Теория организации

Унитарным предприятием (УП) является коммерческая организация, не наделенная правом собственности на закрепленное за ней собственником имущество. Имущество унитарного предприятия неделимо. Имущественный комплекс может принадлежать предприятию на праве либо хозяйственного ведения, либо оперативного управления. УП являются казенными предприятиями. Федеральное казенное предприятие создается, реорганизуется и ликвидируется по решению Правительства Российской Федерации, которое несет субсидиарную ответственность за убытки казенного предприятия.

Потребительский кооператив (ПК) -- это объединение граждан и юридических лиц с целью удовлетворения материальных и иных потребностей его участников. Они вносят паевые взносы и несут субсидиарную ответственность по обязательствам кооператива в пределах невнесенной части дополнительного взноса каждого из членов кооператива. Название ПК отражает главную его цель. Учредительным документом является устав. Пример фирменного наименования потребительского кооператива: «Потребительский кооператив «Помощь ветеранам» или «Потребительский союз «Помощь ветеранам».

Фонд -- это организация, учрежденная гражданами и (или) юридическими лицами на основе добровольных имущественных взносов, преследующая социальные, благотворительные, культурные и иные общественно полезные цели. Фонд не имеет членства. Для реализации своих уставных задач фонд может заниматься предпринимательской деятельностью, создавая для этого хозяйственные общества или участвуя в них.

Учреждение -- это организация, созданная собственником для осуществления управленческих, социально-культурных или иных функций некоммерческого характера и финансируемая им полностью или частично. Эта форма может стать основой для холдинга, финансово-промышленной группы и любого другого объединения предприятий. В учреждении могут быть сконцентрированы централизованные функции управления и сформированы структуры стратегического управления. На рис. 9 приведена структура холдинга, где роль материнской компании играет учреждение как юридическое лицо.

Форма «учреждение» дает интересные возможности для снижения уровня налогообложения всей системы холдинга.

Ассоциации и союзы -- это некоммерческие организации, учрежденные либо группой коммерческих, либо группой некоммерческих организаций для координации и защиты своих имущественных и других интересов. Члены объединения сохраняют свою самостоятельность и права юридического лица, несут субсидиарную ответственность, по его обязательствам.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 9. Возможная структура холдинга

Наименование объединения должно указывать на основной предмет деятельности и включать слова «ассоциация» или «союз». Пример фирменного наименования объединения: «Ассоциация производителей бухгалтерских программ».

4.3 Организационные формы

Организационные формы классифицируются по двум типам:

- единичные организационные формы: предприятия или организации, в которых среди учредителей не более одного юридического лица. Например, небольшие строительные фирмы, мастерские и т.д.;

- объединения на основе либо принципа кооперации, либо концентрации.

Ассоциация -- объединение организаций по технологическому признаку.

Банки:

- банк-эмитент -- банк, выпускающий в обращение денежные знаки, ценные бумаги, платежно-расчетные документы;

- банки-корреспонденты, выполняющие на основе корреспондентских договоров поручения другим банкам по платежам и расчетам через специальные открытые счета.

- ипотечный банк -- банк, выдающий долгосрочные денежные ссуды под залог недвижимого имущества (земли, строений), а также выпускающий закладные листы, обеспечиваемые заложенной недвижимостью.

Биржа -- государственная или частная организация, предоставляющая помещения, гарантии, расчетные и информационные услуги для сделок с ценными бумагами или товарами, получающая за это комиссионные от сделок и накладывающая определенные ограничения на торговлю. Биржа организует оптовую торговлю массовыми товарами, имеющими устойчивые и четкие качественные параметры (товарная биржа), или систематические операции по купле--продаже ценных бумаг, золота, валюты (фондовая биржа).

Джоббер -- фирма, скупающая отдельные крупные партии товаров для быстрой перепродажи.

Картель -- долговременное договорное объединение ряда организаций, выполняющих функции, связанные с формированием благоприятной инфраструктуры их бизнеса. Входящие в него организации не теряют юридической, финансовой и другой самостоятельности при решении своих уставных задач. Основные направления деятельности картелей:

- разграничение рынков сбыта,

- согласование политики цен,

- установка квот на куплю--продажу,

- лицензирование деятельности,

- соблюдение условий найма персонала и др.

Например, Международный стальной картель, созданный в 1926 г, подчинил своему контролю, практически весь мировой рынок стали.

Консорциум -- долговременное договорное объединение ряда однородных организации. Особенностью консорциума является то, что он выступает как единое целое с другими партнерами, при этом каждая его организация в отдельности не теряет своей фирменной независимости, управления и характера деятельности. Консорциумы могут состоять из организаций одной страны или различных стран. Могут быть консорциумы банков, консорциум организаций по производству и реализации программного обеспечения и др. Консорциумы создаются для:

- размещения займов,

- осуществления единого капиталоемкого промышленного проекта,

- проведения эмиссионных операций.

Консорциумы могут быть зарегистрированы как общество с ограниченной ответственностью, акционерное общество и др.

Концерн -- долговременное договорное объединение ряда организаций транспорта, промышленности, банков, рекламных агентств и других для формирования системной технологической цепи: производство--сбыт--производство--сбыт. Руководящим органом выступает обычно самая крупная организация этой системы. Каждая входящая организация сохраняет свою юридическую, финансовую и коммерческую самостоятельность при решении своих уставных задач, не связанных с деятельностью концерна. Синонимом термина «концерн» является термин «группа», например группа Моргана (США).

Корпорация -- аналог акционерного общества.

