Информационные технологии тайм-менеджмента
Понятие и сущность тайм-менеджмента, особенности и условия эффективного использования информационных технологий в соответствующей системе. Краткое описание предприятия, направления организации системы корпоративного тайм-менеджмента на базе Outlook.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 11.08.2016 |
| Размер файла | 2,0 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
тайм менеджмент информационный
В новой экономике XXI века на первый план выступает способность оперативно и гибко реагировать на всевозможные непредвиденные ситуации. Постоянная смена деятельности (введение усовершенствованных систем управления, разработка и вывод на новые рынки новых товаров) делаются нормой в работе компаний и организаций, которые влекут следом повышение объемов задач, которые необходимо выполнять менеджерам и специалистам, которые в свою очередь порождают потребность искать резервы времени на реализацию инновационных планов. В этой связи одной из основополагающих компетенций современного профессионала становится способность продуктивно организовывать время на любом уровне (личном, командном или же корпоративном) и умение координировать собственные действия с действиями окружающих с целью исполнения установленных задач. Именно поэтому сегодня, одной из самых актуальных задач как руководителя, так и подчиненных, является умение грамотно использовать современные приемы и методы управления данным ресурсом. Из практики известно, что ежедневное планирование работы позволяет увеличить производительность труда на 25-30% [25, с. 11]. Поэтому важнейшей задачей менеджера становится необходимость овладеть искусством продуктивного управления, как интеллектуальным, так и творческим трудом работников компании, применяя при этом всевозможные инструменты. Более эффективно использовать рабочее время позволяет - тайм-менеджмент.
Управление временем (тайм-менеджмент) - это меж дисциплинарный отдел науки иипрактики, который посвящен исследованию задач и способов, с целью оптимизирования временнЫх затрат в разнообразных сферах и отраслях жизне деятельности людей [11, с. 23].
Первоначально тайм-менеджмент сложился на западе как практическая дисциплина, для менеджеров по управлению персоналом. В этой области наиболее широкое распространение получили технологии Ст. Кови (США), Л. Зайверта (Германия), К. Меллера (Дания). В России зарождение и развитие тайм-менеджмента пришлось на 1920 гг., во время стремительного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Этот период связан с именами А.К. Гастева и П.М. Керженцева, чьи идеи и опыт в начале ХХ века были важны для дальнейшего изучения и развития организации времени. В начале 1970-х годов после издания книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А.А. Любищева - хронометраж, - как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея метода - эффективное мышление как основа индивидуальной результативности, а хронометраж - как механизм формирования этого мышления. В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента [2, с. 11]. Таким образом, усилиями зарубежных и отечественных школ, тайм-менеджмент оформился как самостоятельная дисциплина.
Наиболее известные работы в области тайм-менеджмента: Й.Н. Ниссенен «Время руководителя: эффективность использования» (1979), Л. Зайверт «Ваше время - в ваших руках» (1988), С.Р. Кови «Семь навыков лидера» (1990); Важные дела - в первую очередь» (1992), Дж. де Фернер «Эффективный тайм-менеджмент» (1994), П. Форсайт «Делу - время» (1998), Ю.Л. Васильченко «Механизмы времени» (2001), Г.А. Архангельский «Организация времени» (2003), Г.А. Архангельский «Тайм-менеджмент: Полный курс» (2013).
В современном обществе, при внедрении тайм-менеджмента в сферу управленческой деятельности компании, стали активно использоваться информационные технологии. Различное программное обеспечение используются в рамках рациональной организации труда, широкий спектр возможностей которых позволяет выбрать наиболее удобный и эффективный инструмент для планирования, организации, координации, мотивирования и контроля хода выполнения работ, что в итоге повысит эффективность деятельности организации.
Использование информационных технологий в процессе тайм-менеджмента рассматриваются в работах: Б.В. Новак «Тайм-менеджмент на компьютере» (2007), Г.А. Архангельского «Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений» (2012), Архангельский В.А. Тайм-менеджмент: Полный курс (2014) и ряде других.
Объектом исследования является тайм-менеджмент, предмет - информационные технологии тайм-менеджмента.
Целью данной курсовой работы является: изучение информационных технологий тайм-менеджмента.
Для достижения указанной цели решены следующие задачи:
- рассмотрены общетеоретические аспекты тайм-менеджмента;
- выявлены особенности информационных технологий тайм-менеджмента;
- предложена для внедрения в ООО «Визит» система тайм-менеджмента на базе MS Outlook.
Практическая значимость работы состоит в том, что ее основные выводы, сформулированные в виде перечня технических средств, которые могут быть использованы в процессе тайм-менеджмента с целью повышения эффективности организации рабочего процесса в компании.
В процессе исследования были использованы следующие методы: сбор информации, описание, анализ и синтез.
В работе использованы следующие источники информации: отдельные труды вышеназванных и других авторов; публикации в СМИ; материалы Интернет. Основным источником послужили труда Г.А.ААрхангельского.
Структура курсовой работы включает в себя: введение, основную часть из двух глав, заключение, список используемых источников и приложения.
1. Тайм-менеджмент как комплексная система управления временем
1.1 Понятие и сущность тайм-менеджмента
Время - один из тех редких ресурсов, управление которыми способно дать конкурентные преимущества в условиях современной экономики, не только предприятию, фирме, организации, но и каждому конкретному человеку. Время - невозобновимый и ограниченный ресурс. Именно поэтому на современном этапе эффективное управление временем как ресурсом является одной из главных задач тайм-менеджмента - технологии, позволяющей невосполнимое время жизни использовать в соответствии со своими личными и бизнес-целями и ценностями [25, с. 5].
