1.1 Електронний документ: поняття, функції та структура

Під впливом стрімкого процесу комп'ютеризації світового співтовариства неухильно зростає кількість фізичних та юридичних осіб, що використовують різні електронні технічні пристрої, автоматизовані системи для створення, обробки та передачі документованої інформації. На зміну паперовим технологіям приходять так звані «без паперові», основані на використанні електронно обчислювальної техніки та електрозв'язку, одним з продуктів якого є електронні документи, які почали широко використовуються в багатьох сферах діяльності.

В останнє десятиліття з'явилися і набули поширення нові інструментальні засоби ефективного забезпечення управлінських процесів. У тому числі мова йде про програмне забезпечення, призначеному для обробки управлінських документів. Тут насамперед слід згадати програмне забезпечення класів "системи управління документами" і "системи управління діловими процесами".

Електронні документи та ресурси активно використовуються в усіх сферах діяльності. Концепція електронного документа з'явилася в 80-х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI). Електронні документи дозволяють перемістити центр ваги комп'ютерної технології із традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені більшими обсягами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відео й графіки. Існує досить багато підходів до визначення поняття ЕД.

У Законі України «Про електронні документи й електронний документообіг» зазначено, що ЕД - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Він може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму, якою являється подання ЕД з відображенням даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Дослідник Болдовський вважає, що електронний документ - це сукупність даних в пам'яті ЕОМ, призначена для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів. Також існує думка, що електронний документ - це деякий процес, що відбувається в пам'яті ЕОМ, який перетворює цифровані дані, що знаходяться на «жорстких носіях», в зручну для сприйняття людиною форму. І дійсно, користувач спілкується з «машиною» через інтерфейс, що надається йому операційною системою, програмами оболонками і програмами обробки даних, представлених на «жорстких» носіях, і сукупність даних, представлених на таких носіях (дискети, компакт-диски, вінчестери тощо) не може донести до людини без використання комп'ютера, причому комп'ютер має бути включений, і на ньому має бути встановлена і запущена відповідна операційна система та програма, яка перетворить цифровані дані у візуальне відображення, зрозуміле людському сприйняттю. Іншими словами, електронний документ існує тільки у момент роботи з даними як візуальна форма на екрані комп'ютера (візуальна форма, роздрукована на принтері з електронного документа, є друкарською копією і до електронного документа має стосунок тільки за своїм змістовим наповненням). Таким чином, електронний документ є не матеріальним, а віртуальним. Отже, визначення цього терміну може бути сформульовано таким чином: Електронний документ - це віртуальна за змістом і візуальна за своєю формою інформація, яка існує в оперативній пам'яті ЕОМ і подана на екрані дисплею у зручній для сприйняття людиною формі, зафіксована на матеріальному носієві в машиночитаному вигляді, пройшла огляд або зареєстрована за певною формою в авторитетних (державних, професійних або експертних) організаціях.

У рамках автоматизації процесу обробки документа в організації з моменту його створення або отримання до моменту відправки кореспонденту або завершення виконання і списання в справу повинно бути забезпечено вирішення наступних функцій:

· реєстрація що входять в організацію документів, що виходять з організації документів і внутрішніх документів;

· облік резолюцій, виданих за документами керівництвом організації, і постановка документів на контроль;

· централізований контроль виконання документів;

· списання документів у справу;

· ведення інформаційно-довідкової роботи;

· формування діловодних звітів по організації в цілому.

Використання системи електронного документообігу дозволяє організувати передачу даних про хід виконання документів в електронному вигляді, що якісно змінює організацію контролю виконання документів. Картки зареєстрованих централізовано документів з резолюціями керівництва розсилаються в електронному вигляді співробітникам відповідних підрозділів. Вони доповнюють їх резолюціями з виконання документів, що видаються керівниками структурних підрозділів. У міру появи даних про хід виконання документів ці дані вносяться в систему. При цьому система автоматично відстежує наступ дати попереднього повідомлення про наближення строку виконання й наступ самого цього терміну. Зацікавлені користувачі системи інформуються про названі терміни.

