Оперативне зберігання документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1.ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ СКЛАДАННЯ ТА ВЕДЕННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ

1.1 Структура та призначення номенклатурних справ

1.2 Номенклатура справ: визначення та функціональне призначення

РОЗДІЛ 2. ПРИКЛАДНІ АСПЕКТИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ

2.1 Вимоги до оформлення номенклатури справ

2.2 Формування та оформлення справ

РОЗДІЛ 3.ОПЕРАТИВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

3.1 Зберігання справ

3.2 Підготовка справ до зберігання та використання

3.3 Передача справ до архіву

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ДОДАТКИ



ВСТУП

В умовах стрімкого прогресу, ринкових відносин та конкурентної економіки своєчасне і правильне рішення стратегічних і тактичних завдань визначає життєздатність фірми, організації.

Документована інформація становить основу управління,його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, оскільки вже управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

У наші дні, коли відбувається модернізація форм управлінської та економічної діяльності, з'явилися нові види документів, пов'язані з підприємницькою діяльністю, збільшується електронний документообіг, питання впорядкування роботи з документами і особливо їх систематизації і класифікації виступають на перший план. Одним з давно ефективних інструментів систематизації та класифікації великих документальних комплексів,що утворюються в процесі діяльності організацій, є складання номенклатур справ. Номенклатура справ являє сосбою систематизований перелік заголовків справ, які повинні бути зведені в діловодстві організації в майбутньому і відповідно до структури організації,її функціями та завданнями,із зазначенням термінів зберігання справ. Це визначення відноситься до номенклатури справ конкретної організації. Номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, які повинні бути заведені в діло-господарських органів, підприємницьких організацій та об'єднань пред'являє все більш складні вимоги до систематизації та класифікації документальних комплексів,що утворюються в результаті їх діяльності. Все більше з'являється організацій, об'єднань, холдингів і цілих господарських та адміністративних систем, що мають розгалужену мережу підпорядкованих їм установ, фірм, філій,відділень, або, з іншого боку, цілих галузей і сферскладні вимоги до систематизації та класифікації документальних комплексів, що утворюються в результаті їх однорідних і однотипних за своїми функціями і задачами організацій і підприємств (малих та підсобних підприємств, підприємств комунально-побутового обслуговування та сервісу, підприємств, шкіл, коледжів, поліклінік, лікарень, музеїв, бібліотек та інших установ культури тощо). Для організацій, установ, підприємств і фірм (назвемо їх юридичними особами),що входять до таких розгалужених по своїй структурі об'єднань, необхідним і основним методичним посібником при організації роботи з документами, при складанні індивідуальної (конкретної) номенклатури справ є приблизна номенклатура справ. номенклатура справа документ

Мета курсової роботи полягає у дослідженні процесу складання та використання номенклатури справ.

Мета визначає завдання роботи:

o ознайомитись із дефініцією поняття «номенклатура справ»;

o проаналізувати види та форми номенклатур;

o охарактеризувати основні вимоги до складання номенклатур.

Актуальність обраної теми полягає у тому,що діяльність суб'єкта оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими,підпорядкованими та іншими суб'єктами. Сьогодні часто доводиться звертатися до документів, які були передані на архівне зберігання, тому для пошуку потрібних документів серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування у справи. Практика роботи суб'єктів показує, що зручніше групувати в одну папку документи кількох авторів або кореспондентів,що перебувають на визначеній території (край,область,район).Таке групування справ ведеться за географічною ознакою. Хронологічна ознака виступає на перший план,коли важливе посилання на тимчасові параметри документів у справі.Крім того,при формуванні документів у справи (їх класифікації) враховуються терміни зберігання документів-експертна ознака,оскільки документи з постійним терміном зберігання та тимчасовим не можуть групуватися в одну справу.

Спеціальним класифікаційним довідником,що закріплює заголовки справ та визначає порядок формування документів у справи, є номенклатура. Із розвитком інформаційного суспільства, збільшується кількість документів, які мають бути збережені і, які можуть бути використані для задоволення потреб користувачів.Тому, процес складання номенклатур справ став невід'ємною частиною діловодства кожної організації, установи тощо.

Об'єктом дослідження є методика, вимоги до групування документів та створення номенклатур справ.

Предметом дослідження є номенклатури справ та їх компоненти.

