Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания (на примере ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Смоленский институт экономики

Санкт-Петербургской академии управления и экономики (НОУ ВПО)

Факультет экономики и управления

кафедра "Государственного и муниципального управления"

Дипломная работа

на тему: "Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания (на примере ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж")"

Специальность 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления

Выполнила: студентка группы № 16-9331/6-4

Пахоменкова Татьяна Александровна

Научный руководитель:

Марченко Елена Евгеньевна

Смоленск - 2011

Оглавление

Введение

Глава 1. Справочно-информационное обслуживание деятельности организации

1.1 Развитие системы делопроизводства

1.2 Нормативно-правовая база делопроизводства

1.3 Организация работы с документами

1.4 Регистрация и индексация документов

1.5 Организация справочно-информационного обслуживания

Глава 2. Организация работы с документами в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж"

2.1 Характеристика ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж"

2.2 Делопроизводственная служба и ее место в системе управления

2.3 Порядок движения документов в учреждении

Глава 3. Совершенствование документационного и информационного обслуживания управления в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж"

3.1 Проблемы организации регистрации документов и справочно-информационного обслуживания

3.2 Рекомендации по совершенствованию организации регистрации документов и справочно-информационного обслуживания

Заключение

Литература

Приложения

Введение

Мы живем в эпоху революции в делопроизводстве. С одной стороны, эти преобразования вызваны кардинальными изменениями в обществе: изменением общественного строя России, процессами глобализации, все более активным использованием рыночных механизмов в деятельности органов государственной власти, заметным укреплением судебной власти, быстрым изменением законодательно-нормативной базы и т.д. С другой стороны, катализатором изменений служат современные информационно-коммуникационные технологии, внедрение которых не просто дает возможность автоматизировать существующую практику делопроизводства, но и подталкивает к трансформации ключевых процессов управления, что сразу же сказывается и на управлении документами.

С учетом неодинаковых потребностей и возможностей различных типов организаций столь стремительные изменения не могли не привести к многоукладности в делопроизводстве. Если одни все еще пользуются технологиями ушедшего века, то в других можно найти примеры успешного внедрения самых современных технологий и методов работы.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально выстроен документооборот организации, зависит успех управленческой деятельности в целом. Исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников организации тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами, координацию процессов создания, изменения и распространения. Правильно организованное справочно-информационное обслуживание снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Организация работы с документами, иначе - управление документацией, состоит в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает в себя: организацию обработки поступающих и отправляемых документов, определение маршрутов движения документов внутри учреждения, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль их исполнения.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Проблеме рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Ей посвящены работы отечественных исследователей М.П. Ильюшенко, В.А. Кудряева, С.Л. Кузнецова, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, Н.С. Ларькова, Л.А. Ленкевич, Е.А. Лопатниковой, А.В. Пшенко и др.

Исследование основных идей названных авторов, практическая работа в областном государственном образовательном учреждении среднего профессионального образования "Смоленский педагогический колледж" доказывают актуальность выбранной темы.

Изучение приемов и правил получения, переработки и отправления документов, их маршрутов движения внутри учреждения имеет теоретическое значение для осуществления координированной работы с документами. Что еще раз убеждает в актуальности выбранной темы.

Актуальность исследуемой проблемы позволила выявить объект и предмет работы.

Объект исследования - информационно-справочное обслуживание управленческой деятельности.

Предмет исследования - регистрация документов и организация информационно-справочного обслуживания в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж".

Учитывая и то, как регулярно в последнее время высшие руководители страны в своих выступлениях затрагивают вопросы электронного документооборота, можно сказать, что внимание к вопросам документационного обеспечения возрастает. Организация информационно-справочного обслуживания в организации имеет огромное значение. Именно она позволяет оперативно и в полном объеме находить всю необходимую информацию о том или ином документе. Как показывает опыт, наличие в учреждении автоматизированной системы документооборота позволяет выполнять контрольные функции делопроизводства.

Цель дипломной работы состоит в исследовании особенностей этапов регистрации документов, организации информационно-справочного обслуживания и разработке рекомендаций по их совершенствованию в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж".

