Отметка о заверении копии

26

Указывается «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения

При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержание изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются

Отметка об исполнителе

27

Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона

Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28

Указывается ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения

Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ

Отметка о поступлении документа в организацию

29

Указывается порядковый номер и дата поступления документа

В необходимых случаях также указываются часы им минуты поступления документа

Идентификатор электронной копии документа

30

Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа

Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа

Бланк документа

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления. Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги. Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках -- национальном и русском.

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20--35 -- левое; 10-- правое; 20 -- верхнее, нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью ПК непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности. Изготовленные бланки подлежат учёту и ответственному хранению.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

-- общий бланк;

-- бланк письма;

-- бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.). Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. В том случае, когда документ оформляют не на бланке, а на чистом листе бумаги, постоянные реквизиты печатаются на компьютере. Для организации с небольшой перепиской постоянные реквизиты могут наноситься резиновым штемпелем.

Оформление документации по личному составу

Состав кадровой документации

Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы. Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь прежде всего идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.

Документация, используемая при приеме на работу

Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением документов, указанных на схеме (рис. 4):

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 4. Последовательность документирования при приеме на работу

Резюме

Резюме -- сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Заявление о приёме на работу

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие (организацию, учреждение), указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 -- это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу. В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.). Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента. Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Анкета -- составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью. В настоящее время существуют рекомендованные бланки анкет.

Трудовой договор

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. В трудовом договоре могут быть предусмотрены разнообразные льготы для создания дополнительных стимулов к труду. Договор составляется в 2-х экз., подписывается сторонами и скрепляется печатью. Один экз. остается в организации, другой вручается работнику. Трудовым кодексом запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора (ст. 64 ТК РФ). Т.д. могут заключаться на неопределенный срок и на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор - заключается в случая, когда трудовые отношения не могут быть установлены на определенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами). Если в т.д. не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

Личный листок по учету кадров - это вспомогательный документ унифицированного первичного учета персональных данных работника.

Личная карточка - это основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника в соответствии с инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, заполнение и последующее ведение личной карточки на лиц, принятых на работу, производится по форме Т-2 на основании следующих документов:

- приказ (распоряжение) о приеме на работу;

- трудовая книжка;

- паспорт;

- военный билет;

- документ об окончании учебного заведения;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

- другие документы, предусмотренные законодательством.

Используются и другие сведения, сообщенные о себе работником (как правило, в письменной форме, - например, в автобиографии).

Автобиография - это документ, в котором по установленной предприятием форме (в виде связного текста) излагаются краткие сведения о персональных данных гражданина и его профессиональной (учебной) деятельности. В соответствии с методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) в документе следует последовательно изложить сведения: о дате и месте рождения, о гражданстве, о социальном происхождении (включая семейное положение и сведения о ближайших родственниках), о полученном образовании и специальности (профессии, квалификации), с указанием наименований учебных заведений и периодов обучения в них, о профессиональной деятельности (с указанием наименований организаций, должностей, выполнявшихся трудовых функций, а также периодов работы в них и, если таковые имелись, перерывов в работе.

Личное дело - сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о работнике предприятия (организации, учреждения). Обычно в личные дела группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе:

- заявление о приеме на работу;

- личный листок по учету кадров (с последующими дополнениями);

- автобиография;

- анкета;

- копия документа об образовании;

- трудовой договор (второй экземпляр);

- документы об участии работника в конкурсе на должность;

- документы по аттестации работника;

- договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

- выписки из приказов (копии приказов) о переводе на другую работу;

- выписки из документов (копии документов) о поощрении (награждении) или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных (научно-педагогических) работников в дополнение к личной карточке оформляется и ведется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Заполнение трудовой книжки впервые производится кадровой службой предприятия в присутствии работника (после издания соответствующего приказа) не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

-- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

-- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

-- сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т. п.);

-- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Приказ

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п. Содержание приказов (распоряжений) о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Состав документации, используемый при увольнении работника

Увольнение (высвобождение) работника осуществляется по схеме (рис.5)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 5. Последовательность документирования увольнения работника

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы.

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учетом графика отпусков.

Характеристика

Характеристика -- это официальный документ, который выдает администрация учреждения (организации, предприятия) своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая -- это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. Вторая часть текста характеристики -- данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.). Третья часть -- собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту. Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

Виды служебных документов

Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в структуре ведомственного (территориального) управления, регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими предприятиями (организациями, учреждениями), а в отдельных случаях - также с их структурными подразделениями, должностными лицами.

Договор - это письменное соглашение двух или более лиц, предусматривающее изменение их гражданских прав и (или) обязанностей. Договорная деятельность представляет собой организационно-правовую основу для реализации предприятием своих целей посредством делового сотрудничества с другими предприятиями (организациями, учреждениями). Законодательство допускает заключение различных видов договоров, как между юридическими, так и между физическими лицами (гражданами).

