Совершенствование организации управления ООО "Справка ВО" г. Вологда

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство сельского хозяйства РФ

ФГБОУ ВПО "Вологодская государственная молочнохозяйственная академия им. Н.В. Верещагина"

Экономический факультет

Кафедра менеджмента и маркетинга

Курсовой проект

По основам менеджмента на тему:

Совершенствование организации управления ООО "Справка ВО" г. Вологда

Выполнила

студентка группы 644

Дубиковская Н.И

Проверил

к.с.-х.н., доцент

Иванов А.А

Вологда - Молочное

2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Кадровая политика

1.2 Отбор,подбор и повышение кадров

1.3 Кадровое планирование

1.4 Методы организации

1.5 Методы управления

1.6 Методы контроля

1.7 Методы принятия решения

1.8 Методы отдачи приказов и распоряжений

1.9 Стили руководства

1.10 Морально-психологический климат

1.11 Делопроизводство и документооборот

1.12 Коммуникации и коммуникационные процессы в организации

1.13 Система материального и морального стимулирования

1.14 Организация маркетинговой деятельности на предприятии

1.15 Служба сбыта и снабжения

1.16 Организационная структура и структура управления

1.17 Технология производства

1.18 Организация рабочего места

1.19 Организация труда

2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «Справка ВО»

2.1 Краткая характеристика ООО «Справка ВО»

2.2 Кадровая политика

2.3 Отбор ,подбор и повышение кадров

2.4 Методы планирования

2.5 Методы управления

2.6 Методы организации

2.7 Методы контроля

2.8 Методы принятия решений

2.9 Методы отдачи приказов и распоряжений

2.10 Стили руководства

2.11 Морально-психологический климат в коллективе

2.12Делопроизводство и документооборот

2.13 Коммуникации и коммуникационные процессы в организации

2.14 Система материального и морального стимулирования

2.15 Организация маркетинговой деятельности

2.16 Служба сбыта и снабжения

2.17 Организационная структура и структура управления

2.18 Технология производства

2.19 Организация рабочего места

2.20 Организация труда

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСИЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ В ООО "СПРАВКА ВО"

Заключение

Список литературных источников

ВВЕДЕНИЕ

«Система управления организации» - одно из ключевых понятий теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.

Целью данного курсового проекта является разработка совершенствования организации управления в ООО «Справка ВО». Для этого необходимо проанализировать проблемы имеющиеся в данной организации.

1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

кадровый коммуникационный стимулирование квалификация

Система управления -- система, в которой протекают процессы управления; подразделяется на управляющую и управляемую подсистемы. Разделение явилось объективной необходимостью, вызванной усложнением процессов деятельности во всех ее областях, постоянным ростом общественного характера деятельности, увеличением взаимосвязей различных процессов, потребностью в согласовании целей и усилий индивидуумов, коллективов организаций (предприятий), отраслей и т. д. в управлении их совместной деятельностью.

Система, формирующая управляющее воздействие u(t), называется управляющей подсистемой. Система, испытывающая на себе внешние воздействия, называется управляемой подсистемой (объектом управления). Обе эти системы, взаимодействуя, образуют новую систему управления как совокупность 2 подсистем.

Связь от управляющей подсистемы к управляемой называется прямой связью. Такая связь имеется в любой без исключения систему управления (иначе не будет возможности управлять); противоположная по направлению действия связь (от управляемой подсистемы к управляющей) называется обратной связью.

В зависимости от степени участия человека в реализации управляющих воздействий системы подразделяются на технические, человеко-машинные, организационные.

К техническим относятся системы, которые функционируют без участия человека. Как правило, ими являются системы автоматического управления (регулирования), представляющие собой комплексы устройств для автоматического изменения объекта управления (напр., координат) с целью поддержания желаемого режима его работы. Такие системы реализуют процесс технологического управления. Они могут быть как адаптивными, т. е. приспосабливающимися к изменению внешних и внутренних условий в процессе работы путем изменения своих параметров или структуры для достижения требуемого качества функционирования, так и неадаптивными.

Примерами человеко-машинных (эргатических) систем могут служить АСУ различного назначения. Их характерной особенностью является то, что человек сопряжен с техническими устройствами, причем окончательное решение принимает он, а средства автоматизации лишь помогают ему в обосновании правильности этого решения.

К организационным системам относятся социальные системы-группы, коллективы людей, общество в целом, напр. система управления охраной труда.

1.1 Кадровая политика

Кадровая политика - главное направление в работе с кадрами, набор основополагающих принципов, которые реализуются кадровой службой предприятия. В этом отношении кадровая политика представляет собой стратегическую линию поведения в работе с персоналом. Кадровая политика - это целенаправленная деятельность по созданию трудового коллектива, который наилучшим образом способствовал бы совмещению целей и приоритетов предприятия и его работников.

Главным объектом кадровой политики предприятия является - персонал (кадры). Персоналом предприятия называется основной (штатный) состав его работников. Кадры -- это главный и решающий фактор производства, первая производительная сила общества. Они создают и приводят в движение средства производства, постоянно их совершенствуют. От квалификации работников, их профессиональной подготовки, деловых качеств в значительной мере зависит эффективность производства.

