Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Республики Беларусь

Учреждение образования "Брестский государственный технический университет"

Факультет заочного отделения

Кафедра менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «менеджмент»

на тему: «Система коммуникаций в управлении предприятием ОАО «Строительный трест №8» и направления ее развития»

Выполнила студентка 4 курса

специальности ЭиУП Дядюк А.П.

Брест 2013

Содержание

Введение

Глава 1. Коммуникации в системе управления

1.1 Понятие и роль коммуникаций в управлении

1.2 Формы коммуникаций и их барьеры

1.3 Понятие и типы коммуникационных сетей

1.4 Управление организационными коммуникациями

Глава 2. Исследование системы коммуникаций в ОАО «Строительный трест №8»

2.1 Общая характеристика предприятия ОАО «Строительный трест №8»

2.2 Характеристика производственно-хозяйственной деятельности филиала «СУ-83»

2.3 Анализ эффективности системы коммуникаций на предприятии ОАО «Строительный трест №8»

3. Совершенствование коммуникаций на предприятии ОАО «Строительный трест №8»

Заключение

Список использованной литературы

Введение

По признанию многих, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятия и характеризуют собой одну из немаловажных составляющих менеджмента. Роль коммуникаций очевидна как на малых предприятиях, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как отечественных, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что одним из самых важных факторов интеграции управления является система коммуникаций.

Цель курсовой работы -- исследование системы коммуникаций в управлении предприятием ОАО «Стойтрест №8» и направления ее использования.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Раскрыть сущность и классификацию коммуникаций в системе управления;

2. Проанализировать эффективность системы коммуникаций на предприятии ОАО «Строительный трест №8»

3. Предложить мероприятия по совершенствованию системы коммуникаций на предприятии ОАО «Строительный трест №8»

Структура работы: курсовая работа состоит из реферата, введения, основной части из трех глав, заключения, списка использованной литературы, приложения.

коммуникация управление барьер информация

Глава 1. Коммуникации в системе управления

1.1 Понятие и роль коммуникаций в управлении

Реализация любой управленческой функции требует эффективного обмена информацией, который встроен во все основные виды управленческой деятельности. В связи с этим обмен информацией или коммуникация относится к связующим процессам, интегрирующим внутреннюю среду организации и обеспечивающим интеграцию организации с внешней средой.

Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на него. Цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации. Однако сам обмен информацией не гарантирует такого понимания и эффективного общения участвующих в обмене сторон. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией, условия его эффективности, назовем элементы и стадии процесса коммуникаций (рисунок 1.1).

В процессе обмена информацией выделяют четыре элемента:

Отправитель, лицо, задумавшее передать информацию (идею, сообщение) или выразить эмоции, чувства.

Сообщение, собственно информация, ясно сформулированная мысль, закодированная с помощью символов. Смысл и значение сообщения представляют собой идеи отправителя, факты, ценности, чувства и отношения. При этом отправитель рассчитывает, что сообщение будет получено с тем же значением, которое в него заложено.

Канал, средство передачи информации. С его помощью она направляется к заданному адресату. Каналами могут быть телефонная линия, радиоволна, воздух, передающий устную речь, компьютерные сети, каналы доставки письменной корреспонденции и т.д. Если канал в момент передачи или обмена информацией связывает более двух организационных единиц, он образует информационную сеть.

Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Этапами обмена информацией являются следующие:

зарождение идеи, сообщения;

кодирование и выбор канала. Кодирование - это преобразование передаваемой информации с помощью символов в послание или сигнал, который может быть передан. Формами кодирования выступают речь, текст, рисунок, поступок, жест, улыбка, интонация и т.д. Отправитель также выбирает канал, совместимый с формой кодирования;

передача - использование канала для доставки сообщения;

декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя. Декодирование включает восприятие послания, его интерпретацию и оценку. Эффективное декодирование предполагает понимание идеи получателем, что означает, что смысл сообщения для отправителя и получателя одинаков [5].

Рисунок 1.1 - Коммуникационный процесс

Эффективность обмена информацией повышает обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются местами и ролями, и процесс коммуникации осуществляется в обратном порядке, проходя все этапы обмена информацией. Обратная связь - это реакция получателя на сообщение отправителя и учет этой реакции отправителем.

Обратная связь делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Она может рассматриваться как сообщения отправителю, которые содержат данные об эффективности акта коммуникации. Положительная обратная связь информирует, что желаемый результат сообщения достигнут. Отрицательная обратная связь показывает источнику, что желаемый результат сообщения достигнут не был. С точки зрения повышения эффективности коммуникации отрицательная обратная связь имеет большее практическое значение, чем положительная.

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером, устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать.