Синдикат -- объединение предприятий, которое берет на себя осуществление всей коммерческой деятельности при сохранении производственной и юридической самостоятельности входящих в него предприятий, но потере ими коммерческой независимости. Объединение организаций осуществляется на базе договорных соглашений.

Трест -- долговременное договорное объединение ряда организаций, при котором входящие в него организации теряют свою производственную, финансовую и коммерческую самостоятельность. Трест может объединять как разнородные, так и однородные организации. Например, стальной трест, маргарино-жировой трест, инвестиционный трест. Руководство трестом сосредоточено в единой структуре (правлении, директорате, холдинговой компании и т.п.). Так, в 1901 г. Морган создал в США «Стальной трест», объединив крупнейшие металлургические предприятия США.

Синдикат -- это вид картеля, который практически реализует для своих организаций благоприятную среду бизнеса. В рамках синдиката создаются структуры, которым организации- участники делегируют часть своих функций, например, сбыт продукции. При этом организации по делегированным функциям теряют свою самостоятельность.

Финансово-промышленная группа -- объединение типа концерна, взятое под опеку государством на определенный срок, чтобы создать мощную базу для удовлетворения стратегических потребностей общества. Например, в электронной или оборонной технике, в товарах повышенного спроса.

Холдинг-компания (ХК) -- акционерное общество, владеющее контрольным пакетом акций юридически самостоятельных банков и небанковских фирм с целью осуществления контроля над их операциями.

В настоящее время не допускается создание ХК в следующих сферах деятельности:

- торговля товарами производственно-технического назначения;

- сельскохозяйственное производство, обеспечение сельского хозяйства;

- общественное питание, бытовое обслуживание населения;

- транспорт (кроме железнодорожного, трубопроводного).

ХК могут быть созданы при:

- преобразовании крупных предприятий с выделением из их состава юридических лиц;

- объединении пакетов акций юридических лиц;

- учреждении новых АО.

В различных отраслях народного хозяйства существует постоянно пополняемый набор организационных форм. Так, в торговле рекомендуются следующие формы, показанные в табл. 3.

Для предприятий бытового обслуживания населения применяются следующие организационные формы: ресторан, бар, кафе, предприятие быстрого питания, столовая, магазин-кулинария, шашлычная, блинная, ателье, ремонт бытовой техники, парикмахерская, ломбард и др.

Согласно ст. 1041 ГК РФ определен статус договора простого товарищества.

Таблица 3. Рекомендуемые организационные формы торговых организаций

Наименование формы	Площадь торгового зала	Метод обслуживания	Ассортимент	Примечание
1	2	3	4	5
Супермаркет	Свыше 600 кв. м.	Современный уровень	Свыше 2000 наименований продтоваров, сопутствующие товары	Оказывает дополнительные услуги
Универсам	Свыше 400 кв. м.	Самообслуживание	Широкий ассортимент продовольственных и непродовольствен-ных товаров	-\-\-\-
Гастроном	Свыше 400 кв. м.	Обычное обслуживание	-\-\-\-	-\-\-\-
Продукты (продовольст-венный магазин)	-\-\-\-	-\-\-\-	Отдельные виды продтоваров и непродовольствен-ные товары	-\-\-\-
Специализированные магазины	-\-\-\-	-\-\-\-	Продтовары, непродовольственные товары	Наименование: рыба, булочная, молоко, одежда и др.
Торговый центр	Размещение на одной территории	-\-\-\-	В соответствии с формой входящих торговых предприятий	-\-\-\-
Дом торговли (Торговый дом)	Свыше 1000 кв. м.	Современный уровень	Широкий набор продовольственных и непродовольствен-ных товаров	Оказывает дополнительные услуги
Комиссионный магазин	-\-\-\-	Обычный уровень	Реализация товаров, принятых от населения или организаций	-\-\-\-

Данная статья определяет, что по договору простого товарищества (договору о совместной деятельности) двое или несколько лиц (товарищей) обязуются соединить свои вклады и совместно действовать без образования юридического лица для извлечения прибыли или достижения иной не противоречащей закону цели. Кроме того, сторонами договора могут быть только индивидуальные предприниматели и (или) коммерческие организации. По ст. 1042 ГК РФ вкладом признаются: деньги, иное имущество, профессиональные и иные знания, навыки и умения, деловая репутация и деловые связи. Ст. 1054 регулирует негласное товарищество, когда согласно договору простого товарищества может быть предусмотрено, что его существование не раскрывается для третьих лиц.

4.4 Основные типы фирм по функциональному назначению

Факторинговые фирмы (фактор-фирмы).

Основная технология факторинга: фактор-фирма покупает у своих клиентов неоплаченные их контрагентами счета; в течение 2--3 дней она оплачивает им от 70 до 90% требований в виде аванса; оставшиеся 10--30% клиент получает после того, как к фактор-фирме поступят оплаченные счета от контрагентов.

Обычно фактор-фирма является дочерней или зависимой фирмой какого-либо банка. Ставка фактор-фирмы составляет от 0,5 до 1,5% суммы счетов. Факторинг снижает риск маркетинговой деятельности на внешних рынках, в особенности для малых и средних предприятий.

Инжиниринговые фирмы. Инжиниринг -- это предоставление услуг клиенту при строительстве промышленных и других объектов. Цикл инжиниринга состоит из этапов:

- определение целесообразности проекта,

- корректировка проекта относительно местности,

- помощь в подготовке персонала,

- подготовка торгов на инженерно-строительные работы,

- наблюдение и консультации во время эксплуатации объекта после сдачи.

Инжиниринговые фирмы объединены в два международных союза -- Европейский комитет инженерно-консультационных фирм и Международную федерацию инженеров-консультантов.

