19 Закону України "Про державну службу" постановою Кабінету Міністрів України від 01.12.94 р. N 804 затверджено Положення про порядок стажування у державних органах. Воно проводиться у відповідному державному органі з метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на посаду державного службовця, терміном до двох місяців (додаток М).

Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду державного службовця, так і державні службовці, які бажають зайняти більш високу посаду. Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи органу, де має відбуватись стажування. При цьому необхідна письмова заява самого стажиста та згода відповідних керівників за місцями його стажування та основної роботи. Працівники, які досягли пенсійного віку, до стажування не залучаються.

Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку його проходження оформляються наказом керівника державного органу, де проводиться стажування. Під час проходження стажування працівник повинен додержуватись правил внутрішнього трудового розпорядку державного органу, де він проходить стажування.

Стажування працівника проводиться з відривом від основної роботи. За працівником, направленим на стажування, зберігається його посада та заробітна плата за основним місцем роботи з подальшим урахуванням змін розміру мінімальної заробітної плати відповідно до чинного законодавства. Стажисту за основним місцем роботи відшкодовуються також витрати на проїзд до місця стажування і назад, добові за час знаходження в дорозі та наймання житла.

Витрати, пов'язані з стажуванням спеціаліста, відшкодовуються підприємствам, установам і організаціям державним органом, який запросив спеціаліста на стажування, за рахунок коштів, передбачених на утримання цього органу. Державний орган провадить витрати на зазначені цілі за рахунок коштів, призначених на інші видатки.

На період стажування за стажистом закріплюється державний службовець, відповідальний за стажування. Зміст стажування визначається індивідуальним планом, що затверджується керівником структурного підрозділу органу, де проводиться стажування.

Стажист за час проходження стажування повинен виконати індивідуальний план стажування. Після закінчення стажування він подає керівництву державного органу доповідну записку про стажування з висновками керівника структурного підрозділу щодо можливості використання його на державній службі, а за основним місцем роботи - стислий письмовий звіт. За результатами стажування у державному органі стажисту видається довідка для подання за основним місцем роботи.

Особа (не державний службовець), яка після успішного закінчення стажування виявила бажання працювати у даному державному органі, проходить конкурс відповідно до Положення про порядок проведення конкурсу при прийнятті осіб на роботу до органів виконавчої влади. При цьому їй надається перевага над особами, які беруть участь у даному конкурсі, але не проходили стажування.

Державний службовець після успішного закінчення стажування може бути переведений на посаду за рішенням керівника відповідного державного органу без конкурсного відбору або зарахований до кадрового резерву.

З метою підвищення ефективності діяльності державних службовців та відповідальності за доручену справу в державних органах один раз на три роки проводиться їх атестація, під час якої оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні службових обов'язків, визначених типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками посад і відображених у посадових інструкціях, що затверджуються керівниками державних органів відповідно до Закону України "Про державну службу" та інших нормативно-правових актів.

Положення про проведення атестації державних службовців затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 р. за № 1922 відповідно до Стратегії реформування системи державної служби в Україні (Указ Президента України від 14 квітня 2000 р. за № 599 та Заходів з її реалізації (Указ Президента України від 26 липня 2000 р. за № 925 .

Передбачено, що атестація державних службовців проводиться періодично один раз на три роки.

Під час атестації перевіряється чи відповідає займаній посаді ділова кваліфікація, рівень знань і навичок, інших суспільно значущих якостей державного службовця. Атестація повинна сприяти поліпшенню якісного складу державних службовців, їх ефективному використанню, росту професійної компетентності, підвищенню кваліфікації, посиленню організованості, відповідальності, дисциплінованості. Атестація має здійснюватися на засадах законності, об'єктивності, гласності, колегіальності, неупередженості. Атестації підлягають державні службовці усіх рівнів, у тому числі й ті, що займають посади державних службовців I та II категорій.

Критерії атестації наведено на рис. 2.3

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.3. Критерії атестації

Державні службовці I та II категорій переважно займають посади керівників та заступників керівників державних органів, у тому числі центральних органів виконавчої влади, обласних виконавчої влади, обласних державних адміністрацій, інших органів, призначення на які здійснюється в особливому порядку, встановленому законами України. У зв'язку з цим зазначеним Положенням передбачено, що особливості проведення атестації таких державних службовців, визначаються органами, що призначають їх на посади.