Классификация отдельных видов договоров:

Размещено на http://www.allbest.ru/

При подготовке договоров целесообразно использовать типовые и примерные тексты (формы) договоров.

Деловое письмо - это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.

В соответствии с предписаниями параграфа 4.4. Типовой инструкции по делопроизводству деловые письма могут готовиться предприятием:

- как ответные - в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

- как сопроводительные - в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

- как ответы - в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

- как инициативные.

Подготовку деловых писем целесообразно производить на бланках предприятия. Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте нескольких вопросов допускается, если эти вопросы тематически взаимосвязаны и (или) предполагается, что в дальнейшем письмо будет рассматриваться в одном структурном подразделении предприятия-получателя. Изложение делового письма производится от 3-го лица ед. ч. Либо от 1-го лица единственного или, несколько реже, множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма, а во второй части, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. В то же время отдельные виды писем - например, сопроводительные - могут состоять только из одной части.

Служебная записка - краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности предприятия. В общем случае функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного и того же предприятия. При этом функциональное назначение служебных записок - в зависимости от вида документа - может быть достаточно обширным. Основные виды служебных записок:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание служебной записки обычно состоит из двух частей - вводной и основной. Предназначение вводной части содержания документа заключается в ознакомлении адресата с темой документа (вопросом или групповой вопросов деятельности предприятия, которые и предполагается осветить в служебной записке) и пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения деловых писем

Приказы и распоряжения по основной деятельности

Письменный приказ - это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности. Письменное распоряжение (приказание) - документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником), и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности. Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.1. Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с Инструкцией приказами оформляются решения нормативного характера, а распоряжениями - решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия. Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой излагаются: краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения), обоснование необходимости подписания документа, сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован. Учет приказов и распоряжений по кадрам (персоналу) ведется отдельно от приказов и распоряжений по основной деятельности - это обусловлено спецификой их функционального назначения.

Протокол - это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения (общий порядок и правила оформления определены параграфом 4.3. Типовой инструкции по делопроизводству). Протокол составляется на основании:

- записей, произведенных во время совещания (заседания);

- представленных тезисов докладов и выступлений;

- справок;

- проектов решений;

- других документов и материалов протокольного мероприятия.

Акт - это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. Общий порядок и правила оформления актов определены параграфом 10.1 Т.и.по/д. В соответствии с указанной инструкцией акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела одного структурного подразделения предприятия (организации, учреждения). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения. Акты бывают: передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний, о приемке работ и т.п.

Доверенность - документ, устанавливающий факт временной передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного лица другому лицу. Доверенности могут выдаваться предприятиями (их должностными лицами) другим должностным лицам, а также частным лицам - другими частными лицами.

Согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ (1998) при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю в документе указываются: фамилия, имя и отчество доверенного лица, наименование должности доверенного лица, вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо, образец подписи доверенного лица, срок действия доверенности. При оформлении доверенного частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства), а также вид действий по доверенности.

Справка - это документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий) и т.п. Основные функции справок: информационно-справочная, отчетно-аналитическая, сопроводительная. В соответствии с Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ (1998) справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать: фамилию, имя, отчество лица о котором сообщаются сведения (в им.п.), должность указанного лица, указание о том, для каких целей выдана данная справка. Как правило, справки по персоналу формализованы и включают преимущественно трафаретный текст.

Систематизация и хранение документов в организации

Номенклатура дел: определение и функциональное назначение

Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов, с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения.

Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В необходимых случаях, разработке номенклатуре дел предприятия (сводной номенклатуры дел) должна предшествовать разработка номенклатуры дел структурных подразделений, в деятельности которых образуются документы различного функционального назначения (например, бухгалтерские - в бухгалтерии, по личному составу (персоналу) - в кадровом органе, по делопроизводству - в службе ДОУ, по выпуску продукции - в производственных подразделениях и т.п.) в свою очередь функциональное назначение номенклатуры дел заключается:

- в организации группировки исполненных документов в дела (посредством их распределения между соответствующими делами);

- в обеспечении правильного и быстрого поиска дел и документов, хранящихся составе соответствующих дел;

- в систематизации и учете дел, закреплении их индексов;

В определении сроков хранения дел, а также документов, хранящихся в составе соответствующих дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, а также для разработки информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия.

Функциональное назначение номенклатуры дел:

Размещено на http://www.allbest.ru/

В номенклатуру дел включаются все документы предприятия, подлежащие помещению в дела. Электронные документы и база данных также включаются в номенклатуру дел предприятия, а организация их хранения осуществляется в соответствии с действующими на этот счет правилами.