По роду деятельности можно выделить фирмы:

- инженерно-строительные,

- инженерно-консультационные,

- инженерно-исследовательские,

- консультанты по организации и управлению.

Лизинговые фирмы. Лизинг -- это операции по аренде имущества на срок, как правило, свыше одного года. Договор аренды (лизинга) определяется как контракт между арендодателем и арендатором относительно найма последним определенного имущества, предоставленного производителем или поставщиком такого имущества. Арендодатель сохраняет за собой право собственности на это имущество.

В международном лизинге выделяют два вида сделок:

- прямой зарубежный лизинг (договор между юридически ми лицами);

- лизинг через зарубежные филиалы (лизинговые сделки зарубежных филиалов с местными арендаторами).

Лизинговые фирмы обычно представляют интересы банковских структур.

4.5 Элементы теорий мотивации в хозяйственных организациях

В мировой практике успешно применяется ряд теорий мотивации (побуждения) к производительному труду: теория X, теория Y, теория ожидания, теория потребностей и теория справедливости. Каждая из них практически применяется при работе с персоналом.

Теория X основана на том, что часть людей не любят организовывать свой труд, лишены всякого честолюбия, предпочитают, чтобы ими руководили и защищали. Теория X предлагает для таких людей подбирать властных, высокопрофессиональных руководителей, обладающих способностью организовать труд людей и заставить их работать, не задевая их самолюбия.

Теория Y основана на том, что часть людей обладают большим творческим потенциалом и при соответствующем вознаграждении (моральном и материальном) могут принести большую пользу организации и себе. Теория Y предлагает для таких людей подбирать руководителей-демократов, владеющих социально-психологическими методами управления.

Теория ожидания основана на том, что часть людей может хорошо работать, если поставленные руководителем цели будут достигаться, т. е. ожидания будут реализованы, в противном случае их деятельность парализуется. Теория ожидания предлагает руководителю для таких людей выбирать быстро выполнимые задания либо постоянно уведомлять о пользе их работы.

Теория потребностей основана на стимулировании деятельности человека через его потребности и интересы (табл. 4).

Теория потребностей требует от руководителей осуществлять управленческие отношения только через интересы и потребности, так как другие воздействия приводят к противодействию.

В книге Ли Якокки «Карьера менеджера» (М.: Прогресс. 1990. -- 384 с.) подчеркивается: «В действительности следует только поражаться тому, каких больших успехов может добиться сотрудник, хорошо разбирающийся в своем деле и получающий от своего руководителя энергичную поддержку».

Руководитель может непосредственно влиять на конкретные потребности и интересы, либо косвенно через материальное вознаграждение работника, предоставляя ему самому выбирать приоритетность удовлетворения потребностей.

Теория справедливости основана на субъективном ожидании каждым человеком поощрения за выполненную работу в сравнении с другими людьми. Если работник считает, что его коллега получил за ту же работу большее поощрение, чем он, то это будет тормозить его производительность. Теория справедливости требует от руководителей учитывать пристальное внимание подчиненных к их действиям по отношению к другим.

Таблица 4. Перечень потребностей и интересов для обеспечения взаимодействия при управленческих воздействиях

Человек	Организация (общество)
1. Технические потребности: в организации жизни и деятельности, безопасности, в порядке и стабильности, в информации	1. Технические потребности: в труде и стабильности, в прибавочном продукте, в организации, в безопасности
2. Биологические потребности: физиологические, в продолжении рода, в пище, жилье, одежде, отдыхе и здоровье	2. Биологические потребности: в создании приемлемого уровня жизни граждан или работников
3. Социальные потребности: в управлении, в творческом труде, в любви, семье, в знаниях, в вере, патриотизме, в общении, в самовыражении, в самопроявлении, в свободном времени	3. Социальные потребности: в управлении, в вере, в саморазвитии
4. Интересы (более высокий уровень потребностей): технические, биологические, социальные, эстетические	4. Интересы: в милосердии, в развитии культуры, в современном производстве

Примечание: Деньги не являются потребностью человека, а лишь средством для их реализации.

4.6 Резюме

К хозяйственным организациям относятся: юридические лица всех
форм (кроме общественных и религиозных организаций), в том
числе общества с ограниченной ответственностью, акционерные
общества, потребительские кооперативы и т.д.; неюридические лица всех форм, в том числе подразделения организаций, организации на базе индивидуально-трудовой деятельности и т.д.

Хозяйственные организации могут иметь следующие формы собственности: государственную, муниципальную, общественную, арендную, частную, групповую. Их принято разделять на четыре группы: микро, малые, средние и крупные организации. Критериями такого разделения могут служить численность персонала, стоимость имущественного комплекса, значение выпускаемой продукции и доля занимаемого рынка в соответствующей продукции.

Согласно ст. 50 ГК РФ предусматриваются следующие формы организаций: коммерческие (хозяйственные товарищества и общества, производственные кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия); некоммерческие (потребительские кооперативы, общественные или религиозные организации (объединения), благотворительные и другие фонды, учреждения).

Различают отношения владения, пользования, распоряжения и ответственности.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) -- объединение граждан и (или) юридических лиц для совместной хозяйственной деятельности.

