Роль секретаря в современном аппарате управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Требования, предъявляемые к современному секретарю

2. Место секретаря в структуре управления организации

3. Деятельность секретаря по документному и бездокументному обслуживанию

Заключение

Список использованных источников

Приложение

Введение

Актуальность исследования. Профессиональный секретарь обеспечивает практически весь комплекс функций по административной поддержке и документационному сопровождению деятельности подразделения и его руководителя, а в ряде случаев и всей организации. Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь - это сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В России резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур. Секретарь - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Обеспечивая и поддерживая информационно-документационные процессы, секретарь помогает своей организации и своему руководителю добиться полноценного обеспечения управления релевантной информацией.

Тема работы: «Роль секретаря в современном аппарате управления».

Цель исследования - изучить требования, предъявляемые к современному секретарю и место секретаря в структуре управления.

Задачи исследования:

- выявить требования, предъявляемые к современному секретарю;

- определить место секретаря в структуре управления организации;

- изучить деятельность секретаря по документному обслуживанию;

- проанализировать деятельность секретаря по бездокументному обслуживанию;

- сделать выводы.

Предмет исследования - роль секретаря в современном аппарате управления.

Объект исследования - деятельность секретаря.

Методы исследования - работа с документами, анализ, синтез, описание.

Источниковая база: материалы Научной библиотеки Тамбовского филиала Московского государственного университета культуры и искусств; материалы Тамбовской областной универсальной научной библиотеки им. А.С. Пушкина.

Практическая значимость работы заключается в возможности использования материалов в процессе обучения студентов-документоведов, а также в деятельности секретарей по документному и бездокументному обслуживанию различных организаций, предприятий, учреждений.

1. Требования, предъявляемые к современному секретарю

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь - это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если еще недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы [5].

Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь, административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро набирать и правильно оформлять документы, но и составлять различные деловые тексты, редактировать проекты; не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Другими словами, это помощник, принимающий непосредственное участие в организации деятельности как руководства, так и всего коллектива в целом [5].

Секретарь, выполняя свои обязанности, должен владеть вопросами:

- текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

- знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками [10].

Секретарь должен знать:

- требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

- правила организации управленческого труда;

- требования к оформлению машинописных работ;

- правила русской орфографии и пунктуации;

- основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

- правила охраны труда, техники безопасности;

должен уметь:

- составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

- наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

- работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

- организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

- вести прием посетителей;

- организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

- владеть навыками быстрого письма и чтения.

Функции современного секретаря:

- организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;

- координация работы офиса;

- осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;

- оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;

- подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.

- документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций [10].

Также секретарь должен:

- выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними;

- разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации;

- редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации;

- вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы;

- систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению;

- обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации;

- в соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения;

- осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия;

- фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации;

- планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам;

- заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей;

- контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

- способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

- осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

- оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

- выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации [2].

- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

Кроме вышеперечисленных, на секретаря возлагаются следующие дополнительные обязанности:

- в сфере работы с персоналом:

1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.

2. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.

3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.

4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации.

5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава.

6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.

7. Оформление листков временной нетрудоспособности.

8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.

10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.

11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.

- в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией:

1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.

2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.

3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.

4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.

5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.

6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.

7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию [14].

Таким образом, секретарь - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы: функции по документационному обеспечению управления; функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя. Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь руководителя занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. В негосударственных структурах выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, и функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих обязанностей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей; телефонное обслуживание; обеспечение рабочего покоя шефа; контакты с персоналом фирмы и забота о ее клиентах и деловых партнерах; организация встреч и переговоров, подготовка командировок руководителя; организация и участие в работе совещаний; контроль исполнения поручений руководства; организация и резервирование рабочего времени руководителя; контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Особую группу функциональных обязанностей секретаря руководителя составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся: просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы; поиск и обработка необходимой руководителю информации; знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация. Объем референтских функций в разных организациях различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь руководителя. Он должен располагать всесторонней информацией о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах). Кроме традиционных обязанностей помощника и референта руководителя, в настоящее время секретарю делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах. Так, часто ему передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Он просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя. Квалифицированный секретарь должен уметь принимать решения, давать указания и представлять своего шефа в деловых ситуациях. Специфика и сложность секретарского труда обусловлены и тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Все профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю, можно условно разделить на две группы: знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом. Секретарь должен знать: нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления; основные принципы организации документооборота; основы архивного дела; основные прикладные программы. На основе этих знаний секретарь должен уметь: составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов; рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив; находить, систематизировать и хранить информацию; персональным компьютером, ксероксом, сканером, принтером, другими средствами составления, изготовления и копирования документов. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации: правила ведения деловой беседы; принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок; современные средства связи; основы профессиональной этики.