Формирование дел

Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формирование дел должно отвечать следующим требованиям: оперативность поиска документов, надежность документационного обслуживания управления, сохранность документов.

Оперативное хранение документов

До передачи документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении у исполнителя в папках с надписью: «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах. Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующее экспертные комиссии (ЭК). Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечными документов с указанием сроков их хранения. Результатом работы ЭК является распределение документов на 4 группы по различным срокам хранения:

- постоянного хранения в государственных архивах;

- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Оформление дел

Оформление дел - это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными процедурами.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Порядок передачи дел на уничтожение и на хранение в архив предприятия

Основанием для передачи дел на уничтожение и передачи в архив предприятия служат оформленные надлежащим образом акты. Очередность передачи определяется графиком, утвержденным руководителем предприятия. Сроки передачи дел, заблаговременно доводятся до сведения руководителей структурных подразделений и лиц, ответственных за делопроизводство. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) специализированным предприятиям. Указанные дела до даты передачи на переработку хранятся в специально предназначенном для этой цели месте. Непосредственно перед передачей проверяется наличие дел, включенных в акт. Передача дел на утилизацию производится по приемо-сдаточной накладной, в которой, в частности, указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и их вес.

Передача дел представителю специализированного предприятия производится под роспись в приемо-сдаточной накладной. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу (по кадрам) в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций подлежат передаче в архив предприятия не позднее чем через три года после их завершения делопроизводством (включая период их текущего хранения). Факт приема-передачи фиксируется в обоих экземплярах соответствующей описи посредством простановки в графе «Примечание» напротив каждого дела условного знака (например, галочки), свидетельствующего о наличии дела. Вместе с делами в архив предприятия передаются регистрационные картотеки, иная имеющаяся учетная документация. Наименования картотек должны быть включены в соответствующую опись.

Прием особо ценных дел сопровождается их полистной проверкой на предмет установления соответствия фактического количества листов в деле учетным данным. По окончании приема передачи в конце каждого экземпляра описи указываются:

- количество фактически принятых в архив дел (цифрами и прописью);

- номера отсутствующих дел;

- дата приема-передачи дел.

После этого экземпляры описей подписываются лицами, производившими прием и передачу дел.

Принятые дела подлежат размещению в хранилищах. Ответственность за организацию их надлежащего хранения и обеспечение сохранности в течение всего срока временного хранения несет руководитель архива предприятия.

Использование документов архива

Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т.д.) состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.

В государственных архивах формы использования документов более разнообразны по сравнению с ведомственным архивом, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архивы, независимо от их ведомственной подчиненности, обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. К таким законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, трудовых правах и по другим вопросам. Архивные справки организациям выдаются на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе личных заявлений выдаются архивные справки, а также справки о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.

Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность. Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои: паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив. Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов -- ценным. Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям. Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка. Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивных справок социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно.

Архивная справка -- официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.

Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная, печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов. Копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению архива, увеличение объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической документации -- с ее разработчиками. Полное копирование документов фонда допускается по разрешению Росархива. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держателей документов.

Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользователям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, а также картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Создание тайных архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.

Контрольные вопросы

1. Дайте понятие делопроизводства.

2. Понятие документа. Общие и специфические функции документа.

3. Унификация, стандартизация документов. Суть унификации, стандартизации.

4. ГСДОУ -

5. Документирование. Средства документирования.

6. Форматы бумаги, используемые для оформления деловых документов. Их применение. Размеры полей, используемые в документах.

7. Документооборот. Этапы документооборота. Документопоток. Три документопотока.

8. Дайте понятие следующим терминам:

- входящие документы;

- внутренние документы;

- исходящие документы.

9. Дайте понятие следующим терминам: оригинал, копия, выписка из документа, дубликат.

10. Классификация документов.

11. Реквизит. Количество реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р6.30-2003.

12.Наименование реквизитов.

13.Бланк документа, его виды.

14. Документация, используемая при приеме на работу.

15. Резюме, трудовой договор, личное дело, трудовая книжка, характеристика.

16. Документация, используемая при увольнении работника.

17. Виды служебных документов.

18. Договор. Классификация договоров.

19. Деловое письмо. Виды деловых писем.

20. Служебная записка. Основные виды.

21. Протокол, акт, доверенность, справка.

22. Номенклатура дел, ее функциональное назначение.

23. Экспертиза ценности документов. Сроки хранения документов.

24. Передача дел на уничтожение и на хранение в архив предприятия.

25.Использованиедокументов архива.

26. Дайте определение архивной справке. На основании каких документов составляют архивные справки.

27. Дайте определение Положению о кадровой службе предприятия. Основные функции кадровой службы.

