Размещено на http://www.allbest.ru/

Распределение часов по темам и видам учебных занятий

№ п/п	Наименование темы	Количество часов
		лекции	практические
1.	Исходные понятия делопроизводства.	2	2
2.	Документирование. Документооборот.	6	4
3.	Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы предприятия (организации, учреждения).	2	2
4.	Виды документов, функции, классификация.	2	2
5.	Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов. Бланк документа.	4	4
6.	Оформление документации по личному составу	2	2
7.	Отдельные виды служебных документов	2	2
8.	Систематизация и хранение документов в организации.	2	2
9.	Порядок передачи дел на уничтожение и на хранение в архив предприятия
10.	Использование документов архива.	2	2

Исходные понятия делопроизводства

Делопроизводством называют деятельность, охватывающую документирование и организацию работы с документами или другими словами человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения и использованию архивных документов относят к архивному делу.

Рис. 1. Классификация делопроизводства

Этапы делопроизводства в России

В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов. В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов. В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Унификация и стандартизация управленческих документов

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов -- это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Для совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УДС - совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в Российской Федерации был введен в действие ГОСТ Р6.30-97, внесший существенные изменения в оформление управленческой документации, в связи с компьютеризацией делопроизводства. В настоящее время используется ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документооборота организации, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Документирование. Документооборот

Общие нормы и правила оформления документов

Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её силу.

Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Средства документирования - орудие используемые человеком для создания документов:

- простые средства (ручки, карандаши)

- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)

- средства автоматизации (компьютерная техника).

В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.

Размеры бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров -- форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С -- дополнительными. Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842х1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

Формат	Размеры, мм	Применение
A3	297х420	Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4	210х297	Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы
А5	148х210

Размеры полей, используемые в документах

В соответствии с требования ГОСТ Р6.30-2003 для организационно-распорядительных (управленческих) документов предусматриваются поля следующих размеров: левое - не менее 20 до 35 мм, верхнее и нижнее поле -- не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее -- для указания страниц в многостраничных документах. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая размеры полей. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.

Нумерация страниц в документах

В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире ("черточек").

Способы оформления дат

Применяются следующие способы оформления дат, оговоренные ГОСТ Р6.30-2003: цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 -- 2005 гг. Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово "год" пишется полностью (например, в 2001 году). Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово "год" пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2000 г.; в первом квартале 2002 г.). Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках и в некоторых документах в такой последовательности: год, месяц, число. Например, 2000.09.01.

Сокращения слов, допускаемые в документах

В содержании управленческих документов применяются сокращения двух типов: лексические (так называемые аббревиатуры, функционирующие как самостоятельные слова) и графические.

Примеры наиболее типичных сокращений:

А) лексические сокращения:

- буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, КБ, АКБ;

- звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭЦ, ВУЗ;

- буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, НИОПИК;

- слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов): зампред, главбух, техред, Мосжилстрой, Мосинтур);

- частично сокращенные слова (образованы из части или частей и полного слова): профсоюз, рембаза, хозрасчет, Москоллектор, Мосгоркомспорт);

- усечения: зам., зав., спец.;

- телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия] и [электро]ника);

- смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Б) графические сокращения:

- точечные: стр. - страница, др. - другие, т.п. - тому подобное, см. - смотри, эт. - этаж, ул. - улица;

- дефисные: г-н - господин, гр-н - гражданин;

- косолинейные: п/о - почтовое отделение, а/я - абонентский ящик;

- нулевые или курсивные (как правило, так обозначают физические величины): т, кг, см, л;

- комбинированные: ж.-д. - железодорожный, об./мин - оборотов в минуту, сев.-зап. - северо-западный и др.

Употребление:

- слова при географических названиях: город -- г., село-- с., поселок-- п., поселок городского типа-- пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.);

- слова при фамилиях: товарищ -- т. (в начале предложения -- Тов.), господин -- г-н, профессор -- проф. доцент -- доц., начальник -- нач., и т. д.

- слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 -- п. 3., подпункт 1.1. -- подп. 1.1., рисунок 5-- рис. 5., раздел 2 -- разд. 2.

Слова при указании денежных единиц: рубль -- р., тысяча рублей -- тыс. р., миллион рублей -- млн. р., миллиард рублей -- млрд. р.

Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. -- единица измерения, напр. -- например, п/упр. -- под управлением, т. г. -- текущего года, с. г. -- сего года, т. н. -- так называемый, т. о. -- таким образом.

Оформление в документах написания чисел

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624;12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1, 094 03; 5, 350 021. Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 745 63 72, для шестизначных 23 03 23, для пятизначных 5 16 18, для трехзначных 3 12.

При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую черту: пр. Стачки, д. 27/2; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б. Садовая, д. 69а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например, XX век).

Если арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом (например, 18-градусная крепость, 9-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка сорока штук, в возрасте до семи лет).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

Оформление в документах знаков препинания и символов

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом. Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно. Знак "тире" может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово "есть" и в качестве знака переноса. Знак "тире" при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: "социально-политические методы", "финансово-экономический факультет"). Знак "тире" при использовании его в качестве заменителя слова "есть" отделяется пробелами с двух сторон ("демократия -- путь к процветанию"). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова. В документах, где повторяющиеся слова в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием "То же". Комбинацию из знаков тире и кавычек (--»--) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

Примеры правильного оформления:

Советский район	Ростовская область
« «	То же
« «	То же

Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки "№" и "%" ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 27/2). Когда числа пишутся словами, знаки "№" и "%" также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).

Документооборот

Понятие документооборота и его основные этапы

Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивающие движение документов в учреждении с момента их создания исполнения или отправки.

В рациональных целях организации документооборота все документы делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние).

Документопоток - совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Основные принципы организации документооборота:

-- прохождение документов должно быть оперативным;

-- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

-- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота -- прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Входящие документы - поступают на предприятие от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц, например: постановления органов власти (управления), приговоры суда, письменные обращения граждан и т.п. Поступление входящих документов происходит по каналам почтовой либо электрической связи (в том числе по электронной почте, телеграфу, телефону, телефаксу и несколько реже, по телексу и радио). Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Схема прохождения входящей документации

делопроизводство документ управленческий оформление

После вскрытия корреспонденции конверт сохраняется только в следующих случаях: если на документе отсутствует дата, если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.), если адрес отправителя есть только на конверте. В остальных случаях конверты уничтожаются.

При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым. С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.

Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.

Исходящие документы - направляются от предприятия другим юридическим и физическим лицам, например: письма, справки, отчеты и пр.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки (рис. 2).

Рис. 2. Схема прохождения исходящей документации

На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления -- согласования, визирования, подписания.

Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены. После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт. Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Внутренние документы - издаются предприятием, исключительно для внутреннего пользования, например: приказы, протоколы, акты и т.д.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Некоторые документы не проходят все стадии оформления. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

Учет объема документооборота. Объем документооборота -- это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель -- количество экземпляров копий документов. Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

Организация доставки документов. Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства -- пневмопочта, транспортеры. Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок) и т. д. Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах структурного подразделения документы доставляются секретарем.

Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы предприятия (организации, учреждения)

1. Положение о кадровой службе предприятия.

2. Положение о подразделении кадровой службы.

3. Инструкция по организации кадровой работы.

4. Положение об аттестации сотрудников.

5. Положение о персональных данных сотрудников.

6. Правила внутреннего трудового распорядка.

Положение о кадровой службе предприятия - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы, и регламентирующий порядок осуществления ее повседневной деятельности. Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием локальных актов.

Функции и задачи кадровой службы.

Основными функциями кадровой службы являются:

- информационная;

- контрольная;

- регулятивная;

- методическая.

Комплекс организационных (административных) задач:

- организация рекрутинга сотрудников;

- организация социально-профессиональной адаптации сотрудников;

- организация обучения (тренинга) сотрудников;

- организация контроллинга сотрудников;

- организация мотивации сотрудников;

- организация ротации сотрудников;

- организация кадрового делопроизводства.

Комплекс информационных задач:

- оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек, личных дел, страховых свидетельств государственного пенсионного страхования (ГПС), медицинских полисов обязательного медицинского страхования (ОМС).

- поддержание в актуальном состоянии базы данных о сотрудниках предприятия;

- ведение четно-справочной работы.

Комплекс контрольных задач:

- контроль за соблюдением на предприятии законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы.

- контроль достоверности сведений (персональных данных), сообщаемых о себе сотрудниками.

- организация проведения внутренних проверок и расследований.

