Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания (на примере ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж")

При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, включая часы и минуты, например: 21.07.2010 13.32.

До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция без задержки должна быть отправлена адресату.

Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатываются в первую очередь.

При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется акт, который присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту. Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "Лично", документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям.

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается, исключения делаются только в следующих случаях:

- если в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

- если в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

- если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа "Лиино" не было;

- если в конверт были вложены документы, поступившие с просроченным сроком исполнения;

- если налицо несоответствие между записью на конверте и его содержанием;

- при желании взыскать с корреспондента доплату почтовому ведомству.

В этих случаях конверт присоединяют к документу с помощью скрепки или степлера.

На поступающих документах проставляется отметка о поступлении, включающая порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов и подпись сотрудника. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название организации-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших в организацию документов. Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, с важных документов снимают ксерокопии.

Регистрационные штампы (рис. 2) принято ставить на первом листе документа в правом углу нижнего поля (реквизит 28). Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их количестве, - в течение месяца.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2. Регистрационный штамп (отметка о поступлении документа в организацию)

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов (на любой свободной площади лицевой стороны). При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

В момент поступления документа в организацию в штампе проставляют только дату поступления, а входящий номер проставляют в момент регистрации. На телеграммах и документах с пометками о срочном вручении проставляется также время получения.

Если документ присылается повторно (об этом указано на документе), то целесообразно установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем. Предложения, заявления и жалобы граждан положено всегда проверять на повторность.

Электронные документы также проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация в регистрационно-контрольной форме (РКФ) электронных документов, поступающих на электронный адрес организации, осуществляется службой ДОУ или, если она отсутствует, секретарем-референтом.

Обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Следующий этап обработки - сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с Перечнем нерегистрируемых документов (Приложение 4). Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов.

Регистрации подлежат:

- документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих организаций;

- любые документы, которые по своему содержанию требуют решения или ответа;

- приказы, распоряжения, решения, акты, важнейшие внутренние документы;

- предложения, заявления, жалобы.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ. Она позволяет распределить документы на потоки - направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям и нуждающиеся в обязательном рассмотрении руководителя. Такая организация работы требует делегирования прав и полномочий, но это оправданно, так как в соответствии со сложившимися традициями большую часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, которые могут быть решены без указаний (резолюции) руководителей организации.

Руководству, как правило, направляются документы, полученные из Администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывает использование внутренних справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При предварительном рассмотрении поступивших документов учитывается:

- важность содержания;

- вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;

- сложность и новизна поставленных вопросов;

- авторство, то есть общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества.

Руководитель, как правило, не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

Обычно применяется следующая технология: секретари руководителей по мере поступления к ним рассмотренных ими документов заполняют специальную информационную форму (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации.

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение - на следующий день, возвращены.

После определения исполнителей документы вносятся в базу данных - регистрируются и передаются по назначению. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется в процессе определения исполнителей и сроков исполнения.

При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронная версия через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ на бумаге.

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих, исходя из их содержания, срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

Внутри организации документы передаются из одного подразделения в другое секретарями руководителей или самими сотрудниками, реже через службу ДОУ. Удобнее единый порядок передачи документов для обработки - через сотрудника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении, но, чтобы документы не терялись, вручную и (или) в компьютерную информационно-поисковую систему (регистрационную форму или базу данных) в любом случае должны вноситься сведения об изменении их местонахождения с указанием даты передачи.

1.4 Регистрация и индексация документов

Национальный стандарт Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет регистрацию документа как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В соответствии с ГОСТ Р 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" регистрация (registration) - действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:

- учет документов;

- контроль за их исполнением;

- справочная работа по документам

Регистрация позволяет:

- подтвердить факт получения или отправки документа;

- создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;

- вести контроль исполнения документа;

- дать качественные и количественные характеристики документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах организации.

