Организация документооборота предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ЕГО КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ И КАЧЕСТВЕННЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

1.1 Технология обработки входящей и исходящей документации

1.2 Внутренний документооборот

1.3 Подсчет и оптимизация документооборота

2. ЛОКАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.4 Технологии обработки конфиденциальных документов

1.5 Технологии работы с кадровой документацией

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ



ВВЕДЕНИЕ

Документ в настоящее время является неотъемлемой частью нашей жизни. Документы окружают нас с самого рождения до конца нашего существования. Согласно ГОСТР 7.0.8-2013 документ это - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [4]. Тема документооборота имеет большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любого предприятия.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик. Правильная организация документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной организации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого работниками предприятия, сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.

Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Актуальность выбранной темы обуславливается также тем, что в настоящее время далеко не все предприятия уделяют внимание регламентации документооборота.

Каждая организация по мере роста числа сотрудников сталкивается с увеличивающимися потоками неструктурированной информации. При отсутствии правильной структуры документооборота у любого предприятия будут похожие проблемы - запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.

Целью курсовой работы является проведение анализа документооборота предприятия. Объектом курсовой работы являются отношения, возникающие в процессе документооборота на предприятии. Предметом исследования является проблема документооборота предприятия. Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд задач: рассмотреть процесс и организацию документооборота, провести анализ входящих, исходящих и внутренних документов, а также их обработку.

В работе использовались материалы таких авторов как Е.Н. Басовская, И.Н. Васильева, И.К. Корнеев, а также материалы журналов «Современные технологии делопроизводства и документооборота», «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и научные статьи Российского историко-архивоведческого журнала «ВЕСТНИК АРХИВИСТА».



1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ЕГО КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ И КАЧЕСТВЕННЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

1.1 Технология обработки входящей и исходящей документации

В документационном обеспечении учреждения можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая группа имеет свои особенности обработки и прохождения. Работа с входящими документами начинается с приема документов секретарем или работником службы делопроизводства, дальнейшей сортировки и регистрации. Регистрацию документов осуществляют с помощью регистрационного штампа, содержащего название организации, дату поступления документа и его номер. Нумерация документов ведется в течение года, затем начинается заново. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Используют журналы входящей документации. После рассмотрения их руководителем или секретарем, документы направляются на исполнение.

Входящие документы имеют следующие направления движения, это непосредственно руководителю, руководству структурных подразделений или же конкретному специалисту. Все поступившие в организацию документы, независимо от способа поступления, будь то, почта, телеграф, факс или электронная почта передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

Обработка входящих документов включает в себя несколько этапов: прием и первичная обработка документов, предварительное рассмотрение и распределение документов, регистрация документов, рассмотрение документов руководством, передача документов на исполнение, контроль исполнения, подшивка документов в дела.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов, такие как правильность доставки документа. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяя комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю.

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению. Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию. В штампе указывается наименование организации, дата поступления, при необходимости - часы и минуты. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

Предварительное рассмотрение документов проводится квалифицированным работником службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарем руководителя. Документы, не подлежащие предварительному рассмотрению, передаются по назначению: структурным подразделениям или должностным лицам.

Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой. Передача документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления.

Документы, поступившие по каналам электронной почты, также должны подлежать обработке. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация - важный этап работы с документами. Она придает юридическую силу документа, так как фиксирует факт его создания или получения. Цели регистрации это учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам. Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная [5, с. 50].

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях. Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

На входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (прил. А). Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Отметка заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный штамп. Документы, подлежащие регистрации, вносятся регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка) (прил. Б). Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения [7, с. 91].

На сегодняшний день существует три вида регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Журнальная регистрация, такая форма используется в тех организациях, куда поступает небольшое количество документов (500-600 документов в год). Для каждой категории документов разрабатывается свой журнал с разной степенью дробности сведений о документе. Карточная регистрация это форма регистрационно-контрольной карточки и расположение на ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. Для различных регистрируемых групп можно использовать карточки разных цветов, цветные полосы по верхнему полю или по диагонали. Для каждой категории документов, подлежащей регистрации, используется свой цвет карточки. В основном в организации содержатся две основные картотеки: сроковая контрольная и справочная.

