Работоспособные группы. Факторы, влияющие на эффективность работы группы и их характеристика

Размещено на http://www.allbest.ru

Институт непрерывного образования

Факультет сокращенной подготовки

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине Управление трудом в малом бизнесе

На тему: Работоспособные группы. Факторы, влияющие на эффективность работы группы и их характеристика

Екатеринбург

2013г

Оглавление

Введение

1. Формирование работоспособной рабочей группы

2. Основные факторы, определяющие эффективность работы групп

Заключение

Список использованных источников

Введение

Успешность выполнения трудовых задач и удовлетворить этим процессом во многом зависит от уровня работоспособности отдельного человека, или членов группы в целом, которая формируется в результате выполнения конкретной деятельности, проявляется и оценивается в ходе ее реализации.

При выполнении конкретной работы работоспособности имеет определенные вполне закономерные колебания. Вначале, когда только человек приступил к работе, работоспособность относительно невысока и постепенно повышается.

Решение основной задачи здоровье сберегающей педагогики и психологии - сохранение высокой работоспособности, отодвигание утомления и исключение переутомления человека в его деятельности

В любой организации существуют группы, характерными особенностями которых являются:

Во-первых, члены группы идентифицируют себя и свои действия с группой в целом и тем самым во внешних взаимодействиях выступают как бы от имени группы.

Во-вторых, взаимодействие между членами группы носит характер непосредственных контактов, личного разговора, наблюдения поведения друг друга и т.п.

В-третьих, в группе наряду с формальным распределением ролей, если таковое существует, обязательно складывается неформальное распределение ролей, обычно признаваемое группой. Отдельные члены группы берут на себя роль генераторов идей, другие склонны к координации усилий членов группы, третьи заботятся о взаимоотношениях в группе, о поддержании хорошего климата в коллективе, четвертые следят за тем, чтобы был порядок в работе, все выполнялось в срок и доводилось до конца. Есть люди, которые выполняют роль структуризаторов, они ставят перед группой цели, отслеживают влияние окружения на решаемые группой задачи.

Эти и другие роли группового поведения люди выполняют в соответствии с их способностями и внутренним призванием. Поэтому в хорошо функционирующих группах обычно создаются возможности для того, чтобы человек мог вести себя в соответствии со своими способностями к групповым действиям и органично присущей ему определенной ролью члена группы.

Важной причиной формирования групп является стремление человека к объединению с другими людьми, к формированию устойчивых форм взаимодействия с людьми. Группа дает человеку:

- ощущение защищенности;

- помощь в решении своих задач и предостережения;

- в группе человеку легче добиться вознаграждения в виде признания, похвалы или же материального поощрения;

- в группе человек учится, перенимая опыт других, лучше осознавая свои возможности и потенциал;

- группа предает человеку больше уверенности в себе во внешних взаимодействиях, способствует развитию его самосознания;

- группа предоставляет человеку возможность препровождения времени в приятном для него окружении, возможность избежать одиночества и состояния потерянности.

1. Формирование работоспособной рабочей группы

Самая эффективная группа - это та, чей размер соответствует ее задачам, в составе которой находятся люди с непохожими чертами характера, чьи взгляды способствуют достижению целей организации, где здоровый уровень конфликтности и где имеющие высокий статус члены группы не доминируют

Процесс создания работоспособного коллектива -- это важная часть работы руководителя любого уровня. Проблема заключается в том, что он должен организовать совместную продуктивную работу специалистов в различных областях знаний, с разным опытом работы, имеющих уникальные личностные и профессиональные качества, рассчитывая при этом на то, что в результате проведенной работы групповой потенциал будет являться не просто суммой потенциалов членов группы, а умножится. Поэтому руководитель должен представлять себе цели и задачи, которые необходимо ставить и решать в процессе формирования рабочей группы.

Сам процесс формирования группы подразделяется на несколько этапов: формирование, бурление, нормирование, этап выполнения работы и расформирование (реформирование), на каждом из которых руководитель использует различные методы воздействия на участников группы, заставляя их «двигаться» в нужном направлении.