2. Место секретаря в структуре управления организации

Секретарь - одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе как организацию без руководителя, так и руководителя без секретаря.

Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие - выполняют функции помощника, референта; третьи - обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые - ведут делопроизводство целого структурного подразделения, офиса; пятые - работают в приемной (рецепции), с телефоном или телефонной станцией, факсом, электронной почтой.

Каждой специализации секретаря соответствует своя должностная инструкция с набором обязанностей, для каждой должности существуют особые требования к образованию, подготовке, личным качествам секретаря.

Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые и составляют суть профессии. Профессиональное поле секретаря можно условно поделить на две части: информационную и организационную. В зависимости от конкретных условий эти части работы по объему могут сильно различаться [9].

Информационные функции секретаря в современных организациях информация стала основным ресурсом производства. В конкурентной борьбе зачастую побеждает тот, кто лучше умеет собрать и использовать необходимую информацию. Лучшие аналитики компаний заняты обработкой информации. Как правило, в крупных фирмах создаются специальные информационные службы, которые занимаются не только сбором и обработкой информации, но и ее защитой, предотвращением утечки [4].

Все информационные потоки соединяются в информационную систему организации и служат источниками для формирования информационного ресурса. Создание информационных ресурсов управления - очень ответственная и сложная задача. Для включения информации в информационный ресурс ее необходимо одновременно отобрать, обработать, систематизировать и «приготовить» для последующего использования на рабочих местах сотрудников организации.

Можно назвать несколько источников информации для формирования информационных ресурсов организации. Прежде всего, это правовая информация, которая необходима для юридического обоснования управленческих действий. Правовая информация в современных организациях, как правило, поступает из автоматизированных информационных систем («Гарант», «Кодекс», «КонсультантПлюс» и др.). Правовую информацию можно также отобрать самостоятельно, анализируя сборники правовых актов федерального, отраслевого и регионального уровней [11].

Другим необходимым источником для работы любой организации служат различные нормативы, стандарты, правила, классификаторы технико-экономической информации, патентная, научно-техническая информация. Эти документы используются при организации основной (финансовой, плановой, кадровой, производственной) деятельности фирмы [11].

Определенное значение имеет создание библиотеки (книжной, журнальной продукции, видео- и аудиокассет) по профильным вопросам деятельности организации и общим вопросам менеджмента. В последние годы в менеджменте активно используется информация из Интернета.

В любой организации формируются информационные ресурсы в виде массивов документов делопроизводства, архива, баз данных. Эти элементы информационного ресурса создаются как централизованно (например, в канцелярии), так и в различных структурных подразделениях, на рабочих местах. Совокупность информационных ресурсов, технологий и технических средств, которые позволяют ими пользоваться, а также персонала организации, который специально занимается информационными ресурсами, составляет информационную инфраструктуру организации. Современная инфраструктура организации формируется с помощью методов информационного менеджмента - специально создаваемой системы управления информационными ресурсами организации.

Любой секретарь является одним из важных элементов этой инфраструктуры. Секретарь накапливает информацию, служит ее источником, обрабатывает ее, осуществляет коммуникационные процессы, используя различные информационные технологии и применяя организационную технику.

Высокий уровень технического и технологического оснащения современной организации предъявляет принципиально новые требования к профессиональной подготовке секретаря. Чтобы комфортно и уверенно чувствовать себя в информационной системе организации, секретарь должен владеть компьютером и основными компьютерными технологиями подготовки и оформления документов, приема и передачи информации по электронной почте, поиска информации в Интернете и локальной сети организации. Современный секретарь должен досконально знать информационную инфраструктуру организации, четко идентифицировать основные источники необходимой информации и правильно формулировать запросы и обращения к информационным ресурсам в соответствии с потребностями руководителя [4].

Секретарь является важным коммуникационным звеном в структуре организации. К секретарю обращаются с вопросами как сотрудники организации, так и внешние абоненты, посетители организации. Каждый должен получить от секретаря доброжелательный, вежливый и содержательный ответ [4].

Современный секретарь должен быть образованным и информированным. Он должен знать структуру организации, названия структурных подразделений, чем они занимаются, фамилии их руководителей, номера телефонов и другую необходимую информацию - не для того, чтобы щеголять своей эрудированностью в коллективе, а для того, чтобы использовать ее только в необходимых по службе случаях.