И третий вид регистрационной системы это автоматизированный. При использовании данной формы регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере. Наиболее оптимальной представляется индивидуальная система регистрации с использованием локальных компьютерных сетей, так как они создают универсальные возможности, как регистрации, так и справочной работы с документами. Данный вариант дает возможность осуществлять регистрацию децентрализовано в структурных подразделениях организации и создавать при этом единую базу данных организации, которая содержит сведения обо всех поступающих документах [15].

Руководство, ознакомившись с документом, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Рассмотрение документов должно производиться в день поступления документа. После рассмотрения документ необходимо возвратить в канцелярию для перенесения текста резолюции на регистрационную карточку, затем доставить по назначению. Документ передается исполнителю в день его получения и регистрации. В случае, когда руководитель отсутствует, документ может быть передан из службы ДОУ непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Исходящие документы - официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия [6, с. 145]. Исходящие документы могут быть отправлены: по почте, курьером, электронной почтой или по факсу. Основные этапы обработки исходящих документов выглядят так: составление проекта документа, согласование проекта документа, проверка правильности оформления проекта документа, регистрация документа, отправка документа адресату, подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Составление проекта осуществляется в два этапа: составление чернового варианта - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора. И составление исполнителем проекта документа после необходимых рекомендаций, оформленного на бланке письма.

При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования. Так же существует внутреннее согласование - неизбежный этап подготовки внутреннего документа.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные акты и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю или работнику службы ДОУ для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов». При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1. Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документами. После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа. Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов.

Отправка документов состоит из следующих действий: проверки правильности оформления документов, наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, проверка правильности адресования, составление описи рассылки на заказную корреспонденцию. Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке при наличии сопроводительного письма. Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт. Все документы, исходящие из учреждения, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

На сегодняшний день широкое развитие отправления документов получила электронная связь. Этот вид передачи информации значительно сокращает время, затрачиваемое на передачу документа другими видами, например почтовое. Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи [9, с. 160].

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими почтовыми правилами. Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения. На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа - специальный аппарат (секретариат коллегии) [13, с. 150].

1.2 Внутренний документооборот

Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат, структурное подразделение или конкретный сотрудник. Для распределения по исполнителям большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется, ознакомься с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки [10, с. 165].

При диспетчеризации поступивших документов учитывается: важность содержания, вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и другие). Сложность и новизна поставленных вопросов, авторство, т.е. общественное положение лица - автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества, реальная срочность исполнения документа. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывают внутренние справочные материалы: примерный перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством, перечень должностных лиц и их обязанностей и технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов. Для передачи документов в структурные подразделения используют несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно. Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек.

При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативно-методических документах (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронная копия документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ. Документы передают из одного подразделения в другое секретари руководителей или сотрудники, реже - служба ДОУ.

Как правило, единый порядок передачи документов из одного подразделения в другое для документов, не содержащих конфиденциальную информацию, не устанавливается. Но чтобы документы не терялись, как в бумажную регистрационную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситься сведения о любом изменении их местонахождения с указанием даты передачи, в том числе от одного исполнителя другому в пределах одного подразделения.

Ознакомление нескольких должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным - составить индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

1.3 Подсчет и оптимизация документооборота

Для государственных учреждений обязателен, а для других организаций рекомендуется подсчет числа полученных и созданных документов.

Подсчет документооборота ведется в целях: определения условного объема обрабатываемой документной информации, определения интенсивности труда сотрудников, составления Табеля документов, планирования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления, определения технологической оснащенности процессов работы с документами, сезонной загрузки службы ДОУ и других аспектов [15].

Нормативными методическими документами по организации документирования управленческой деятельности, как правило, рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий. При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду следующее: сведения об объеме документооборота, как правило, занижаются из-за несовершенной методики их сбора.

Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут определяться по базам регистрации, количество экземпляров определяется примерно в соответствии со сложившейся практикой и при рассылке больше чем в два-три адреса по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом их подсчете в делах.

Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков часто достаточно выборочного учета и экстраполяции полученных результатов. Итоги подсчетов вместе с аналитической справкой службы ДОУ доводятся до сведения руководства для принятия решений. Выбор конкретных методик подсчета документооборота, единиц измерения, временной период, форм представления промежуточных результатов и итоговых сведений устанавливается в инструкции по документационному обеспечению управления организации и служит целям проектирования рациональной системы ДОУ.