Одна из основных задач руководителя при организации групповой работы -- определение, на каком этапе развития находится группа. Этапы ее развития -- естественный процесс, и невозможно «перепрыгнуть» через какой-то из них. Однако можно за счет управления процессом развития группы свести к минимуму время, необходимое для прохождения предварительных этапов.

Характерные для каждого этапа черты и задачи, решаемые руководителем.

Первый этап -- формирование. На этом этапе группа еще не является группой как таковой, это пока совокупность людей, которые присматриваются друг к другу и пытаются найти свое место в группе. Члены команды обмениваются информацией, узнают друг друга, формулируют задачи. Преобладает аура вежливости, взаимоотношения отличаются осторожностью.

Задача руководителя на этом этапе -- добиться понимания членами группы целей, ради которых она сформирована, и задачи, решая которые, они приблизятся к достижению цели. Для этого необходимо создать и поддерживать доброжелательную атмосферу между участниками команды. В случае появления в группе неформального лидера необходимо привлечь его на свою сторону, а если это не удалось -- под благовидным предлогом удалить из группы.

Основная черта второго этапа -- повышенная конфликтность внутри группы. Конфликты на этом этапе возникают в связи с тем, что начинается конкретная работа и довольно быстро становится понятным, что следует ожидать от каждого из участников. Начинают проявляться личные интересы, сильные и слабые стороны каждого. Члены группы конкурируют за обладание более высоким статусом и за свое относительное влияние на других участников. В результате в ней складываются достаточно напряженные отношения, и на данном этапе руководитель не должен торопить группу с решением поставленных перед ней задач (к полноценной работе она еще не готова). Руководитель должен создать условия для откровенного и доверительного обсуждения проблем в работе, выяснения причин возникновения конфликтов. Менеджер должен объяснить членам группы, что чем меньше останется сейчас неразрешенных проблем в организации ее работы, тем эффективнее она будет работать в дальнейшем. Необходимо добиться взаимоадаптации членов группы, т.е закрепления позитивных личностных отношений между ними.

Признаком успешного прохождения группой этого этапа является возобладание ответственности ее участников за успешное выполнение работы над личными амбициями.

На третьем этапе (нормирование) группа понимает, что ее работа неэффективна и необходимо менять стиль работы. Начинают формироваться внутригрупповые нормы и принципы совместной работы членов группы. Задача менеджера на этом этапе состоит в том, чтобы инициировать формирование и помочь членам группы усвоить вновь разработанные нормы, правила, установки и цели. В этот период он должен ослабить личное воздействие на группу, поскольку группа уже способна решать многие проблемы внутригрупповой работы и без его участия.

Четвертый этап -- функционирование (работа). На этом этапе работа группы достигает максимальной эффективности. Она превращается в согласованно действующую общность. От менеджера члены группы ждут, что их хорошая работа будет отмечена. В случае, если их работа будет оценена объективно, то можно рассчитывать на желание участников улучшить результативность своей работы в группе.

Рано или поздно любые рабочие группы переходят к этапу расформирования. В одних случаях это происходит при решении поставленных перед группой задач, в других -- при изменении целей работы организации, что требует создания групп с другим составом специалистов. Но даже если нет внешних факторов, вынуждающих расформировать группу, через определенный период времени (для каждой группы свой) возникают внутренние факторы (интенсивные социальные отношения их участников сходят на нет, проще говоря, пропадает эффект от совместной работы), приводящие к ее расформированию, по инициативе либо руководства, либо самих участников, не видящих необходимости в дальнейшей совместной работе.

Каждый приведенный этап формирования группы имеет свою длительность, причем в каждом конкретном случае она может быть различна. Следует помнить, что все этапы имеют циклический характер, т. е. процесс постоянно повторяется при любом изменении, влияющем на работу группы. Это может быть как появление нового члена группы, так и постановка новой задачи. Одной из важных задач для руководителей при создании эффективно работающей группы является обеспечение преемственности руководства в группе. Необходимо четко представлять, кого продвигать и как это делать. Второй по важности задачей в процессе управления является разработка системы вознаграждения, так как отсутствие такой системы может привести к недооценке или переоценке рабочего вклада отдельных сотрудников группы. Это может отрицательно сказаться на общих результатах работы коллектива. Сегодня существует большое количество разнообразных методик, но не существует подтверждения тому, что только финансовые показатели служат измерителем успеха организации или оценкой индивидуального вклада сотрудников в производство. Помимо этих задач необходима разработка системы оценок результативности работы группы. Кто кого оценивает, кто устанавливает критерии - все это важные вопросы, так как они связывают проблемы оценки с проблемами оплаты и продвижения сотрудников.