Общество с дополнительной ответственностью (ОДО) учреждается одним или несколькими лицами. Участники ОДО солидарно несут субсидиарную ответственность за убытки, связанные с Акционерное общество (АО) -- коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на определенное число акций, удостоверяющих обязательные права участников общества (акционеров) по отношению к обществу. Общество может быть открытым (ОАО) или закрытым (ЗАО). Полное товарищество -- коммерческая организация, участники которой (полные товарищи) в соответствии с заключенным между ними договором занимаются предпринимательской деятельностью и несут полную ответственность всем принадлежащим им имуществом (в том числе и личным). Товарищество на вере (ТВ -- коммандитное товарищество) включает полных товарищей и вкладчиков (коммандитистов). Статус полных товарищей аналогичен полному товариществу. Коммандитисты не принимают участия в предпринимательской деятельности и несут риск убытков товарищества в пределах внесенных ими вкладов. Хозяйственное общество считается дочерним, если другое (основное) хозяйственное общество или товарищество имеет возможность определять его решения. На основное хозяйственное общество или товарищество возлагается полная или субсидиарная ответственность за результаты деятельности дочернего хозяйственного общества.

Хозяйственное общество признается зависимым, если другое (участвующее в "его делах) общество имеет более двадцати процентов голосующих акций или двадцати процентов уставного капитала общества с ограниченной ответственностью. Производственный кооператив (артель) -- добровольное объединение граждан (не менее пяти) и их имущественных паевых взносов. Часть имущественного комплекса может быть объявлена неделимой. Независимо от величины пая каждый член кооператива имеет один голос.

Унитарным предприятием (УП) является коммерческая организация, не наделенная правом собственности на закрепленное за ней собственником, имущество. Имущество унитарного предприятия является неделимым.

В мировой практике успешно применяется ряд теорий мотивации (побуждения) к производительному труду: теория X, теория Y, теория ожидания, теория потребностей и теория справедливости. Каждая теория имеет практическое применение при работе с персоналом.

Тема 5. Организация и управление

5.1 Система управления организации

Состав, структура и особенности

Функционирование современных организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых типовые и могут быть сравнительно просто решены специалистами с помощью обычных технологий разработки и реализации решений. Для разрешения нетиповых проблем требуются специальные технологии разработки решений и, наконец, решение части проблем может быть не по силам как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует организацию как одну из самых сложных объектов для изучения и познания. Особый интерес представляет система управления (СУ) организации, ее изучение и совершенствование -- постоянная задача руководителя. Место СУ в социальной системе показано на рис. 10.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 10. Место системы управления в социальной системе

Реформирование экономики и глобальная информатизация общества усиливают внимание специалистов к системе управления организации в целях ее совершенствования. СУ представляет совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, обеспечивающих процесс целенаправленного управления. Все работы в области управления организациями, консультирования, так или иначе, касаются структуры и содержания системы управления. Так, корпорация «Галактика», успешно реализующая свой многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации фирмы, считает, что СУ базируется на трех основных составляющих:

- информационной поддержке процессов разработки и реализации решений;

- наборе типовых бизнес-процедур для решения поставленных задач;

- системе активизации персонала.

Оптимизация данных составляющих и является, по мнению корпорации, основным направлением совершенствования системы управления. Эти составляющие очень важны, но фиксируют некоторый этап состояния СУ и, по нашему мнению, отражают лишь часть современной системы управления, которая должна включать элементы развития, в том числе методологическую (управленческую) поддержку при разработке и реализации решений.

Анализ существующих подходов к СУ позволил сформировать для нее общее определение: Система управления представляет совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. СУ -- это сложное образование процессов и явлений, совершенствование которого может идти с различной степенью детализации.

Реальная экономическая, организационная и психологическая эффективность такого совершенствования зависит от методики и времени проведения, интуиции и профессиональной подготовки руководителя или специалиста. Можно предложить расширенный набор элементов, входящих в СУ и состоящий из четырех подсистем: методологии, структуры, процесса и техники управления.

Методология управления включает: цели, законы и принципы, функции, методы, технологии управления и практику управленческой деятельности.

Процесс управления представляет: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Структура управления включает: функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, конкретные схемы взаимодействий высших органов управления и профессионализм персонала.

Техника управления включает: компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи (внутренние или внешние типа Internet), систему документооборота.

В свою очередь методология и процесс управления формируют управленческую деятельность, а структура и техника управления -- механизм управления. Состояние элементов системы управления организации непосредственно отражается на ее функционировании в целом.

Основная задача системы управления -- формирование профессиональной управленческой деятельности (ПУД), которая может рассматриваться как процесс и как явление.

Как процесс ПУД -- это совокупность действий (выполнение функций, использование методов и др.), ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого. Как явление ПУД -- это объединение элементов (цели, программы, средства и др.) для реализации миссии организации на основании определенных правил и процедур. Узаконенные или общепринятые правила и процедуры перерастают в стандарты. Часто полагают, что нет нужды в стандартах для ПУД, так как это существенно снижает гибкость (быструю перестройку) элементов системы управления. В теории управления ПУД рассматривается как сочетание науки и искусства управления, где наука -- это прагматизм, а искусство -- творчество. В результате преобладания в практической управленческой деятельности (менеджменте) искусства управления в ряде публикаций ее называют особым или специфическим видом труда. В теории управления трудно найти грань, отделяющую науку от искусства. С нашей точки зрения, таким индикатором может стать стандарт на тот или иной процесс или явление в ПУД.

Формализация многих процессов и явлений в системе управления организации несомненно будет идти -- это неизбежный процесс развития науки. С другой стороны, общественное сознание не приемлет жесткой системы стандартизации в деятельности социальной системы. Таким образом, этот процесс будет идти весьма сложно.