Целевая задача кадровой политики может быть решена по-разному, и выбор альтернативных вариантов достаточно широк:

· увольнять работников или сохранять; если сохранять, то каким путем лучше:

а) переводить на сокращенные формы занятости;

б) использовать на несвойственных работах, на других объектах;

в) направлять на длительную переподготовку и т.п.

подготавливать работников самим или искать тех, кто уже имеет необходимую подготовку;

набирать со стороны или переучивать работников, подлежащих высвобождению с предприятия;

набирать дополнительно рабочих или обойтись имеющейся численностью при условии более рационального ее использования и т.п.

При выборе кадровой политики учитываются факторы, свойственные внешней и внутренней среде предприятия, такие как:

требования производства, стратегия развития предприятия;

финансовые возможности предприятия, определяемый им допустимый уровень издержек на управление персоналом;

количественные и качественные характеристики имеющегося персонала и направленность их изменения в перспективе и др.;

ситуация на рынке труда (количественные и качественные характеристики предложения труда по профессиям предприятия, условия предложения);

спрос на рабочую силу со стороны конкурентов, складывающийся уровень заработной платы;

влиятельность профсоюзов, жесткость в отстаивании интересов работников;

требования трудового законодательства, принятая культура работы с наемным персоналом и др.

Общие требования к кадровой политике в современных условиях сводятся к следующему:

1. Кадровая политика должна быть тесно увязана со стратегией развития предприятия. В этом отношении она представляет собой кадровое обеспечение реализации этой стратегии.

2. Кадровая политика должно быть достаточно гибкой. Это значит, что она должна быть, с одной стороны, стабильной, поскольку именно со стабильностью связаны определенные ожидания работника, с другой - динамичной, т.е. корректироваться в соответствии с изменением тактики предприятия, производственной и экономической ситуации. Стабильными должны быть те ее стороны, которые ориентированы на учет интересов персонала и имеют отношение к организационной культуре предприятия.

3. Поскольку формирование квалифицированной рабочей силы связано с определенными издержками для предприятия, кадровая политика должна быть экономически обоснованной, т.е. исходить из его реальных финансовых возможностей.

4. Кадровая политика должна обеспечить индивидуальный подход к своим работникам.

Таким образом, кадровая политика направлена на формирование такой системы работы с кадрами, которая ориентировалась бы на получение не только экономического, но и социального эффекта при условии соблюдения действующего законодательства.

1.2 Отбор, подбор и повышение кадров

Отбор персонала - это процесс изучения психологических и профессиональных качеств работника с целью установления его пригодности для выполнения обязанностей на определенном рабочем месте или должности и выбора из совокупности претендентов наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности, интересам организации и его самого.

Отбор персонала необходимо отличать от подбора персонала. В процессе отбора происходит поиск людей на определенные должности с учетом установленных требований социального института, видов деятельности. При подборе - осуществляется поиск, идентификация требований различных должностей, видов деятельности под известные возможности человека, накопленный им профессиональный опыт, стаж и способности.

Подбор заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация в дальнейшем сделает отбор наиболее подходящих для нее работников.

Основными предпосылками, определяющими эффективность работы по подбору и отбору персонала, являются:

* постановка четких целей организации

* разработка эффективной организационной структуры управления, позволяющей обеспечить достижение этих целей; наличие планирования персонала, являющегося связующим звеном между целями организации и организационной структурой управления.

Другими словами - подбор и отбор персонала являются лишь частью работы любой организации в процессе управления коллективом, который, в свою очередь, лишь одно из звеньев целостной системы комплексных мероприятий в деятельности организации.

При подборе и отборе персонала следует иметь в виду три основные положения:

1. Подбор и отбор персонала не должны рассматриваться как просто нахождение подходящего человека для выполнения конкретной работы; они должны быть увязаны с общим контекстом плана по персоналу и со всеми существующими программами, реализуемыми в сфере управления персоналом.

2. Необходимо принимать во внимание не только уровень профессиональной компетентности кандидатов, но и что не менее важно - то, как новые работники будут вписываться в культурную и социальную структуру организации. Организация больше потеряет, чем приобретет, если наймет на работу технически грамотного человека, но не способного устанавливать хорошие взаимоотношения с товарищами по работе, с клиентами или поставщиками, или подрывающего установленные нормы и порядки.

3. Полный учет всех требований трудового законодательства и обеспечения справедливого подхода ко всем кандидатам и претендентам на должность.

Поэтому, как мне представляется, для того чтобы политика организации в области подбора и отбора персонала была эффективной, а работники полностью подходили по своим профессиональным, деловым и личностным качествам установленным требованиям, необходим комплексный подход. Не существует одного оптимального метода на все случаи жизни. Нужно владеть всем имеющимся арсеналом поиска нужных работников и использовать его в зависимости от конкретной задачи.

Повышение квалификации кадров

Повышение квалификации является результатом самой производственной деятельности. Специально организованное обучение позволяет достичь цели за более короткий срок.

Повышение квалификации направлено на последовательное совершенствование профессиональных знаний, умений и навыков, рост мастерства по имеющейся у работника профессии.