Часто секретари считают необязательной регистрацию внутренних документов - приказов (распоряжений), протоколов, планов, отчетов, докладных и объяснительных записок, справок и докладов, однако это является серьезной ошибкой организации документационного обеспечения управления.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, каждая организация составляет самостоятельно. Перечень утверждается руководителем и, как уже отмечалось ранее, включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству в организации.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 регистрационным индексом документа (или регистрационным номером документа) называется цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

При регистрации документа проставляется его индекс. Индексация - это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их составления (исполнения) и хранения документа.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей организации может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителе и др. Составные части регистрационного номера обычно отделяются друг от друга косой чертой. Нумерация ведется в пределах календарного года, а для учебных заведений - в течение учебного года.

При индексации жалоб, заявлений и предложений индекс документа может быть дополнен первой буквой фамилии автора документа: № 12-Л.

Приказы по основной деятельности и по личному составу индексируются отдельно, причем приказы по личному составу имеют буквенное обозначение.

Приказы по личному составу могут составлять несколько регистрируемых массивов, которым присваиваются отличные друг от друга регистрационные номера. Для этого к порядковому номеру приказа в пределах календарного года удобнее всего добавлять соответствующие буквы, например:

- приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) - № 01 л/с;

- приказы по личному составу (отпуска, взыскания) - № 01-о;

- приказы по личному составу (командировки) - № 01-к.

Допускается дополнять регистрационный индекс другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. В качестве дополнительных обозначений в регистрационный номер может входить код вопроса по тематическому (предметно-вопросному) классификатору, код подразделения, в которое направлено обращение на рассмотрение.

При регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции целесообразно использовать иную систему. Регистрационный номер поступающих документов включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года, который после рассмотрения документа руководителем и вынесения резолюции дополняется через косую черту индексом подразделения-исполнителя. Кроме того, к коду подразделения через дефис может присоединяться порядковый номер дела по номенклатуре дел, который вместе с кодом подразделения составляет индекс дела по номенклатуре.

При регистрации отправляемой корреспонденции можно использовать те же правила, но в этом случае первая составная часть регистрационного номера будет индексом дела по номенклатуре, вторая - порядковым номером отправляемого документа.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано, по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

В организациях используют одну из форм регистрации документов: карточную (на регистрационно-контрольных карточках), журнальную (в журналах регистрации) и компьютерные регистрационные формы (автоматизированная электронная).

Для детального изучения вопросов, касающихся этапа регистрации документов мы более подробно рассмотрим все из вышеобозначенных форм регистрации документов.

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируют на единой регистрационно-контрольной карточке. Единой она называется потому, что эту форму используют для регистрации отправляемых, получаемых и всех разновидностей внутренних документов.

Карточная система регистрации документов является наиболее удобной. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить форму РКК на формате А 5 (148 х 210) или А 6 (105 х 148). В некоторых формах срок исполнения обводится кружком. Карточки могут иметь различную цветовую гамму. В этом случае, каждый вид документа регистрируется на карточке определенного цвета. Бланки карточек изготавливают на плотной бумаге.

Преимущества карточной формы регистрации:

- карточки можно располагать в таком порядке, который наилучшим образом обеспечивает поиск документа;

- обеспечивается однократность регистрации - на каждый документ можно оформить столько экземпляров карточек, в скольких подразделениях он будет обрабатываться. Это исключает необходимость повторной регистрации документа в структурном подразделении;

- одновременно с регистрационной в случае необходимости создается контрольная карточка;

- регистрировать документы могут сразу несколько сотрудников.

Карточки позволяют осуществлять накопление, хранение и корректировку информации о документах, давать ответы на запросы, вести контроль, регулирование, координацию работы с документами в организации.

При наличии нескольких экземпляров карточки их можно помещать в различные картотеки: регистрационные, контрольные, справочные.

Автор учебного пособия "Секретарь-референт. Делопроизводство" Ленкевич Л.А. предлагает приведенную ниже форму регистрационной карточки Ленкевич Л.А. Секретарь-референт. Делопроизводство: учеб. пособие / Л.А. Ленкевич. - М.: Издательский центр "Академия", 2007. - С. 13. (рис. 3). Она содержит следующую информацию.

