Обеспечение сохранности документов

Размещено на http://allbest.ru

Введение

В процессе деятельности коммерческого предприятия создается большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть которых относится к корпоративному законодательству, часть - к законодательству об архивном деле, а часть - к законодательству о бухгалтерском учете.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) содержит требование о хранении документов, образующихся в результате деятельности коммерческих предприятий. Так, согласно п. 1 ст. 17 Закона об архивном деле организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными законодательством.

Этим обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой является изучение особенностей организации хранения документов и обеспечения их сохранности. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1. Раскрыты особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством;

2. Раскрыты современные подходы к обеспечению сохранности документов.

Таким образом, объектом данного исследования является организация хранения документов на предприятиях, предметом - современные подходы к обеспечению сохранности документов.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику данной работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Текущее хранение дел

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел, группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В дело не помещают документы, несоответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30- 40 мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома.

Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения). Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида -- в хронологическом порядке.1

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря-референта.

Таким образом, дела считаются заведенными с момента включения в них исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Архивное хранение документов и дел

Описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству.

Оформление дела -- это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверки дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.1

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:

· наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;

· наименование структурного подразделения, индекс дела;

·аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

· дата дела (тома, части);

· количество листов в деле;

· срок хранения дела;

· архивный шифр дела.

Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долго временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование;

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного свыше 10 лет хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий, являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) -- количество листов внутренней описи (Приложение 1).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долго временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела (Приложение 2).

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить. Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения, Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела.

Из этого следует, что обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Правила хранения документов

В процессе деятельности любого хозяйствующего субъекта образуется большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть из которых относится к корпоративному законодательству, часть - к законодательству об архивном деле, часть - к законодательству о бухгалтерском учете. При этом преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки в актах, как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете.

Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности коммерческих организаций, является элементом публичного правоотношения, возникающего в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, и корреспондирует с правом государства в лице своих уполномоченных органов требовать хранения соответствующих документов.

Основным законодательным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 №68-ФЗ), Парламентская газета, №201, 27.10.2004." (далее - Закон N 125-ФЗ), вступивший в силу со дня официального опубликования - 25 октября 2004 г.1

Данный Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также

отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан,

общества и государства.

В соответствии со ст. 3 Закона N 125-ФЗ под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. В свою очередь, под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

При этом под Архивным фондом РФ понимается исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

На основании ч.1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными законодательством РФ. В частности, данные перечни утверждаются уполномоченным государственным органом в области архивного дела (ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ) и иными федеральными государственными органами и государственными органами субъектов для подведомственных организаций, так называемые ведомственные перечни (ч. 1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ).

Однако порядок исполнения обязанности по хранению архивных документов и по применению сроков хранения, предусмотренных в перечнях, зависит от статуса коммерческой организации (кроме ГУПов). Важным квалифицирующим признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Закона N 125-ФЗ). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда РФ их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (ч. 3 ст. 21 Закона N 125-ФЗ).

Коммерческие организации, не являющиеся источниками комплектования, не проводят экспертизы ценности архивных документов и по истечении временных сроков хранения, указанных в перечнях и иных нормативных актах, имеют право уничтожить эти документы. Однако на них в обязательном порядке распространяются постоянные сроки хранения, установленные в корпоративном законодательстве (Закон об акционерных обществах Федеральный закон Российской Федерации от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. Федерального закона от 30.12.2008 №315-ФЗ), Российская газета, №248, 29.12.1995, Закон об обществах с ограниченной ответственностью Федеральный закон Российской Федерации от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. Федерального закона от 22.12.2008 №272-ФЗ), Собрание законодательства РФ, 16.02.1998, №7, ст. 785).

Таким образом, порядок исполнения обязанности коммерческой организации по хранению архивных документов зависит от включения конкретной коммерческой организации на основании соответствующего договора в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

При этом документы, обязанность по хранению которых в организации корреспондирует с правом государства требовать такого хранения, подразделяются на две категории: архивные документы и документы Архивного фонда.

Архивные документы подлежат хранению в течение сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти, внутренними документами организации (п. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). Ряд архивных документов у организаций - источников комплектования по истечении сроков хранения подлежит экспертизе на предмет их ценности экспертно-проверочными комиссиями, формируемыми из представителей уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ, государственного, муниципального архива и собственника или владельца архивных документов.

По итогам экспертизы некоторые документы могут быть отобраны и включены в состав документов Архивного фонда РФ. В этом случае уничтожение таких документов не допускается (п. 2 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). Данные документы признаются документами Архивного фонда РФ, находящимися в частной собственности, и могут либо храниться самой организацией, либо быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук.