Також значно видозмінюється процес узгодження проектів документів, в рамках якого співробітники, що беруть участь в процесі узгодження, отримують можливість обмінюватися електронними версіями узгоджуваних проектів. Така технологія дозволяє скоротити час, що витрачається на передачу проектів в паперовому вигляді.

Електронний документ може бути створений переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних електронними засобами або на папері у формі придатній для приймання його змісту людиною. Оригіналом електронного документа вважається примірник документа з обов'язковими реквізитами - обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили, у тому числі з електронно-цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором (фізичною або юридичною особою, яка створила електронний документ) створюються ідентичні за документальною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Впровадження інформаційних технологій обробки документів повинен здійснюватися фахівцями у даній сфері, оскільки будь-яка управлінська діяльність, а особливо діяльність фахівців які здійснюють обробку документів з грифом обмеження доступу, потребує знань як в системі документообігу, так і стосовно новітніх технологій обробки і захисту інформації з обмеженим доступом. Обробку в системі доцільно поділити на модулі, один для введення і редагування переліку користувачів, інший для обліку документів, проведення перевірок тощо. Електронний документ характеризується змістом, контекстом та структурою. Зміст електронного документа - це текстові та графічні частини, що складають документ. Контекст електронного документа - інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами.

Структура електронного документа:

· внутрішня структура - це структура змістовної частини документа;

· зовнішня структура - це структура середовища, в якому існує електронний документ (носій інформації, формат файла тощо).

Електронні документи характеризується такими ознаками:

· електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;

· електронні документи мають широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);

· форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах;

· електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;

· електронні документи зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, фізичне та моральне старіння програмно-технічних засобів).

Основною функцією традиційного документа є посвідчення деякою інформацією. При складанні та використанні документа присутні два аспекти: по-перше, деяка інформація, а по-друге, - сам документ як матеріальна річ, яку можна пред'явити або передати. Наявність цієї матеріальної речі дозволяє підтвердити істинність інформації, що міститься в документі. Можливо, для підтвердження істинності необхідно виконати якусь процедуру - експертизу з перевірки достовірності документа.

Саму інформацію, що міститься в документі, теж можна розділити на дві частини. Перша частина - безпосередньо зміст, друга - допоміжна інформація, яка дає можливість встановити його автентичність (справжність). До неї належать реквізити типу вихідного номера, підписів і печаток.

До складу інформації, як змістовної, так і про носії, можуть входити і дані про час, умови та місце складання документа.

Необхідно також відзначити, що у випадку паперового документа оригінал існує в обмеженому, відомому заздалегідь кількості примірників. Наприклад, може бути зазначено, що договір здійснено у трьох примірниках, які мають однакову силу. Будь-який додатковий примірник з'явиться копією, що в принципі може бути підтверджено шляхом проведення відповідної експертизи.

У ряді випадків істотно наявність саме оригіналу документа. Наприклад, продаж акції, випущеної в документарній формі, зовсім не рівнозначна продажу копії її сертифіката, навіть завіреної нотаріально.

Таким чином, документ виконує наступні функції:

· фіксація деякою (змістовної) інформації;

· фіксація особи, яка підписала документ;

· фіксація умов складання документа;

· доказ у судовому розгляді;

· функція оригіналу, що забезпечується його унікальністю.

З точки зору традиційного документообігу можна виділити дві основні функції паперового документа: інформаційну і доказову (тобто можливість використовувати його в якості допустимого докази). Головною причиною, через яку саме паперові документи виконують ці функції, є те, що саме папір була впродовж багатьох століть найбільш поширеним матеріальним носієм, використовуваним для передачі та зберігання інформації. В останні десятиліття ситуація різко змінилася, обсяги переданих в електронному вигляді даних стрімко ростуть. Як зазначалося раніше, системи безпаперового документообігу отримують все більш широке поширення в різних галузях. У зв'язку з цим важливого значення набуває визначення правового статусу електронного документа - окреслення областей, де можливо і допустимо його застосування.