По данным С. Блэка, «руководитель может рассчитывать лишь на понимание 60% информации, которую он пытается передать своему заместителю по какому-либо сложному вопросу. В свою очередь, подчиненный зама тоже поймет не более 60%. И так далее до последнего звена в руководящей цепочке. Если же руководство состоит из пяти уровней, самый младший из руководителей поймет только 13% первоначального распоряжения. При использовании письменных документов, отправленных сверху вниз, результат может быть еще хуже» [8].

На информацию, распространяемую в организации, воздействует значительное количество лиц. Американский исследователь коммуникационных процессов Ф. Махлуп выделяет шесть типов воздействия на передаваемое в организации сообщение и соответственно определяет субъектов этого воздействия [15].

Переносчик - доставляет то, что получил без малейших изменений. Преобразователь - изменяет форму полученного им сообщения без изменения его содержания. Переводчик - изменяет форму и содержание полученного сообщения, но должен при этом усилием воображения воссоздать сообщение в такой форме, которая по характеру воздействия не уступала бы оригинальному сообщению, каким он его воспринял.

Аналитик - дополняя общепринятые способы передачи, так широко пользуется собственными мыслями и догадками, что передаваемое им сообщение очень мало или совсем непохоже на то, которое он принял.

Первооткрыватель - вкладывает столько собственного созидательного гения, творческого воображения в полученную информацию, что в результате между полученным от других и переданным им сообщением можно установить лишь относительно слабую связь. Кодирование и декодирование являются потенциальными источниками возникновения «шума». «Шум» - это ошибки, неодинаковое понимание символов в послании, различия в восприятии, существующие стереотипы, которые искажают смысл послания [15].

1.2 Формы коммуникаций и их барьеры

Существуют межличностные и организационные формы коммуникаций, последние, в конечном счете, тоже сводятся к межличностным. В зависимости от канала передачи межличностные коммуникации подразделяют на устные и письменные.

Устные коммуникации выступают в форме обсуждений, беседы, диалога, телефонного звонка, и символом кодирования информации здесь является устное слово, речь и невербальная информация (жест, мимика, выражение лица, улыбка, интонация и другая несловесная информация). У такой формы коммуникации два основных преимущества:

1) она проста для использования, не требует специальной подготовки и средств связи;

2) обеспечивает быструю обратную связь и обмен информацией между отправителем и получателем через заданный вопрос, высказанное согласие, жест, голос и другую невербальную информацию.

Эта информация передает мысли и ощущения гораздо более эффективно, чем любые, самым тщательным образом подобранные слова. Недостатками устных коммуникаций являются:

1) невозможность хранения информации, так как такие коммуникации не оставляют документов, записей, заметок;

2) возникновение определенных барьеров на пути устных коммуникаций, которые приведут к неточностям, ошибкам, непониманию [18].

В качестве таких барьеров назовем разное восприятие, стереотипы, неумение слушать, семантические и невербальные преграды.

Восприятие - это процесс приема и преобразования информации, обеспечивающий человеку понимание реальности и ориентацию в ситуации. Восприятие влияет на ожидания людей. Люди реагируют не на то, что происходит в действительности, а на то, что воспринимается как происходящее.

На восприятие могут влиять: уровень образования, возраст, накопленный опыт, ценности, идеология, социально-психологический климат в коллективе. В атмосфере доверия растут информационные потоки и точность информации в обменах между людьми. И, наоборот, информация, противоречащая нашему опыту, ценностям, установкам, зачастую либо полностью отторгается, либо воспринимается частично, либо искажается в соответствии с опытом и представлениями. Помогает преодолеть этот барьер и активное слушание как способ доведения реакции на сообщаемую информацию (демонстрация интереса, задавание вопросов, краткий пересказ сказанного и другие формы обратной связи с отправителем для завершения коммуникационного цикла).

Стереотипы - это устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и ее получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают утвердительно.

Неумение слушать является серьезным барьером на этапе принятия сообщения. Чтобы понять сообщение, его надо услышать. Под умением слушать понимают навыки принимать сообщения, четко выделяя содержащиеся в них факты и ощущения, правильно интерпретировать их значения. Только тогда получатель имеет возможность дать адекватный ответ исходному отправителю, то есть создать обратную связь и замкнуть коммуникативный круг. Умение слушать требует от человека внимания, энергии и опыта.

В управленческой литературе приводятся некоторые советы по эффективному слушанию:

перестаньте говорить, не перебивайте говорящего;

создайте говорящему непринужденную атмосферу, находите интересные темы;

покажите говорящему, что вы готовы слушать;

будьте терпеливы, отзывчивы;

задавайте вопросы, поддерживайте в собеседнике интерес;

не допускайте споров и критики, оценивайте суть, а не слова.