При написанні даної курсової роботи був використаний широкий круг джерел. Для досягнення поставленої мети і освячення зазначених завдань були використані підручники Палехи Юрія «Управлінське документування» та навчальні статті в періодичних виданнях, інтернет-ресурси.



РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ СКЛАДАННЯ ТА ВЕДЕННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ

Діяльність суб'єкта оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими, підпорядкованими та іншими суб'єктами. До багатьох документів звертаються часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти потрібний документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи.

Номенклатура справ -- це систематизований перелік найменувань справ, створюваний у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. У діловодстві є три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна. Типова встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом. Примірна встановлює примірний склад справ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Складання номенклатури справ - досить складна робота, що вимагає високої професіональної кваліфікації. Оскільки існує велика кількість однорідних за характером діяльності суб'єктів, в яких поширена однотипна документація (наприклад, школи, лікарні, дитячі садки та ін.), недоцільно для кожного суб'єкта складати номенклатуру справ кожного разу спочатку, тому значного поширення в останнє десятиріччя набули типові та зразкові номенклатури справ.

Номенклатура справ як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати певним вимогам, найважливіші з яких:

- Охоплення всіх документів, одержуваних і створюваних в процесі діяльності організації;

- Роздільна угрупування в справи документів постійного і тимчасового строків зберігання;

- Конкретна і чітка формулювання заголовка справи, яка повністю відображає склад і зміст документів у ньому і виключає можливість включення в справу документів, що не відповідають його змісту і терміну зберігання;

- Систематизація справ всередині розділів номенклатури у відповідність із ступенем важливості і терміном зберігання документації.

Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх змістом та видами. Від того, наскільки якісно вона складена, залежать оперативність роботи з документами та їх зберігання. Наявність номенклатури справ в кожній установі, організації, підприємстві обов'язковою.

Основні положення щодо складання номенклатури справ викладені в Єдиної державної системі діловодства (ЕГСД).

Номенклатура справ може бути конкретною, зразковою і типовий. Крім того, розрізняють номенклатури справ структурного підрозділу та установи.

Конкретна номенклатура відображає документи одного конкретної установи або структурного підрозділу.

Зразкові та типові номенклатури справ відображають документи певної категорії установ з однотипним характером діяльності і складом документації. Крім того, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для відповідних установ системи (відомства) і є обов'язковою. Примірна номенклатура справ є рекомендаційною.

Складанню номенклатур справ в організації передує підготовча робота, мета якої - забезпечити облік справ, заводімих в діловодстві, їх відповідність видами та утримання відкладаються документів, правильну їх класифікацію в відповідно з ділянками роботи та питаннями діяльності організації.

Робота зі складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, так і установи в цілому, координується діловодної службою і, як правило, включає вивчення їх організаційної структури та напрямків, а також комплексу документів, на підставі яких будуть формулюватися найменування справ і визначатися принципи їх формування. У номенклатури справ включаються заголовки справ для групування документів з грифом «Для службового користування», довідкові картотеки.

Затверджені екземпляри номенклатур справ є документами постійного зберігання і включаються до складу справ служби діловодства організації. Якщо така служба відсутній, вони включаються до складу справ секретаря-референта.

Після затвердження номенклатури справ структурні підрозділи та громадські організації отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі.

Номенклатура справ установи, не передає документи на державне зберігання, схвалена експертною комісією (ЕК), щорічно затверджується її керівником. Перший примірник номенклатури зберігається не менше 10 років.

Номенклатура справ у структурних підрозділах складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві підрозділів. Зведена номенклатура справ складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів.

Номенклатура справ установи друкується в кількох примірниках. Перший примірник зберігається в службі діловодства, другий - використовується цією службою як робочий примірники, третій - знаходиться у відомчому архіві (у особи, відповідальної за архів) в якості облікового документа, четвертий - в державному архіві, до якого передаються документи даної установи.

Номенклатура справ установи переглядається не рідше одного разу на п'ять років. У разі докорінної зміни функцій і структури установи вона складається, узгоджується і затверджується заново.

Узгоджена з відповідною установою державної архівної служби номенклатура справ установи в кінці кожного року уточнюється, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня нового календарного року. У Протягом року в затверджену номенклатуру справ вносяться відомості про заклад справ, про включення нових справ і т.д.