Тайм-менеджмент - это технология грамотного распределения временных ресурсов и увеличения эффективности их использования, представляющая собой определенный набор методик и способов, ориентированных на уменьшение временных расходов на выполнение каких-то дел без потери качества [19, с. 49].
По суждению Лотара Й. Зайверта, тайм-менеджмент - это управление собой и интенсивное формирование своего образа жизни [10, с. 25].
Г.А.А Архангельский в наиболее общем значении тайм-менеджмент представляет, как «технологию организации времени и повышения эффективности его использования» [3, с. 15].
Впрочем, сообразно принципу Парето, только 20% всех дел приводят к 80% необходимого результата. Следовательно, использование времени сотрудников следует рационализировать так, чтобы направить главные старания именно на те 20% мероприятий, которые дадут 80% прироста результативности организации [18, с. 207].
Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения действенности его использования. Таким образом, тайм-менеджмент понимается как действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность [26, с. 24].
Ключевой целью тайм-менеджмента считается расстановка приоритетов между стоящими перед человеком задач и выполнение в первую очередь более весомых из них. Естественно, составить перечень дел нетрудно, но вот расставить приоритеты, тем более с первого раза, - труднее. Впрочем, уже давным-давно «изобретены» следующие две методики, которые базируются на известном правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. То есть, следует ориентировать основные силы на те дела, которые находятся в рамках этих 20%, так как именно они относятся к разряду наиболее значимых [23, с. 26].
Первой методикой считается «ABC-анализ», согласно которой: А-задачи - это наиболее значимые, при том, что на их реализацию потребуется не более 10% времени. Весомость А-задач сложно переоценить, потому что именно их вклад в достижение целей оценивается как 70%! В-задачи - это задачи средней значимости, на них приходится приблизительно 20% требуемого на выполнение времени и 20% - по значительности, а вот С-задачи требуют более 70% времени, в то время как польза от них в совокупности не более 10%.
Другая методика - это сочетание характеристик «важность и срочность». Просмотрев перечень дел, следует изучить их сравнительную важность и срочность. Впоследствии все дела следует распределить следующим способом: А - важные и срочные; В-важные и несрочные; С - неважные и срочные; D - неважные и несрочные. Подобная последовательность поневоле вынудит задуматься. Вначале конечно расставлять приоритеты и распределять дела достаточно трудно, однако позже это будет сделать много проще, а затраченные старания окупятся.
Проблема времени чрезвычайно важна и многоаспектна, поскольку ни одна сфера жизнедеятельности людей не существует за пределами временного фактора, вне распределения во времени, планирования и структурирования актуальных целей и намерений, мотивов и поступков, задач и операций. Именно поэтому, на современном этапе, эффективное управление временем как ресурсом является главной задачей тайм-менеджмента [4, с. 190].
Внедрение тайм-менеджмента в организации может быть обусловлена следующими причинами [1, с. 31]:
1.РВозрастающие темпы перемен в экономической среде настоятельно требуют передачи работникам компаний бОльших возможностей, своевременного принятия ими независимых решений и самостоятельной организации и планирования собственной деятельности.
2.РРастет удельный вес нематериальных активов в стоимости компании; результативность деятельности топ-менеджеров и специалистов становится ключевым фактором конкурентоспособности организации.
3.ДДля организаций становятся нормой постоянные изменения деятельности - разработка новых товаров, выход на новые рынки, введение новых инструментов и систем управления. В соответствии с этим, для профессионалов нормой становится, постоянное повышение числа и объема разрешаемых задач, систематически искать резервы времени для воплощения планов, позволяющих организации беспрерывно совершенствоваться.
К элементам тайм-менеджмента относят: анализ использования времени, постановка целей, планирование времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса. В свою очередь, правильно поставленная цель задает критерии для идентификации, дает возможность обоснованно ответить на вопрос о достижении цели и возможность своевременно и оперативно перейти к последующей намеченной цели, сберегая от непродуктивного расхода собственный временной ресурс [31, с. 3].
Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Так, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), социальный тайм-менеджмент (табл. 1) [11, с. 15].
Итак, индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Он содержит список способов и методик, с помощью которых работник имеет возможность организовать свою деятельность (к примеру, принцип чистого стола). Вмешательство со стороны руководства следует проводить лишь в те области деятельности работников, которые являются основными для непрерывной, эффективной работы компании.
Ролевой тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно - профессиональной. Отмечается, что профессиональный тайм-менеджмент - на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ. Социальный тайм-менеджмент рассматривает межличностные отношения или совместное управление временем нескольких людей. Пример этого - корпоративный тайм-менеджмент - когда регулируются взаимоотношений по вертикали, при этом связь происходит двухсторонняя: как от руководителя к работнику, так и наоборот [23, с. 172].