Особенность повышения квалификации состоит в том, что слушатели, уже обладая определенными знаниями и практическими навыками выполнения работ, могут в силу этого критически относиться к учебному материалу, стремясь получить именно то, что им прежде всего нужно для производственной деятельности.

1.3 Кадровое планирование

Кадровое планирование -- целенаправленная, научно обоснованная деятельность организации, имеющая целью предоставление рабочих мест в нужный момент времени и в необходимом количестве в соответствии со способностями, склонностями работников и предъявляемыми требованиями.

Кадровое планирование представляет комплексную задачу, включающую большое число независимых переменных -- новые изобретения, изменения населения, сопротивление изменениям, потребительский спрос, вмешательства государства в бизнес, иностранная конкуренция и, прежде всего, конкуренция на национальном рынке.

Кадровое планирование должно включать возможность обратной связи, поскольку если план не может быть выполнен, часто возникает необходимость в корректировке задач компании, чтобы они стали выполнимыми с точки зрения человеческих ресурсов.

Цели кадрового планирования

Цели кадрового планирования должны формулироваться систематически. Сюда относятся: цели организации и цели ее персонала. При планировании целей необходимо учитывать правовые нормы, а также исходные принципы политики организации. Цели и задачи кадрового планирования схематически представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Цели и задачи кадрового планирования организации

Этапами процесса планирования целей являются: поиск целей, анализ целей и их ранжирование, оценка возможностей реализации, выбор и реализация целей, контроль и их ревизия (рис.2).

Рис. 2. Процесс планирования человеческих ресурсов

Эффективное кадровое планирование должно отвечать на вопросы:

Сколько работников, какой квалификации, когда и где потребуется?

Как лучше привлечь нужный и сократить или оптимизировать использование излишнего персонала?

Как эффективно использовать персонал в соответствии с его способностями, изменениями и внутренней мотивацией?

Каким образом обеспечить условия для развития персонала?

Каких затрат потребуют запланированные мероприятия?

1.4 Методы организации

Метод организации производства - это способ осуществления производственного процесса, совокупность и приемов его реализации характеризующихся рядом признаков главным из которых является взаимосвязь последовательности выполнения операций техпроцесса с порядком размещения оборудования и степени непрерывности производственного процесса. В зависимости от особенностей производственного процесса и типа производства на рабочих местах участка, цеха применяется определенный метод организации производства не поточный или поточный.

1.5 Методы управления

Методы управления - это совокупность способов, приемов, с помощью которых осуществляется воздействие на объект управления, выполняются разнообразные функции управления организацией. Существуют следующие основные виды методов управления:

экономические;

организационно-распорядительные;

правовые;

социально-психологические методы управления.

Экономические методы управления представляют собой совокупность стоимостных инструментов воздействия на управляемый объект в целях обеспечения наибольшей экономической эффективности деятельности организации с наименьшими затратами. Они включают:

планирование экономических результатов деятельности как способ установления целей, пропорций развития, сроков выполнения тех или иных задач;

материальное стимулирование в форме заработной платы, премий, а также санкций за несоответствующее качество или количество труда;

нормирование экономических показателей деятельности предприятия как базу для планирования, материального стимулирования и контроля;

контроль экономических показателей деятельности как метод сбора аналитической информации.

Организационно-распорядительные методы управления представляют собой совокупность приемов и средств прямого (административного) воздействия на объект управления для выполнения закрепленных за ним функций. Организационно-распорядительные методы управления подразделяются на две группы: методы организационного и распорядительного воздействия.

Организационное воздействие проявляется в формах:

организационного регламентирования,

организационного нормирования

организационного инструктирования.

Распорядительное воздействие направляется на контроль и регулирование деятельности посредством приказов, распоряжений, постановлений и указаний.

Правовые методы управления - это совокупность способов воздействия субъекта управления на объект управления посредством правовых норм, правовых отношений и правовых актов.

Социально-психологические методы управления представляют собой совокупность приемов и способов социального и психологического воздействия на коллектив и отдельные личности для повышения их трудовой и творческой активности.

В систему социально-психологических методов входят:

методы социального воздействия,

методы управления коллективной деятельностью работников,

методы управления индивидуальным поведением работника.

К методам социального воздействия относятся: общие собрания работников, участие в работе общественных советов и т. п.

К методам управления коллективной деятельностью работников относятся: формирование структуры коллектива, обмен передовым опытом работы, ведение рейтингов, проведение конкурсов, торжественных собраний, вечеров и т. п.

К методам управления индивидуальным поведением работника относятся: стимулирование личной инициативы, личный пример руководителя, уважительное отношение к подчиненному, выдвижение работника в резерв на вышестоящую должность, передача подчиненным отдельных прав руководства и т. п.

Научить тому, как именно нужно управлять, невозможно, но создать твердую основу для развития собственной концепции менеджера является делом, которое на сегодняшний момент превалирует над всеми остальными задачами управленческой теории. Было бы глупо, если бы теоретик или даже самый великий практик менеджмента стал утверждать, что управлять нужно так-то, и ни в коем случае не иным образом.

