Функції менеджменту на підприємстві ПП "Картес"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

управління організаційний комунікаційний мотивація

Виробнича практика студента забезпечує освоєння кваліфікації в відповідності з вимогами учбового плану, сприяє закріпленню й поглибленню знань, привчає до праці в сфері виробництва в умовах трудового колективу. Виробнича практика дозволяє сформувати уяву про зміст й особливості своєї майбутньої професії не тільки через сукупність отриманих теоретичних знань, а й з точки зору практичної діяльності реально діючих підприємств придбати елементи професійного уміння і практичних навичок.

Під час проходження практики було ознайомлено з діяльністю приватного підприємства «Картес». Розібрали організаційну структуру управління підприємства, зіставили її з цілями організації, визначили її ефективність. Проводилося дослідження структури менеджменту. В звіті також приведений аналіз робочого часу керівника, та методи його раціонального використання. Також під час проходження практики було ознайомлено з правовим забезпеченням управлінської діяльності підприємства та з системою управління охороною праці на підприємстві.

Метою даного звіту є показати свої знання та навички, отримані в процесі проходження виробничої практики.

1. Характеристика підприємства

управління організаційний комунікаційний мотивація

Підприємство «Картес» за формою власності є приватним підприємством, заснованим на власності фізичної особи. Підприємство діє згідно з положеннями Статуту, а також діючого законодавства України. Підприємство є юридичною особою; воно володіє, користується та розпоряджається майном, що йому належить, має самостійний баланс, поточні та інші рахунки, круглу печатку, штампи, бланки з найменуванням підприємства, власний товарний знак, емблему.

ПП «Картес» вже багато років відоме як надійний дистриб'ютор та поставщик продуктів харчування в пансіонати, санаторії, в'язниці, дитячі оздоровчі табори та нещодавно, у 2010 р., укладено договір з дитячими садками.

Метою діяльності ПП «Картес» є ведення торгівельної діяльності в сфері оптової та роздрібної торгівлі та іншої діяльності, спрямованої на створення нових робочих місць, на отримання прибутку на вкладений капітал, а також задоволення соціально-економічних інтересів власника та членів трудового колективу підприємства, участь в благодійній діяльності, виконання, у випадках передбачених законодавством, державних програм і замовлень. Здійснення посередницької діяльності.

Предметом діяльності підприємства є:

- закупівля, купівля та реалізація продуктів харчування, у тому числі продуктів масового споживання;

- оптова торгівля продуктами харчування, добавками до продуктів харчування;

- роздрібна торгівля продуктами харчування, добавками до продуктів харчування;

- надання транспортно-експедиційних послуг, вантажні перевезення автомобільним транспортом на замовлення підприємств по Україні, найбільше по місту Одеса.

Асортимент продукції ПП «Картес» складають продукти харчування, до яких входять:

- продукція тваринництва - м'ясо (яловичина, свинина, птиця), яйця, молочні продукти;

- продукція риболовства - риба та морепродукти;

- продукція рослинництва - овочі та фрукти;

- бакалія;

- консервація;

- кондитерські вироби;

- напої, соки, вода; кофе, чай;

- напівфабрикати та заморожена продукція;

- добавки до продуктів харчування;

- господарчі товари - миючі засоби, побутової хімії та гігієнічні.

Отже, продукція, торгівлею якої займається ПП «Картес» є продукцією масового споживання. Ринок товарів повсякденного попиту є самим конкурентнішим. Ця продукція має низьку вартість, але вона продається в великій кількості та потрібна громадянам регулярно, тому загальний прибуток на цей сектор ринку досить великий. Особливостями ринку харчової продукції є висока конкуренція, широкий асортимент продукції, постійний попит, швидкий оборот вкладень. ПП «Картес» пропонує своїм споживачам високу якість своєї продукції, надійність доставок у точний термін.

На конкурентоспроможність підприємства впливають як внутрішні так і зовнішні фактори. Розглянемо їх у таблиці 1.

Таблиця 1. Внутрішнє та зовнішнє середовище ПП «Картес»

Внутрішнє середовище
- цілі	Підприємство ставить перед собою такі цілі, як збільшення обсягу збуту продукції; зміцнення позицій на ринку через збільшення спектру послуг, підтримання сприятливої робочої обстановки; збільшення обсягу продажів на 1/3; збільшення прибутку; збільшення кількості підприємств-клієнтів як у місті Одеса, так і по всій Україні.
- структура	В організації поєднуються вертикальний та горизонтальний поділи праці, є лінійні зв'язки.
- завдання	Перед працівниками підприємства стоять такі завдання як закупівля та купівля товарів харчування та господарчих товарів; реалізація продукції за встановлений термін; надання послуг клієнтам; для завоювання більшого сектору ринку необхідно провести рекламну компанію.
- технологія	Завантаження та вивантаження тари, готової продукції, наклейка акцизної марки проводиться неавтоматизованим способом.
- ресурси	Готова продукція харчування та госптоварів; робоча сила; власні кошти та кредити, аванси; паливо.
- персонал	Кваліфікований персонал, який постійно підвищує свою кваліфікацію; робітники відповідально ставляться до праці.
Зовнішнє середовище
- споживачі	Підприємства та державні заклади
- постачальники	Заводи, комбінати, фабрики, ферми, пекарні та приватні підприємства одеської області, на яких вирощують або виготовляють продукти харчування.
- конкуренти	Підприємство функціонує на такому ринку збуту, де є багато конкурентів, з'являються постійно нові, є серйозні конкуренти, які значно погіршують діяльність фірми.
- державні органи влади	Підприємство дотримується всіх правил регулювання державою, виплачує податки.
- системи економічних відносин у державі	У країні зараз не стабільне становище, що негативно впливає на ефективне функціонування фірми, але продукція підприємства має повсякденній попит, який є нееластичним.
- науково-технічний прогрес	Підприємство намагається вводити нове сучасне обладнання, що дозволяє стати більш конкурентноспроможнішими. Це насамперед стосується програмного забезпечення.

З даних таблиці 1 можна зробити висновок, що ПП «Картес» ставить перед собою досяжні цілі та робить все можливе для їх досягнення. Підбираються тільки висококваліфіковані робітники, чітко ставляться завдання, поставщики надійні, що дуже важливо у роботі з продуктами, що швидко псуються.

