Совершенствование информационного обеспечения в организации

Размещено на http://www.allbest.ru

39

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО «Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского»

Физико-технологический институт

Кафедра экономики и менеджмента

Курсовая работа по дисциплине

«Экономическое управление организацией»

Тема: «Совершенствование информационного обеспечения в организации»

Студентка группы ФТИ-45

Искендерова А.А.

Кандидат эк. Наук

Чаусова Л.А.

Калуга 2014



Введение

Успех организации в большей мере зависит от наличия необходимой, достоверной и достаточной информации о состоянии контролируемых процессов, скорости ее преобразования в директивы, планы, проекты и действия.

Обоснованный выбор требуемого уровня качества информационного обеспечения является сложной задачей проектирования информационных систем, поскольку занижение этого уровня ведет к нецелесообразности проведения работ, а завышение этого уровня - к потерям.

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. [13]

По-моему мнению, актуальность выбранной темы курсовой работы связана с тем, что информация уменьшает степень неопределенности, позволяет принимать обоснованные управленческие решения. А также, хорошее информационное обеспечение это залог успеха и конкурентоспособности фирмы. Именно оно порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Цель данной курсовой работы становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием.

Реализация цели моей курсовой работы неразделимо связана с решением ряда приоритетных задач. К задачам можно отнести:

Определение общего понятия об информационном обеспечении управления;

Изучение технологии информационной деятельности;

Выявление сущности, цели и задач информационно-управляющей системы;

Определение видов информационного обеспечения системы управления персоналом

Раскрытие методов повышения эффективности информационно-управляющей системы.

Объектом исследования является АКБ «Фора-Банк» (ЗАО).

Предметом исследования является система информационного обеспечения в АКБ «Фора-Банк» (ЗАО).

При анализе системы информационного обеспечения используются методы системного, структурного и факторного анализа. В ходе исследования использованы учебники по экономике организаций, маркетингу, менеджменту, финансам и некоторые периодические издания.

Курсовая работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы и приложений. Работа иллюстрирована расчетами, таблицами, рисунками.

Курсовая работа изложена на 41 листе машинописного текста, включает 3 рисунка и 5 таблиц.



Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Информация - один из ключевых ресурсов, без которого невозможна эффективная деятельность. Информация (лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.[26] В теории управления, как правило, выделяют определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.

Информация выступает как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. К слову, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.[27]

Для оценки качества информационного обеспечения необходимо оценить следующие объективные, технические и субъективные показатели.

I. Технические показатели (позволяют измерять и оценивать качество информационного обеспечения с технологической точки зрения):

1. Объем информации (это количество технических средств, персонала);

2. Производительность (это характеристика информационной системы, выраженная показателем объема, времени и частотой выполнения той или иной операции, направленной на достижение основной цели деятельности - получение максимальной прибыли);

3. Время выполнения информационной процедуры (показатель, который определяется с момента начала операции до момента ее завершения, т.е. полный информационный процесс);

4. Вероятность ошибки (это показатель характеризует качество технического канала связи при осуществлении процедуры коммуникации, низкое качество канала ведет к потере информации);

II. Субъективные показатели:

1. Полнота информации (это мера достаточности информации для достижения поставленной цели деятельности);

2. Достоверность информации (это соответствие необходимой информации истинным фактам, необходимым для успешной работы организации);

3. Релевантность (данный показатель характеризует соответствие информации потребностям решаемой задачи);

4. Своевременность (характеризует время в течение которого информация имеет полезность для решения каких-либо предметных задач данной организации);

5. Толерантность (показатель, характеризующий удобство предоставления для восприятия и использования информации);

6. Важность информации для решения задач (показатель, характеризующий значимость информации для решения предметных задач).[6] Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме. Это простая схема передачи информации в одном направлении. С помощью совершенствования информационного обеспечения достигаются следующие задачи:

1. Экономия расходов путем снижения фонда заработной платы; коммунальных услуг; стоимости программного обеспечения; расходов на оформление договоров; расходов на перераспределение сырья и пр.

2. Устранение возможных расходов в будущем, а именно: избежание будущего роста численности персонала; уменьшение требований к обработке данных; снижение стоимости обслуживания и пр.