1.1 Структура та призначення номенклатурних справ

Після виконання документи певний час зберігаються в організації. Для того щоб їх можна було швидко знаходити і використовувати, необхідна систематизація виконаних документів, тобто угруповання їх у справи. Державний стандарт визначає справу як "сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку".

Щоб правильно сформувати справи і забезпечити можливість використання потрібної інформації, документи класифікують: розділяють їх на групи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційним довідником, що дозволяє визначити порядок розподілу документів у справи, є номенклатура справ.

Номенклатура справ - це багатофункціональний документ, використовуваний для різних цілей:

номенклатура використовується як схема класифікації при розподілі і угрупуванню виконаних документів у справи (папки). Заголовки справ, закріплені в ній, переносяться потім на обкладинки справ;

кожна справа, включена до номенклатури, має зазначення терміну зберігання документів, включених до нього. Таким чином, з її допомогою намічають орієнтовні терміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінності документів;

номенклатура справ використовується при побудові інформаційно-пошукової системи за документами підприємства. При реєстрації документів в реєстраційний індекс часто включають індекс справи за номенклатурою. Крім того, класифікаційна схема номенклатури може бути використана при формуванні довідкової картотеки на виконані документи;

номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж є основою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постійного;

номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установи, організації, підприємства.

Загальні вимоги до номенклатури.

Номенклатура справ як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати певним вимогам, найважливіші з яких:

охоплення всіх документів, одержуваних і створюваних в процесі діяльності організації;

роздільна угрупування в справи документів постійного і тимчасового строків зберігання;

конкретна і чітка формулювання заголовка справи, яка повністю відображає склад і зміст документів у ньому і виключає можливість включення в справу документів, що не відповідають його змісту і терміну зберігання;

систематизація справ всередині розділів номенклатури відповідно до ступеня важливості і терміном зберігання документації.



1.2 Номенклатура справ: визначення та функціональне призначення

Організація ефективного діловодства підприємства неможлива без попереднього створення для цього відповідних умов. Однією з таких умов і є, зокрема, розробка номенклатури справ. Документи, присвячені певному питання або ділянки діяльності організації, після виконання групуються в справу.

Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх видами та змістом. Від її якості залежить оперативність роботи з документами. Номенклатура справ необхідна для розподілу і групування виконаних документів у справи, для закріплення індексації справ, для встановлення строків зберігання, для створення довідкової картотеки виконаних документів і служить обліковим документом в архіві організації для справ тимчасового зберігання до 10 років включно.

Номенклатуру справ готує структурний підрозділ. При цьому відповідальність за розробку номенклатури справ покладається на канцелярію або на секретаріат (секретаря).

При побудові номенклатури необхідно керуватися наступним:

- Дотримуватися єдність в підході до організації обліку, систематизації, опису, зберігання і пошуку документів;

- Застосовувати індексацію документів, що забезпечує внесення у відповідні розділи номенклатури змін, доповнень та виправлень;

- Стежити за стабільністю індексів.

Номенклатура справ може бути індивідуальною, приблизною і типовий.

Індивідуальна номенклатура справ відображає документи конкретної організації.

З метою уніфікації групування документів певної категорії організацій з однотипним характером діяльності і складом документів розробляється приблизна або типова номенклатура справ.

Примірна номенклатура справ має рекомендаційний характер, типова - обов'язковий. Типовий номенклатурою, як правило, встановлюється єдина індексація справ для організацій всій сістеми.1

Приблизна або типова номенклатура справ розробляється вищими органами і є базою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях, тому її обов'язково погоджують з архівними установами.

При розробці індивідуальної номенклатури на базі типової або зразкової обов'язково враховують специфіку конкретної організації.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється із залученням провідних фахівців і узгоджується з канцелярією та архівом організації.

Кожна організація зобов'язана мати свою номенклатуру справ незалежно від того, чи існує приблизна або типова номенклатура справ. Рекомендується зведена форма номенклатури справ, яка складається з номенклатур всіх підрозділів. Зведена номенклатура справ готується канцелярією на основі номенклатур підрозділів і узгоджується з відповідною архівною установою.

Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником організації структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

Затверджені номенклатури справ діють на протязі багатьох років. В кінці кожного року вносяться зміни, якщо вони були, і номенклатура справ знову вводиться в дію з 1 січня наступного року.