Що стосується зовнішньоекономічної діяльності, то ПП «Картес» її не веде, але у найближчому майбутньому прагне до цього.

2. Аналіз організаційної структури управління підприємства

Під організаційною структурою управління розуміється упорядкована сукупність ланок управління та зв'язків між ними. У ній виділяють такі поняття, як елементи (ланки), зв'язки та рівні. Елементами організаційної структури є служби, групи та працівники, що виконують різні функції. У свою чергу, між підрозділами існують певні зв'язки, серед яких виділяють горизонтальні, вертикальні, лінійні і функціональні зв'язки.

Розглянемо організаційну структуру управління ПП «Картес», яка представленна на рис. 1.

Рис. 1. Організаційна структура управління ПП «Картес»

Як видно з Рис. 1. підприємство має організаційну структуру, яка характеризується горизонтальним та вертикальним поділом праці, має лінійні зв'язки.

Горизонтальний поділ праці є однорівневим. Головне призначення - сприяти найбільш ефективній взаємодії частин організації при вирішенні виникаючих проблем. Вони мають ряд важливих переваг: економлять час, підвищують якість взаємодії, розвивають у керівників самостійність, ініціативність, вмотивованість.

Вертикальний поділ праці - це зв'язки підпорядкування, необхідність у них виникає при ієрархічності управління. Дані зв'язку служать каналами передачі розпорядчої та звітної інформації, створюючи тим самим стабільність в організації.

Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень інформації між лінійними керівниками

Поділ на підрозділи відбувається відповідно до цілей і стратегії організації. Кожен підрозділ має мати чітко визначені завдання і функції.

Організаційна структура ПП «Картес» доцільна для данного підприємства, працівники якого виконують приблизно однакові дії (надають однотипні послуги, обслуговують один сегмент ринку). Перевагою цієї структури є можливість швидко приймати рішення, реагувати на зміни у зовнішньому оточенні і забезпечувати неформальний підхід до мотивації і контролю діяльності співробітників.

Така структура задовольняє виповненню цілей та завдань, які стоять перед підприємством. Так, наприклад, для виконання завдання реалізація продукції за встановлений термін, на складі слідкують за наявність товару, відділ торгівлі слідкує який саме товар необхідно, а головний механік слідкує за доставкою, в бухгалтерії проводиться аналіз успішного виконання завдань.

Робота, яка повинна виконуватись на підприємстві, розподілена між підрозділами. Це дозволяє економити час та трудові ресурси. Перед кожним працівником стоять свої завдання, цілеспрямоване виконання яких кожним окремо приведе до конкурентоспроможного функціонування всього підприємства. Кожний працівник має свого безпосереднього керівника, від якого отримує завдання та поради, та перед яким відповідає за виконану роботу.

3. Система менеджменту підприємства

Функції менеджменту на підприємстві ПП «Картес»

Функція планування є першою в процесі управління організацією. Під плануванням слід розуміти вид управлінської діяльності, який визначає перспективу і майбутній стан організації. З допомогою планування створюється орієнтир майбутньої діяльності організації. [4, с. 76].

Виділяють два види планування: стратегічне та тактичне. Стратегічне планування включає установлення місії і цілей організації, аналіз середовища та стану організації, оцінку стратегічних альтернатив, вибір стратегії. Тактичне планування є одночасно логічним продовженням стратегічного планування і способом реалізації стратегії з метою забезпечення виконання місії організації.

Взагалі планування є безперервним процесом. Воно складається з послідовних етапів.

Розглянемо детальніше етапи планування, застосовані для приватного підприємства «Картес».

Етап 1. Інформаційне забезпечення стратегічного планування.

Найважливішим ресурсом, необхідним для реалізації етапів стратегічного планування на підприємстві, є інформація. Інформаційне забезпечення дає змогу визначити можливості і загрози для фірми. ПП «Картес» використовує інформацію як первинну, отриману в результаті дослідження чи аналізу, ініційованого організацією, так і вторинну, отриману вже з наявних джерел. Також фірма заключила договір на отримання даних про обсяги та структуру виробництва і продажів, кількості запасів готової продукції, обсяги експорту та імпорту, ціни на вітчизняну та імпортну продукцію із офіційних джерел державної статистики. Важливою є і внутрішня інформація - про трудові ресурси, внутрішня фінансова інформація, яку фірма отримує з внутрішньої документації.

Етап 2. Установлення місії та цілей організації.

Місія фірми - «ми прокормимо увесь світ». Забезпечення клієнтів високоякісною продукцією по доступним цінам.

На основі місії організації виробляються цілі.

- Збільшення обсягу реалізації продукції на 6% до 2014 року за рахунок збільшення підприємств споживачів.

- Зміцнення позицій на ринку через збільшення спектру послуг.

- Підтримання сприятливої робочої обстановки, яка сприяє самоповазі, особистому розвитку і успіху.

- Збільшення прибутку на 10% до 2013 року.

- Збільшення кількості клієнтів на 8% до наступного року.

Етап 3. Оцінка і аналіз факторів зовнішнього середовища.

Аналіз зовнішнього середовища представляє собою оцінку стану та перспектив розвитку найважливіших, з точки зору організації, суб'єктів та факторів навколишнього середовища: галузі, ринків, постачальників та сукупності глобальних факторів зовнішнього середовища, на які організація не може безпосередньо впливати. Аналіз факторів зовнішнього середовища ПП «Картес» проведено методом складання її профілю. (див. табл. 2)

Таблиця 2. Аналіз зовнішнього середовища

Фактори зовнішнього середовища	Стан(опис) фактора	Тенденція розвитку	Характер впливу на фірму(+,-)
Економічна криза	Має глобальний характер	Продукти харчування необхідні завжди, їх попит нееластичний, тому економічна криза не сильно позначиться	-
Постачальники	Заводи, комбінати, фабрики, ферми, пекарні та приватні підприємства одеської області, з якими підписані договори	Постійні	+
Конкуренти	Підприємства та магазини з розповсюдження продуктів харчування та госптовари	Постійно з'являються нові	-
Клієнти	Підприємства та державні заклади, санаторії, в'язниці, дитячі оздоровчі табори	Збільшення клієнтів	+
Податкова інспекція	Щомісячна виплата податків	Податки зростають	-
Ринок праці	Кваліфіковані кадри	Збільшуються	+
Політична ситуація в країні	Інфляційні очікування населення	Збільшуються	-
Кліматичний фактор	Кліматична зона	Відіграє велику роль (на урожаї тощо)	-
Демографічна ситуація	Кількість населення	Зменшується	-

Виходячи з результатів таблиці 2 можна зробити висновок, що негативних факторів зовнішнього середовища більше ніж позитивних. Це значно погіршує економічний стан підприємства, але зовнішнє середовище достатньо стабільне. Тому фірма має можливість розвиватися та виходити на нові рівні.