3. Приобретение нематериальной выгоды: улучшение качества информации; повышение производительности; улучшение и ускорение обслуживания; новые производственные мощности; улучшение контроля; минимизация просроченных платежей; максимальное использование программного обеспечения.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). [5]

Таблица 1.1 Влияние качества информации на субъекта и объекта управления

п	Субъект	Объект
1.	Повышение эффективности управления напрямую зависит от полноты и своевременности получения информации	Вовремя доставленная исполнителю информация является одним из главных условий успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей
2.	Повышение конкурентоспособности организации («Кто владеет информацией, тот владеет миром»)	Повышение ответственности за невыполнение поручения в условиях достаточности информации
3.	Ускоряется реакция на изменения условий рынка
4.	Упрощение ускорение процесса выполнения функций

После рассмотрения влияния информации на управленческий процесс, логично перейти к проблемам информационно обеспечения управления. В настоящий момент можно выделить следующие:

деятельность компании в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;

невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;

трудно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;

не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;

документы "движутся" медленно; неизвестна стадия, на которой находится процесс; важные бумаги теряются;

появляются дублирующие или противоречивые документы;

поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;

иногда функция информационного обеспечения слабо интегрирована в систему управления;

недостаточный уровень обработки информации, неверная трактовка «нужной» и «ненужной» информации.[15]

Очень важно выделить информационную функцию как одну из важнейших. В рамках данной функции управлению необходимо определить схему информационного обеспечения управления, создать необходимую инфраструктуру, обеспечить надлежащий контроль поступающей и обрабатываемой информации.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом, особое значение играет обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Состав и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.[13]

По отношению к объекту исследования информация существует внутренняя и внешняя. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

1.2 Технология информационной деятельности

Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники, включающей в себя: а) формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств, б) организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг, в) обработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами; г) внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

- создания самих вычислительных машин;

- создания для них программного обеспечения;

- подготовленности среды применения.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

- ЭВМ крупногабаритные и персональные;

- микропроцессоры;

- средства телекоммуникаций;

- электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;

- средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации. Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

- использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

- объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

- использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации [12].

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

- оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

- жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

- настраиваемую систему разработки отчетной документации;

- переход на новые технологии и методы работы;

- улучшение условий труда;

- гибкость управления.

На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.

Таким образом, автоматизация документооборота необходима для: - формирования целостной картины происходящего на предприятии; - слаженной работы всех подразделений; - улучшения качества обслуживания клиентов; - эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов. Впервые требования к работе с документами были описаны М. М. Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения делопроизводства в государственных учреждениях и стал основоположником науки, изучающей закономерности делопроизводства, документоведения. Основные принципы и задачи документооборота до настоящего времени остались практически неизменными.[8]

Когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий.

На современном этапе развития рыночной экономики полноценная аналитическая обработка учетной и иной экономической информации немыслима без применения средств вычислительной техники. Качественное информационное обеспечение процесса управления хозяйственной деятельностью возможно только при использовании в полной мере всех достижений научно-технического прогресса. В первую очередь это касается применения в практике управления новейших информационных технологий: средств вычислительной техники, телекоммуникаций и программного обеспечения. [21]

Вместе с тем, в большинстве работ, посвященных вопросам автоматизации системы управления деятельностью хозяйствующих субъектов, значительно меньше внимания уделяется проблемам разработки и проектирования аналитических программных продуктов. Кроме того, прогресс в области информационных технологий не ослабевает с течением времени. Революционные преобразования, произошедшие в последние годы в сфере информационных технологий и приведшие к массовому внедрению в практику управления персональных компьютеров и связанных с ними интерактивных технологий, распределенной обработки данных, основанных на диалоге клиент/сервер, требуют дальнейшего развития теоретических и методологических концепций построения информационных систем.

Таким образом, представляется обоснованным вывод, что на сегодняшний день в экономической науке создана достаточно целостная, научно обоснованная концепция организации бухгалтерского и управленческого учета в компьютерной среде. Эта концепция основана на обобщении накопленного опыта построения программных систем с позиций современных информационных технологий и современных подходов к организации учетной работы на предприятиях.