Семантические барьеры связаны с разным значением одних и тех же слов, предложений. Это особенно касается резюме, технических и узкопрофессиональных терминов. Поэтому менеджеру надо добиваться понимания того смысла, который он вкладывает в слова. Например, слово «организация» означает и предприятие, учреждение, и процесс их проектирования. Исследования показали, что рабочие и менеджеры придают неодинаковые значения таким словам, как стимулы, сотрудничество, доверие, прибыль, затраты-выгоды, бюджет и др. Поэтому менеджер должен использовать уточнения, расшифровку употребляемых терминов, по возможности исключать двусмысленные слова, фразы.

Невербальные преграды вызваны неверным использованием в коммуникации любых символов, кроме слов. Такими символами являются: жесты, выражение лица, движения глаз, прикосновения, позы, интонация, дистанционная близость в общении и др. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Один и тот же вопрос «У вас есть идея?», заданный с разной интонацией: заинтересованно, одобряюще и угрожающе, даст разное его восприятие. Во многих случаях более важно то, как мы говорим, чем то, что мы говорим. Поэтому неверные невербальные символы часто полностью подавляют вербальные [3].

Отсюда вывод: нужно добиваться, чтобы невербальные символы соответствовали смыслу сообщения, которое передается. В противном случае возникает шум, который препятствует правильному пониманию информации.

Второй формой межличностных коммуникаций являются письменные коммуникации в форме отчета, доклада, письма, докладной записки, представления, приказа и др., где символом кодирования информации выступает письменное слово. Преимущества письменных коммуникаций: 1) большая точность и тщательность при формулировании сообщений; 2) возможность хранения информации. Недостатки в том, что они: 1) требуют больше времени на сбор, обдумывание и формулирование сообщений; 2) препятствуют установлению обратной связи и обмену информацией.

При выборе формы межличностных коммуникаций можно руководствоваться правилом: устная коммуникация предпочтительней при персональном, новом, нерутинном, двусмысленном, эмоциональном и кратком сообщении (личные встречи, беседы, телефонный разговор), а письменная обычно более эффективна при обезличенных, простых, рутинных и длинных посланиях (официальное письмо, докладная записка, электронная почта).

Для усиления преимуществ каждой их этих форм их можно комбинировать. Например, короткий телефонный звонок позволяет предупредить о времени совещания и получить немедленный ответ, а напоминающая записка о времени и повестке дня гарантирует, что получатель не забудет о совещании, подготовится к нему и придет. Новые средства связи: мобильные телефоны, факсы, компьютерные сети - стирают различия между устной и письменной формами коммуникаций и делают каждую более эффективной.

Формы организационных коммуникаций:

1) коммуникация с внешней средой;

2) вертикальные коммуникации в рамках организации;

3) горизонтальные коммуникации внутри организации;

4) неформальные коммуникации;

5) коммуникационные сети.

Каждая из этих форм предполагает использование устной или письменной форм коммуникаций.

Вертикальные коммуникации осуществляются по нисходящей или восходящей формальным линиям между руководителями и подчиненными и могут вовлекать в процесс обмена информацией несколько уровней в организации. По нисходящим коммуникациям передаются сообщения о целях и стратегиях, текущих задачах, новых процедурах и правилах, должностных инструкциях и предстоящих изменениях в организации, обратная связь по результатам деятельности и др. По восходящим коммуникациям поступают сообщения о возникающих проблемах, идеях и предложениях, отчеты о результатах деятельности и другая контрольная информация, жалобы и просьбы и т.д.

Горизонтальные коммуникации представляют собой обмен сообщениями между разными отделами, подразделениями, находящимися на одном уровне в организации и между коллегами по работе внутри этих подразделений. Цель этих коммуникаций - координация и кооперация работы взаимосвязанных подразделений, решение проблем внутри отделов, консультирование друг друга. Для согласования работы разных подразделений иногда создаются специальные группы, комитеты, комиссии, назначаются консультанты, создаются матричные структуры, в которых большую роль играют горизонтальные связи.

Неформальные коммуникации не связаны ни с формальными каналами, ни с иерархией в организации. Они возникают спонтанно, не по предписанию руководства, являются случайным обменом информацией между людьми при встрече и соединяют всех сотрудников организации. Существует два типа неформальных каналов: слухи («виноградная лоза») и «выходы в народ».

Слухи представляют собой непроверенные сведения, обычно циркулирующие внутри организации (внутренние толки) или во внешней среде организации (внешние толки). Слухи позволяют сотрудникам восполнить информационный вакуум, уточнить решения руководства. Они активизируются, когда в организации происходят перемены, ощущается возбуждение, беспокойство или когда ухудшается экономическая ситуация.

Исследования показывают, что эффективность «виноградной лозы» зависит всего лишь от нескольких человек (рисунок 1.2). В простой цепочке слухов один человек сообщает какие-либо новости многим другим. В кластерной цепочке информацию передают несколько человек. Чем меньше число «передаточных звеньев», тем точнее информация. По меньшей мере, на 75 % слухи являются точными. Поэтому по каналам слухов менеджер может распространить информацию о предстоящих сокращениях персонала, о перемещениях и назначениях, новых ставках заработной платы, предстоящих изменениях в организации. Слухи можно разделить на четыре категории [11].