Етап 4. Оцінка і аналіз факторів внутрішнього середовища

Аналіз факторів внутрішнього середовища дає можливість виявити сильні та слабкі сторони компанії, показує, чи можна розширювати і зміцнювати конкурентні переваги. Оцінка та аналіз факторів внутрішнього середовища проведено методом управлінського обстеження (див. табл. 3).

Таблиця 3. Аналіз внутрішнього середовища

Фактори внутрішнього середовища	Стан(опис) фактора	Тенденція розвитку	Характер впливу на фірму(+,-)
Робітники	Працюють кваліфіковані робітники	Професійний ріст робітників	+
Обладнання	Обладнання та програмне забезпечення, яке потребує заміни	Зменшується	+
Технологіїї	Неавтоматизоване	Не розвивається	-
Ресурси	Матеріальні	Постійно надходять	+
Цілі	Досяжні цілі	Швидкий темп досягнення цілей	+

За показниками таблиці 3 видно, що позитивних факторів набагато більше ніж негативних. Підприємство має значні сильні сторони, що робить його конкурентоспроможним.

Етап 5. Виконання розрахунків, обґрунтувань, проектних рішень.

Виконання розрахунків, обґрунтувань, проектних рішень полягає в установленні найважливіших показників, які найбільш характеризують очікувані стратегії та виявленні тенденції їх зміни, підборі необхідних проектних заходів, що забезпечать формування стратегій. Основою цього етапу є добре підготовлена методична база, наявність кваліфікованих працівників, високий рівень технічного забезпечення [2, ст. 43-44].

Оцінити рівень цих показників допоможе SWOT-аналіз (див. табл. 4)

Таблиця 4. SWOT-аналіз

	Можливості (O)	Загрози (T)
	1.розширення ринку збуту продукції 2.повна інтеграція з заводами та отримання великих знижок	1.великий рівень конкурентів в галузі 2.перенасичення ринку збої в постачаннях виноматеріалів 3.у цьому році очікується вихід на ринок великої компанії-конкурента 4.різкі підвищення вартості енергоносіїв
Сильні сторони (S)	SO	ST
1.висока якість продукції низький рівень готовності працівників до змін 2.кваліфікований персонал 3.значний асортимент продукції 4.впровадження сучасного програмного забезпечення 5.своєчасне виконання всіх робіт з надання послуг 6. дотримання всіх умов договору з споживачами	1.1. Спробувати увійти до числа постачальників нової мережі, зробивши акцент на якості нашої продукції. 5.1. Збільшення споживачів, опираючись на надійні умови доставки 3.1. Можливість зайняття стійких позицій на ринку збуту за допомогою значного асортименті продукції.	1.1. Утримати наших покупців від переходу до конкурента, проінформувавши їх про високу якість нашої продукції. 6.3. Задоволення споживачів від співпраці з ПП «Картес» перешкодить розірванню договору та почати співпрацю з новою компанією.
Слабкі сторони (W)	WO	WT
1.відсутність структурних підрозділів маркетингу 2.собівартість продукції на 1,5% вище, ніж в основних конкурентів 3.низька зацікавленість працівників у розвитку підприємства	2.1. Клієнт може відмовитися від закупівель нашої продукції, так як наші оптові ціни вищі, ніж у конкурентів.	2.3. Конкурент може запропонувати ринку продукцію, аналогічну нашій, за нижчими цінами. 3.2. Працівникам необхідно ефективніше працювати, щоб утриматися на ринку збуту

За показниками SWOT-аналізу можна зробити висновок, що підприємство має значні сильні сторони, але немало слабких сторін та загроз. Необхідно негайно використати можливості для усунення недоліків. Зараз підприємство займає стабільне положення, але йому необхідно розвиватися. Прогнозується збільшення ринку збуту, розширення пропонованої продукції. Для цього підприємство досягне підвищення кваліфікації персоналу, вдосконалення внутрішніх організаційних взаємовідносин, проводження внутрішніх перевірок функціонування системи управління якістю та її постійного поліпшення; запровадження досягнення науки і техніки. Для ПП «Картес» на даному етапі розвитку слід обрати стратегію maxi-mini, мета якої полягає в тому, щоб максимально розвинути сили, і мінімізувати загрози.

Етап 6. Вибір стратегії на засадах формування управлінського рішення

Процес вибору стратегії складається з етапів розробки, доведення й аналізу.

Вибір оптимальної стратегії ПП «Картес» здійснюється шляхом формування управлінського рішення на основі оцінки таких факторів як очікувана ефективність; рівень ризику; ринкова ситуація; вплив минулих стратегій; вплив власників; залежність від фактору часу; вплив внутрішнього і зовнішнього середовища тощо.

Фірма викладає максимум зусиль для збільшення продажів продукції, бо воно хоче мати стабільне зовнішнє середовище та укріплену співпрацю з постачальниками. Саме тому їй необхідно для кращого функціонування використовувати таку стратегію як стратегія «Проникнення». Дана стратегія направляє зусилля підприємства на більш глибоке проникнення на ринок і додаткові зусилля по збільшенню темпів зростання обсягу продажів. Якщо для цього потрібні придбання і поглинання, то вони проводяться в рамках даної стратегії. Довготривалі програми передбачають зміцнюючі і розвиваючі дії по всіх напрямах функціонування підприємства, особливо звертаючи увагу на посилення фінансових позицій, модернізацію основних фондів, зниження ціни товару чи послуг для масового захоплення ринку, оцінка ситуації з припущенням наперед, що товар матиме попит на ринку.

Етап 9. Оцінка стратегії на предмет відповідності місії та цілям організації

Підприємство вибрало стратегію «Проникнення». Опираючись на цілі організації можна сказати, що стратегію вибрано вірно, так як планується збільшення обсягів виробництва продукції, вихід на новий ринок, збільшення кількості клієнтів. Що ж стосується місії, то забезпечення клієнтів якісною продукцією по доступним цінам є можливим після проникнення та укріплення положень на ринку збуту.

