Электронный документооборот в ОАО "Завод Элекон"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Электронный документооборот в ОАО «Завод Элекон»

Введение

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность предприятия. Современное предприятие, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Документированная информация составляет основу управления, ее эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации обеспечивает качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

На сегодняшний день большое значение придается систематизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях.

Объектом написания дипломной работы является комплекс сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации в сфере документооборота в Открытом Акционерном Обществе «Завод Элекон».

Предметом являются программные средства, позволяющие автоматизировать и усовершенствовать документооборот в ОАО «Завод Элекон».

Целью написания дипломной работы является изучение документооборота в ОАО «Завод Элекон», а также анализ использования возможностей СЭД «1С: Документооборот8».

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

1).ознакомление с организационной структурой предприятия;

2).изучение функций, задач, основных видов деятельности предприятия;

3).рассмотрение места и значения канцелярии в деятельности ОАО «Завод Элекон»;

4).анализ документооборота в ОАО «Завод Элекон»;

5).изучение и анализ использования возможностей СЭД «1С: Документооборот8» в ОАО «Завод Элекон».

При написании настоящей дипломной работы был проанализирован и использован широкий круг источников. Комплекс федеральных законодательных актов, регламентирующих работу с документами, составляют:

Федеральный закон «Об акционерных обществах». Закон определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Комплекс федеральных нормативно-методических документов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли.

При написании данной дипломной работы была изучена и проанализирована научная литература.

В издании «Документационное обеспечение управления» А.В. Пшенко рассмотрены вопросы документирования, правил и традиций создания, обработки, хранения и использования документационных ресурсов организации. Уделено внимание технике личной работы с документами, рациональному использованию аппаратных средств и программных продуктов при переходе к компьютерным технологиям обработки документной информации.

В издании «Документационное обеспечение и делопроизводство» И.Н. Кузнецова обобщены и систематизированы вопросы теории и практики современного документоведения и делопроизводства, рассмотрены современная нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами.

В издании «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному» М.П. Бобылевой комплексно рассмотрены организационно-управленческие, документоведческие, информационно-технологические аспекты проблемы перехода к электронному документообороту. Значительное внимание уделяется оценки эффективности применения систем и технологий электронного документооборота.

В статье «Проблемы выбора электронной системы управления документооборотом на предприятии» С.В. Уварова рассмотрены проблемы выбора электронной системы управления документами на предприятии.

Вопросы форм и методов регистрации документов в системах электронного документооборота поднимаются в статье «Электронный документооборот в работе службы ДОУ» С.П. Кочетковой.

1. Открытое акционерное общество «Завод Элекон»: история создания, структура, функции

1.1 История создания открытого акционерного общества «Завод Элекон»

Открытое Акционерное Общество «Завод Элекон» - головное предприятие России по разработке и производству электрических соединителей для всех отраслей оборонной и гражданской промышленности, а также специальных электроразрывных соединителей для ракетно-космической и военно-морской техники. В марте 2009 года предприятию исполнилось 70 лет.

История «Элекона» начинается с 1939 года, когда приказом Наркома авиационной промышленности СССР №64 от 25 марта на базе калориферного производства был создан завод теплообменных приборов. Эта дата считается днем рождения завода.

В годы Великой Отечественной войны завод производит продукцию для фронта: радиаторы для танков и автомашин, тару для патронов, кольца для ручных гранат, беспламенные горелки для обогрева моторов самолетов и танков и другие виды продукции - всего около 20 наименований.

В первые послевоенные годы завод выпускал продукцию, необходимую для восстановления народного хозяйства: строительные леса, тачки, запчасти сельхозтехники, металлические бочки для горючего, калориферы и другие изделия.

17 июля 1950 года было принято решение о перепрофилировании завода на выпуск новых изделий - электрических соединителей. В кратчайшие сроки была создана материально-техническая база для массового производства разъемов. Организованы литейное, пластмассовое, механическое производства. «Элекон» быстро освоил выпуск электрических соединителей и стал их крупнейшим производителем. Завод по праву считается основателем отрасли соединителей в СССР.

Заводу, первому в стране, было поручено освоение и производство штепсельных разъемов (ШР), а сам завод был именован Казанским заводом штепсельных разъемов.

Для разработки новых типов разъемов на территории завода было создано Казанское конструкторское бюро штепсельных разъемов (ККБШР), впоследствии ставшее НИИ.

В 1954 году было принято постановление Совета Министров СССР об организации опытно-конструкторского бюро (ОКБ) со специализацией по разработке радиоэлектронной аппаратуры.