Лицевая сторона

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оборотная сторона

Рис. 3. Регистрационная карточка

Графа "Краткое содержание" заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем указывается заголовок к тексту документа.

Графа "Корреспондент" - при регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемого документа указывается, куда направляется документ. Допускается сокращенное название организации.

"№ документа" - указывается дата документа, проставленная организацией-автором.

"Индекс документа" - указывается индекс документа, присвоенный организацией-автором.

"Дата" переносится из регистрационного штампа (отметка о поступлении документа в организацию).

"Входящий №" переносится из регистрационного штампа (отметка о поступлении). Это порядковый (регистрационный) номер поступающего документа, присвоенный ему организацией-получателем.

"Резолюция" переносится из документа, указывается автор, содержание и дата резолюции.

"Срок исполнения" - проставляется в соответствии с нормативными документами, если срок типовой; берется из резолюции, если срок индивидуальный.

"Срок исполнения", "Исполнитель" - краткая запись решения вопроса по существу: когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе, или дата и индекс ответного документа.

"№ дела" - индекс дела по номенклатуре дел, куда будет помещен документ для дальнейшего хранения и использования.

Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов: "Расписка в получении", "Исполнитель и номер его телефона".

Регистрационная карточка служит для создания информационно-справочного аппарата организации. После оформления регистрационная карточка помещается в картотеку, которая может быть вертикальной, подвесного хранения, вращающейся, автоматизированной. Чаще используют вертикальные картотеки, в которых карточки с помощью разделителей разбиваются на отдельные группы. Картотека разделена на две части: неисполненные и исполненные документы. Картотека на неисполненные документы в свою очередь подразделяется на группы: карточки на поступающие, отправляемые и внутренние документы, которые внутри разделов располагают по датам поступления документов. По мере исполнения документов карточки перемещаются из первой части картотеки во вторую.

Чаще других в организациях используются сроковые картотеки, в которых регистрационные карточки помещаются в картотечный ящик с 33 подвижными разделителями: 31 разделитель - число дней в месяце; за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц; за 33-й разделитель помещают карточки на исполненные документы. В конце месяца (за 2-3 дня до начала следующего) карточки, которые находятся за 32-м разделителем, расставляют по датам нового месяца.

Раздорожный А.А. в учебном пособии "Документирование управленческой деятельности" предлагает следующую форму регистрационно-контрольной карточки Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2009. - С. 183. (рис. 4).

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Лицевая сторона

12345678910111213141516171819202122232425262728293031
Корреспондент (автор)
Дата получения _______ Входящий № _________	Дата документа	№ документа
Заголовок (о чем)
Резолюция
Исполнитель (фамилия и инициалы)

Оборотная сторона

Ход исполнения

______________

№ дела

Рис. 4. Регистрационно-контрольная карточка

Карточки можно систематизировать по следующим признакам:

- алфавитный;

- региональный (географический);

- корреспондентский;

- предметно-вопросный;

- номинальный;

- структурный (по структуре организации);

- хронологический.

При использовании карточной системы регистрации трудность заключается в правильном выборе признаков систематизации. Секретарь должен тщательно проанализировать весь объем документов организации, чтобы определить, какие поисковые признаки будут наиболее оптимальны в работе.

Традиционно форма журнала регистрации документов является самой простой. Для каждого вида документов используется своя форма регистрационного журнала.

Журнальная система регистрации документов используется в том случае, если документооборот организации составляет менее 500-600 документов в год и учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации - например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера (рис. 5).

№ пп.	Дата получения	Краткое содержание	Дата и № входящего документа	Откуда	Резолюция	Отметка о получе-нии доку-мента исполнителем	Отметка о возврате доку-мента	Доку-мент подшит в дело
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Рис. 5. Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Петрова Ю.А. в книге "Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта" предлагает следующую форму оформления обложки журнала регистрации Петрова Ю.А. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта / Ю.А. Петрова. - 2-е изд., испр. - М.: Омега-Л, 2008. - С. 45.: в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре дел; в нижнем правом углу пишут даты начала и окончания ведения журнала.

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать организации и делают надпись, заверяющую правильность оформления, например: "В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов".