Те архивные документы, которые не подлежат экспертизе и которые не были включены в состав документов Архивного фонда РФ, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или ее внутренними правилами.

Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов заключается в следующем:

проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;

хранение документов;

для организаций - источников комплектования - по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта РФ в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда РФ;

хранение документов Архивного фонда РФ либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук;

архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда РФ, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению либо хранению в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или ее внутренними правилами;

для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранятся в архиве организации;

архивные документы, в отношении которых установлены постоянные сроки хранения, подлежат постоянному хранению с учетом положений корпоративного законодательства.

Документы, которые образуются в государственных и муниципальных унитарных предприятий, относятся к федеральной собственности, собственности субъекта РФ либо к муниципальной собственности соответственно. Согласно п. 6 ст. 6 Закона N 125-ФЗ все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, подлежат обязательной экспертизе ценности документов. При этом до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение этих документов запрещается.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (п. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ). На настоящий момент таким федеральным органом является Федеральное архивное агентство.

Обеспечение сохранности документов

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, учета и использования архивных документов, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002, СПС «Консультант Плюс» - официально документ опубликован не был., одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) Федерального архивного агентства.

Раньше ЦЭПК действовала при Росархиве. Так, 15 декабря 1996 г. ЦЭПК Росархива были одобрены Методические рекомендации по отбору на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических структур).

Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела в пределах их компетенции. В Москве в соответствии с Постановлением Правительства Москвы от 21 января 2003 г. N 18-ПП уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела является Главное архивное управление г. Москвы (Главархив Москвы), имеющее свои структурные подразделения в каждом административном округе Москвы.

При этом на основании п. 5 ст. 6 Закона N 125-ФЗ экспертиза ценности документов проводится совместно с представителями собственника или владельца архивных документов.

Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, образующихся в деятельности коммерческих организаций, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003), Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение, №2, 2001., образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 6 октября 2000 г. (в ред. 27 октября 2003 г.) (далее - Перечень).

Указанным Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов, как, например, в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс, либо в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Законе о бухгалтерском учете.

Так, в п. 1.4 Перечня предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Перечень построен по функциональному принципу и включает 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций, свойственных им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены в статьях по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

Например, раздел 1 "Организация системы управления" включает пять подразделов: "Распорядительная деятельность", "Организационные основы управления", "Контроль", "Правовое обеспечение деятельности", "Документационное обеспечение управления и организация хранения документов", к которым отнесены соответствующие группы документов. Так, к подразделу "Контроль" в ст. 50 отнесены заключения ревизионной комиссии, аудитора, подлежащие постоянному хранению (отметка "пост."), в ст. 52 - журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний), подлежащих хранению не менее 5 лет, и т.д.

Как уже указывалось, при определении порядка применения Перечня необходимо четко различать две категории коммерческих организаций: организация - источник комплектования государственных архивов и организация - не источник комплектования государственных архивов.

Временные сроки хранения документов, т.е. 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, указанные в Перечне, применяются всеми организациями.

Постоянный срок хранения применяется унитарными предприятиями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и коммерческими организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить не менее 10 лет (п. 2.4.2 Перечня).

При этом по истечении 10 лет им необходимо руководствоваться при принятии решения о постоянном хранении документов положениями корпоративного законодательства, императивно установившими постоянные сроки хранения ряда документов.

Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" ("ЭК") принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений.

Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.

С учетом п. 2.9 Перечня исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 г., начинается с 1 января 2000 г.

Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Составление описи

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Архивные описи составляются отдельно: на дела по личному составу, на дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10-ти лет); дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (следственные дела, судебные дела, научные отчеты).

Отдельная архивная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении архивные описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивной организации. По этим описям документы передаются в архив. Архивные описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Архивные описи дел структурных подразделений составляются архивной организацией по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. хранение документ опись

Статьи описи дел структурного подразделения включают в себя следующие элементы (см. Приложение 3):

1. Порядковый номер дела (тома, части) по описи;

2. Даты дела (тома, части);

3. Индекс дела (тома, части);

4. Заголовок дела (тома, части); полностью соответствующий его заголовку на обложке дела.

5. Количество листов в деле (томе, части);

6. Срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

· заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

· порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

· графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

· графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели (Приложение 4).

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

Сдача дел в архив

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно, Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см, Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, «Основные правила ведомственных архивов» разрешают хранение этих дел «централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях» до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы.

Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что их документы, «представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность», составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации. обственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы.

Таким образом, после истечения этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение.

Выдача дел во временное пользование

Дела выдаются из хранилища:

для использования (исследователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное пользование);

для проведения архивных работ с документами (усовершенствования НСА, экспертизы ценности документов и др. - в рабочие помещения сотрудникам архива);

для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений).

Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы для использования из хранилищ не выдаются; вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению директора архива.

Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов.

Дела (оригиналы или копии документов) выдаются из хранилищ с письменного разрешения:

руководства архива - при выдаче особо ценных дел, для передачи документов во временное пользование вне архива, для экспонирования на выставках, при передаче на реставрационно-профилактическую обработку, копирование;

заведующего архивохранилищем (отделом) - при выдаче документов сотрудникам архива для работы в служебных помещениях и исследователям для работы в читальном зале.

Дела выдаются из хранилища на срок, не превышающий:

десять дней - для сотрудников архива, исполняющих запросы;

один месяц - для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива, занимающихся научной работой;

три месяца - для учреждений и организаций, запрашивающих дела во временное пользование.

Описи дел выдаются на срок, не превышающий пять дней, Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы архива и лаборатории. Продление установленных сроков выдачи описей и дел допускается в особых случаях с разрешения руководства архива.

Выдача дел из хранилищ оформляется следующими документами:

заказами (требованиями) на выдачу дел - для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива (см. Приложение 5);

актами о выдаче дел во временное пользование (см. Приложение 6);

заказами на проведение работ лабораториями;

актами передачи дел из хранилищ для проведения архивных работ (по форме акта приёма-передачи документов, см. Приложение 7).

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах (см. Приложение 8):

выдачи дел из хранилища в рабочие помещения;

выдачи дел в читальный зал;

выдачи дел в лабораторию;

выдачи дел во временное пользование.

Исполненные заказы (требования) исследователей направляются в читальный зал вместе с выданными из хранилища делами и хранятся в личных делах исследователей.

Все прочие исполненные заказы (требования) находятся у хранителя фондов в специальной папке до истечения сроков их хранения.

На место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель, в которой проставляются номера фонда, описи, единицы хранения, когда и кому выдано, подпись выдавшего дело сотрудника и отметка о возврате.

Выдача дел во временное пользование оформляется актом (см. Приложение 6), который составляется в двух экземплярах - один остается в архиве, а другой выдаётся получателю.1

Акт подписывается руководством архива, заведующим архивохранилищем (хранителем фондов) и учреждением-получателем; подписи скрепляются печатями.

Заключение

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного свыше 10 лет хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, образующихся в деятельности коммерческих организаций, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003), Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение, №2, 2001., образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 6 октября 2000 г. (в ред. 27 октября 2003 г.).

Временные сроки хранения документов, т.е. 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, указанные в Перечне, применяются всеми организациями.

Постоянный срок хранения применяется унитарными предприятиями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и коммерческими организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

После истечения этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение.

Выдача дел во временное пользование оформляется актом (см. Приложение 6), который составляется в двух экземплярах - один остается в архиве, а другой выдаётся получателю.1

Акт подписывается руководством архива, заведующим архивохранилищем (хранителем фондов) и учреждением-получателем; подписи скрепляются печатями.

Таким образом, дела считаются заведенными с момента включения в них исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Список используемой литературы

Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007.

Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях // Право и экономика, 2005, №6.

Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Под редакцией И.К.Корнеева, 2004.

Делопроизводство (практическое пособие), В.И. Андреева, 2005.

Документирование управленческой деятельности (учебное пособие), 2005.

Документационное обеспечение деятельности кадровой службы, 2005.

Приложение 1

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

В деле подшито и пронумеровано ____________________ лист (ов)

(цифрами и прописью)

в том числе литерные листы ___________ пропущенные номера _________

+ листов внутренней описи _______________________.

Особенности физического состояния и формирования дела	№ листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительный лист Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 2

Наименование организации

_______________________________

Название архива

_________________________

КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ______________________________________________

(N и заголовок)

Опись _____________________________________________

(N и название)

Фонд ______________________________________________

(N и название)

Выдано ___________________ __________________

(дата выдачи) (кому выдано)

во временное пользование (читальный зал) до _________________

(дата возврата)

Наименование должности Подпись Расшифровка

сотрудника, выдавшего дело подписи

Приложение 3

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № ____

№ п/п.	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5
1
2
3
4
5
6
7

Итого _______________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_____________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего опись подпись Расшифровка подписи

дата

Приложение 4

____________________________

(наименование предприятия)

________________________________

(наименование структурного подразделения)

	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения
	Подпись	Расшифровка подписи Дата

ОПИСЬ № ____

№ п.п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Приме-чание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

В данную опись внесено ___________ дел с № _____ по № _____ , в том числе:

(цифрами и прописью)

литерные номера: ____________________________________

пропущенные номера:________________________________

Наименование должности