Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Роль и значение организационно-распорядительных методов управления организаций

1.1 Сущность административных методов управления организацией и их роль в современных условиях

1.2 Классификация организационно-распорядительных методов управления и их характеристика

1.3 Зарубежный опыт применения организационно-распорядительных методов управления

2. Эффективность управления организацией

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

2.2 Оценка организационно-распорядительных методов, используемых в управлении организацией

3. Пути совершенствования административных методов управления организацией

3.1 Расчет эффективности предложений по совершенствованию административных методов управления

3.2 Основные направления совершенствования организационно-распорядительных методов управления

3. Принятие управленческих решений в практическом менеджменте

3.1 Принятие управленческих решений на основе теории игр

Заключение

Список используемой литературы



Введение

Тема курсовой работы “ Методы административного управления организацией (предприятием)” является весьма актуальной в настоящее время.

Деятельность хозяйственных органов по управлению производством связана с применением в различной форме организационно-распорядительных (административных) методов управления, Государство через специально созданные органы управления (министерства, государственные комитеты, комитеты при министерствах, концерны, союзы, производственные объединения, организации, учреждения) осуществляет административное и организационное воздействие на производство.

Реализация функций и принципов управления осуществляется путем применения различных методов. Слово "метод" греческого происхождения (methodos), что в переводе означает способ достижения какой-либо цели. Через методы управления реализуется основное содержание управленческой деятельности. Решая ту или иную задачу менеджмента, методы служат целям практического управления, предоставляя в его распоряжении систему правил, ресурсов на поставку и реализацию целей.

Опыта отечественных и зарубежных предприятий позволяет сформулировать главную цель системы управления персоналом: обеспечение кадрами, организация их эффективного использования, профессионального и социального развития. В соответствии с этим формируется система управления персоналом предприятия. В качестве базы для её построения используются методы, разработанные наукой и апробированные практикой.

Различают три метода управления персоналом:

Административный метод (организационно-распорядительный);

Экономический метод;

Социально-психологический метод

Административные методы базируются на власти, дисциплине и взысканиях и известны в истории как «метод кнута». Экономические методы основываются на правильном использовании экономических законов производства и по способам воздействия известны как «метод пряника». Социально- психологические методы базируются на способах мотивации и морального воздействия на людей и известны как «метод убеждения».

В реальной жизни на практике не применяется только какой-либо один из метод управления персоналом. Руководители предприятия при работе с персоналом «смешивают» все три метода, для того чтобы добиться оптимальной отдачи от своих подчинённых и, тем самым, добиться успехов в своей деятельности. А теперь рассмотрим каждый метод подробнее.



1. Роль и значение организационно-распорядительных методов управления организаций

1.1 Сущность административных методов управления организацией и их роль в современных условиях

Организационно-распорядительных методов управления занимают особое место в системе менеджмента. Это объясняется тем, что они создают необходимые условия функционирования организацией. Посредствам этих методов создаются трудовые коллективы, формируется организационные структуры управления, деятельность организации регламентируется и обеспечивается инструкциями, фиксирующими механизм работы с кадрами.

Для эффективного выполнения указанных процедур в рамках этих методов необходим набор приёмов и способов, которые основывались бы либо на прямом принуждении людей к определенному поведению в интересах организации, либо на создании возможности такого принуждения. При этом воздействие в большинстве случаев характеризуется однозначностью, одновариантностью выполнения поставленных задач. Такой подход обеспечит организационную четкость и дисциплину труда.

Под организационно-распорядительными методами управления понимают систему мер и способов воздействия на управляемый объект, которые обеспечивают планомерную и иную деятельность управляющей и управляемой подсистем. [8, с.58]

Организационно-административные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержания трудовой дисциплины и т.д. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда, Эти методы регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства, основными целями которого являются: правовое регулирование трудовых отношений, укрепление законности, защита прав и законных интересов предприятия и его работников в соответствии с ТК и другими законодательными актами.

В рамках организации возможны три формы проявления организационно-административных методов:

1) обязательное предписание (приказ, запрет и т.п.);

2) согласительные (консультация, компромисс);

3) рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, предложение, общение и т.п.).[7, с 96]

Как правило, это прямые задания и распоряжения вышестоящих органов управления (волевое воздействие руководителя на подчиненных), которые направлены на соблюдение законов и постановлений, приказов и распоряжений руководителей в целях оптимизации производственных процессов. Организационно-административные методы отличает от других четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. Директивные команды обязательны для выполнения, причем в установленные сроки, даже если это невыгодно исполнителю. По существу организационно-административные методы - это методы принуждения, которые сохраняют свою силу до тех пор, пока труд не превратится в первую жизненную потребность.

Организационное воздействие на структуру управления осуществляется в большинстве случаев путем организационного регламентирования, нормирования, организационно-методического инструктирования и проектирования.

Наибольший интерес для нас представляет организационное воздействие руководителя на процесс управления (2-й элемент): По сути это методы распорядительного влияния руководителя на коллектив в целом и личность в частности. Необходимость в таком распорядительстве возникает в связи с отклонениями в системе управления от ранее заданных или желаемых режимов работы, неизбежно возникающими под воздействием как субъективных, так и объективных факторов.