Атестації підлягають також ті державні службовці, які внаслідок організаційних змін (утворення нового органу на базі ліквідованого, реорганізації органу: злиття, приєднання, поділу, виділення, перетворення) обіймають посади менше ніж один рік, при умові, що їх посадові обов'язки суттєво не змінилися.

Особи, які займають посади державних службовців на період відпустки по вагітності, пологах, догляду за дитиною, і на час проведення атестації відпрацювали на посаді більше року, також проходять атестацію.

Державні службовці, які працюють на посадах менше року (прийняті на державну службу, зайняли більш високу посаду, перейшли до іншого державного органу менше ніж рік тому), атестації не підлягають.

Особи, які згідно з чинним законодавством призначаються або обираються на посаду на певний термін (визначений Законом, Положенням про орган), а також вагітні жінки проходять атестацію за власним бажанням.

Проведенню атестації має передувати підготовча та організаційна робота.

Кадрові служби готують пропозиції щодо складу атестаційних комісій, термінів та графіків проведення атестації; визначають кількість та складають списки державних службовців, які підлягають атестації; роз'яснюють цілі і порядок проведення атестації; проводять підготовку необхідних для атестації документів: атестаційний лист попередньої атестації та бланк атестаційного листа чергової атестації за зразком, що затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 р. за N 1922. Щорічні оцінки виконання державним службовцем покладених на нього завдань та обов'язків за період, що минув після попередньої атестації, будуть подаватися до атестаційних комісій при проведенні наступних атестацій, тобто після запровадження таких оцінок.

Державні службовці-керівники атестуються, як правило, комісіями тих органів, керівники яких призначають їх на посади та звільняють з посад. Разом з тим можуть бути прийняті інші рішення. Наприклад, заступників голів районних державних адміністрацій за рішенням голів обласної, Київської міської державної адміністрації можуть атестувати комісії, створені відповідно обласній Київській міській державній адміністрації.

У місцевих державних адміністраціях, за рішенням їх голів, створюються комісії для проведення атестації державних службовців апарату адміністрації та керівників її структурних підрозділів. Для проведення атестації інших працівників структурних підрозділів місцевих державних адміністрацій їх керівники утворюють атестаційні комісії безпосередньо у цих підрозділах (якщо не прийняте інше рішення головою державної адміністрації).

До складу комісій доцільно включати кваліфікованих працівників державних органів з досвідом роботи у відповідних сферах. Залежно від кількості державних службовців, які підлягають атестації, наявності територіальних та підпорядкованих органів, специфіки державного органу утворюються одна чи декілька атестаційних комісій, непарною чисельністю (як правило, від 5 до 11 чоловік).

У графіках проведення атестації, як правило, зазначається: назва підрозділу, де працює державний службовець, його прізвище, ім'я, по батькові, посада, дата і час проведення атестації.

Кількісний та персональний склад атестаційних комісій, терміни, місце проведення атестації, графік її проведення затверджуються наказом керівника державного органу. Цим наказом також можуть надаватися відповідні доручення і встановлюватися дати подання необхідних документів до атестаційних комісій.

За рішенням керівника державного органу до роботи в комісіях можуть залучатися незалежні експерти (наукові працівники, психологи, професіологи, представники системи навчання державних органів та інші спеціалісти). Оцінка експертами якостей державного службовця не може бути домінуючою, а враховується як один із аргументів, що характеризує державного службовця.

Керівники структурних підрозділів апарату державних органів готують службову характеристику на кожного державного службовця, що підлягає атестації, і проводять з ним співбесіду. На керівників структурних підрозділів характеристики готують заступники керівника державного органу.