Не удивительно, что методика управления особенно популярна была советские годы, ведь цели и задачи у всех были почти одни и те же и определялись они одним, единым руководством. И сегодня многие практики требуют от аналитиков конкретных рецептов, спрашивают, что именно нужно сделать и как осуществить. Частично ответ на этот вопрос можно дать, и сделать это представляется возможным лишь благодаря советской теории управления, которая определила и классифицировала методы управления на основе средств и способов воздействия на объект управления. Основным средством управления здесь выступает власть, как некая данность, а не процесс. Власть же имеет свои источники, основными из которых являются материальные и денежные ресурсы, легитимное право на управление, а также личностные харизматические характеристики лидера. Примерно так классифицировал организационную власть М. Вебер. С помощью этих источников субъект управления имеет возможность воздействовать на исполнителей для достижения поставленных целей, причем каждый из них взаимно дополняет друг друга, поскольку отдельное их использование абсурдно. Другими словами, на одной стабильной выплате заработной платы организация "далеко не уедет". То же самое можно сказать касательно использования других форм воздействия, если они имеют место превалировать в организации как доминирующий способ управления.

С другой стороны, методы управления базируются не только на источниках власти, но еще и на потребностях, нуждах, интересах и т. п. исполнителей. Более подробно эта проблема будет рассматриваться в разделе, посвященном мотивации деятельности.

Методы управления должны иметь двустороннюю направленность, учитывая не только стремления менеджеров, но и исполнителей. Поэтому обобщающим методом управления или, точнее, основой методов управления, должно стать постоянное изучение работников, тесная связь. Ведь считая всех исполнителей однообразными существами, руководитель погружает в серую массу и саму организацию. Каждый исполнитель имеет свои личностные особенности, и совокупность таких характеристик делает оригинальной каждое предприятие.

Еще один взгляд на методы управления сулит о том, что они являются средством проявления функций менеджмента, и главный вопрос заключается в том, как именно менеджер должен планировать, организовывать, мотивировать и контролировать

1.6 Методы контроля

Текущий контроль - проверка фактических результатов работы. Основная его задача - своевременно выявить отклонения фактического состояния от планового, а также обеспечить обратную связь.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения определенных работ. Информация, полученная в результате такого контроля, применяется в будущих периодах в качестве накопленного опыта и учитывается при организации мотиваций.

Все основные виды контроля в менеджменте включает в себя 3 стадии: установление стандартов, сопоставление и действия в зависимости от результатов сопоставления.

Методы контроля в менеджменте напрямую зависят от характера учетных и аналитических операций, характеризуясь при этом большим разнообразием, поскольку охватывают практически все процедуры и операции, которые выполняются для достижения конкретных целей.

Другими словами, методы контроля в менеджменте -- это способы проведения контроля в организации. Перечислим основные методы контроля, которые используются в организациях - метод сопоставления, сравнения факторов, метод обследования процессов, наблюдения, опросы, и т.д.

Перечислим основные принципы контроля в менеджменте:

1. Соответствие контроля стратегии организации. Контроль должен быть направлен на стратегические приоритеты компании и ее основные области функционирования. Все это должно быть отражено в стандартах контроля.

2. Результативность контроля достигается благодаря правильному подбору стандартов контроля, которые адекватно отражают контролируемый предмет. Если это требование не соблюдено, то происходит непроизводительное расходование средств на осуществление контроля. Неверно подобранные стандарты контроля не обеспечивают решение ряда задач контроля. Контроль превращается в самоцель.

3. Системность контроля. Контрольные функции должны быть интегрированы во все функции организации и находиться во взаимосвязи. При изменении одних элементов необходимы соответствующие корректировки других.

4. Адаптивность контроля. Его способность в режиме реального времени перестраиваться под изменения, происходящие на предприятии с учетом изменившихся требований к параметрам подконтрольного объекта. Изменения могут касаться объектов, стандартов контроля, сроков реализации и частоты проведения контроля, выбор методов и средств осуществления контроля.

5. Оптимальность контроля. Его объем должен быть полным для решения конкретных задач. Излишний контроль влечет за собой неэффективное расходование средств, затрачиваемое на сбор и обработку ненужной информации, оплату труда контролирующего персонала. Чрезмерный контроль вызывает недоверие и раздражает работников. Недостаточный контроль, в свою очередь, ведет к упущенным выгодам, неиспользованным резервам и неэффективному расходованию ресурсов.

6. Экономичность контроля, поскольку задача, стоящая перед ним, приносить прибыль.

Перечисленные принципы контроля в менеджменте применяются при принятии решения относительно целесообразности использования той или иной контролирующей системы.

1.7 Методы принятия решения

Решение -- это выбор альтернативы. Умение принимать управленческие решения развивается с опытом. Каждодневные решения мы принимаем без систематического обдумывания. Долгосрочные решения в жизни продумываем. В менеджменте принятие решений -- систематизированный процесс. Причины этому -- ответственность за принятие решений, последствия для всей компании.

Методы принятия решений

Применяют такие процедуры, как научный метод, который состоит из следующих этапов:

наблюдение -- сбор и анализ информации;

формулировка гипотезы (предположения). Матрица БКГ -размер компании /прибыль;

верификация -- подтверждение достоверности гипотезы.

