Совершенствование организации управления ООО "Справка ВО" г. Вологда

Тем самым фирма создается как иерархическая структура.

Основные законы рациональной организации:

упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса;

приведение управленческих задач в соответствие с принципами компетентности и ответственности, согласование «поля решения» и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи);

обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за «процесс»);

короткие пути управления;

баланс стабильности и гибкости;

способность к целеориентированной самоорганизации и активности;

желательность стабильности циклически повторяемых действий.

1.17 Технология производства

Производственные технологии основываются на использовании современных достижений науки и техники. Это требует привлечения знаний коммерсантов, товароведов-экспертов, экономистов самого высокого уровня. Только осведомленный в этой отрасли специалист может объективно оценить результаты производства, дать полезные рекомендации по их улучшению.

Cпециалист торговли должен иметь широкий кругозор, понимать научные принципы аппаратурно-технологических процессов, основные технико-экономические особенности работы оборудования и факторы, влияющие на ход процесса; уметь анализировать и выявлять резервы повышения интенсивности процессов с целью снижения расходных норм и себестоимости продукции.

Производство в экономике является базовым звеном, основой существования любого общества независимо от вида собственности. Технология и экономика - неотъемлемые части единого механизма воспроизводства условий существования общества, а технологическое развитие производства - база экономического роста.

Производственные технологии в большинстве своем сложны. Зачастую они представляют собой сочетание гидродинамических, тепловых, массообменных (диффузионных), биохимических, механических и других процессов. При разнообразии технологических процессов в промышленности многие из них являются общими для различных видов производств.

Отдельные стадии технологических процессов базируются на фундаментальных законах и закономерностях химии, физики, экономической теории, социологии, экологии и других дисциплин, что позволяет классифицировать производственные процессы по принципу аналогии.

Главная функция производства - обеспечение общества товарами и услугами. Производственный процесс изготовления продукта (товара или услуги) складывается из совокупности определенных материальных элементов, называемых производственной системой. Примерами производственных систем в сфере производства товаров могут служить промышленные организации; в сфере производства услуг - школы, университеты, больницы, театры и т.д. Совокупность действий средств производства (оборудования) и людей по преобразованию сырья (предмета труда) в готовую товарную продукцию называется производственным процессом. Для обеспечения эффективного развития производственных процессов необходимо выявлять и изучать закономерности формирования и развития производства

1.18 Организация рабочего места

Рабочее место -- это закрепленный за работником участок производственной площади, оснащенный в соответствии с требованиями контрольно-аудиторского процесса оборудованием, приборами (вычислительной техникой, диктофонами, печатными машинками и пр.).

Научная организация рабочего места предусматривает создание ревизору, аудитору условий, необходимых для высокопроизводительного и качественного труда с наименьшими затратами физических усилий и нервного напряжения. Организация рабочего места тесно связана с формами и методами контрольно-аудиторского процесса в целом, что проявляется в организации труда. Рационализация процессов и приемов труда способствует устранению лишних физических нагрузок ревизора, аудитора (инвентаризация товаров крупногабаритных размеров, а также товаров, хранящихся в высотных складах, и др.), определению потребности в оборудовании рабочего места приборами, позволяющими экономить время.

Таким образом, под организацией рабочего места понимают систему мер по созданию на рабочем месте условий, необходимых для достижения высокой производительности труда при наиболее полном использовании технических приемов, способствующих снижению утомляемости и сохранению здоровья человека.

Организация рабочего места зависит от объема работ, количества и состава закрепленных операций, системы обслуживания, уровня механизации и других факторов.

1.19Организация труда

Организация труда - приведение трудовой деятельности людей в определенную систему, характеризующуюся внутренней упорядоченностью, согласованностью и направленностью взаимодействия для реализации совместной программы и цели. Организация, труда имеет как статический аспект, т. е. структуру труда, так и динамический, т. е. функционирование, поведение, взаимодействие людей в процессе трудовой деятельности.

Под влиянием научно-технического прогресса, изменения средств производства, технологии, форм и методов управления и т. д. меняются структуры труда, происходит замена одних форм организации труда другими, более эффективными в новых конкретных условиях.

Сложные формы организации труда имеют, как правило, иерархическую структуру. Организация труда имеет разные уровни. Общественная организация труда - определенный способ упорядочения и регулирования трудовой деятельности в обществе. К ней относятся: формы и методы привлечения людей к труду, соединение рабочей силы со средствами производства, разделение и кооперация труда в обществе, распределение результатов труда между членами общества, обеспечение воспроизводства рабочей силы.

