Організація контролю за виконанням документів
Нормативно-правове забезпечення виконання функцій діловодства. Функціональні можливості систем електронного документообігу. Поняття та етапи документообігу. Порядок контролю за виконанням документів. Організація контролю за розглядом звернень громадян.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | украинский |
| Дата добавления | 25.05.2014 |
| Размер файла | 75,2 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Вступ
Метою даної курсової роботи забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника взяті на контроль.
Об'єктом роботи виступає контроль за виконанням доручень і вказівок керівництва, перевірку правильності та своєчасності виконання документів
Предметом роботи є організація контролю виконання документів для підприємства.
Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим.
Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства.
Розділ 1. Нормативно - правове забезпечення виконання функцій діловодства
електронний документообіг функціональний контроль
1.1 Функціональні можливості систем електронного документообігу
Система автоматизації документообігу (Система електронного документообігу) -- організаційно-технічна система, яка забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації.
Основні поняття електронного документообігу:
Документообіг -- комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.
Електронний документообіг (ЕДО) -- єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».
Машиночитаний документ -- документ, придатний для автоматичного прочитування вміщеної в нім інформації, записаний на магнітних,оптичних і інших носіях інформації.
Електронний документ (ЕД) -- документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений намашинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) -- аналог власноручного підпису, є засобом захисту інформації. Забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
Основні принципи електронного документообігу:
· Єдиноразова реєстрація документа
· Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання
· Безперервність руху документа
· Єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів
· Ефективно організована система пошуку документа
· Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу.
Система електронного документообігу -- типове рішення, призначене для автоматизації документообігу і діловодства, як в державних, так і недержавних підприємствах будь-яких розмірів, форм власності і роду діяльності. Система дозволяє атоматизувати традиційне діловодство, організувати електронний архів документів, упорядкувати процеси роботи з вхідною/вихідною кореспонденцією, підтримувати внутрішню документацію на підприємстві, працювати із зверненнями громадян і вирішувати інші задачі. Система може бути легко перенастроєна з урахування специфіки роботи кожного конкретного підприємства.
Система враховує положення Закону України про електронні документи і електронний документообіг.
ЗАКОН УКРАЇНИ
Про електронні документи та електронний документообіг
Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
Стаття 1. Визначення термінів
У цьому Законі терміни вживаються в такому значенні:
· адресат - фізична або юридична особа, якій адресується електронний документ;
· дані - інформація, яка подана у формі,придатній для її оброблення електронними засобами;
· посередник - фізична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших суб'єктів електронного документообігу;
· обов'язковий реквізит електронного документа - обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили;
· автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;
· суб'єкти електронного документообігу - автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.
Стаття 2. Сфера дії Закону
Дія цього Закону поширюється навідносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.
Стаття 3. Законодавство про електронні документи та електронний документообіг
Відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України ( 254к/96-ВР ), Цивільним кодексом України, законами України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах" ( 80/94-ВР ), "Про державну таємницю", "Про зв'язок" (160/95-ВР), "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", цим Законом, а також іншими нормативно-правовими актами.
Якщо міжнародним договором України, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені цим Законом, застосовуються правила міжнародного договору.
Стаття 4. Державне регулювання електронного документообігу Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади в межах повноважень, визначених законом, реалізують державну політику електронного документообігу.
Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на:
· реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;
· забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;
· нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.
ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ.
Стаття 5. Електронний документ
Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.
Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Стаття 6. Електронний підпис
Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.
Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.
Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом.
Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.
Стаття 7. Оригінал електронного документа
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.
У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, втому числі у паперовій копії.
Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.
Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Стаття 8. Правовий статус електронного документа та його копії
Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:
1) свідоцтва про право на спадщину;
2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
3) в інших випадках, передбачених законом.
Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.
ЗАСАДИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ.
Стаття 9. Електронний документообіг
Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.
Стаття 10. Відправлення та передавання електронних документів
Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.
Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.
Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.
Стаття 11. Одержання електронних документів
Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.
Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.
У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.
Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місцепроживання) сторінвизначається відповідно до законодавства.
Стаття 12. Перевірка цілісності електронного документа
Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.
