Текст документа, його уніфікація, взаємодія з кодифікацією інформації та автоматизованими програмними засобами

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

I ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

1.1 Текст як основний реквізит документа

1.2 Вимоги до тексту документа

II УНІФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

2.1 Призначення і склад уніфікованої системи документації

2.2 Характеристика уніфікованої системи документації

2.3 Кодифікація інформації

III АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1 Засоби створення електронного документообігу

3.2 Автоматизація вводу інформації в комп'ютер

3.3 Автоматичне розпізнання тексту

IV АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ В СУБ'ЄКТАХ

УПРАВЛІННЯ

ВИСНОВОК

ЛІТЕРАТУРА



ВСТУП

У діяльності будь-якої організації, установи, підприємства створюється безліч різноманітних за видами і призначенню документів. Одні документи призначені для реалізації зовнішніх зв'язків, інші відбивають суто внутрішню діяльність установи в усіх її різноманітних аспектах. В процесі розвитку документаційного забезпечення поступово склалися певні документні комплекси - системи документації : наприклад, система розпорядливої документації, система документації по бухгалтерському обліку і звітності, система документації по особовому складу, система звітної документації та ін.

При роботі з документами дуже важливо знати, до якої системи документації відноситься той або інший документ - це багато в чому визначає вимоги до структури і змісту документів, до їх оформлення.

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різні функції : матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядливі та ін.

З наукової точки зору, документ - це спосіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної реальності і розумової діяльності людини.

Головним елементом документа є текст, що містить сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Найбільш ефективним способом створення раціональних норм документування є уніфікація і стандартизація документів.

Уніфікація в документознавстві розглядається як скорочення вихідної кількості форм документів і приведення їх до однаковим правилам оформлення.

Для того щоб скоротити термін ведення справ, пошуку інформації, уніфікації документів необхідно впровадити систему документообігу. Впровадження системи дозволяє підвищити ефективність, оперативність та достовірність інформації.

Дослідженню проблем організації документообігу присвячена значна кількість наукових праць як вітчизняних, так і зарубіжних вчених. Зокрема Е.В.Малахов та В.С. Пелехов аналізують проблеми автоматизації документообігу; А.Н. Діденко характеризує процедури, які відбуваються під час обробки документації; В.А. Кудряев розглядає організацію роботи з документами та ін.

Метою даної курсової роботи є дослідження тексту документу в управлінні та розглянути її взаємодію з автоматизованими програмними засобами.

Для досягнення мети необхідно вирішити ряд завдань, серед яких :

розкрити сутність поняття «текст документа»;

розглянути вимоги до тексту;

виявити призначення і склад уніфікованої системи документації;

дати характеристика уніфікованої системи документації;

розглянути засоби створення електронного документообігу;

показати застосування автоматизації вводу інформації в комп'ютер;

розкрити пріоритети організації документаційного обслуговування в суб'єктах управління.

Предмет дослідження - текст документа, його уніфікація, взаємодія з кодифікацією інформації та автоматизованими програмними засобами.

Об'єктом дослідження в даній курсовій роботі є текст документа.

Курсова робота складається зі вступу, основної частини, яка складається з 4 розділів і висновку. У вступі обґрунтовується актуальність теми, визначаються мета, завдання, предмет і об'єкт дослідження. Основна частина присвячена вивченню поставленої проблеми. В ув'язненні сформульовані основні результати курсової роботи.



I. ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

1.1 Текст як основний реквізит документа

документ текст управління автоматизація

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

Вступу / зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

Доказу / викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

Закінчення / формулюється мета заради якої складено документ.

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.

У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми /зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін./. У доказі викладається суть питання /докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали/. У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту - зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події /явища, факти / у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності /автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол /.

В описі характеризуються явища /предмет, люди, події / з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей / опис-характеристика, наказ, звіт, постанова [2].

Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять

визначену тезу. Розрізняють два основні вида доказів -дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та індуктивний- у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

1.2 Вимоги до тексту документа

Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.

Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні.

Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та прямий порядок слів у реченні, коли присудок іде за підметом, означення стоїть перед означуваним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження припадає на дію, використовується зворотній порядок слів.

Для ділового стилю службових документів характерне використання стійких словосполучень. У методичних рекомендаціях за уніфікацією текстів службових документів наведений великий алфавітний перелік дієслівно-іменникових словосполучень за другим (іменним) компонентом, що найчастіше використовуються у діловому спілкуванні.

Набуло поширення застосування скорочених слів та словосполучень у службових документах, що зменшує їх обсяги і прискорює сприйняття інформації. їх написання ведеться відповідно до загальнодержавних класифікаторів техніко-економічної інформації, вимог державного стандарту і правил української орфографії. Рекомендується використовувати словник скорочень української мови.