Секретарь участвует в процессе документационного обеспечения управления. Работа с документами - важнейшая составляющая обязанностей любого секретаря. Квалифицированный секретарь должен уметь самостоятельно подготавливать и оформлять документы по заданию руководителя. Секретарь организует работу руководителя с документами, поскольку именно к нему попадает поступающая корреспонденция. В работе с документами секретарь опирается на инструкцию по делопроизводству организации [14].

Чаще всего секретарь складывает поступившие документы в папку и передает ее для рассмотрения руководителю, а затем, в соответствии с резолюцией руководителя, передает документы на исполнение. Если секретарь обладает необходимой квалификацией и пользуется доверием руководителя, этот процесс может быть организован по-иному. В этом случае секретарь берет часть задач руководителя на себя: просматривает почту, отмечает в документах самое важное, готовит проект резолюции и даже предлагает вариант ответного письма. Такой секретарь может сортировать документы по степени важности и срочности, определять приоритеты в работе с документами, предлагать исполнителей документов и определять сроки их исполнения, организовывать контроль за исполнением документов.

Секретарь организует также работу с внутренними и исходящими документами в соответствии с инструкцией.

В процессе работы у секретаря накапливается свой информационный массив. Он состоит из документов, которые организуются в дела. Каждое дело должно занять свое место в информационном массиве и при этом получить индекс, заголовок и другие поисковые признаки. Лучше всего, если секретарь сразу составит номенклатуру дел, где под соответствующими индексами обозначаются заголовки заводимых в секретариате дел. При должной аккуратности номенклатура дел служит прекрасным навигатором секретаря в море документов [10].

Другая часть информационного массива находится в памяти компьютера. Компьютер - незаменимый современный помощник в работе, однако он способен одновременно как облегчить выполнение служебных обязанностей секретарю, так и осложнить их. Отдельные документы, файлы могут так затеряться в директориях и форматах памяти компьютера, что на их поиск уйдет слишком много рабочего времени. Чтобы избежать этого, необходимо соблюдать несколько элементарных правил: во-первых, не забывать сохранять файлы, правильно называть их и организовывать в папки и каталоги; во-вторых, своевременно переводить потерявшие оперативное значение файлы с жестких дисков на отдельные диски и дискеты, которые следует хранить в систематизированном виде отдельно от компьютера, не забывая отмечать на их ярлыках содержание и формат хранения информации.

Очень важная часть информационного массива секретариата включает в себя справочники телефонов, интернет-адресов, персонала, а также городские справочники и планы, международные справочники, языковые словари и т. п.

Для того чтобы секретарь мог поддерживать современные информационные коммуникации, необходимо оснастить его рабочее место организационной техникой. Кроме компьютера с выходом в сеть, на рабочем месте секретаря должны быть телефон (телефонная станция), телефакс, копировальный аппарат/сканер; в необходимых случаях секретарь должен владеть оборудованием для проведения презентаций и конференций.

Если секретарь проявляет инициативу и сумеет помочь руководителю в осуществлении его планов, то это одновременно услуга секретарю в его карьере. Но если секретарь умудряется повесить на руководителя еще и свои проблемы, то вызывает тем самым только негативную реакцию с его стороны [11].

У секретаря должно быть обоснованное мнение по вопросам, возникающим в процессе работы.

Секретарь в любой фирме является «проводником» идей и решений руководителя, посредником между руководителем и сотрудниками. Взаимоотношения секретаря с сослуживцами во многом зависят от личности самого секретаря. Необходимо помнить, что секретарю во всех случаях необходимо проявлять такт и дипломатичность, не допуская проявления высокомерия и равнодушия в отношениях с сотрудниками. В ряде случаев секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями.

Придерживаясь следующих правил, секретарь может поддерживать нормальные деловые отношения с сослуживцами:

- искренне интересуйтесь другими людьми;

- если вы хотите воздействовать на них, не вызывая чувства обиды, начинайте с похвалы и искреннего признания их достоинств;

- указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно;

- помните, что имя человека - самая лучшая музыка для него, и чем чаще (в разумных пределах) оно упоминается, тем лучше. При этом устанавливается контакт на подсознательном уровне;

- говорите о том, что интересует ваших собеседников и умейте внимательно их слушать;

- внушайте вашим собеседникам сознание их значимости и делайте это искренне, создайте людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

- сначала поговорите о собственных ошибках, а затем уже критикуйте сослуживцев;

- добивайтесь, чтобы люди были готовы сделать то, что вы предложите.

- научитесь помогать людям, делая это ненавязчиво и естественно, и в то же время чтобы люди понимали, что вы оказываете им любезность.

