Організація контролю за виконанням документів

Звернення громадян -- це викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Листи з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) та скаргами (надалі -- звернення) громадян реєструються канцелярією за встановленою формою і після реєстрації направляються на розгляд керівництву згідно з розподілом обов'язків.

Забороняється направляти листи зі скаргами на розгляд тій посадовій особі, дії якої оскаржуються.

Начальники структурних підрозділів, яким направлені звернення громадян на розгляд згідно з резолюцією керівництва, зобов'язані особисто розглянути і вжити необхідних заходів для вчасного вирішення поставлених питань.

Розгляд звернення вважається завершеним лише після повідомлення автора про прийняте рішення.

Відповіді на звернення громадян, які надійшли до організацій разом із дорученням від вищих органів, подаються на підпис керівництву після візи начальника структурного підрозділу, що здійснював розгляд.

Звернення громадян, які підлягають розгляду іншими організаціями, відомствами, направляються виконавцем протягом п'яти днів у ці установи із супровідним листом, про що повідомляється автору листа.

Висновки

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.

Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов'язків та керівники структурних підрозділів.

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канцелярії документів, для яких зазначено термін виконання.

Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним буде той, хто вказаний першим у резолюції або зазначений поміткою "скликання". Він організовує здійснення доручення, забезпечує колегіальне обговорення питання і підготовку узгодженого рішення та подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ із візами усіх співвиконавців.

Співвиконавці зобов'язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю з резервом часу не менше ніж 20 відсотків до настання строку виконання доручення.

Відповідальність за своєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.

Контроль за виконанням документів в апараті організації здійснюють:

- канцелярія -- за дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими документами, що надходять від вищих державні органів, запитами та зверненнями народних депутатів України, зверненнями громадян, дорученнями керівництва за документами, які надійшли від міністерств і відомств, підприємств і організацій, окремими дорученнями керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;

- групи спеціалістів, підпорядкованих структурним підрозділам.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за дотриманням строків виконання документів здійснює діловод або особа, спеціально призначена для цього.

Про результати виконання таємних документів, взятих на контроль, начальник Першого відділу щомісячно доповідає керівнику організації.

Загальний контроль за дотриманням строків виконання документів і доручень структурними підрозділами та узагальнення даних в апараті покладається на загальний відділ.

Список використаної літератури