Рисунок 1.2 - Формы «виноградной лозы»

Мечты и чаяния. Они отражают желания и надежды тех, кто инициирует возникновение слухов. Это наиболее позитивные слухи, так как они способствуют творчеству со стороны других лиц. Производственные проблемы часто решаются в результате того, что сотрудники выразили пожелание перемен. Такие улучшения иногда повышают эффективность работы некоторых подразделений организации. Хотя тон слухов позитивен, они, тем не менее, свидетельствуют об озабоченности работников.

Слухи-«пугала». Возникают на почве страхов и опасений работников, вызывая беспокойство в коллективе, например, в период урезания сметы. В таких случаях работники делятся своими страхами с коллегами. Эти слухи иногда наносят ущерб (например, слух о возможности сокращения штатов) и требуют официального опровержения со стороны руководства.

«Вбивание клиньев». Наиболее агрессивный тип слухов. Они разделяют группы и подрывают лояльность. Такие слухи продиктованы агрессивностью и даже ненавистью. Это негативные слухи, вносящие раскол. Как правило, унизительны для компании или индивида и способны нанести урон репутации других лиц.

Финальный слух. Это слух о предвидении каких-то действий. Он возникает, когда сотрудники длительное время ожидали наступления событий. Возможно, для этого остался всего один шаг, что усиливает двусмысленность ситуации.

«Выходы в народ» - это такая форма коммуникаций, при которой руководитель даже высшего звена не довольствуется только письменными отчетами своих непосредственных подчиненных, а предпочитает получать информацию о жизнедеятельности компании из «первых рук», из разговоров с рядовыми сотрудниками. Это создает благоприятный климат в коллективе, способствует укреплению восходящих и нисходящих коммуникаций. У менеджера появляется возможность донести до работников свои идеи и ценности и услышать о проблемах, идеях и жалобах, волнующих сотрудников [1].

1.3 Понятие и типы коммуникационных сетей

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе людей с помощью информационных потоков. Посредством сети коммуницируют члены группы. От того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью. Основными сетями являются «звезда» («колесо»), «шпора» и «круг» («всеканальная») (рисунок 1.3). Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки. Выбор той или иной коммуникационной сети зависит от задач, которые стоят перед группой, желаемых результатов, времени, мотивации и квалификации работников и других факторов.

«Звезда». В такой сети руководитель контролирует деятельность подчиненных. Число каналов может быть различным, но всегда есть центр, к которому они сходятся. Преимущества «звезды» в следующем:

есть признанный лидер, который несет ответственность за работу сети. Здесь сильны связи между начальником и подчиненным;

«звезда» устойчивее других сетей, вся официальная информация исходит из центра и идет к центру;

позволяет быстро приступить к выполнению заданий, так как информацию и инструкции из центра можно послать одновременно всем участникам группы;

здесь больше порядка, точности в выполнении заданий, так как центр контролирует всю сеть. Но если в центре некомпетентный человек, «звезда» становится неэффективной. Поэтому главное значение в «звезде» имеет выбор лидера [7].

Рисунок 1.3 - Первичные коммуникационные сети

Основным недостатком «звезды» считается ее жесткость, невозможность проявления инициативы подчиненных. Ни в одной другой сети система подчинения не выражена столь ярко, и, чтобы работа здесь шла гладко, она должна строжайше соблюдаться. Поэтому качество работы такой сети определяется в центре. Оно не может быть выше уровня работы руководителя.

«Звезда» является централизованной сетью и наиболее эффективна для решения простых, текущих задач.

«Круг» можно назвать полной противоположностью «звезды». Члены группы свободно общаются между собой, в равной степени обрабатывают информацию и принимают решение. Здесь полностью отсутствует формальный лидер, контролирующий деятельность сети. Это не означает, что в нем отсутствуют силовые линии или целенаправленное воздействие.

Преимущества «круга» в том, что он:

формирует более благоприятный морально-психологический климат в группе и обеспечивает более высокую мотивацию и активность ее участников;

воспитывает лидеров, так как способности каждого человека на виду, и он заинтересован в том, чтобы показать себя с лучшей стороны;

ограничивает «просеивание» информации;

благоприятствует творческой работе;

имеет больше контрольных точек, так как информация поступает от всех участников сети.

Недостатки «круга»:

может возникнуть феномен «группового мышления»;

возможный выигрыш в гибкости может угрожать стабильности и порядку;

возможный выигрыш от неполного просеивания информации и большего числа контрольных точек может достигаться за счет уменьшения контрольных функций каналов.