У спеціальній літературі документи поділяються залежно від кількості розглянутих в них питань на прості та складні. Документи, Що містять одне питання, вважаються простими. Складні документи стосуються декількох самостійних питань. Прості значно легші для опрацювання (реєстрації, постановки на контроль, формування у справи), направлення на виконання. Складні документи найчастіше стосуються декількох виконавців або навіть різних структурних підрозділів. Тому з них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. їх опрацювання викликає ряд труднощів (при реєстрації вносяться декілька питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання тощо). Складно вирішити питання щодо розміщення такого документа в справі. Тому при складанні найбільш використовуваних видів інформаційно-довідкових документів, таких, як листи, доповідні записки, довідки, рекомендується заносити до них по одному питанню.

Визначені види документів, такі як протоколи, накази, ухвали, звичайно бувають складними за змістом. Вони формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид документа, автор і дата.

В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини: в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в другій - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації.

В тексті документа можуть бути і три частини: вступ, що підготовлює до сприйняття тексту документа та визначає причину його складання; доказ, в якому описуються події, факти, причини, наслідки, висновки, де вміщені пропозиції, розпорядження, рекомендації, та заключна частина. Кількість виділених у тексті суттєвих компонентів, а також їх розташування залежать від конкретної управлінської ситуації, яка викликала складання документа.

Для полегшення сприйняття інформації, виділення суті документа рекомендується починати документ із заключної частини, тобто з викладення суті питання: прохання, пропозиції тощо, а потім підкріплювати їх обґрунтуванням.

Якщо приводом для складання якогось документа послужив інший документ або доказом є дані іншого документа, у тексті наводяться повні його дані, тобто вказуються вид, автор, заголовок, дата та номер.

Текст документа ділиться на абзаци. З них починається кожна нова думка. Абзаци допомагають вдумуватись в зміст документа, робити невеликі зупинки при читанні документа [4].

Тексти складних, великих за обсягом документів (огляди, звіти, довідки та ін.) розподіляються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, - які нумеруються арабськими цифрами. Порядок їх нумерації слід проводити відповідно до вимог державного стандарту. Номер кожної частини включає номери відповідних складових частин вищих ступенів розподілу.

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил.

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту /з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії /.

Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії вживаються такі синтаксичні конструкції:

- у порядку обміном досвіду

- у порядку винятку...

- у зв'язку з вказівкою...

- у відповідності до попередньої домовленості...

- з метою подальшого співробітництва... Для висловлення прохання:

- Просимо...

Для нагадування:

- Нагадуємо Вам, що ...

- Незважаючи на багаторазові нагадування... Для підтвердження:

- Підтверджуємо...

- Універмаг «Дитячий світ» підтверджує...

Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.

Наведемо кілька прикладів стійких моделей, які склалися для висловлення стандартних аспектів змісту. Укладачеві документа буде не важко побудувати стилістичну конструкцію речення чи кількох речень, якщо він матиме у своєму розпорядженні набір таких моделей:

модель синтаксичної конструкції варіанти реалізації

Доводимо до вашого відома, що ми досі не отримали від Вас

протоколи погодження до

Нагадуємо, що... договору...

Повідомляємо, що ... ярмарок з продажу взуття та

Підтверджуємо, що ... супутніх товарів відбудеться

Нагадуємо, що

3. Уживати прямий порядок слів у реченні /підмет передує присудкові / у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів /присудок передує підмету / тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.

4. Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів /означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити на початку речення /.

5. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ... Вважаючи ... Беручи до увалі ... Керуючись ... Розглянувши поданий до затвердження проект...»

6. Замінювати займенники іменниками.

7. Не вживати емоційних виразів.

Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту.

Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки.

Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.



II.УНІФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Уніфікація - приведення до одноманітності, до єдиної форми або системи. Уніфікація документів - це установлення одностайного складу та форми управлінських документів, що фіксують здійснення одно типових управлінських функцій.

Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення визначеного кола завдань, нерідко породжуваних однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для уніфікації текстів документів. Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці.

Під трафаретом розуміють раніше надрукований текст з уніфікованою постійною інформацією та пропусками для заповнення змінної інформації, що характеризує конкретну ситуацію, яку відображує даний документ. Методика складання трафаретних текстів така: вивчаються типові управлінські завдання, документи, що утворюються в процесі їх вирішення, складається проект уніфікованого документа, що відображає виявлену типову ситуацію. Після цього він редагується, затверджується спеціалістами, які складають ці документи або працюють з ними. Особливу увагу слід звертати на вживання професійних термінів. Для кожного трафарету визначається необхідна річна потреба, і тексти тиражуються. Трафаретні документи повинні бути як у виконавців, так і у машинописному бюро.