Організація

Сутність організування полягає в тому, щоб забезпечити виконання рішення з організаційного боку, тобто створити такі управлінські відносини, які б забезпечили найбільш ефективні зв'язки між усіма елементами керованої системи.

Змістом функції є пристосування організаційної структури фірми до завдань запланованої діяльності; підбір людей для конкретної роботи і делегування їм повноважень, прав використання ресурсів організації.

Організаційну структуру управління ПП «Картес» ми розглянули, розглянемо відповідність відділів цілям та завданням підприємства.

Таблиця 5. Фактична чисельність і функції відділів ПП «Картес»

Відділ (посадова особа)	Чисельність, осіб	Функції (види діяльності працівників)	Відповідальність і повноваження керівників відділів
Генеральний директор	1	Очолює фірму, слідкує за процесом надання послуг, роботою начальників та їх підрозділами. Проводить найбільш складні і відповідальні операції.	Відповідає юридично перед державою. Має право управляти фірмою та працівниками на свій розсуд.
Бухгалтерія	3	1. Здійснення прийому і контролю первинної документації по відповідним ділянках бухгалтерського бюджетного обліку. 2. Своєчасне відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій, пов'язаних з рухом основних засобів, матеріальних запасів і	Головний бухгалтер, здійснюючи організацію бухгалтерського обліку зобов'язаний забезпечити використання сучасних засобів автоматизації обліково-обчислювальних робіт, прогресивних форм і методів бухгалтерського обліку; достовірний облік виконання
		грошових коштів. 3. Економічний аналіз фінансово-господарської діяльності за даними бухгалтерського обліку і звітності з метою виявлення внутрішніх резервів 4. Формування, ведення і зберігання бази даних бухгалтерської інформації. 5. Аналіз і контроль місячних, квартальних і річних звітів по виконанню планів.	кошторисів витрат, реалізації продукції та інших робіт, складання економічно обґрунтованих звітних калькуляцій собівартості продукції, робіт і послуг; точний облік результатів господарсько-фінансової діяльності фірми відповідно до встановлених правил, нарахування і своєчасне перерахування коштів.
Складський відділ	7	1. Проведення обліку запасів; 2. Розробка технологічних процесів з урахуванням індивідуальних вимог замовника. 3. Вантажно-розвантажувальні роботи. 4. Сортування та пакетування товару. 5. Надання необхідної звітності з обліку товару на складі.	Начальник відповідальний за схоронність складових товарів, забезпечує дотримання режимів зберігання, організовує роботу підлеглих, веде облік складських операцій, складає встановлену звітність, дотримується вимог охорони праці. Він має право знайомитися з проектами рішень керівництва стосовно діяльності складу, вносити на розгляд пропозиції по вдосконаленню роботи, залучати всі підрозділи до вирішення завдань.
Транспорт-ний відділ	14	1. Розробка річних, квартальних, місячних і оперативних планів-графіків транспортних перевезень на основі планів одержання матеріалів і сировини, а також відвантаження готової продукції. 2. Затвердження графіків робіт, обсягів перевезень з урахуванням конкретних умов, формування вантажопотоків, складів бригад, бригадних завдань. 3. Передача ресурсів на склади підприємства і передача готової продукції на склади покупців. 4. Раціональне використання транспортних засобів відповідно до норм їхньої вантажопідйомності і місткості.	Перевірка збереженості упакування і наявності вантажу відповідно до супровідних документів. Ведення планів-графіків наявності транспортних засобів під час навантаження і розвантаження в різні частини доби, про роботу механізмів. Складання звітів виконання планів вантажопереробок. Обробка перевізних документів, інформаційне забезпечення перевізного процесу і ведення встановлених форм звітності. Керівник відділу має право вимагати від інших підрозділів підприємства надання необхідних матеріалів для планування й організації роботи транспортного відділу.

З даних таблиці 5 ми можемо дійти висновку, що кожний відділ має свої функції, працівникам притаманні відповідні обов'язки та повноваження. Але всі відділи між собою взаємопов'язані. Підрозділи створенні для досягнення цілей організації, що є результатом виповнення поставлених задач.

Мотивація

При роботі з персоналом підприємства одне з центральних місць управління займає мотивація співробітників, оскільки вона виступає безпосередньою причиною їхньої поведінки. Орієнтація працівників на досягнення цілей підприємства по суті є головним завданням керівництва персоналом.

Мотивація - це процес спонукання людини до певної діяльності за допомогою внутрішньоособистісних і зовнішніх факторів.

У таблиці 6 представленні дані мотивації персоналу на підприємстві ПП «Картес»

Таблиця 6. Використання теорій мотивування в організації

Назва теорії мотивації	Короткий зміст та особливості застосування	Обґрунтування можливості застосування в організації	Елементи системи матеріального стимулювання праці, в яких знаходить відображення теорія
1. Теорія Маслоу	Виділив 5 груп: 1.фізіологічні (їжі, воді) 2.безпеки і захищеності; 3.соціальні (відчуття причетності); 4.поваги; 5.самовираження (у реалізації своїх можливостей).	Ця теорія оптимально підходить для даної фірми, так як включає усі можливі потреби, які треба мотивувати: 1-4 для всіх працівників, 5 для керівництва.	Ця теорія реалізується за допомогою заробітної плати, премій і ви нагород, можливості просування по службі, відпусток.
2. Теорія Мак-Клелланда	Виділив три потреби, які мотивують людину: влада, причетність, успіх.	Може враховуватись для керівників або осіб, які мають перспективу кар'єрного росту.	Реалізується за допомогою публічної похвали, видачі грамот. Люди регулярно дізнаються про позитивні і негативні результати своєї роботи. Проводяться рейтинги. Підприємство проводить різноманітні вечори, чим мотивує людей, які мають потребу причетності.
3. Теорія потреб Ф. Герцберга	- гігієнічні фактори (нижній порядок) не дають з'явитись незадоволенню роботою; - мотиваційні (вищий порядок) впливають на поведінку.	Дана теорія враховується на фірмі. В першу чергу враховуються гігієнічні фактори.	Використовується для мотивації персоналу гарний інтер'єр, контроль відносин між працівниками, підтримання гарних стосунків підлеглих та керівників. Після чого застосовуються фізіологічні мотиватори.