Основные задачи исследования:

- рассмотреть нормативно-правовую и методическую базы делопроизводства;

- рассмотреть теоретические основы организации документооборота учреждения;

- рассмотреть этапы документооборота в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж";

- проанализировать организацию работы с документами в названном учреждении;

- выявить недостатки и проблемы, возникающие в процессе работы делопроизводственной службы и разработать рекомендации по их устранению.

Для реализации поставленных задач применялись следующие методы исследования: изучение нормативно-правовых документов и научно-методической литературы, анализ, обобщение, изучение документации, сравнительно-сопоставительный анализ.

Практическая значимость работы заключается в разработке рекомендаций по совершенствованию процессов регистрации документов и организации справочно-информационного обслуживания в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж".

Изучение и анализ нормативно-правовых актов, научно-методической и учебной литературы по вопросам делопроизводства, документационного обеспечения управления, информатизации и компьютеризации работы с документами представляет огромный интерес.

Структура дипломной работы строилась в соответствии с поставленной целью и задачами исследования и состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Глава 1. Справочно-информационное обслуживание деятельности организации

1.1 Развитие системы делопроизводства

Поскольку документоведение вырастало из практических потребностей работы с документами, постольку важную роль в его развитии, особенно на первых порах, играли традиции и обычаи.

Период Древнерусского государства и феодальной раздробленности - это период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности от подделки.

Система государственного делопроизводства начинается складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV века. Именно в приказном делопроизводстве зародилась и начала применяться тетрадная форма для ведения регистрационных записей. При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII века принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.

Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

В 1700 г. Петр I издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной).

Первым новым учреждением стал Сенат. Особое внимание Петр I уделил устройству сенатской канцелярии. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа.

В результате петровских реформ в области управления сложилась новая система учреждений. Вместо упраздненных приказов были созданы коллегии. делопроизводство документ нормативная информационное

Законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент" утвержденный Петром I 28 февраля 1720 года. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. В этом документе подробно были расписаны структура и делопроизводственная деятельности канцелярий, вопросы регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. В состав канцелярии, как самостоятельного подразделения, входили секретарь, регистратор, актуариус, канцелярист, копиисты и др.

Особенно детально разработаны в Генеральном регламенте вопросы регистрации документов: правильное ведение регистрации обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением.

Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы ("повседневные записки") по всем делам, решавшимся в коллегии и реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Актуариус вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность.

В ведении регистратора находились регистрационные книги - журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии (последние располагались по алфавиту, с указанием, куда и когда каждое дело послано), и четыре регистрационные книги ("регистратуры") - А, В, С и D. Книги А и В служили для регистрации исходящих документов, С и D - для регистрации входящих. Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге.

Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов - реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат. Книга В - для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам. Книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D соответственно, содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений / А.В. Пшенко. - 4-е изд., стер. - Издательский центр "Академия", 2006. - С. 32..

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: "Октября 17 дня 1723 года".

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники.

Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав 7 ноября 1775 года "Учреждения для управления губерний". По Учреждению еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах.

Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII века завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Первоначально в министерском делопроизводстве XIX - начала XX вв. преобладал "коллежский" порядок составления документов, а единственной системой регистрации являлась журнальная. В это время все большее внимание уделяется системе регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Общем учреждении министерств" (25 июня 1811 года), в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел ("порядок течения дел"), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или "производства дел" (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений). Именно это осознание "вторичности" делопроизводства по отношению к "производству дел" (принятию решений) пронизывает и "Общее учреждение министерств" и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламентация министерского делопроизводства в "Общем учреждении министерств" давалась как "образ" (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел и др. Басаков М.И. Делопроизводство: конспект лекций / М.И. Басаков. - Изд. 7-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2009. - С. 27.

"Общим учреждением министерств" устанавливался единообразный порядок "производства дел" во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы: порядок вступления дел; движение их, или собственно так называемое производство; отправление дел; ревизию; отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

Секретные и срочные документы немедленно представлялись руководителю, все прочие предписывалось раскрывать в его присутствии в назначенные часы. Документ, адресованный в департамент, распечатывался его директором. В присутственном месте документы из высших инстанций распечатывались самим председателем, все остальные - старшим членом присутствия.

На поступившем документе секретарь отмечал дату его получения. Начальствующим лицом давалось указание об исполнении в типовых формулировках: "к сведению", "к делу", "к докладу со справкой".