Фактично він заповнює раніше складений документ. Тому виключається стадія чернетки, в документі немає зайвої інформації, виключається пропуск необхідних даних, а постійне, фіксоване розташування інформації значно полегшує та прискорює її сприйняття.

Із трафаретних бланків формується збірник, один примірник якого повинен знаходитися у кожного працівника апарату. Приступаючи до складання будь-якого документа, необхідно перевірити, чи немає для даної ситуації складеного типового тексту.

В останні роки набули поширення анкети. Під анкетою розуміють опитувальний листок для одержання певних даних. Найбільш відомі кадрові анкети для отримання даних про тих, хто їх заповнює. Шляхом анкетування зручно збирати будь-які дані за раніше розробленою визначеною програмою. Анкетування - один з основних методів в соціологічних дослідженнях. В анкеті текст формалізований, інформація розміщена в зафіксованій суворій послідовності. Головна визначальна особливість викладу тексту в анкеті - відсутність граматичного зв'язку конструкцій. Все це дає змогу опрацьовувати анкети за допомогою ЕОМ. Постійна інформація в анкеті виражена в добре продуманих та сформульованих питаннях, що містять найменування ознак об'єкта. Найменування показника може бути виражене одним словом (іменником в називному відмінку) або синтаксичною конструкцією.

Змінна інформація в анкеті - конкретна характеристика ознак. Вона може бути виражена раніше підготовленою відповіддю типу "так-ні", розгорнутою відповіддю, числовими показниками.

Таблиця - перелік будь-яких систематизованих цифрових даних, які приведені у визначену систему і розміщені за графами. Таблиця дозволяє представити інформацію в найбільш компактному наочному вигляді. Вимоги до побудови викладу та оформлення таблиць викладені в розділі ГОСТу 1.5-85. ГОСТ розглядає питання побудови стандартів, але викладені в ньому вимоги до таблиць поширюються на всі уніфіковані системи документації, а також на організаційно-розпорядчу. Тут вказується, що "таблиці застосовуються для більшої наочності та порівняння показників".

2.1 Призначення і склад уніфікованої системи документації

Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Безпосередні розробники конкретних форм документів та систем документації - міністерства (відомства), які здійснюють координацію тій чи іншій галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів[1].

Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкування і форми власності.

Таким чином, уніфіковані системи документації - це приведений до максимально можливого однаковості форми документів, об'єднані в основні загальноуправлінських функціональні системи і призначені для використання всіма організаціями, незалежно від рівня управління та форми власності, що застосовують як традиційні, так і змішані, з використанням комп'ютерних технологій, методи обробки документної інформації. 3

Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі:

* однаковості побудови форм документів;

* регламентації змісту документів, що входять в кожну систему;

* виключення з документів дубльованих даних, домагаючись однократності введення інформації в процесі вирішення управлінської задачі;

* скорочення кількості традиційно включаються в них даних, які не використовуються при вирішенні конкретних управлінських завдань;

* єдності застосовуваної термінології та умовних позначень, домагаючись порівнянності показників не тільки на різних рівнях управління, але і в різних системах документації на основі єдності алгоритмів формування документів і показників у них;

* визначення сукупності реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей їх побудови, орієнтованих на комп'ютерну обробку, але придатних і до сприйняття людиною;

* встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, загальних для всіх систем документації і конкретизованих у випадках наявності специфічних особливостей.

Обов'язкові до застосування наступні загальноросійські уніфіковані системи управлінської документації, що включають в себе комплекси документів, що згруповано за завданнями.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації:

документація зі створення організації, підприємства;

документація по реорганізації організації, підприємства;

документація по ліквідації організації, підприємства;

документація з приватизації державних і муніципальних організацій, підприємств;

документація по розпорядчої діяльності організації, підприємства;

документація з організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;

документація по оперативно-інформаційного регулювання діяльності організації, підприємства;

документація по кадрах.

2.2 Характеристика уніфікованої системи документації

Уніфікована система документації (УСД) створюється за єдиними правилами і вимогам, і повинна містити інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Зазвичай вона складається з одного-двох державних стандартів, сукупності взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм, які забезпечують документоване подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних та методичних документів щодо їх розробки, ведення і застосування. Безпосередніми розробниками конкретних форм документів та систем документації є міністерства (відомства), які здійснюють координацію тій чи іншій галузі діяльності.