В практике управленческой деятельности административное воздействие связано, как правило, с тремя типами подчинения:

1) вынужденное и внешне навязанное. Оно сопровождается неприятным чувством зависимости и понимается подчиненными как нажим "сверху",

2) пассивное. Для него характерно удовлетворение, связанное с освобождением от принятия самостоятельных решений;

3) осознанное, внутренне обоснованное. [7, с.98]

В целом организационно-административные методы руководства существуют в форме организационного и распорядительного воздействия.

Таким образом, организационно-распорядительные методы управления играют важную роль в организации, и в основном поддерживаются властью руководителя, его правами, присущей организации дисциплиной и ответственностью. Они оказывают прямое воздействие на управляемый объект через директивы, приказы, распоряжения, оперативные указания, инструкции, систему контроля за их выполнением и соблюдением трудовой дисциплины, что позволяет координировать выполнение ими отдельных функций или решение общей задачи. Это создает благоприятные условия для существования и развития управляемой системы, оказывает целенаправленное воздействие на объект управления. К характерным особенностям прямого воздействия относится непосредственная связь руководителя и подчиненного. Однако в целом прямые воздействия в конечном счете ведут к усилению пассивности подчиненных, а иногда и к скрытому неповиновению. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий.

1.2 Классификация организационно-распорядительных методов управления и их характеристика

Организационно-распорядительные методы разнообразны по своей природе, однако их можно классифицировать по следующим признакам:

1) по источникам воздействия:

- первого

- второго и последующего уровней системы управления.

Означает, что объем полномочий, которыми обладают руководители различного ранга, их юридическое положение, функциональное содержание работы на различных уровнях управления различное.

2) по направленности:

- управление, направленное на управляющую подсистему;

- управление, направленное на управляемую подсистему.

3) по направлениям воздействия:

- распорядительные;

- организационные;

- дисциплинирующие.

Эти три группы методов всегда используются комплексно и тесно взаимосвязаны друг с другом. [10, c.99]

Распорядительные и дисциплинирующие методы управления всегда действуют совместно с организационными, обеспечивая регламентирование. Направления их действия заключается в следующем:

- обеспечить стабильность организационных структур социально-экономической системы и условий их функционирования;

- подвергнуть каждый из процессов, протекающих в социально-экономических системах, безусловному подчинению власти. При этом все организационно-распорядительные методы управления должны применятся в комплексе, способствуя организационной стабилизации системы. (рис.1)

Вопрос о взаимозаменяемости методов управления неправомочен, поскольку они имеют различную природу и спектр действия и потому взаимодополняемы.

Регламентирующие методы управления включают:

1) общеорганизационные методы управления, определяющие общие принципы устройства организации и структуру органов власти;

2) структурные методы управления, определяющие структуру органов власти, то есть набор звеньев и уровней управления;

3) должностные методы управления, определяющие должностной статус каждого лица, обладающего властью;

4) функциональные методы управления, определяющие порядок функционирования тех или иных властных структур и общественных организаций.

Проблема использования регламентирующих методов управления заключается в том, что во многих сферах направления регламентация оказывается слишком жестко зафиксированным, что сковывает подвижность отдельных звеньев системы. В других же сферах регламентация оказывается либо расплывчатой, либо вообще отсутствует.

Нормирующие методы управления основаны на использовании нормативов. Понятие норматива следует четко отличать от понятия нормы.

Норма - это величина, характеризующая естественные условия протекания природных и антропогенных процессов.

Норматив - это условное распределение (закрепление) чего - либо на единицу чего - либо.

В состав нормирующих методов управления входят:

а) нормативы времени, затраты времени на единицу товара (услуги), на потребителя и др.;

б) нормативы численности, количество медработников, приходящие на 1000 человек населения;

в) нормативы величины, предельно допустимая концентрация вредных веществ в 1м3 производственных помещений и тд.,

г) нормативы выработки - объем продукции производимая за единицу времени при сдельной оплате труда;

д) нормативы соотносительности, например соотношение числа студентов и преподавателей в вузе.

В целом использование норм и нормативов является исключительно важным, и их недооценка может привести к тяжелым последствиям.

Инструктирование - также образует обширную сферу действия организационно-распорядительных методов управления. Он включает в себя различные виды информирования:

- предостережение;

- разъяснение;

- ознакомление;

- советы и т.д.

Инструктирующие методы управления преследуют цель ознакомить лицо с последствиями необдуманных, неоправданных или непрофессиональных действий, могущий повлечь за сабзой тяжкие последствия или судебную ответственность.

Объективная необходимость организационно-распорядительных методов управления не подлежит сомнению, поскольку они являются составной, органической частью дисциплины в самом широком смысле. Необходимость четкого и безусловного соблюдения дисциплины является законом функционирования больших технико-экономических, экологических и социальных систем, безопасности и развития общества. Вместе с тем организационно-распорядительные методы управления требуют учета изменяющихся условий, несоблюдение которых приводит к возникновению и развитию разрушительных тенденций в системе. Организационно-распорядительных методов управления должны учитывать динамику, движение, многообразный, вероятностный характер причинно-следственных связей, процессов и явлений в природе, обществе и мышлении. Поэтому и регламенты, нормы, инструкции также должны изменятся современен, причем не отставая, но и не опережая возможности общества.