Комплекс регулятивных задач:

- формирование и оптимизация организационной структуры предприятия;

- определение и уточнение предельной численности и фонда оплаты труда сотрудников предприятия.

- планирование, анализ состояния и подведение итогов кадровой работы.

Комплекс методических задач:

- методическое руководство кадровой работой в структурных подразделениях предприятия;

- консультирование должностных лиц по вопросам кадровой работы;

- работа с обращениями сотрудников, организация их приема по насущным вопросам.

В зависимости от изменений в направленности и содержании кадровой политики предприятия задачи кадровой службы могут уточняться.

Положение о подразделении кадровой службы - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего подразделения, и регламентирующий порядок осуществления ее повседневной деятельности (локальный акт).

Инструкция по организации кадровой работы - это документ, в котором устанавливается порядок осуществления кадровой работы, а также порядок применения положений нормативно-правовых актов при осуществлении этой работы структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (локальный акт).

Положение об аттестации сотрудников - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам аттестации сотрудников и регламентирующий порядок ее организации (локальный акт). Целью аттестации является определение соответствия сотрудника своей должности (своему месту работы) на основе объективной оценки его профессиональной деятельности.

Положение о персональных данных сотрудников - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам обращения с персональными данными сотрудников и регламентирующий порядок организации такого обращения (обработки) (локальный акт).

Правила внутреннего трудового распорядка предприятия - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрении и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Виды документов, функции, классификация

Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Документ -- это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая -- это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа -- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Общие функции:

- информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию - причина появления документов)

- социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью)

- коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями)

- культурная (документ - средство закрепления и передачи культурных традиций).

Специфические функции:

- управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией наделены так называемые управленческие документы специально создаваемые для реализации целей управления)

- правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе)

- функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на ПК), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые -- это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ -- рукописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал -- единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями. С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия -- идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа -- заверенная часть текста подлинника. Дубликат -- повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные -- обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ПК.

Анкета -- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров. Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки.

Таблица -- постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) -- на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.

Организационно-распорядительный документ -- документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее -- ОРД) самая массовая.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.);

справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы составляют объект делопроизводства.

C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот ГОСТ введен взамен одноименного недолго просуществовавшего стандарта 6.30-97, на базе которого был построен раздел "Оформление документов" в действующей ныне Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, М., 2001), юридически закрепленной и устанавливающей общие правила и единый порядок документирования и организации работы с документами в учреждениях.

Основные отличия и особенности нового стандарта

Основное и главное отличие состоит в рекомендательном характере государственного стандарта. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимания на обязательности стандартных требований. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации "О стандартизации" (в редакции от 30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.

Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако на практике этим требованиям, по сути, неукоснительно следуют все предприятия (организации, учреждения), в деятельности которых образуются управленческие документы. Раздел 2 ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает уточненный состав реквизитов документа (общее число реквизитов - 30). А также ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает уточненные требования к оформлению реквизитов.

Реквизиты - отдельные элементы, из которых состоит документ (от лат. requisitum -- требуемое, необходимое) (информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом).