Доцільно, щоб службова характеристика містила:

1) загальні відомості (прізвище, ім'я, по батькові, посада, стаж роботи на посаді);

2) професійні знання, рівень володіння державною мовою, досвід роботи за фахом;

3) аналіз виконання державним службовцем посадових обов'язків, дотримання правил поведінки державного службовця;

4) ділові якості (професійна компетентність, відповідальність, ініціативність, самостійність в роботі, оперативність у прийнятті рішень і здатність до контролю за їх реалізацією, вміння акумулювати необхідну інформацію та виділяти найголовніше, працювати з нормативно-правовими актами, іншими документами);

5) особисті якості (працездатність, комунікабельність, вміння керувати підлеглими, вміння встановлювати взаємовідносини з колегами, творчий підхід до справи, принциповість, послідовність в роботі, самокритичність);

6) результативність роботи;

7) підвищення кваліфікації (види професійного навчання, що проходив державний службовець або причини, з яких навчання не проводилося, використання одержаних знань у роботі, здатність до самоосвіти, ставлення до професійного навчання підлеглих тощо);

8) можливості професійного і службового просування (за яких умов, на яку посаду, коли);

9) зауваження і побажання державному службовцю, який атестується;

10) висновок про відповідність займаній посаді.

Ознайомлюється державний службовець із службовою характеристикою під розпис під час співбесіди з ним його безпосереднього керівника. В ході співбесіди повинні обговорюватися позитивні й негативні результати роботи державного службовця, його слабкі місця, визначатися шляхи подолання недоліків. При цьому державному службовцю має бути надана можливість задавати питання, коментувати зауваження та висновки щодо його роботи. У разі незгоди зі змістом характеристики державний службовець може подати до атестаційної комісії відповідну заяву, зауваження чи додаткові відомості.

Проводити атестацію пропонується у спеціально підготовленому для засідань атестаційної комісії приміщенні.

Як правило, атестація проводиться в присутності державного службовця та його безпосереднього керівника. Разом з тим у випадку, коли державний службовець, який атестується, не з'явився на засідання атестаційної комісії без поважних причин, комісія може провести атестацію за його відсутності. До поважних причин у цьому випадку можна віднести: хворобу, відпустку за сімейними обставинами, відрядження тощо. Документи, що підтверджують відсутність державного службовця на атестації, мають бути надані атестаційній комісії його безпосереднім керівником. персонал конкурсний службовий кар'єра

При відсутності безпосереднього керівника на засіданні комісії може бути присутнім його заступник або керівник вищого рівня (наприклад, начальник управління чи начальник відділу).

Члени атестаційної комісії проходять атестацію в першу чергу. При цьому вони не беруть участі в голосуванні. Професійна етика передбачає, що на період голосування член комісії, який атестується, залишає приміщення. Якщо член комісії буде визнаний таким, що не відповідає займаній посаді, він має бути виведеним зі складу комісії (замінений) рішенням керівника державного органу.

Атестація, а також співбесіда перед атестацією мають проходити в умовах доброзичливості, неупередженості, з виключенням проявів суб'єктивізму.

За результатами атестації кожного державного службовця атестаційна комісія приймає одне з рішень, а також вносить на розгляд керівника державного органу рекомендації, передбачені пунктами 11, 12 Положення про проведення атестації.

Наприклад, комісія може рекомендувати: удосконалити навички використання комп'ютерної техніки та інформаційних технологій, підвищити кваліфікацію з метою забезпечення якісного виконання посадових обов'язків певного фахового напряму тощо. При згоді працівника здобути такі знання або навички комісія приймає рішення про відповідність займаній посаді за певних умов (неповна службова відповідність) і рекомендує керівникові призначити повторне атестування через конкретний період, але не пізніше ніж через рік. У разі відмови державного службовця виконувати дані йому рекомендації комісія, як правило, приймає рішення про його невідповідність займаній посаді.

Результати атестації державного службовця (рішення і рекомендації) фіксуються у протоколі засідання комісії та заносяться до атестаційного листа.

Після проведення атестації державний службовець ознайомлюється із змістом атестаційного листа під розпис. Якщо атестація державного службовця проводилася за його відсутності, рішення і рекомендації комісії доводить до відома такого працівника безпосередній керівник. У разі відмови від підпису складається відповідний акт.

