1.1 Задачи и методы закупочной деятельности оптовой торговой организации

Закупка - это получение товаров нужного качества в нужном количестве из нужного источника по нужной цене, доставляемых в нужное место и в нужные сроки [11, c. 13].

Для правильной работы отдела закупок необходимо соблюсти все эти условия. Если хотя бы одно из условий не будет соблюдено (например, товар придет вовремя по нужной цене, но не в нужном количестве), то работа закупок может быть признана неудовлетворительной (неважно кто не выполнил свои обязательства, поставщик или транспортная компания, - магазин все равно не получит товар в достаточном количестве).

В соответствии с этим можно выделить следующие задачи закупочной деятельности:

1. Необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, поставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых для работы компании. Дефицит сырья и комплектующих может привести к остановке производства и соответственно к большим накладным расходам - росту эксплуатационных затрат в связи с постоянными расходами и неспособностью удовлетворять требования клиентов к срокам доставки продукции.

2. Сведение инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции. Запасы предполагают использование капитала, который нельзя еще куда-либо инвестировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20-50 % общей стоимости активов [8].

3. Поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня.

4. Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функции закупок зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.

5. Приобретение по возможности многофункциональных товаров. Если в процессе закупки можно приобрести одно изделие, которое выполнит функцию, ранее выполняемую двумя-тремя изделиями, компания получит преимущество за счет: первоначальной низкой стоимости, образующейся из скидки на изделия; более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания; более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с содержанием оборудования в ходе его эксплуатации, а также повышение конкуренции среди поставщиков.

6. Соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.

7. Повышение конкурентоспособности. Компания будет конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать неприбыльной деятельности, либо деятельности, требующей дополнительного времени, и т. д. Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе дистрибьюции, внедрение достижений технического прогресса и т. п.

8. Достижение эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями компании. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками компании: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки и т. д.

9. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими. Состав целей закупочной логистики зависит от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития и/или сложности производства, отрасли экономики, в которой функционирует компания, конкурентоспособности.

Основная цель закупки товара - купить тот товар, который востребован покупателями и будет хорошо продаваться сам по себе по предлагаемым покупателям ценам. Выгодные закупочные цены - это не основная цель закупки.

Цель закупки - закупить именно тот товар, который будет приносить компании желаемые оборот и прибыль.

Отдел по работе с поставщиками выполняет важную для всей компании функцию - обеспечивает компанию товаром. Для своевременного пополнения запасов товара отдел по работе с поставщиками должен ежедневно проводить анализ остатков, оперативно формировать заказы, сверять счета, оформлять накладные и т. д.. Осуществляя закупочную деятельность, отдел по работе с поставщиками решает не только тактические задачи, но и вносит свой вклад в достижение стратегических целей по ассортименту и реализацию ассортиментной политики компании .

Можно выделить несколько функций отдела закупок в компании:

- приобретение нужного товара по наименьшей закупочной цене;

- поддержание высокой оборачиваемости запасов;

- обеспечение доставки товара вовремя;

- обеспечение качественного товара и гарантий по товару от поставщиков;

- взаимодействие с надежными поставщиками;

- сотрудничество и взаимодействие с другими подразделениями компании;

- снижение доли расходов на транспортировку и заказ товаров;

- внесение данных в корпоративную информационную систему (КИС);

- поддержка информационной базы па товару [6, c. 84].

Основные функции работы закупщика - это принятие оперативных решений по количеству, цене и составу закупаемых партий, выбор способа доставки товара, получение необходимых компании выгодных условий от поставщика и при необходимости - поиск нужных товаров или поставщиков.

Работа отдела по работе с поставщиками оказывает влияние на всю деятельность: на продажи, на эффективное использование оборотных средств, на удовлетворенность потребителя ценами и ассортиментом, на наполненность складов и эффективность логистической цепочки, на затраты рабочего времени сотрудников практически всех отделов.

Менеджеры по работе с поставщиками (закупке) распоряжаются большей частью выручки компании. Именно эти люди в наибольшей степени влияют на то, чтобы оставшаяся после закупок часть выручки позволила бы, как минимум, покрыть остальные затраты компании.