Щорічний примірник номенклатури справ - це документ постійного зберігання, який включається в розділ номенклатури канцелярії (або секретаріату). Номенклатура справ підлягає пересоставления і перезатвердженню лише в разі докорінної зміни функцій і структури організації.

Перш ніж скласти номенклатуру справ, необхідно ретельно вивчити склад, зміст і кількість документів, що циркулюють в організації. При цьому використовуються положення (статути) про організацію, штатні розклади, діючі переліки документів, класифікатори, торішні номенклатури справ, список кореспондентів, описи справ постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років), довідкові картотеки.

Вибір класифікаційної схеми номенклатури справ залежить як від організаційної структури побудови апарату організації, так і від виконуваних нею функцій, тому класифікаційними діленнями номенклатури справ можуть бути як внутрішні структурні підрозділи, так і управлінські функції.

В номенклатуру повинні включатися всі справи і документи, які відображають діяльність організації. Справи громадських організацій включаються в номенклатуру справ організації, при якій вони створені. У номенклатуру включаються і незакінчені справи, які надійшли з іншої організації для їх вирішення, а також усі довідкові картотеки до документів.

У номенклатуру не включаються друковані видання (збірники постанов уряду, довідники, бюлетені, брошури, покажчики, реферативні журнали, експрес-інформація тощо), а також алфавіти та інші допоміжні матеріали, не відображають питання основної діяльності організації.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати ин деці. Протягом усього терміну дії номенклатури в ній своєчасно проставляються відмітки про заклад справ, здачі їх в архів, виділення справ до знищення, про осіб,відповідальних за формування справ, і про передачу справ в іншу організацію для продовження.

У номенклатурі вказується найменування розділів і підрозділів класифікаційної схеми та найменування (заголовки) справ.

Кожен документ характеризується рядом ознак.

Одні з них - істотні, постійні, інші - несуттєві, тимчасові. Зрозуміло, що для класифікації документів найбільший інтерес можуть представити лише істотні ознаки, вони отримали назву «ознак закладу справ».

Прийнято виділяти шість таких при знаків:

1. Номінальний. Підставою для групування документів за цією ознакою служить їх назву, тобто в справу об'єднуються документи однієї назви, наприклад протоколи.

2. Тематичний. У цьому випадку об'єднуються документи одного змісту, т. е. присвячені одній темі.

3. Авторський. За цією ознакою в одну справу об'єднуються документи, складені або однією особою, або однією установою.

4. Кореспондентський. На кожного кореспондента заводиться окрема папка, в якій групується вся переписка з окремою особою або підприємством.

5. Географічний. Це різновид кореспондентського ознаки. У цьому випадку в одну справу об'єднуються документи різних кореспондентів, що знаходяться на певній території.

6. Хронологічний. За хронологічним ознакою групуються документи за якийсь певний період. За цією ознакою групується бухгалтерська звітність.

У деяких випадках документи групуються в справи за кількома ознаками одразу.

Якщо протягом року в організації виникають нові документовані ділянки роботи, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в кожному розділі номенклатури вставляються резервні номери. Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури робиться підсумковий запис 'про кількість заведених справ (томів).



РОЗДІЛ 2. ПРИКЛАДНІ АСПЕКТИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ

Впорядкування зберігання документів починається з складання номенклатури справ. Вона складається для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа, відбору документів на державне зберігання.

Відповідно до Закону [1, ст. 1] номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, які формуються в його діловодстві, з вказівкою термінів зберігання справ.

В номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім технічної документації і друкарських видань (брошур, довідників, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформацій і т.і.).

При складанні номенклатури справ необхідно враховувати вимоги, що містяться в [4, 9].

Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і індивідуальну.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Зразкова номенклатура справ встановлює зразковий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, але різних по структурі, і має рекомендаційний характер.

Типові і зразкові номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери їх управління, і використовуються як методичні вказівки під час складання індивідуальних номенклатури справ.

Незалежно від наявності типової або зразкової номенклатури справ кожна юридична особа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, індивідуальна номенклатура справ підприємства складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Порядок складання номенклатури справ структурного підрозділу наступний: вона розробляється посадовцем, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівником структурного підрозділу і обов'язково узгоджується з керівником архівного підрозділу підприємства.