Процесс регистрации документов также был многоступенчатым. Поступившие документы регистрировались на всех ступенях их движения: в канцелярии министерства, департаменте, отделении.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу, эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.

Все входящие документы записывались в журнале. В нем излагалось краткое содержание документа, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата поступления.

В канцелярии министра, в департаментах велся общий журнал всех поступавших документов. После записи в общем журнале документы распределялись по отделениям. Каждое отделение канцелярии или департамента имело свой частный журнал входящих документов. В них вносились только те документы, которые рассматривались в самом отделении.

Журналы для входящих документов делились на три части: в канцелярии министра в первой записывались императорские указы, во второй - остальные документы на имя министра, в третьей - секретные документы. В общий журнал департамента раздельно вносились указы и повеления, которые должны исполняться департаментом, документы, поступавшие от других учреждений и лиц, секретные документы. Кроме того, для записи срочных документов велся особый реестр, который находился у директора департамента.

В целях контроля исполнения в учреждениях дополнительно велись:

- настольные реестры, в которых повторно указывалось, когда документ получен, когда должен быть доложен присутствию, когда и какое решение по нему принято, какие документы отправлены;

- "роспись нерешенным делам", в которую документы вносились в порядке поступления и отмечалось, кем какой документ исполняется;

- "опись (роспись) делам решенным", в которую заносились исполненные документы.

Регистрировались и все исходящие документы. В канцелярии министра и в департаментах было по два журнала исходящих документов: общий и частный. В общий журнал вносились все документы с "самым кратким изложением их содержания" Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений / А.В. Пшенко. - 4-е изд., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2006. - С. 47., в частном журнале документы записывались "во всем их пространстве" (от слова до слова).

Частный журнал исходящих документов также делился на три части - в первой записывались документы, отправляемые руководству, во второй - остальная переписка, в третьей - секретные документы.

Ревизия дел - проверка ведения дел - по "Общему учреждению министерств" составляла самостоятельный участок делопроизводства, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру.

Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений, в состав которых включается дата документа и регистрационный индекс документа. Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа").

Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг" Ильюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. - М.: Российский Государственный Гуманитарный Университет, 1993. - С. 35-49..

Самостоятельную стадию "производства дела" составляла "отправка дел", включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.

Особенностью организации делопроизводства в период 30-50-х гг. XIX века являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Так, одной из целей издания сборников образцов документов являлось полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием "обряда делопроизводства" Ильюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. - М.: Российский Государственный Гуманитарный Университет, 1993. - С. 45..

В свете общественных потрясений 1917 года и ликвидации старой буржуазной монархии полностью игнорировалась преемственность в развитии любой системы, в том числе и системы делопроизводства.

Лишь в середине 20-х годов XX века в Государственном институте техники управления появляются наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства, одним из основных направлений которых являются способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации.

В ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов уже не являются прерогативой только этого подразделения, тем более сама канцелярия не исполнят никаких, даже самых срочных и секретных документов. Вместо этого за ней в ГСДОУ впервые попытались закрепить роль не только методического центра, но и информационного менеджера, ответственного за общее состояние работы с документами во всех подразделениях офиса, в филиалах и подведомственных управленческих структурах (организациях).

Для улучшения качества информационного обслуживания непосредственно руководителей из состава канцелярии выделилась достаточно самостоятельная группа сотрудников - секретарей. Поскольку канцелярия перестала существовать в качестве личного департамента руководителя, ее заменил автономный институт помощников и референтов.

Вводится практика разделения документов на регистрируемые в канцелярии (и контролируемые руководителем) и нерегистрируемые, то есть передаваемые непосредственно из канцелярии исполнителям.

Наибольшему упрощению и модернизации подверглась система регистрации документов. Был провозглашен принцип однократной регистрации документов в офисе, централизованно в канцелярии или в структурных подразделениях, работающих от нее независимо: бухгалтерии, отделе статистики, юридическом и других отделах. Для предотвращения дублирования самого процесса регистрации устанавливалось централизованное создание дубликатов единых регистрационно-контрольных карточек, из которых формировались с минимальными затратами регистрационно-контрольные картотеки (массивы) в подразделениях.

Полностью централизовалась регистрация отправляемой корреспонденции и большинства остальных создаваемых документов с распределением в регистрационные массивы по видам документов.

В рекомендациях института по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась "безрегистрационная система", базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

По системе и направлениям обследования объектов институт практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе.