1.3 Технология формирования информационного обеспечения процесса принятия решения

Информационные технологии организации служат стратегическим целям бизнеса, используются для управления деятельностью структур и объектов, финансовыми, информационными, материальными потоками, рабочими местами и коллективами людей.

Спрос на информацию и информационные услуги в сфере экономики и управления обеспечивает развитие, распространение и все более эффективное использование информационных технологий (ИТ). Создание современных технологий немыслимо без использования разнообразных технических средств и в первую очередь компьютеров.

Стратегические цели информационных технологий: обеспечение развития бизнеса, его управляемость и качество, конкурентоспособность, снижение стоимости выполнения бизнес-процессов.

Информационная технология- это системно-организованная последовательность операций, выполняемых над информацией с использованием средств и методов автоматизации. Операциями являются элементарные действия над информацией. К типовым технологическим операциям относят: сбор и регистрацию информации, ее передачу, ввод, обработку, вывод, хранение, накопление, поиск, анализ, прогноз, принятие решений.[6]

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса (рис. 1.2), в котором участвуют:

· система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

· человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Рис. 1.2 Итерационный процесс информационной технологии поддержки принятия решений

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

База данных играет в информационной технологии поддержки принятия решений (СППР) важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей. Рассмотрим источники данных и их особенности:

1. Часть данных поступает от информационной системы операционного уровня. Чтобы использовать их эффективно, эти данные должны быть предварительно обработаны.

Для этого существуют две возможности:

- использовать для обработки данных об операциях фирмы систему управления базой данных, входящую в состав системы поддержки принятия решений;

- сделать обработку за пределами системы поддержки принятия решений, создав для этого специальную базу данных. Этот вариант более предпочтителен для фирм, производящих большое количество коммерческих операций. Обработанные данные об операциях фирмы образуют файлы, которые для повышения надежности и быстроты доступа хранятся за пределами системы поддержки принятия решений.

2. Помимо данных об операциях фирмы для функционирования системы поддержки принятия решений требуются и другие внутренние данные, например данные о движении персонала, инженерные данные и т.п., которые должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.

3. Важное значение, особенно для поддержки принятия решений на верхних уровнях управления, имеют данные из внешних источников. В числе необходимых внешних данных следует указать данные о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие oт внутренних внешние данные обычно приобретаются у специализирующихся на их сборе организаций.

4. В настоящее время широко исследуется вопрос о включении в базу данных еще одного источника данных - документов, содержащих записи, письма, контракты, приказы и т.п. Если содержание этих документов будет записано в памяти и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам (поставщикам, потребителям, датам, видам услуг и др.), то система получит новый мощный источник информации.[25]

При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:

1. Необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;

2. Разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;

3. Внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии, соблюдаться единая технология эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:

быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;

надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;

удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;

возможность масштабирования и развития системы;

интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;

возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;

высокая надежность работы.

Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным [4].

К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам.

Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.

С точки зрения российских руководителей, основным препятствием для внедрения комплексных автоматизированных систем управления являются:

1. слишком большие сроки внедрения;

2. слишком большие временные затраты сотрудников предприятия в процессе внедрения;

3. непредвиденный рост затрат во время выполнения проекта;

4. нежелание исполнителя закрепить в договоре критерии успешного внедрения и свою ответственность;

5. негибкость внедряемых решений;

6. недостаточное знание исполнителями специфики деятельности российских предприятий и отсутствие опыта успешного внедрения на сходных предприятиях;

7. сосредоточенность исполнителя на технике, а не на бизнесе.

Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. [8]



Глава 2. Анализ информационного обеспечения управления АКБ «Фора-Банк» (ЗАО)

2.1 Общая характеристика АКБ «Фора-Банк» (ЗАО)

Акционерный коммерческий банк «Фора-Банк» (закрытое акционерное общество) зарегистрировано в Банке России 4 марта 1992 года. Регистрационный номер - 1885. Регистрационный номер и дата внесения записи в Единый государственный реестр юридических лиц: № 088.959, дата - 04.03.1992 г.