Предложенные автором формы журналов регистрации представлены на рисунке 6.

Журнал регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении	Примечание
1	2	3	4	5	6

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении	№ дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Рис. 6. Формы журналов регистрации документов

Для регистрации внутренних документов используются различные формы журналов, так как каждый вид внутреннего документа регистрируется в отдельном журнале (рис. 7).

Дата и регистрационный номер	Краткое содержание	Исполнители	Срок исполнения	Ход исполнения, отметка о хранении
1	2	3	4	5

Рис. 7. Примерная форма журнала для регистрации приказов по основной деятельности

При всей простоте журнальной формы поиск информации при этом усложнен, поскольку, например, инициативный документ зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него - в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы.

Недостатки журнальной формы регистрации выражаются в следующем:

- нужно вести сразу несколько журналов - отдельно для поступающей, отправляемой и внутренней документации, приказов по основной деятельности и по личному составу, для жалоб;

- нарушен основной принцип регистрации - однократность, так как документ регистрируется в каждом структурном подразделении;

- журнал не обеспечивает оперативного описка документа, так присутствуют только два поисковых признака (порядковый регистрационный номер и дата), а также поиск информации необходимо вести сразу по нескольким журналам (инициативный документ зарегистрирован в одном, а ответный - в другом журнале).

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что журнальную форму целесообразнее использовать в случае, если в каждом из журналов за календарный год производится не более 200 записей.

Документоведы прошлого века считали, что залог правильной организации работы с документами - сокращение объема документооборота. Тем не менее, вся история человечества показывает, что количество создаваемых документов с годами и веками не только не уменьшалось, но увеличивалось в геометрической прогрессии, значит, места о сокращении документооборота - утопия. Однако современные компьютерные технологии позволяют успешно решить задачу эффективной работы с огромным количеством документов (включая прием, регистрацию, контроль исполнения, хранение, анализ информации, создание информационно-поисковых систем). Электронные документы прочно вошли в жизнь современных офисов и в ряде организаций вытеснили традиционную бумажную переписку.

Передача и прием внутренних документов в электронном виде может осуществляться с компьютера на компьютер в компьютерной локальной сети, а входящих и исходящих документов - с помощью электронной почты и сети Интернет.

Компьютерная локальная сеть (LAN), объединяющая несколько компьютеров, расположенных внутри организации, позволяет руководителю обращаться к документам секретаря, бухгалтера и других специалистов, выводить эти документы на экран, обмениваться информацией с сотрудниками организации.

Автоматическую обработку поступающей электронной корреспонденции можно осуществлять с помощью программы Outlook Express, указав критерии сортировки документации по различным папкам (автор письма; заголовок документа; адрес отправителя и т.д.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Современная компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

- организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнением документов.

При регистрации на компьютере на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК с аналогичными полями) и в нее заносятся сведения о документе. Следует отметить, что данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, то есть без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка заполняется полностью, то есть в нее вносятся эти сведения.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

Регистрационная карточка, выводимая на экран компьютера, может содержать значительно больше сведений о документе. В нее можно внести следующие сведения:

1) дата получения (регистрации) документа;

2) номер регистрируемого документа (регистрационный номер);

3) наименование корреспондента;

4) дата документа;

5) номер документа, присвоенный ему отправителем;

6) краткое содержание;

7) автор резолюции;

8) текст резолюции;

9) исполнители;

10) срок исполнения документа;

11) ход исполнения;

12) дата исполнения;

13) номер дела, в которое подшит исполненный документ;

14) название структурного подразделения;

15) количество листов в документе;

16) количество листов приложений;

17) вид документа (договор, акт, приказ и т.д.);

18) названия связанных документов.

В регистрационной карточке могут содержаться и другие показатели в зависимости от специфики организации.

Заполняемые на экране регистрационные формы для входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации. Форма корточки содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), поля, в которые сведения вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа) и поля, в которые сведения вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки и позволяет избежать опечаток и разночтений.