Особливість документів з особового складу - їх одночасна уніфікація у складі двох уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядчої та первинної облікової. Наказ по особовому складу можна розглядати як документ розпорядчого дії, що підтверджує наявність юридичного факту виникнення (зміни, припинення та ін) трудового договору. Однак цей самий наказ реєструє факт виникнення (розірвання) трудових правовідносин, і в цьому випадку він є первинним обліковим документом, є підставою для створення інших облікових документів.

Так як єдиного відомства, яке координувало б кадрову діяльність, ніколи не існувало, то відомство, яке здійснює уніфікацію організаційно-розпорядчої документації (Головархів), підготувало систему документації з особового складу, а органи статистики - форми документів з обліку особового складу. Перша система використовувалася в органах влади і управління, друга - в організаціях будівництва і промисловості.

На сьогоднішній день ця історично склалися особливість зберігається: частина установ та організацій веде облік особового складу в текстових формах документів, а інша - в табличних. Тому працівник кадрової служби повинен знати діючі вимоги до оформлення кадрових документів і вміти використовувати їх у практичній діяльності.

Окрім державного стандарту, до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації входить альбом уніфікованих форм документів, створений в розвиток вимог стандарту і містить конкретні форми документів (структура і штатна чисельність, штатний розклад, графік відпусток та ін.) Альбом містить приклади оформлення всіх кадрових документів, а для складних і об'ємних документів (положення, посадова інструкція) - не тільки склад і розташування обов'язкових реквізитів, але і обов'язкову структуру тексту.

Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях (затв. постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.74 № 162, зі зм. І доп.) Встановлює значення трудової книжки як основного документа про трудову діяльність працівника, закріплює порядок її оформлення, видачі, обліку і ведення, правила видачі вкладиша та дубліката трудової книжки. Інструкція відноситься до тих нормативним актам, які повною мірою регламентують порядок одержання і ведення трудової книжки, і є незамінним довідковим посібником в діяльності фахівця кадрової служби. [3]

У практичній роботі по створенню та оформлення документів все більшого значення набуває кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Класифікація управлінської документації (ОКУД) служить основою для кодування документів в інформаційно-пошукових системах. ОКУД призначений для вирішення завдань щодо реєстрації уніфікованих форм документів, їх обліку, скорочення застосовуваних форм документів, а також для контролю за складом документів і виключення дублювання уніфікованих форм. Об'єктами класифікації в ОКУД є уніфіковані форми дев'яти діючих в даний час уніфікованих систем документації, у тому числі організаційно-розпорядчої, первинно-облікової документації та документації з праці, використовуваних для документування кадрової діяльності.

До останніх відносяться документи з прийому, переведення, звільнення працівників, оформлення відпусток, заохочень та стягнень. Код по ОКУД повинен проставлятися на кожній уніфікованою формою. Знову розроблювані форми підлягають реєстрації шляхом включення до ОКУД.

До нормативних документів відносяться і Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування і обліку кадрів. Трудовитрати працівників кадрових служб, пов'язані з підготовкою та обробкою кадрової документації, впливають на штатну чисельність кадрових служб. За допомогою нормативів можна обгрунтувати необхідну чисельність працівників кадрових служб, так як сумарна трудомісткість виконуваних робіт - одна із складових частин формули розрахунку штатної чисельності, включеної в Укрупнені нормативи. Але основне значення цього документа - регламентація складу кадрових документів, а також послідовності виконуваних операцій:

при оформленні документів при прийомі на роботу та звільнення робітників і службовців;

оформленні та обліку трудових книжок;

оформленні документів з обліку руху кадрів;

складанні статистичної звітності з обліку особового складу;

складанні довідок, розробці планів та виконання інших робіт;

роботі по табельної обліку;

роботі бюро перепусток;

роботі військово-облікового столу.

Основними принципами уніфікації документів є:

1) Уніфікація від загального до конкретного. Полягає в побудові формуляра - зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. д.;

2) Однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень;

3) Комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створення, заповнення, обробки та зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів;

4) Інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;

5) Скорочення числа видів документів. Досягається за рахунок удосконалення методів управління, наприклад, в напрямку повсюдного застосування оргтехніки; стабільність вимог до документів (встановлені державними та галузевими стандартами);

6) пари з діючими системами класифікації і кодування техніко - економічної інформації; економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів в систему документації, широкого застосування бланків, раціонального компонування форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів [7].

2.3 Кодифікація інформації

Кодифікація - перетворення інформації за допомогою кодів у такий вигляд, що вона може бути доступна тільки обмеженому колу осіб, з метою запобігання несанкціонованому доступу до неї (інформації) [13].

"Кодифікація" означає процес, суть якого полягає у придбанні, зберіганні та оновленні даних про продукт згідно з принципами, правилами та процедурами, визначеними національним законодавством держав Сторін та відповідно до взаємно погоджених документів.