В любой фирме можно встретить сотрудников, имеющих сложный характер, неуживчивых, с плохими манерами, общаться с которыми крайне сложно. Обязанность секретаря - проявить к ним такое же вежливое и доброжелательное отношение, как и к коллегам, которые нравятся. Не следует забывать, что основой подлинного этикета является аксиома, что любой человек заслуживает уважения уже за то, что он принадлежит вместе с вами к одной общечеловеческой расе.

Взаимоотношения секретаря с сотрудниками зависят также от принятого «домашнего стиля» каждой фирмы. В большей степени это характерно для совместных предприятий и инофирм. При работе в таких организациях следует учитывать национальные особенности психологического климата, царящего на предприятии. Отличительной особенностью большинства инофирм, является высокая требовательность к профессиональным качествам сотрудников и рациональное использование рабочего времени.

Таким образом, секретарь, являясь звеном информационной инфраструктуры организации, занимает в ней далеко не последнее место. Обеспечивая и поддерживая информационно-документационные процессы, секретарь помогает своей организации и своему руководителю добиться полноценного обеспечения управления релевантной информацией.

3. Деятельность секретаря по документному и бездокументному обслуживанию

секретарь управление руководитель документный

Секретарь выполняет функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя. Секретарь ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию и т.д.

На подпись руководителю предоставляются только документы, завизированные исполнителем и, как правило, содержащие отметку о составителе документа.

Подписанный документ регистрируется секретарем. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку. Секретарь, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов. Зарегистрированные документы проходят обработку и отправку в день их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. Документы изготавливаются при помощи набора текста на компьютере с последующей распечаткой на принтере. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом не принимаются для набора текста. При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые [12].

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата).

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа и подготовке корреспонденции к передаче по назначению. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа секретарь делает соответствующую отметку. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к письмам, полученным от граждан. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс [8].

Конверты с грифом «лично» не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию.

Документы передаются руководителю в день их поступления. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюций руководителя. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции. Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются секретарем руководителя в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы (карточки) традиционным или автоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрации подлежат все создающиеся в техникуме документы и поступающие от других организаций и частных лиц. Не подлежат регистрации: письма, присланные в копии для сведения, сводки и информации, присланные в копии для сведения, рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п., печатные издания (книги, журналы, бюллетени), поздравительные письма и пригласительные билеты [8].

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов.

Документы, подготовленные сотрудниками подразделений на отпуск, увольнение и т.п. в обязательном порядке визируются секретарем. Не прошедшие регистрацию документы не передаются для дальнейшего рассмотрения и считаются не представленными. Если документ предоставляется в день окончания срока исполнения, то в регистрационном штампе секретарь указывает время предоставления. После рассмотрения документы возвращаются в канцелярию для перенесения текста резолюции в электронную карточку и постановки на контроль. При этом если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой срок. После этого документы передаются исполнителям.

Документы, исполняемые несколькими подразделениями передаются им поочередно или одновременно в копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции. Исполнение документа с пометкой «Срочно» должно осуществляться в течение 3-х дней, а с пометкой «Оперативно» - в течение 10-ти дней [5].

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Исполнитель обращается к руководителю с мотивированной просьбой об изменении срока не позднее, чем за 2 дня до его истечения. В противном случае документ считается не исполненным в срок. Изменение документируется секретарем руководителя техникума - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только организация - автор документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационных формах секретарь проставляет отметку об исполнении подпись лица, подтверждающего исполнение, дата. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированного банка регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы управления, решения коллегии и др.). Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца - за 3 дня до истечения срока. Секретарь еженедельно готовит данные о ходе, результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителю [2].

При подготовке дел к архивному хранению секретарь соблюдает следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

Таким образом, успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. В обязанности секретаря по документному обслуживанию входит: учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.; подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче во внутренний архив техникума и т.п.

Кроме работы с документами секретарь выполняет фунцкции, связанные с организацией приема посетителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и заседаний, ведет телефонные переговоры и т.д.

Не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но ненавязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени.

От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.

Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.

Одна из главных задач секретаря - умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. В некоторых случаях секретарю руководителя техникума приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарь сглаживает конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.

В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки.

Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря.

Прежде всего, следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная - место первого контакта с организацией. Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь руководителя должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление об организации в целом [11].

Организация приема зависит от категории посетителей:

1. сотрудников своей организации;

2. сотрудников других организаций: по предварительной договоренности; прибывших внезапно;

3. посетителей по личным вопросам.