В виде раскрывающихся списков выполняются следующие поля:

1) вид документа;

2) автор резолюции - список руководящих лиц организации;

3) структурное подразделение - список структурных подразделений;

4) исполнители - это поле состоит из двух частей: название (или индекс) структурного подразделения и фамилия, и инициалы исполнителя. Данный список, как и список "автор резолюции", может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректируется при кадровых изменениях;

5) номер дела - связан с номенклатурой дел организации;

6) связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

При наличии в организации системы комплексной автоматизации делопроизводства данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер и номенклатура дел.

Созданный список может быть использован неоднократно, что значительно экономит время в процессе дальнейшей работы.

При регистрации входящего документа карточка должна иметь раздел (вложенную форму) "Сведения о движении документа", в котором отражаются передача документа руководителю для наложения резолюции и дальнейшее движение документа к исполнителю (исполнителям).

Поле "Состояние документа" отражает стадию работы с документом и может принимать одно из следующих значений:

- "Передан руководителю" - поступивший документ после регистрации передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции;

- "На исполнение" - сведения о резолюции и назначенном исполнителе;

- "На исполнении" - передача документа после регистрации сразу исполнителю;

- "У внешней организации" - в том случае, если в ходе исполнения документ временно передается внешней организации;

- "Исполнен" - документ исполнен.

При регистрации нескольких документов распечатывается сводная форма, в которой распечатываются все исполнители, получившие документы. Раздорожный А.А. предлагает следующую сводную форму Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2009. - С. 240 (рис. 8):

Вид документа	Дата и № документа	Исполнитель	Личная подпись	Дата передачи
Приказ	03.03.2004	Петров А.К.		04.03.2004
Приказ	05.03.2004	Петров А.К.		06.03.2004

Рис. 8. Пример сводной формы при регистрации нескольких документов

В том случае, когда исполнение документа сопровождается созданием нового документа (ответного письма, договора, справки, служебной записки и т.п.) можно установить связь с регистрационной карточкой этих документов с помощью кнопки "Связанные документы".

Отличия регистрационной формы для исходящих документов состоят в следующем:

1) указывается название подразделения, подготовившего документ;

2) исходящий номер переносится на отправляемый документ;

3) проставляется дата (подписания, утверждения, отправки) документа;

4) указывается адресат: название организации, которой посылается документ;

5) указывается исполнитель: фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка);

6) если на документ ожидается ответ, заполняется поле "Контрольная дата";

7) если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, кнопкой "Связанные документы" устанавливается связи с регистрационными карточками связанных документов;

8) в поле "Дело №" выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу).

Остальные поля полностью соответствуют полям, заполняемым при регистрации входящих документов.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля карточки:

1) регистрационный номер внутреннего документа (порядковый номер с начала года);

2) вид документа;

3) дата документа;

4) количество листов документа;

5) количество листов приложений;

6) краткое содержание документа;

7) подразделение, ответственное за исполнение документа;

8) исполнитель (фамилия, инициалы);

9) срок исполнения ("контрольная дата");

10) отметка об исполнении;

11) ход исполнения;

12) связанные документы;

13) "Дело №".

К отправляемым документам относятся в основном ответные письма, в том числе с приложением каких-либо документов, в которых содержится согласие или отказ на соответствующую просьбу или предложение, а также инициативные письма (просьбы, запросы, предложения, гарантийные письма) с изложением сути вопроса, в том числе с приложением каких-либо документов.

Последовательность работы с исходящими документами, представленная в Приложении 5, состоит из составления проекта документа, его изготовления, согласования, визирования (в необходимых случаях), подписания (утверждения), регистрации и отправки.

Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

Реквизит регистрационный номер (индекс) документа проставляют одновременно с датой. Это условное обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему организации. Для придания большинству управленческих документов юридической силы он обязателен. Для исходящих он складывается из нескольких частей, например, 42-38/153, где 42 - номер структурного подразделения, 38 - номер дела по номенклатуре, 153 - порядковый номер отправляемого документа. Предложенная структура индексов не носит нормативного характера.