Кодифікація (від лат. codex - книга + facio - роблю) - спосіб удосконалення, систематизації нормативних актів, законодавства.

Під час кодифікації проводиться:

змістова переробка (усунення розбіжностей і суперечностей, скасування застарілих норм) пов'язаної спільним предметом регулювання, групи юридичних норм та

об'єднання їх в єдиному нормативно-правовому акті.

Кодифікованими документами вважаються кодекси, статути, положення. В результаті кодифікації видається єдиний, логічно і юридично цільний, нормативно-правовий акт. Кодифікація зазвичай має офіційний характер і проводитися правотворчим органом.

Окрім кодифікації для систематизації права використовують метод інкорпорації.

Існує також поняття кодифікації цінних папері

Інкорпорамція (лат. incorporatio - приєднання) - вид систематизації нормативних актів, який полягає у зведенні їх у збірники, у певному порядку без зміни змісту. Критерії систематизації: хронологічний або алфавітний порядок, напрям діяльності, сфера суспільних відносин, тематика наукового дослідження тощо.

Види інкорпорації

За юридичною значущістю

офіційна - передбачає затвердження збірників інкорпорованих актів компетентним органом;

офіціозна.

неофіційна - не має обов'язкового характеру, здійснюється науковими установами, навчальними закладами, іншими суб'єктами юрдичної діяльності для зручності у користування нормативним матеріалом;

За способом упорядкування

хронологічна - здійснюється у певній послідовності за ознакою часу видання нормативних актів;

предметна - нормативні акти об'єднуються на підставі однорідності суспільних відносин, що становлять відокремлений предмет правового регулювання.

За обсягом

загальну

галузеву

міжгалузеву

спеціальну

За суб'єктами здійснення

правотворчого суб'єкта

спеціально уповноваженого суб'єкта

інших суб'єктів за їх ініціативою.

Існують також інші види інкорпорації, які здійснюються за такими критеріями: алфавітний порядок, галузь права, суб'єкт прийняття нормативного акта, тематика наукового дослідження, сфера діяльності тощо. Таким чином відбувається об'єднання цілісних нормативно-правових актів у збірники правового матеріалу за критерієм, який обирає сам систематизатор [6].



III. Автоматизация работы с документами

Використання засобів автоматизації Word дозволяє правильно організувати роботу над документами і автоматизувати цілий ряд процедур створення, форматування і редагування документів.

У будь-якому додатку Office одночасно може бути відкрите декілька документів. Кожен відкритий документ відображуватиметься в своєму власному вікні. Наприклад, користувач може бачити на екрані наступні документи Word, відкриті протягом дня:

* звіт, який необхідно виправити сьогодні;

* документ, вміст якого потрібно скопіювати в звіт, також відкритий;

* новий документ, створений для складання листа.

Після закінчення складання листа воно зберігається і закривається.Ввести із сканера текст в комп'ютер - задача не дуже важка. Але працювати з таким текстом не можливо, як і любе сканування зображення, сторінка з текстом являється графічним файлом. Звідси і виникають проблеми: по-перше, в графічному форматі сторінка займає дуже багато місця. І друга, сама головна проблема відсканований текст можна буде тільки читати, але редагувати і вставляти його франгменти в створений документ. Але сам сканер розпізнавати букви, як букви не вміє, вони для нього всього лиш точки чорного кольору. На світі є програми , які переводять відсканований текст із графічного в текстовий формат - програми розпізнання тексту або OCR. Сучасна OCR повинна вміти дуже багато, розпізнавати тексти набрані не тільки визначеними шрифтами, але й самими різними шрифтами, а також рукописні. Уміти працювати з текстами, які містять слова на декількох мовах, і правильно розпізнавати таблиці. І саме головне розпізнавати не тільки чітко набрані тексти, але й незрозумілі, нечітко набрані тексти. Наприклад, текст з пожовтілої газетної вирізки або машинописної копії. Само собою розпізнати текст це лише півділа. Не менш важливо забезпечити можливість зберігання результату у файлі популярного текстового або табличного формату.

3.1 Засоби створення електронного документообігу

Сучасне суспільство не може існувати без документообігу. Документи супроводжують нас на кожному кроці. Навіть мала покупка товару в магазині супроводжується видачею документа - касового чека.

Кожного дня в світі створюються мільярди копій великих і малих документів. На виготовлення документів розходується дуже велика кількість паперу й лісу, а на реєстрацію, перевірку і зберігання документів тратиться дуже багато часу.