АКБ «Фора-Банк» осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом «О банках и банковской деятельности» и на основании лицензий:

Генеральная лицензия ЦБ РФ на осуществление банковской деятельности № 1885 от 19.01.2005 года;

Лицензия ЦБ РФ № 1885 от 17.05.2001 года на привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов;

Лицензия профессионального участника рынка ценных бумаг ФКЦБ РФ № 077-04008-100000 от 21.12.2000 года на осуществление брокерской деятельности;

Лицензия профессионального участника рынка ценных бумаг ФКЦБ РФ № 077-04097-001000 от 21.12.2000 года на осуществление деятельности по управлению ценными бумагами рынка;

Лицензия профессионального участника рынка ценных бумаг ФКЦБ РФ № 077-04056-010000 от 21.12.2000 года на осуществление дилерской деятельности;

Лицензия профессионального участника рынка ценных бумаг ФКЦБ РФ № 077-04150-000100 от 20.12.2000 года на осуществление депозитарной деятельности;

Лицензия на осуществление технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств № 1170 Х от 25.04.2004 года, выдана Центром по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России;

Лицензия на осуществление предоставления услуг в области шифрования информации № 1172 У от 25.04.2004 года, выдана Центром по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России;

Лицензия на осуществление распространения шифровальных (криптографических) средств № 1171 Р от 25.04.2004 года, выдана Центром по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России.

Юридический адрес Филиала АКБ «Фора-Банк» (ЗАО) в г. Калуга: 248016, г. Калуга, ул. Воронина, д. 4. Головной организации - 119021, г. Москва, Зубовский бульвар, д. 25. [28]

Уставный капитал банка составляет 969 626 600 (Девятьсот шестьдесят девять миллионов шестьсот двадцать шесть тысяч шестьсот) рублей и разделен на 668 708 (Шестьсот шестьдесят восемь тысяч семьсот восемь) обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1450 (Одна тысяча четыреста пятьдесят) рублей каждая (государственный регистрационный № 10201885В).

Департамент лицензирования деятельности и финансового оздоровления кредитных организаций Банка России 27 декабря 2010 года зарегистрировал отчет об итогах 4-го дополнительного выпуска акций банка на сумму 580 968 600,00 рублей. В составе дополнительного выпуска размещено 400 668 штук обыкновенных именных бездокументарных акций номинальной стоимостью 1 450 рублей. Размер уставного капитала банка по итогам дополнительного выпуска составит 1 550 595 200,00 рублей.[28]

Цель создания Банка - оказание услуг по комплексному банковскому обслуживанию юридических лиц всех форм собственности и сфер деятельности, граждан и их объединений, а также содействие развитию экономики путем предоставления клиентам Банка всего комплекса банковских услуг. Банк, являясь кредитной организацией, вправе осуществлять любые виды профессиональной деятельности, не запрещенные действующим законодательством РФ.

Деятельность «Фора-Банка» регламентируется различными законами и инструкциями. Основными документами для осуществления деятельности Банка является Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (редакция от 30.12.2008), Гражданский кодекс Российской Федерации от 26.11.1996 №14-ФЗ (редакция от 07.02.2011), Федеральный закон «О банках и банковской деятельности» от 02.12.1990 №395-1 (редакция от 15.11.2010), Федеральный закон «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» от 10.07.2002 №86-ФЗ (редакция от 07.02.2011), Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 07.08.2001 №115-ФЗ (редакция от 27.07.2010).

Основными видами деятельности Фора-Банка являются следующие:

открытие расчетных и текущих счетов;

комплексное расчетно-кассовое обслуживание юридических лиц;

обслуживание по системе «Банк-Клиент»;

осуществление всех видов международных расчетов по поручению банков, юридических и физических лиц в иностранной валюте;

обслуживание физических лиц: перевод денежных средств, депозитные вклады;

коммерческое кредитование клиентов;

ипотечное кредитование клиентов;

ломбардное кредитование клиентов;

открытие и ведение корреспондентских счетов «НОСТРО» и «ЛОРО» в рублях и иностранной валюте;

продажа и покупка наличной валюты;

операции на фондовых рынках;

операции с драгоценными металлами: покупка, продажа, хранение;

предоставление индивидуальных сейфов для хранения ценностей.

Банк является:

членом Ассоциации Ипотечных Банков (АСИБА);

участником международной платежной расчетной системы S.W.I.F.T.;

учредителем Московской Фондовой Биржи;

членом международной дилинговой системы REUTERS-Dealing;

членом Ассоциации Российских Банков (АРБ);

ассоциированным членом международной платежной системы VISA International.

Работая с 1992 года, как универсальное банковское учреждение, Банк предлагает своим корпоративным клиентам широкий набор банковских продуктов, включающий расчетно-кассовое обслуживание, кредитование, предоставление гарантий и поручительств, проведение валютных операций, размещение на выгодных условиях временно свободных денежных средств, брокерское обслуживание на рынке ценных бумаг, депозитарное обслуживание, проведение операций на рынке драгоценных металлов, предоставление индивидуальных сейфов для хранения ценностей. При этом многие дополнительные услуги по обслуживанию Клиентов предоставляются Банком бесплатно.

Основные принципы работы с потребителями - это максимальная защита накоплений граждан от обесценивания, совершенствование и развитие системы платежей, максимальная поддержка при получении разнообразных услуг Банка.

Основные принципы, на которых строится работа банка:

сохранность средств клиентов. Стратегия в области обслуживания физических лиц - предоставление высокопрофессиональных индивидуальных консультаций и рекомендаций в отношении увеличения накоплений и инвестиций;

полный финансовый сервис. Банк стремится предоставить частным клиентам полный финансовый сервис: конвертацию всех видов валют, мониторинг состояния своих банковских счетов, срочные платежи, удаленное управление счетом, проведение всех видов документарных операций, инвестиционный и консалтинговый сервис, расчетно-кассовое обслуживание и другие операции;

персональный подход и высококвалифицированная поддержка клиента.

2.2 Технико-экономические показатели

При анализе технико-экономических показателей необходимо использовать годовую бухгалтерскую отчётность за несколько лет.

Устойчивость финансового положения предприятия в значительной степени зависит от целесообразности и правильности вложений финансовых ресурсов в активы. Наиболее общее представление об имевших место изменениях в структуре имущества, а также его динамики можно получить с помощью горизонтального и вертикального анализа баланса организации (Таблица № 2.1)

Таблица № 2.1 Анализ структуры и динамики имущества организации (тыс. руб.)

Показатели	2011 год	2012 год	2013 год	удельный вес, %	отклонения	темп роста, %	темп прироста, %
				на начало периода	на конец периода	по сумме	по удельному весу
1.Внеоборотные активы	5213	3152	2178	72,96%	51,13%	-3035	-21,83%	41,78	-58,22
2. Запасы, затраты	1080	1010	1082	15,12%	25,40%	2	10,28%	100,19	0,19
3. Дебиторская задолженность	454	386	246	6,35%	5,77%	-208	-0,58%	54,19	-45,81
4. Денежные средства и краткосрочные финансовые вложения	429	549	802	5,57%	17,70%	373	12,13%	189,45	89,45
Баланс	7145	5097	4260	100%	100%	-2885	0	71,34	-28,66

В результате осуществления горизонтального и вертикального анализа актива баланса можно сказать, что: наибольший удельный вес в структуре имущества организации на начало периода (73%) и на конец периода (51,1%) имели внеоборотные активы. Высокий уровень внеоборотных активов является нормальным для данной сферы деятельности, но отрицательным фактом является то, что на конец периода происходит снижение уровня внеоборотных активов.

Источники финансирования организации отражаются в пассиве баланса. Оценка структуры и динамики осуществляется на основе результатов горизонтального и вертикального анализа пассивов организации (Таблица № 2.2).

На основе анализа структуры и динамики источников финансирования организации можно сделать следующие выводы: В источниках финансирования организации на начало периода (173,9%) и на конец периода (241,6%) преобладает кредиторская задолженность. За анализируемый период произошло уменьшение суммы источников финансирования на 40,4 %. Наибольшее уменьшение произошло по статье «краткосрочные кредиты и займы» (-100%).

Таблица № 2.2 Анализ структуры и динамики источников финансирования (тыс. руб)

показатели	2011 год	2012 год	2013 год	удельный вес, %	отклонения	темп роста, %	темп прироста, %
				на начало периода	на конец периода	по сумме	по удельному весу
1. Источники собственных средств	-6193	-6192	-6191	-86,68	-145,3	2	-58,65	99,97	-0,03%
2. Долгосрочные кредиты и займы	161	161	161	2,25	3,78	0	1,53	100	0,00%
3. Краткосрочные кредиты и займы	750	530	0	10,50	0,00	-750	-10,50	0,00	-100%
4. Кредиторская задолженность	12427	11840	10290	173,93	241,55	-2137	67,62	82,80	-17,2
Баланс	7145	6339	4260	100%	100%	-2885	0	88,72	-11,28

информационный документооборот финансирование

В составе текущих активов наибольший удельный вес имеют запасы, которые составляют 42,2% на начало периода и 39,4% на конец периода. Очень высокий уровень дебиторской задолженности в составе текущих активов является отрицательным фактором в деятельности организации. Отвлечение значительных средств в дебиторскую задолженность может привести к финансовым затруднениям - к снижению платежеспособности организации, перебоям в текущей деятельности. (Таблица № 2.3.)

Таблица № 2.3 Анализ структуры и динамики оборотных активов. (тыс. руб.)

Показатели	2011 год	2012 год	2013 год	удельный вес, %	отклонения	темп роста, %	темп прироста, %
				на начало периода	на конец периода	по сумме	по удельному весу
1. Запасы	815	713	821	42,18	39,43	6	-2,75	100,74	0,74
2. НДС по приобретённым ценностям	265	240	261	13,72	12,54	-4	-1,18	98,49	-1,51
3. Дебиторская задолженность	454	380	246	23,50	11,82	-208	-11,6	54,19	-45,81
4. Денежные средства и краткосрочные финансовые вложения	398	511	754	20,60	36,22	356	15,61	189,45	89,45
Оборотные активы всего	1 932	1 844	2 082	100%	100%	150	0	107,76	7,76%

Показателями эффективности управления текущими активами являются:

1.Коэффициент оборачиваемости оборотных активов (Кооа)

Кооа = Выручка / среднегодовую стоимость текущих активов

Кооа = 31 / ((1932 + 2082)/2) = 0,02 - это означает, что в течение 3х лет средства, инвестированные в текущие активы, оборачиваются в среднем 0,02 раз.

2. Период оборота текущих активов = 360 / Кооа = 360 / 0,02 = 18000 (дня)

Т.е. текущие активы совершают один оборот в среднем за 18000 дней, что является очень большим сроком.

3. Абсолютная экономия (перерасход) оборотных средств (Эос):

Эос = сумма оборотных средств на конец периода - сумма оборотных средств на начало периода

Эос = 2082 - 1932 = 150 (тыс. руб.)

4. Относительная экономия оборотных (Эотн.ос) средств определяется с учетом изменения объема продаж:

Эотн.ос = Эос * индекс изменения выручки

Эотн.ос = 150 * 0 = 0

5. Величину прироста продукции за счет ускорения оборачиваемости оборотных средств можно определить следующим образом:

Nо = (Коос1 - Коосо) * Эос,

где: N - рост объема продукции;

Коос1, Коосо - коэффициенты оборачиваемости оборотных средств за отчетный и базисный период;

Nо = (0,01 - 0,02) * 150 = -1,5

Анализ движения денежных средств прямым методом дает возможность оценить ликвидность организации и принимать оперативные меры для обеспечения достаточности средств по текущим платежам организации. Однако этот метод не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения средств на счетах организации. Прямой метод основывается на исчислении притока и оттока денежных средств, а исходным элементом является выручка (Приложение 1).

Для оценки финансового состояния организации необходим и анализ структуры и динамики источников собственных (Приложение № 2), заемных и привлеченных средств Основной источник информации - бухгалтерский баланс.