В 1959 году завод получил новое поручение Правительства - освоение телеметрической и дальномерной аппаратуры для ракетно-космической техники - знаменитые «Рубин» и «Алмаз». Для технического сопровождения производства, модернизации и модификации аппаратуры на заводе был создан радиотехнический отдел (РТО).

Организовано новое, второе производство по изготовлению радиотехнической аппаратуры - самолетных систем опознавания, бортовых и наземных радиомаяков для авиации.

1959-1965 годы являются важным периодом в истории завода. «Элекон» активно участвует в подготовке запуска космического корабля «Восход», пилотируемого первым в мире летчиком-космонавтом Юрием Гагариным. Трудовые победы коллектива предприятия были высоко оценены правительством. За успешное выполнение задач завод награжден орденом Трудового Красного Знамени, а большая группа работников предприятия - орденами и медалями СССР.

В 1960 году завод начал производство бытовой аппаратуры. Силами РТО были разработаны, а заводом освоены первые в стране усилители для городского транспорта УТ-1 и компактные диктофоны «Электроника» (его можно увидеть в фильме «17 мгновений весны» в руках Щтирлица). Первые в СССР персональная вычислительная машина, стереопроигрыватель высшего класса, несколько типов персональных вычислительных комплексов, бытовые компьютеры были изготовлены на заводе «Элекон».

В период перестройки и реформирования народного хозяйства «элеконовцы» столкнулись с серьезными финансово-экономическими трудностями, вызванными, прежде всего, конверсией, сокращением госзаказа, необходимостью содержать на предприятии мощности. Необходимы были решительные и кардинальные меры по оздоровлению предприятия, новые рыночные подходы, перепрофилирование ряда производств. И такие перемены на НПО «Элекон» пришли с новой командой во главе с Николаем Александровичем Колесовым. 1997 год можно считать новым рождением завода.

За короткий период «Элекон» сделал существенный скачок вперед. Были погашены задолженности, предприятие акционировано, расширено производство по всем направлениям - по соединителям, светотехнике, запорной арматуре, освоено производство новой продукции - оптических прицелов, театральных биноклей, новых типов светильников, проведена большая работа по благоустройству территории завода, ремонта зданий и сооружений.

Сегодня ОАО «Завод Элекон» - стабильно растущее предприятие.

ОАО «Завод Элекон» участвует в Общероссийском отраслевом объединении «Союз машиностроителей России», Национальной ассоциации авиаприборостроителей России, а в 2009 году вошло в состав интегрированной холдинговой структуры ОАО «Концерн Радиоэлектронные технологии».

Приказом №110 от 11.07.2002 г. по Российскому агентству систем управления (РАСУ) ОАО «Завод Элекон» присвоены функции Бюро применения цилиндрических соединителей (БПЦС).

Система управления качеством предприятия сертифицирована в соответствии с Международным стандартом ISO 9001, также качество товара гарантируется сертификатом №СВС.01.431.0100.06 от 28 сентября 2006 года, выданным «ВОЕНЭЛЕКТРОСЕРТ» ФГУП «22 ЦНИИИ Минобороны России».

К рынкам сбыта продукции и услуг ОАО «Завод Элекон» относятся все регионы России, страны ближнего зарубежья, а также ОАЭ, Сирия, Индия, Польша, Чехия, Франция и Китай.

Для расширения рынка сбыта и увеличения объема выпускаемой продукции на заводе осваивается производство новых видов изделий, ведутся разработки на новом научно-техническом уровне, планируется серьезная программа по реализации проекта производства импортозамещающих, соответствующих мировым стандартам соединений с защитой от электромагнитных помех и фильтр-контактами.

ОАО «Завод Элекон» является первым в Татарстане предприятием, удостоенным почетного звания «Лучший работодатель России». Залогом успеха является сознание руководством предприятия истины, что человек в производстве - главное богатство. Поэтому создаются новые рабочие места. Ведется грамотная кадровая политика, активно привлекаются молодые перспективные кадры.

ОАО «Завод Элекон» - предприятие по разработке и производству электрических соединителей и специальных электроразрывных агрегатов.

Сегодня в объединение входят следующие предприятия: ОАО «Завод Элекон» (г. Казань), ОАО «Электросоединитель» (г. Уруссу), ОАО «Копир» (г. Козьмадемьянск), ОАО «Оптика и электроника Плюс» (г. Москва).

Завод разрабатывает и производит свыше 70 типов соединителей, которые применяются в военной, авиационной, космической, ракетной и общепромышленной технике.

Основная продукция: электросоединители; Электроразрывные агрегаты и специальная аппаратура для всех видов военной, аэрокосмической и сухопутной техники; разработка и производство запорной арматуры, медицинской лазерной техники, сельхозтехники, светотехники, сувенирных масштабных моделей автомобилей.