Таким образом, в данном разделе была рассмотрена классификация организационно-распорядительных методов управления, которая в свою очередь классифицируется по различным признаками.

Данным образом распорядительные и дисциплинирующие методы управления всегда действуют совместно с организационными, обеспечивая регламентирование. Все эти методы управления являются взаимосвязанными и взаимодополняемыми, поскольку, у них различная природа.

Итак, подводя итоги организационно-распорядительных методов управления являются составной, организационной частью дисциплины, также законом функционирования технико-экономических, экологических и социальных систем, безопасности и развития общества.

1.3 Зарубежный опыт применения организационно-распорядительных методов управления

Организационно-распорядительные методы в управлении организацией применяются и в зарубежных компаниях. Так, например, первый проект Устава Европейской компании (Statute fora European Company), был разработан Комиссией ЕС в 1970 году. Последний вариант был представлен в июле 1991 года. Окончательный вариант принят в 1992 году.

Цель создания ЕК - активизация межнациональных хозяйственных связей в рамках ЕС и повышение конкурентоспособности заподноеврапейских компаний. Считается, что ЕК, учреждаемая на основе единого правопорядка, применяемого во всех странах ЕС, значительно облегчает транснациональные слияния фирм и будет содействовать образованию в рамках ЕС крупных транснациональных компаний европейского масштаба, способных конкурировать с американскими и японскими ТНК.

Устав ограничивает участие в ЕК фирм третьих стран, однако предполагает, что в их состав могут войти дочерни компании фирм третьих стран, находящихся в странах ЕС. Независимо от характера деятельности ЕК должна иметь цели, направленные на получение прибыли или предпринимательского дохода. Предполагается, что ЕК создается в форме публичного акционерного общества и может быть зарегистрирована в любой стране - члене ЕС.

Структура Устава Европейской компании следующая: Устав состоит из 11 частей. Часть I содержит общие положения, в которых определена правовая форма ЕК, порядок образования, минимальный капитал, порядок регистрации, взаимоотношения между подконтрольными и контролирующими фирмами, сфера регулирования, порядок публикации документации и сведения о компании.

В Уставе определено, что ЕК создается как минимум двумя компаниями разных стран - членов ЕС в форме публичного акционерного общества как наиболее распространенной и удобной организационно - правовой форме деятельности крупных фирм. Частные акционерные фирмы, желающие образовать ЕК, должны прежде стать публичными акционерными обществами. Минимальный капитал ЕК определен в 100 тысяч ЭКЮ.

Зарегистрированный офис ЕК, указанный в Уставе, должен быть местом, где находится центральная администрация. ЕК учреждается путем регистрации, определяемой законом стран - членов. Филиал ЕК, открытых странах - участницах, кроме тех, где имеется его офис, должен быть зарегистрирован, чтобы акционеры и аутсайдеры имели полную информацию о деятельности ЕК.

Часть II Устава, содержит порядок образования ЕК, изложенный в пяти разделах: общее положение, образование ЕК путем слияния, образование ЕК в форме холдинга, образование совместной дочерней компании, создание ЕК своей дочерней компании.

Часть III посвящена вопросам образования акционерного капитала ЕК, порядка продажи акций, уменьшения и увеличения капитала. В ней устанавливаются права акционеров в соответствии с их взносами, порядок выпуска именных акций и акций на предъявителя, порядок выпуска и распространения обязательств.

Часть IV содержит характеристику органов управления при двухзвенной и однозвенной структуре управления, поскольку организационная структура акционерных компаний и правомочия их органов различают в разных странах и установление единых норм представляет большую трудность. Например, в Англии принята однозвенная структура, предполагающая наличие только административного органа, в Германии - двухзвенная структура, включающая помимо административного ещё и наблюдательный орган.

В Уставе рекомендуется использование двухзвенной структуры, но решение вопроса предоставлено самим фирмам. Предполагается четкое разделение функций управления и функций наблюдения. Причем при однозвенной структуре функцию наблюдения выполняют члены административного органа, не осуществляющие распорядительных функций.

При однозвенной и двухзвенной структуре в Уставе устанавливаются общие правила для органов управления: сроки полномочий, условия членства, право на представительство, действия, требующие исключительных полномочий, порядок разрешения конфликтов. Подробно определяются порядок проведения и компетенция общего собрания акционеров.

Часть V устанавливает порядок ведения и представления годовых бухгалтерских отчетов и консолидированных отчетов, порядок аудита и публикации бухгалтерских отчетов, подготовку консолидированных годовых фирменных отчетов и их аудиторскую проверку.

Часть VII определяет порядок ликвидации ЕК, включая продажу имущества, неплатежеспособность, прекращение платежей.

Типам и условиям поглощения компаний и применяемому к этому законодательству посвящена часть VIII.

Часть IX определяет порядок уплаты налогов.

Часть X содержит санкции и порядок их применения.

Заключительным положениям, в которых рассматриваются условия участия работников в ЕК, а также определена дата вступления Устава в силу (1 января 1992 года), посвящена части XI. [1, с. 416-419]

Таким образом, можно сделать вывод, что Устав ЕК по основным направлениям схож с Уставом потребительских обществ.