Типы тайм-менеджмента
|
Элемент управления временем |
Тип тайм-менеджмента |
|||
|
индивидуальный |
ролевой |
социальный |
||
|
Субъект (кто управляет) |
Сам человек |
Консультант по тайм-менеджменту |
Консультант по тайм-менеджменту |
|
|
Объект (кем управляют) |
Сам человек |
Личность (специалист) |
Группа людей (компания) |
|
|
Цель (для чего |
Оптимизировать достижение индивидуальных жизненных целей |
Оптимизировать процесс и результат выполнения социально-ролевых (профессиональных) функций |
Оптимизировать процесс и результат выполнения функций группового взаимодействия, включая взаимоотношения (внутри коллектива) |
|
|
Предмет (чем управляют) |
Личностные знания, способности, умения |
Ролевые (профессио-нальные) знания и навыки, стратегии поведения |
Нормы, правила, стандарты, алгоритмы, способы деятельности и коммуникации |
|
|
Мотивация (почему, ради чего) |
Внутренняя: интерес, желание стать лучше |
Частично внутренняя (желание повысить компетентность в данной роли), частично внешняя (трудности в ее исполнении) |
Внешняя: медленное и неэффективное взаимодействие, сложности с управлением группой |
Существует различные технологии тайм-менеджмента, которые помогают справиться с выявленными фактами потери времени, однако, современный тайм-менеджмент - это не только совокупность методов и отдельных техник и технологий, а комплексная система управления собой и своей деятельностью. Так, С. Кови выделяет четыре уровня управлением временем [14, с. 76]:
- 1 уровень - это записки и памятки, с целью упорядочить и систематизировать, все что требует расходов сил и время. Однако использования данной технологии не способствует развитию ресурсов человека и их эффективного использования;
- 2 уровень характеризует использование календарей и ежедневников, что отражает попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее. Люди, использующие данную технологию отличаются большим самоконтролем, им удается все делать своевременно, т.к. их дела не соотносятся с их ценностями и целями;
- 3 уровень - современная ситуация в управлении временем, когда происходит расстановка приоритетов, сосредоточение на постановке конкретных целей, ежедневное планирование. Люди, находящиеся на этом уровне ясно устанавливают цели, планируют каждый день и определяют приоритеты. Данный уровень более всего соответствует современному подходу управления временем;
- 4 уровень фокусирует наши ожидания на сохранении и развитии отношений и на достижении результата, а не на самом действии и времени. Суть четвертого уровня управления временем заключается в идее, что мы расходуем время одним из четырех способов: срочное (то, что требует немедленного внимания) - не срочное; важное (те дела, которые способствуют реализации вашей миссии, ценностям и целям) - не важное. Таким образом, данный уровень базируется на принципах внутренней результативности и успешности работника, который создает время в аспекте значимости и эффективности.
Стандартизация бизнес-процессов, автоматизирование труда и присутствие нормативов исполнения обозначенных операций, причем не только лишь производственных подразделениях, но и также в офисах, и инструменты организации времени в основной массе передовых компаний, являются базой трудовой деятельности.
Внедрение технологий тайм-менеджмента предполагают два ключевых направления: личный тайм-менеджмент и корпоративный [20, с. 22]:
- личный тайм-менеджмент - подразумевает организацию времени определенного человека и может включать тайм-менеджмент, как на работе, так и в быту, либо тайм-менеджмент для женщины, либо для детей и т.д.;
- корпоративный тайм-менеджмент - используется в компаниях (корпорациях) и предназначен для организации времени их сотрудников.
Корпоративный тайм-менеджмент - это комплекс технологий «встраивания» методов, способов и методик тайм-менеджмента в систему управления компанией. Сегодня любой руководитель обязан стремиться организовывать собственное время и время персонала компании таким образом, чтобы в кратчайшие сроки и с минимальными затратами и приложенными стараниями достигнуть установленных целей.
Ключевая задача корпоративного тайм-менеджмента - внедрение в компании системы организации и управления рабочим временем всех сотрудников, для оптимизации и увеличения эффективности его использования [18, с. 209].
Методика корпоративного тайм-менеджмента представляет собой комплекс последовательно применяемых способов, техник и технологий организации деятельности компании, прямо или косвенно влияющих на уменьшение непродуктивных расходов рабочего времени.
При встраивании тайм-менеджмента в систему управления компанией следует помнить, что идеальных технологий тайм-менеджмента не бывает, следовательно, залог успешного управления временем - это грамотное сочетание всевозможных технологий и способов тайм-менеджмента.
Совокупность методов корпоративного тайм-менеджмента
При этом, следует отметить, что введение технологий по организации времени требует не только лишь определить систему учета трудового времени, научить персонал и руководство, а также внедрить новые информационные технологии, сделав такой подход отправной точкой всех производственных операций. Использование в процессе тайм-менеджмента информационных технологий и программ, облегчают учет и анализ расходов времени, гибкое кратко- и долго - срочное планирование, управление как входящей, так и исходящей информации.
1.2 Использование информационных технологий в системе тайм-менеджмента
Информационные технологии (ИТ) - это процессы, использующие комплекс средств и способов сбора, обрабатывания и передачи сведений (первичной информации) с целью получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или же явления (информационного продукта). В широком понимании информационные технологии охватывают все области создания, передачи, хранения и восприятия информации [29, с. 128].
Развитие информационных технологий существенно разнообразило методы передачи информации, постоянный поток которой требует контроля и успешной обработки данных, что непосредственно сопряжено с экономией времени. В современном понимании, информационные технологии ассоциируют с компьютерными технологиями, т.к. именно их появление вывело тайм-менеджмент на новый уровень: персональные компьютеры, Интернет, КПК, смартфон, сопутствующие информационные технологии дают возможность наиболее точно зафиксировать расходы времени и упростить их анализ.
Как механизм планирования программное обеспечение предоставляет возможность точно распределять время по выполняемым задачам. В настоящее время даже самые обычные сотовые телефоны включают такой комплект инструментов и средств тайм-менеджера, как: контакты (телефонная книга), календарь, перечень задач, возможность создавать заметки и диктофонные записи и т.д.
Смартфоны объединяют в себе как форму и базисный комплект функций мобильного телефонного аппарата, так и дополнено интерфейс и функциональность компьютера. Неотъемлемым условием современных смартфонов считается наличие операционной системы. При этом, смартфоны оборудованы такими же возможностями, однако установленные на них программы предельно приближены к возможностям компьютера, используя большой экран. При этом, синхронизация всех составляющих смартфона, как с домашним, так и портативным компьютерами, гибко и просто настраивается, требуя в последствии минимально внимания. Благодаря функциям портативного компьютера (к примеру, использование файлов Word, Excel, PDF и т.п.) смартфон дает возможность воспроизводить рабочую обстановку неразрывной по времени и независимой от месторасположения [11, с. 342].
