Оперативне зберігання документів

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й літерами) кількості справ за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _рік № _".

Опис справ підписується укладачем із зазначенням його посади, ухвалюється керівником. За наявності в установі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.

Опис справ складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ установи, а другий залишається як контрольний примірник у відділі. За наявності ЕК опис складається у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу ЕК. Описи справ відділу є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних архівів.

Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається в чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається в державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати справи до державного архіву в установлені строки. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються, як і описи на справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1995 р. передаються в архівний підрозділ в 1998 p.). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи. Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.

Передача кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу у присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного та тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами й літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається у відділ, усі інші залишаються в архівному підрозділі установи. Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ установи за номенклатурою справ. Зберігання документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12).

Архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, розробляють і затверджують обов'язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установи усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

3.3 Передача справ до архіву

Усі документи, що утворилися, мають політичну, наукову та історичну цінність, належать до складу Державного архівного фонду України і зберігаються в архівах установи організації, тощо.

Виконані документи з метою забезпечення їх обміну, зберігання, швидкого розшуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів - це організація чи її структурний підрозділ, який здійснює прийом і зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації.

Архівний підрозділ складає і постійно поповнює список органів - джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Вимоги до архівних приміщень.

Приміщення для архівного підрозділу будується спеціально або переобладнується із приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ повинен мати спеціально обладнані приміщення:

- прийому документів;

- зберігання (архівосховища);

- розміщення науково-довідкового апарату і облікових документів;

- роботи співробітників (робочі штати);

- роботи відвідувачів (читальний зал).

Площа архівосховища встановлюється, виходячи з реального обсягу і перспектив комплектування архівного відділу й інших підрозділів. Приміщення будується з вогнетривкими стінами й перекриттями з межами вогнестійкості не менше двох годин. Поєднання архівосховищ і робочих приміщень будь-якого призначення не допускається.

Вікна приміщень архівного підрозділу, розміщення яких допускає проникнення сторонніх осіб, обладнуються відкидними металевими ґратами, які замикаються зсередини на замок і опечатуються.

Двері приміщення архівного підрозділу мають бути металеві або оббиті металевим листом, з надійними замками підвищеної таємності.

В архівосховищах забороняється проводити газові, каналізаційні та інші магістральні трубопроводи.

Забороняється розміщення архівосховищ у неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосованих для роботи, а також у приміщеннях з пічним опаленням.

Для захисту документів від пилу потрібно:

- забезпечувати максимально можливу герметичність архівосховищ;

- обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами;

- встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;

- при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягувати марлею, змоченою 50 % розчином гліцерину і старанно викрученою.

Використання архівних документів.

Архівні документи, які здаються на зберігання в архівні підрозділи, використовуються в наукових, практичних та інших цілях.

Працівники архівних підрозділів використовують у своїй службовій діяльності документи, які зберігаються тільки з дозволу керівника архівного підрозділу.

Архівні підрозділи для використання документів, які зберігаються, здійснюють:

- видачу справ у тимчасове користування;

- інформування зацікавлених органів про документи, які зберігаються;

- видачу юридичним особам та громадянам архівних довідок, копій, витягів;

- підготовку документів для опублікування, експонування на документальних виставках, використання у літературі, мистецтві, засобах масової інформації.

Видача документів з архіву.

Справи видаються у тимчасове користування в підрозділ, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-правонаступник. В інші підрозділи справи видаються лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковується документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:

- особові справи колишніх працівників - із питань кадрових апаратів та військово-лікувальних комісій органу, установи;

- нормативні документи - за запитами співробітників органу, установи;

- припинені кримінальні справи, справи протокольного провадження - за запитами правоохоронних органів;

- архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівникам органу, установи за запитом, підписаним керівником органу, установи.

Справи видаються для користування терміном до 30 днів. За необхідності продовження зазначеного терміну керівник підрозділу, в якому знаходиться видана справа, подає до архівного підрозділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користуванні [6, с. 247-249].

Отже, робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок (документообіг), щоб не відволікати працівників від головних виробничих цілей підприємства. Неважливо, на якому рівні буде вестися діловодство: традиційним способом або сучасним безпаперових обміном електронними документами - в будь-якому випадку документування і робота з документами здійснюється за встановленими правилами.

ВИСНОВКИ

Теоретичний аналіз номенклатури справ дозволив сформувати наступні висновки.

Отже, як висновок з розділу 1 можна підкреслити,що номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх змістом та видами. Від того, наскільки якісно вона складена, залежать оперативність роботи з документами та їх зберігання. Наявність номенклатури справ в кожній установі, організації, підприємстві обов'язковою.

Після виконання документи певний час зберігаються в організації. Для того щоб їх можна було швидко знаходити і використовувати, необхідна систематизація виконаних документів, тобто угруповання їх у справи.

Відповідно до розділу 2,основні положення по складанню номенклатури справ викладені в Єдиній державній системі діловодства (ЕГСД).

Номенклатура справ може бути конкретною, зразковою і типовою. Крім того, розрізняють номенклатури справ структурного підрозділу та установи.

Конкретна номенклатура відображає документи одного конкретної установи або структурної установи.

Складанню номенклатур справ в організації передує підготовча робота, мета якої - забезпечити облік справ, що заводяться в діловодстві, їх відповідність видам і змісту відкладаються документів, правильну їх класифікацію відповідно до ділянками роботи і питаннями діяльності організації.

Робота зі складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, так і установи в цілому координується діловодною службою і, як правило, включає вивчення їх організаційної структури та напрямів, а також комплексу документів, на підставі яких будуть формулюватися найменування справ і визначатися принципи їх формування.

У розділі 3 ми розглянули питання зберігання документів. Виходячи з цього можна сказати, що підготовка виконаних документів до зберігання і використання охоплює такі етапи:

1. Експертиза наукової і практичної цінності документів

2. Оформлення справ

3. Опис документів постійного й тривалого зберігання

4. Забезпечення збереження документів

5. Передавання справ в архів установи (відомчий архів)

Справи для передачі в архів готуються відповідно до вимог, розроблених архівними органами. Підготовка справ та передача їх в архів включає: проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними та довготривалими термінами зберігання. Ці роботи проводяться під контролем та з методичною допомогою співробітників архіву суб'єкта.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Закон № 3814 - Закон України «Про Національні архівні фонди і архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.

2. Інструкція № 58 - Інструкція про порядок ведення трудових книжок, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58.

3. Правила № 16 - Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16.

4. Перелік № 41 - Перелік типових документів, створюваних в діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, з вказівкою термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.

5. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

6. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. - 3-е изд. преработ. и доп.. - М.: Приор, 1999. - 143 с.

Додатки