Если в компании существуют следующие проблемы:

1. Доля затрат на закупку товаров в общих расходах (налоги, аренда, оплата труда персонала, реклама и прочие расходы) высока и составляет не менее 30-40% от этих расходов.

2. Колебания закупочных и продажных цен (в связи с сезонностью, ограниченными сроками годности, изменением цен на новинки и товары для распродаж).

3. Закупщик должен выбирать товар, опираясь в том числе и на субъективные оценки закупаемого товара, и на интуицию (модная одежда, влияние вкуса на выбор продуктов, технические новинки).

4. Работа идет на рынке с высокой конкуренцией (бытовая техника, продукты питания, электроника, строительные и отделочные материалы, мебель, книги, одежда, обувь, детские товары да практически вся сфера розничной торговли), то закупки будут выступать как главный источник рентабельности.

Можно увеличивать прибыль двумя путями: стимулировать оборот или снижать затраты на закупку товаров. Эффективно работающая компания хорошо умеет делать и то и другое.

Работа по осуществлению оптовых закупок товаров состоит из комплекса взаимосвязанных организационно-технологических операций, основными из которых можно назвать:

- подробное изучение и, на основании полученных данных, прогнозирование текущего покупательского спроса для обоснования деловых решений по оптовой закупке товаров;

- необходимые расчеты для определение потребности в закупаемых оптом товарах;

- детальное изучение и выявление возможных источников закупки товаров, выбор перспективных поставщиков и имеющихся каналов продвижения закупленных товаров;

- установление и налаживание хозяйственных связей (в том числе заключение договоров поставки) с поставщиками;

- текущий контроль исполнения обязательств по договорам поставки и контроль хода поставки закупленных товаров.

Спрос можно определить как форму рыночного выражения потребности. Потребность, в свою очередь, определяется как нужда или недостаток чего-либо, необходимого для поддержания функционирования организма, развития личности во всех ее проявлениях, той или иной социальной группы или общества как такового. В процессе непрерывного общественного развития растут и изменяются потребности.

Спрос на товары формируется у населения под влиянием большого числа экономических, демографических, социальных, природно-климатических и иных факторов, постоянно изменяющихся в процессе развития и расширения общественного производства. Поэтому коммерческие работники могут получить необходимую им для принятия деловых решений информацию о товарах, ценах, устраивающих потребителей, емкости регионального рынка только с помощью проведениях маркетинговых исследований - в соответствии со специальными методиками. Например, предприятия-оптовики применяют в коммерческой работе перед осуществлением оптовой закупки товаров такие методы комплексного изучения и перспективного прогнозирования спроса, как:

- текущий детальный учет продажи разных групп товаров за определенный период;

- изучение тенденций товародвижения;

- обобщение и изучение поступающих к оптовикам заявок предприятий розничной торговли;

- анализ и учет неудовлетворенного спроса мелкооптовых покупателей;

- прочее.

1.2 Организация и управление закупочной деятельности

Важнейшей функцией управления коммерческой деятельностью торгового предприятия является планирование.

Планирование - одна из важнейших функций управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продаж связано с динамикой торговых процессов и способствует достижению поставленных целей торгового предприятия. Планы закупок и продаж обычно содержат показатели, которые должны быть достигнуты в результате их выполнения. В планах отражается содержание работ, устанавливается персональная ответственность за их выполнение, намечаются сроки и определяются методы контроля и анализа эффективности выполнения заданий [8, c.79].

Выделяют следующие этапы планирования закупок:

1. Определение потребности. Она рассчитывается исходя из 2-х недельного запаса. Один поставщик идет из расчета - 10% от клиентской базы, а одна единица продукции (коробка) - в каждую торговую точку клиентской базы. В преддверии праздников эти данные могут корректироваться. Периодически происходит корректировка ассортиментной матрицы, копания избавляется от товаров-аутсайдеров в пользу товаров-лидеров.