В проекте "новой системы делопроизводства" Кирсанов М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. - С. 115. Государственным институтом техники управления излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов: организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации; количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени; контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер; наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо. После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта.

Особенно остро и зримо отставание нашей страны в области документационного обеспечения управления выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области информатики привели к развитию информационных технологий и внедрению их в реальную управленческую деятельность и к разработке концепции "безбумажного офиса".

1.2 Нормативно-правовая база делопроизводства

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 года. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII века, а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 года Литвак Б.Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. - М.: Наука, 1984. - С. 52..

Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием "обряда делопроизводства" и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В. Варадинова Варадинов Николай Васильевич, 1817-1886, писатель, был членом главного управления по делам печати, редактировал "Журнал министерства внутренних дел" и "Северную почту". - "Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел" (1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 годах.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом в 60-е гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными.

В 90-е годы та же печальная участь постигла и концепцию информатизации общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти. Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, длительное время была принятая государственной архивной службой страны в 1988 году "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)".

ГСДОУ были установлены единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993), которая Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 года № 68 была заменена на новую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Новые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 сообщество специалистов в области документационного обеспечения управления ждало уже давно, поскольку существующие нормативные документы, основанные на идеях 1980-х годов, довольно сильно отстали от реальностей жизни. Органы государственной власти сейчас остро нуждаются в нормативных документах, помогающих им освоить работу с электронными документами. Однако в не меньшей степени они нуждаются и в руководствах, подсказывающих, как им вести делопроизводство, исполняя при этом жесткие требования целого ряда новых законов "информационного блока", одни из которых требуют максимально раскрывать государственную информацию, а другие - обеспечить надежную защиту различных видов тайны.

Впервые в России вопросы управления документами регламентируются нормативным актом столь высокого уровня. Учитывая и то, как регулярно в последнее время высшие руководители страны в своих выступлениях затрагивают вопросы электронного документооборота, можно сказать, что внимание к вопросам документационного обеспечения возрастает.

Правила фактически представляют собой урезанную Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в которую добавлено несколько положений, относящихся к электронным документам. В итоге они не полностью описывают традиционное бумажное делопроизводство и очень ограниченно отражают применение современных технологий в управлении государственными документами.

Расширение применения компьютерных технологий в управлении приводит к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций.

Сферу электронного документооборота в основном регулируют следующие нормативно-правовые акты:

- Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ;

- Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ;

- Федеральный закон "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" от 23 сентября 1992 г. №3523-1;

- Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002-2010 гг.)", утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 г. № 65;

- ГОСТ Р 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования".

Национальный стандарт России ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" рассматривает делопроизводство и его терминологический синоним "документационное обеспечение управления" как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфра-М. - 2008. - С. 178..

Работнику делопроизводственной службы необходимо знать требования нормативных документов, регламентирующих процессы работы с документами, в первую очередь несколько устаревшей, но все еще действующей выше обозначенной Государственной системы документационного обеспечения управления. Правда, необходимо помнить, что ГСДОУ считается действующей лишь в части, не противоречащей современному законодательству. То есть вроде бы если есть какие-либо противоречия между положениями ГСДОУ и относительно новыми государственными стандартами (например, ГОСТ Р 6.30-2003), приоритетными должны считаться требования стандартов, однако согласно Федеральному закону "О техническом регулировании" от 27 декабря 2004 г. № 184-ФЗ стандартизация в нашей стране осуществляется в соответствии с принципом добровольного применения стандартов, так что никакой ясности в вопросе нормативного регулирования документационного обеспечения нет.

Новый национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) на основе международного стандарта ISO 15489-1-2001 "Information and documentation. Records management. General (IDT)" и был введен в действие с 1 июля 2007 года.

Положения нового стандарта направлены на решение функциональных, технологических и технических вопросов работы с документами, возникающих в процессе деловой деятельности организации.

Новый стандарт носит рекомендательный характер и распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, включая электронные, создаваемые или получаемые организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы.

Положения национального стандарта касаются ответственности, политики, процедур, систем и процессов, связанных с документами организации. Он содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

Отечественные специалисты в области документоведения неоднократно подчеркивали важность принятия данного стандарта для включения России в международное информационное пространство. В новом стандарте впервые в практике документоведения термины из сферы делопроизводства приводятся с англоязычными эквивалентами.