В номенклатурі справ структурного підрозділу указуються найменування (заголовки) справ, в які групуються документи після виконання. В заголовках в стислій узагальненій формі висловлюють відомості про склад і зміст документів в справі. Розміщення заголовків в номенклатурі справ повинне відповідати ступеню важливості вирішуваних питання з урахуванням взаємозв'язку документів, включених в конкретні справи. Як правило, першою в номенклатурі розміщується група справ, яка включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядливої документації самого підприємства (накази, розпорядження, рішення і т. п.), планово-звітна документація і листування. В групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена в номенклатуру справ, повинна мати умовне позначення - індекс. Індекс справи - це цифрове і (або) алфавітно-цифрове позначення справи в номенклатурі справ, яке фіксують на обкладинці справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (по штатному розкладу або класифікатору структурних підрозділів) і порядкового номера справи в межах підрозділу. За наявності в справі декількох томів (частин) індекс проставляється на кожному томі з вказівкою: т. 1, т. 2 і т.д.

Після закінчення року номенклатура справ структурного підрозділу в обов'язковому порядку закривається підсумковим записом, в якому указуються кількість і категорії фактично заведених протягом року справ. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

Форма номенклатури справ структурного підрозділу приведена в [3, додатку 2].

Приклад заповнення номенклатури справ у відділі кадрів приведено у Додатку Б.

Номенклатура справ структурного підрозділу підприємства складається у трьох екземплярах:

перший екземпляр - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;

другий екземпляр - передається в службу діловодства підприємства;

третій екземпляр - використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.

Номенклатура справ структурного підрозділу після її розгляду і аналізу включається в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. При складанні зведеної номенклатури справ вивчається і аналізується не тільки номенклатури справ структурних підрозділів, але і діяльність підприємства в цілому. Для цього використовують статут підприємства, положення про структурні підрозділи; штатний розклад; типову і зразкову номенклатури; номенклатури і описи справ за попередні роки; класифікатори документів і кореспондентів, які ведуться на підприємстві; типові і відомчі переліки документів з вказівкою термінів зберігання документів, а також враховують плани підприємства наступного року.

В кінці зведеної номенклатури справ приводяться номенклатури справ первинних суспільних організацій, якщо вони створені на підприємстві (наприклад, первинної профспілкової організації).

Форма зведеної номенклатури справ визначена в додатку 3 до Правил № 16 [9].

Зведена номенклатура справ може будуватися за структурним або функціональним принципом.

Структурний принцип використовується, як правило, на крупних підприємствах з чітко встановленою структурою. Розділами в такій номенклатурі справ будуть назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до затвердженої структури і штатного розкладу підприємства. При цьому першим розділом номенклатури указується служба діловодства.

Розділи можуть бути, наприклад, такими: канцелярія, плановий відділ, бухгалтерія, відділ маркетингу і збуту і т.д.

Функціональний принцип, тобто по напрямах діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками підприємства. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується на підприємствах, що не мають структури. Розділи і підрозділи номенклатури справ підприємства, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції і галузі діяльності і розміщуються в ній по ступеню важливості, наприклад: організація роботи, планування, організація виробничої діяльності, облік і звітність, робота з кадрами і т.д.

В зведену номенклатуру справ підприємства включаються назви справ, які фактично заведені в діловодстві і відображають всі документовані ділянки роботи підприємства, у тому числі і справи тимчасово діючих органів (наприклад, справи ліквідаційної комісії), а також не закінчені діловодством справи, які поступили від інших підприємств (організацій-попередників) для їх продовження.

Справи з питань, рішення яких триває довше за один рік або які ведуться протягом декількох років (перехідні справи), вносяться в номенклатуру справ щороку протягом всього терміну їх рішення або ведення.

Зведена номенклатура справ схвалюється ЕК підприємства і узгоджується з ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником підприємства.

Державні підприємства, установи, організації, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК вищестоящої організації.

Підприємства недержавної форми власності протягом року з дня реєстрації погоджують свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міськради. Згодом номенклатура справ подається на узгодження ЕК вищестоящої організації, а при її відсутності номенклатура справ узгоджується власній ЕК.

Один раз в 5 років зведена номенклатура справ підлягає узгодженню з відповідним державним архівом або вищестоящим органом. Крім того, таке узгодження здійснюється невідкладно у разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях і характері роботи підприємства.