Японская и американская модели менеджмента

Традиционно российская школа управления испытывает влияние американской и японской управленческих школ и сама также оказывает влияние на них. В США половина работающих занята на малых предприятиях, которые дают половину всей продукции и еще больше -- новых идей и инновационных изделий. В Японии 9/10 трудоспособного население также занято в малом бизнесе, на его долю приходится 70% всех продаж.

По данным многочисленных публикаций приводим сравнительные правила, составляющие японскую и американскую модели менеджмента (табл. 5).

Таблица 5. Японская и американская модели менеджмента

Япония	США
Управленческие решения принимаются коллективно на основе единогласия Коллективная ответственность Гибкая (индивидуальная для организации) структура управления Неформальная организация контроля Коллективный контроль Замедленная оценка работы сотрудника и служебный рост Основное качество руководителя -- умение осуществлять координацию действий и контроль Ориентация управления на группу Оценка управления по достижению гармонии в коллективе и по коллективному результату Неформальные отношения с подчиненными Продвижение по службе по старшинству и стажу работы Подготовка руководителей универсального типа Оплата труда по показателям работы группы, служебному стажу Долгосрочная занятость руководителя в фирме	Индивидуальный характер принятия решения Индивидуальная ответственность Строго формализованная структура управления Четко формализованная процедура контроля Индивидуальный контроль руководства Быстрая оценка результата труда, ускоренное продвижение по службе Главные качества руководителя -- профессионализм и инициатива Ориентация управления на отдельную личность Оценка результатов по индивидуальному результату Формальные отношения с подчиненными Деловая карьера обусловливается личными результатами Подготовка узкоспециализированных руководителей Оплата труда по индивидуальным достижениям Наем на работу на короткий период

Во всех случаях менеджер должен уметь:

- правильно говорить, чтобы его поняли подчиненные, без двусмысленности в постановке задач;

- учитывать возраст, психологию, опыт и темперамент при работе с людьми; слушать и понимать собеседника;

- грамотно, сжато, понятно и аргументированно писать;

- быстро читать и усваивать суть проблемы и профессионально принимать решения;

- быть организованным и четким в работе.

Система управления (СУ) представляет собой совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. Она состоит из четырех подсистем: методологии, структуры, процесса и техники управления.

Методология и процесс управления формируют управленческую деятельность, а структура и техника управления -- механизм управления.

СУ организации рассматривается как сочетание науки и искусства управления, где наука -- это прагматизм, а искусство -- творчество.

Для РФ имеет значение опыт использования элементов СУ в США и Японии.

5.2 Организация функциональной подготовки

Приоритеты функционального и структурного подхода

Рассмотрим два элемента системы управления: функции и их организационное оформление в виде структур. Функции и структура управления находятся в диалектическом единстве. При создании новой организации функции выступают основой для формирования структуры (подразделений, должностей, закрепления за ними прав, полномочий и ответственности).

При совершенствовании или диверсификации производства и управления основой служит структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора функций. При этом структура принципиально не меняется, т. е. сохраняются ключевые подразделения и должности (табл. 6).

Таблица 6. Взаимодействие функций и структуры

Организация	Функции	Структура
Создается новая	Основа	На базе функций
Действующая	На базе структуры	Основа

Новые организации

Собственники (учредители) новых организаций (в основном это общества с ограниченной ответственностью или товарищества) после завершения организационного марафона по их регистрами сталкиваются с новой проблемой: как создать эффективное управление? С чего начать? Можно идти от здравого смысла и опыта аналогичных организаций, а можно -- и по пути создания «под себя» (под конкретного учредителя и организации) приемов и методов управления, используя известные разработанные методики.

Первый вариант самый дешевый и быстрый. Уже на следующий день можно создать подразделения, аппарат управления (директор, бухгалтер и т.д.) и наделить их правами, полномочиями и ответственностью. В ряде случаев такой механизм хорошо работает. Но в предпринимательстве выживает только тот, то все делает не просто хорошо, а лучше, чем у других (проще, эффективнее, надежнее). Поэтому для них рекомендуется второй вариант, который предусматривает профессиональный подход. Учредители могут либо сами реализовать достаточно простые методики формирования механизма управления, либо воспользоваться услугами профессионалов из консультационных фирм. Профессиональный подход заключается в реализации лести этапов:

Первый. Формирование временной группы по созданию организации.

Второй. Составление набора необходимых функций правления и производства.

Третий. Проверка набора функций управления по методике функционально-стоимостного анализа.

Четвертый. Распределение этого набора по четырем группам (активизирующие, тормозящие, нейтральные и потенциальные) и их анализ. Активизирующие направлены на реализацию текущих программ собственника, тормозящие -- это дань старым подходам и традициям (они, кстати, играют важную позитивную роль); потенциальные - направлены на реализацию стратегических программ собственника и, наконец, нейтральные - это функции, влияние которых на процесс производства и правления минимален, они важны с социальной стороны производства (в каждой организации есть люди, многолетний труд которых принес ей существенный успех; и поэтому иногда руководители в знак признательности оставляют таких людей (уже пенсионеров или инвалидов) в организации и дают им посильные виды работ, может быть, и ненужных для организации).

Пятый. Создание функциональной структуры управления.

Шестой. Создание организационной структуры управления на базе функциональной.

Действующие организации

В основном это акционерные общества открытого или закрытого типа, которые вышли из жесткой государственной опеки и пытаются реализовать ранее накопленные идеи в сфере производства товаров, услуг и интеллектуальной продукции (диверсификация производства).

Собственниками таких организаций выступают физические, юридические лица и, возможно, государство в лице Фонда имущества. За долгие годы существования таких организаций в них появились новые и продолжают существовать лишние, отжившие свое время функции управления, к которым привыкли за годы работы. Это обычно приводит к неоправданному росту численности работников, а также к усложнению линейных и функциональных связей в системе управления.