1.2 Направление деятельности, цели и задачи Открытого Акционерного Общества «Завод Элекон»

документооборот электронный канцелярия

Открытое Акционерное Общество «Завод Элекон» - головное предприятие России по разработке и производству электрических соединителей и специальных электроразрывных агрегатов.

Основной целью Общества является получение прибыли в интересах акционеров, а также иные, не запрещенные действующим законодательством действия, служащие удовлетворению интересов акционеров Общества. Учредительным документом Общества является его устав.

Основными видами деятельности Открытого Акционерного Общества «Завод Элекон» являются:

· производство соединителей, изделий радиоэлектронной техники, товаров народного потребления и производственно-технического назначения;

· производство светотехнических и электроустановочных изделий, медицинской аппаратуры, запорной арматуры;

· строительство, реконструкция и эксплуатация сооружений, культурно-бытового и спортивно-оздоровительного назначения, жилых зданий, объектов гостиничного хозяйства, туристических комплексов, гражданских и промышленных зданий и сооружений;

· архитектурное, строительное проектирование и конструирование;

· сбор, переработка и утилизация отходов производства, вторсырья, производство строительных материалов;

· внешнеэкономическая деятельность в порядке, установленном законодательством;

· сертификация изделий;

· осуществление всех видов транспортно-экспедиционных и складских услуг;

· издательская и полиграфическая деятельность;

· осуществление маркетинговых и дилерских услуг;

· осуществление рекламной, коммерческой, торговой и посреднической деятельности;

· промышленный и финансовый лизинг

· оказание услуг организациям в поиске нежилых помещений и гражданам по обмену и найму жилья;

· бытовое и иные виды обслуживания физических и юридических лиц;

· добыча полезных ископаемых, других природных ресурсов;

· проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских работ в том числе разработка военной техники;

· оказание медицинских, правовых услуг;

· производство продукции для жилищного и гражданского строительства;

· операции с ценными бумагами;

· эксплуатация в коммерческих и иных целях - сосудов работающих под давлением, лифтов, грузоподъемных механизмов, вышек, технических средств охранно-пожарной сигнализации и оповещения;

· производство, наладка и эксплуатация природоохранного оборудования, средств измерений и контроля экологических параметров производств и транспортных средств. Оказание услуг по измерению и контролю экологических параметров.

Сегодня в объединение входят следующие предприятия: ОАО «Завод Элекон» (г. Казань), ОАО «Электросоединитель» (г. Уруссу), ОАО «Копир» (г. Козьмадемьянск), ОАО «Оптика» (г. Москва).

1.3 Канцелярия как структурное подразделение Открытого Акционерного Общества «Завод Элекон»

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Организация работы с документами включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций предприятия.

В ОАО «Завод Элекон» документационное обеспечение управления осуществляется самостоятельным структурным подразделением канцелярией. Канцелярия осуществляет свою деятельность на основании положения о канцелярии. Положение о канцелярии ОАО «Завод Элекон» прилагается в (Приложении 1).

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Завод Элекон», действует на основании Устава предприятия, положения о канцелярии и подчиняется заместителю генерального директора по правовым вопросам. Структурная схема управления ОАО «Завод Элекон» прилагается в (Приложении 2).

Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, назначаемый на должность, и освобождаемый от должности приказом генерального директора по представлению заместителя генерального директора по правовым вопросам. Заведующая канцелярией ОАО «Завод Элекон» осуществляет свою работу на основании должностной инструкции. Должностная инструкция заведующей канцелярии ОАО «Завод Элекон» прилагается в (Приложении 3).

Заведующая канцелярией ОАО «Завод Элекон» имеет право:

- подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии;

- вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

Заведующая канцелярией ОАО «Завод Элекон» несет ответственность за:

- сохранность принятых в работу документов;

- соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;

- подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии;

- регистрация приказов, распоряжения, договоров взаимной деятельности и других документов.

Основной целью деятельности канцелярии является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Исходя из целей, канцелярия решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов для передачи в ведомственный архив в соответствии с ЕГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии, прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности предприятия.

В соответствии с возложенными задачами канцелярия осуществляет следующие функции:

1.разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2.осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3.организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4.регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5.организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

6.разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

7.осуществление контроля, за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

Для успешного выполнения вышеперечисленных функций предприятием «Завод Элекон» используются программные и информационные продукты.

В состав канцелярии ОАО» Завод Элекон» входит:

- заведующая канцелярией;

- секретари руководства;

- старшие инспектора, инспектор;

- дипломатический секретарь.

Структурная схема канцелярии ОАО «Завод Элекон» представлена в (Приложении 4).