К основным методам принятия решений относятся:

математическое ожидание (платежная матрица). Ожидаемое значение показателя;

дерево решений;

моделирование. Модель -- это уменьшенная, упрощенная копия действительности. Необходимость моделирования обусловлена сложностью процессов, снижением рисков внедрения непосредственно в практику, возможностью прогнозов.

Типы моделей:

физическая модель -- увеличенное, уменьшенное отображение исследуемого объекта. Структура управления предприятием;

аналоговая модель -- заменяет исследуемый объект объектом-аналогом, который ведет себя как реальный объект. График зависимости удельных затрат от объема производства;

математическая модель. Используются символы и обозначения для описания свойств объекта, формулы.

1.8 Методы отдачи приказов и распоряжений

Методы руководства - способ, порядок выполнения руководителем своих обязанностей (функций).

К социально-психологическим методам относятся: методы формирования коллектива, соревнование, методы отдачи приказов, распоряжений, методы общения руководителя с подчиненными, методы организации труда и др.Административные методы руководства - прямое воздействие руководителя информацией на подчиненного. Это приказы, распоряжения, указания, решения, постановления. Невыполнение подчиненным административных установок или хорошее их выполнение влекут за собой административные наказания или поощрения.

1.9 Стили руководства

Стиль руководства -- способ, система методов воздействия руководителя на подчиненных. Один из важнейших факторов эффективной работы организации, полной реализации потенциальных возможностей людей и коллектива. Большинство исследователей выделяют следующие стили руководства:

* Директивны стиль(авторитарный)

* Демократический стиль (коллегиальный);

* Либеральный стиль (попустительский или анархический).

Директивный стиль управления характеризуется высокой централизацией руководства, доминированием единоначалия. Руководитель требует, чтобы о всех делах докладывали именно ему, единолично принимает решения или отменяет их. К мнению коллектива не прислушивается, все решает за коллектив сам. Преобладающими методами управления являются приказы, наказания, замечания, выговоры, лишение различных льгот. Контроль очень строгий, детальный, лишающий подчиненных инициативы. Интересы дела ставятся значительно выше интересов людей, в общении преобладают резкость и грубость. Авторитарный стиль руководства отрицательно сказывается на морально-психологическом климате, ведет к значительному снижению инициативности, самоконтроля и ответственности работников

Демократический стиль управления характеризуется распределением полномочий, инициативы и ответственности между руководителем и заместителями, руководителем и подчиненными. Руководитель демократического стиля всегда выясняет мнение коллектива по важным производственным вопросам, принимает коллегиальные решения. Регулярно и своевременно проводится информирование членов коллектива по важным для них вопросам. Общение с подчиненными проходит в форме просьб, пожеланий, рекомендаций, советов, поощрений за качественную и оперативную работу, доброжелательно и вежливо; по необходимости применяются приказы. Руководитель стимулирует благоприятный психологический климат в коллективе, отстаивает интересы подчиненных.

Либеральный стиль управления характеризуется отсутствием активного участия руководителя в управлении коллективом. Такой руководитель «плывет по течению», ждет или требует указаний сверху или попадает под влияние коллектива. Предпочитает не рисковать, «не высовываться», увиливает от разрешения назревших конфликтов, стремится уменьшить свою персональную ответственность. Работу пускает на самотек, редко ее контролирует. Такой стиль руководства предпочтителен в творческих коллективах, где сотрудники отличаются самостоятельностью и творческой индивидуальностью.

Не существует «плохих» или «хороших» стилей управления. Конкретная ситуация, вид деятельности, личностные особенности подчиненных и др. факторы обусловливают оптимальное соотношение каждого стиля и преобладающий стиль руководства. Изучение практики руководства организациями свидетельствует, что в работе эффективного руководителя в той или иной степени присутствует каждый из трех стилей руководства.

1.10 Морально-психологический климат

Эффективность работы каждого отдельно взятого работника системы управления определяется его не только профессиональными, но и нравственно-психологическими качествами. Административный аппарат - связующее звено между государством и народом - в обыденной жизни часто отождествляется с государством, поэтому недостатки в работе даже отдельного руководителя негативно отражаются на авторитете государства и сказываются на его социальной оценке и в целом демократических устоях государства.

Работник управленческого аппарата практически почти ежедневно сталкивается с необходимостью принимать решения и осуществлять нравственный выбор. Недостаточная гражданская зрелость работника, отсутствие или ослабление моральной ответственности приводят к существенному ущербу для общества. Именно действия, продиктованные моральной ответственностью, позволяют принимать правильное управленческое решение.

Государственная и производственная дисциплина во всех звеньях управленческого аппарата составляет тот неотъемлемый элемент, без которого немыслимо управление социальными процессами. Моральное содержание государственной дисциплины состоит в добросовестном отношении к порученному делу, к работе, проведению в жизнь законов, а также в той инициативе и активности, которую проявляют работники управленческого аппарата.

Гуманистический характер построения правового государства создает объективные основы для активных действий нравственных принципов в системе социального управления. Важным этическим аспектом социального управления считается уважение человеческой неповторимости, индивидуальности. Любые отступления от закона, нарушения прав личности, ущемления достоинства человека, гражданина рассматриваются у нас как незаконные действия и объявляются несовместимыми с нормами морали.