Для оптимизации рабочего времени на компьютере существуют разные программы-органайзеры, которые избавляют от множества бумажных записей. Электронные органайзеры являются прикладными программами, при помощи которых в системе управления временем можно собирать и хранить различные данные, а также осуществлять поиск необходимой информации, сохраненной ранее. Удобство электронных органайзеров заключается в следующем:
1.ИИспользование гипертекста. На бумажных носителях выстроить упорядоченную информацию можно каким-либо одним лишь способом, т.е. один стикер с записью 1 задачи может быть положен лишь в 1 раздел органайзера. Но взаимные связи между задачами как правило значительно сложнее, и использование гиперссылок позволяет отображать эти сложные связи, что значительно упрощается поиск необходимой информации в сложной структуре заметок и задач.
2.ВВозможность поиска информации, представленной в электронном виде, по ключевым словам. При этом, что особо важно - возможность «видеть» единицу информации из различных тематических разделов. В Outlook эта возможность представлена в виде категорий. При этом, одной и той же задаче возможно присвоить категории, например, «Контроль в течение ближайшей недели», «Сидоров», «Проект Б». И затем, открывая соответствующую категорию, например при контроле дел, либо при беседе по телефону с Сидоровым, либо перед совещанием по вопросу проекта Б, - можно тотчас увидеть напоминание о задаче.
3.РРезервирование и дублирование информации. Информацию, находящуюся в электронном виде с тем чтобы к примеру, направить коллегам копии расписания проекта, гарантировать совместный доступ к списку задач и т.п., значительно проще продублировать. Ведь известно, что бизнес-информация достаточно дорого стоит, поэтому следует надежно защитить ее от потери, при этом создавать резервные копии в электронном виде - несложно.
Кроме того, электронный органайзер, в отличие от бумажного, при соответствующей настройке, может «самостоятельно» напомнить о совещании, учесть и просуммировать расходы времени при работе с разнообразными приложениями и т.п.
Таким образом, названные свойства электронных носителей предоставляют широкие возможности автоматизированной работы с крупными объемами текстов. Использование такого программного обеспечения является отличным решением проблемы тайм-менеджмента для людей, которым необходимо организовать и запланировать свое время. Программы тайм-менеджмента обеспечивают слежение за событиями, определение задач, и осуществление контроля за их исполнением.
В настоящее время компьютерных программ и приложений в области тайм-менеджмента множество, разработчики продолжают активно выпускать на рынок новые продукты и совершенствовать уже существующие. Например, в базе gtdsoftware.net, посвященного тайм-менеджменту, насчитывается более 80 приложений.
Рассмотреть все из них невозможно, выделим наиболее известные программы, призванные облегчить задачу планирования и управления временем помогают правильно ставить задачи, контролировать их выполнение и грамотно организовывать рабочее и личное время. Самым простым решением снижения временных потерь является оптимизация документооборота с помощью пакета MS Office, который включает MS Word, MS Excel, MS Access, MS Power Point и др. Так, основные положения оптимизации [20, с. 122]:
1. При формировании любого документа, его необходимо группировать согласно своего собственного классификатора, - это может быть «статья, договор, записка, отчет» и так далее. Классификатор - это обыкновенная папка, при этом сохраняя документ, следует давать ему название как можно точнее.
2. В случае, если документ имеет несколько версий (например, до согласования, после редактирования и т.д.), в названии указывается еще и вариант. К примеру, «Договор с ООО «Весна», до согласования».
3. Если же надо работать с «строгими» документами, следует использовать регистрацию документов в реестре, заполнение регистрационной карточки в Excel-файл с необходимыми параметрами (кому, от кого, сроки, согласовано и т.д.). При этом, возможно введение в поле «контроль», осуществляя таким образом постановку документов под контроль. К примеру, открывать этот документ через месяц, квартал и т.д., контролируя тем самым его движение (когда забрать, потребовать ответ и т.д.).
Широчайшие возможности систематизации и поиска неоходимого контакта предоставляют программы «Адресная книга» (в разделе «Стандартные») и Microsoft Outlook. Базы данных, созданные в этих программах, можно легко перенести на дискету или распечатать. Кроме того, удобна синхронизация баз данных на компьютере и мобильном телефоне. В синхронизированной работе есть очевидные плюсы, т.к. зрительная память сохраняет лишь только 1-м форму «Контактов». При этом, изменения можно вносить только лишь на 1-м носителе, но они автоматически будут дублироваться на другой носитель.
В состав пакета MS Office входит также программа-органайзера OneNote. Программа предлагает достаточно сильный инструментарий: текстовые заметки легко сортируются по каталогам, а древовидная структура позволяет содержать записи в порядке. В заметке быстро и удобно могут бытьаудиозаписи и видео клипы. При этом, поддерживается и рукописный ввод на OneNote на планшете. Программы поддерживают синхронизацию информации меж устройствами, в т.ч. Windows Mobile. В Windows 8 также доступно иmetro-приложение, которое позволяет обращаться к заметкам online.
Одним из известных российских продуктов, предназначенный для личного использования является органайзер - Миниплан. С одной стороны, это обычный органайзер, в который возможно добавлять задачи и заметки, но с обратной стороны - это достаточно мощный инструмент по само организации. А, благодаря возможности оповещения по email, телефону и джабберу, не пропустится ни одного дела, а рабочая панель «тасквотч» позволяет сохранить большое количество заметок, добавляя дела прямо на часы и даже рисовать.