2. Основные компоненты, определяющие эффективность работы групп

В малом бизнесе для организации эффективной работы очень важно формировать коллектив не просто набором определенных специалистов, а путем создания дееспособных групп. При этом необходимо учитывать ряд факторов, которые непосредственно влияют на эффективность работы группы.

Таблица 1

Факторы, влияющие на эффективность работы группы

1. Внешние условия

Для того чтобы проанализировать поведение людей в группе, важно прежде всего охарактеризовать организацию, частью которой эта группа является. Группа как подсистема более общей системы -- организации -- определяется следующими ее условиями:

стратегией развития организации;

организационной структурой;

формально установленными в организации нормами и правилами;

имеющимися в распоряжении организации ресурсами;

принятой системой подбора персонала;

выработанной в организации системой оценки работников и их поощрения;

организационной культурой.

Стратегией развития организации определяются ее цели и средства их достижения. Среди них могут быть такие, как снижение затрат на производство продукции, улучшение ее качества, расширение сферы сбыта продукции на рынке или, напротив, реорганизация и сокращение производства. Естественно, что стратегия развития организации определяет стратегию функционирования каждой конкретной группы, входящей в ее состав. Так, например, в условиях предполагаемой реорганизации производства в подразделениях, которых она может коснуться, создаются потенциальные источники для возникновения и развития конфликта, увеличивается беспокойство работников по поводу предстоящего высвобождения и перераспределения рабочей силы внутри предприятия.

Каждая организация имеет свою организационную структуру, которая определяет, кто и на каком уровне принимает решения, кто кому докладывает о ходе их выполнения, кроме того, существует индивидуальная или коллективная ответственность за реализацию поставленных задач. Организационной структурой обычно определяется место конкретного подразделения в организационной иерархии, формальный лидер этого подразделения и его взаимоотношения с другими структурными единицами организации.

Организации вырабатывают также формально установленные правила(например, правила внутреннего трудового распорядка), различного рода положения и предписания с тем, чтобы стандартизировать поведение работников в организации. Чем больше существует формально установленных в организации норм и правил, тем с большей уверенностью можно считать, что поведение членов группы, являющейся частью данной организации, будет предопределено этими нормами, т.е. будет являться относительно постоянным и предсказуемым.

Имеющиеся в распоряжении организации ресурсы (работники, деньги, сырье и материалы, оборудование и др.): их достаточность или ограниченность оказывают существенное влияние на специфику работы организации и всех ее подразделений. Так, например, избыток рабочей силы, как правило, сопровождается нерациональным ее использованием и снижением эффективности работы, в то время как дефицит рабочей силы может сопровождаться чрезмерным повышением интенсивности труда, браком в работе и преждевременным «износом» рабочей силы. Недостаток других ресурсов -- денег, современного оборудования и сырья -- нередко может сопровождаться созданием конфликтной ситуации внутри организации (как между ее подразделениями, так и внутри их), усилением борьбы за распределение и перераспределение имеющихся ограниченных ресурсов,

Принятая в организации система подбора персонала также существенно влияет на состав всей организации и каждой группы в отдельности. Другой фактор, определяющий эффективность работы группы, -- выработанная в организациисистема оценки работников и их поощрения. Так, те организации, которые придают особое значение коллективной работе, учитывают этот фактор при подборе персонала. Предпочтение при отборе претендента на вакантное место отдастся тому, кто умеет работать в команде, владеет навыками группового принятия решений, искусством ведения переговоров и разрешения конфликтов. Данные качества могут быть также положены в основу системы оценки персонала, его продвижения и поощрения.