Качественную определенность общественной организации труда придаёт господствующая в обществе система производственных отношений. Организация труда на предприятии (фирме, учреждении) - способ упорядочения и направления труда на достижение поставленной цели путем объединения работников в определенную систему. Организация труда на данном уровне предполагает разделение и кооперацию труда, разработку методов труда, с помощью которых может быть выполнен тот или иной вид работы, организацию рабочих мест, создание условий труда, подбор и расстановку кадров, определение перечня-функций и обязанностей каждого работника, установление меры труда с помощью нормирования, организацию оплаты труда; установление правил дисциплины труда, обеспечивающих порядок и согласованность в работе; режим труда и отдыха работников.

Организация труда на рабочем месте на современном этапе развития технологических систем требует научного подхода. В сложных производственных системах она включает такие аспекты, как максимальный учет функциональных возможностей человека, определение порога утомления, работоспособности, степени реакции на непредвиденные раздражители, устойчивости к факторам среды (температурным скачкам, шуму, давлению и т. д.). Наряду с профессиональным отбором, обучением, тренировкой большое значение имеет привлечение инженеров-психологов для лучшего приспособления рабочего места к возможностям человеческого организма, а соответственно и создания условий для повышения эффективности труда работника.

2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «СПРАВАКА ВО»

2.1 Краткая характеристика ООО «Справка ВО»

«Справка ВО»одна из самых быстрорастущих рекламных площадок рынка контекстной рекламы России. Менеджеры компании обслуживают более 10 тысяч клиентов в день. Мы предлагаем нашим клиентам широкий спектр рекламных возможностей, как на ПК версии продукта, так и рекламу в интернете и на мобильных устройствах, что дает возможность клиенту максимально охватить необходимую именно ему целевую аудиторию.

На сегодняшний день компания имеет около 60 офисов в разных городах России. Общее количество пользователей «Справки ВО» по России сейчас превышает 11 110 000 человек. Количество ежемесячных скачиваний с сайта www.2GIS.ru более 9 000 000.

Каждая организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия - понятие неоднозначное. Значение определения миссии организации состоит в том, что она:

- представляет собой базис, точку опоры для всех плановых решений организации, для определения ее целей и задач;

- создает уверенность, что организация преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели;

-помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении, объединяет их действия;

- вызывает понимание и поддержку внешних участников организации (акционеров, финансовых фирм и т.д.).

Миссией «Справки ВО» является создание современной универсальной справочной системы для оперативного получения пользователем необходимой в повседневной жизни информации и эффективного её использования.

«Справка ВО» является коммерческой организацией. Цель любой коммерческой организации -получение прибыли.

Задачи данного предприятия:

-предоставить консультационные услуги гражданам по интересующим их вопросам

-расширение информационной базы

-развитие и расширение организации

-увеличение клиентской базы

- процветание организации в целом

2.2 Кадровая политика

Основной акцент в своей деятельности компания делает на качество предоставляемых услуг. Успехи и дальнейшее развитие ООО «Справка ВО» напрямую связаны с профессиональным ростом и самореализацией её работников, поэтому в основу кадровой политики Общества положены следующие принципы:

Мы ценим работников с высоким уровнем самодисциплины;

Мы ориентируемся на создание порядка и стабильности, основываясь на понятной работникам системе оплаты труда;

Мы создаем условия для развития лидеров, готовых принимать на себя ответственность за личный и командный результат работы;

Мы предлагаем вознаграждение, адекватное вкладу в развитие компании и обслуживание клиентов;

Подбор персонала проводится с учетом деловых и личных качеств будущих работников;

Все работники имеют равные шансы на профессиональное продвижение;

Мы нацелены на постоянное повышение качества обслуживания Вооруженных сил РФ, за счет повышения квалификации персонала;

Мы ценим приверженность сложившимся корпоративным традициям.

2.3 Отбор, подбор и повышение кадров

На данном предприятии отбор кадров происходит в несколько этапов:

1 Предварительная отборочная беседа

Основная цель беседы -- оценка уровня образования претендента, его внешнего вида и определяющих личностных качеств. Для эффективной работы менеджерам и специалистам целесообразно использовать общую систему правил оценки кандидата на этом этапе.

2. Заполнение бланка заявления

Претенденты, успешно преодолевшие предварительную беседу, должны заполнить специальный бланк заявления и анкету.