Як в номенклатурі справ структурного підрозділу, так і в зведеній номенклатурі справ підприємства протягом року, на який вона складена, в графі «Прімітки» робляться відмітки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадовці, відповідальні за формування справ, про передачу справ в архів підприємства або іншим підприємствам для продовження ведення справ.

В кінці року зведена номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис підписує керівник служби діловодства виробництва підприємства. Про наявність відкритих за рік справ сповіщається керівник архіву підприємства.

В Додатку В приведена сводна номенклатура справ підприємства, яка построєна по структурному принципу.

Зведена номенклатура справ складається в чотирьох екземплярах, кожний з яких повинен мати гриф узгодження з відповідною архівною установою або вищестоящим органом, якщо на підприємстві не створюються документи Національного архівного фонду.

Перший (недоторканний) екземпляр зберігається в службі діловодства, другій - передається в архів підприємства для контролю формування справ в структурних підрозділах; третій - прямує у відповідний державний архів або вищестоящий орган, з яким узгоджувалася зведена номенклатура справ; четвертий - розподіляється по розділах між структурними підрозділами для практичної роботи.

Недержавні підприємства можуть складати зведені номенклатури справ у трьох екземплярах, а якщо у них немає структурного розподілу - в двох екземплярах.

Зведена номенклатура справ підприємства, як і номенклатури справ структурних підрозділів, щорічно не пізніше за грудень переглядаються і уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються і затверджуються керівником підприємства (структурного підрозділу) і вводяться в дію з 1 січня нового року.

2.1 Вимоги до оформлення номенклатури справ

Після того, як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає “пам'яттю” підприємства, “охоронцем” інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів накопичується багато. Тому, аби відпрацьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи.

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще в поточній роботі з ними. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи по мірі їх виконання вноситимуться в ті ж самі справи, котрі заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде не складно.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів і групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів, використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.

Номенклатури справ поділяють на індивідуальні, рекомендовані та типові.

Індивідуальна номенклатура справ відображає документи конкретного підприємства (структурного підрозділу).

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств певної категорії з однаковим характером діяльності (наприклад, середні загальноосвітні школи, професійно-технічні навчальні заклади, проектні інститути системи Держбуду, тощо). Як правило, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для підприємств усієї системи (відомства, галузі) й має обов'язковий характер.

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються вищими установами і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур. Крім того, їх використовують як методичні посібники. Рекомендовані та типові номенклатури справ обов'язково погоджують з архівними установами.

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специфіка формування справ у конкретній установі.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу та зведену номенклатуру справ. Остання відображає документи установи в цілому і складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

Кожне підприємство або його структурні підрозділи повинні мати номенклатуру справ (незалежно від того, чи в них рекомендована або типова номенклатура справ).

До основних принципів побудови номенклатури справ належать:

- єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

- застосування індексації документів;

- стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі:

- положень чи статутів про підприємство;

- планів роботи та звітів про роботу; штатних розписів;

- переліків документів; класифікаторів;

- номенклатур справ за попередні роки;

- списків структурних підрозділів та кореспондентів;

- описів справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років);

- довідкових картотек.

У номенклатуру справ уносять:

1. Всі справи й документи, що відображають документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу.

2. Справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності.

3. Незавершені справи, що надійшли з іншого підприємства для подальшої роботи з ними.

4. Усі довідкові картотеки документів.

Справи громадських організацій підприємства та його підрозділів, що здійснюють свою роботу на громадських засадах, включають до номенклатури справ підприємства, структурних підрозділів, при яких їх створено.

Не вносять до номенклатури справ друковані видання, збірники постанов Кабінету Міністрів України, Відомості Верховної Ради України, брошури, довідники, інформаційні листки, бюлетені, реформативні журнали експрес-інформації.

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і належить перезатвердженню у разі докорінної зміни функцій та структури установи. Якщо такі зміни не відбулися, то номенклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання і вноситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного підрозділу під номером 1).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або фахівець, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства.