«Круг» наиболее эффективен для решения сложных творческих задач.

«Шпора» внешне похожа на «звезду», это тоже централизованная, жесткая сеть, но есть отличия: в структуре «шпоры» три уровня, а не два, как в «звезде». Человек в центре по-прежнему занимает руководящее положение, но имеет своего начальника. Точка Б - центр реальной власти в «шпоре». Этой властью можно пользоваться в интересах А, в интересах Б или в интересах рядовых работников, находящихся на концах лучей. Б сохраняет свои позиции, пока удовлетворяет А. Главной проблемой такой сети является подбор человека на позицию Б.

Вторичными коммуникационными сетями являются: «тент», «палатка» и «дом» (рисунок 1.4).



Рисунок 1.4 - Вторичные коммуникационные сети

«Тент» - очень распространенная, сильная и устойчивая, как «звезда», коммуникационная сеть. Имеет минимальное количество неофициальных взаимодействий работников.

«Палатка» возникает из «тента», когда формально устанавливается канал Б - В (он может существовать неофициально с ведома А). «Палатка» образуется, когда руководитель А решает, что его старшим подчиненным необходимо согласовывать свои действия и дела, представляющие взаимный интерес, прежде чем передавать их ему наверх. Такая сеть может быть очень эффективной и действенной структурой, если четко определить права и обязанности Б и В.

Когда в «палатке» возникает новый официальный канал б - в, получается «дом». Это полностью замкнутая система, где каждый может связаться с любой другой точкой по нескольким каналам, при этом не обязан следовать обычной установленной цепочкой команд. Здесь три круга коммуникаций: большой, объединяющий всех членов сети, и два малых [16].

С организационной точки зрения «дом» может оказаться самой опасной из всех информационных сетей из-за множества официальных каналов, по которым от одного к другому передается информация. Могут возникнуть информационные перегрузки. Трудности порождает ложная идея о том, что, чем больше объем передаваемой информации и чем легче ее непосредственно обработать, тем лучше. Свободный обмен информацией между людьми, которые могут извлечь из этого пользу, - это хорошо, но когда непосредственный обмен ведет к «короткому замыканию» потока или информация не попадает к тем, кто должен ее получить, это плохо.

Управление организационными коммуникациями предполагает знание коммуникативных барьеров и способов их преодоления. Последние связаны с проектированием организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации, как на уровне отдельного человека, так и на уровне подразделений, отделов организации. Такое проектирование включает и развитие индивидуальных навыков, опыта, умения общаться с людьми.

К основным коммуникационным барьерам на уровне подразделений организации относятся: различия в статусах и власти; разные цели и потребности подразделений; несоответствие коммуникативных сетей и задач, для решения которых они создаются, и дефицит формальных каналов.

Различия в статусах и власти приводят к искажению информации, поступающей от нижних уровней организации вверх по иерархии. Это связано с тем, что подчиненные, имеющие небольшую власть в организации, могут неохотно передавать информацию о проблемах, ошибках своим руководителям. Поэтому у последних возникает неверное, приукрашенное представление о состоянии дел на рабочих местах.

Руководители, обладающие большой властью, могут не почувствовать или не обратить внимания на то, что работники, имеющие низкий статус, не имеют стимулов к сотрудничеству. Устранить такой барьер позволяют «выходы в народ», создание климата доверия, открытости, поощрения инициативы, а порой и ошибок.

Различия целей и потребностей подразделений приводит к возникновению противоречий между ними, борьбе за организационные ресурсы, следованию в первую очередь локальным целям подразделений, а не целям организации в целом. Преодолеть данный барьер помогает совершенствование структуры организации, использование специальных команд, отделов, кураторов, дополнительных каналов связи, направленных на координацию, объединение усилий разных подразделений.

Несоответствие коммуникативных сетей и задач. Количество информации и обмен ею должны соответствовать объему и содержанию решаемых задач. Это означает, что для решения трудной, творческой, инновационной задачи должны использоваться децентрализованные коммуникативные сети типа «круг», которые поощряют участие, обсуждение проблемы, проявление инициативы работников.

Дефицит формальных каналов. Отсутствие формальных каналов сокращает эффективность коммуникаций. В организации должно быть достаточно восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций в форме опросов работников, системы сбора предложений, информационных бюллетеней, политики открытых дверей и др.

Опрос работников -- это вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов:

1) четко ли доведены до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

4) открыт ли их руководитель для предложений;

5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе [19].

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем -- снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо нередко отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.

Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников [12].

1.4 Управление организационными коммуникациями

Управление организационными коммуникациями предполагает знание коммуникативных барьеров и способов их преодоления. Последние связаны с проектированием организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации как на уровне отдельного человека, так и на уровне подразделений, отделов организации. Такое проектирование включает и развитие индивидуальных навыков, опыта, умения общаться с людьми.