Одна із основних задач інформатики полягає в розробці і застосуванні методів використовуючи обчислювальну техніку для переводу документообігу із паперової форми у електрону. Сучасні мережні технології дозволяють вирішити цю задачу, але тільки частково. Всі банки світу уже зв'язані електронними мережами і фінансові документи циркулюють в основному в електронному вигляді. Постійно виходять із вжитку паперові акції підприємств і другі ціні папери. Їх заміняють електроні дипозитарії - бази даних, в яких відомості про акціонерів зберігаються у вигляді записів.

Порівняно недавно появились електроні гроші. Це теж записи в базах даних. Рух електронних грошей відбувається по без паперовій технології шляхом переносу даних із одних записів в інші. Для персонального використання електронних грошей служать пластикові картки, на якій є відомості про власника електронного рахунку на магнітній полосі, або смарт-карті, в яких є дані записи на великій плоскій мікросхемі вбудованій в карті.

По без паперовій технології сьогодні працюють більшість засобів масової інформації. Всі етапи підготовки газети, журнала, книги або рекламної листівки проводять на комп'ютері. Операційна система типу Windows 9х, дозволяє одночасно готувати і редагувати тексти, створювати і обробляти ілюстрації, а комп'ютерні мережі об'єднують всіх учасників, які працюють над одним проектом в автономні робочі групи. Робоча група може обходитись без паперових документів до повного завершення роботи над проектом. Тільки коли робота закінчується створюється заключний паперовий документ. Це може бути, як макет газети так і повний комплект креслень необхідних для виготовлення даного документа.

В даний час вітчизняний ринок засобів автоматизації документообігу випробовує справжній бум - на ринку представлені як системи, що мають вже досить тривалу історію (наприклад, "Справа", Optima Workflow, Landocs, Office Media, "Попелюшка"), так і відносно молоді системи (Docsvision, Naudoc, Directum і так далі).

До окремої групи можна віднести продукти застосувань, що реалізовують набір, на базі системи Lotus Notes ("Бос-референт", Office Media, "Еськадо" і ін.), ринок яких поширюється лише на організації, що використовують в совій роботі Lotus Notes. (Таблиця 3.1)

Таблиця 3.1 Характеристика систем документообігу

Система	Характеристика системи
"Справа"	Система «ДІЛО», розроблена компанією «Електронні Офісні Системи» (ЕОС) - комплексне промислове рішення, що забезпечує автоматизацію процесу діловодства, а також ведення повністю електронного документообігу організації. Система ефективно використовується як в невеликих комерційних компаніях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах. Перша версія системи «ДІЛО» випущена в 1996 році. Сьогодні «ДЕЛО» використовують більше 1000 компаній, установ, організацій Росії і країн СНД, а загальне число встановлених робочих місць перевищує 100 000. Володіє «Сертифікатом Найвищого Якості».
"Попелюшка"	Програмно-технологічний комплекс Золушка-win. Електронна канцелярія складається з 3-х функціональних компонент програмних систем: «Службова кореспонденція» характеризується великим об'ємом листування по предмету документа, тобто великою кількістю відповідей, повторних документів, супровідних листів, в кожного з яких встановлюється свій термін виконання і свій виконавець; «Решенія і розпорядження» відрізняються від службової кореспонденції тим, що на контроль ставиться не весь документ в цілому, а окремі його пункти, листування і контроль ведеться по кожному з них окремо; «Листи громадян» характеризується тим, що єднальним початком пакету листів є адресат-відправник, навіть в тому випадку, якщо він пише по різних питаннях.
Landocs	Система Landocs призначена для автоматизації процесів управління документами, документообігом і діловодством на підприємствах і в організаціях різного профілю і масштабу. Поставляється в двох варіантах: як закінчена система (програмне забезпечення, документація, вчення користувачів) або як відкритий до розвитку варіант (базовий набір case-моделей, спеціалізована бібліотека діалогових елементів, case-технологія адаптації і підтримки, вчення користувачів, розробників і фахівців групи підтримки).

В тих випадках коли початкові дані зразу мають електронний вигляд, перевід документообігу на без паперову технологію відбувається порівняно просто. Представимо ,що письменник написав книгу в текстовому редакторі Word, а художник намалював до неї ілюстрації у векторному редакторі Adobe IIIustrator. Представимо, що фотограф підготував необхідні фотографії з допомогою цифрової фотокамери і зробив їх в редакторі Adobe Photoshop. В такому випадку залишається тільки зібрати початкові електроні документи в один заключний документ з допомогою видавничої системи. Всі етапи редагування і коректори також виконують в електронному вигляді з допомогою спеціальних програмних засобів. Робота передається з одного робочого місця на друге по комп'ютерній мережі, і всі учасники роботи допомагають один, одному і виправляють помилки колег без створення паперових документів.