2. Выбор поставщика. Основным критерием при выборе поставщика является ответ на вопрос - сколько можно заработать на том или ином поставщике (бренде)? При выборе поставщика компании придерживается таких критериев как цена товара, его качество, сроки доставки, условия платежа за товар, имидж поставщика, а также учитываются сроки годности товара, так как компания не работает с продукцией с короткими сроками хранения.

3. Составление заказа с участием или без участия поставщика.

4. Согласование с поставщиком ассортимента, сроков поставки, порядок поставки.

5. Проверка правильности составления сделки.

6. Передача заказа поставщику.

7. Проверка сопутствующей поставке документации на соответствие. Помимо сертификатов, к каждой партии товаров прилагается товарная накладная и иногда счет-фактура.

8. Контроль за поддержанием 2-х недельного товарного запаса на складе компании и корректировка в зависимости от факторов, влияющих на реализацию продукции.

Конъюнктурные обзоры рынка являются отражением спроса и конкурентной среды рынка, в котором реализуется закупаемые товары. Для компании наиболее полезны обзоры о перспективах и тенденциях развития рынка кондитерских изделий и бакалейной продукции. Зная о них, можно повышать или понижать объемы закупок отдельных товаров, корректировать закупки в целом по объему или конкретным товарным позициям.

Объем товарных запасов компании рассчитывается в стоимостных единицах или в относительных показателях - днях оборота. Товарные запасы в днях показывают, на сколько дней хватит товарных запасов.

Ассортимент продукции также является неотъемлемой частью изучения закупочной деятельности. ABC - анализ является одним из универсальных и распространенных методов анализа ассортимента, основанный на, так называемом принципе Парето. ABC-анализ -- это ранжирование ассортимента по разным параметрам. Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат. По результатам анализа ассортиментные позиции ранжируются и группируются в зависимости от размера их вклада в совокупный эффект. В логистике ABC-анализ обычно применяют с целью отслеживания объемов отгрузки определенных артикулов и частоты обращений к той или иной позиции ассортимента, а также для ранжирования клиентов по количеству или объему сделанных ими заказов .

Принцип Парето можно применить практически к любой сфере бизнеса:

- за 20% рабочего времени делается 80% работы;

- 20% клиентов приносят компании 80% дохода;

- 80% товарных запасов поставляются 20% поставщиков;

- 80% объема продаж обеспечивается 20% продавцов и т. д.

Важно, что данное правило является эмпирическим: конкретная пропорция может оказаться иной - не 80/20, а, например, 90/10 или 67/ 33. Но пропорция «20/80» все же является универсальным термином. Увеличение продаж и повышение эффективности ассортимента напрямую зависят от правильной оценки прибыльности каждой товарной позиции, отсутствия «залежавшихся товаров» и товаров, затраты на который не окупаются .

Ни один статистический, математический или любой другой метод не дает 100% результат, поскольку все рассчитывается на основании лишь статистики, на практике ожидания могут и не оправдаться, тем не менее прогнозирование нельзя опускать, поскольку это позволяет предусмотреть различные так называемые нюансы, возникающие в деятельности компании.

Чем больше статистика, чем она точнее, тем точнее можно строить прогнозы, но ни в коем случае не основываясь только на статистических данных, нужно также учитывать роль товара в ассортименте, его значимость и спрос по отношению к потребителю продукции.

В соответствии с избранной стратегией определяют метод закупок. Сравнительный анализ методов закупок представлен в табл. 1.1

Таблица 1.1

Сравнительный анализ методов закупок

Одним из главных критериев выбора оптимального метода закупок является принцип минимизации затрат на закупки МР и содержание складских запасов. Для его реализации теория логистики предлагает логистическому менеджеру использовать базовую модель АНМ, которую разработали американские ученые Arrow, Harris, Marshak в 1915 году. Она предназначена для определения оптимального объема поставки материалов и количества поставок в году. Данная модель базируется на принципе минимизации общих годовых затрат, которые складываются их постоянных (на закупку) и переменных (на обслуживание складских запасов МР). Функция общих затрат записывается в виде следующего уравнения:

ТС (Q) = М / Q К + 0,5 Q Р (r + l) / 100,

где: Р - цена единицы материала, ден. ед.; n - кол-во поставок в году, партий;

М - годовая потребность в материале, физ.ед.;

К - постоянные расходы на приобретение партии материалов, ден.ед.;

Q - объем партии поставки материалов - это постоянное кол-во материалов, которое нужно закупать через равные промежутки времени, физ.ед.;

l - норма расхода на хранение материала, %; r - альтернативная стоимость хранения материалов на складе, равная ставке банковского процента по депозиту, %.