Отже в таблиці 6 ми розглянули теорії мотивації, які використовуються на ПП «Картес». Вибір правильної мотивації дуже важливий, від цього залежить ефективність роботи працівників. Мотивація дозволяє задовольняти всі рівні потреби, які для даного індивіда є насущними в даний момент. З даних таблиці видно, що потреби у всіх людей різні, та крім того, у одного і того ж працівника у різний момент часу можуть бути різні потреби. Тому мотивація - це не тільки турбота менеджера, працівник повинен сам аналізувати свою роботу, шукати в ній способи задоволення значущих для нього потреб.

Контроль

Контроль - це вид управлінської діяльності, завданням якої є кількісна та якісна оцінка та облік результатів роботи організації. Виділяють два напрямки:

- контроль для оцінки отриманого результату;

- контроль для прийняття заходів по коректуванню істотних відхилень від плану або коригування самого плану. [3, ст. 259]

Підприємство широко використовує різні форми контролю: фінансовий (як основа загального управлінського контролю), якості продукції, ціноутворення, адміністративний.

Контроль поділяється на три види: попередній, поточний та заключний. Їх характеристика наведена у таблиці 7.

Таблиця 7. Контроль на підприємстві

Види контролю	Характеристика процесу контролю	Оцінка впливу контролю на посадові особи і підрозділи організації	Служби і посадові особи, які відповідають за результати контролю
Попередній	Здійснюється до фактичного початку робіт. Перш за все, він застосовується по відношенню до трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.	Попередній контроль допомагає зменшити нетрудові витрати, завантажити робочі місця; зменшити матеріальні витрати; вплинути на ріст прибутку.	Відповідно до ресурсів, які контролюються, відповідними особами є директор відділу кадрів, відділу фінансів та відділу збуту.

Види та рівні менеджменту

Як видно з організаційної структури ПП «Картес» на підприємстві діє горизонтальний та вертикальний поділ праці. Горизонтальний поділ характеризується наявністю підрозділів підприємства. У табл..5 ми розглянули, що ПП «Картес» має 4 підрозділи, кожний з яких виконує свої функції. У межах цих відділів виділимо такі основні види менеджменту як постачальницько-збутовий менеджмент, який займається укладенням контрактів про постачання товарів, з їх зберіганням, відправкою споживачам та ін. Фінансовий менеджмент передбачає складання бюджетного і фінансового плану підприємства, розподіл фінансових ресурсів, складання обґрунтованих фінансових прогнозів, своєчасний розрахунок а постачальниками, виплату зарплати тощо. Та організаційний менеджмент охоплює керівництво процесом створення організації, формування її структури, визначення її мети і функцій, вироблення відповідних статутних документів, інструкцій, визначення функцій центрального апарату управління й окремих підрозділів та ін. [7]

Вертикальний поділ управлінської праці призводить до створення рівнів управління. На підприємстві можна виділити всі три рівні. Це керуючі низової ланки, середньої ланки і керівників вищої ланки.

Керівники низової ланки - це молодші начальники, яких також називають керівниками першої ланки чи операційними керівниками - це організаційний рівень, що знаходиться безпосередньо над робочими й іншими працівниками (не керуючими). [8] На ПП «Картес» до цього рівня відноситься супервайзер, у керівництві якого є торгові представники.

Робота молодших начальників координується і контролюється керівниками середньої ланки. Це начальники підрозділів підприємства. Їх функції та обов'язки розглянуть у табл..5. Характер їх роботи в більшій мірі визначається змістом роботи підрозділу, ніж організації в цілому.

Керівником вищої ланки є директор. Він відповідає за прийняття найважливіших рішень для організації в цілому чи для основної частини організації.

Стилі та методи управління

Стиль управління - це сукупність методів впливу на підлеглих, які використовує керівник, а також форма виконання цих методів.

Директор ПП «Картес» прагне надання підлеглим самостійності відповідно до їх кваліфікації і функцій, які вони виконують, залучає їх до таких видів діяльності, як визначення цілей, оцінка роботи, підготовка та прийняття рішень, створює необхідні для виконання роботи передумови і справедливо оцінює зусилля, з повагою ставиться до людей і турбується про них. Він особисто займається тільки найбільш складними і важливими питаннями, надаючи право підлеглим вирішувати усі інші. Намагається радитися з ними і прислуховується до думки колег, не підкреслює своєї переваги і розумно реагує на критику, не уникає відповідальності ні за власні помилки, ні за помилки виконавців. Звичайно, йому, як і кожній людині, властиві побоювання за власний добробут.

Директор постійно і ґрунтовно, з повною відвертістю інформує підлеглих про стан справ і перспективи розвитку колективу.

Отже, з наших спостережень ми можемо зробити висновок що директор ПП «Картес» є керівником демократичного стилю. Керівника такого стилю відрізняють, як правило, рівний тон під час спілкування, доброзичливість, відкритість, терплячість до критики. Вважається, що даний стиль керівництва орієнтований в першу чергу на людину, працівника, розкриття творчих можливостей якого і приводить у кінцевому результаті до високих виробничих показників. Тож і метод управління він використовує соціальний, тобто орієнтований на людину. Він забезпечують формування і розвиток трудових колективів шляхом управління свідомістю і поведінкою людей через фактори їхньої діяльності. Такими факторами є потреби, інтереси, мотиви, ідеали, цілі, нахили.

4. Аналіз робочого дня керівника

Підвищення ефективності використання робочого часу - це дуже важливе завдання, яке стоїть перед кожним працівником. Ефективність використання робочого часу приводить до ефективності функціонування всього підприємства.

Для аналізу ефективності використання робочого часу керівником, розробимо фотографію робочого дня. Це один з основних методів вивчення затрат робочого часу протягом зміни або за короткий період, шляхом безперервного спостереження.

Визначення індексів:

ПЗ - це підготовчо-заключна робота;

ОРМ - це обслуговування робочого місця;

ОП - це оперативна робота;

ОТЛ - це відпочинок і особисті потреби;

ПОТ - це втрати по організаційно-технічних причинах;

НТД - це порушення трудової дисципліни.