Також ЕД має безліч видів носіїв інформації, наприклад, електронна книга, електронний журнал, різні за формою та призначенням диски. На сьогоднішній день, доступними та популярними у використанні є магнітні диски Ї носії інформації у вигляді диска з феромагнітним покриттям для запису, які поділяються на гнучкі (виготовлені із пластмаси, що покрита феромагнітним шаром) та жорсткі (виготовлені із твердого металу, що покрита феромагнітним шаром). Особливе місце займають оптичні диски, які на сьогодні є найбільш популярними для використання та відзначаються своєю універсальністю, тобто можливістю запису та зберігання в єдиному цифровому форматі будь-якого типу звукової, текстової, графічної інформації. ОД дає можливість організації та зберігання інформації у вигляді бази даних на єдиному оптичному носії та забезпечує створення інтегрованих інформаційних систем, що дає доступ до таких баз даних. До оптичних документів відносяться: компакт-диск, СD-RОМ, DVD-диски, rewriteable СD та ін.

Згідно зі ст. 7 Закону України «Про електронні документи й електронний документообіг», оригіналом ЕД вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з ЕЦП автора. Згідно зі ст. 13 Закону України, суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати ЕД на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їхню цілісність. Термін зберігання ЕД на електронних носіях інформації повинен бути не менший від терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Особливість відправлення та передачі ЕД, також визначається Законом України «Про електронні документи й електронний документообіг».

Відправлення ЕД здійснює автор або посередник таким чином:

· за допомогою інформаційних систем, які є технічними засобами для генерування, розсилання, отримання, зберігання й обробки інформації;

· за допомогою телекомунікаційних систем, які є сукупністю технічних і програмних засобів, призначених для обміну інформацією шляхом передачі або приймання сигналів, знаків, звуків тощо. До телекомунікаційних засобів зв'язку належать радіо, телеграф, телебачення, телефон тощо;

· за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем -- організаційно-технічної сукупності, що складається з автоматизованої системи та мережі передачі даних;

· відправленням електронних носіїв, на яких цей документ записано.

· Автор та адресат заздалегідь можуть домовитися про час, який вважатиметься датою відправлення ЕД, але якщо така домовленість відсутня, то вітчизняне законодавство визначає дату і час відправлення ЕД таким чином:

· якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовились про інше, то датою і часом відправлення ЕД вважаються дата і час, коли відправлення не може бути скасовано особою, яка його відправила;

· у разі відправлення ЕД шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Фіксування факту отримання ЕД Ї дуже важлива у будь-якій діяльності процедура, а особливо у підприємницькій тому, що вона допомагає усунути непорозуміння у спілкуванні як із партнерами, так із державними органами.

Саме фізичні характеристики електронних документів довгий час були об'єктом критики противників безпаперових систем документообігу. Зокрема, в якості одного з аргументів наводилося наступне твердження: те, що написано на папері, важко видалити і воно залишається навічно; дані ж на комп'ютерних носіях можуть бути легко знищені, вони недовговічні. Але, по-перше, збереження паперових документів в значній мірі залежить від якості паперу і для їх тривалого зберігання необхідно застосування спеціальних заходів, а по-друге, сучасні носії комп'ютерних даних дозволяють зберігати інформацію досить довго і при здійсненні відповідних заходів безпеки (у тому числі і періодичне копіювання) їх надійність не нижче, ніж у традиційних. Крім того, коли мова йде про ділової інформації, звичайно існують певні терміни зберігання такої інформації, що обчислюються роками або десятиліттями, а протягом зазначених строків можлива схоронність навіть магнітних носіїв, не кажучи вже про диски CD-ROM.

