Текст документа, його уніфікація, взаємодія з кодифікацією інформації та автоматизованими програмними засобами

- організація підвищення кваліфікації працівників служби ДЗУ.

Як видно з переліку функцій, всю роботу з документаційного забезпечення управління можна розділити на дві частини: безпосереднє оперативне документаційне обслуговування, організаційно-методичне управління та постійне удосконалення на базі ЕОМ всієї роботи з документами та інформацією, що міститься в них [9].

ВИСНОВОК

Текст - головний елемент документа. Це сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і завдань.

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Робота з уніфікації включає: розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документації; впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД: впровадження розроблених ОКТЕІ; ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації та їх подальший розвиток; розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі та не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію; розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відбивають специфіку галузі.

Організаційне та методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, координацію робіт і контроль здійснює головна організація з координації впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу веде головна організація з впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в галузі.

Уніфікацію і стандартизацію управлінських документів слід розглядати як один з факторів підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів - це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів однаковості на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови.

Вона застосовується не тільки до управлінських документів, а й до нових систем. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничні квитки.

Використання засобів автоматизації Word дозволяє правильно організувати роботу над документами і автоматизувати цілий ряд процедур створення, форматування і редагування документів.

В даний час вітчизняний ринок засобів автоматизації документообігу випробовує справжній бум - на ринку представлені як системи, що мають вже досить тривалу історію (наприклад, "Справа", Optima Workflow, Landocs, Office Media, "Попелюшка"), так і відносно молоді системи (Docsvision, Naudoc, Directum і так далі).

До окремої групи можна віднести продукти застосувань, що реалізовують набір, на базі системи Lotus Notes ("Бос-референт", Office Media, "Еськадо" і ін.), ринок яких поширюється лише на організації, що використовують в совій роботі Lotus Notes.

Автоматизоване робоче місце - це організаційно-технологічний і програмно-технічний комплекс, що забезпечує автоматизацію певного технологічного процесу, має свій набір бібліотек програм та об'єктів бази даних і прав доступу до них.

Програмне забезпечення загального призначення включає різноманітні сервісні пакети прикладних програм (ППП) і програми, що створюють дружній інтерфейс користувача (редактор, записна книжка, секретар, калькулятор тощо).

Як показало проведене в курсовій роботі дослідження, документаційне забезпечення управління, що відіграє важливу роль у виконанні апаратом управління своїх функцій, організовується в наші дні на основі традиційних (ручних) та автоматизованих систем опрацювання інформації. Удосконалення документаційного забезпечення передбачає впровадження суб'єктами перспективної автоматизованої системи документаційного забезпечення управління, що базується на мікропроцесорній обчислювальній техніці, яка дозволяє перейти до нової інформаційної технології у вирішенні завдань управління.

Література

Державна система документаційного забезпечення управління: Основні положення: Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М.: Видавництво стандартів, 1991.

Басаков М.І. Діловодство (документаційне забезпечення управління): Навчальний посібник. - М.: ІКЦ «Маркетинг», 2003 - 336 с.

Кушнаренко Н.Н. Документоведение., Киев: Знание 2000.

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Инфра - М: 2000.

Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М., 2003

Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документальне забезпечення управління: Навчальний посібник - 2 видавництва. - М.: Инфра - М. - 2004. 321с.

Кудряев В.А. Організація роботи з документами. - М.: Инфра-М. - 2008. 432с.

Малахов Є.В., Пелехов В.С. Організація систем автоматизованого документообігу./ Тр. Одес. политехн. ун-тa. - Одессa, 2006 р.

Асеев Г. Г. Электронный документооборот. -К.: Кондор, 2007

Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Основи організації електронного документообігу/ Навч. пос. - К.: Центр учбової літератури, 2008

Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь, 2010

Асєєв, Г.Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи //Вісник Книжкової палати. - 2004. - № 4. - С. 26-29

Діловодство - конспект лекцій. Сокирник І.В.

Гончарова Н.І. - Документаційне забезпечення менеджменту.

Іванова Т.В., Піддубна Л.П. - Діловодство в органах держ управління та місцевого самоврядування.

Основы коммерческой деятельности - Синецкий Б.И.