Оптимизация системы ДОУ основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда, например: исключение возвратного движения документов, однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа.

Современные методики организации документационного обеспечения как в бумажном варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкого определения фиксированных путей прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить оптимальный порядок движения документов внутри организаций в схемах (технологических картах, табеле форм и т.д.), разрабатываемых службой ДОУ и компьютеризации, и утверждаемых руководством организаций.

В технологические карты должны быть включены все, в том числе и компьютерные пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например: когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции; или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку "лично", непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки. Самостоятельные карты и схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности [12, с. 112].



2. ЛОКАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 Технологии обработки конфиденциальных документов

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования, которые в определенной степени гарантируют решение задач защиты документов от различных угроз:

- централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

- учет всех без исключения конфиденциальных документов;

операционный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем;

- обязательный контроль за вторым работником службы (КД) правильности выполнения учетных операций;

- учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;

- ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;

- обязательная роспись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников учреждения, фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;

- строгий контроль за выполнением персоналом введенных в учреждении, фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательных для всех категорий персонала;

- систематическая (периодическая и разовая) проверка наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях, ежедневный контроль за сохранностью, комплектностью, целостностью и местонахождением каждого конфиденциального документа;

- коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;

- письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль за технологией выполнения этих процедур [14, с. 18].

Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов распространяется на управленческую (деловую) документацию, конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы, хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, на документированную информацию, записанную на любом типе носителя информации.

Стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами традиционной системы обработки и хранения конфиденциальных документов, а не автоматизированной системы, что объясняется ее универсальностью, способностью надежно и долговременно обеспечивать защиту информации, как в обычных, так и в экстремальных ситуациях. Не следует забывать о том, что преимущества и эффективность традиционных (часто простейших) делопроизводственных систем в небольших учреждениях, фирмах далеко не исчерпаны и их надежность в гарантированной защите конфиденциальной информации достаточно велика [11, с. 245].

Автоматизированная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов по сравнению с аналогичными системами, оперирующими общедоступной информацией, имеют ряд серьезных принципиальных особенностей. Таких как:

- автоматизированные рабочие места, рабочие станции могут быть увязаны в локальную сеть только по вертикали;

- в некрупных учреждениях, фирмах конфиденциальная информация обрабатывается на уровне первого руководителя и его референта на единичном защищенном компьютере, не имеющим выхода в какую-либо локальную сеть;

- обязательное наличие иерархической и утвержденной первым руководителем учреждения, фирмы системы разграничения доступа к информации, хранящейся как в машинных массивах, так и на магнитных носителях вне ЭВМ; охват системой разграничения доступа не только персонала учреждения, фирмы, но и персонала службы кадровой документации;

- закрепление за каждым пользователем строго определенного состава массивов электронной информации и магнитных носителей; исключение возможности пользователю “покопаться” в базе данных системы;

- автоматизированное выполнение пользователями операций справочного и поискового обслуживания, составления и иногда изготовления документов, контроля за исполнением документов, с электронными документами и электронными аналогами бумажных документов;

- сохранение информационной базы учетной функции и функции персональной ответственности за традиционную технологическую систему учетных карточек и других форм (описей), изготовляемых не вручную, а автоматически на принтере ЭВМ;

- обязательный учет конфиденциальных электронных документов, находящихся на всех магнитных носителях и в машинных массивах, постоянная проверка службой КД реального наличия этих документов на носителях и в массивах, их целостности, комплектности и отсутствия несанкционированных копий;

- необходимость исключения технической возможности копирования информации, содержащейся в компьютере (рабочей станции) пользователя, на другие магнитные носители и работы компьютера в комплекте с принтером (изъятие из ЭВМ дисководов);

- жесткое соблюдение персоналом правил работы с конфиденциальной электронной информацией.

Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов разрешается только при наличии сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети, включающей комплекс программно-аппаратных, криптографических и технических мер защиты базы данных, компьютеров и линий связи. Помещения, в которых; конфиденциальная информация обрабатывается на ЭВМ, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа, надежную круглосуточную охрану и пропускной режим.