В результате дифференцирования данной функции получают оптимальный объем поставки (или заказа) материалов:

Тогда количество поставок в году составит: n = M / Qопт .

При этом важнейшим фактором, наряду с затратами на приобретение и доставку ресурсов, является фактор времени. Поэтому сегодня во всем мире наблюдается возрастающий интерес к стратегии закупок в режиме JIT (Just-In-Time - «точно в срок»). Она основана на синхронизации процессов доставки материальных ресурсов (МР) и готовой продукции (ГП) в необходимых количествах к тому времени, когда в них возникает потребность у партнеров в сферах производства и распределения. Таким образом, данную стратегию закупок целесообразно применять в условиях известного спроса, основанного на заказах потребителей. JIT-технология характеризуется следующими принципами:

1) минимальными (по возможности, нулевыми) запасами МР и ГП;

2) небольшими объемами производства и поставок;

3) прочными связями с надежными поставщиками и перевозчиками;

4) эффективной информационной поддержкой;

5) высоким уровнем качества готовой продукции и логистического сервиса.

Закупки в режиме JIT требуют более частого размещения заказов у надежных поставщиков и, соответственно, более частых поставок продукции. Поэтому одним из условий реализации JIT является требование фирмы-производителя хранить определенный запас материалов на складах поставщика, находящихся поблизости от предприятия. Это приведет не только к снижению затрат закупочной деятельности, но и общих логистических издержек работы всей логистической системы. Английский специалист М. Кристофер утверждает, что «большая часть возможностей для сокращения затрат и/или повышения ценности связаны с взаимодействием партнеров по цепи поставок». Если организации, например, поставщик и заказчик длительно и успешно сотрудничают, появляется возможность образования стратегического союза или партнерства. Основными условиями партнерства являются следующие:

- тесное взаимодействие партнеров на всех уровнях логистики;

- долгосрочные обязательства и прогнозирование результатов совместной работы;

- взаимное доверие, общие задачи, цели и культура бизнеса;

- гибкость и готовность совместно решать возникающие проблемы;

- совместная разработка продуктов и процессов;

- гарантированная надежность и высокое качество товаров и услуг.

Одной из распространенных форм оптовых закупок товаров является заключение договоров на поставку товаров на оптовых ярмарках.

На оптовых ярмарках усиливается воздействие торговых предприятий на производство товаров в отношении их ассортимента и качества. Поставщики и покупатели находятся в непосредственном контакте друг с другом, поэтому ускоряется процесс заключения договоров.

В процессе закупок товаров на ярмарках оптовые покупатели имеют возможность сравнить товары нескольких оптовых продавцов, выбрать из них те, которые в большей мере отвечают спросу населения итого поставщика, который предложит более выгодные условия поставок.

Участие в ярмарках помогает товаропроизводителям лучше изучить рыночную конъюнктуру, скорректировать планы выпуска товаров, найти покупателей своего товара.

Посетителями торговых ярмарок являются в основном коммерческие работники как оптовых, так и розничных предприятий. Они имеют возможность познакомиться с образцами товаров, неизвестных им ранее, провести переговоры по вопросам закупок товаров с потенциальными партнерами и заключить договоры.

Таким образом, деятельность по организации и управлению закупочной деятельностью направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Осуществление закупок (снабжения) - одна из важнейших функций в каждой фирме. Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах - тактическом и стратегическом.

Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане - ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара - необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Эта мысль столь очевидна, что отсутствие претензий у потребителя, вероятно, может служить показателем хорошего снабжения. Трудность состоит в том, что некоторые компании никогда ничего большего от функции снабжения не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают.

