Роль секретаря в современном аппарате управления

Список использованных источников

1. Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 304 с.

2. Быкова, Т.А. Документационное обеспечение негосударственных организаций / Т.А. Быкова, Л.В. Санкина. - М.: М-ИНФРА-М, 2011. - 288 с.

3. Галустова, А. Секретарское дело / А. Галустова. - М.: А-Приор, 2012.

4. ГОСТ Р 51141- 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. - М.: Госстандарт России. - 1998. - 23 с.

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 24 с.

6. Демин, Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. - СПб.: Питер, 2009. - 224 с.

7. Ефимова, С.А. Справочник современного секретаря / С.А. Ефимова, А.П. Плотников. - М.: ИД Дашков и Ко, 2012. - 320 с.

8. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - М: ИНФРА-М, 2012. - 312 с.

9.Петрова, А.П. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя / А.П. Петрова. - 3-е изд., перераб. - М., 2012. - 192 с.

10.Румынина, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина.- М., 2009.- 206 с.

11. Стяжкина, Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжкина. - М.: Экзамен, 2009. - 119 с.

12. Теплицкая, Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта / Т.Ю. Теплицкая. - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 256 с.

13. Чуковенков, А.Ю. Оформление документов / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. - М.: дело, 2009. - 234 с.

Приложение А

ООО «Винтаж»

Инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Р.Л. Лисицын

1. Общие положения

1.1. Секретарь ООО «Винтаж» (далее - Организация) относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом руководителя техникума.

1.4. Секретарь должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности техникума;

- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

- структуру и руководящий состав техникума и его подразделений;

- устав техникума;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками техникума изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе директора.

2.13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения директора.

3. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства техникума, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению директора техникума от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от директора техникума оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Размещено на Allbest.ru