Еще одна программа-планировщик задач от российских разработчиков, это - LeaderTask, который совмещает в себе сразу несколько полезных функций, а именно: ежедневник, планировщик задач, персональный информационный менеджер, календарь, адресная книга, заметки, напоминания, синхронизация с коммуникатором, версии для мобильных устройств: Android, iPhone, iPad, распределение задач внутри офиса, сетевая версия (для работы в группе, назначения и контроля поручений), статистика использования рабочего времени (время, потраченное на приложения и сайты). Программа позволяет увидеть задания на протяжении месяца, недели или дня, но при этом всегда возможно вернуться к сделанным ранее заметкам, добавить какие-то изменения, установить напоминание, или же связать с другими задачами календаря. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с MS Outlook. Этот органайзер прост в освоении и пользовании. Сервис также предполагает инструкцию, в том числе offline- и online-помощь.
Одна из известных и популярных онлайновых программ-менеджеров задач - Remember the Milk, который эффективно поддерживает работу с большим количеством задач, которые могут распределяться по спискам. Имеется возможность присваивать задачам теги и устанавливать самые разнообразные параметры. Имеется разветвлённую систему поиска. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote, работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google.
Replicon является «web-based» органайзером, который дает возможность управлять временем как большим, так и маленьким организациям. Работники смогут использовать Replicon для передачи информации своим коллегам, а для руководителей организаций есть разнообразные модули, помогающие узнать цену проекта, счета клиента, начисления по зарплате, результативность труда. Аккаунт поддерживает также многоуровневую доступность, при соблюдении иерархии разрешений.
MinuteHound - также «web-based» тайм-менеджер, предоставляющий возможность увидеть все процедуры в реальном времени. Данный органайзер достаточно гибок в настройках, есть все необходимые инструменты для управления нагрузками и заданиями. Можно видеть, кто работает, а кто-то - нет; сколько времени было потрачено; с помощью данного менеджера можно проследить за рабочим процессом в режиме реального времени, и другие многочисленные вещи.
Evernote - мульти платформенный облачный сервис хранения разнообразных заметок, документов, изображений, медиа файлов. Сведения сохраняются на сервере проекта, и могут быть синхронизированы в среде всех устройств. К текстовым заметкам могут быть прикреплены файлы (объёмом до 25 мегабайт), а сами заметки можно распределить по каталогам. Все вложенные к записям изображения распознаются на сервере Evernote, и итоги включаются в индекс для поиска. В Evernote предусмотрена и возможность добавления аудио заметок или сохранение место нахождения. Кроме того, данные всегда можно зашифровать.
Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Google Keep - Online-органайзер от Google позволяет моментально создавать различные заметки в любом месте, в котором есть доступ в Интернет. Google Keep доступен из браузера или приложения на Android. Полезным данный сервис является потому, что из любого устройства, где выполнен вход в Google-аккаунт, можно получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.
BillQuick Online - образец органайзера, который приспособлен как для отдельного человека, так и для крупных корпораций. Он также соответствует для персонала и менеджеров проекта, так как существует множество альтернатив настройки органайзера. В процессе учёта времени, органайзер фиксирует данные так, что возможно использовать встроенные инструменты бизнес-аналитики, которые предлагают варианты для повышения результативности. В дополнение, помимо online-сервиса, BillQuick имеет локальные версии.
Для небольших компаний удобен онлайн-органайзер - TimeMaster, т.к. для работы с ним нет необходимости покупать сервер, устанавливать и настраивать программу на сервере и компьютерах сотрудников. Достаточно зарегистрироваться на сайте, создать учетную запись, ввести сотрудников, при этом каждому сотруднику придет приглашение на почту. После того, сотрудники также зарегистрируются и можно начинать работать. Удобство органайзера в том, что руководителю достаточно записать все задачи и проекты (сложные задачи, состоящие из подзадач) компании и распределить задачи по сотрудникам. Каждому сотруднику придет оповещение о том, какие ему поставили задачи. Благодаря напоминанием ни руководитель, ни исполнители не забудут ни о встречах, планерках, презентациях, ни о приближающихся сроках завершения задач и сдачи проектов. Все обсуждения ведутся прямо в комментариях под задачей. Таким образом, если по какой-то задаче или проекту необходимо будет поднять переписку, то не требуется копаться в почте. Вся переписка уже сохранена в одном месте, а почта разгружена. Если необходимо подключить к работе дополнительного сотрудника, он просто добавляется к задаче, и сразу увидит всю переписку и всю информацию по задаче. В итоге, сокращаются сроки выполнения проектов, становится меньше просроченных задач, улучшается качество работ по задачам и проектам, потому что теперь никто ничего не забудет и не упустит из виду, а руководителю достаточно зайти в органайзер и окинуть взглядом все проекты и задачи. Кроме того, не нужно больше тратить весь вечер на обзвон сотрудников, все структурировано, собрано в одном месте и доступно из любой точки мира с любого устройства. Поэтому можно контролировать свою работу или бизнес из любого города или даже любой страны. Это не просто делает работу эффективней, а может принципиально поменять стиль работы и жизни.
Кратко остановимся и на таких технологиях, как современные средства ведения переговоров.