Кроме того, следует учитывать, что при автоматизированной обработке объективно резко увеличивается количество носителей (источников), содержащих конфиденциальные сведения - это традиционный бумажный документ, разнообразные машинограммы карточек, описи документов, многочисленные записи информации на магнитных носителях и визуальная информация на экране дисплея. Недостатком обработки информации на ЭВМ также является необходимость постоянного дублирования информации на нескольких носителях с целью исключения опасности ее утраты или искажения по техническим причинам.

Вышеуказанные особенности усложняют систему, но без их соблюдения нельзя гарантировать сохранность конфиденциальной информации, эффективность защиты информационных массивов в ЭВМ от несанкционированного доступа, разрушения, копирования и подмены.

Безопасность информации в ЭВМ и локальной сети требует эффективной взаимосвязи машинной и внемашинной защиты конфиденциальных сведений. В связи с этим важное актуальное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) на внемашинных стадиях их учета, обработки и хранения. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемого документа. Подобная проблема несущественна для носителей, содержащих открытую информацию.

В основе обеспечения сохранности носителей электронных конфиденциальных документов, находящихся вне машины, эффективно используются зарекомендовавшие себя принципы и методы обеспечения безопасности документов в традиционной технологической системе.

В настоящее время наиболее широко используется смешанная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещающая традиционную и автоматизированную технологии. В силу специфики обрабатываемых сведений о документах и самих документов автоматизированные системы делопроизводственной ориентации имеют в большинстве случаев информационно-справочный характер. В любом типе технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов главное место отводится учету документов и всех процедур и операций, выполняемых с документом.

Многоступенчатый учет лежит в основе процесса защиты документов от любого вида угроз, поступающих по организационным и техническим каналам, и представляет собой ту особенность, которая наиболее существенно отличает технологию обработки и хранения конфиденциальных документов от документов открытых.

Как отмечалось выше, регистрация открытых документов в первую очередь преследует цель включить документ в справочно-информационную систему для выполнения функций справочной и поисковой работы по документам, для контроля за исполнением поручений и заданий, содержащихся в документе.

При учете конфиденциальных документов на первый план выдвигается функция обеспечения сохранности документов и фиксирования их местонахождения. В связи с этим к конфиденциальным документам более применим термин “учет документов”, который лучше отражает задачу, стоящую перед этим процессом. В данном случае регистрация рассматривается лишь как запись исходных или рабочих сведений о документе. документооборот конфиденциальный обработка

Основная цель учета конфиденциальные документов обеспечить их физическую сохранность, комплектность и целостность, а также контроль за доступом к ним персонала, проверку реального наличия документов и аналитическую работу по осведомленности персонала с содержанием документов.

В отличие от регистрации открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу же при поступлении или перед изготовлением первого варианта беловика, т.е. до выполнения процедур рассмотрения, распределения или согласования, подписания. Индивидуальному учету подлежат все без исключения конфиденциальные документы. Учет конфиденциальных документов предусматривает не только фиксирование факта поступления или начала работы над документом, но и обязательную регистрацию всех перемещений документа и совершаемых с ним действий.

Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо носителе. Риск потери ценной информации появляется немедленно при возникновении мысли о необходимости ее документирования. В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна начинать функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно. Еще до создания документа необходимо решить: является ли данная информация конфиденциальной и если да, то какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен.

Руководители предприятия и структурных подразделений, филиалов имеют право присваивать гриф конфиденциальности любому разрешенному для издания, но не включенному в перечень документу, если это не противоречит действующему законодательству. Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако позволяет четко организовать работу с документами, и в частности сформировать систему доступа к документам персонала.

Гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу представляет собой реквизит документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему. Грифы ставятся на всех экземплярах документа, учетных и отчетных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержится хотя бы один из конфиденциальных показателей (прил. В).

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации («Конфиденциально», «Конфиденциальная информация», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования», «Служебная информация»).

Гриф ограничения доступа, указываемый на документе, не сокращается по написанию и под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Гриф располагается на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома), в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные пометы типа: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к [5, с. 77].

Наиболее существенная особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете - присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный документ в службе документационного обеспечения управления заполняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течение его последующего «жизненного цикла». Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов, независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений. Руководители всех рангов и исполнители несут персональную ответственность за своевременное и правильное установление, изменение и снятие грифа конфиденциальности. Фактическое изменение или снятие грифа осуществляет должностное лицо, подписавшее (утвердившее) документ, а также руководитель предприятия.