Після завершення атестації її результати узагальнюються та аналізуються головою атестаційної комісії і кадровою службою державного органу. Остаточне рішення за наслідками атестації приймає керівник державного органу і видає відповідний наказ (розпорядження). В ньому доцільно визначати заходи щодо поліпшення роботи з кадрами на відповідний період. У додатках до вказаного наказу (розпорядження) зазначаються всі державні службовці, що проходили атестацію з відповідним рішенням щодо них:

про визнання такими, що відповідають займаній посаді, у тому числі щодо тих працівників, які зараховуються до кадрового резерву, кому дозволяється пройти стажування на відповідній посаді, встановлюються надбавки або змінюється їх розмір, присвоюються ранги державного службовця (з дотриманням порядку, встановленого законодавством);

про визнання такими, що відповідають займаній посаді за певних умов і порядку їх виконання;

про невідповідність займаній посаді з визначенням осіб, які переводяться за їх згодою на іншу посаду, а також тих, кого буде звільнено з посади.

Якщо державний службовець, визнаний за результатами атестації таким, що не відповідає займаній посаді, звільняється з роботи на підставі, передбаченій пунктом 2 статті 40 Кодексу законів про працю України у порядку, визначеному цим Кодексом.

Рішення керівника, пов'язані з атестацією, у тому числі з питання звільнення державних службовців, визнаних такими, що не відповідають займаній посаді, можуть бути оскаржені державним службовцем безпосередньо до суду.

Відповідно до постанови КМУ від 28.12.00 року № 1922 "Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців" наказом Головного управління державної служби України від 31.05.2002 за № 39 були затверджені “Загальні методичні рекомендації щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань”.

Запровадження системи оцінок під час підбиття підсумків виконання державними службовцями своїх обов'язків і завдань з метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців передбачено Стратегією реформування системи державної служби, затвердженою Указом Президента України від 14 квітня 2000 р. N 599.

На виконання Заходів з реалізації зазначеної Стратегії Кабінет Міністрів України постановою від 28 грудня 2000 р. N 1922 затвердив нову редакцію Положення про проведення атестації державних службовців. Цим Положенням визначено, що у період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків (далі - щорічна оцінка). Така оцінка проводиться безпосередніми керівниками (керівниками структурних підрозділів).

Положенням передбачено також, що порядок проведення щорічної оцінки затверджується керівником, який призначає на посади та звільняє з посад державних службовців з урахуванням особливостей відповідного державного органу. Зазначений порядок має затверджуватися наказом (розпорядженням) керівника державного органу і, за наявності у ньому правових норм, розрахованих на невизначене коло осіб та організацій, реєструватися у Мін'юсті та відповідних територіальних органах юстиції.

У порядку має бути визначено:

конкретний термін оцінювання;

ким може проводитися щорічна оцінка у випадках відсутності (хвороба, довготривале відрядження тощо) безпосереднього керівника або якщо безпосередній керівник працює неповний звітний рік. У зазначених випадках щорічну оцінку можуть проводити заступник керівника структурного підрозділу, у разі відсутності такої посади;

керівник вищого рівня;

категорії державних службовців, які не підлягають щорічному оцінюванню. Наприклад, вагітні жінки, державні службовці патронатної служби та державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді, або працівники (військовослужбовці Збройних Сил, інших військових формувань, особи начальницького складу органів внутрішніх справ, органів і установ виконання покарань), відряджені до державних органів.

Оскільки відповідно до вищезазначеної постанови Кабінету Міністрів України упродовж 2013 року була проведена атестація державних службовців щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків запроваджується за підсумками роботи у 2014 році.

Щорічна оцінка є важливим компонентом управління персоналом бо сприяє покращенню добору і розстановці кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності державних службовців, визначенню їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; плануванню кар'єри, вдосконаленню процесу планування та організації діяльності як державного службовця, так і державного органу в цілому, виявленню організаційних проблем та оперативному реагуванню на них, аналізу посадових інструкцій.