Таким образом, непосредственное содержание социального управления в условиях производства связано с заботой о человеке, с требованием учитывать не только общее, но и отдельное -- интересы конкретных людей.

Связь организационно-управленческих и этических вопросов на уровне трудовых коллективов проявляется через управление их деятельностью. Участвуя в управленческой деятельности (в работе выборных государственных и общественных органов, в деятельности различных комиссий и т.д.), личность оказывает непосредственное воздействие на формирование нравственных отношений, оптимизацию поведения других людей, выступая тем самым субъектом управления. Принимая участие в общественной работе, человек приобретает навыки руководителя, учится искусству управлять.

Нравственная роль трудовых коллективов в управленческой деятельности находит выражение в принятии тех или иных коллективных поощрительных решений или санкций по отношению к нарушителям трудовой дисциплины, общественного порядка и норм нравственности.

Возрастание роли морального фактора в социальном управлении в современных условиях выражается в учете и эффективном использовании общественного мнения. Общественное мнение законодательно признается необходимым институтом демократии, составляет часть социального контроля, под которым понимается комплекс различных средств воздействия на сознание и поведение человека для устранения его отклонений от общепринятых норм. Сюда относятся право, мораль, традиции и другие инструменты социального управления, с которыми органически взаимодействует общественное мнение.

Будучи фактором социального контроля, общественное мнение всегда требует гласности, осведомления членов социальной общности, трудового коллектива о деятельности органов управления, о состоянии дел, о предпринимаемых или планируемых решениях, о мерах, принятых по предложениям трудящихся. В связи с этим в развитии и обогащении нравственных принципов социального управления важную роль играет объективная информация, не допускающая никаких искажений.

В сфере социального управления особо опасны такие антиподы общественной морали, как карьеризм, протекционизм, равнодушие к людям, бюрократизм.

Принципиальность, требовательность, компетентность, научный подход, умение учитывать социальные, нравственно-психологические и иные аспекты руководящей деятельности становятся все более важными для работы кадров любых уровней системы управления.

Понятие микроклимата в коллективе

Треть сознательной жизни человека проходит на работе. И то, в каких условиях протекает трудовая деятельность, какова общая психологическая обстановка в коллективе, каковы деловые и личные взаимоотношения, оказывает огромное влияние на результаты труда и жизнь человека.

Понятие ценностные ориентации, широко применяемое в социальной психологии, выражает положительную или отрицательную значимость для человека разнообразных предметов и явлений окружающей его действительности. В ценностных ориентациях заключена внутренняя основа отношений человека к различным ценностям материального, морального, политического и духовного порядка.

На основании индивидуальных, личностных и социальных ценностных ориентации систему отношений между людьми, к труду, к окружающим событиям и в целом к организации определяет морально-психологический климат в организации. Морально-психологический климат -- это преобладающий в группе устойчивый психологический настрой его членов, проявляющийся во всех разнообразных формах их деятельности. Его главная особенность в том, что он объединяет в себе взаимодействие всех факторов внутриколлективной жизни: самочувствия и деятельности руководства, лидерства, т.е. социально-психологическую атмосферу.

В зависимости от характера морально-психологического климата его воздействие на личность будет различным: он может стимулировать к труду, поднимать настроение, вселять бодрость и уверенность, или, наоборот, действовать угнетающе, снижать активность и энергию, приводить к производственным и нравственным потерям. Эффект воздействия может быть положительным или отрицательным, благоприятным или неблагоприятным. Это происходит потому, что морально-психологический климат выражается в различных эмоциональных проявлениях, в эмоциональном оценивании существующих отношений: «приятно-неприятно», «интересно-неинтересно».

Основу положительного морально-психологического климата составляют общественно значимые мотивы, среди которых выделяются:

* материальная заинтересованность в работе;

* непосредственный интерес к процессу труда;

* переживания социальной значимости результатов труда.

К признакам положительного морально-психологического климата также относятся:

› высокая продуктивность коллективной работы, основанная на эффективном развитии сотрудничества в организации;

› развитые межличностные контакты, отсутствие проявлений личной неприязни, взаимность, конструктивность и доброжелательность критики;

› отсутствие давления со стороны руководителя на своих подчиненных, личный пример и убеждение - основа деятельности по формированию положительного морально-психологического климата. Испытывая давление, исполнитель может принять позицию руководителя вопреки собственной, однако психологический результат этого будет отрицательным, что скажется на конечных результатах деятельности.

положительная установка коллектива на нововведения и конструктивное преодоление психологических барьеров связанных с нововведениями

Ведущая роль в формировании положительного морально-психологического климата принадлежит руководителю организации. Поведение руководителя, стиль его руководства, преобладание определенных установок служат исходным моментом в формировании благоприятного или неблагоприятного морально-психологического климата. Особенно важны установки на тип отношений руководителя с подчиненными, среди которых можно выделить объективную, обвинительную и защитную (самообвинительную).

При объективной установке на отношения с подчиненными руководитель ориентируется на значимые стороны создавшейся в коллективе ситуации и старается объективно оценить свою роль и участие.