Стратегическая сторона снабжения - собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения - повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании. Остановимся на терминологическом аспекте. Знакомясь с терминологией в этой области, необходимо учитывать особенности и традиции, сложившиеся в разных отраслях экономики, а также национальные особенности ведения хозяйства.

1.2 Организация и управление закупочной деятельности

Важнейшей функцией управления коммерческой деятельностью торгового предприятия является планирование.

Планирование - одна из важнейших функций управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продаж связано с динамикой торговых процессов и способствует достижению поставленных целей торгового предприятия. Планы закупок и продаж обычно содержат показатели, которые должны быть достигнуты в результате их выполнения. В планах отражается содержание работ, устанавливается персональная ответственность за их выполнение, намечаются сроки и определяются методы контроля и анализа эффективности выполнения заданий [8, c.79].

Выделяют следующие этапы планирования закупок:

1. Определение потребности. Она рассчитывается исходя из 2-х недельного запаса. Один поставщик идет из расчета - 10% от клиентской базы, а одна единица продукции (коробка) - в каждую торговую точку клиентской базы. В преддверии праздников эти данные могут корректироваться. Периодически происходит корректировка ассортиментной матрицы, копания избавляется от товаров-аутсайдеров в пользу товаров-лидеров.

2. Выбор поставщика. При выборе поставщика компании придерживается таких критериев как цена товара, его качество, сроки доставки, условия платежа за товар, имидж поставщика, а также учитываются сроки годности товара, так как компания не работает с продукцией с короткими сроками хранения.

3. Составление заказа с участием или без участия поставщика.

4. Согласование с поставщиком ассортимента, сроков поставки, порядок поставки.

5. Проверка правильности составления сделки.

6. Передача заказа поставщику.

7. Проверка сопутствующей поставке документации на соответствие. Помимо сертификатов, к каждой партии товаров прилагается товарная накладная и иногда счет-фактура.

8. Контроль за поддержанием 2-х недельного товарного запаса на складе компании и корректировка в зависимости от факторов, влияющих на реализацию продукции.

Конъюнктурные обзоры рынка являются отражением спроса и конкурентной среды рынка, в котором реализуется закупаемые товары. Для компании наиболее полезны обзоры о перспективах и тенденциях развития рынка кондитерских изделий и бакалейной продукции. Зная о них, можно повышать или понижать объемы закупок отдельных товаров, корректировать закупки в целом по объему или конкретным товарным позициям.

Объем товарных запасов компании рассчитывается в стоимостных единицах или в относительных показателях - днях оборота. Товарные запасы в днях показывают, на сколько дней хватит товарных запасов.

Ассортимент продукции также является неотъемлемой частью изучения закупочной деятельности. ABC - анализ является одним из универсальных и распространенных методов анализа ассортимента, основанный на, так называемом принципе Парето. ABC-анализ -- это ранжирование ассортимента по разным параметрам. Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат. По результатам анализа ассортиментные позиции ранжируются и группируются в зависимости от размера их вклада в совокупный эффект. В логистике ABC-анализ обычно применяют с целью отслеживания объемов отгрузки определенных артикулов и частоты обращений к той или иной позиции ассортимента, а также для ранжирования клиентов по количеству или объему сделанных ими заказов.

Принцип Парето можно применить практически к любой сфере бизнеса:

- за 20% рабочего времени делается 80% работы;

- 20% клиентов приносят компании 80% дохода;

- 80% товарных запасов поставляются 20% поставщиков;

- 80% объема продаж обеспечивается 20% продавцов и т. д.

Важно, что данное правило является эмпирическим: конкретная пропорция может оказаться иной - не 80/20, а, например, 90/10 или 67/ 33. Но пропорция «20/80» все же является универсальным термином. Увеличение продаж и повышение эффективности ассортимента напрямую зависят от правильной оценки прибыльности каждой товарной позиции, отсутствия «залежавшихся товаров» и товаров, затраты на который не окупаются .

Ни один статистический, математический или любой другой метод не дает 100% результат, поскольку все рассчитывается на основании лишь статистики, на практике ожидания могут и не оправдаться, тем не менее прогнозирование нельзя опускать, поскольку это позволяет предусмотреть различные так называемые нюансы, возникающие в деятельности компании.