Можливо в далекому майбутньому, коли всі документи будуть зразу готуватись тільки в електронному виді, людство зможе перейти повністю до безпаперовій технології і залишки лісів будуть врятовані, від повного знищення, а целюлозно -паперові комбінати перестануть викидати забруднені води в річки і озера. Сьогодні ПК є не на кожному робочому місці і не всі учасники документообігу об'єднанні комп'ютерними мережами в робочі групи. Тому основним завданням на шляху створення без паперової технології є проблема вводу вихідних даних в електронному виді. В інформатиці ця проблема вирішується створенням і впровадженням спеціально апаратних засобів для переводу графічної і текстової інформації в електрону форму.

3.2 Автоматизація вводу інформації в комп'ютер

Основним методом переводу паперових документів в електрону форму являється сканування. Сканування - це технологічний процес, в результаті якого створюється графічний образ паперового документа. Існує декілька видів сканерів, але в їх основу покладено один і той же принцип. Документи освітлюються світлом від спеціального джерела, а відображене світло сприймається світло відображаючим елементом. Мінімальний елемент зображення передається сканером, як кольорова точка. Таким чином в результаті сканування документа створюється графічний файл в, якому зберігається растрове зображення первинного документа. Растрове зображення складається, як відомо з точок. Кількість точок визначається, як розміром зображення так і розширенням сканера.

3.3 Автоматичне розпізнання тексту

Після обробки документа сканером виходить графічне зображення документа. Але графічний вигляд не являється текстом документа. Людині досить подивитись на листок паперу з текстом, щоб зрозуміти, що на ньому написано. З точки зору комп'ютера, документ після сканування перетворюється в набір різнокольорових точок, а не в текстовий документ. Проблема розпізнання тексту в складі точкового графічного зображення являється дуже складною. Подібні задачі вирішуються за допомогою спеціальних програмних засобів, називаються вони засоби розпізнання зображень. Реальний технічний прорив в цій області пройшов лише в останні роки. До того розпізнання тексту було можливо лише шляхом порівняння знайдених конфігурацій точок із стандартним зразком. Автори програми критерій “схожості” використовуваний при ідентифікації символів. Такі системи називаються ОСR(OptikalCharacted Recognition-оптичне розпізнання символів) і оперались на спеціально вироблені шрифти. З часом наукові дослідження в області розпізнання зображень буквально перевернули представлення при оптичному розпізнані символів.

Оскільки потреба в розпізнані тексту відсканованих документів достатньо велика, невипадково, що є велика кількість програм, призначена для такої цілі. Так, як різні наукові методи розпізнання тексту розвивалась незалежно один від одного, багато із цих програм використовують різні алгоритми. Ці алгоритми можуть давати різні результати на різні документи. Наприклад, система OCR здібна розпізнати тільки стандартний спеціально підготовлений шрифт і дають на цьому шрифті найкращі результати, які не можуть перевершити ні одна із універсальних програм. Сучасні алгоритми розпізнання тексту не орієнтуються на конкретний шрифт, ні на конкретний алфавіт. Більшість програм розпізнають текст на декількох мовах. Один і той же алгоритм можна використовувати для розпізнання російського, латинського, арабського і других алфавітів і навіть змішаних текстів. Розуміється програма повинна знати про який алфавіт іде мова. Нас перш за все інтересують програми здатні розпізнавати текст, написаний на російській мові. Такі програми випускаються вітчизняними виробниками. Найбільш широко відомі і розповсюджені програми Fine Reader і Cunei Form. Програма Fine Reader забезпечує високу якість розпізнання і вигоду застосування.

Програма Fine Reader виготовляється вітчизняною компанією АВВУУ Software(w.w.w. bitsoft.ru.). Ця програма призначена для розпізнання текстів на російському, англійському, німецькому, українському, французькому і багатьох інших мовах, а також для розпізнання змішаних двох мовних текстів. Програма має ряд можливостей. Вона дозволяє об'єднати сканування і розпізнання в одну операцію, працювати з пакетами документів і бланками. Програму можна навчити для кращої якості розпізнання неправильно надрукованих текстів і складних шрифтів. Вона дозволяє редагувати текст і провіряти його орфографію. FineReader працює з різними моделями сканерів. Програма дотримується стандарту TWAIN. Ми розглянемо програму на прикладі версії 4.0 одну із основних версій.



IV. Автоматизоване робоче місце - засіб організації автоматизованої технології

Концепція розподіленої обробки даних передбачає створення автоматизованих робочих місць (АРМ) управлінського персоналу.