Энтузиазм новых собственников часто подталкивает руководителей организаций к быстрым решениям по реорганизации системы управления, которые часто сводятся к ломке старого (морально устаревшего) и созданию нового механизма управления организацией и отношений с внешней средой. И обычно эта ломка начинается со структуры. Сокращаются должности и подразделения, в результате наступает функциональный кризис, т. е. несогласованность функций управления между собой. На практике часто сокращают тормозящие, нейтральные, а иногда и потенциальные функции, оставляя активизирующие. Но парадокс заключается в том, что оставленный набор активизирующих функций начинает со временем перераспределяться на перечисленные выше четыре группы. И от первоначальных активизирующих функций остается существенно меньше. Благие намерения руководителей оборачиваются серьезной дестабилизацией в работе организации.

Все перечисленные группы функций должны присутствовать в общем наборе функций процветающей организации, при этом важны их пропорции.

Профессиональный подход в действующих организациях заключается в реализации следующих восьми этапов:

1. Создание группы развития организации на конкурсной
основе.

2. Составление набора необходимых функций управления и
производства.

3. Проверка набора функций управления по методике функционально-стоимостного анализа.

4. Распределение этого набора по четырем группам и его анализ.

5. Составление функциональной структуры управления.

6. Сравнение этой структуры с существующей.

7. Внесение корректив в набор функций.

8. Внесение корректив в структуру управления организацией.

Функциональное содержание организации

В общем виде функция -- это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления. К. Маркс назвал функцию услугой. «Услуга есть не что иное, как полезное действие той или иной потребительской стоимости -- товара ли, труда ли» (Маркс К., Энгельс Ф. Соч. 2-е изд. т. 23 С. 203-204).

Полезность, необходимость функции должна служить критерием для ее дальнейшего анализа. Функции, выполняемые в организации, можно разделить на три большие группы (рис. 11):

- производственные,

- управление производственными функциями,

- управление управленческой деятельностью.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 11. Взаимодействие функций в организации

К производственным функциям относятся функции основного, вспомогательного и обслуживающего производства товаров, услуг, информации или знаний. Например, производство токарных станков модели 1М62, производство станин для вертикальных сверлильных автоматов, ведение бухгалтерского учета, делопроизводство по внешнеэкономической деятельности и др.

К функциям управления производственными функциями относятся функции по планированию, прогнозированию, организации, координации, стимулированию и контролю деятельности работников, занятых в основном, вспомогательном и обслуживающем производствах. Например, управление производством, управление персоналом, управление инновационной деятельностью, управление внешнеэкономической деятельностью, управление бухгалтерским учетом и др.

К функциям управления управленческой деятельностью относятся стратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность. Особое внимание уделяется стратегическому управлению, которое образно сравнивается с зонтиком, под которым укрываются все функции управления.

Производственные функции выполняют рабочие, техники, инженеры, секретари, референты, конструкторы, технологи, инспекторы, бухгалтеры и др., которых мы далее будем называть специалистами. Функции управления производственными функциями выполняют мастера участков, бригадиры, руководители групп или проектов, другие работники, имеющие в своем подчинении специалистов, действия которых они направляют своими решениями. Этих работников мы в дальнейшем будем называть менеджерами.

Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в своем распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации. Таких работников мы в дальнейшем будем называть руководителями. В реальной организации руководители, специалисты и менеджеры выполняют функции из разных групп (табл. 7).

Таблица 7. Распределение функций управления

Категории	Функции
	Управление управленческой деятельностью	Управление производственными функциями	Производственные функции
Руководители Менеджеры Специалисты	+ - -	+? + -	_? +? +

В крупных организациях руководители могут выполнять функции только из одной группы (управление управленческой деятельностью), а в малых -- из двух или даже из трех групп. Символ «?» в табл. 8 показывает на возможность как наличия, так и отсутствия функций соответствующей группы в деятельности руководителя.

Производственные функции рассматриваются в дисциплине, называемой «Менеджмент операций». В ней изучаются международные стандарты качества (ISO) на составляющие функцию операции, например, стандарт 9000 «Система обеспечения качества» и др.

В системе управления организаций нас интересуют две группы функций: функции управления производством и функции управления управленческой деятельностью, которые в дальнейшем будем именовать как функции управления. Они реализуются набором процедур управленческой деятельности, осуществляемых субъектом управления. Так, для выполнения функций управления необходимо получить задание или его сформулировать; провести информационную работу; подготовить варианты решений; принять, согласовать и утвердить решение; организовать и контролировать его выполнение; сдать выполненную работу заказчику или использовать ее в своей организации. Приведенная совокупность процедур находится во взаимосвязи. Каждая процедура должна включать набор операций. Например, подготовка решения включает операции по созданию и эксплуатации баз данных и баз знаний, проведение совещаний и т.д.

Таким образом, образуется следующая иерархия:

конкретные функции управления,

общие функции управления,

типовые процедуры,

набор операций.

Отсутствие какой-либо процедуры или операции может привести к низкой эффективности выполнения функций или к их невыполнению. Так, без проведения информационной работы (оценки ситуации, получения и обработки достоверной информации) дальнейшая работа будет затруднена.

Процесс специализации и кооперации управленческой деятельности приводит как к дроблению, так и к объединению функций управления. Так, общая функция «разработка плана снабжения» в крупных организациях разделяется на: подготовительную работу по составлению плана, определение текущих потребностей производственных единиц в материалах и определение остатков материалов на складах.