Фотографію робочого дня керівника ПП «Картес» розглянемо у табл. 8

Таблиця 8. Спостережний лист фотографії робочого дня керівника ПП «Картес»

№	Що спостерігалося	Поточний час	Тривалість	Індекс
1	Прихід на робоче місце	9.00
2	Підготовка робочого місця	9.05	5	ОРМ
3	Планування діяльності на день, обговорення з секретарем	9.20	15	ПЗ
4	Перевірка електронної почти	9.25	5	ПЗ
5	Оперативна нарада з начальниками відділів з поточних питань	9.50	25	ОП
6	Робота з документами по страхуванню вантажів	10.10	20	ОП
7	Зустріч з клієнтами	10.45	35	ОП
8	Бесіда з працівниками	10.55	10	ОП
9	Непередбачене відключення електроенергії	11.07	12	ПОТ
10	Телефона розмова з менеджером фірми-споживача	11.24	17	ОП
11	Сторонні розмови	11.28	4	НТД
12	Перевірка виконання договорів постачальниками	12.00	32	ОП
13	Відхід по особистим надобостям	12.06	6	ОТЛ
14	Передача документації секретарю	12.10	4	ОП

На підставі проведеної фотографії робочого часу керівника ПП «Картес» складається зведена таблиця однойменних витрат робочого часу (табл. 9).

Таблиця 9. Зведення одноіменних витрат робочого часу керівника ПП «Картес»

Найменування категорій, витрат і втрат робочого часу	Час за спостереженнями ФРД, хв	Сумарний час по однойменних витрат	Середній час за однойменною витрат	Витрати часу за нормативами, хв.
Підготовчо-заключна робота	15	5	10	5				35	8,75	20
Обслуговування робочого місця	5	15						20	10	15
Оперативна робота	25	20	35	10	17	32	4	348	27,5	420
	50	20	40	45	30	20
Відпочинок та особисті потреби	6	5	10					21	7	25
Втрати з організаційно-технічних причин	12	5						17	8,5	-
Порушення трудової дисципліни	4	15	20					39	13	-

Після складання зведення одноіменних витрат, необхідно скласти фактичний баланс робочого часу й представити його у вигляді таблиці 9

Таблиця 10. Баланс робочого часу керівника ПП «Картес»

Найменування категорій, витрат і втрат робочого часу	Індекс	Продовження
		Хвилини	%
Підготовчо-заключна робота	ПЗ	35	7,3
Оперативна робота	ОП	348	72,5
Обслуговування робочого місця	ОРМ	20	4,2
Відпочинок та особисті потреби	ОТЛ	21	4,4
Втрати з організаційно-технічних причин	ПОТ	17	3,5
Порушення трудової дисципліни	НТД	39	8,1
Всього		480	100

За даними таблиці можна сказати, що оперативна робота керівника ПП «Картес» становить 72,5% або 348 хв. часу зміни, решта часу 132 хв. або 27,5% припадає на непродуктивні витрати робочого часу. Це непогані показники, але для більш продуктивної праці необхідно прийняти заходи для зменшення непродуктивного використання часу. Зіставлення фактичного балансу робочого часу з нормативним балансом (табл. 11) дозволяє виявити відхилення фактичних витрат від нормативних. Величини нормативних витрат робочого часу і за всіма критеріями витрат часу утворюють так званий нормальний баланс робочого часу.

Таблиця 11. Зіставлення фактичного і нормативного балансу робочого часу

Індекс витрат	Витрати часу (мін.)	Відхилення (мін.)
	Фактичний	Нормативний	Недолік	Надлишок
ПЗ	35	20		15
ОП	348	420	72
ОРМ	20	15		5
ОТЛ	21	25	4
ПОТ	17	-
НТД	39	-
Всього	480	480	-194	85

Загалом, по даній таблиці можна сказати, що фактичний баланс відрізняється від планового: ПЗ на 15 хв. перевищив нормативний час, ОРМ на 5 хв. більше використано, недолік ОП склав 72 хв.

Дані таблиці дозволяють визначити наступні показники використання фонду робочого часу:

1. Коефіцієнт використання змінного часу:

К_вик. = *100% (1.1)

К_вик. = 35+348+20+21/480 = 88,3%

2. Коефіцієнт втрат робочого часу з організаційно-технічних причин:

К_пот = (1.2)

К_пот = 17/480*100% = 3,6%

3. Коефіцієнт втрат робочого часу у зв'язку з порушеннями трудової дисципліни:

К_нтд = * 100% (1.3)

К_нтд = 39/480*100 = 8,1%

4. Перевірка отриманих результатів здійснюється за формулою:

К_исп.+ К_пот + К_нтд = 100% (1.4)

88,3% + 3,6% + 8,1% = 100%

5. Коефіцієнт можливого підвищення продуктивності праці за рахунок усунення витрат часу:

К_впп= * 100% (1.5)

К_впп= 39-21+17/348* 100% = 10,06%

З розрахунків зрозуміло, що 88,3% змінного часу використовується ефективно, а втрати робочого часу становлять 3,6% і 8,1% часу зміни.

Таким чином, втрати робочого часу фіксуються в таких витратах як ОТЛ (час нерегламентованого відпочинку й особистих потреб), НТД (порушення трудової дисципліни) і ПЗ (підготовчо-заключна робота).

Напрямок поліпшення використання робочого часу:

- оснащення робочого місця всім необхідним і його раціональне розміщення;

- удосконалювання прийомів і методів праці;

- комплексне обґрунтування необхідних витрат праці;

- створення сприятливих умов праці й збереження здоров'я працюючого;

- використання робітників відповідно до їхніх здатностей і кваліфікацією.

5. Схеми комунікаційних зв'язків між підрозділами підприємства

Сутність комунікацій становлять взаємозв'язки між працівниками, підрозділами, організаціями. Вони супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації. [5; ст. 542]

ПП «Картес» безперервно використовує два види комунікацій:

1. Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією підприємства зі споживачами відбувається через рекламу, з державою через звіти, з постачальниками через договори. Для зовнішніх комунікацій на підприємстві використовуються наради, обговорення, телефонні переговори, пошти, інтернет, службові записки, звіти.