Процедуры изменения и снятия грифа конфиденциальности с документов предприятия должны быть четко регламентированы.

При изменении или снятии грифа должностное лицо делает отметку на самом документе и в сопроводительном письме: зачеркивает гриф или проставляет новый, указав основания для выполнения этого действия, ставит подпись и дату. В соответствии с этой отметкой делаются необходимые записи в учетной форме документа. При необходимости об изменении или снятии грифа конфиденциальности с документа сообщается заинтересованным организациям и предприятиям.

Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, призванной решать задачи обеспечения документированной информацией управленческие и производственные процессы.



2.2 Технологии работы с кадровой документацией

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкциями Министерства труда России. Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений. В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников (прил. Г).

Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учёте и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации.

Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например, приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому рассматриваемый нами перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В некоторых формах документов заметна социальная ориентация: для служащих и для промышленных рабочих, в других такая мотивация незаметна.

К документам по личному составу относятся: документы по аттестации сотрудников, личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии), документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий.

В то же время в офисах с небольшой текучкой сотрудников обходятся без компьютерной базы данных и вполне успешно применяют традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др.

Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например: для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.

Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, к этой группе документов относятся, например: заявления, докладные и объяснительные записки.

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях (прил. Д). Необычно для отечественной системы документационного обеспечения и использование этого документа-саморекламы. Резюме предназначены для рассылки по адресам нескольких фирм, в которых вам бы хотелось получить работу, рассылки по Интернету, газетной рекламы.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию [1].

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация и заявляются претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов, по законодательству, также заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими информационными документами о сотрудниках организации.

В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено социальной значимостью кадровой документации и длительным сроком их хранения. В связи с разницей в сроках хранения для регистрации кадровых распорядительных документов, как правило, ведут две базы данных:

- приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имеющих срок хранения, как и сами приказы, 75 лет;

- приказов (распоряжений) по предоставлению отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и другим вопросам, имеющих срок хранения 5 лет [8, с. 47].

Возможно более дробное разделение системы регистрации последней группы кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы на документацию по командировкам, на выдаваемые сотрудникам справки, по поощрениям и взысканиям, по отпускам.

В кадровой службе все приказы хранятся в подлинниках. Копии кадровых приказов по персональным вопросам: приему на работу; поощрениям и взысканиям, повышениям и т.д. дополнительно помещаются для хранения в личные дела сотрудников (если они ведутся). По вопросам, связанным с финансами, копии кадровых приказов в качестве первичных учетных документов поступают и в бухгалтерию, хранятся и уничтожаются вместе с другой бухгалтерской документацией. Приказы о назначении новых руководителей организаций, а также важнейших структурных подразделений в копиях могут доводиться до сведения всего коллектива. Форму ознакомления с такими приказами целесообразно закрепить в положении о кадровой службе.

Технологии учета и хранения кадровой документации предполагают обязательную роспись сотрудников, подтверждающую получение на руки: пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книжек, трудовых договоров (контрактов), страховых свидетельств и т.д. Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Досье, или личные дела, представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике. Личные дела могут быть заведены на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки.

Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, завод на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключением могут стать справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие информационные кадровые документы. При необходимости подобные документы могут формироваться в отдельные дела временного хранения.

В личных делах в соответствии с правилами архивной службы документы группируются следующей последовательности (при их наличии). Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, заявление о приеме на работу, направление или представление, анкета (личный листок по учету кадров). А также дополнение к анкете (личному листку по учету кадров), резюме (автобиография), копии документов об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу, лист - заверитель дела.

Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается. При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» 27.07.2006 N 149-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации [3].

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ) [2]. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной.

При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с ее владельцем.

Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Если для какого-либо вида записей кончились страницы, то сотруднику выписывается вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. Все трудовые книжки и вкладыши к ним обязательно регистрируются и должны находиться в кадровой службе на сейфовом хранении вместе с чистыми бланками и учетными журналами и книгами. При увольнении трудовые книжки выдаются сотрудникам лично под расписку или их доверенным лицам по доверенности и также под расписку.