От правильного составления должностной инструкции в значительной степени зависит эффективность функционирования организации. Причем особенности политики в области экономики отдельной страны, менеджмента, организации или корпорации накладывают свой отпечаток на формирование структуры нормативных документов, в том числе и должностных инструкций. Например, в американской транснациональной корпорации ЗМ (Minnesota, Mining and Manufacturing Company) описание должностных инструкций готовится непосредственным руководителем и самим работником и далее утверждается аттестационной комиссией. Такой документ используется для оценки работника; определения уровня вознаграждения; принятия решения при должностных продвижениях и т.п.

Описание должности руководителя идет по пяти основным блокам:

1) должность (название);

2) функциональные взаимоотношения;

3) организационные взаимоотношения;

4) квалификация;

5) специфические формы ответственности.

В США применяются должностная инструкция, состоящая из двух частей: первая часть («Описание работы») включает наименование должности, ее место в должностной иерархии, краткое описание работы; вторая часть («Спецификация работы») имеет большую градацию, содержит требования к характеристикам работника, которые необходимы для выполнения работы в должности, в том числе образованию, профессиональному опыту, личностным качествам, а также требования к состоянию здоровья.

В ФРГ при подборе руководящих кадров первичных и средних звеньев управления государственных органов перед объявления конкурса на замещение вакантной должности кадровая служба совместно с руководством структурных подразделений готовит формуляр на должность. В нем определяются требования к претенденту, которые вытекают из функциональных обязанностей должности. В качестве примера можно привести используемый в Боннском магистрате формуляр “Требования к претендентам на должность”.

Использование данного формуляра в значительной степени облегчает отбор кандидатов на должность и введении работников в организацию.

В индустриально развитых странах при подготовке описаний работы, должностных инструкций значительное внимание уделяется конкретизации требований к квалификации и профессионально значимым личностным качествам.

В должностных инструкциях стран СНГ сохраняется советская традиция: скрупулезно прорабатываются должностные обязанности. Несомненно, тщательно разработанные инструкции - положительный фактор в управленческой практике. Но традиционные должностные инструкции имеют и серьезные недостатки. Во - первых, это отсутствие требований к личностным качествам работников и, во - вторых - негибкость документов. Как результат - частый пересмотр инструкций, внесение изменения в них, возникновение на этой почве конфликтных ситуаций. Поэтому менеджеры стремятся преодолеть недостатки традиционных инструкций, внося в типовые документы соответствующие коррективы.

Некоторые организации ищут наиболее удобные для них формы должностных инструкций. Примером может служить приведенная ниже схема должностной инструкции.



Подразделение Наименование должности Место в структуре управления Основная цель работы Обязанности Требуемые знания и опыт Условия работы Производственные взаимоотношения Уровень полномочий Ответственность	Должность непосредственного руководитель ____________________ _________________________________ а) производит б) контролирует в) выписывает г) оформляет д) при отсутствии исполняет служебные обязанности Образование _____________________ Квалификация ____________________ Практические навыки ______________ Дополнительные знания ____________ Форма найма______________________ Оплата труда ______________________ Отпуск ___________________________ Часы работы_______________________ С кем периодичность цель а) б) в) а) получить информацию_____________ б) контролировать работу_____________ а) качественное и современное оформление документов б) соблюдение законодательства

Пример должностной инструкции

Основные правила разработки должностной инструкции:

1. готовится на основе положения об отделе;

2. составляется по единой методике;

3. должна быть конкретной;

4. готовится непосредственным руководителем подразделения и самим работником;

5. визируется, утверждается и пересматривается в уставном в организации порядке.

Оформляется должностная инструкция согласно стандарту на организационно - распорядительную документацию. На первой странице инструкции должен присутствовать логотип организации. Документ должны визировать руководитель кадровой службы, юрисконсульт, сам работник. Должностную инструкцию утверждает руководитель организации.

В России получает развитие автоматизированные системы управления персоналом, составной частью которых является компьютеризация должностных инструкций. Должностная инструкция в АСУ персоналом состоит из следующих разделов: “Общие положения ”, “Функции”, “Права”, “Должностные обязанности”, “Взаимоотношения. Связи по должности”. Компьютер может организовать разработку, дополнение, согласование и утверждение должностной инструкции быстрее и экономичнее.

Нужно отметить, что каждая организация составляет должностные инструкции исходя из своих целей, структуры, менталитета, сложившихся традиций в этом направлении, регламентации трудовой деятельность.[13, 609-630]

В данном разделе был рассмотрен зарубежный опыт применения организационно-распорядительных методов управления, в первом проекте Устава Европейской компании, разработанный комиссией ЕС в 1970 году.

Структура устава Европейской компании следующая: в общем устав состоит из 11 частей, в которой предусмотрены общие положения и должностная инструкция.

Таким образом, можно сделать вывод, что устав Европейской компании по основным направлениям схож с уставом потребительских обществ.



2. Эффективность управления организацией

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

Для составления характеристики необходимы сведения о структуре компании, ее экономических показателях и юридические данные.

Первоначально необходимо сделать краткое описание предприятия, то есть время его основания, правовую форму и т.д. Организационно-правовая форма может быть государственной, частной, муниципальной, смешанной, семейной и так далее.

Следующим этапом идет анализ деятельности предприятия или нескольких ее направлений, которые являются основополагающими для его существования.