К основным коммуникационным барьерам на уровне подразделений организации относятся: различия в статусах и власти; разные цели и потребности подразделений; несоответствие коммуникативных сетей и задач и дефицит формальных каналов.

Различия в статусах и власти приводят к искажению информации, поступающей от нижних уровней организации вверх по иерархии. Это связано с тем, что подчиненные, имеющие небольшую власть в организации, могут неохотно передавать информацию о проблемах, ошибках своим руководителям. Поэтому у последних возникает неверное, приукрашенное представление о состоянии дел на рабочих местах.

Руководители, обладающие большой властью, могут не почувствовать или не обратить внимания на то, что работники, имеющие низкий статус, не имеют стимулов к сотрудничеству. Устранить такой барьер позволяют «выходы в народ», создание климата доверия, открытости, поощрения инициативы, а порой и ошибок.

Различия целей и потребностей подразделений приводят к возникновению противоречий между ними, борьбе за организационные ресурсы, следованию в первую очередь локальным целям подразделений, а не целям организации в целом. Преодолеть данный барьер помогает совершенствование структуры организации, использование специальных команд, отделов, кураторов, дополнительных каналов связи, направленных на координацию, объединение усилий разных подразделений.

Несоответствие коммуникативных сетей и задач. Количество информации и обмен ею должны соответствовать объему и содержанию решаемых задач. Это означает, что для решения трудной, творческой, инновационной задачи должны использоваться децентрализованные коммуникативные сети типа «круг», которые поощряют участие, обсуждение проблемы, проявление инициативы работников [4].

Дефицит формальных каналов. Отсутствие формальных каналов сокращает эффективность коммуникаций. В организации должно быть достаточно восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций в форме опросов работников, системы сбора предложений, информационных бюллетеней, политики открытых дверей и др.

Опрос работников - это вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов:

1) четко ли доведены до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

4) открыт ли их руководитель для предложений;

5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо нередко отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.

Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы.

Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников[6].

Глава 2. Исследование системы коммуникаций в ОАО «Строительный трест №8»

2.1 Общая характеристика предприятия ОАО «Строительный трест №8»

Первые отчетные данные о создании данного предприятия относятся к 1945 году. В это время оно носило название «Брестского областного строительного треста». В дальнейшем, в связи с увеличением количества трестов, появилась необходимость в их нумерации. В 1951 году предприятию был присвоен номер, и оно носило название «Строительный трест №7», а в июле 1957 года тресту был присвоен новый номер и на настоящий момент предприятие именуется как «Строительный трест №8».

История создания Строительного треста №8 в городе Бресте ведет свое начало с мая 1957 года, когда постановлением Правительства Республики и приказом Главстроя БССР трест-площадки № 7 г. Бреста, № 5 г. Барановичи и № 16 г. Пинска Министерства городского и сельского строительства, Брестское управление № 927 Министерства строительства БССР и автоколонна были объединены и преобразованы в Брестский областной строительный трест.

В дальнейшем трест продолжает совершенствовать структуру своего производства, внедряет новые формы и методы строительных работ. Так, с 1965 года начинается крупнопанельное домостроение, в 1967 году - создается специализированное управление для строительства объектов здравоохранения, культурно-бытового значения и жилья. В 1969 открывается СУ-158 для монтажа железобетонных каркасов зданий и строительства нулевых циклов, подземных коммуникаций и благоустройства. В дальнейшем создаются новые строительные предприятия и подразделения. В 2005 году из Республиканского унитарного строительного предприятия трест преобразован в открытое акционерное общество «Строительный трест №8». Сегодня в составе треста 17 предприятий.

Работниками треста построено более 2,5 тысяч объектов, в том числе 102 школы, 88 детских садов. Работники треста дали путевку в жизнь практически всем промышленным предприятиям областного центра.

Все учебные заведения, учреждения здравоохранения, культуры, торговли, быта, административные здания построены строителями предприятия. Трестом возведена правительственная резиденция «Вискули» в Беловежской пуще, в 1971 году - Мемориальный комплекс «Брестская крепость-герой». В последние годы построены спортивные сооружения: Ледовый дворец, Гребная база, спортивный комплекс «Виктория», Дворец водных видов спорта с диспансером спортивной медицины, торговые центры «АЛМИ», «Евроопт» и др. Предприятие привлечено к осуществлению реконструкции Московского Кремля, строительству горно-обогатительного комбината на базе Гарлыкского месторождения в Туркменистане, первой в нашей республике атомной электростанции в Островце.

За долгие годы работы в тресте сложился работоспособный, дружный коллектив единомышленников, насчитывающий более четырех тысяч высококвалифицированных специалистов. Создана мощная производственная база, позволяющая строить уникальные и сложные в архитектурном и конструктивном плане объекты. Строительный трест №8 является одним из крупнейших строительных предприятий не только Брестской области, но и Республики Беларусь.