При обвинительной установке руководитель стремится уйти от ответственности, обвинить в недостатках своих коллег или подчиненных, что является показателем отсутствия личностных качеств, необходимых для выполнения роли руководителя.

При защитной (самообвинительной) установке руководитель полностью снимает вину с членов коллектива, считая себя единственно виновным в создавшейся производственной ситуации. В данной ситуации возможны два варианта:

а) признание собственной ошибки для ее исправления психологически способствуют росту авторитета руководителя и укреплению морально-психологического климата;

б) если руководитель всегда берет вину на себя, независимо от объективных причин, то это ведет к потере авторитета, появлению в коллективе неформальных лидеров.

Руководитель должен не забывать использовать различные эмоциональные моменты для повышения успешности совместной работы. Человек всегда положительно реагирует на душевное тепло, доброжелательность и расположение, заботу и чуткость. Установленный эмоциональный контакт иной раз намного эффективнее, чем потраченные сотни слов наставлений и десятки письменных приказов. Для получения нужного результата может быть достаточно мягкой просьбы, подкрепленной эмоциональным взаимопониманием.

Факторы влияния на микроклимат в коллективе

В качестве резервов производства, роста трудовой и общественной активности трудящихся, средств воспитания недостаточно используются социально-психологические факторы - коллективная воля, общественное мнение и общественное настроение, психологический склад различных социальных групп, их привычки, традиции.

На формирование социально-психологического климата коллектива влияют объективные условия и субъективные факторы, в которых люди осуществляют свою производственную и общественную деятельность.

Совокупность взаимодействующих между собой общих, особенных иединичных условий, в которых происходит деятельность того или иного коллектива, и составляет основу, на которой складываются взаимоотношения людей и формируется социально-психологический климат.

Определяющим фактором социальных, политических и духовных процессов жизни считаются материальные условия жизни людей, различия между городом и деревней, умственными физическим трудом; важны также национальные особенности, особенности жизни и труда тех или иных профессиональных групп и др.

Единичные условия включают в себя: межличностные отношения в коллективе (как между работниками, занимающими равное служебное положение, так и между руководителями и подчиненными), своевременное поощрение отличившегося или порицание провинившегося работника, поддержку товарища в трудную минуту и т.п.

Наряду с уже названными наиболее существенными факторами, способствующими формированию здорового социально-психологического климата являются -- технико-технологическое обеспечение и условия труда, информированность коллектива о стоящих перед ним задачах и ходе их выполнения.

1.11 Делопроизводство и документооборот

Делопроизвомдство (документационное обеспечение управления) -- отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Делопроизводство подразделяется на три стадии

Создание документов (документирование);

Организация движения и учёта документов (документооборот);

Хранение документов (архивное дело).

В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации. Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

Документооборомт -- деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

1.12 Коммуникации и коммуникационные процессы в организации

Коммуникационный процесс - обмен информацией между двумя людьми и более. Его основная цель - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. В коммуникационном процессе выделяют четыре основных элемента:

Отправитель - лицо, передающее информацию;

Сообщение - информация, закодированное с помощью символов;

Канал - средство передачи информации;

Получатель - лицо, которому предназначается информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

1.13 Система материального и морального стимулирования

В практике управления одной из самых распространенных форм стимулирования является материальное стимулирование. Очень важно учитывать ситуацию, в которой материальное стимулирование осуществляется, и стараться избегать преувеличения его возможностей, так как человек имеет очень сложную и неоднозначную систему потребностей, интересов, приоритетов и целей.

Сущность материального стимулирования наемных работников заключается в следующем :

1) это стимулирование высоких трудовых показателей наемного работника;

2) это формирование определенной линии трудового поведения работника, направленной на процветание организации;

3) это побуждение работника к наиболее полному использованию своего физического и умственного потенциала в процессе осуществления возложенных на него обязанностей.

Поэтому стимулирование направлено на мотивацию наемного работника к эффективному и качественному труду, который не только покрывает издержки работодателя (предпринимателя) на организацию процесса производства, оплату труда, но и позволяет получить определенную прибыль. Тогда как полученная прибыль идет не только в карман работодателю (предпринимателю), а используется на выплату налогов в федеральный и местный бюджеты, на расширение производства. Таким образом, стимулирование труда наемных работников не является частным делом конкретного предприятия и организации, а играет важную роль в экономическом развитии страны, в процветании национальной экономики.

Материальное стимулирование имеет два основных вида, учитывая предмет потребности.

1. Материальное денежное стимулирование использует денежные средства, как стимул. Сюда относятся оплата по тарифам и окладам, премии, депремирование, штрафы и др. Предмет потребности - деньги.

2. Материальное не денежное стимулирование управляет объектом посредством материальных благ, которые по каким - либо причинам затруднены для приобретения за деньги (жилье, путевки, др. материальные блага), т. е. Предмет потребности - набор жизненно важных для объекта материальных благ.