Затем описывают цели работы компании и ее мощности. При этом учитывают все обстоятельства (внешние факторы, вид продукции и ее особенности или характер оказываемых услуг). Этот пункт, который включает в себя организационно-экономическая характеристика предприятия, требует большой работы и сложного анализа хозяйственной деятельности.

В зависимости от требований этот параграф может несколько отличаться для отдельной работы или организации. Экономическая характеристика предприятия содержит главные показатели работы, финансовые результаты и т.д.

Характеристика может состоять из анализа и описания не только основного производства, а и его филиалов подсистем и других подразделений, имеющих к нему отношение. Особенно это касается современных крупных предприятий. Это многочисленные отделы, занимающиеся управлением, аналитической работой, сбором информации, распределением финансов и материалов, производственной деятельностью и другими видами работ. Все это сложная организационная структура.

Иногда организационно-экономическая характеристика предприятия составляется для анализа его деятельности и выявления проблемных зон. От слаженной работы всех подразделений зависит работа любой организации. Она должна соответствовать его целям и условиям производства.

Характеризуя организационную структуру предприятия, можно составить ее схему. При этом описываются функции и обязанности каждого отдельного подразделения и звена. Далее следует оценка эффективности работы каждого из них путем вычисления соответствующих показателей. При составлении характеристики нужно рассмотреть обеспеченность трудовыми ресурсами. Также оценивается их уровень подготовки и квалификация. Одним из важных показателей является текучесть кадров и ее причины. В заключение дается оценка эффективности управления трудовыми ресурсами.

Обычно персонал подразделяют на обслуживающий персонал, служащих, рабочих, специалистов и руководителей. Структура трудовых ресурсов в основном зависит от соотношения этих категорий.

Организационно-экономическая характеристика предприятия должна содержать и описание стратегии дальнейшего развития, а также его приспособленность к современным условиям рынка.

Обязательно нужно дать оценку состояния деятельности предприятия, его жизнеспособность или уровень развития.

Заключительная часть характеристики содержит анализ экономической деятельности предприятия, на основе основных показателей. К основным критериям относят себестоимость или текущие затраты, валовую прибыль, чистую прибыль, экономический эффект и некоторые другие. Таким образом, можно дать полную оценку деятельности предприятия и сделать его полную организационно-экономическую характеристику.



2.2 Оценка организационно-распорядительных методов, используемых в управлении организацией

Объективной основой использования организационно-распорядительных методов управления выступают организационные отношения, составляющие часть механизма управления. Поскольку через посредства их реализуется одна из важнейших функций управления - функция организации, задача организационно-административной деятельности состоит в координации действий подчинённых. Никакие экономические методы не смогут существовать без организационно-административного воздействия, которые обеспечивают чёткость, дисциплинированность и порядок работы коллектива. Важно определить оптимальное сочетание, рациональное соотношение организационно-административных и экономических методов. Организационно-распорядительные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержания дисциплины и т.д.

В рамках организации возможны три формы проявления организационно-распорядительных методов:

1) обязательное предписание (приказ, запрет и т.п.);

2) согласительные (консультация, компромисс);

3) рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, предложение, общение и т.п.). [7, с. 95-96]

Актами управления, осуществляемые управленческими органами являются: нормативные (устав предприятия, должностные инструкции, стандарты, технические условия и т.д.) и индивидуальные (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания). [11, с.130]

Должностная инструкция представляет собой локальный нормативный правовой акт, регламентирующий правовое положение работника в организации, определяющий его задачи, функции, обязанности, права и ответственность согласно занимаемой должности. Должностные инструкции дают возможность наиболее разумно разграничить и распределить функции между работниками и одновременно обеспечить при этом взаимосвязь в работе. Указанные инструкции также позволяют систематизировать и обобщить накопленный опыт применения наиболее рациональных и производительных методов и приёмов работы. [13, с.15]

Кроме того, должностные инструкции предназначены для:

- чёткого определения служебного положения, обязанности и права, персональной ответственности, объективной оценки работы руководителей, специалистов и других служащих;

- подбора, рациональной расстановки и использования кадров в соответствии со специальностью и квалификацией;

- материального и морального стимулирования кадров в зависимости от количества и качества вложенного труда;

- повышение роли авторитета и влияния руководителей и специалистов на развитие производства;

- поддержания и укрепления трудовой дисциплины, правильного применения мер дисциплинарного, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющих возложенных на них должностных обязанностей.

Разработка должностных инструкций в организации предшествует подготовительная работа, т.е. проводится комплекс мероприятий, по совершенствованию организационной структуры организации и определяются оптимальные размеры её структурных подразделений. Проекты должностных инструкций разрабатываются и подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник. Разработанная должностная инструкция согласуется с юридической службой организации, отделом организации труда и заработной платы, отделом кадров и другими структурными подразделениями, с которыми установлены взаимоотношения и утверждаются руководителем организации. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, включённые в штатное расписание организации, и представляются к принятому на определённую должность и заключившему трудовой контракт сотруднику под расписку. Обоснованные изменения вносятся в должностные инструкции только на основании приказа руководителя организации.