Из наиболее важных для исследования определений, национальный стандарт дает следующие:

документная система; система управления документами (records system) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени;

документ (document, records) - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности;

индексирование (indexing) - процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации;

классификация (classification) - систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе;

регистрация (registration) - действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему и др. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. - С. 35.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 организации должны определить и документально зафиксировать политику в области управления документами. Информирование об этой политике и ее применение на всех организационных уровнях обеспечивается созданием инструкции по ведению делопроизводства или документационному обеспечению управления, которая разрабатывается службой ДОУ на основе анализа деловой деятельности.

1.3 Организация работы с документами

В соответствии с национальным стандартом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В соответствии с ГОСТ Р 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" документы создаются, получаются и используются в процессе осуществления деловой деятельности. Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Все документы учреждения делятся на три документопотока:

· входящие (поступающие) документы;

· исходящие (отправляемые) документы;

· внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию секретаря (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию секретаря (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для определения условного объема обрабатываемой документной информации, загрузки сотрудников, планирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства, определения технологической оснащенности процессов работы с документами и анализа других аспектов, составления Табеля документов необходим подсчет числа документов (и их копий), полученных и созданных организацией за выбранный временной период, обычно за месяц, год.

Сведения собираются по базам регистрации, количество экземпляров по адресам рассылки, нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом подсчете в делах, часть сведений в зависимости от сложившейся практики работы может быть определена только примерно. Итоги подсчетов доводятся до сведения руководства в установленной им форме и с заданной периодичностью, но не реже одного раза в год. На рисунке 1 представлен пример формы справки об объеме документооборота Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. - С. 105..

Справка об объеме документооборота за _________ 20___ года (месяц)

Документы	Количество документов	Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие
Отправляемые
Внутренние
Итого

Руководитель службы ДОУ (подпись) Инициалы, фамилия. Дата.

Рис. 1. Пример справки об объеме документооборота

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.) разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения. В Приложении 1 приведен пример маршрутной схемы (оперограммы) предложенный Басаковым М.И. Басаков М.И. Делопроизводство: конспект лекций / М.И. Басаков. - Изд. 7-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2009. - С. 173..

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.). Движение документов организации, где есть служба ДОУ, например, канцелярия, показано на схеме 1.

Схема 1. Движение документов в организации Кирсанов М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. - С. 77.

При автоматизации делопроизводства происходит автоматизация подготовки документов предприятия, регистрации и учета поступающих в организацию документов, прохождения внутренних документов, а также контроль за их исполнением. Предложенная Раздорожным А.А. схема автоматизации движения документов Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2009. - С. 226. в организации представлена в Приложении 2.

Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.

Вне зависимости от специфики внутренней структуры офиса, технического оснащения и кадрового состава установился ряд общих правил обработки документов и организации их продвижения по офису.

Так, если руководство отдает приоритет четкости, дисциплине, учету и контролю, даже иногда в ущерб оперативности, то корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом или иным путем, должна приниматься в офисе централизованно специально выделенным для этого лицом (секретарем, работником делопроизводственной службы, специальной экспедиции).

Если в работе с документами приоритетом принимается оперативность, а внутренняя дисциплина подразумевается, как само собой разумеющаяся данность, допустима децентрализованная обработка поступающей, да и отправляемой корреспонденции на рабочих местах сотрудников, связанных в единую компьютерную внутриофисную сеть.

В документообороте выделяют следующие группы документов Петрова Ю.А. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта / Ю.А. Петрова. - 2-е изд., испр. - М.: Омега-Л, 2008. - С. 43.:

- предложения, заявления и жалобы граждан;

- правительственная документация;

- документы, адресованные на имя руководителя;

- документы, адресованные структурным подразделениям.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка.

Наиболее важные для исследования этапы обработки и движения документов рассмотрены далее.

При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

Как известно, в настоящее время параллельно применяется несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными или неофициальными курьерами, пересылаются по почте, по телеграфу. Для передачи документной информации используются телефон, факсимильные аппараты, компьютеры.

Схематично последовательность работы с входящими документами представлена в Приложении 3.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна и не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудника, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным подразделением или должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, то есть независимо от адресата корреспонденция должна передаваться для внесения в регистрационные базы данных - зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.