Информационные технологии тайм-менеджмента

Гибкое краткосрочное планирование на «Панели задач»

« «Панель задач» в разделе «Календарь» находится справа от собственно календаря. Ближайшее расположение этих представлений дает возможность осуществлять и жесткое, и гибкое планирование одновременно, легко перемещать задачи из одного представления в другое. При этом, данный метод, позволяет четко распределять ресурсы внимания между задачами как на оперативном, так и на тактическом и стратегическом уровнях планирования. Задачи группируются и сортируются различным способом, в зависимости от специфики работы:

1) Оперативное эластичное планирование (около 1-3 дней) производится с помощью присвоения соответствующим задачам категории «День»; при необходимости - с установкой сроков и напоминаний (рис. 6).

С помощью цвета здесь осуществляется управление основными параметрами задач: важностью (красный) и срочностью (синий). «Раскрашивание» задач происходит автоматично с использованием настроек авто форматирования. В соответствии со способом структурирования внимания авто сортировка настроена так, что значимые и неотложные задачи автоматично выносятся в верх по списку.

Панель задач - категория «День»

2) Тактическое гибкое планирование (как правило - это неделя) проводится с использование нескольких типов категорий. При этом всякая задача сразу видна из нескольких категорий, что дает гарантию их своевременного выполнения. Существуют основные типы категорий:

- хронологическая категория «Неделя» объединяет задачи с «гибкой» привязкой к текущей неделе (т.е. выполнять на протяжении этой недели, но неважно в какое время). При этом осуществляется обмен задачами между разделами «День» и «Неделя»;

- контекстные категории задают обстоятельства, оптимальные для выполнения задачи: место, время, состояние, взаимодействие с кем-либо и т.д., например, «в офисе», «в автосервисе», «на совещании» или «именные» категории - на каждого из сотрудников компании и т.д.;

- категории, объединяющие оперативные задачи по какому-либо проекту, которые в целом, одновременно со всеми содержащимися в ней задачами, перемещать щелчком мыши в другие разделы, и оперировать проектами не только набором задач, но и как единым целым.

На рис. 7 показан обзорный файл проекта - такой элемент стратегического планирования, содержит как общие идеи, так и информация по проектам. На разных уровнях планирования для отличения задачи выделяется особыми шрифтами и включают:

Пример обзорного файла проекта «Вечерняя ТМ-школа»

- служебные категории содержат справочную информацию, регулярные задачи и т.п.;

- категории ключевых областей, позволяющие создать обзорное видение всех проектов и задач на тактическом уровне планирования. Наиболее важные задачи выделяются красным цветом; проекты - черным полу жирным; идеи и информация к сведению - серым. При этом, с целью упрощения обзора при помощи авто фильтрации по признаку «Статус / Выполняется» либо по полю «Срок» на панели задач могут выводиться только наиболее актуальные в настоящее время проекты и задачи.

Подходящий обзор организуется с поддержкой автосортировки, группирования задач (возможные «вложенные» уровни группировки внутри каждой основной области), авто форматирования. Основываясь на общих принципах методов структурирования внимания создаются наиболее эффективные обзоры для индивидуального менеджера, с учетом особенностей его деятельности. Кроме названного, распределение «стратегического внимания» между проектами можно осуществлять при помощи календарных напоминаний о проектах, привязанных к дням наиболее удобных как день пересмотра статуса проектов, например, в конце месяца.

При этом, осуществляется:

- разработка системы индивидуальных и общих ключевых областей и контекстов, где главной задачей является разработка категорий для каждого менеджера индивидуально, при совместимости их между собой;

- оптимизация управления как личными, так и общими задачами;

- разработка правил управления задачами, т.е. проработка, согласование и регламентация понятий «важность», «срочность», «приоритетность», и необходимых правил работы с задачам ии сроками.

Таким образом, каждая сложно-структурированная задача может отражаться в Outlook как обычная - со своей темой, сроком и ответственным менеджером - и, в тоже время, в специально настроенном представлении - как комплекс действий, необходимых для реализации задач.

Долгосрочное планирование осуществляется настройкой в Outlook различных индивидуальных представлений, обеспечивающих удобный обзор стратегических задач и проектов. На рисунке 8 показан пример стратегического обзора, когда проекты, отсортированы по контексту: красным выделены приоритеты; синим «в ожидании», т.е. более срочные и близкие к состоянию «выполняется». Долгосрочное стратегическое планирование становится более много вариантной составляющей системы. Здесь можно представить проекты в виде «графика Гантта», «по исполнителям», «по контекстам» и т.п., которые позволяют результативно и динамично управлять множеством проектов, не затрачивая при этом избыточные ресурсы на детальное планирование. При этом, все представления можно разрабатывать на основе стандартных в Outlook.

Обзор долгосрочного стратегического планирования

Кроме того, при командной работе в Outlook за счет удобных и при этом известных всему коллективу правил хранения данных, не возникнет проблемы в управлении входящей информацией и e-mail. Этому способствует эффективно выстроенная структура папок, авто сортировка и авто отбор. При этом, внедрение системы в ООО «Визит» будет осуществляться:

- разработка личных и командных форм формирования информации, позволяющая организовать удобное хранение и поиск необходимых документов. Информация упорядочивается, как только внутри Outlook, так и в состыковке со структурой папок файловой системы.

- разработка и настройка правил сортировки входящей почты, благодаря которым потоки информации очень легко упорядочиваются, как по важности, так и по срочности, отдельным проектам, и т.п.

Решению наиболее сложных задач поможет творческая картотека, для чего используется папка «Заметки». Эта разработка для специалистов, сотрудников «творческих» подразделений, таких как маркетинг, дизайн, и т.п. (рис.).

Управлении входящей информацией и e-mail

Управление контактами в Outlook осуществляется при выборе вкладки «Действия», где можно получить всю историю взаимодействия с конкретным человеком. Кроме того, выведенные встречи, задачи, сообщения электронной почты, дневниковые записи, - можно отсортировать и отформатировать различными способами. При этом, в внедрении системы в компании осуществляются регламентация всей системы управления контактами: документирования и обзора внутри корпоративных и внешних взаимодействий.

Outlook, с поддержкой автоматического согласования встреч, обмена расписаниями через Интернет, настройками форм для делегирования задач и иных технологий, позволяющих эффективно координировать работу команд: создавать общее планирование и делегировать задачи участникам процесса.

Автоматическое согласование расписаний участников

На рисунке мы видим вкладку автоматического согласования расписаний участников собрания. В Outlook имеются штатные «надстройки», позволяющие организовать удобный обзор командных задач и проектов и координации работы членов команды. Управление делегированными задачами осуществляется с поддержкой настройки форм постановки задач. Такие формы используются как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами и (или) информацией «по горизонтали». Использование таких форм в управлении делегированными задачами помогает руководителю - как при постановке задач, так и при контроле ее исполнения.

Список используемых источников