Канцелярия ОАО «Завод Элекон» в своей работе взаимодействует с Центром Информационных Технологий (ЦИТ) - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

Канцелярия в своей работе руководствуется действующим законодательством, Уставом предприятия, политикой предприятия в области качества, ГОСТ, ОСТ, стандартами предприятия, основными положениями Единой Государственной системы делопроизводства, правилами и указаниями главного архивного управления при Совете министров РФ, по подготовке документальной части делопроизводства и работы архива предприятия, приказами и распоряжениями руководства предприятия, правилами и нормами по охране труда, пожарной безопасности, положением о канцелярии и должностными инструкциями.

2. Документооборот в открытом акционерном обществе «Завод Элекон»

2.1 Организация документооборота в ОАО «Завод Элекон»

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности движения и обработки документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки правильного решения. Культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте, четкости обработки и передачи документов для исполнения уделяется большое внимание.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО «Завод Элекон», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость их движения.

Основными правилами организации документооборота в ОАО «Завод Элекон» являются:

- оперативное прохождение документов с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение вышеперечисленных правил позволяет реализовать основной организационный принцип канцелярии - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил, позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления ОАО «Завод Элекон» за счет:

- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления так и канцелярии.

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью предприятия. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению и отправки документов.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

- периодичность (стадии документооборота);

- направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные документопотоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации различных уровней, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных.

Вся документация в ОАО «Завод Элекон» делится на три документопотока:

- входящие;

- исходящие;

- внутренние.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Входящий документопоток в ОАО «Завод Элекон» складывается из:

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и ведомств). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для генерального директора ОАО «Завод Элекон» в организации производственной, управленческой, технической, экономической деятельности;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, консультирования, получения информации. Основными видами таких документов являются письма (информационные, рекламные, гарантийные и другие) и договоры, а также документы сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты и другие);

- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящие документы в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы отправляемые из учреждения. Исходящий документопоток в ОАО «Завод Элекон» состоит из документов, создаваемых в процессе деятельности предприятия и отправляемых за его пределы.

Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами.

Внутренний документопоток ОАО «Завод Элекон» составляют документы, создаваемые и используемые в самом предприятии, не выходящие за его пределы.

Внутренние документы в ОАО «Завод Элекон» по формам и назначению можно разделить на три группы:

- организационные документы, регламентирующие деятельность ОАО «Завод Элекон» (Устав ОАО «Завод Элекон», положения о структурных подразделениях и другие);

- распорядительные документы, издаваемые генеральным директором ОАО «Завод Элекон», его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки).

В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) или объяснительными записками.

Каждый документопоток в ОАО «Завод Элекон» имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Входящие документы в ОАО «Завод Элекон» образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. В ОАО «Завод Элекон», процесс регистрации документов распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру ОАО» Завод Элекон». Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, канцелярия ОАО «Завод Элекон» разрабатывает наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Канцелярия ОАО «Завод Элекон» периодически составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота.

Под объемом документооборота ОАО «Завод Элекон» понимается общее количество документов поступивших на предприятие и созданных в нем за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в канцелярии, т.е. на участке первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов - однократность.

Учет документооборота в ОАО «Завод Элекон» позволяет:

· определить загрузку предприятия в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

· установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

· рассчитать численность службы делопроизводства.

Анализируя документооборот предприятия за последние три года, была выявлена тенденция к его росту.

Таблица №1. «Анализ документооборота в ОАО» Завод Элекон»

год	Количество входящих документов	Кол-во исходящих документов	Кол-во внутренних документов	итого
2008	710	794	150	1654
2009	931	892	197	2020
2010	1092	1085	270	2447

Как видно из приведенной таблицы №1, с 2008 г. к 2010 г. число входящих, исходящих и внутренних документов возросло на 53%, что подтверждает общую тенденцию увеличения документооборота в ОАО» Завод Элекон».

Анализ движения входящих документов в ОАО «Завод Элекон»

Входящие документы - это документы, которые поступают в ОАО «Завод Элекон» из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например, законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности; докладные записки, акты, договоры, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Входящий документопоток в ООО «Завод Элекон» включает в себя следующие этапы:

· прием и первичную обработку документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация;

· рассмотрение документов руководством;

· передачу на исполнение.

Прием и первичная обработка документов в ООО «Завод Элекон» осуществляются канцелярией.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителями или переданы средствами электрической связи.

После получения проверяется правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю.

Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установит дату отправления или получения документа и адрес отправителя. Тогда конверт подкладывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

Регистрация входящих документов в ОАО «Завод Элекон» состоит в проставлении отметки о поступлении документов.