Поведение людей в группе во многом будет определяться и неписаными нормами и правилами, сложившимися в организации, т.е. организационной культуройорганизации, к которой эта группа принадлежит. Обычно работники постигают организационную культуру своей организации спустя несколько месяцев работы в ней. Они начинают понимать, как вести себя в данной организации, чтобы достичь успеха и избежать излишних неприятностей, насколько честно и искренне следует вести себя в той или иной ситуации, где и какие вопросы можно задавать, а где лучше воздержаться от неуместных вопросов, как принято одеваться в данной организации, иногда даже на каких автомобилях принято ездить. Каждая группа, являясь субкультурой в общейорганизационной культуре, руководствуется ее законами; вместе с тем она может вырабатывать на их основе свои собственные неписаные нормы и правила, присущие исключительно данной группе.

2. Возможности членов группы

Эффективность работы группы и значительной степени будет зависеть от возможностей ее членов. Мы рассмотрим их основные характеристики:

способности;

личностные качества.

Способности. Успех группы будет существенно определяться способностями ее членов. Возможности работы коллектива нельзя рассматривать как простую сумму возможностей каждого из его членов. Вместе с тем эффективность работы группы будет зависеть от того, что может делать каждый сотрудник в отдельности и насколько успешно он будет это делать в группе. При этом могут быть отмечены следующие закономерности. Индивиды, располагающие особыми, выдающимися способностями, которые необходимы для решения стоящих перед группой задач, как правило, более активно вовлечены в работу и вносят наибольший вклад в решение этих задач; они чаще становятся лидерами данной группы (формальными или неформальными) и получают наибольшее удовлетворение, если их способности эффективно реализуются в группе. Данная зависимость подтверждается также результатами корреляционного анализа: чем выше уровень интеллектуальных возможностей членов групп и их способностей, которые имеют непосредственное отношение к решению стоящих перед группой задач, тем лучше результаты работы в целом.

Личностные качества членов группы также позволяют прогнозировать успех или, напротив, неудачи в ее работе. Такие качества членов группы, как коммуникабельность в сочетании с независимостью и самостоятельностью в работе, как правило, приводят к высоким результатам деятельности группы в целом, в то время как властолюбие, стремление доминировать в коллективе, забота исключительно о собственном успехе и выгоде отдельных членов группы парализуют работу других и негативно сказывается на результатах работы всего коллектива.

3. Структура группы

Под структурой группы мы понимаем следующие ее компоненты:

формальное лидерство;

роли; работоспособный коллектив группа

нормы;

статус;

размер;

состав.

Формальное лидерство. Почти каждая группа имеет своего формального лидера. Типичные формальные лидеры группы: начальник подразделения, руководитель проекта, председатель комитета, президент ассоциации. Значение лидера для успеха работы группы крайне велико. Лидеры но многом определяют моральный климат, взаимоотношений в коллективе и в конечном счете эффективность его работы.

Роли. За каждым членом группы обычно закрепляются определенные роли, т.е.модели поведения, ожидаемые от членов групп в соответствии с тем местом в группе, которое они занимают. При этом не возникает проблем, если каждый постоянно играет только одну роль. В действительности же все намного сложнее. Каждому из нас приходится играть не одну, а несколько ролей. Например, менеджер по персоналу одновременно может являться председателем комиссии по разрешению трудовых опоров, членом комиссии по высвобождению рабочей силы с предприятия, вице-президентом Ассоциации специалистов кадровых служб. В ряде случаев эти роли могут оказаться несовместимыми и противоречить одна другой. Там, где поведение работника приходит в противоречие с тем, чего от него ожидают окружающие, возникает ролевой конфликт. Типичный пример: работающая женщина, которой с трудом удается совмещать успешное выполнение своей роли на производстве с теми стереотипами, которые существуют в обществе и семье относительно ее роли жены и матери.