ICQ - приложение Internet/intranet, которое сообщает, кто из сотрудников находится на связи в настоящий момент времени, и предоставляет возможность общаться с ними. Система ICQ несколько напоминает телефонную сеть и построена по принципу «клиент-сервер». ICQ-клиент при запуске соединяется с сервером, и сообщает всем о его присутствии в сети, а также позволяет получить информацию о пользователях, уже находящихся в списке. Сервер ICQ выполняет такую-же функцию, как и АТС в телефонной сети. Главная конфигурация общения в ICQ - обмен короткими сообщениями практически в реальном времени. Доступны также функции: пересылка файлов, гиперссылок; разговор в реальном времени (chat), и может происходить среди нескольких пользователей; есть поддержка е-мэйл; кроме того, предоставлена возможность отложить сообщения с последующей отправкой.
Skype - такая программа, которая позволяет пообщаться в телефонном режиме бесплатно с любым человеком в Интернете. Skype-технология гарантирует качество звука, а сквозное шифрование гарантирует высокий уровень защищенности при передаче данных через Интернет. Кроме того, Skype дает возможность пересылать файлы практически любого размера. Skype автоматически шифрует все сообщения, а при получении данные мгновенно дешифруются и становятся голосом, строкой сообщения или файлом.
Телефонные конференции - на которые можно пригласить несколько абонентов, для того чтобы скоординировать свои действия, обсудить коммерческие предложения, даже если находитесь на разных континентах.
Таким образом, многообразие существующих средств, техник и технологий управления временем, не только избавляют от необходимости держать в голове основные планы и задачи, но и позволяют оставаться само организованным.
1.3 Microsoft Outlook - как инструмент тайм-менеджмента
В российских компаниях наиболее широко распространена программа-органайзер - Microsoft Outlook - информационный менеджер, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office, следовательно, на нем остановимся более подробно. Данная программа более известная как почтовый клиент. Однако, кроме функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Outlook - полно ценный электронный органайзер, объединяющий функции календаря, планировщика задач, контроля, записной книжки, менеджера контактов и встречами, картотеки и других, позволяющих эффективно управлять временем и задачами, отслеживая работу с документами пакета Office для автоматически составления дневника работы. Широчайшие функциональные возможности Outlook, кратко можно сформулировать следующим образом [20, с. 65]:
- осуществление функций индивидуального органайзера;
- работа с электронной почтой: формирование, редактирование, получение, отправление электронной корреспонденции; возможность сохранения ее в любом количестве папок;
- систематизация и наглядное представление текущих дел, задач и мероприятий;
- введение адресной книги с возможностью группирования контактов в тематические папки со всей необходимой информации по каждому абоненту;
- введение перечня первоочередных задач;
- возможность автоматического напоминания о грядущих делах и мероприятиях, который пользователь может настраивать самостоятельно;
- введение других необходимых заметок.
Кроме упомянутых возможностей, с поддержкой программы Outlook возможно выполнять и иные задачи, в зависимости от потребностей пользователя. При этом, Outlook можно использовать и как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для организации документооборота и совместной работы сотрудников одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов и др.
Рассмотрим организацию корпоративного тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook, предложенную Г.А. Архангельским и позволяющего применять персональный тайм-менеджмент каждого из работников инструментом повышения корпоративной эффективности [1, с. 224]. С помощью Outlook можно планировать день, с учетом и «жестких» и «гибких» задач, базирующийся на контекстном планировании. Для этого в Outlook предусмотрены направления:
1) ВВстречи, созданные во вкладке «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения, к примеру: «Пятница, 15.00». Встречи предполагают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели.
2) Задачи, создаваемые во складке «Задачи», имеют лишь «Срок исполнения», то есть ту дату, до которой следует исполнить задачу. Задачи дают обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи группируются, сортируются и раскрашиваются самыми разно образными способами, которые позволяют просто контролировать множество дел.
Располагаются все «гибкие» задачи можно на панели задач в «Календаре» (рис. 2). С помощью этой панели можно увидеть одновременно как расписание встреч на 1 день либо на неделю (на рисунке слева), так и задачи (на рисунке справа). В результате, на одном экране объединяются сразу 2 способа планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Панель задач «Календарь»
Одно из ключевых правил эффективного управления личным временем - грамотно составленная расстановка приоритетов. В каждом перечне задач необходимо выделять главное, - Outlook позволяет этот процесс автоматизировать и сделать более комфортным. Для этого принципиально важно расставить приоритеты: выделить ключевые задачи, чтобы, согласно принципам тайм-менеджмента, начать работу именно с них. Outlook позволяет автоматически расцвечивать наиболее важные задачи. Если при создании задачи выбрано - «Важность - высокая», то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу особо крупным и изящным шрифтом (на приоритет задачи показывают стрелки). Если задача потеряла актуальность - просто убрать с задачи «Высокую» значимость, и она вернется к обыкновенному шрифту и расцветке.
Таким образом, Outlook как информационная технология тайм-менеджмента, предоставляет возможности электронного органайзера, объединяющий в одном месте функции планирования, контроля, у правления контактами и встречами, архива (картотеки) и других. Разумеется, возможности Outlook не безграничны, и не всегда возможно настроить и использовать эту программу в полном соответствии с проектируемой ТМ-системой. Но в большинстве случаев применение Outlook эффективно и в контексте индивидуального, и ролевого, и корпоративного тайм-менеджмента.
2. Организация корпоративного тайм-менеджмента на базе Outlook в компании ООО «Визит»
2.1 Краткая характеристика компании ООО «Визит
ООО «Визит» включает сеть предприятий пищевой промышленности и розничной торговли. ООО «Визит» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, имеет круглую печать со своим наименованием, штампы, бланки, товарные знаки, знаки обслуживания и другую символику.
Сегодня в «Визит» входит мощный пищевой комбинат и крупная розничная сеть, которая включает следующие основные форматы: супермаркеты и универсамы, которые занимают около 20% рынка города, а также обширно представлена на территории края.