Ще один аргумент, що приводиться на користь паперового документа, полягає в тому, що він відчутний (тобто будь-хто може фізично перевірити наявність документа), кожен грамотний чоловік може прочитати такий документ. Те, що електронний документ не може бути не посередньо сприйнятий людиною, не є непереборною складністю. Теоретично, звичайно, можна припустити, що створена система ЕДО, в якій один учасник вносить в документ Manchester, а інший отримує на екрані монітора або при роздруківці Live rpool. Однак дана проблема легко вирішується, якщо припустити, що існує узгоджена учасниками або визначена нормативним актом уповноваженого органу процедура виготовлення за електронною оригіналу традиційної (паперової) копії документа. (Більш докладно про це ми поговоримо, коли будемо розглядати процедури вирішення конфліктів, пов'язаних з використанням ЕДО.)

І, нарешті, мабуть, самий суттєвий аргумент. Паперовий документ майже неможливо змінити, в електронний же документ легко внести поправки, і дуже важко потім довести факт їх внесення. Можна, звичайно, зазначити, що підробка традиційних документів має, напевно, не меншу історію, ніж історія писемності, але це не знімає проблеми ідентифікації електронних документів.

З урахуванням викладеного електронний документ можна визначити як набір даних, записаних в компьютерочітаемом вигляді, для яких виконана така умова: існує визнана учасниками ЕДО або затверджена компетентним органом процедура, що дозволяє однозначно перетворити ці дані до документа традиційного режиму. Визнання зазначеної процедури повинно бути підтверджено учасниками системи ЕДО допомогою традиційного (письмового) документа, або така процедура повинна бути санкціонована уповноваженим державним органом.

Необхідність традиційного документа чи акта уповноваженого органу для визнання процедури перетворення пояснюється тим, що в іншому випадку можливий порочне логічне коло, коли питання визнання чи невизнання юридичної сили електронного документа будуть вирішуватися на підставі іншого електронного документа, з якого теж можна оскаржити.

1.2 Електронний архів: поняття, функції та основи створення

Проблема постійного збільшення обсягів паперової документації актуальна для будь-якого підприємства, незалежно від роду його діяльності. Це суттєво ускладнює та затягує процес пошуку та аналізу інформації для прийняття бізнес-рішень, збільшує ризик її втрати. Задля уникнення таких ситуацій новостворені документи зберігаються в системах електронного документообігу, проте це не вирішує проблеми збереження та використання архівної документації на паперових носіях. Архів є самостійною структурною частиною установи або входить до складу служби документаційного забезпечення управління установи (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо). У малочисельних установах відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби документаційного забезпечення управління.

Отже, архів - це перспектива та капітал компанії, джерело інформації для прийняття стратегічних рішень; систематизоване та максимально зручне рішення для підтримки роботи сучасного підприємства. А електронні архіви вже давно використовуються іншими країнами як безпечний інструмент для швидкого отримання будь - якої інформації з документів. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, іншими нормативно - правовими актами.

Основними завданнями архіву є:

- прийняття від структурних підрозділів і первинних громадських організацій (структурні підрозділи) установи та зберігання документів з паперовими носіями;

- контроль разом зі службою документаційного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах установи;

- участь у складанні зведеної номенклатури справ установи, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою до відповідного державного архіву;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що зберігаються, складання та подання на розгляд експертної комісії установи описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу установи та актів про виділення до знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;

- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація користування документами, видавання в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

- підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідного державного архіву;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників установи, які відповідають за роботу з документами.

Проблема постійного збільшення обсягів паперової документації актуальна для будь-якого підприємства, незалежно від роду його діяльності. Це суттєво ускладнює та затягує процес пошуку та аналізу інформації для прийняття бізнес-рішень, збільшує ризик її втрати.

Визначимо основні функці, які виконує електроннний архів:

· Пошук. За лічені хвилини можливо знайти документ за необхідним параметром (даті, персоналії, номеру, типу і т.д.). Виконання пошуку документів в електронному архіві можливо здійснити в зручний спосіб - з робочого місця чи дистанційно, а після - відправити електронною поштою, сформувати звіт, список документів. Такий підхід до роботи с документами суттєво підвищує оперативність обробки запитів та кардинально впливає на ефективність роботи співробітників компанії.