Назви розділів номенклатури справ зберігаються з назвами структурних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву “Секретаріат” (“Дирекція”, “Загальний відділ”); йому присвоюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім - функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т.д. Якщо структурних підрозділів немає, то як назви підрозділів номенклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади керівників і фахівців підприємства, наприклад:

01 - генеральний директор;

02 - заступник генерального директора з виробничої діяльності;

03 - заступник директора з комерційних питань і т.д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ з присвоєнням відповідних індексів, наприклад; 01-02 (01 - “Секретаріат”, а 02 - порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяльності підприємства документи - накази, протоколи, після них - листування та інші інформаційно-довідкові документи, а в кінці - журнали обліку чи довідкові картотеки. Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові документів, що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

- назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи);

- короткий зміст документів (наприклад, “листування з АТЗТ “Берегиня” щодо будівництва під'їздних доріг до складів готової продукції”);

- період, якого стосуються документи справи (наприклад, “Накази з основної діяльності за 1997 р.”).

Заголовки типу “Різне листування”, “Документи із загальних питань” недопустимі. Не рекомендуються вживати в заголовках справ слово “матеріали”. Іноді можна використовувати термін “Документи (листи, контракти, акти) про орендну приміщень.1997 р. ” У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати й доповнювати.

Для кожної справи в графі 4 зазначають термін зберігання документів з посиланням на відповідну статтю переліку документів із зазначенням терміну зберігання”. Не рекомендується групувати однотипні документи в одну справу, якщо вони мають різні терміни зберігання.

У графі 5 “Примітка” роблять позначки про заведення справ, відповідальних за ці справи, передання справ до інших підприємств (структурних підрозділів) чи іншій особі; справи, що переходять на наступний рік, і т.д.

Той, хто оформив номенклатуру справ, - секретар-референт (технічний секретар або інша відповідальна особа) - підписує її, погоджує з архівним відділом і затверджує в керівника підприємства. Номенклатуру складають не менше, як у 3 примірниках:

- перший примірник зберігається у справі,

- другий - робочий - вивішується на внутрішньому боці стінки шафи (сейфу), де зберігають справи,

- третій - передається до архіву підприємства.

Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів номенклатури або додатково - розмножені копії її формування з них окремих справ.Протягом року до номенклатури справ уносяться заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури залишають вільні місця. Номенклатуру справ можна використовувати протягом кількох років, якщо немає принципових змін у структурі та функціях підприємства. Номенклатуру справ зручно вести за допомогою персонального комп'ютера (ПК).

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більше як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

Номенклатура справ підприємства - це, як правило, багатосторінковий документ, тому для її оформлення можна використовувати спеціальний багатосторінковий трафаретний бланк формату А4 (Додаток А).

Реквізити номенклатури справ:

8 - назва структурного підрозділу (для номенклатури справ структурного підрозділу);

10 - назва виду документа (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ);

11 - дата;

12 - індекс;

14 - місце складання;

17 - гриф затвердження;

19 - заголовок до тексту (наприклад, “На 2007 рік”);

21 - текст (заповнюють табличну форму);

23 - підпис;

25 - візи (або 24 - гриф погодження);

29 - позначка про виконання документа й направлення його до справ.

2.2 Формування та оформлення справ

Закінчені в діловодстві документи повинні бути сформований в справи згідно номенклатурі справ.

При формуванні справ слід дотримувати такі правила:

- групувати в справи тільки оригінали (а у разі їх відсутності - завірені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів;

- групувати в справи документи одного року (за винятком особистих, судових і перехідних справ). Особисті справи формуються протягом всього часу роботи особи на підприємстві;

- групувати в справи окремо документи постійного і тимчасового зберігання;

- не включати в справи чорнові, особисті, дублетні документи, а також документи, які підлягають поверненню, і розмножені копії.

Як виняток, в необхідних випадках документи постійного і тимчасового зберігання, пов'язані з рішенням одного питання, можуть групуватися протягом року в одну справу. Після закінчення року або рішення питання документи повинні бути розкладений в окремі справи згідно номенклатурі справ за таким принципом:

- в одну справу поміщають документи тільки постійного, а в інше - тільки тимчасового зберігання;

- в справу включають документи, що відносяться тільки до одного питання або групи споріднених питань, які складають єдиний тематичний комплекс, на початку справи поміщають ініціативний документ, потім документ-відповідь і всі інші документи в логічній послідовності і хронології;

- документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групують в справи на загальних підставах.

Якщо документи за змістом і термінам зберігання не можуть бути згрупований в справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням його назви і терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.

Справа не повинна перевищувати 250 листів (від 30 до 40 мм).