При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ (реквизит - ссылка на регистрационный номер и дату документа). Например:

20.01.2010 № 259-02/98

На № 63/5 от 05.01.2010.

Место для ссылки на регистрационный номер и дату документа по российской и международной практике вносится в бланки для писем. Дата и номер для ссылки копируются из инициативного письма. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти автора и копию инициативного письма. Несмотря на свою кажущуюся малозначимость, реквизит в различном написании применяется в большинстве европейских стран. При оформлении инициативного письма реквизит не заполняется.

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй - с визами согласования остается в деле организации.

На отправляемый документ заводится регистрационная карточка, которая включает в себя такие элементы, как порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра; дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа, количество листов, отметка о получении ответа, дата.

Так, автор учебного пособия "Современное делопроизводство" Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. - С. 86. Кирсанова М.В. предлагает пример формы регистрации отправляемого документа (рис. 9).

Дата и порядковый регистрационный номер	Количество листов и экземпляров	Кому направлен документ	Расписка в получении или номер реестра, дата
20.01.2004 № 259-02/36	2 л. в 1 экз.	Министерство образования РФ	Заказное № 36 от 20.01.2004
Краткое содержание документа: Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кем подписан документ: начальник Я.Я. Боргено 20.01.2004

Рис. 9. Форма регистрации отправляемого документа

1.5 Организация справочно-информационного обслуживания

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системы. Она была рассмотрена в п. 1.4.

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый - в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй - в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. В ходе исследования мы уже не раз отмечали важнейшие составляющие организации справочно-информационного обслуживания. Рассмотрим оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.д.).

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости могут быть распечатаны.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа - искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управленческие организации в целом.

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побуждало правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и перестройки системы документирования деятельности появляются новые типы учреждений, разрабатываются регламенты для их деятельности, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

С истечением времени претерпевает изменения и форма документов. Для многих из них разрабатываются образцы, по которым следовало составлять документы, появляются бланки учреждений. Если ранее делопроизводство характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, то в процессе развития были выделены основные этапы работы с документами, давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства, предоставлялся выбор рациональных методов работы с документами, что, в конечном счете, привело к внедрению новых информационных технологий в процесс документационного обеспечения управления.

Законодательная регламентация делопроизводства на всех уровнях государственного управления претерпевает значительные изменения. Особенностью организации делопроизводства становится не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Появляются государственные стандарты, всесоюзные классификаторы, унифицированные системы документации, типовые инструкции по делопроизводству. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации стали составлять нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти.

Расширение применения компьютерных технологий в управлении привело к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций.

Рациональная организация документооборота, быстрота и четкость обработки и передачи документов приводит к оперативности их исполнения. Проектирование рациональной системы документооборота организации основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда.

По сравнению с ручной регистрацией документов компьютеризированные системы имеют ряд преимуществ:

- обеспечение сбора и хранения исчерпывающих данных обо всех документах организации;

- возможность осуществлять эффективный контроль за исполнением документов;

- организация децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

- организация на основе базы данных информационно-справочной работы.

Возможности справочного аппарата в делопроизводстве, как показывает практика, заключаются в возможности дать быстрый ответ на два главных вопроса: у кого из исполнителей и на какой стадии исполнения находится искомый документ и в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу.

Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке, что значительно упрощает работу с документами.

Глава 2. Организация работы с документами в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж"

2.1 Характеристика ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж"

Дата основания образовательного учреждения - 16 сентября 1921 года.

По организационно-правовой форме Смоленский педагогический колледж является областным государственным образовательным учреждением среднего профессионального образования. Имеет государственную Лицензию на право осуществления образовательной деятельности и Свидетельство о государственной аккредитации образовательных программ.

Миссия Смоленского педагогического колледжа в современных условиях, отражая основные ценности нового, характерного для начала третьего тыс.ячелетия смысла среднего профессионального образования и лучшие традиции отечественного образования, ориентирует коллектив образовательного учреждения на построение колледжа как пространства жизненного самоопределения Человека во всем многообразии его проявлений в современной культурной практике.