Каждые функция, процедура и операция имеют три главных параметра: трудоемкость, сложность и стоимость. Трудоемкость определяется в часах. Сложность имеет три уровня: низкий, средний и высокий. Уровень определяется характером выполняемых операций. Напомним, что низкий уровень сложности характеризуется преобладанием технических операций; средний уровень -- преобладанием логических операций; высокий -- преобладанием творческой деятельности, включающей действия, основанные на принятии нестандартных решений.

При расчетах рассматривается и нулевой уровень сложности, характеризуемый отсутствием правил, инструкций и документационного сопровождения их выполнения. Таким образом, мы можем ввести численный эквивалент уровня сложности функции: высокий -- 3, средний -- 2, низкий -- 1, нулевой -- 0.

Стоимость определяется на основании калькуляции всех видов операций, составляющих конкретную функцию управления (КФУ). Как известно, каждая КФУ представляется как набор общих функций -- планирование (П), организация (О), активизация (А) и контроль (К) -- основные из них, и других общих функций -- прогнозирования, координации, информирования и т.д., которые также играют важную роль, но рассматриваться здесь не будут, так как методика анализа при этом не меняется.

Каждая общая функция управления, составляющая КФУ, включает набор процедур: подготовка, согласование, принятие, утверждение и организация выполнения решения. Приоритет процедур, составляющих ФУ, определяет уровень обязательности их исполнения. В рамках этого необходимо выделить административные, технологические и патронажные ФУ. Функция считается административной, если среди составляющих ее процедур приоритетна процедура «Принятие решения» или «Утверждение решения». Для технологической -- наличие среди процедур, составляющих функцию, приоритетных процедур «Подготовка решения», «Согласование» или «Организация выполнения решения». Если в наборе нет приоритетных процедур, то это патронажная ФУ. Наличие административной общей ФУ в КФУ также придает ей этот же статус.

Взаимосвязь между функциями выражается следующими соотношениями:

Ткфу = Тn + То + Та + Тк;

Скфу = (Тn х Сn + То х Co + Та х Ca + Тк х Ск) / Ткфу , (5.1)

где Тn, То, Tа, Тк -- трудоемкости, Сn, Со, Са, Ск -- номера уровней сложности общих функций управления -- планирования, организации, активизации и контроля.

Формирование функциональной структуры управления

Функции -- важнейший элемент при построении структуры организации, наборе персонала и т.д.

Мы подходим к понятию «единичная самостоятельная функция».

Аналогично тому, что здание лучше строить из единичных законченных блоков, чем из кусков или нестандартных блоков, также и в системе формирования функциональных структур использование единичных самостоятельных функций существенно упрощает этот процесс. Это понятие относится как к конкретным, так и к общим функциям управления.

С нашей точки зрения, наиболее плодотворный подход к выделению (формированию) единичной самостоятельной конкретной функции управления (ЕСКФУ) заключается в соблюдении двух условий:

* рассмотрение набора КФУ, используемых в большой группе организаций в Российской Федерации (назовем его типовым набором функций),

* наличие в каждой КФУ полного набора общих функций управления.

Первое условие можно выполнить при рассмотрении группы малых предприятий (МП).

Как показывает практика, независимо от сферы деятельности, малые предприятия имеют близкие по трудоемкости и сложности параметры типовых КФУ. Поэтому примем малое предприятие за основу при определении набора ЕСКФУ. По критерию типизации целесообразно выделить четыре набора КФУ для организаций: базовый, отраслевой, групповой и специальный.

Базовый набор КФУ входит в состав любого конкретного набора функций организации (рис. 12).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 12. Состав полного набора КФУ

Базовый набор КФУ составляют:

- управление производством продукции (товара, услуг, информации и знаний);

- управление бухгалтерским учетом;

- управление техническим и социальным развитием;

- управление техническим и социальным обеспечением;

- управление технической безопасностью;

- управление трудом и заработной платой;

- управление персоналом;

- управление реализацией;

- управление маркетингом;

- управление экономикой;

- управление финансами;

- управление рекламой;

- управление охраной;

- стратегическое управление;

- представительская деятельность;

- консультационная деятельность.

Отраслевой набор включает функции, характерные для конкретной отрасли народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства, капитального строительства, транспорта, связи, торговли и др. В рамках отраслевых функций могут включаться и функции, характерные для подотраслей. Например, для промышленности -- функции, характерные для организаций топливно-энергетического и металлургического, машиностроительного, химико-лесного комплексов.

Групповой набор состоит из функций, определяемых правовой формой организации (ООО, ОАО, ЗАО и др.), например, управление ценными бумагами для акционерных обществ, управление внешним и внутренним аудитом для финансово-промышленных групп.

К типовому набору могут присоединяться специфические функции управления, например, управление внешнеэкономической деятельностью, управление подсобным хозяйством.

Второе условие (наличие полного набора общих функций)может быть выполнено путем соблюдения следующего соотношения:

КФУ е (набор всех общих функций)

(символ е означает включение).

Любая конкретная функция управления должна содержать весь набор ненулевых по трудоемкости общих функций.

Каждая из КФУ имеет свою трудоемкость. Таким образом, паспорт (стандарт) на каждую ЕСКФУ должен включать: название функции, трудоемкость (Тс) и уровень сложности (Сс) функции.

КФУ с высоким уровнем трудоемкости свидетельствует об элементах непрофессионализма в управленческой деятельности, т. е. работники выполняют порученные функции дольше, чем положено. КФУ с низким уровнем трудоемкости свидетельствует либо о широком использовании современных информационных технологий при сохранении прежнего штата работников, либо об элементах непрофессионализма в управленческой деятельности, т. е. работники выполняют функции быстрее, чем положено, либо в силу их чрезмерного профессионализма, либо в силу поверхностного отношения к ним.