Чем больше статистика, чем она точнее, тем точнее можно строить прогнозы, но ни в коем случае не основываясь только на статистических данных, нужно также учитывать роль товара в ассортименте, его значимость и спрос по отношению к потребителю продукции.

1.3 Принципы оценки и отбора поставщиков

Маркетинговая стратегия выбора поставщика предполагает анализ альтернативных вариантов сотрудничества на базе выработки основных показателей его деятельности. Каждая фирма устанавливает свои критерии оценки поставщиков, исходя из принятой стратегии деятельности. Вместе с тем существуют общие маркетинговые требования к поставщикам:

· поставка продукции "точно в срок" по согласованному графику;

· продукция должна отвечать оговоренным стандартам качества, производиться по передовой технологии;

· соблюдение требуемых объемов поставки;

· оперативное реагирование на новые требования фирмы-заказчика;

· предоставление необходимой сопроводительной документации;

· сохранение согласованных цен;

· предоставление при необходимости дополнительных услуг;

· доступность поставщика и т.д.

Перед тем как сделать окончательный выбор, кампания может провести переговоры с предпочтительными поставщиками в расчете на получение благоприятных цен и условий поставок.

Выбор поставщика - одно из важнейших стратегических решений в области сбыта продукции предприятия. Принимая это решение, производитель практически предопределяет свой успех или провал при предложении товара на рынке.

Процесс выбора партнеров по каналу сбыта можно разделить на четыре этапа:

1. определение доступности участников канала. На этом этапе о потенциальных оптовиках можно узнать из рекламы, на торговых ярмарках и выставках и т.д.;

2. проведение первоначальной оценки участников. Здесь можно использовать анкету. Она предоставляется потенциальным поставщикам. В анкету необходимо включить вопросы: размер компании - поставщика, список представляемых на данный момент товаров, численность технического персонала, кредитный рейтинг компании;

3. контрольная проверка потенциальных поставщиков, при которой используется разработанная система оценок.

При оценке так же может использоваться анализ слабых и сильных сторон потенциального участника канала сбыта.

Основными критериями, по которым может осуществляться оценка сильных и слабых сторон являются:

· уровень качества услуг;

· возможность сервисного обслуживания до и после продажи товара;

· гибкость при выполнении специальных пожеланий клиентов;

· скорость поставки товара и выполнения заказа;

· надежность поставки товара установленного объема в необходимые сроки;

· квалификация сотрудников, имеющих прямые контакты с покупателями;

· возможность установления устойчивых связей с постоянными клиентами.

4. подробный анализ и выбор поставщиков. При этом может использоваться следующая методика (табл. 5.2.).

Таблица 5.2.

Общая оценка работы поставщика:

Оп = 0,3 - 4+0,2 * 3+0,3 * 4+0,1 * 2+0,1 * 3 =3,5

Подобным образом оцениваются все потенциальные поставщики и выбираются те, которые имеют больший балл.

В соответствии с избранной стратегией определяют метод закупок. Сравнительный анализ методов закупок представлен в табл. 1.1

Таблица 1.1

Сравнительный анализ методов закупок

Одним из главных критериев выбора оптимального метода закупок является принцип минимизации затрат на закупки МР и содержание складских запасов. Для его реализации теория логистики предлагает логистическому менеджеру использовать базовую модель АНМ, которую разработали американские ученые Arrow, Harris, Marshak в 1915 году. Она предназначена для определения оптимального объема поставки материалов и количества поставок в году. Данная модель базируется на принципе минимизации общих годовых затрат, которые складываются их постоянных (на закупку) и переменных (на обслуживание складских запасов МР). Функция общих затрат записывается в виде следующего уравнения:

ТС (Q) = М / Q К + 0,5 Q Р (r + l) / 100,

где: Р - цена единицы материала, ден. ед.; n - кол-во поставок в году, партий;

М - годовая потребность в материале, физ.ед.;

К - постоянные расходы на приобретение партии материалов, ден.ед.;

Q - объем партии поставки материалов - это постоянное кол-во материалов, которое нужно закупать через равные промежутки времени, физ.ед.;

l - норма расхода на хранение материала, %; r - альтернативная стоимость хранения материалов на складе, равная ставке банковского процента по депозиту, %.

