Организация документооборота предприятия

Выдача на руки работающим сотрудникам трудовой книжки запрещена, но в случае крайней необходимости, например, для оформления загранпаспорта трудовая книжка, должна выдаваться сотрудникам строго под расписку.

Удобен карточный вариант расписки, который может быть помещен на место временно отсутствующей трудовой книжки как карта-заместитель.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот на предприятии. Документооборот на предприятии предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам, предназначенным, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов.

Нормативно-правовая база регулирует весь процесс документооборота, т.е. на предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени.

Многие виды управленческих документов отдела обязаны предоставлять при проверках со стороны государственной налоговой службы и комплексных документальных ревизиях.

Внедрение системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, что, в свою очередь, также ведет к увеличению производительности труда. Исполнительская дисциплина повышается благодаря следующим факторам:

- совершенствование методов контроля исполнения поручений по документам;

- эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает о приближении сроков исполнения распоряжений.

Деятельность простого специалиста в любой момент может быть проверена как его непосредственным начальником, так и более высоким руководством. Для этого достаточно будет задать на компьютере параметры поиска, например выполнение документов конкретным исполнителем за определенный период.

Благодаря этим факторам, исполнитель, несомненно, станет более дисциплинированным, будет более качественно и ответственно подходить к своим обязанностям и непроизвольно увеличит производительность своего труда как минимум на 5-15%.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс]: от 30 ноября 1994 года N 51-ФЗ // СПС Консультант Плюс (дата обращения 10.05.2016 г.).

2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс]: от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015) // СПС Консультант Плюс (дата обращения 10.05.2016 г.).

3. Об информации, информатизации и защите информации [Электронный ресурс]: федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) // СПС Консультант Плюс (дата обращения 10.05.2016 г.).

4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс] // СПС Консультант Плюс (дата обращения 10.05.2016 г.).

5. Анодина, Н. Н. Документооборот в организации [Текст]: Учебное пособие / Н. Н. Анодина. - М.: Омега-Л, 2010. - 176 с.

6. Басовская, Е.Н. Делопроизводство [Текст]: Учебное пособие / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Под общ.ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ФОРУМ, 2012. - 256 с.

7. Васильева, И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент [Текст]: Учебное пособие / И.Н. Васильева, Э.В. Островский, И.Ю. Юртаев - М.: Вузовский учебник, 2010. - 320 с.

8. Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база [Текст]: Учебник / О. И. Захаркина, Д. Е. Гусятникова, М. А. Шитова. - М.: Омега-Л, 2010. - 260 с.

9. Клоков И. В. Эффективное делопроизводство [Текст]: Учебное пособие / И. В. Клоков, В. С. Пташинский. - Спб.: Питер, 2010. - 224 с.

10. Корнеев, И.К. Управление документами [Текст]: Учебник / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев.- М.:ИНФРА-М, 2010.- 300 с.

11. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство [Текст]: Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. -520 с.

12. Романов, Д.А.Правда об электронном документообороте [Текст]: Учебник / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. - М.: ДМК Пресс, 2012. - 224 с.

13. Семенихин В. В. Кадровый документооборот: Учебное пособие / В. В. Семенихин. - М.: Эксмо, 2010. - 384 с.

14. Сиганова, Т.В. Делопроизводство и документооборот [Текст]: Учебник / Издание ОмГУ. Омск, 2014.- 71 с.

15. Подсчет и организация документооборота [Электронный ресурс]: - URL.: http://docrev.ru/podschet-i-optimizaciya-dokumentooborota/2/ (дата обращения: 12.05.2016).

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Отметка о поступлении входящего документа

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Формы регистрации документов (журнальная, карточная, электронная)

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Гриф конфиденциальности документа

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Оформление заявлений на прием\увольнение сотрудника

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Пример оформления резюме

Размещено на Allbest.ru