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

Основные требования к оформлению реквизитов документов

Наименование реквизита	Номер реквизита по ГОСТу	Требования к оформлению	Примечание
Государственный герб Российской Федерации	01	Помещают в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ	-
Герб субъекта Российской Федерации	02	Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов	Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ
Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания)	03	Помещают в соответствии с уставом (положением) организации	Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ
Код организации	04	Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО)	-
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	05	Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами	-
Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет (ИНН/КПП)	06	Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами	-
Код формы документа	07	Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)	-
Наименование организации	08	Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах	Над полным наименованием указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. При наличии последней. Сокращенное название организации проводится в случае, если последнее закреплено в ее учредительных документах. Располагается ниже полного названия (за ним) в скобках. Наименование филиала (территориального отделения, представительства и пр.) организации проводится в том случае, если филиал является автором документа. Располагается ниже наименования организации. Наименование организации субъектов РФ, имеющих наряду с госуд. языком РФ иной (помимо русского) госуд. язык, печатаются на двух языках. При этом наименование организации на госуд. языке субъекта РФ следует располагать правее или ниже названия на русском языке
Справочные данные об организации	09	Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и др. необходимые для осуществления ее деятельности сведения	-
Наименование вида документа	10	Указывается в соответствии с уставом (положением) организации и требованиями УСОРД	Для писем - как правило, не указывается
Дата документа	11	Указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола - дата заседания, для акта - дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя	Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании (например, 01.11.2005 или в последовательности год, месяц, день, например, 2003.08.27. Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 09 августа 2004 г.)
Регистрационный номер документа	12	Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.	Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа
Ссылка на регистрационный № и дату документа	13	Указывается номер и дата документа, на который дается ответ	Применяется только в исходящих ответных документах
Указание на место составления (издания) документа	14	Указываются в соответствии с принятым административно-территориальном делением, с использованием общепринятых сокращений	Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09
Сведения об адресате	15	Указываются наименования адресатов - организаций или структурных подразделений (в им. падеже), должностных или физических лиц (в дат. падеже)	При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно
Гриф утверждения документа	16	При утверждении должностным лицом - УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) - УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в им. падеже, его даты и номера	Располагается в правом верхнем углу документа
Резолюция	17	Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата	В отдельных случаях опускается оформление резолюции на отдельном листе
Заголовок к тексту	18	Включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно - в предл. или родит. падеже)	Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться
Отметка о контроле	19	Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль - штампом «К» или «Контроль»	-
Текст документа	20	Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связанного текста или сочетания вышеперечисленного	-
Отметка о наличии приложения	21	При наличии приложений к документу - Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений проводится их нумерация	-
Подпись	22	Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию)	Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица
Гриф согласования документа	23	При согласовании должностным лицом - СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании др. документом - СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа	-
Виза согласования документа	24	Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «Замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма)
Печать	25	Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи	Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки МП

курс лекций "Исходные понятия делопроизводства" скачать

Подобные документы

• Документационное обеспечение управления

  Унификация и стандартизация документов. ГОСТ Р6.30-2003: область применения стандарта, виды бланков. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Договорно-правовая документация.
  
  учебное пособие [3,0 M], добавлен 07.04.2011
  

• Оформление кадровой документации

  Виды и назначение документации. Правила правильного, полного и своевременного оформления кадровых документов. Оформление данных по личному составу организации. Основы составления личного дела. Подготовка документации по личному составу к архиву.
  
  курсовая работа [77,4 K], добавлен 20.12.2015
  

• Организация кадрового делопроизводства на предприятии

  Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.
  
  курсовая работа [957,9 K], добавлен 20.11.2011
  

• Оформление кадровой документации

  Анализ требований к составлению служебных документов. Изучение порядка оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Заключение трудового договора. Состав документов, имеющихся в личном деле. Подготовка документации по личному составу к архиву.
  
  курсовая работа [50,1 K], добавлен 19.12.2015
  

• Унификация и стандартизация документов

  Характеристика унификации и стандартизации управленческих документов. Понятие стандартизации, характеристика объектов стандартизации. Международный и отечественный опыт в изучаемой области. Унификация документов - приведение их к единой системе, форме.
  
  курсовая работа [46,9 K], добавлен 13.01.2011
  

• Унификация и стандартизация управленческой документации

  Изучение общих требований к организационно-распорядительной документации. Принципы унификации и стандартизации управленческих документов. Правила оформления реквизитов организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документации.
  
  реферат [41,2 K], добавлен 17.05.2011
  

• Делопроизводство

  Законодательное и нормативное регулирование делопроизводства. Порядок составления документов и требования к их оформлению. Организационно-распорядительные документы и система документации по личному составу. Организация работы и хранение документов.
  
  методичка [1,9 M], добавлен 26.01.2009
  

• Унификация и стандартизация документов

  Обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов как фактора повышения производительности управленческого труда. Изучение унифицированных систем документации. Исследование состава и расположения основных реквизитов документа.
  
  реферат [31,4 K], добавлен 07.04.2014
  

• Влияние унификации документов на систему делопроизводства

  Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.
  
  дипломная работа [84,9 K], добавлен 09.02.2011
  

• Оформление управленческих документов

  Формы бумаги и поля. Бланки документов. Оформление отдельных реквизитов. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Документы по личному составу. Структура и штатная численность. Внесение изменений в записи трудовой книжки.
  
  курсовая работа [132,7 K], добавлен 26.02.2009
  

Другие документы, подобные "Исходные понятия делопроизводства"

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам