Совершенствование информационного обеспечения в организации

Корпоративная информационная технология - совокупность аппаратного обеспечения, программного обеспечения, технологий хранения информации, сетевых технологий, обеспечивающих коммуникации и связь компонент системы в единое целое. Все эти ресурсы, используемые в организации, определяют инфраструктуру информационной технологии, или IT-инфраструктуру, которая является фундаментом для построения информационной системы.

Информационная система содержит данные о различных объектах, необходимые для конкретной организации. При этом она использует информационные технологии для преобразования набора данных в поток информации, который может быть использован человеком. Существует значительная разница между понятиями «программное обеспечение» и «информационная система».

Программы точно так, как и электронная начинка компьютеров, - всего лишь материалы для создания современной информационной системы. Компьютеры обеспечивают хранение и обработку информации; программное обеспечение - это набор инструкций, управляющих действиями компьютера. Знание принципов работы компьютеров и программного обеспечения важно при разработке решений для организаций, но нельзя забывать, что это - всего лишь часть информационной системы.[7]

Любая промышленная ERP-система предлагает множество модулей для внедрения: планирование продаж, планирование производства, управление запасами, финансовый модуль, складской учет и т. д.

Существуют этапы, которые необходимо пройти, чтобы процесс постановки задачи, разработки и внедрения решения прошел наиболее эффективно и результативно.

Определение будущего состояния организации:

1. Формулирование согласованного образа, видения (Vision) будущей организации.

2. Письменное описание разделяемого видения.

3. Формулирование миссии.

4. Разработка бизнес-модели компании (модели новой бизнес-системы).

5. Разработка модели бизнес-процессов.

6. Разработка моделей работ, спецификации, должностных инструкций, информационных систем, систем коммуникации и координации, структур и команд для их выполнения.

7. Разработка системы управления и оценок системы планирования, системы показателей и критериев эффективности выполнения работы, механизмов мониторинга, оценки и контроля;

8. Разработка системы ценностей и убеждений сотрудников и механизмов их формирования.

Только на этапе управления переходом, в зависимости от того где (на каком уровне анализа) в организации сосредоточена проблема и от степени требуемого вмешательства, будет выявлен комплекс необходимых изменений и развивающих мероприятий, среди которых может быть необходимость изменения систем и структур и, соответственно внедрение новых информационных технологий управления.

Так же на этом этапе произойдет разветвление процесса на комплекс параллельных мероприятий, прослеживая только один процесс - процесс внедрения ИТ-решения.

Имея модель, представленную в виде описания процессов, структуры, систем и регламентов, которую следует реализовать в результате внедрения информационной системы, расставим приоритеты последовательности действий и определены какие из модулей необходимо внедрять в первую очередь: склад, снабжение, производство или финансы. Но и в этом случае не стоит торопиться.

В качестве наиболее органичного и эффективного способа внедрения ИСУП предлагаю использовать систему автоматизации деловых процессов (workflow) в качестве ядра всего информационного комплекса.

Преимущества программы:

· Универсальность продукта для автоматизации управления процессами предприятий различных отраслей

· Использование общемировых стандартов проектирования бизнес-процессов (в формате UML) и обмена схемами бизнес-процессов (в формате XML)

· Специальные возможности дизайна бизнес-процессов для менеджеров и консультантов

· Возможность разработки собственных схем выполнения бизнес-процессов, с автоматической проверкой корректности

· Отсутствие двойного ввода данных за счет интеграции с учетной системой "1С: Предприятие 7.7"

· Удобный и доступный исполнительный модуль

· Широкие возможности анализа эффективности выполнения процессов

· Современная система документооборота

· Качественная поддержка внедрения

Это обусловлено следующими соображениями:

1. Деятельность организации представляет собой систему процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов;

2. Именно деловые процессы определят порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем;

3. Современная система workflow, выступит в качестве связующего звена, вокруг которого интегрируются другие программные продукты.

Таким образом, использование workflow позволит объединить разрозненные модули используемого программного обеспечения в единую информационную систему, и потом последовательно, шаг за шагом, внедрить модули нового интегрированного решения. При этом нет необходимости использовать достаточно рискованные методики проведения изменений типа "большого взрыва" и всегда будет возможность вернуться на шаг назад.

Правильно подобранная и грамотно внедренная система позволит руководству предприятия:

· избежать потери информации и снизить вероятность возникновения ошибок при выполнении работ в рамках бизнес-процессов;

· быть осведомленным о ходе выполнения любого процесса на предприятии;

· снизить время принятия и исполнения решений, даст возможность принимать управленческое решение и корректировать ход процесса в нужный момент;

· повысить дисциплину исполнения и сократит влияние личных качеств сотрудников на выполнение бизнес-процессов;

· своевременно собирать всю необходимую статистическую и аналитическую информацию для анализа и реинжиниринга бизнес-процессов;

· моделировать процессы и сценарии их выполнения с новым гораздо более высоким уровнем детализации и максимально приближенно к реальности,

· предоставлять каждому сотруднику четкий список задач, которые он должен выполнить, что соответственно, позволит ему организовать свою работу максимально эффективно и наиболее удобным ему образом.