Автоматизоване робоче місце - це організаційно-технологічний і програмно-технічний комплекс, що забезпечує автоматизацію певного технологічного процесу, має свій набір бібліотек програм та об'єктів бази даних і прав доступу до них.

В основу організації обробки даних в умовах АРМ закладено принципи: автоматизованої обробки даних у режимі реального часу безпосередньо на робочих місцях облікових, фінансових та інших працівників; взаємодії користувача із системою в діалоговому режимі; організації первинних документів та звітних форм на електронних носіях; формування і видачі результатної інформації в режимі запитів у необхідному для користувача обсязі та формі; автоматизації комунікацій між робочими місцями користувачів.

Інформаційне забезпечення АРМ становить його банк даних, що призначений для введення, зберігання і поновлення даних про конкретні об'єкти предметної області. Іншими словами, банк даних - це своєрідна інформаційна модель предметної області. Крім того, банк даних містить інформацію, що забезпечує діалог користувача АРМ з іншими елементами системи - перелік сценаріїв діалогу, форми вхідних і вихідних документів, інструкції тощо.

Програмне забезпечення АРМ - це інтегрована прикладна система, що покликана забезпечити розв'язування задач, які стоять перед спеціалістом прикладної області.

У програмному забезпеченні можна виділити три основні частини: загальносистемне програмне забезпечення; програмне забезпечення загального призначення і проблемозорієнтоване програмне забезпечення.

Дозагальносистемного програмного забезпечення входять: операційна система ПЕОМ, на базі якої реалізований певний АРМ (DOS, Windows, UNIX тощо); СУБД, що вибрана в процесі проектування банку даних АРМ (FoxPro, Access, Oracle тощо).

Програмне забезпечення загального призначення включає різноманітні сервісні пакети прикладних програм (ППП) і програми, що створюють дружній інтерфейс користувача (редактор, записна книжка, секретар, калькулятор тощо).

Проблемозорієнтоване програмне забезпечення включає ППП і спеціальні програми, що зорієнтовані на розв'язування конкретних прикладних задач предметної області, для якої спроектовано даний АРМ.

З програмним забезпеченням тісно пов'язане математичне забезпечення АРМ. У багатьох сферах практичної діяльності (у тому числі і в комерційній) економіко-математичне моделювання використовується поки що недостатньо, незважаючи на суттєвий економічний ефект, який воно може дати. Це пов'язано насамперед із невмінням практичних працівників користуватися економіко-математичними методами. Розробка різноманітних АРМ і включення до їх складу програмного забезпечення різних ППП із широко розвинутим математичним забезпеченням дозволяють подолати ці труднощі.[8]

Технічне забезпечення також є важливим елементом АРМ, оскільки його можливості суттєво визначаються обчислювальною технікою, на якій він реалізується.

У процесі введення й обробки первинних даних передбачається три види контролю: логічний, візуальний, арифметичний. За логічного контролю на екран виводиться текстове повідомлення про виявлені системою помилки, наприклад, відсутність уведеного коду постачальника чи товару в довіднику.

Рис. 4.1 Узагальнена технологія роботи в середовищі АРМ

Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності будь-якого суб'єкта є однією з найважливіших обслуговуючих функцій, яку повинен виконувати структурний підрозділ. Ця служба носить різні назви: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат. В невеликих суб'єктах, де обсяг опрацьованих документів невеликий та утворення спеціального структурного підрозділу недоцільне, таку роботу виконує секретар. Функції, права та порядок діяльності, тобто організаційно-правові та методичні принципи роботи служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ) (або документаційної служби), визначаються в положенні про неї. Структура служби та її завдання, як правило, відповідають технологічному ланцюжку операцій, що проводяться з документами, починаючи з приймання та розподілення документів і закінчуючи здачею їх в архів суб'єкта.

Структура служби докуменгаційного забезпечення управління розробляється на основі "Типових положень". Можна використати "Типове положення про управління справами" та "Типові завдання, запропоновані в ДСДЗУ". Але при цьому враховується специфіка роботи даного суб'єкта, обсяг та кількість підрозділів, загальна кількість співробітників, ступінь автоматизації та механізації' управлінських робіт.

До функцій служби документаційного забезпечення управління належать:

- повне інформаційно-документаційне обслуговування діяльності суб'єкта, що включає: приймання, облік, первинне опрацювання та відправку кореспонденції, доставку, друкування та розмноження документів, реєстрацію, контроль за їх виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовку справ до передачі в архів;

- організаційно-методичне управліїшя та контроль за постановкою діловодства у всіх структурних підрозділах та підвідомчих організаціях;

- систематичне удосконалення інформаційно-документаційного обслуговування шляхом впровадження ЕОМ і насамперед персональних комп'ютерів та засобш механізації управлінської роботи;