Все структурные подразделения колледжа организуют свою работу в соответствии с Уставом колледжа и локальными актами, разработанными на основе нормативных правовых документов Правительства Российской Федерации и Министерства образования и науки Российской Федерации.

Развивая свою многоуровневость, многопрофильность и многофункциональность колледж создает условия для реализации:

- 17 основных профессиональных образовательных программ СПО - 899 студентов;

- 3 программы профессиональной подготовки - 180 человек;

- 4 программы дополнительного образования - 200 человек.

Структура персонала колледжа составляет 167 человек, в том числе:

административно-управленческий персонал - 7 чел.;

учебно-вспомогательный персонал - 13 чел.;

преподаватели - 89 чел.;

остальные сотрудники - 58 чел.

Представим организационную структуру учреждения (схема 2):

Схема 2. Организационная структура ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж"

Совершенствование стиля и методов управления решает в колледже следующие задачи: развитие демократических начал при взаимодействии руководителей и подчиненных; использование побуждения и убеждения; коллегиальное принятие перспективных решений, внедрение демократического стиля взаимоотношений в студенческих органах самоуправления; использование коммуникативных взаимоотношений в коллективе; развитие личностно-ориентированного подхода в управлении с делегированием прав, обязанностей, ответственности; в режиме самоуправления и соуправления образовательным процессом на системной основе совершенствовать функции управления - информационно-аналитическую, мотивационно-целевую, планово-прогностическую, организационно-исполнительскую, контрольно-диагностическую, регулятивно-коррекционную.

Проявляется проблематика рационального внутриколледжного управления. Анализ ситуации определил выбор новой формы управления - административно-общественное управление колледжем. Это позволило создать такую среду, в которой человек осознает, ощущает себя субъектом управления, что позитивно отражается на его индивидуальном развитии и эффективности развития образовательной системы в целом. Важнейшими показателями эффективности административно-общественного управления явилось: расширение сферы образовательных услуг, исследовательской деятельности и роста квалификации кадров, удовлетворенность сотрудников результатами и условиями профессиональной деятельности, индивидуальное и коллективное творчество студентов, укрепление материально-технической базы образовательного процесса. Внедрена маркетинговая концепция в управление колледжем. Особенность модели административно-общественного управления заключается в дифференциации связей линейной и функциональной подчиненности, что делает ее адаптивной к изменениям окружающей среды, гибкой в использовании потенциала профессионализма и во временной организации ее функционирования. Число подразделений в данной организационной структуре управления может меняться в зависимости от целевых, временных и других факторов.

2.2 Делопроизводственная служба и ее место в системе управления

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44. в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба делопроизводства в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж" представлена канцелярией, которая является второстепенным обслуживающим подразделением.

Внутреннюю структуру канцелярии можно представить следующим образом:

- инспектор по кадрам;

- секретарь учебной части;

- секретарь директора;

- операторы ЭВМ.

По форме организации документационного обеспечения управления служба является децентрализованной, так как ведение делопроизводственных операций происходит в нескольких местах и, как следствие, руководители структурных подразделений не освобождаются от выполнения делопроизводственных функций. Например, руководители структурных подразделений "Психолого-педагогический центр развития семьи и детства" и "Детская школа искусств" ведут всю необходимую для обеспечения деятельности документацию самостоятельно (выполняют приказы, выдают справки, оформляют и заключают договоры), но после подписания директором все вышеуказанные документы регистрируются в канцелярии или у секретаря директора.

Основными функциями делопроизводственной службы являются:

- осуществление приема и первичной обработки документов;

- регистрация документов и информационно-справочной работы по ним;

- организация своевременного рассмотрения поступающих в учреждение документов;

- осуществление контроля за правильностью оформления представляемых на подпись директору документов;

- регулирование хода исполнения документов;

- организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

- организация работы архива.

Можно отметить, что основные функции представлены не в полном объеме. Так, например, отсутствуют:

- внедрение и ведение унифицированных форм документов организации;

- организация контроля за составом применяемых видов и форм документов;

- обобщение сведений и регулярное информирование руководителя о результатах контроля за состоянием исполнительской дисциплины;