Девиз компании: качество, натуральность и доступность.
«Визит» стремится к максимально полному удовлетворению широкого круга потребностей населения за счет предоставления товаров, продуктов и услуг, создаваемых на основе передовых технологий.
Родоначальником компаний являлось ИЧП «Визит», созданное в 1992 году. Более серьезная деятельность началась в 1995 году, когда был приобретен универсам «Рассвет», с чего началось развитие направления розничной торговли. В 1997 году был приобретен магазин «Все для дома», универсам «Родина» влился в предприятие в 1998 году. В 1999 открывается универсам «Октябрьский», а в 2000 приобретается магазин «Сибирский», на площади которого было запущено собственное производство: в 2001 - хлебопекарня, в 2002 кафе «Грот» и пивоварня, через год в 2003 - рыбный цех, а в 2004 начинает работу цех полуфабрикатов. Все производства выпускают свежую, экологически чистую и полезную продукцию, которая ежедневно поступает в розничную сеть. Эта продукция очень востребована жителями города, для которых она предназначена.
В 2002 году было приобретено здание столовой управления строительства, в котором после реконструкции расположился магазин «АвтоБум», в 2006, при ликвидации торгового дома «Пищекомбинат», у собственников компании были приобретены здания универсамов «Садко», «Енисей», магазина «Заря» и «Оптовый склад», что позволило расширить розничную сеть и увеличить объемы производства. В 2007 году открыт универсам «Барга» и через 2 года универсам «Ермак». Следующим важным проектом стала сеть АЗС «Визит-М», которая запустилась в 2008 году и сегодня насчитывает 4 автозаправки. В 2012 году розничную сеть пополнил универсам «Визит», в здании которого в настоящий момент находится и главный офис сети предприятий компании.
Таким образом, головной офис, обширная сеть магазинов и других структурных подразделений компании находятся в разных местах города, что существенно осложняет командное взаимодействие сотрудниками.
2.2 Организация корпоративного тайм-менеджмента в ООО «Визит»
Прежде всего, было проведена диагностика необходимости внедрения в компании тайм-менеджмента.
Анализ текущего состояния документооборота, а также интервью с руководителями подразделений компании показали определенные проблемы. Так, выявлено, что информация о назначенных оперативных поручениях фиксируется в бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, а для того чтобы организовать встречу, получить информацию о проектах сотрудников или составит задачу, в компании используется длительный обзвон всех участников.
Еще один процесс, требующий оптимизации, - необходимость иметь удобный обзор всех договоров, стадий и сроков их согласования. При этом система документооборота в компании содержит перечень договоров, однако не дает четкой последовательности действий по согласованию договора. Из-за этого часто возникали трудности в согласовании. То есть, единой культуры оперативных коммуникаций в компании нет.
Кроме того, диагностика необходимости внедрения тайм-менеджмента проведена в виде анкеты, результаты которого показали, что в компании существуют лишь отдельные элементы управления временем:
Таким образом, в целях оптимизации и повышения эффективности использования рабочего времени, и соответственно, улучшения качества обслуживания населения, было решено внедрение корпоративного тайм-менеджмента и перевода его преимущественно в компьютерное русло, а именно в MS Outlook, использование технологий и возможностей которого существенно повысит гибкость планирования и эффективность использования не только времени сотрудников, но и повысить эффективность управления поставками, договорами, подрядчиками и т.д.
Решение о внедрении технологии планирования времени именно на базе Outlook, обусловлено прежде всего тем, что в компании ООО «Визит» Outlook уже используется (правда только как почтовая программа и отчасти как календарь, а задачи и контакты не задействованы), следовательно, не нужно будет нести дополнительные затраты на отдельные программные продукты.
После принятия решения руководством о внедрении корпоративного тайм-менеджмента на базе MS Outlook, стало проведение обучения для основных топ-менеджеров основам технологии тайм-менеджмента и их реализации на Outlook, в ходе которого они ознакомились с основными методами повышения личной эффективности, отработав ихнна практических упражнениях. Во время обучения топ-менеджеры могли лично убедиться в практической реализуемости и простоте данной технологии, понять, как с ее помощью на Outlook-стандарте возможно значительно увеличить корпоративную эффективность.
Следующим шагом является разработка правил тайм-менеджмента, регулирующих вопросы личного и командного тайм-менеджмента в компании, зафиксированных и доведенных до сведения персонала. Правила корпоративного тайм-менеджмента, которые разрабатываются для Outlook описывают основные шаги работы с его такими разделами как: Календарь, Задачи, Контакты и Почта.
Мы выделили пять следующих правил корпоративного взаимодействия:
- правила планирования встреч и координации рабочих графиков с помощью Календаря Outlook;
- правила описания задач и контролирование их выполнение;
- правила результативного использования е-майл;
- правила командных коммуникаций по телефону;
- правила работы с контактной информацией;
По каждому из перечисленных направлений, составлены наглядные памятки по каждому из разделов правил и рекомендации, помогающие реализовать в Outlooк тайм-менеджерские настройки.
Внедрение корпоративного стандарта планирования и бюджетирования времени поможет высвободить в графике руководителей и топ-менеджеров, в зависимости от должности, в пределах трех-шести часов в неделю, уходящих раньше на не производительные расходы в планировании и организации встреч. Что равно примерно 10% фонда оплаты труда. При том, что увеличение эффективности управления за счет прозрачности времени и трудовых затрат составляет от 10 до 25%.