Во всех случаях секретарь, прежде всего, приветливо здоровается с вошедшим.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Организуя прием к руководителю, секретарь пропускает беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время.

Для приема остальных сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя, к пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря руководителя техникума лежит пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации [14].

При приеме работников других организаций после приветствия секретарь руководителя выясняет и записывает: фамилию, имя, отчество; организацию, которую он представляет, и его должность; по какому вопросу; было ли назначено время приема.

Часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Посетителю следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.

Выяснив вопрос, являющийся целью посещения, секретарь руководителя может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой [14].

Если посетитель будет принят руководителем, о нем докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нем. Иногда секретарь руководителя подбирает и передает руководителю необходимые для разговора документы.

В случае задержки приема посетителя ему предлагают подождать. В том случае, когда время приема было назначено, а руководитель занят, секретарь руководителя в вежливой форме извиняется, объясняет причину задержки, указывает, на какое время прием переносится или договаривается о другом дне посещения.

По своему усмотрению секретарь может предложить ожидающему посетителю чай или кофе.

Если о переносе приема по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.) известно заранее, секретарь связывается с посетителем, ставит его в известность и договаривается о времени, на которое прием перенесен.

О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на прием, можно доложить по телефону. Пришедших на прием из других организаций представляют руководителю, четко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку или запись сведений о нем [14].

Некоторую особенность имеет прием командированных работников. В этом случае секретарь руководителя может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

В случае отсутствия руководителя секретарь, в зависимости от решаемого вопроса, может направить посетителя к его заместителям. Во всех случаях задача секретаря - направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами, и избавить руководителя от лишних приемов.

Обязанности секретаря во время приема:

1. позаботиться, чтобы была вывешена табличка о днях и времени приема посетителей;

2. вести учет посетителей и контролировать выполнение решений, принимаемых во время приема посетителей;

3. следить за очередностью приема и регламентом беседы.

Несколько иной порядок имеет прием граждан по личным вопросам. Личный прием в соответствии с законодательством осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники.

Прием граждан должен быть тщательно организован. Прежде всего, устанавливается место и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить еженедельные приемы посетителей.

Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема населения.

Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены стулья, стол, за которыми обращение может быть оформлено в письменном виде. Должна быть бумага, ручки.

При личном приеме руководителю помогает секретарь, встречающий посетителей и ведущий их регистрацию.

Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность секретаря во многом определяют атмосферу приемной.

Во время личного приема граждан секретарь ведет журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями. Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местонахождения, телефонах и т.д.

Значительную часть рабочего дня секретаря занимают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь переадресовывает телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам. При отсутствии руководителя секретарь записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности интересующие его вопросы, а затем докладывает руководителю. Секретарь дает исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях -- о месте его пребывания и времени возвращения. Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание -- исчерпывающим, не допускающим двойного толкования.

При подготовке и проведении совещания секретарь информирует приглашенных о месте, времени, повестке дня и т.д.; подготавливает список участников и обеспечивает приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями; подготавливает иллюстрированный материал; регистрирует участников и докладывает руководителю о количестве участников, опоздавших и т.д.; ведет протокол совещания; подбирает материал для руководителя; оформляет протокол совещания, размножает его и рассылает участникам совещании, контролирует исполнение принятых решений.

Задача секретаря при организации приема сотрудников сводится к следующему:

1. составить график приема сотрудников (затем этот график согласуется с руководителем, чтобы у него это время было свободно);

2. известить сотрудников о конкретной дате и времени приема [14].

Непосредственно во время самого приема, проведения собеседования с сотрудниками, секретарь ведет протокол беседы, для подтверждения соблюдения трудового законодательства.

Таким образом, особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Секретарь владеет комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение работать на компьютере, знать хорошо основы работы с документами, архивное дело, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой, стенографировать. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как организация приема посетителей, оповещение участников совещаний и т.п. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь руководителя техникума использует строго проверенную информацию. Секретарь не имеет право разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Секретарь качественно и своевременно выполняет работу, которую обещал выполнить: подготовить документ, выяснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в период больших нагрузок в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю руководителя техникума, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами. По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как он фактически является первым помощником руководителя и может в определенных ситуациях действовать от его имени.

Заключение

Таким образом, в ходе работы были изучены требования, предъявляемые к современному секретарю; определено место секретаря в структуре управления организации; изучена деятельность секретаря по документному и бездокументному обслуживанию. Секретарь - сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы: функции по документационному обеспечению управления; функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя. Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Секретарь является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции. Особую группу функций секретаря составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. Эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей относятся: просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы, поиск и обработка необходимой руководителю информации, знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.