Контрольное тестирование

1. Состав документации, используемый при увольнении работника:

а) заявление секретаря об увольнении, приказ об увольнении, запись в тр. книжке, запись в личной карточке или в личном деле, закрытие лицевого счета по зар. плате.

б) заявление работника об увольнении, приказ об увольнении, запись в тр. книжке, запись в личной карточке или в личном деле, закрытие лицевого счета по зар. плате.

в) заявление работника об увольнении, приказ об увольнении, запись в тр. книжке, автобиография, закрытие лицевого счета по зар. плате.

г) заявление директора об увольнении, приказ об увольнении, доверенность, запись в личной карточке или в личном деле, закрытие лицевого счета по зар. плате.

2. Трудовая книжка это

а) основной документ о трудовой деятельности рабочих и служащих

б) основной документ, содержащий сведения о проведении досуга рабочих

в) основной документ, отражающий состояние здоровья рабочих

г) основной документ, содержащий сведения об образовании рабочих

3. Расположить в логической последовательности документацию, необходимую при приеме на работу:

а) оформление личной карточки или личного дела, б) резюме, в) бухгалтерия (открытие лицевого счета), г) анкета, д) трудовой договор, е) приказ о приеме, ж) заявление, з) запись в трудовой книжке.

4. Бланки документов должны иметь поля:

а) 20-35 - левое, 10 - правое, 30 - нижнее, верхнее

б) 20-35 - левое, 10 - правое, 20 - нижнее, верхнее

в) 30-45 - левое, 25 - правое, 20 - нижнее, верхнее

г) 20-32 - левое, 22 - правое, 20 - нижнее, верхнее

5. Наименование реквизита № 25 по ГОСТу Р6.30-2003:

а) сведения об адресате

б) печать

в) подпись

г) виза согласования документа

6. Отдельные элементы, из которых состоит документ

а) текст,

б) цифры, буквы,

в) реквизиты

г) таблицы

7. По характеру содержания документы бывают

а) первичные

б) вторичные

в) индивидуальные

г) типовые

8. Номенклатура дел - это

а) подготовка дел к хранению, в соответствии с установленными процедурами

б) группирование исполненных документов в дело и их систематизация внутри дела.

в) разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований дел, заводимых предприятием в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения

г) отбор документов на государственное хранение, или установление сроков их хранения

9. Повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника

а) выписка из документа

б) копия

в) оригинал

г) дубликат

10. Укажите неверные сокращения слов (при составлении документов)

а) п/упр. - под управлением

б) п. 3 - пункт 3

в) т.о. - таким образом

г) млн.р. - миллион рублей

11. Сведения, вносимые в трудовую книжку:

а) ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность

б) ФИО, дата рождения, квалификация, сведения о ближайших родственниках

в) прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение

г) ФИО, дата рождения, сведения о увлечениях работника, его хобби

12. Деловые письма бывают:

а) ответные

б) приветные

в) безынициативные

г) инициативные

д) ответы

13. По срокам хранения документы делятся на:

а) документы 10-ти дневного хранения

б) документы постоянного хранения

в) документы без сроков хранения

г) документы временного хранения

14. Укажите неверное написание нумерации страниц

а) один два три

б) - 1 - - 2 - - 3 -

в) 1. 2. 3. 4.

г) 1 2 3 4

15. Форматы бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве:

а) А3, А18, А1

б) А7, А2, А3

в) А5, А3, А4

г) А2, А4, А5

16. Совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях - это

а) унифицированная система документации

б) система стандартизации

в) государственная система документированного обеспечения управления

г) экспертиза ценности документов

17. Делопроизводство - это

а) разработка, оформление документов, организация их движения, учета и хранения

б) установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций

в) разработка, оформление документов, и их уничтожение по истечении сроков хранения

г) отбор документов на государственное хранение, или установление сроков их хранения

18. Функция документа, выступающая в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями

а) информационная

б) воспитательная

в) организационная

г) коммуникативная

19. По степени обязательности документы бывают:

а) информационные

б) директивные

в) политические

г) научно-исследовательские

20. Общее число реквизитов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003:

а) 29

б) 30

в) 31

г) 28

Ключ к тесту:

1 - б

2 - а

3 - б,ж,г,д,е,а,з,в

4 - б

5 - б

6 - в

7 - а,б

8 - в

9 - г

10 - а,в

11 - а,в

12 - а,г,д

13 - б,г

14 - а,б,в

15 - в

16 - в

17 - а

18 - г

19 - а,б

20 - б

1	20
2	19
3	18
4	17
5	16
6	15
7	14
8	13
9	12
10	11
21	22
23	24
25	Вопрос на выбор

Размещено на Allbest.ru