Стаття 13. Зберігання електронних документів та архіви електронних документів
Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути неменшим відстроку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (уразі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.
ОРГАНІЗАЦІЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ.
Стаття 14. Організація електронного документообігу
Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу.
Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.
Стаття 15. Обіг електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом
Суб'єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.
В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.
Стаття 16. Права та обов'язки суб'єктів електронного документообігу
Суб'єкти електронного документообігу користуються правами та мають обов'язки, які встановлено для них законодавством.
Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність у визначенні додаткових прав та обов'язків суб'єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обов'язки можуть встановлюватися цими суб'єктами на договірних засадах.
Стаття 17. Вирішення спорів між суб'єктами електронного документообігу
Вирішення спорів між суб'єктами електронного документообігу здійснюється в порядку, встановленому законом.
Стаття 18. Відповідальність за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг
Особи, винні в порушенні законодавства про електронні документи та електронний документообіг, несуть відповідальність згідно з законами України.
ПРИКІНЦЕВІ ПОЛОЖЕННЯ.
1. Цей Закон набирає чинності через шість місяців з дня його опублікування.
2. Кабінету Міністрів України протягом шести місяців з дня набрання чинності цим Законом:
o підготувати та подати на розгляд Верховної Ради України відповідні пропозиції про внесення змін до законодавчих актів України;
o забезпечити прийняття нормативно-правових актів, передбачених цим Законом;
o забезпечити перегляд і скасування міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади України їх нормативно-правових актів, що суперечать цьому Закону;
o разом з Національним банком України розробити та внести на розгляд Верховної Ради України програму заходів щодо впровадження електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг.
Розділ 2. Поняття та етапи документообігу
Під документообігом розуміють рух документів на підприємстві з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправки на архівне зберігання.
Існує чітка система послідовних операцій з документами:
§ приймання та реєстрація;
§ розгляд керівником;
§ порядок проходження в організації;
§ виконання;
§ контроль виконання;
§ формування справ;
§ підготовка і передача справ до архіву.
Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства.
Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, при цьому виключає дублювання операцій при роботі з документами. Відповідний розподіл праці у такому разі закріплюється в посадових інструкціях і функціональних обов'язках.
Передача документів на всіх етапах проходження (на розгляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійснюється тільки через працівника, який відповідає за діловодство, за резолюцією керівника підприємства.
З метою раціональної організації діловодства на підприємствах, необхідно визначити ті потоки документообігу, які найбільше впливають на здійснення основних функцій підприємства. Вивчення інформаційних потоків дає можливість визначити завантаженість структурних підрозділів прийняттям, передачею та опрацюванням документальної інформації .
Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з найважливіших показників управлінської діяльності підприємства. Прийом і опрацювання вхідних документів здійснює секретар-референт. Документи, що надходять на підприємство, проходять такі етапи:
ь первинне опрацювання;
ь попередній розгляд;
ь реєстрація;
ь розгляд документів керівництвом;
ь направлення на виконання;
ь контроль виконання;
ь виконання документів;
ь підшивка документів до справи.
Первинне опрацювання кореспонденції полягає у перевірці правильності доставки та цілісності вкладень; фіксуванні факту надходження документа та підготовці кореспонденції, доставленої не за призначенням.
При перевірці цілісності вкладень всі конверти, за винятком тих, що мають позначку (особисто) та листів на адресу громадських організацій, розкриваються.
При цьому перевіряється цілісність конверта та вкладення. При виявленні пошкоджень, відсутності документів чи додатків до них, слід повідомити кореспондента.
Сортування здійснюється на:
- листи, заяви, телеграми;
- документи, які належать до переписів по заявах;
- інші документи.
Анонімні звернення не реєструються.
Конверти, які надходять з кореспонденцією, зберігаються та додаються до документів:
- тільки якщо по конверту можна виявити адресу адресанта, дату відправки та отримання документа або якщо вони мають розбіжності;
- при некомпетентності вкладених документів;
- якщо документ необхідно подати для підтвердження витрат по оплаті кореспонденції. Інші конверти знищуються.