Должностные инструкции для руководителей организации разрабатываются и утверждаются вышестоящими органами по подчинённости. Должностная инструкция составляется и оформляются на основании требования СТБ 6.38-2004 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Согласно данному стандарту должностная инструкция оформляется на общем бланке формата А4 и представляет собой форму, содержащую конкретный состав реквизитов, расположенных в определённом порядке.

Текст должностной инструкции состоит, как правило, из пяти основных разделов:

1. Общее положение;

2. Обязанности;

3. Права;

4. Ответственность;

5. Взаимоотношения.

Раздел “взаимоотношения (связи по должности)”, устанавливает круг служебных связей, порядок представления отчётов, планов и других документов и т.д.

При приёме на работу соответствующий сотрудник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чём проставляется отметка в должностной инструкции, которая содержит подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления с инструкцией.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Эти документы используются при разрешении конфликтных ситуаций между нанимателем и работником, так как они практически реализуют разделение труда между персоналом [Приложение 3,4].

Устав представляет собой свод правил, регулирующих деятельность потребительского общества унитарного предприятия, учреждения - юридических лиц, а также объединений юридических лиц в союзы или ассоциации, их взаимоотношение с другими юридическими лицами. Это локальный нормативный акт, фиксирующий правовое положение юридического лица и порядок управления его деятельностью [11, с.106].

В уставе потребительского общества содержатся следующие разделы и сведения в них:

1. Общие положения. Здесь указывается полное наименование общества, его местонахождение, вхождение в областной и белорусский республиканский союзы потребительских обществ.

2. Цели, задачи и предмет деятельности. В этом разделе указывается основная цель создания общества и виды деятельности для осуществления цели.

3. Правомочия общества. Перечисляются правомочия, которыми обладает общество для осуществления своих уставных целей и выполнения поставленных задач.

4. Пайщики. Членство, права и обязанности. В этом разделе определён порядок вступления желающих в потребительское общество, права, обязанности, ответственность их, причины прекращения.

5. Органы управления и контроля общества. В нем определены органы управления и контроля общества, порядок их избрания и компетенции.

6. Основы экономической деятельности общества. В этом разделе указываются источники образования имущества, основные принципы ведения обществом экономической деятельности, создаваемые фонды общества.

7. Особенности регулирования трудовых отношений. В этом разделе излагаются права, предоставляемые правлению общества для выполнения поставленных задач, порядок применения мер поощрения за достигнутые высокие результаты и наложения взысканий за упущение в работе должностных лиц. Здесь же оговорено, что руководящие работники, в том числе избранные в органы управления и контроля, а также должностные лица общества и учрежденных им юридических лиц, не могут заниматься предпринимательской деятельностью любых формах и иных структурах.

8. Реорганизация и ликвидация общества. Здесь определены условия и порядок реорганизации и ликвидации общества. [Приложение 2]

Приказы и распоряжения являются одним из наиболее важных документов предприятия.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия). [14, с.37]

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчётности, снабжению, реализации продукции относятся к приказам по основной деятельности.

Приказами по личному составу оформляются приём, увольнение и перевода сотрудников предприятия.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовка проекта приказа, согласование проекта, подписание руководителем. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписание руководителем.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Оформляются приказы на бланках предприятия для внутренних документов [Приложения 7,8,9].

В общем виде система организационно-административных методов может быть представлена как совокупность двух равнозначных элементов: воздействие на структуру управления (регламентация деятельности и нормирование в системе управления) и на процессы управления (подготовка, принятие, организация и контроль за управленческими решениями).

В зависимости от функционирующих в коллективе методов руководства формируется соответствующая им система подчинения. В процессе управленческой деятельности происходит подчинение одной воли другой. Однако формы такого подчинения должны носить самый благожелательный характер, способствовать прогрессу в коллективе и не вызывать нежелательных эмоций типа унижения, неловкости, досады, раздражения, а иногда и стрессов, что исключает всякое взаимоотношение между управляющей и управляемой системами.

В практике управленческой деятельности административное воздействие связано с тремя типами подчинения:

1) вынужденное и внешне навязанное. Оно сопровождается неприятным чувством зависимости и понимается подчинённым как нажим “сверху”;

2) пассивное. Для него характерно удовлетворение, связанное с освобождением от принятия самостоятельных решений;

3) осознанное, внутренне обоснованное.

В целом организационно-административные методы руководства существуют в форме организационного, распорядительного и дисциплинарного воздействия.

Таким образом можно сделать вывод, что применение организационно-распорядительных методов в организации имеют большое значение, т.к. представляют собой способы осуществления функций управления, обеспечивающих достижения поставленных целей. С их помощью органы управления воздействует на каждого работника и организацию в целом.

3. Пути совершенствования административных методов управления организацией

3.1 Расчет эффективности предложений по совершенствованию административных методов управления

Для обеспечения непрерывности процесса воспроизводства на предприятиях торговли постоянно находится часть общественного продукта в виде товаров и других материальных ценностей, которая называется фондами торговли. Они подразделяются на основные и оборотные.

Основные фонды торговли классифицируются по нескольким направлениям:

· собственные и заемные;

· производственные и непроизводственные;

· активные и пассивные;

· по структуре (здания, сооружения, передаточные устройства, рабочие машины и оборудование, транспортные средства, инструменты, инвентарь).