После получения корпоративных стандартов тайм-менеджмента было проведено внутрифирменное обучение персонала компании основам тайм-менеджмента, работающих с Outlook. Обучение проведено собственными силами, - сотрудниками информационного отдела. Одновременно с этим на рабочих местах были настроены шаблоны для осуществления контроля исполнения поручений, планирования встреч и поддержки оперативной работы топ-менеджеров личными помощниками. В результате обучения сотрудники научились оптимально использовать инструменты Outlook в соответствии с корпоративным стандартом. Алгоритм внедрения корпоративной системы тайм-менеджмента приведен на схеме (рис. 3).
Алгоритм внедрения корпоративной системы тайм-менеджмента
Таким образом, внедрение корпоративного тайм-менеджмента дает ощутимое увеличение эффективности работы: уменьшаются сроки выполнения заданий, гораздо лучше используется трудовое время, снижаются риски просрочек и сопряженных с этим финансовых и репутационных потерь и так далее. Достигаемая автоматизацией точность и ясность в постановке задач и передаче информации дает возможность сохранить эластичность планирования и реагирования на не предвиденные обстоятельства, избежать беспорядка и нестыковок в командной работе.
2.3 Основные направления организации системы корпоративного тайм-менеджмента на базе Outlook
Для внедрения тайм-менеджмента в компании была применена методика контекстного планирования, разработанная Г.А. Архангельским, когда жесткое (календарное) планирование, дополняется гибкими задачами по «контекстам», к которым привязано выполнение составленных задач: по людям, по местам, по проектам и так далее. В Outlook это означает присвоение задачам соответствующих категорий, подгоняя обзор задач под каждого сотрудника. Жесткое краткосрочное планирование осуществляется в разделе «Календарь», с помощью назначения встреч, которые жестко планируют время исполнения (рис. 4).
Жесткое планирование в разделе «Календарь»
Помимо жесткого планирования встреч, в Outlook с помощью автоматического форматирования встреч Календаря, возможно разграничение задач на «жесткие» и «бюджетируемые», что позволяет ускорить процесс выполнения задач. Гибкое бюджетирование времени осуществляется с поддержкой «встреч в будущем», не привязанных к конкретному времени. При этом, «жесткие» встречи достаточно просто переносятся в раздел гибких задач, и наоборот. Подобный подход дает возможность планировать затраты времени близко к реальности, не расходуя при этом усилия на составление четкого расписания, а также учет времени с экспортом и анализом в Excel. Хронометраж расходов времени ведется с помощью «встреч в прошлом». Экспорт данных в Excel дает возможность употреблять многообразные формы обработки и анализа данных. К «встречам в прошлом» можно добавлять текстовые комментарии, прикреплять файлы и e-майл. Наряду с использованием возможности поиска и применения классификаторов проектов и главных областей, это дает возможность увидеть всю историю по любой проблеме, проекту или направлению. Различие цветов в хронометраже отражает категорию времени по сложности; в планировании - характер загрузки (занят, свободен, и т.п.). Хронометраж в Outlook с анализом в Excel позволяет точно видеть, на что расходуют время, при этом найдя дополнительное. При этом, осуществлены:
- разработка индивидуальных и командных систем классификаторов задач, т.е. условные обозначения, которые используются при хронометраже, позволяющие результативно планировать и анализировать структуру расходов времени в личной и командной работе. При этом, основной для анализа и их оптимизации является классификация расходов времени;
- разработка системы экспорта и анализа данных в MS Excel (встречи в прошлом), для обработки данных хронометража, различными способами, с анализом структуры расходов времени, динамики изменения интересующих руководителя показателей и т.п., с построением обзорных таблиц и диаграмм;
- разработка системы использования хронометража как основы управления взаимоотношениями с клиентами, при которой руководитель видит весь обзор историй контактов с клиентами и планов на будущее, что позволяет минимизировать риски, связанные с уходом из компании клиентов.
Однако, известно, что большинство задач в работе топ-менеджера не привязано к точному времени, для этого необходимо гибкое краткосрочное планирование. В Outlook с помощью контекстного планирования, возможно использование гибкого механизма «категорий задач». Управление «контекстно-привязанными» задачами осуществляется также путем присвоения этим задачам соответствующих категорий на «Панели задач» (рис.).
Подобные документы
Исследование потерь рабочего времени на рабочем месте с помощью техники хронометража. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента. Обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях.
контрольная работа [29,9 K], добавлен 15.01.2014Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.
дипломная работа [1,6 M], добавлен 27.11.2012Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".
дипломная работа [412,7 K], добавлен 13.07.2015Теоретические основы тайм-менеджмента: сущность и принципы, причины использования, современные приемы. Внедрение системы в компанию. ОАО "Мегафон": краткая характеристика, оценка системы тайм-менеджмента и главные особенности её совершенствования.
курсовая работа [587,9 K], добавлен 08.07.2012Сущность и содержание тайм-менеджмента. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Анализ и пути совершенствования технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО "Босфор".
дипломная работа [744,7 K], добавлен 01.08.2015Рабочее время и тайм-менеджмент руководителя и специалиста на предприятии: суть, классификация, пути повышения эффективности использования. Современные приемы тайм-менеджмента. Анализ использования рабочего времени МУЗ "Ивановская городская больница № 2".
дипломная работа [836,5 K], добавлен 17.08.2016Сущность, содержание и предпосылки возникновения тайм-менеджмента, основные этапы его зарождения и развития. Эволюция теории об эффективной организации времени во второй половине ХХ века. Период "классического" тайм-менеджмента в 50–90-е гг. ХХ века.
курсовая работа [50,5 K], добавлен 20.01.2011Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании "Бриз–сервис".
курсовая работа [57,4 K], добавлен 26.04.2015Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.
контрольная работа [144,2 K], добавлен 08.12.2010Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.
реферат [84,6 K], добавлен 11.12.2015