Для фіксування факту надходження на документі, який підлягає реєстрації; проставляється реєстраційний штамп на полі реквізиту "відмітка про надходження", де записується дата отримання документа - це факт реєстрації документа.
Прийняття управлінського рішення по конкретному документу - одна із основних функцій керівника, вирішальна ланка в технології управління.
ЄДСД встановила основні принципи організації документообігу - проходження документів має бути оперативним, цілеспрямованим, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.
Розділ 3. Організація контролю за виконанням документів
Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк. Контроль за виконанням документів відображається у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляються при взятті документів на контроль. Одночасно на лівому полі першої сторінки документа, що підлягає контролю, проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник реєстраційної картки вміщується у контрольну картотеку.
У разі необхідності повернення документа установі - авторові
або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль
проставляється на окремому аркуші для резолюції.
Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, виконавцями, групами документів (накази, рішення тощо).
Дані про хід виконання документів, отримані шляхом телефонного запиту або під час перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" контрольної картки. При цьому попередні записи не фіксуються.
Контроль за виконанням документів включає:
- постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
- перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
- попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;
- зняття документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
В установі з обсягом документообігу понад 25 000 документів на рік періодично складаються і надсилаються в структурні підрозділи документів, не виконаних у встановлений строк. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.
В установі зі значним документообігом контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою комп' ютерної і електронно-обчислювальної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматизованому контролю виконання підлягають документи терміном виконання не менше п'яти днів.
Нагадування виконавцям про терміни виконання відомості про перенесення строків його завершення тощо виводяться на друкарський пристрій (принтер).
Документ вважається виконаним лише тоді, якщо поставлені в ньому питання вирішені і кореспондент отримав повну відповідь.
Після виконання документи знімаються з контролю. Це може зробити тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і картці робиться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку і містять дату виконання, номер вихідного документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу -- відповідального виконавця.
При автоматизованій формі контролю після виконання документу виготовляється машинограма, яка використовується у довідковому дублюючому масиві (директорії, файлі), що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.
Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи, на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліпшення роботи. Відомості про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, подаються за встановленою формою.
Реєстрація документа - це одночасно і початковий етап контролю за його виконанням. Реєстраційні і контрольні функції при цьому нерозривно пов'язані і здійснюються за допомогою журналів і карток. Часто користуються спеціальною контрольною картотекою, в яку вкладаються картки на документи, строки виконання яких передбачені протягом наступного місяця. У контрольній картотеці картки розміщуються за датами виконання документів, що дає можливість здійснювати контроль щодня.
Основна мета контролю - забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника взяті на контроль.
Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим.
Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства.
Строки виконання документів розраховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження - для вхідних. Ці терміни можуть бути типовими та індивідуальними. Для окремих, найбільш масових категорій документів встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках вони не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для документів складних за характером виконання.
191. Строки можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку15.
Індивідуальні строки встановлюються керівництвом установи (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
192. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.
193. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
194. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
195. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.
У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
196. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.
197. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.
198. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівника установи або його заступника.
199. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.
200. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).
201. Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади, рішення колегії тощо).
З других примірників реєстраційно-контрольної картки формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах.
202. На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.
203. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.
204. Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп'ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.
205. Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.
206. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:
o завдань на наступний рік - не рідше одного разу на рік;
o завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць;
o завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку або за запитами.
Якщо в установі функціонує система електронного документообігу, виконавцю надсилається електронне повідомлення про планову дату виконання документа.
207. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки керівник установи, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.
208. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.
209. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву установи у вигляді зведень про виконання документів.
Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.
210. В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично у строки, передбачені інструкцією установи, складаються і надсилаються до структурних підрозділів - виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до служби контролю.
Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівником установи. Кінцева дата фіксується у тексті документа.
Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його необхідно дотримуватися. Зміна терміну виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який його встановив.
Продовження терміну виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з' ясувалося, що вкластися у встановлений строк неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк. Припинити або відмінити виконання документів має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація - автор документа і орган державного нагляду.
Терміни підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.