Заключение

Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере IT:

высшее руководство, которое должно управлять IТ как стратегическим потенциалом предприятия;

специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать IТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;

поставщики IТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

собственное информационно-технологическое подразделение.

Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.

Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода "переводчиков" при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами.

Проблемами информатизации в АКБ «Фора-Банк» (ЗАО) занимаются два отдела: Отдел сетевых технологий и Отдел программных систем, объединенные в Управление информатизации, которое разрабатывает и внедряет компьютерные технологии на предприятиях и в организациях края.

Отдел сетевых технологий проводит работы по обслуживанию сети Интернет и Внешней электронной почты. Разработана и сдана в эксплуатацию головная страница Web-сервера в сети Интернет.

Отделами Управления были выполнены следующие мероприятия: внедрены автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы, автоматизированная система учета и контроля поручений; успешно эксплуатируется система электронного документооборота на основе локально-вычислительной сети.

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (через систему «Консультант-Плюс»);

2. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие - 2-е изд., перераб. и доп.- М. ИНФРА-М, 2010.-283с.;

3. Введение в информационный бизнес/ Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова М.: Финансы и статистика, 2009;

4. Веселова, Е.Н. Экономическая реальность и бизнес-информация // НТБ. 2011. - 3. С.356.;

5. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. М.: Юристъ, 2012;

6. Ермолович Л.Л. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. - Мн.:БГЭУ,2011;

7. В.В. Травин, В.А. Дятлов Основы кадрового менеджмента М.: Дело, 2010;

8. Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: ЮНИТИ, 2010.;

9. Делопроизводство в кадровой службе/ Сост. А.В.Верховцев М.:ИНФА-М, 2009;

10. Донцова Л.В., Никифорова Н.А. Комплексный анализ бухгалтерской отчетности. 4-е изд.,- М.: Издательство «Дело и Сервис», 2009;

11. Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии в работе секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2012. 3. С. 12 16.;

12. Московая П .Автоматизация работы с клиентами: возможности и преимущества / П. Московая // Управление персоналом.-2009, -№10, - с 42 -44.

13. Степанова Е.Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности: учеб.пособие/ Е.Е.Степанова, Н.В. Хмелеская.-М.:Инфра-М, 2012.-154 с.

14. Экономика организации (предприятия) / Под ред. Н.А. Сафронова - М.: Экономист, 2011.

15. Шипунов В.Г. Основы управленческой деятельности: учеб.пособие / В.Г. Шипунов, Е.Н. Кишкель.-М.:Специалист, 2009.-292 с.

16. Шумилов, Ю.П. Менеджмент информационных ресурсов // ИРР. 2009;

17. Ясенев В.Н. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учебное пособие. - Н. Новгород, издательство ННГУ, 2012;

18. «Эффективное управление»; Журнал «Управление персоналом» 2009; № 8;

19. Бакут, П.А. Информационные ресурсы вопросы теории и практики; «ИРР» 2009. № 9.

20. Лукичёва Л.И.Управление организацией: учеб.пособие/ Л.И.Лукичёва.-М.: Омега-Л, 2012.-360с.

21. Гутгарц Р.Д. Информационные технологии в управлении кадрами: учеб.пособие для студ.среднего проф. Образования/ Р.Д. Гутгарц.-М.: Инфра -М, 2009.-235с.

22. Годин В.В.Информационное обеспечение управленческой деятельности: учебник./ В.В. Годин, И.К. Корнеев. -М.: Мастерство,2011.-240с.

23. Черкасова Ю.М. Информационные технологииуправления: учеб.пособие/ Ю.М. Черкасова.-М.: Инфра-М,2012,-240 с.

24. ФедосеевС.Н. Управление персоналом: учеб.пособие/С.Н.Федосеев.-М.: Март,2009. -528 с.

25. Информационные технологии в экономике. Авторы: Моисеенко Е.В., Лаврушина Е.Г., редактор: Л.З. Анипко, 2010.

26 .К. А. Нордстрем, Й. Риддерстрале. Бизнес в стиле фанк. Стокгольмская школа экономики в Санкт-Питербурге. - 2003. - с.165.

27. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: учебник. - 6-е изд, испр. и доп. - М.: Дело, 2006. - с.296

28. http://www.forabank.ru/

Размещено на Allbest.ru