3. Тестирование, профессиональное испытание

Источник информации, который может дать сведения о личностных особенностях, профессиональных способностях и умениях кандидата. Результаты дадут возможность описать как потенциальные установки, ориентации человека, так и те конкретные способы деятельности, которыми он уже фактически владеет. Тестирование может позволить сформировать мнение о способности кандидата к профессиональному и должностному росту, специфике мотивации, особенностях индивидуального стиля деятельности.

4. Проверка рекомендаций и послужного списка

Информация рекомендательных писем или бесед с людьми, которых кандидат назвал в качестве рекомендателей, может позволить уточнить, что конкретно и с каким успехом кандидат делал на предыдущих местах работы, учебы, жительства.

5.Принятие решения

Сравнение кандидатов. Представление результатов на рассмотрение руководству, принимающему решение. Принятие и исполнение решения.

2.4 Методы планирования

На ООО Справка ВО используется нормативный метод планирования.

Нормативный метод планирования предполагает использование в плановых расчетах абсолютных и относительных норм и нормативов. Эти нормы могут быть заданы для предприятия извне (нормативы отчислений в бюджет и внебюджетные фонды, использования трудовых ресурсов, санитарные нормы и правила, нормативы эксплуатации оборудования и др.) или разработаны и утверждены на предприятии (нормы выработки работниками, нормативы распределения чистой прибыли по направлениям, численности работников и др.). Различают текущие нормативы, используемые для обоснования текущих и оперативных планов и фиксирующие достигнутый уровень рационального использования ресурсов или распределения доходов и прибыли, и целевые (стратегические), в которых отражается идеальное будущее состояние предприятия, региона, страны (используются для обоснования долгосрочных планов). Нормативы могут быть абсолютные (нормативы численности работников по категориям, недельная норма рабочего времени и др.) и относительные (доля чистой прибыли, направляемой на выплату дивидендов, процент выплат в бюджет и внебюджетные фонды от показателей налогообложения).Планы составляются на неделю, месяц, год. Они составляются по каждому подразделению отдельно, затем предоставляются экономисту, который редактирует их с опорой на возможности фирмы на определённый промежуток времени.

2.5 Методы управления

На Данном предприятии используются такие методы управления как:

Экономические методы управления реализуют материальные интересы участия человека в производственных процессах путем использования товарно-денежных отношений.

Социально-психологические методы управления реализуют мотивы социального поведения человека: материальное поощрение, содержательный характер труда, возможности для проявления инициативы, квалификационное роста и т.д.

Административно-правовые (организационные) методы управления реализуют мотивыпринудительного характера.их существование обусловлено заинтересованностью в совместной организации труда. Эти методы делятся на регламентирующие (представление методической, инструктивной, законодательной помощи работникам) и распорядительные (распределение задач, контроль за их выполнением, применении при необходимости административных, материальных и уголовно-правовых санкций).

2.6 Методы организации

На предприятии ООО «Справка ВО» в основном присутствует единичный метод организации, основанный на индивидуальных заказах клиентов, так же присутствует и партийный метод организации, основанный на сборе общей информации и выкладывание ее в справочник .

2.7 Методы контроля

Контроль за выполнение всех процессов на предприятии осуществляет директор организации.

2.8 Методы принятия решений

Принятие решений в «Справке ВО» происходит общим собранием участников.

Решение общим собранием участников может быть принято в очной, заочной и смешанной формах. Порядок проведения заочного голосования определяется внутренним документом общества. Решение очного собрания принимаются открытым голосованием. При заочной и смешанной формах принятия решения голосование производится с помощью именных бюллетеней. При принятии решений каждый участник обладает количеством голосов, пропорциональным его доле в уставном капитале. Однако при голосовании по вопросу избрания председательствующего каждый участник общего собрания имеет один голос.

2.9 Методы отдачи приказов и распоряжений

На предприятии ООО «Справка ВО» используются организационно-административные и социально-психологические методы отдачи приказов и распоряжений. Приказы оформляются в общем порядке на бумаге с подписью директора организации. Но руководитель предпочитает просьбы передавать устно, так как это меньше затрачивает времени и является более эффективным способом.

2.10 Стили руководства

На предприятии ООО «Справка ВО» присутствует демократический стиль лидерства, который опирается на коллегиальность, доверие, информирование подчиненных, инициативу, творчество, самодисциплину, сознательность, ответственность, поощрение, гласность, ориентацию не только на результаты, но и на способы их достижения. Директор организации контактирует с каждым сотрудникам и решения принимаются на общем собрании общества.

2.11 Морально-психологический климат в коллективе.