Нормы. Для того чтобы успешно трудиться, все группы вырабатывают определенные нормы поведения, т.е. принятые обряды поведения внутри группы, которые должны выполняться всеми ее членами. Нормы могут быть формализованы в определенных документах: стандартах, положениях и процедурах. Однако большинство норм, которыми руководствуются группы, носят неформальный характер. Вместе с тем именно они могут оказывать наиболее существенное влияние на взаимоотношения в коллективе и эффективность его работы. Условно может быть выделено три совокупности норм:

Первая совокупность норм касается непосредственно выполнения работы и ее качества (какова интенсивность работы, насколько терпимо группа относится к браку и просчетам в работе, нарушению сроков выполнения заданий и т.п.).

Вторая совокупность норм касается таких внешних факторов, как форма одежды (некоторые коллективы для поддержания определенного имиджа достаточно жестко регламентируют форму одежды сотрудников и ее цвет), отношение к сверхурочной работе (в ряде случаев она поощряется, но может рассматриваться и как неумение организовать на должном уровне собственную работу и работу подчиненных) и др.

Третью совокупность норм регламентирующие распределение ресурсов внутри группы. В одних группах, например, все ее члены имеют одинаковый доступ к компьютерам и другому офисному оборудованию, в других этот доступ зависит от продолжительности работы в данном коллективе и занимаемого положения.

Для того чтобы быть принятым в группу и чувствовать ее поддержку, необходимо уметь приспосабливаться к ее нормам. Обычно сама группа оказывает определенное давление и пытается скорректировать поведение тех своих членов, которые поступают вопреки нормам и правилам, существующим в ней.

Статус. Под статусом в группе мы понимаем положение или ранг, который присваивается тому или иному члену этой группы другими ее членами. Статус также может быть формальным (например, победитель конкурса «лучший по профессии») и неформальным (уважение, соответствующее заслугам, знаниям и т.п.).

Размер группы. Эффективность работы группы наряду с другими факторами определяется ее размером. Результаты исследований показывают, что при выполнении конкретной задачи малые группы (примерно 7 человек) оказываются наиболее продуктивными, в то время как при обсуждении и коллективном принятии решения лучшие результаты показывают группы, в которые входит 12 человек и более.

Состав группы. Работа, выполняемая в группах, как правило, требует различных знаний, умений, навыков и личностных качеств. В этой связи принято считать, что разнородные по составу группы (по полу, возрасту, стажу работы в организации) работают более эффективно, чем группы относительно однородные по своему составу. Вместе с тем в разнородных по составу группах могут возникать такого рода проблемы, как конфликты из-за недопонимания среди их членов, борьба за власть, более высокая текучесть кадров. Однако при умелом управлении эти проблемы весьма успешно преодолеваются.

4. Задачи, стоящие перед группой

Существенным фактором, определяющим специфику работы группы и организацию группового процесса, является специфика тех задач, которые приходится решать этой группе. При этом особое место занимают такие характеристики, как взаимосвязь и сложность этих задач. Так, например, при решении сложных нестандартных задач наибольший выигрыш будет достигнут в результате обсуждения различных подходов к решению проблемы и использования эффективных методов группового принятия решений. Если же требуется решение простых рутинных задач, то необходимость обсуждения альтернативных решений отпадает, при этом упор должен быть сделан, как правило, на стандартизацию и формализацию процесса работы. Кроме того, если выполнение задач, поставленных перед группой, требует тесной взаимосвязи и взаимозависимости участников группового процесса, то хорошо налаженный обмен информацией и результатами работы явится необходимым условием для успешного выполнения задания.

5. Сплоченность группы и эффективность ее работы

Под сплоченностью группы понимается то, насколько члены этой группы удовлетворены совместной работой и насколько их привлекает перспектива продолжать работать вместе.

Факторы определяющие сплоченность группы:

время, проведенное вместе;

трудность вступления в группу;

размер группы;

внешние условия;

прежние успехи или неудачи.

Замечено, что чем больше времени люди проводят вместе, тем более сплоченными они становятся: расширяются возможности для установления дружеских контактов, растет взаимопонимание, выявляются общие интересы и потребности. Возможность для членов группы вместе проводить время зависит от целого ряда обстоятельств, и в первую очередь от характера выполняемой работы, взаимосвязи решаемых ими задач и даже от расположения их рабочего места (и одной комнате или разных).