Поширеною помилкою підприємств є формування всіх наказів керівника в одну справу. Звертаємо увагу, що накази і розпорядження по основній діяльності, про прийом, звільнення, заохочення, сумісницю працівників, надання відпусток, відряджання, накладенні стягнень на працівників поміщають в різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групують в дві справи:

- протоколи і документи до них (доклади, довідки, проекти рішень і т. п.);

- документи по організації і проведенню засідань (порядок, регламент, список запрошених і перелік виступаючих денний і ін.).

Листування групується за змістом і кореспондентській ознаці і систематизував в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Документи в особистих справах групуються в хронологічному порядку у міру їх поповнення в такій послідовності:

- внутрішній опис документів, включених в справу;

- заява про прийом на роботу (контракт);

- напрям або уявлення;

- особистий листок по обліку кадрів;

- автобіографія;

- документи про освіту (копії);

- накази про призначення, переклад, звільнення (копії або виписування);

- доповнення до особистого листка по обліку кадрів;

- довідки і інші документи.

Копії наказів про стягнення, заохочення, відомості про зміну прізвища в особисту справу не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особистого листка по обліку кадрів або в трудову книжку. При цьому звертаємо увагу, що відомості про стягнення в трудову книжку не вносяться [2, п. 2.2].

Лицьові рахунки працівників підприємства, відомості нарахування заробітної платні і інші аналогічні документи систематизували в межах року по прізвищах в алфавітному порядку або щомісячно.

РОЗДІЛ 3. ОПЕРАТИВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання є завершальним етапом процесу діловодства.

Основна мета впорядкування і зберігання виконаних документів полягає у створенні умов для їх використання в довідковій роботі установ і поповненні Національного архівного фонду.

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання охоплює такі етапи:

1. Експертиза наукової і практичної цінності документів

2. Оформлення справ

3. Опис документів постійного й тривалого зберігання

4. Забезпечення збереження документів

5. Передавання справ в архів установи (відомчий архів)

Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх в архів суб'єкта. Підготовка справ для здачі в архів суб'єкта для їх наступного зберігання та використання - завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві.

Справи для передачі в архів готуються відповідно до вимог, розроблених архівними органами. Підготовка справ та передача їх в архів включає: проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними та довготривалими термінами зберігання. Ці роботи проводяться під контролем та з методичною допомогою співробітників архіву суб'єкта[5, c. 137-139].



3.1 Зберігання справ

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах. У невеликих установах доцільно зберігати справи в канцелярії або в секретаря. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях, у шафах, що зачиняються.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх збереження.

Видача справ у тимчасове користування іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка -- замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів й одержання справи.

Вилучення документів із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

3.2 Підготовка справ до зберігання та використання

Значення та практична цінність документів підприємства різні. Одні документи використовуються тривалий час для справ у наочно-інформаційній роботі, інші дуже швидко втрачають свою значущість. Для довгострокового зберігання документів створюється архів підприємства.

Закінчені діловодством справи постійного й тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ установи для подальшого використання. Справи строком зберігання до 10 років можуть передаватися в архівний підрозділ установи за погодженням з її керівником.

Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ установи включає: експертизу цінності документів, оформлення справ, складання описів справ, передачу справ до архівного підрозділу установи й забезпечення збереження документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах та їх структурних підрозділах створюються постійно діючі експертні комісії.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного й тривалого строків зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Виділення документів для знищення й складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного й тривалого строків зберігання за цей же період: акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевіряючою комісією (ЕПК) відповідного державного архіву.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або секретарем господарській службі установи або підприємства із заготівлі вторинної сировини.

Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного та тривалого зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з картону, нумерація аркушів у справі, складання підсумкового напису, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів, оформлення обкладинки справи. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі, їхній короткий зміст, дату й номери аркушів.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного та тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку й закінчення справи: у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за. роки".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого й останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць, рік. Число й рік позначаються арабськими цифрами. Назва місяця пишеться словом.

На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису й фонду. У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплює документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу). Написи на обкладинках справ постійного й тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання й з особового складу.

Опис справ складається з дотриманням таких правил: номер опису повинен складатися з цифрового позначення відділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком".

Графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим установам, про наявність копій тощо.

Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером.

У разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком повністю зазначається лише заголовок першої справи, інші відомості про справи вносять до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю).

Справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.