Содержание и характер деятельности людей в обществе обусловлены объективными социально-историческими условиями их жизнедеятельности и законами общественного развития. Но способы непосредственной детерминации действий человека, в которых эти условия и законы преломляются, могут быть самыми различными. Одним из таких способов является нормативная регуляция, в которой потребности совместной трудовой деятельности людей в организации и необходимость согласования их массовых действий фиксируются в общих правилах (нормах) поведения, предписаниях и оценках - нормах трудовой морали. Морально-нравственные представления человека о сущности, значении и смысле его трудовой деятельности во многом опираются на систему воззрений на свое жизненное назначение, глобально охватывающую понятия добра и зла, справедливости, совести, смысла жизни.

1.14 Организация маркетинговой деятельности на предприятии

В основе рыночной концепции управления маркетингом лежит ориентация на покупателя, означающая, что деятельность фирмы строится на заказах. Изучение спроса становится обязательной дисциплиной в деятельности фирмы.

Фирма развивает производство только таких товаров, которые удовлетворяют спрос покупателей. Кроме того, в целях увеличения емкости рынка и объемов продаж, фирма создает спрос на свою продукцию, используя агрессивную рекламу и методы, стимулирующие сбыт.

Мобилизация всех ресурсов фирмы, когда и виды деятельности (начиная от исследовательских работ, конструкторских разработок и кончая производством и сбытом продукции) имеют рыночную ориентацию, то есть перед началом фазы производства, организуется изучение рынка и выявляются его требования.

Ориентация на прибыль - главная цель фирмы. Для ее достижения фирма ориентируется на определенный рынок (покупатели), мобилизуя все свои средства.

К настоящему времени сложилось несколько форм организации управления маркетингом. Среди них наибольшее распространение и внедрение в практику фирм, получили функциональная, товарная, ориентированная на потребителей (рынок) и региональная форма.

Функциональная ориентация характеризуется производством и реализацией одного товара или ограниченного типа однородных товаров, через одинаковые каналы распределения. При этой форме организации управления (рис.1.2) однородные виды деятельности сгруппированы в функциональные подразделения или отделы, которые подчиняются управляющему маркетингом.

Подобная организационная структура управления позволяет фирме избегать дублирования операций отдельными службами. Функциональный принцип управления наиболее успешно применяют средние фирмы.

Крупные фирмы придерживаются товарной ориентации (рис.1.3)

В данном случае рынки делятся на рынки товаров промышленного назначения и товаров широкого потребления. В фирмах, придерживающихся этой ориентации, главный управляющий по маркетингу координирует и контролирует маркетинговую деятельность всех подразделений на предприятии.

Управление маркетингом по товарному принципу обеспечивает оптимальные условия для специализации работников, координацию деятельности отдельных подразделений, их увязки с общими целями и задачами фирмы.

1.15 Служба сбыта и снабжения

Структура службы сбыта на предприятиях должна соответствовать стратегии маркетинга. Она зависит от уровня концентрации (масштабов) и специализации производства, территориального размещения предприятия и степени хозяйственной самостоятельности его подразделений, от особенностей выпускаемой продукции, в частности производственного назначения, индивидуального (кратко- или долгосрочного) потребления, от характера и условий работы предприятия.

Структура службы сбыта включает как управленческие, так и производственные подразделения.

К управленческим подразделениям относятся отделы (группы, бюро) сбыта. Отдел сбыта может включать следующие бюро (группы, секторы): заказов, изучения спроса, плановое, товарное (оперативное), договорно-претензионное, экспортное, рекламное, монтажа, наладки и технического обслуживания поставляемой продукции и др.

К производственным подразделениям относятся склады готовой продукции, цехи (участки) комплектации, консервации и упаковки готовой продукции, изготовления упаковочной тары, экспедиции и отгрузки.

1.16 Организационная структура и структура управления

На способность предприятия адаптироваться к изменениям внешней среды влияет то, как организовано предприятие, как построена структура управления. Организационная структура предприятия -- это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними.

организационной структуры Выбор зависит от таких факторов, как:

организационно-правовая форма предприятия;

сфера деятельности (тип выпускаемой продукции, ее номенклатура и ассортимент);

масштабы предприятия (объем производства, численность персонала);

рынки, на которые выходит предприятие в процессе хозяйственной деятельности;

используемые технологии;

информационные потоки внутри и вне фирмы;

степень относительной обеспеченности ресурсами и др.

Рассматривая организационную структуру управления предприятием, также учитывают уровни взаимодействия:

организации с внешней средой;

подразделений организации;

организации с людьми.

Важную роль здесь играет структура организации, посредством которой и через которую это взаимодействие осуществляется. Структура фирмы -- это состав и соотношение ее внутренних звеньев, отделов.

Структуры управления организацией

Для различных организаций характерны различные виды структур управления. Однако обычно выделяют несколько универсальных видов организационных структур управления, таких, как линейная, линейно-штабная, функциональная, линейно-функциональная, матричная. Иногда внутри единой компании (как правило, это крупный бизнес) происходит выделение обособленных подразделений, так называемая департаментизация. Тогда создаваемая структура будет дивизиональной. При этом необходимо помнить, что выбор структуры управления зависит от стратегических планов организации.

Организационная структура регулирует:

разделение задач по отделениям и подразделениям;

их компетентность в решении определенных проблем;

общее взаимодействие этих элементов.