В качестве стандартов на общие функции предлагается их набор, составляющий соответствующую ЕСКФУ. Таким образом, паспорт (стандарт) на единичную самостоятельную общую функцию управления (ЕСОФУ) включает: название функции, трудоемкость (ТОС) и уровень сложности (СОС) функции.

Добиваясь получения требуемых пропорций в параметрах ОФУ (трудоемкости и уровне сложности), можно привести КФУ к требуемому стандарту. Результатом приведенной выше аналитической работы является таблица отчетности по используемым функциям управления.

Исходя из трудоемкости ОФУ и временного ресурса работников, их можно объединять или делить между работниками.

Таким образом, выделяются два понятия -- общая функция и единичная самостоятельная общая функция управления (ЕСОФУ). Последняя служит элементом для построения соответствующей ЕСКФУ. Каждая ЕСОФУ является общей функцией, но не каждая общая функция -- ЕСОФУ. Между собой ЕСОФУ связаны процедурами (аналогично с общими функциями).

В рамках одной функции процедуры могут быть внутренними и внешними, могут формировать линейные или функциональные связи (табл. 8).

Таблица 8. Классификация процедур

Направленность	Связи
Внутренняя	Внешняя	Линейные	Функциональные
ПР, ПО, ОР	УТ, СО	ПО-УТ, ПР-ПР	ПР-ПО, ПР-ОР, CO-OP

Примечание: ПР -- принятие решения, ПО -- подготовка решения, ОР -- организация выполнения, УТ -- утверждение, СО -- согласование.

Приведенная в табл. 9 классификация позволяет сформировать схему и условное обозначение типового функционального звена.

Процедуры принятия, подготовки решения и организация его выполнения являются внутренними для типового звена, а согласование и утверждение -- внешними. В типовом звене процедуры утверждения и согласования могут разветвляться на несколько звеньев структуры.

Для формирования взаимодействия процедур нескольких типовых звеньев предлагается следующая метаморфоза процедур:

- процедура «Утверждение» переходит на другое звено (обычно вышестоящее) в процедуру «Готовит решение»;

- процедура «Согласование» -- в процедуру «Организация выполнения»;

- процедура «Принимает решение» переходит на нижестоящий уровень в одноименную процедуру.

Данная метаморфоза вытекает из приведенного в начале этого параграфа определения функции как совокупности действий, направленных на достижение частной цели, которая подчинена общей цели управления. Связи между типовыми звеньями конкретизируются связями между процедурами звеньев. Типовое звено содержит внутри себя и организует при взаимодействии с другими звеньями линейные и функциональные связи. Поэтому при объединении нескольких звеньев очень естественно формировать линейные, линейно-функциональные и функциональные структуры, а также все другие сводящиеся к ним.

Однако типовое звено нельзя ассоциировать со звеном управления.

Звено управления -- это ячейка с определенным набором процедур, а не функций. Причем процедуры могут лишь частично представлять одну или несколько функций управления. Жесткой связи между функцией и звеном управления нет. Как правило, звено управления соответствует должности работника аппарата управления (например, звено «главный инженер», «главный экономист») либо названию подразделения аппарата управления (например, звено «отдел кадров», «бухгалтерия»).

Типовое звено соответствует только одной единичной самостоятельной общей функции управления. Оно обладает большей независимостью и стабильностью, чем звено управления. Границы типового звена и звена управления в общем случае не совпадают.

Таким образом, совокупность типовых звеньев -- функциональная структура -- может служить базой для формирования организационной структуры управления.

Принципы формирования типового функционального звена управления

Принципы или правила составления типового функционального звена -- это первый шаг при практической организации проектирования функциональной структуры организации. Мы рассмотрим основные принципы: однозначность, детерминированность, стабильность, ограниченность, согласованность, необходимую детализацию и совершенствование.

Принцип однозначности: каждое типовое звено должно отражать только одну единичную самостоятельную общую функцию.

Принцип детерминированности: в типовом звене процедура принятия решения должна иметь одно входное и одно выходное воздействия. Границы этих воздействий должны быть определены правами, компетентностью и ответственностью.

Принцип стабильности: изменение трудоемкости функций в заданном диапазоне (нормативный уровень) не должно отражаться на структуре связей типового звена с другими звеньями.

Принцип ограниченности: в типовом звене процедура принятия решения должна быть только одна. Это определено содержанием единичной самостоятельной общей функции управления.

Принцип согласованности: типовое звено должно быть вписано в соответствующую среду своего функционирования, в которой оно должно усиливать действие закона единства системы управления.

Принцип необходимой детализации: типовое звено должно реализовать одну единичную функцию и иметь все процедуры для ее выполнения. Если параметры реального типового звена не соответствуют принципу ограниченности, то звено необходимо разделить на более мелкие, либо укрупнить.

Принцип совершенствования: в типовом звене должны быть заложены возможности для снижения трудоемкости выполнения функции и повышения качества ее выполнения (например, при внедрении современных компьютеров в процессе информационного обеспечения управления).

При создании новой организации функции служат основой для формирования структуры (подразделений, должностей, закрепления за ними прав, полномочий и ответственности). При совершенствовании или диверсификации производства и управления основой является структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора функций. В общем виде функция -- это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления. Функции, выполняемые в организации, можно разделить на три большие группы: производственные функции, функции управления производственными функциями и функции управления управленческой деятельностью.