К основным фондам торговли относится стоимость складских зданий и сооружений, помещений магазинов, ларьков, киосков, их оборудования, машин, механизмов, измерительных приборов, транспортных средств, а также инструментов и инвентаря. Основные фонды являются фундаментом материально - технической базы торговли.

Интенсификация торговли коммунального оптово-розничного предприятия «Хозяйственные товары» в значительной мере зависит от эффективности использования ее основных фондов. Основными показателями, характеризующими эффективность использования основных фондов, являются: фондоотдача, фондоемкость, фондовооруженность, окупаемость основных фондов, рентабельность.

Фондоотдача определяется путем отношения суммы розничного товарооборота за год к среднегодовой стоимости основных фондов торговли.

fo=;

Фондоемкость отражает сумму основных фондов, приходящихся на один рубль розничного товарооборота, и является показателем, обратным коэффициенту фондоотдачи.

fe=;

Фондовооруженность - это отношение среднегодовой стоимости основных фондов к среднегодовой численности работников торговли.

fвоор=;

Окупаемость основных фондов показывает, за сколько лет окупятся основные фонды торговли, и рассчитывается путем деления суммы основных фондов на прибыль.

Окуп=;

Чтобы определить рентабельность, прибыльность основных фондов торговли, необходимо сумму прибыли разделить на стоимость основных фондов торговли.

Р=;

Кроме того, эффективность использования основных фондов торговли характеризуется показателями прибыльности на одно предприятие, коэффициентом сменности и непрерывности, а также интегральным показателем использования основных фондов торговли, который определяется путем извлечения квадратного корня из произведения фондорентабельности и фондоотдачи. На основании выше перечисленных показателей произведем анализ эффективности использования основных фондов торговли оптово-розничного предприятия «Хозяйственные товары» в таблице 3.1 за 2003-2004гг.[Приложение 13,14,15,16,17]

Таблица 3.1 Показатели эффективности использования основных фондов оптово-розничного предприятия «Хозяйственные товары» за 2003 и 2004гг.

Показатели	Годы	Темп роста 2004г. к 2003г. (%)
	2003	2004
1	3	4	5
1. Розничный товарооборот
в действующих ценах	3155209	4236888	134,3
в сопоставимых ценах	3155209	3720158	117,9
2. Среднегодовая стоимость основных фондов	390241,5	472122,5	121,0
3. Среднегодовая численность работников торговой сети	119	113	95,0
4. Прибыль (убыток) от реализации	9962	16383	164,5
5. Фондоотдача	8,09	8,97	111,0
6. Фондоемкость труда	0,12	0,11	90,1
7.Фондовооруженность	3279,34	4178,08	127,4
8. Фондорентабельность (убыточность основных средств)	0,026	0,034	135,9
9. Производительность труда	26514,36	37494,58	141,4
10. Окупаемость основных фондов	39,17	28,82	73,6
11. Интегральный показатель использования основных фондов	0,454	0,558	122,8
12. Индекс цен		1,181



На основании данных таблицы 3.1 можно сделать следующие выводы:

1) Фондоотдача по сравнению 2003г. возросла на 11% и составила в 2004г. 8,97, это говорит о том, что с 1 рубля среднегодовой стоимости основных фондов предприятие имеет 8,97 рубля выручки.

2) Фодоемкость в 2004г. снизилась на 9,9% и составила 0,11, это показывает, что 0,11 основных фондов приходится на каждый рубль полученного дохода. 3) Фондовооруженность в 2004г. выросла на 27,4% и составила в 2004г 4178,08 тыс.руб., это свидетельствует о том, что на одного работни приходиться 4178,08 тыс.руб. основных фондов.

4) Фондорентабельность (убыточность основных средств) по сравнения с 2003г. возросла на 35,9% и составила 0,034 в 2004г. Этот показатель является синтетическим, который характеризует в общем виде фактическую эффективность использования основных фондов, не раскрывая резервов улучшения их использования, и не определяя путей их реализации.

5) Производительность труда в 2004г. увеличилась на 41,4% и составила 37494,58 тыс.руб., это показывает, что на одного работника приходится 37494,58 тыс.руб. дохода за год. Показатели производительности труда, фондовооруженности и фондоотдачи взаимосвязаны: производительность труда является функцией его фондовооруженности, фондоотдача - функцией производительности труда. Отношение производительности труда к фондовооруженности составляет фондоотдачу.

6) Окупаемость основных фондов сократилась в 2004г на 26,4% и составила 28,82 лет. Это говорит о том, что за 28,82 лет основные фонды торговли окупятся полностью.

7) Интегральный показатель использования основных фондов в 2004г. возрос на 22,8%, это свидетельствует о том, что основные производственные фонды стали использоваться более эффективно.

Проанализировав деятельность оптово-розничного предприятия «Хозяйственные товары» за 2003 и 2004гг можно сделать вывод, что оно на протяжении двух лет работало эффективно. Это можно видеть по росту всех основных показателей, т.е. розничного товарооборота, общих доходов, прибыли от реализации и т.д.