ОАО «Строительный трест №8» имеет собственную производственную базу по выпуску бетона и железобетонных изделий, металлоконструкций, элементов деревообработки. Трест выполняет функции генерального подрядчика, в его составе имеются субподрядные организации.

В составе треста имеются отделы: контроля качества, геодезический, комплексного проектирования, заказчика [2].

В ОАО «Строительный трест №8» трудятся рабочие различных строительных профессий: штукатуры, маляры, кровельщики, облицовщики-плиточники, бетонщики, стропальщики, рамщики, электрогазосварщики и др.

Сегодня предприятие испытывает наибольшую потребность в каменщиках, плотниках, бетонщиках, машинистах крана (башенного). Заработная плата сдельно-премиальная. Возможен вахтовый метод работы. Необходимые условия: наличие документа о получении профессии, медицинской справки (с допуском работы на высоте). Иногородним в порядке очереди предоставляются места в общежитии.

Открытое акционерное общество «Строительный трест №8» создано на основании приказа Министерства экономики Республики Беларусь от 31. 12. 2004 № 20 путем преобразования Республиканского унитарного строительного предприятия «Строительный трест №8» в соответствии с законодательством о приватизации государственного имущества и законодательством об акционерных обществах. Форма собственности - частная с преобладающей долей государства. Общество является коммерческой организацией - юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, печать. Общество прошло государственную регистрацию 28.01.2005 года, ему присвоен учетный номер налогоплательщика № 200002603. Место нахождения: Республика Беларусь, 224013, г. Брест, бульвар Шевченко, д. 4.

Учредителем организации является государство. Распределение уставного фонда в долях: государства - 96,8 %, субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности - 0,14%, иностранных участников - 0,00%. «Строительный трест №8» является акционером ОАО «Белпромстройбанк». Стоимость оборотных активов ОАО «Строительный трест №8» - 12 669 млн. руб., стоимость внеоборотных активов - 60 003 млн. руб. Среднесписочная численность 2913 человек.

«Строительный трест №8» является генподрядным трестом. Это означает, что предприятие заключает договора по строительству объектов от начала до конца. Трест может вести работы сам, а может переносить определенный перечень работ на субподрядные тресты, которые выполняют часть специализированных работ и самостоятельно они не работают. Так, например, трест №8 не выполняет сантехнических, канализационных и ряд других работ. Он заключает договора о выполнении этих работ с соответствующими специализированными трестами.

Основной вид деятельности - промышленное и гражданское строительство, а также разработка свайных и песчаных карьеров, добыча известняка, розничная торговля и др. Потребляемое сырье - строительные материалы и конструкции (кирпич, железобетон, металл, цемент, деревоконструкции, трубы, асфальт и др.). Основные поставщики сырья - резиденты Республики Беларусь (РУПП «Гранит» г. Микашевичи Брестской области, НП ООО «Трансмет» г. Минск, ОАО «Брестский комбинат строительных материалов», ООО «Служба комплектации трубопроводов ЗПТ» г. Могилев и др.) [2].

В соответствии с Уставом треста основной целью деятельности строительного треста №8 является содействие полному удовлетворению потребностей народного хозяйства и населения в промышленном гражданском строительстве.

Трест осуществляет следующие виды деятельности:

- гражданское и промышленное строительство в пределах Республики Беларусь;

- осуществление функций технического надзора в строительстве;

- выполнение геодезических и топографических работ;

- осуществление оптовой и розничной торговли;

- подготовка персонала по обслуживанию грузоподъемных машин и сооружений.

Созданный в 1957 году трест превратился в мощную строительную организацию, практически полностью, построившую областной центр, а также множество объектов в области и за ее пределами. Все промышленные объекты г. Бреста построены силами треста: электроламповый и электромеханический заводы, ковровый и чулочный комбинаты, гормолзавод, машиностроительные заводы, завод «Цветатрон», завод бытовой химии.

ОАО «Строительный трест №8» является самой крупной строительной организацией в г. Бресте и Брестской области, что дает возможность быть победителем тендерных предложений, своевременно и качественно выполнять договорные отношения.

Преимущество ОАО «Строительный трест №8» перед другими организациями состоит в том, что трест работает на рынке строительных услуг уже 50 лет и зарекомендовал себя как надежный партнер только с положительной стороны [2].

2.2 Характеристика производственно-хозяйственной деятельности филиала «СУ-83»

В рыночной экономике строительно-монтажные организации не могут добиться стабильного успеха, если не будут четко и эффективно планировать свою деятельность, постоянно собирать и аккумулировать информацию как о состоянии целевых рынков, положении на них конкурентов, так и о собственных перспективах и возможностях.