Обобщающими показателями эффективности деятельности организации являются показатели рентабельности (таблица № 2.4).

Таблица № 2.4 Показатели рентабельности АКБ «Фора-Банк» (ЗАО) за 2011-2013 года.

Показатели	2011 год	2012 год	2013 год
1. Рентабельность (прибыльность) услуг	5,92%	5,74%	5,66%
2. Предельная рентабельность	1,02%	0,18%	0,13%
3. Рентабельность активов	1,77%	1,53%	1,47%
4. Рентабельность текущих активов	4,86%	4,28%	4,19%
5. Рентабельность собственного капитала	-0,01%	-0,02%	-0,01%

Полученные результаты рентабельности, характеризующие окончательные результаты хозяйствования предприятия, свидетельствуют о том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна.

По результатам анализа можно сделать следующие выводы, что у данной организации:

- очень низкий финансовый ресурс, который не даёт своевременно исполнять свои обязательства;

- очень высокий срок возможного погашения кредиторской задолженности;

- на конец периода произошло увеличение удельного веса всех товарных кредитов и задолженности по бюджету в общей сумме долгов;

- текущие обязательства почти не покрываются оборотными активами;

- оборотные активы сформированы за счёт заемных средств;

- крайне низкая степень обеспеченности собственными оборотными средствами.

2.3 Анализ системы документооборота

Система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в АКБ «Фора-Банк» (ЗАО) разделяют следующим образом: входящие; исходящие; приказы (по основной деятельности, по командировкам, по личному составу); внутренние (финансовые, служебные).

Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде.

В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече.

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. [4]

Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.

В результате проведённого анализа в этом можно сделать вывод, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел. В результате внедрения в локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.



Глава 3. Совершенствование информационного обеспечения в АКБ «Фора-Банк» (ЗАО)

3.1 Направления совершенствования системы информационного обеспечения

В Фора-Банке, ежедневно обрабатывается до 1000 и более документов, отношения в рамках информационного обмена серьезно запутывают ситуацию. Снижается ответственность конкретного сотрудника за конечный результат информационной работы: теряются документы, задерживается выполнение заданий, искажаются данные, растет число проблемных и конфликтных ситуаций. Прежде всего - это касается документов, которые инициируют цепочку работ и порождают новые документы. Для устранения этих проблем в компании созданы специальные подразделения, секретариаты, канцелярии, орготделы, архивы. Однако без интеграции новых подразделений в общую систему управления компанией, а главное, не объединив потоки директивной и функционально обеспечивающей информации, ослабить остроту проблемы не удастся.

До 60% указаний и распоряжений руководители отдают в устной форме, не оставляя следов на информационных носителях. Как следствие, выполнение этих указаний контролируется плохо; они слабо координируются с другими мероприятиями и не всегда обеспечиваются необходимыми информационными материалами, поскольку выпадают из стандартной технологической цепочки регистрации и обслуживания.

Недокументированная информация, выполняющая обслуживающие функции, также не является технологически адаптированной к формату документов и средствам их обработки и поэтому не может полностью или частично учитываться, анализироваться и контролироваться в рамках формальных процедур. Из-за того, что недокументированная информация, как правило, содержит большой объем информационных шумов и не имеет официального статуса (не институциализирована технологическими стандартами, инструкциями и другими нормативными документами), ее использование приводит к дополнительным тратам времени, ошибкам или даже помехам в работе.

Вовремя доставленная исполнителю релевантная информация является одним из главных условий успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей.

Важнейшим условием эффективности и конкурентоспособности становится скорость нахождения, использования и преобразования исходной информации в решения и действия, направленные на изменение качества или количества продуктов и/или услуг на целевом рынке.

Тенденции роста организации и расширения специализации - это сигнал к преобразованию функций информационного обеспечения в специализированную отрасль деятельности, интегрированную с процессами управления.