В результате дифференцирования данной функции получают оптимальный объем поставки (или заказа) материалов:

Тогда количество поставок в году составит: n = M / Qопт .

При этом важнейшим фактором, наряду с затратами на приобретение и доставку ресурсов, является фактор времени. Поэтому сегодня во всем мире наблюдается возрастающий интерес к стратегии закупок в режиме JIT (Just-In-Time - «точно в срок»). Она основана на синхронизации процессов доставки материальных ресурсов (МР) и готовой продукции (ГП) в необходимых количествах к тому времени, когда в них возникает потребность у партнеров в сферах производства и распределения. Таким образом, данную стратегию закупок целесообразно применять в условиях известного спроса, основанного на заказах потребителей. JIT-технология характеризуется следующими принципами:

1) минимальными (по возможности, нулевыми) запасами МР и ГП;

2) небольшими объемами производства и поставок;

3) прочными связями с надежными поставщиками и перевозчиками;

4) эффективной информационной поддержкой;

5) высоким уровнем качества готовой продукции и логистического сервиса.

Закупки в режиме JIT требуют более частого размещения заказов у надежных поставщиков и, соответственно, более частых поставок продукции. Поэтому одним из условий реализации JIT является требование фирмы-производителя хранить определенный запас материалов на складах поставщика, находящихся поблизости от предприятия. Это приведет не только к снижению затрат закупочной деятельности, но и общих логистических издержек работы всей логистической системы. Английский специалист М. Кристофер утверждает, что «большая часть возможностей для сокращения затрат и/или повышения ценности связаны с взаимодействием партнеров по цепи поставок». Если организации, например, поставщик и заказчик длительно и успешно сотрудничают, появляется возможность образования стратегического союза или партнерства. Основными условиями партнерства являются следующие:

- тесное взаимодействие партнеров на всех уровнях логистики;

- долгосрочные обязательства и прогнозирование результатов совместной работы;

- взаимное доверие, общие задачи, цели и культура бизнеса;

- гибкость и готовность совместно решать возникающие проблемы;

- совместная разработка продуктов и процессов;

- гарантированная надежность и высокое качество товаров и услуг.

Одной из распространенных форм оптовых закупок товаров является заключение договоров на поставку товаров на оптовых ярмарках.

На оптовых ярмарках усиливается воздействие торговых предприятий на производство товаров в отношении их ассортимента и качества. Поставщики и покупатели находятся в непосредственном контакте друг с другом, поэтому ускоряется процесс заключения договоров.

В процессе закупок товаров на ярмарках оптовые покупатели имеют возможность сравнить товары нескольких оптовых продавцов, выбрать из них те, которые в большей мере отвечают спросу населения итого поставщика, который предложит более выгодные условия поставок.

Участие в ярмарках помогает товаропроизводителям лучше изучить рыночную конъюнктуру, скорректировать планы выпуска товаров, найти покупателей своего товара.

Посетителями торговых ярмарок являются в основном коммерческие работники как оптовых, так и розничных предприятий. Они имеют возможность познакомиться с образцами товаров, неизвестных им ранее, провести переговоры по вопросам закупок товаров с потенциальными партнерами и заключить договоры.

Таким образом, деятельность по организации и управлению закупочной деятельностью направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Осуществление закупок (снабжения) - одна из важнейших функций в каждой фирме. Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах - тактическом и стратегическом.

Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане - ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара - необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Эта мысль столь очевидна, что отсутствие претензий у потребителя, вероятно, может служить показателем хорошего снабжения. Трудность состоит в том, что некоторые компании никогда ничего большего от функции снабжения не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают.

Стратегическая сторона снабжения - собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения - повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании. Остановимся на терминологическом аспекте. Знакомясь с терминологией в этой области, необходимо учитывать особенности и традиции, сложившиеся в разных отраслях экономики, а также национальные особенности ведения хозяйства.

2. Анализ организации управления оптовой закупкой товаров в ООО «Навигатор-Центр»