3.1 МЕТОДИ КОНТРОЛЮ ЗА СТАНОМ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
|
Об'єкт контролю |
Методи контролю |
|
|
Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління |
Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції |
|
|
Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства |
Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій |
|
|
Наявність і використання бланків, якість оформлення документів |
Перевірка оформлення основних видів документів |
|
|
Оперативність документообігу |
Перевірка картотек, журналів і документів з огляду на наявність відмітки про виконання і дотримання строків проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів |
|
|
Наявність і використання карткової системи реєстрації документів |
Перевірка картотеки |
|
|
Дотримання виконавської дисципліни |
Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, в загальному обсязі виконаних документів, а також причини, що затримують виконання документів |
|
|
Наявність і використання номенклатури справ |
Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і не врахованих, правильності їх ведення |
|
|
Організація зберігання документів |
Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб |
|
|
Обсяг документообігу |
Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості опрацьованих документів в апараті управління. З'ясування причин збільшення обсягу документообігу |
|
|
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян |
Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання цих документів |
|
|
Підготовка і передавання справ у відомчий архів |
Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, дотримання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів |
|
|
Нормування праці персоналу, зайнятого документаційним обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.) |
Наявність норм часу і перевірка їх виконання |
|
|
Підвищення кваліфікації діловодного персоналу |
Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах |
3.2 Завдання і порядок контролю за виконанням документів. Строки виконання документів
Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.
Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов'язків та керівники структурних підрозділів.
Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канцелярії документів, для яких зазначено термін виконання
Документи та доручення вищих державних органів виконуються згідно із зазначеними в них строками.
Доручення Верховної Ради України, Президента України, прем'єр-міністра України та Уряду України, за якими строки виконання не встановлено, виконуються протягом 30 днів; термінові -- протягом 5 робочих днів; доручення керівника -- 30 днів, термінові -- 10 днів.
Для інших документів, терміни виконання по яких не вказані, строки зазначаються згідно з типовими строками виконання.
Перелік документів із зазначенням типових строків виконання
1. Закони України, постанови, інші рішення Верховної Ради України; Укази Президента України; постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; запити і звернення народних депутатів України, накази керівників установ -- згідно з встановленими строками.
2. Рекомендації постійних комісій Верховної Ради України -- до 2-х місяців, якщо комісіями не встановлений інший строк.
3. Запит народного депутата України на сесії Верховної Ради України не більше ніж у 15-денний строк, або інший встановлений Верховною Радою України термін.
4. Звернення народного депутата України -- в 10-денний строк, а ті, що не потребують вивчення і перевірки -- невідкладно.
5. Критичні зауваження і пропозиції, висловлені у пресі --до 1 місяця.
6. Скарга на неправильні дії або розпорядження фінансових органів: розгляд не пізніше 5-денного строку з дня надходження.
7. Звернення (пропозиції, заяви, клопотання і скарги) громадян -- у строк до одного місяця з дня надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення і перевірок -- не пізніше 15 днів.
Для звернень, які потребують додаткового вивчення, загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
8. Листи-доручення і листи-запити вищих державних органів -- до вказаного в них строку або протягом 30 днів.
9. Протокол розбіжностей: складання і направлення -- в 10-денний строк; розгляд -- у 20-денний строк.
10. Заявка покупця -- не пізніше трьох днів після її одержання.
11 .Листи підприємств (об'єднань), установ і організації--30 днів.
12. Договір на поставку товарів: підписання і повернення -- не пізніше 10 днів (для довгострокових -- 20 днів) після одержання проекту договору; відповідь на пропозицію про укладання договору -- в 10-денний строк після одержання пропозицій.
13. Наряд на поставку продукції: протягом 15 днів після одержання повідомлення про розподіл фондів.
14. Опитувальний лист на продукцію представлення -- у 20-денний строк з моменту одержання наряду.
15. Доручення платіжне: виписування і здача до установи банку не пізніше наступного дня після одержання товарів.
16. Акт прийняття: підписання не пізніше 45 днів з моменту відправлення (передання) проектної продукції, а про наявність недоліків: складання не пізніше 10 днів після одержання продукції.
17. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень по них у 15-денний строк дня одержання.
18. Стандарт: погодження проекту в строк, що не перевищує один місяць з дня надходження.