2. Між рівнями, підрозділами та працівниками організації комунікації здійснюються як від вищих рівнів управління до нижчих, тобто «зверху до низу». Наприклад, начальник інформує підлеглих про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін. А також між різними відділами: від нижчих рівнів до вищих «знизу вгору». Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, звіти про виконану роботу. Також поширені комунікації між окремими працівниками, між керівником і його робочою групою, всередині групи. Це так звані вертикальні комунікації.

На підприємстві діє також горизонтальні комунікації, які здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії. Так виділяють передачу інформації між підрозділами, всередині групи. Такий обмін інформацією забезпечує координацію дій.

На ПП «Картес» діє офіційний характер передавання інформації, який створений керівництвом організації, та неформальні, сформовані на засадах міжособистих стосунків в організації.

Перед тим як комунікація відбудеться певна особа визначає її мету і звітує у формі повідомлення. Повідомлення передається до одержувача. Дуже важливо щоб комунікації були добра налагоджені, бо траплялись випадки, коли рішення виявлялись помилкові, а працівники не правильно зрозуміли, чого хоче від них керівник і внаслідок цього погіршуються відносини між людьми та негативно впливає на виробничий процес.

На підприємстві поширено використовують письмові види комунікації, адже вони більш відчутні, легше піддаються перевірці та краще зберігаються, ніж усні. До них належать записки, листи, електронні листи (e-mail), дошки оголошень та інші засоби письмової передачі слів та символів. Із власних спостережень я можу зробити висновок, що написаному слову приділяється більше уваги, ніж усному. Отже, письмові комунікації краще обмірковані, логічніші та зрозуміліші.

Діють на підприємстві і усні комунікації, дуже поширено передачу інформації по телефону, наради, розмови. Але чимало проблем пов'язані з неправильним розумінням або неточністю повідомлень. Тут велику роль відіграє зворотні зв'язок. Якщо керівник запитує одержувача інформації, чи зрозумів він подану йому інформацію, відповідь являтиме собою зворотній зв'язок.

На рис. 1 розглянемо схему комунікацій ПП «Картес»

Рис. 2. Схема комунікаційних зв'язків ПП «Картес»

Отже, схема комунікаційних зв'язків ПП «Картес» є ієрархічною. Вона уособлює командні функції одних позицій щодо інших. Позиції, розташовані у нижній частині схеми є підлеглими, розташовані над ними є одночасно підлеглими і командними. Позиції, розташовані у самій верхній частині схеми виконують лише командні функції. Ця схема передбачує високу централізацію, що визначає поведінку підлеглих позицій. [6, ст. 296]

6. Характеристика інформаційного забезпечення діяльності керівника

Кожен підрозділ ПП «Картес» одержує інформацію і з зовнішніх і з внутрішніх джерел. Але інформація, одержувана, наприклад, від постачальників або споживачів торговим відділом, бухгалтерією і директором буде різною. Кожен підрозділ накопичує «свою» інформацію. Далі різні інформаційні «блоки» складаються і дають повну картину діяльності підприємства в широкому змісті.

Директор ПП «Картес» отримує інформаційний потік, який несе в собі дані про обсяги реалізації, її структуру, розміри прибутків, уособлені дані всієї діяльності підприємства. А в свою чергу, від нього відходить спадна інформація, яка несе в собі накази або пропозиції.

Взаємодія з бухгалтерією укладається в передачі даних о продукції, що надходить, реалізованих товарах, фінансових та банківських операціях. Всі підрозділи складають звіти. Головним документом є баланс підприємства, в якому відзначається вся діяльність підприємства та фінансовий результат цієї діяльності.

Що стосується інших підрозділів, то передача інформації сприяє руху товарів.

Це мі розглянули внутрішню інформацію, яка виникає на самому підприємстві та характеризує його діяльність. Вона формується в процесі поточного, бухгалтерського та адміністративного обліку та фіксується на машинних та паперових носіях, а також може бути усною.

До зовнішньої інформації віднесемо ту, якою користуються постачальники та споживачі продукції, конкуренти, контактні аудиторії.

ПП «Картес» користується такими засобами інформації як договори, звіти, скарги та пропозиції, ЗМІ, публікації дослідних та консалтингових фірм, Інтернет.

Розглянемо інформаційні системи, які використовує ПП «Картес». Операційно виконавча система використовується підприємством для для записування витрат на пасиви індивідуальних рахунків, обліку сплати рахунків та надсилання щомісячних рахунків клієнтам. Ця система ефективна, так як підприємство використовує велику кількість однорідних операцій. Інформаційна система менеджменту збирає дані, організовує і систематизує інформацію у формі, зручній для менеджерів. Так працівник торгового відділу, розмовляючи з підприємством споживачем про дату поставки, за допомогою цієї системи може точно сказати дату виконання замовлення

ПП «Картес» використовує автоматизовані засобі збору, обробки передачі та утримання інформації. Наприклад, ПК, факси, телефони, принтер та сканер та інше. Бухгалтерія ведеться на технічних носіях, обробляється сучасним інформаційним забезпеченням.

7. Правове забезпечення управлінської діяльності підприємства

Підприємництво - це процес планування, організації, виробництва та взяття на себе відповідальності за діяльність підприємства. Підприємець - це особа, яка займається підприємницькою діяльністю.

За останній час в Україні прийнято чимало нормативних актів, мета яких захищати права споживачів, підвищити вимоги до якості товарів, відповідальність підприємств торгівлі за нормальну організацію організацію процесу торговельного обслуговування покупців.

ПП «Картес» дотримуються встановлених нормативних актів. Розглянемо основні з них, які регулюють діяльність даного підприємства.

Звичайно найголовнішими законами є Конституція України та Кодекс законів про працю. Вони визначають права та обов'язки громадян, зокрема працівників даного підприємства, трудові відношення робітників.

Серед законів, що регулюють виключно підприємницьку діяльність та стосуються ПП «Картес», слід назвати Закони України:

«Про підприємництво» від 07.02.91 р.,

«Про підприємства в Україні» від 27.03.91 р.,

«Про обмеження монополізму і недопущення недобросовісної конкуренції у підприємницькій діяльності» від 18.02.92 р.,

«Про власність» від 0.02.93 р.

«Про захист прав споживачів» від 15.12.93 р.

«Про оплату праці» від 24.03.95 р.

Крім Законів України немаловажними є Укази Президента України, такі як:

«Про державне регулювання відносин у сфері торгівлі» від 11.07.95 р.