· Облік. Допомагає відстежити частоту звернень до документів, дає можливість проводити звірку комплектності оригіналів; забезпечує прозорість ведення справ в дистанційних підрозділах, офісах. Електронний архів забезпечує інформаційну безпеку, шляхом контролю за рухом (переглядом) документів, дозволяє розмежувати користувачів у доступі до різного роду інформаційних баз.

· Зберігання. Системність, структурованість та безпека збереження документів - основні переваги даного рішення. Створюючи електронний архів, ви забезпечуєте безпеку збереження ваших паперових документів, маючи в своєму розпорядженні страхову копію на випадок незворотної втрати (пожежі, затоплення, викрадення, ненавмисне знищення, втрата). Використовуючи цифрові копії документів, зменшується число звернень до оригіналу, що знижує ризик фізичного зносу (не буде підлягати старінню)

Процес створення електронного архіву зазвичай складається зі сталої послідовності етапів. Безумовно, в залежності від особливостей "першоджерела", ця послідовність може зазнавати змін, проте найчастіше вона має наступний вигляд:

· Експертна оцінка архівної бази (оцінка об'ємів документації, підбір найбільш коректної в конкретному випадку технології, погодження регламенту взаємодії сторін);

· Виконання пілотного проекту (з проведенням всіх наступних корегувань для найбільш якісної реалізації основного проекту);

· Безпосередньо сканування документів;

· Відокремлення атрибутів документів, які однозначно ідентифікують їх під час здійснення пошуку;

· Впровадження системи електронного архіву на підприємстві.

Отже, створення електронних архівів можлива завдяки автоматизації діяльності архівних установ. Електронна архівація може розглядатися в трьох напрямах:

· автоматизація роботи безпосередньо з фондами архівних організацій і підрозділів;

· створення електронних сховищ у результаті накопичення електронних документів у системі електронного документообігу організації, установи, підприємства;

· організація збереження в архівах електронних документів: документів, які функціонують у системі електронного документообігу архіву, а також електронних документів від установ-джерел комплектування державних архівів.

За наявності відмінностей, електронний архів в усіх вищенаведених випадках повинен відповідати однаковим методологічним і технологічним умовам.

Створення електронного архіву можна розглянути як комплексне рішення щодо автоматизації та оптимізації системи надійного збереження всіх типів електронних документів, підтримки різних версій документів, автоматичний контроль термінів збереження документів і перенесення їх на різні фізичні носії інформації, ефективної системи пошуку документів за реквізитами та змістом, розмежування рівнів доступу для різних категорій користувачів системи залежно від їхніх службових обов'язків, внутрішнього кодування та криптування документів, відстеження користувачів та їх інформаційних запитів, централізації адміністрування й управління всією системою в цілому, впровадження єдиного корпоративного стандарту, який забезпечує технологію долучення співробітників до інфраструктури колективної роботи.

Документи, що зберігаються в електронному архіві, можна розподілити на декілька груп:

1) бази даних, що стосуються економіки, перепису населення, стану здоров'я, голосування на виборах;

2) текстові файли, в яких зберігається, як правило, текст законодавчих і нормативних актів, стенограм засідань найвищих органів влади і управління, найбільш популярних у дослідників довідкових, енциклопедичних видань, газет;

3) оцифровані копії (графічні файли) особливо цінних джерел (літописів, хронік і інших раритетів).

Документи першої групи, як правило, поступають в електронні архіви з діловодства державних і недержавних установ, корпорацій, дослідницьких інститутів, в яких вони були створені.

Друга і третя група документів зазвичай створюються в архіві шляхом сканування з подальшим розпізнаванням (текстові файли) і сканування без розпізнавання (оцифровані копії).

При описі (каталогізації) даних окрім відомостей про самі дані необхідна додаткова інформація, що відображає процес переходу від джерела до його машиночитаемой версії.

Якщо архів комплектується електронними документами, необхідно прийняти всі заходи до забезпечення збереження даних.

1.3 Умови зберігання та безпека електронних документів та архівів