3.2 Основные направления совершенствования организационно-распорядительных методов управления

Создать благоприятные условия для работы организации, мобилизовать творческие усилия трудовых коллективов на достижение наилучших результатов, решить многие другие задачи, которые в совокупности характеризуются как организационное обеспечение управления, не возможно без организационно-распорядительных методов. Когда их умело, применяют, слажено и чётко работают все звенья предприятия, организации, соблюдается жесткая технологическая и производственная дисциплина. Благодаря организационному воздействию проводится в жизнь решение верхних звеньев системы управления, устраняется то, что мешает работе, проявлению творческой инициативы и предприимчивости. Для достижения таких результатов необходимо постоянное совершенствование административных методов управления.

Основным направлением совершенствования организационно-распорядительных рычагов управления является пересмотр положений об отделах. При этом наибольшее внимание следует уделить чёткому, полному и последовательному определению функций, исключающему “размытость” формулировок и дублирования. При доработке положения об отделах в разделе “Взаимосвязь с другими подразделениями” целесообразно включить таблицу, содержащую информацию о функциональных взаимосвязях. В такой таблице важно выделить не только вид обмениваемой информации (документа), но и сроки или периодичность её получения (предоставления). Определение сроков в некоторой мере предотвратит задержки в документообороте, а следовательно, и в принятии решений. Также следует пересмотреть большинство должностных инструкций сотрудников отдала для которых в настоящее время характерны скорее запутанность должностной схемы, размытость обязанностей, отсутствие персональной ответственности. В результате руководитель отдела, имея ограниченные рычаги управления, не в состоянии обеспечить нормального функционирования отдела, опираясь только на формальные механизмы.

Совершенствованию подлежит и система экономического стимулирования работников.

Успешная деятельность организации во многом зависит от системы материального стимулирования, которая оказывает непосредственное влияние на трудовую активность работников. Однако система стимулирования труда будет оптимальной в том случае, е6сли в ней учтены потребности организации и ее работников. Каждый ее элемент имеет свое функциональное назначение. Низкий размер гарантированной государством тарифной заработной платы способствует снижению мотивационной способности всей системы стимулирования труда.

В экономической литературе идёт постоянный поиск наиболее эффективных систем стимулирования труда. Так, существует довольно распространённое мнение в отношении привлечения работников к распределению части получаемой прибыли между его работниками с учётом индивидуального вклада каждого работника. Положительными моментами в применении такой формы стимулирование труда является то, что для получения повышенной заработной платы работники должны приложить больше усилий, в результате чего для выплаты добавочной заработной платы у предприятия будут реальные дополнительные средства. Правда, при непредсказуемости развития экономических отношений в условии рынка, прибыль организации может быть и не получена, несмотря на усилия работников (например, снижение доходов предприятия в результате роста цен при одновременном падении платежеспособности покупателей). В этом случае следует принимать соответствующие меры для исправления создавшейся ситуации. [ 12, с.156]

Для дальнейшего повышения эффективности организации также очень важно правильно и рационально определить потребность в кадрах, как в количественном, как и в качественном аспектах. Следует разработать программы обучения, технической подготовки и переподготовки своих сотрудников, а также найти способы привлечения новых специалистов. Следует также учитывать движение кадров внутри организации и текучесть кадров за его пределы. Совершенствование вертикального перемещения является одной из внутренних моментов повышения заинтересованности работников в экономическом успехе предприятия. Накопление практического опыта и знание специфики сферы функционирования субъекта хозяйствования является хорошим началом управленческой деятельности.

Немаловажным фактором успеха работы организации является изменение организационной структуры управления. Причем изменение внутренней структуры отдельных отделов не решат проблемы и даже приносит в их работу некоторую неопределенность и хаотичность, специалисты теряют четкий круг обязанностей и не наделены соответствующими полномочиями. Проблему не решает и простое сокращение административно-управленческого персонала. Оно имеет смысл только в случае изменения организационной структуры управления организации в целом, так как наряду с сокращением численности управленцев необходимо перестроить и системы информационных потоков и принятия решений.

Также необходимо оптимизировать информационную систему и систему коммуникаций в организации. Они должны быть налажены таким образом, чтобы были обеспечены оперативное поступление, надлежащее прохождение, обработка, хранение и передача необходимой внешней информации.

Организации надо стремится к улучшению своего финансового состояния, постоянно расширять и совершенствовать НИОРК, которые обеспечивают предприятию преимущества.

Не следует отказываться от традиционных направлений повышения конкурентоспособности, т.е. снижать уровень затрат (транспортные, командировочные расходы и др.), повышать прибыльность предприятия, финансовую устойчивость и платежеспособность, совершенствовать оргструктуру, ориентируясь на объемы деятельности, широту ассортимента, количество обслуживаемых рыночных сегментов.

Таким образом, можно сделать вывод, что совершенствование организационно-распорядительных методов является фактором успеха работы предприятия, поскольку через них реализуется одна из важнейших функций управления - функция организации. Нужно также отметить, что никакие экономические методы не смогут существовать без организационно-административного воздействия, поэтому совершенствование экономических методов является неотъемлемой составляющей успешной работы.



3. Принятие управленческих решений в практическом менеджменте

Формирование продуктовой стратегии предприятия на основе матрицы БКГ

Постановка задачи

На предприятии выделены 9-ть потенциальных стратегических зон хозяйствования (СЗХ) или видов продукции (видов бизнеса). Предприятие специализируется на производстве изделий из ДСП. Обосновать выбор стратегии для каждой СЗХ на основе анализа матрицы БКГ.