Для успешной работы в быстроменяющейся экономической обстановке необходимо оперативно и качественно проводить анализ хозяйственной и финансовой деятельности. С помощью тщательного анализа вырабатывается стратегия развития предприятия, определяются резервы повышения эффективности строительного производства. Основная задача - получение максимальной величины прибыли за счет повышения темпов производительности труда, внедрения программ научно-технического прогресса, совершенствования системы управления.

Филиал «СУ-83» является структурным подразделением ОАО «Строительный трест №8». Главной задачей Филиала является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли.

Основной вид деятельности Филиала - строительно-монтажные работы. Филиал «СУ-83» является генподрядным управлением, выполняющим следующие функции:

1. Выбор субподрядчиков для выполнения отдельных видов работ по согласованию с руководством ОАО «Строительный трест №8»;

2. Заключение договоров субподряда по доверенности ОАО «Строительный трест №8», при условии согласования текста договора с начальником сметно-договорного отдела и юрисконсульта, с передачей копии договора в СДО ОАО «Строительный трест №8» после подписания сторонами;

3. Координация работы всех субподрядчиков, участвующих в строительстве объекта;

4. Составление графиков производства работ, заявок на поставку строительных материалов, изделий и конструкций;

5. Осуществление контроля и надзора за соответствием объемов и стоимости, выполняемых субподрядчиками работ проекту, строительным нормам, стандартам и договору субподряда;

6. Обеспечение строительной готовности объекта, конструкций и отдельных видов работ, которые необходимы для производственной деятельности субподрядчиков, передача по акту фронта работ, позволяющие им беспрепятственно выполнять работы, возложенные на них договором строительного подряда;

7. Принятие от субподрядчика законченных видов работ и оплата их в порядке, установленном договором субподряда;

8. Организация презентаций квартир эталонов, материалов, изделий, конструкций, видов работ при строительстве объекта, если настоящее предусмотрено договором подряда;

9. Оказание услуг генерального подряда субподрядным организациям в соответствии с Положением, утвержденным приказом генерального директора ОАО «Строительный трест № 8», относящихся к компетенции Филиала;

10. Разработка и выполнение мероприятий по безопасности труда в соответствии с Положением о взаимоотношениях организаций - генеральных подрядчиков с субподрядными организациями;

11. Обеспечение пожарной безопасности строящихся объектов;

12. Обеспечение устройства внешних сетей энергообеспечения по постоянной или временной схемах по согласованию с Заказчиком. Получение, совместно с Заказчиком, технических условий на период строительства объекта, разработка проектов энергоснабжения, согласование с соответствующими организациями. Выполнение магистральных и разводящих сетей энергоресурсов в пределах объекта, предоставление точек подключения к сетям субподрядным организациям [10].

Одним из основных факторов, обеспечивающих эффективное функционирование любого предприятия, является правильно сформированная, рационально организованная система управления.

Выделяют две структурные системы управления: централизованная и децентрализованная. При централизованной системе управления все управляющие по службам сведены вместе и подчинены директору. Децентрализованная система управления предоставляет управляющим различных подразделений осуществлять все функции, относящиеся к их деятельности.

В Филиале «СУ-83» действует централизованная система управления. Управление деятельностью филиала осуществляет начальник, который в установленном порядке назначается на должность Генеральным директором ОАО «Строительный трест №8». В прямом подчинении у начальника филиала находятся: главный инженер; заместитель начальника; главный бухгалтер, начальник ППО, инспектор по кадрам, юрисконсульт. Каждый из них несет ответственность за функционирование подведомственного ему участка или отдела, обеспечивает его работоспособность и осуществляет полное управление и контроль над ним. Структура управления - линейная.

На протяжении 2012 году работы велись на следующих объектах:

1. 65-ти квартирный жилой дом по г/п №20 в микрорайоне «Вулька-3» г.Бреста;

2. Реконструкция молочно-товарной фермы «Комплекс» д.Дворище Малоритского района;

3. Реконструкция с модернизацией гинекологического корпуса по ул.Кирова;

4. Реконструкция инфекционного корпуса Брестской областной больницы по ул.Медицинской в г.Бресте;

5. Модернизация отдельных помещений радиологического корпуса и ускорителя под установку гамма-терапевтического аппарата с планирующей системой и брахитерапевтического комплекса;

6. Многоквартирный жилой дом с элементами повышенной комфортности со встроенными многофункциональными объектами (социально-культурного назначения и торговли) по ул.Октябрьской революции в ЮВМР-1 в г.Бресте по г/п №62;

7. Реконструкция пассажирского комплекса ст.Брест-Центральный. Здание железнодорожного вокзала. 2-я очередь;

8. Строительство технологической линии по производству цемента мощностью 1,8 млн.тонн в год в районе месторождения «Каменка» ПРУП «Кричевцементношиферный»;