«Про положення про Міністерство зовнішніх економічних зв'язків і торгівлі України» від 27.12.95 р.

Постанови Кабінету Міністрів України:

«Про положення про порядок видачі суб'єктам підприємницької діяльності спеціальних дозволів (ліцензій) на здійснення окремих видів діяльності» 17.05.94 р

«Про порядок заняття торговельною діяльністю і правила торговельного обслуговування населення» 08.02.95 р.

«Про уточнення повноважень центральних органів державної виконавчої влади, Уряду АРК та виконкомів місцевих рад у галузі ціноутворення» від 13.02.95 р.

«Про створення єдиного державного реєстру підприємств і організацій України» від 22.01.96 р.

«Про впорядкування роботи продовольчих і речових ринків» від 29.04.96 р.

На основі цих документів ПП «Картес» є юридичною особою, яка має власність та займається торгівлею товарів широкого вжитку. Підприємство має ліцензію на торгівлю харчовими товарами, слідкує за якість. Керівник сам слідкує за достовірністю інформації, яку надають споживачу. Згідно Податковому Кодексу України підприємство виплачує всі податки.

Регулювання оплати праці на рівні підприємств здійснюється шляхом розроблення, затвердження і застосування внутрішніх (локальних) нормативних документів, зокрема, положень: про оплату праці; про преміювання за виконання виробничих завдань і функцій; про винагороду за підсумками роботи за рік відповідно до статті 15 Закону України «Про оплату праці».

8. Система управління охороною праці на підприємстві

Охорона праці - це система правових, соціально-економічних, організаційно-технічних, санітарно-гігієнічних і лікувально-профілактичних заходів та засобів, спрямованих на збереження життя, здоров'я і працездатності людини у процесі трудової діяльності

Умови праці на робочому місці, безпека технологічних процесів, машин, механізмів, устаткування та інших засобів виробництва, стан засобів колективного та індивідуального захисту, що використовуються працівником, а також санітарно-побутові умови повинні відповідати вимогам нормативних актів про охорону праці.

Основоположним законодавчим документом у галузі охорони праці є Закон України «Про охорону праці». Цей Закон визначає основні положення щодо реалізації конституційного права працівників на охорону їх життя і здоров'я у процесі трудової діяльності, на належні, безпечні і здорові умови праці, регулює за участю відповідних органів державної влади відносини між роботодавцем і працівником з питань безпеки, гігієни праці та виробничого середовища і встановлює єдиний порядок організації охорони праці в Україні.

Вимоги щодо охорони праці регламентуються також Державними стандартами України з питань охорони праці, Будівельними нормами та правилами, Санітарними нормами, Правилами улаштування електроустановок.

Окрім Закону України «Про охорону праці». Немаловажними є закони «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку та професійного захворювання», «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення», «Про об'єкти підвищеної небезпеки», «Про пожежну безпеку», а також Конвенція о безпеці та гігієні труда, правила пожежної безпеки, Правила безпечної експлуатації електроустаткування споживачів, Правила безпечної роботи з інструментами та приладами, Правила охорони праці під час експлуатації електронно-обчислювальних машин. Правила дорожнього руху.

На підприємстві є журнали та документи по охороні праці, такі як журнал реєстрації інструктажів із питань охорони праці, журнал реєстрації інструктажів із питань пожежної безпеки, журнал реєстрації інструкцій з питань охорони праці, журнал обліку видачі інструкцій з питань охорони праці, журнал реєстрації потерпілих від нещасних випадків, журнал обліку професійних захворювань, журнал реєстрації аварій, протоколи перевірки знань із питань охорони праці. Велика увага приділяється: Акт про нещасні випадки на виробництві форма Н-1, Акт розслідування нещасних випадків на виробництві форма Н-5, Акт розслідування професійних захворювань форма П-4.

Обов'язки роботодавця щодо створення безпечних і нешкідливих умов праці (ст. 17). Власник зобов'язаний створити в кожному структурному підрозділі і на робочому місці умови праці відповідно до вимог нормативних актів, а також забезпечити додержання прав працівників, гарантованих законодавством про охорону праці.

На ПП «Картес» створюються безпечні і нешкідливі умови праці. Забезпечення цих умов покладається на власника. До роботи допускаються особи, які пройшли навчання за професією, вступний та первинний інструктажі, перевірку знань з охорони праці та пожежної безпеки. В подальшому вони проходять повторний інструктаж один раз на 6 місяців. А періодичні медичні огляди 1 раз на 2 роки.

Витрати на охорону праці на ПП «Картес» становлять 0,5% від суми реалізації продукції. Спостерігається позитивна тенденція щорічного зростання витрат на охорону праці у зв'язку з приростом реалізації продукції. Завдяки цьому керівництво може забезпечити своїм працівникам належні умови праці.

Умови праці на робочому місці, безпека технологічних процесів, машин, механізмів, устаткування та інших засобів виробництва, стан засобів колективного та індивідуального захисту, що використовуються працівником, а також санітарно-побутові умови повинні відповідати вимогам нормативних актів про охорону праці.

На підприємстві впроваджені сучасні засоби техніки безпеки, які запобігають виробничому травматизмові, і забезпечувати санітарно-гігієнічні умови, що запобігають виникненню професійних захворювань працівників.

Власник не вправі вимагати від працівника виконання роботи, поєднаної з явною небезпекою для життя, а також в умовах, що не відповідають законодавству про охорону праці. Працівник має право відмовитися від дорученої роботи, якщо створилася виробнича ситуація, небезпечна для його життя чи здоров'я або людей, які його оточують, і навколишнього середовища.

Разом з тим на працівників також покладаються певні обов'язки:

- знати і виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці, правила поводження з машинами, механізмами, устаткуванням, користуватися засобами колективного та індивідуального захисту;

- додержуватися зобов'язань щодо охорони праці, передбачених колективним договором (угодою, трудовим договором) та правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства, установи, організації;

- проходити у встановленому порядку попередні та періодичні медичні огляди;

- співпрацювати з власником або уповноваженим ним органом у справі організації безпечних і нешкідливих умов праці, особисто вживати посильних заходів щодо усунення будь-якої виробничої ситуації, яка створює загрозу його життю чи здоров'ю або людей, які його оточують, і навколишньому природному середовищу, повідомляти про небезпеку свого безпосереднього керівника або іншу посадову особу.