На момент прохождения производственной практики мной был выявлен благоприятный климат в коллективе. На предприятии ООО «Справка ВО» в основном работаю молодые специалисты , поэтому они общаются легко друг с другом как по вопросам работы так и по личным вопросам. Директор фирмы так же контактирует с каждым сотрудником и их отношения основаны на доверии и полном информировании подчиненных.

2.12 Делопроизводство и документооборот

На предприятии «Справка ВО» документооборот происходит таким образом:

Менеджеры передают документы офис-менеджеру (такие как, договора для клиентов, бланки заказов, счета, акты выполненных работ) он передает их в бухгалтерию из бухгалтерии директору, затем снова офис менеджеру и документ попадает либо менеджеру, либо в архив.

2.13 Коммуникации и коммуникационные процессы в организации

На предприятии ООО «Справка ВО» выделяются:

-формальные коммуникации (руководитель подписывает приказ);

-неформальные коммуникации (руководитель лично просит работника).

2.14 Система материального и морального стимулирования

На предприятии используется сдельно - премиальная оплата труда.

При сдельно-премиальной оплате труда работнику помимо заработной платы начисляются премии. Премии могут устанавливаться как в твердых суммах, так и в процентах от заработной платы по сдельным расценкам. За хорошо выполненный план директор поощряет каждого работника премией и благодарственными письмами или грамотами.

2.15 Организация маркетинговой деятельности

Маркетинговой деятельностью на предприятии ООО «Справка ВО» занимается коммерческий отдел.

Реклама предприятия достаточно широкая. Имеются различные буклеты, диски, которые выдаются каждому клиенту.

«Справка ВО» одна из самых быстрорастущих рекламных площадок рынка контекстной рекламы России. Менеджеры компании обслуживают более 10 тысяч клиентов в день. Мы предлагаем нашим клиентам широкий спектр рекламных возможностей, как на ПК версии продукта, так и рекламу в интернете и на мобильных устройствах, что дает возможность клиенту максимально охватить необходимую именно ему целевую аудиторию.

На сегодняшний день компания имеет около 60 офисов в разных городах России. Общее количество пользователей «Справки ВО» по России сейчас превышает 11 110 000 человек. Количество ежемесячных скачиваний с сайта www.2GIS.ru более 9 000 000.

2.16 Служба сбыта и снабжения

На фирме за заказами и выполнением тех или иных услуг следит менеджер по работе с клиентской базой. Затем все заключенные договора относятся директору для проверки и он выписывает акт о выполненной работе.

2.17 Организационная структура и структура управления

Организационная структура - совокупность подразделений организации и их взаимосвязей, в рамках которой между подразделениями распределяются управленческие задачи, определяются полномочия и ответственность руководителей и должностных лиц. Организационная структура выстраивается, с одной стороны, в соответствии с теми задачами, которые ставит перед организацией её стратегия. С другой стороны, структура на разных уровнях обеспечивает использование эффекта масштаба для экономии ресурсов организации. Таким образом, структура связывает внешнюю - стратегическую, эффективность с внутренней эффективностью - экономичностью.

Структуру управления предприятия можно определить как линейно-функциональную.

2.18 Технология производства

Основным видом деятельности организации является предоставление информации населению ,так же данная организация занимается :

-рекламой

-бытовыми услугами ( услуги в области права, юридические услуги и риэлторские услуги)

-организацией туризма в пределах РФ и за рубежом для граждан РФ и иностранных граждан, гостиничные услуги

-организация культурно-просветительской деятельности

-печатно-издательской деятельностью

-проведением выставок, презентаций, ярмарок, аукционов

-сдачей имущества в аренду

-оформлением интерьеров жилых и производственных помещений

-автотранспортным и автосервисным обслуживанием организаций и граждан

-и т.д

Предоставление информации населению происходит в 3 этапа:

- сбор информации

- обработка информации

- выкладывание информации в справочник

Остальная деятельность предприятия происходит следующим образом;

1 Приходит заказ от клиента по той или иной услуге(по телефону, интернету или клиент приходит в организацию лично).

2 Заключение договора с клиентом о предоставлении услуги

3 Составление ведомости по расходам

4 Поиск места проведения того или иного предприятия

5 Оформление места проведения мероприятия

6 После полного выполнения услуги договор отдается директору.