Трудность вступления в группу также влияет на сплоченность ее членов. Чем труднее иступить в ту или иную группу (например, поступить в престижное высшее учебное заведение, перейти на работу в преуспевающее перспективное подразделение внутри организации), тем, как правило, более сплоченными становятся ее члены.

Размер группы. По мере того как количество членов в группе увеличивается, возможности для взаимодействия каждого члена группы друг с другом уменьшаются. К тому же появление подгрупп внутри больших групп может негативно сказываться на сплоченности больших коллективов.

Внешние факторы. Большинство исследований показывают, что под угрозой неблагоприятных внешних факторов сплоченность людей в группах обычно увеличивается. Особенно часто это происходит, когда группа оказывает поддержку, обеспечивает ощущение безопасности и помогает преодолевать трудности.

Прежние успехи или неудачи, достигнутые группой, также будут влиять на сплоченность ее членов, Так, например, успешное трудоустройство и продвижение по службе выпускников того или иного высшего учебного заведения могут послужить достаточно сильным притягательным фактором для привлечения значительного количества абитуриентов для поступления в данное учебное заведение.

Принято считать, что чем более сплоченной является группа, тем выше эффективность ее работы. Однако далеко не всегда данная закономерность является универсальной. Зависимость между сплоченностью группы и производительностью ее членов будет определяться также тем, насколько нормы поведения, принятые в группе, нацелены на достижение высоких результатов ее работы. Например, если неформальные нормы и правила, сложившиеся в коллективе, допускают нерациональное использование рабочего времени, брак в работе, присвоение коллективной собственности в личных целях и если при этом такие нормы устраивают большинство членов коллектива, то усиление сплоченности членов подобной группы вряд ли будет сопровождаться повышением эффективности работы. Таким образом, менеджеры должны позаботиться не только о сплоченности групп, но и о выработке таких норм поведения, которые в максимальной степени способствовали бы обеспечению их эффективной работы.

 Заключение

Группа -- это союз двух и более людей, объединившихся вместе, чтобы достичь конкретных целей.

Наиболее часто люди объединяются в группы, чтобы удовлетворить свои потребности в усилении власти, обеспечении безопасности, самоуважении, общении, получении определенного статуса.

Группы могут быть формальными или неформальными. Формальные группы -- это те, которые предусмотрены в структуре организации для выполнения конкретных задач. Неформальные группы создаются для удовлетворения социальных потребностей и общения людей. Они оказывают существенное влияние на поведение людей в организации и эффективность ее работы, подчас не менее важное, чем группы, формально предусмотренные в организационной структуре.

Каждая группа формируется и развивается по-своему. Вместе с тем в развитии различных групп могут быть выявлены некоторые общие закономерности. Группа как подсистема более общей системы -- организаций -- определяется ее особенностями: стратегией развитая организации, организационной структурой, формально установленными в организации нормами и правилами, имеющимися в распоряжении организации ресурсами, принятой системой подбора персонала, организационной культурой.

Эффективность работы группы зависит от возможностей, способностей и личностных качеств составляющих ее сотрудников. Осуществляя анализ и прогнозирование эффективности работ в группе, необходимо учитывать ее структуру (формальное лидерство, роли, нормы, статус, размер группы и ее состав), а также специфику задач, которые приходится решать данной группе. Принято считать, что чем более сплоченной является группа, тем выше эффективность ее работы. Кроме того, зависимость между сплоченностью группы и производительностью ее членов определяется тем, насколько принятые нормы поведения в группе нацелены на достижение высоких результата ее работы. Таким образом, менеджеры должны позаботиться не только о сплоченности групп, но и о выработке таких норм поведения, которые в максимальной степени способствовали бы обеспечению их эффективной работы

Список литература

1. Андреева Г.М. Социальная психология. М.: Аспект-Пресс, 2006 г.

2. Ильин Г.Л. Социология и психология: учеб. пособие для студ. Высш. учеб. заведений. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2007 г.

3. Спивак В.А. Организационное поведение. М.: Эксмо, 2007 г.

4.Пугачев В.П. Руководство персоналом: Учебник. -М.: Аспект Пресс, 2008 г.

Размещено на Allbest.ru