При оцінюванні виконання державними службовцями обов'язків (згідно з посадовими інструкціями) та покладених на них планових і позапланових завдань необхідно використовувати особисті плани державних службовців. Цей план є робочим документом, який формується державним службовцем за дорученнями (резолюціями) безпосереднього керівника. Протягом року до особистого плану можуть вноситися зміни і доповнення на підставі документів, за якими органу, підрозділу спрямовуються позапланові завдання (доручення органу вищого рівня, накази (розпорядження) керівника органу, рішення колегії тощо).

Оцінювання виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків є процедурою перевірки діяльності державних службовців відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи та порівняння якості їх роботи із визначеними критеріями і показниками, що здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження та контролю.

Критерії та показники якості роботи державних службовців поділяються на загальні (характерні для усіх державних службовців) та спеціальні (залежать від особливостей роботи кожного державного органу). Зазначені критерії та показники пов'язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами. Наприклад, якість, кількість, своєчасність результатів роботи; продемонстровані державним службовцем поведінка, вміння, навички та компетентність, рівень знань, етичні стандарти або інтегровані показники діяльності.

Процедура щорічної оцінки, критерії та показники якості роботи мають постійно удосконалюватися, а тому повинні підлягати систематичному перегляду.

Щорічна оцінка повинна здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості, на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

Доцільно, щоб працівники кадрових служб та безпосередні керівники (керівники структурних підрозділів) мали відповідну підготовку з питань проведення щорічної оцінки.

Процедура проведення щорічної оцінки складається з таких етапів (додаток Н):

підготовчий:

до проведення щорічної оцінки мають попередньо готуватися як державний службовець, так і його безпосередній керівник. У цей період аналізується виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах, а також наданих окремими дорученнями у звітний період; встановлюється дата проведення співбесіди. Державні службовці ознайомлюються з планом роботи підрозділу (органу) на наступний рік, у відповідності з яким готують пропозиції до особистого плану;

оцінювання:

здійснюється державним службовцем (через само оцінювання) і безпосереднім керівником, результати якого заносяться до Форми бланку щорічної оцінки та додатку до неї. При цьому розділи 1, 2, 3 Форми і додаток 1 до неї заповнюються державним службовцем, який має її передати безпосередньому керівнику у встановлений Порядком проведення щорічної оцінки термін (наприклад, 2 дні).

Самооцінка забезпечує активну, конструктивну участь державного службовця в процедурі щорічної оцінки. У державних службовців є можливість висловити свою точку зору і самим визначити проблемні області, а також встановити для себе конкретні цілі для удосконалення професіоналізму.

Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, особистого плану, визначеного на початку звітного періоду (виконання усіх завдань, своєчасність, якість, результативність, а також чи були: переноси термінів та їх причини, зміни до плану, додаткові завдання), заповнюючи розділ 4 Форми бланку щорічної оцінки, додатки 1, 2 до неї. Оцінка має бути обґрунтованою, базуватися на конкретних прикладах. Безпосередній керівник має відмітити хороші показники роботи державного службовця, рівень знань, вмінь, професійні та ділові якості державного службовця, які він використав при виконанні службових обов'язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник недвозначно вказує на недоліки в роботі державного службовця та шляхи їх подолання.

Заповнену Форму бланку щорічної оцінки безпосередній керівник передає у встановлений Порядком проведення щорічної оцінки термін, державному службовцю для ознайомлення з оцінкою;

співбесіда та підписання результатів:

обговорення проводиться безпосереднім керівником з державним службовцем з метою обговорення результатів оцінки роботи державного службовця за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.

У ході співбесіди, як правило, обговорюються результативність у контексті посадових обов'язків та запланованих завдань, успіхи і причини невдач, заходи щодо подолання перешкод, які виникають у роботі, прагнення і потреби розвитку, особисті плани на майбутній період у світлі пріоритетів структурного підрозділу або органу.

Обговорення досягає мети, якщо воно структуроване і відносно неформальне, а також, коли воно є рекомендацією і наставництвом. Необхідно стимулювати державних службовців висловлювати власні думки. Проблеми виносяться на обговорення для того, щоб спільними зусиллями знайти їх вирішення, а не для взаємних докорів і звинувачень. При обговоренні коментарі безпосереднього керівника щодо результатів роботи повинні враховувати самооцінку державного службовця. Необхідно дотримуватися балансу між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямів (усьому має бути підтвердження). Доцільно підбиття підсумків виконання державним службовцем обов'язків та завдань завершувати на позитивній і конструктивній ноті.

Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем Форми бланку щорічної оцінки;

затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки:

Здійснюється після ознайомлення із результатами оцінювання. Керівник вищого рівня при цьому може висловити свої зауваження та пропозиції (розділ 6 Форми бланку щорічної оцінки), а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди;

заключний етап:

Повноту заповнення Форми бланку щорічної оцінки перевіряє кадрова служба органу, і долучає її до особової справи державного службовця. Кадровою службою також аналізуються та узагальнюються результати щорічної оцінки і готуються проекти відповідних рішень з питань кадрового менеджменту. Вказані висновки враховуються при складанні річних планів роботи з кадрами, визначення щорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців, плануванні їх кар'єри.

Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державних службовців, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, премій або зміни їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формування кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.

У випадках, коли державні службовці отримують "низьку" оцінку виконання покладених обов'язків і завдань, до них можуть застосовуватися заходи впливу. Наприклад, встановлення певного терміну для покращення показників роботи, проведення додаткових співбесід з безпосереднім керівником, виключення з кадрового резерву. У разі необхідності можуть застосовуватися заходи дисциплінарного впливу, передбачені чинним законодавством, у порядку, визначеному статтями 148, 149 Кодексу законів про працю України ( 332-08 ).

У разі незгоди з оцінкою, отриманою від безпосереднього керівника, державний службовець у встановлений Порядком проведення щорічної оцінки термін (наприклад, десятиденний) оформлює свої зауваження та обґрунтування, з якими звертається до керівника вищого рівня. Якщо державний службовець залишився невдоволений рішенням керівників, він може оскаржити ці рішення керівникові органу або керівникові органу вищого рівня у такий же термін.

2.4 Просування по службі та службова кар'єра

Проведення адміністративної реформи в Україні зумовлює підвищення ролі та значення державної служби як ефективного інструмента, що забезпечує реалізацію функцій і завдань державного управління в демократичній, правовій, соціальній державі. Необхідним елементом реформування державного управління є удосконалення державної служби. Ефективність діяльності держави, результати виконання нею своїх економічних і соціально-правових функцій визначається системою і структурою органів усіх гілок влади, а також якісним складом його потенціалу.

При визначенні основних цілей державної служби необхідно виходити з того, що державна служба має створити об'єктивну систему щодо виявлення і добору людей для роботи в держапараті, а для цього треба визначити порядок відбору, просування, стимулювання і відповідності кадрів.

Закон України “Про державну службу” чітко визначає, що прийняття на державну службу, просування по ній службовців, стимулювання їх праці, вирішення інших питань, пов'язаних із службою, проводиться відповідно до категорій посад службовців, а також згідно з рангами, які їм присвоюються.

Відповідно організаційно-правового рівня органу, який приймає їх на роботу, обсягу і характеру компетенції на конкретній посаді, ролі і місці посади в структурі державного органу посада службовця може бути віднесена до однієї з семи встановлених категорій. Залежно від того до якої категорії посад належить займана держаним службовцем посада при прийнятті на державну службу йому присвоюється ранг. В межах однієї категорії посади можливо отримання трьох різних рангів. Для присвоєння чергового рангу в межах відповідної категорії посади державний службовець повинен успішно відпрацювати на займаній посаді два роки. За виконання особливо відповідальних завдань державному службовцю може бути присвоєно черговий ранг достроково в межах відповідної категорії посад. За сумлінну працю державному службовцю при виході на пенсію може бути присвоєно черговий ранг поза межами відповідної категорії посад. Позбавлення рангу можливе лише за вироком суду.

При переході на посаду нижчої категорії або якщо службовець залишив державну службу, на яку потім повернувся, за ним зберігається присвоєний ранг.

Просування по службі державного службовця здійснюється шляхом зайняття більш високої посади на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено законами України та Кабінетом Міністрів України, або шляхом присвоєння державному службовцю більш високого рангу.