2.19 Организация рабочего места

В данном помещении имеется 2 зала, в одном работают операторы, в другом сотрудники, которые обрабатывают информацию. Имеется комната, где происходят совещания и собрания, также имеется кабинет директора и зам директора и бухгалтерия. Рабочее место каждого работника оснащено необходимой техникой и средствами труда необходимыми для деятельности. Расположение предметов на рабочем месте выполнено самостоятельно каждым работником.

2.20 Организация труда

Фирма ООО «Справка Во» работает с понедельника по пятницу с 9-00 по 17-00

Суббота и воскресенье выходные дни . Перерыв на обед с 12-00 до 12-30.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

В данном предприятии существуют такие проблемы;

-Относительно маленькое помещение. Для решения этой проблемы, я считаю, необходимо взять в аренду помещение по больше в зависимости от средств.

-Малоизвестность организации. Для решения той проблемы я думаю нужно сделать хорошую рекламу, чтобы заинтересовать как можно больше людей.

- Информация, имеющаяся в справочнике устаревает. Для этого необходимо ее постоянное обновление.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Системма (от др.-греч. уэуфзмб -- целое, составленное из частей; соединение) -- множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство.

Управление -- это целенаправленное воздействие на сложную систему. Сущность управления на протяжении десятилетий остается неизменной. Так, определяя понятие управления классик-менеджмента А. Файоль приводит шесть следующих функций: 1) технические операции (производство, обработка); 2) коммерческие операции (закупка, продажа, обмен); 3) финансовые операции (распоряжение средствами); 4) страховые операции (страхование, охрана имущества и лиц); 5) учетные операции (бухгалтерия, учет, статистика и др.); 6) административные операции (предвидение, организация, распорядительство, координация и контроль) Административную науку наиболее интересуют именно административные операции, в которых и проявляется сущность управления. Управлять -- это означает предвидеть (учитывать будущее и разрабатывать программу действий), организовывать (создавать двойной -- материальный и социальный -- организм учреждения), распоряжаться (принуждать коллектив работать надлежащим образом), координировать (взаимосвязывать, объединять, гармонизировать все действия и усилия) и контролировать (обеспечивать, чтобы все происходило в соответствии с установленными правилами).

Управление как социальный феномен известен с древних времен и является предметом изучения целого ряда наук, в т.ч. менеджмента, социологии, политологии, философии, кибернетики, психологии, экономики. Теория управления как самостоятельная отрасль знания формируется и развивается как междисциплинарная система. Структура этой науки включает в себя разделы вышеперечисленных дисциплин, касающиеся управления. Это значит, что теория управления включает в себя социологию управления, психологию управления, политику как искусство управления государством, менеджмент как науку и искусство управления организацией. Особое значение для становления теории управления имела кибернетика как наука об общих чертах процессов и систем управления в технических устройствах, живых организмах и человеческих организациях.

В современной науке управления выделяют два уровня знания, первый из которых представлен общими теориями социального управления, а второй - прикладными теориями организации и управления, обеспечивающими базу для практических рекомендаций по рационализации труда и совершенствованию управления.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРНЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник / Институт международного права и экономики. - 2-е изд. - М.: Триад лтд, 2001.

2. Николаева Е. Кадровая стратегия, пункт пересмотра // ЖУК, 2008. - №3.

3. Осипов К. Кадровое делопроизводство // Управление персоналом, 2007. - №19

4. Овчинников Н. Состояние работы с персоналом на современном российском рынке

5. Румянцева З.П., Саломатина Н.А. Менеджмент организации: Учебное пособие. - М.: Инфа-М, 2006.

6.Миляева Л. Кадровая политика (методический инструментарий) // Высшее образование в России. - 2006. - №1.

7. Самсонов, Н.Ф. Финансовый менеджмент : учебное пособие / под ред. Н.Ф. Самсонова. - М. : ЮНИТИ, 2000. - 269 с.

8. Козловский, В.А. Производственный менеджмент : учебник. / под ред. В.А. Козловского. - М. : ИНФРА-М, 2005. - 547 с.

9. Поршнев, А.Г. Управление организацией : учебник / под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина - М. : ИНФРА-М, 2003. - 716 с.

10. Фальцман, В.К. Основы управления предприятием : учебное пособие / под ред. В.К. Фальцман, Л.А. Давыдова - М. : ТЕИС, 2000 - 210 с.

11. Организация: поведение, структура, процессы : учебник / под ред. Гибсон Джеймс, Л. Иванцевич, ДжонДоннели-мл. Джеймс Х. - М. : ИНФРА-М, 2000. - 660 с.

12. Устав ООО «Справка ВО»

Размещено на Allbest.ru