· визначає вимоги щодо описування профільних документів;

· веде державний облік архівних електронних документів НАФ та електронних інформаційних ресурсів незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

· створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

· надає безпосередньо користувачам та державним архівам доступ до відомостей, що містяться в архівних електронних документах, електронних інформаційних ресурсах і довідковому апараті до них, інформує про документи та ресурси, відомості з яких можуть бути ними використані;

· забезпечує у межах своїх повноважень охорону та збереження інформації, що становить державну таємницю, організовує перегляд в установленому порядку грифів обмеження доступу до інформації, що міститься в архівних документах;

· публікує в установленому порядку архівні електронні документи та електронні інформаційні ресурси, випускає довідково-інформаційні видання і посібники;

· надає платні послуги юридичним і фізичним особам з питань своєї діяльності;

· здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з інформаційно-комунікаційних технологій, електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію;

· організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду;

· виконує інші функції, пов'язані з виконанням ЦДЕА України завдань.

ЦДЕА України з метою організації своєї діяльності:

· вживає заходів щодо удосконалення структури ЦДЕА України;

· забезпечує в межах повноважень проведення заходів щодо запобігання корупції і контроль за їх реалізацією в ЦДЕА України;

· здійснює добір кадрів, формує кадровий резерв на відповідні посади, організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників ЦДЕА України;

· організовує планово-фінансову роботу в ЦДЕА України, здійснює контроль за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечує організацію та вдосконалення бухгалтерського обліку;

· забезпечує представництво інтересів ЦДЕА України у судових та інших органах;

· організовує діловодство та архівне зберігання документів ЦДЕА України відповідно до встановлених правил.

ЦДЕА України у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими державними архівами, органами державної влади, місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності.

Враховуючи невирішеність питань інтелектуальної власності, авторського та сумісного права на законодавчому рівні, щодо веб-сайтів ЦДЕА України започаткував практику укладання договорів із правовласниками цих електронних інформаційних ресурсів.

Довготривале зберігання профільних документів в умовах постійної зміни програмно-технічних засобів передбачає планову міграцію цих документів з існуючого донині покоління програмно-технічних засобів обчислювальної системи в наступне. Технологія довготривалого та постійного зберігання має задовольняти вимоги збереженості (цілісність, автентичність) та постійної визначеності електронних документів (доступ із візуалізацією та можливістю відтворення на папері).

Працівники ЦДЕА України за дорученням керівництва мають право на відвідування за його дорученням чи за дорученням Укрдержархіву, державних архівів, архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, а також право доступу до інформації, що міститься в їх документах, за винятком тієї, що згідно із законодавством становить державну таємницю.

Висновки

Впровадження системи електронних документів варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки документообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження системи електронних документів необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівництвом підприємства проекту впровадження (так називаний «фактор першої особи»).

При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна чекати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему «опору змінам» можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею , організації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході впровадження системи електронних документів обов'язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з організації переходові на електронну форму діловодства.

Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на «комплексний підхід до автоматизації документообігу». При цьому розмаїтість систем є надзвичайно широкою: від систем складського обліку до ПЗ контролю за технологічними процесами.

Отже, збільшення об'ємів документообігу на сучасному етапі розвитку суспільства змушує запроваджувати роботу з новими джерелами інформації, удосконалювати форми документообігу, розробляти процеси автоматизації.

Питання про необхідність автоматизації управління документообігом давно перейшло в практичну площину, і все більше російських підприємств впроваджують у себе системи електронного документообігу (СЕД), дозволяючи організаціям вже на власному досвіді оцінити переваги нової технології роботи з документами. Однак і для тих небагатьох, хто вважає автоматизацію документообігу пройденим етапом, можливо, незабаром буде потрібно переосмислити зроблений вибір і знову зануритися в проблему підвищення ефективності управління документообігом. Це обумовлюється, зокрема, зміною ринкової ситуації, зростанням організації, що створює кризи «перехідного віку» і що призводить до необхідності реструктуризації, а також розвитком інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ), з одного боку, надають нові можливості для ведення бізнесу, з іншого - змушують йти в ногу з часом, щоб не відстати від конкурентів.

Необхідність в автоматизації управління документообігом різні організації сьогодні бачать по-різному: одні - у підвищенні ефективності організаційно-розпорядчого документообігу (ОРД), інші - у підвищенні ефективності роботи функціональних фахівців, що створюють документи і використовують їх у повсякденній роботі, і лише деякі приділяють увагу обом аспектам. Такий поділ точок зору в питаннях документообігу визначається різною роллю і значимістю самих документів у діяльності організації, що залежить від розміру організації, стилю управління, галузі виробництва, загального рівня технологічної зрілості і багатьох інших факторів. Тому для одних документ може бути, наприклад, базовим інструментом управління, а для інших - засобом і продуктом виробництва.

Список використаної літератури