19. Відгук: на проект стандарту -- складення і направлення не пізніше ніж за місяць з дня одержання проекту стандарту.
20. Угода додаткова: підписання -- не пізніше 3 днів з моменту одержання.
21. Телеграми, що потребують термінового вирішення, --до двох днів; решта -- протягом 30 днів.
Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівництвом при розгляді кореспонденції. Дата виконання фіксується у резолюції керівника або зазначається у тексті документа.
Якщо індивідуальний строк виконання документа відрізняється від строку, визначеного для даної групи документів, то терміном виконання визначається індивідуальний строк. Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати надходження (реєстрації) для вхідних документів та від дати підписання або затвердження для документів, розроблених організацією, якщо в них не визначено інше.
Зміна строку виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку:
1) типові строки -- прийняттям нового акта, яким їх встановлено;
2) індивідуальні -- посадовими особами, які їх встановлювали.
Продовження строку виконання повинно бути оформлено зразу ж після одержання документа виконавцем або не менше ніж за 2-3 дні до закінчення строку виконання, якщо в процесі виконання з'ясувалось, що виконати документ у встановлений строк неможливо.
Для цього відповідальний виконавець готує мотивоване клопотання про подовження строку на ім'я посадової особи, яка його встановила. Про зміну строку виконання документа в той же день виконавець повідомляє службу контролю канцелярії з відміткою в реєстраційно-контрольній картці. В іншому разі документ вважається невиконаним у встановлений строк.
187. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
188. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю, за переліком документів, затвердженим керівником установи.
Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, запити на інформацію.
Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший заступник або заступник керівника установи відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
189. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу контролю - спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.
190. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника установи. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.
Порядок роботи з контрольними картками про виконання доручень.
1. Картка на доручення (документ) виписується канцелярією i передається на виконання разом з документом.
2. Про отримання доручення (документа) у карті робиться запис: дата отримання, індекс посадової особи (підрозділу), підпис особи, що отримала.
3. Керівні особи розписуються в картці за отримання доручення (документа) в картці безпосередньо або через діловода структурного підрозділу і визначають виконавця, який буде виконувати доручення або його частину згідно з компетенцією підрозділу, про що робиться запис в картці.
4. Передача документа в ході виконання доручення від однієї посадової особи (підрозділу) до іншої здійснюється тільки через канцелярію з відповідним записом у картці.
5. Після виконання доручення картка закривається. Якщо доручення закривається підготовленим документом - відповіддю, то про це робиться запис у картці, де вказується вихідний номер документа і дата, яким закривається доручення. Підписує картку керівник структурного підрозділу -- відповідальний виконавець.
При відправці документа-відповіді картка про виконання доручення закривається і знімається з контролю.
Для цього необхідно: зареєструвати у канцелярії документ-відповідь, зробити відмітку про виконання у контрольно-реєстраційній картці і за підписом керівника структурного підрозділу повернути перший примірник картки до канцелярії.
У разі відсутності документа-відповіді, коли доручення виконується іншим чином (по телефону, шляхом взяття участі у заході тощо), в картці робиться погоджений із співвиконавцями запис про виконання доручення і за підписом керівника підрозділу -- відповідального виконавця подається на засвідчення посадовій особі, яка дала доручення. Після засвідчення діловод підрозділу передає перший примірник картки до канцелярії, робить відмітку про виконання на другому примірнику картки, який залишається в картотеці структурного підрозділу -- відповідального виконавця.
6. Термін виконання доручення може бути продовжений посадовою особою, яка йога встановила, про що обов'язково робиться відмітка в канцелярії. Відповідальність за своєчасне продовження термінів покладається на керівників структурних підрозділів -- відповідальних виконавців. Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться, на самому документі-запиті та засвідчується в контрольній картці посадовою особою, яка давала доручення. Дані про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюються канцелярією і станом на перше число кожного місяця, доповідаються керівнику організації.
Дані про хід і результати контролю за виконанням періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни й удосконалення контролю за виконанням документів.