Функции информационного обеспечения необходимо придать свойства не только фильтра, концентратора, накопителя и регулятора информационных потоков, но и производителя, и поставщика необходимой для работы персонала информации. Только в кабинетных исследованиях можно отрывать процесс основной деятельности от его информационного обеспечения. В реальности это единый процесс. Производственные процедуры, перемещение материальных и денежных потоков всегда имеют информационное отображение и документальное сопровождение. Прежде чем товары пойдут на склад или со склада, выписываются соответствующие документы (накладные или требования). Работы выполняются по нарядам, денежные транзакции оформляются платежными документами.

Существующая в практике несогласованность объясняется особенностями функционирования крупных и средних компаний, в которых оперативное управление жизнедеятельностью организации осуществляется из разных локальных центров, коими являются члены дирекции и руководители служб или крупных подразделений. Чем больше у генерального директора непосредственных подчиненных, тем более рассогласованными являются их действия, поскольку никто из руководителей не располагает полной информацией о текущем положении дел и состоянии ресурсов и решения зачастую принимаются без достаточных информационных оснований. Между тем компания в целом обладает всей полнотой информации, крупицы которой рассредоточены между членами организации.

Если документы и сведения передавать от подчиненного к начальнику и наоборот, в условиях линейно-функциональной структуры этот процесс займет много времени - данные потеряют свою актуальность. Если исполнители связываются напрямую с лицами, принимающими решения (что широко распространено на практике), топ-менеджеры начинают "захлебываться" в мелочах и перестают заниматься перспективными вопросами, а руководители среднего звена оказываются не у дел.[16]

Даже если организация располагает всей полнотой информации, но ее источники не охвачены технологией обработки и регулярного информационного обращения, "процедить" и адсорбировать эти данные для дальнейшего адресного использования не удастся. В то же время очищенная и подготовленная к использованию информация, направленная специалистам, которым она не требуется, будет воспринята как "шум" и не получит дальнейшего применения.

Особенно важна работа с директивной информацией, которая задает направление изменений в организационной системе компании и ее процессах. Директивная информация может быть представлена устными указаниями, письменными приказами и распоряжениями, резолюциями на документах, протоколами, планами, программами и т. п. Некоторые документы соединяют в себе свойства информации разных типов. Так, ознакомительное письмо может содержать в себе сведения о новых правилах оформления таможенных документов для отдела логистики и резолюцию генерального директора в адрес юридической службы о внесении изменений во внутренние нормативные документы. Поэтому, с одной стороны, копии документа необходимо разослать в соответствующие подразделения, а с другой - поставить на контроль исполнение резолюции генерального директора. Таким образом, один документ инициирует движение информации по нескольким направлениям, каждое из которых должно быть учтено в рамках функций планирования и контроля доставки информации, а также исполнения директив, содержащихся в ней. Очевидно, что такой порядок требует соответствующей организации структур и процессов.

Теперь можно выделить следующие направления совершенствования информационного обеспечения ЗАО «Фора-Банк»:

1. обеспечение контроля состояния параметров оказываемых услуг и результатов по важнейшим направлениям текущей деятельности;

2. обеспечения компании полной (с точки зрения наличия) релевантной информацией;

3. регулирование движения информационных ресурсов для использования в целевой деятельности согласно направлениям и ритмам бизнес-процессов;

4. оперативное извлечение информации из огромного массива разнородных источников для текущих и перспективных задач управления;

5. аккумулирование, анализ и обобщение документированного опыта профессионалов, превращая его в общедоступный корпоративный интеллект;

6. упорядочивание деятельности, связанной с развитием информационной системы.[14]

В организации должны быть созданы новые подразделения и должности для работы с документами, информацией и техническими средствами поддержки.

Однако интеграция функций информационного обеспечения в систему управления компаний не всегда эффективна. Именно по этой причине механическое наращивание численности персонала и подразделений ощутимого положительного результата не дает.

В связи с этим возникает необходимость затрачивать дополнительные денежные средства:

· на покупку дополнительных компьютеров;

· на обновление программного обеспечения на уже имеющихся компьютерах;

· на обучение персонала.

3.2 Мероприятия по совершенствованию системы информационного обеспечения АКБ «Фора-Банк» (ЗАО)

Совершенствование информационного обеспечения - важный фактор эффективности управленческой деятельности в производстве, он постоянно требует к себе пристального внимания исследователей и руководителей.