Керівники структурних підрозділів зобов'язані:
- особисто розглядати кореспонденцію в день її надходження, визначати за кожним документом, який потребує виконання, конкретних виконавців і строки;
- систематично контролювати виконання документів;
- забезпечити компетентний і невідкладний (протягом 1-2 днів) розгляд проектів документів вищих органів або за їх дорученням, які подаються на погодження іншими структурними підрозділами.
Функції контролю за виконанням доручень і документів у структурних підрозділах покладаються на діловодів, інспекторів структурних підрозділів. Вони постійно аналізують стан виконавської дисципліни і в установленому порядку інформують керівника свого підрозділу і службу контролю канцелярії про хід виконання доручень і документів. Посадові особи, які допустили невчасне або неякісне виконання документів, несуть відповідальність в установленому порядку.
3.3 Організація контролю за розглядом звернень громадян
Контроль за вчасним розглядом звернень громадян здійснюють спеціалісти та діловоди відповідних структурних підрозділів.
Загальний контроль за вчасним розглядом звернень громадян здійснює канцелярія.
Порядок розгляду звернень громадян здійснюється згідно із Законом України "Про звернення громадян" від 2 жовтня 1996 року № 393/9"6-ВР та Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Кабінетом Міністрів України.
Подобные документы
Основні поняття, види і форми документів, вимоги до змісту і оформлення. Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів. Аналіз системи менеджменту на підприємстві: планування виробництва, мотивації персоналу. Удосконалення електронного документообігу.
курсовая работа [1,3 M], добавлен 23.06.2011Поняття про систему електронного документообігу. Особливості збереження та маршрутизації документів, відстеження їх версій і підверсій. Надсилання вихідної кореспонденції. Програмне забезпечення електронного документообігу в установі ТОВ"Діловий центр".
курсовая работа [320,1 K], добавлен 31.10.2014Поняття та зміст контролю. Об'єктивність та необхідність контролю. Види контролю, зворотній зв'язок при контролі. Етапи контролю та забезпечення ефективності. Впровадження Інформаційно-управлінської системи контролю. Система контролю виробничих процесів.
реферат [4,2 M], добавлен 26.10.2008Сутність, види та етапи контролю. Спостереження за процесом роботи об’єкта й перевірка його відповідності щодо ухвалених управлінських рішень. Ефективність контролю в організації. Характеристики ефективного контролю. Проблеми ефективності контролю.
курсовая работа [557,1 K], добавлен 24.12.2007Сутність поняття контролю в державному управлінні. Об'єктивна необхідність і засоби контролю держаної фіскальної служби. Нормативно-правові основи контролю ДФС та структура служби. Аналіз і критична оцінка якості сучасного контролю ДФС в Україні.
дипломная работа [575,7 K], добавлен 14.06.2019Особливості документообігу приватного підприємства та рекомендації щодо його удосконалення. Історія розвитку, суть, особливості документообігу. Практичні аспекти організації документообігу підприємства ПП "Елефант" в діяльності помічника керівника.
дипломная работа [69,9 K], добавлен 03.01.2012Призначення і склад уніфікованої системи документації. Відділ правого і документального забезпечення, контролю виконання, запобігання та виявлення корупції. Створення проекту Табелю уніфікованих форм документів на основі номенклатури справ ГУСОО.
курсовая работа [100,2 K], добавлен 07.03.2014Сутність поняття контролю, його види. Формування функцій менеджменту, процесу прийняття рішень та комунікації на підприємстві. Техніко-економічна характеристика підприємства. Реалізація функції контролю на ВП "Шахта "Княгинівська" ДП "Донбасантрацит".
курсовая работа [105,7 K], добавлен 14.10.2014Завдання, об’єкти, джерела інформації і методичні прийоми контролю. Зміст та організація даного процесу, характеристика головних стадій. Інвентаризація як метод контролю та методика її проведення на підприємстві, нормативне обґрунтування та значення.
реферат [26,3 K], добавлен 09.12.2014Діловодство як галузь ведення документів. Реквізити документів: поняття, склад, види, правила їх складання та оформлення, головні вимоги. Поняття кадрової документації, її типи та функціональні особливості, зміст та структура. Вимоги до приміщень архіву.
учебное пособие [3,7 M], добавлен 21.10.2013