Регистрация документов, определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Для большинства документов процесс регистрации является обязательным, так ка он фиксирует факт их создания или получения. Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в ОАО «Завод Элекон» разработан перечень нерегистрируемых документов, который прилагается в (Приложении 6).

Все входящие документы в ОАО «Завод Элекон» регистрируются в день их поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Однако существуют такие виды документы, которые разрешается регистрировать в течение большого промежутка времени. К ним можно отнести обращения граждан, которые подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления.

В ОАО «Завод Элекон» регистрация документов осуществляется централизованно самостоятельным структурным подразделением канцелярией.

На сегодняшний день в ОАО «Завод Элекон» применяются как журнальная так и компьютерная форма регистрации документов.

В канцелярии ОАО «Завод Элекон» применяются следующие виды журналов для регистрации документов:

1). Журнал регистрации входящих документов (Приложение 7).

2). Журнал регистрации исходящих документов (Приложение 8).

3). Журнал регистрации приказов (Приложение 9).

Зарегистрированные документы, передаются на рассмотрение соответствующим должностным лицам. Рассмотрение документа руководством в ОАО «Завод Элекон» состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы в ОАО «Завод Элекон» обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю. Передача документа на исполнение в ОАО «Завод Элекон» осуществляется после рассмотрения его руководством. Обработка, рассмотрение и передача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Анализ движения исходящих документов в ОАО «Завод Элекон»

Исходящие документы - это документы, созданные в ОАО «Завод Элекон» и отправляемые из предприятия в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение.

Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы.

Обработка исходящих документов в ООО «Завод Элекон» включает:

· составление чернового документа;

· подготовку проекта документа;

· согласование (визирование);

· удостоверение документа;

· отправку документа.

Схема движения исходящих документов в ОАО «Завод Элекон» прилагается в (Приложении 10).

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В ОАО «Завод Элекон» в процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в канцелярию проект документа, который требует проставления всех необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через канцелярию. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями, вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Сотрудник канцелярии обязан:

· проверить правильность оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

· проставить исходящий регистрационный индекс;

· при необходимости заверить печатью (после регистрации); обработать документ для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции в ОАО «Завод Элекон» включает:

· сортировку;

· вложение в конверты;

· адресование;

· сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

· правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

· наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствии количества экземпляров количеству адресатов;

· правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Анализ движения внутренних документов в ОАО «Завод Элекон»

Внутренние документы - это официальные документы, создаваемые и используемые в ОАО «Завод Элекон», не выходящие за его пределы.

К внутренним документам ОАО «Завод Элекон» относят организационные документы, определяющие задачи и функции предприятия в целом, а также его структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности. Функцию оперативного регулирования деятельности ОАО «Завод Элекон» выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством предприятия - приказы, указания, распоряжения и решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока ОАО «Завод Элекон» составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами в ОАО «Завод Элекон» такой же, как и с исходящими документами:

· составление проекта документа исполнителем;

· проверка правильности оформления документа;

· согласование проекта документа;

· подписание (утверждение) документа руководством;

· регистрация документа;

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами в ОАО «Завод Элекон» порядок операций такой же, как и с входящими документами:

· передача документов исполнителю;

· контроль исполнения документов;

· исполнение документа;

· подшивка исполненного документа в дело.

Проекты приказов и распоряжений генерального директора ОАО» Завод Элекон», а также протоколы совещаний, проводимых генеральным директором, подготавливаются в канцелярии. По необходимости проекты указанных протоколов согласовываются с участниками. Проекты иных организационно - распорядительных документов, после подготовки в соответствующих структурных подразделениях и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами, передаются в канцелярию, где осуществляется контроль за правильностью их оформления.

После подписания (утверждения) генеральным директором организационно - распорядительные документы регистрируются инспектором канцелярии ОАО «Завод Элекон» в соответствующем журнале регистрации (в зависимости от вида документа).

Размноженные экземпляры подписанных (утвержденных) генеральным директором документов, и зарегистрированных в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения ОАО «Завод Элекон», в ведении которых находятся соответствующие вопросы.

Передача внутренних документов между структурными подразделениями, осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в конкретном подразделении.

3. Использование системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8» в ОАО «Завод Элекон»

3.1 Характеристика системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8»

Управленческая деятельность на предприятиях осуществляется с помощью документов. Документы - это основные информационные ресурсы любого современного предприятия, обеспечивающие информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождающие все бизнес-процессы. Документ является основным средством представления информации. Неэффективное же использование накопленной информации может привести к потере всего бизнеса. Своевременно не полученная информация или документ - это, прежде всего потерянные деньги, время и упущенные возможности для предприятия. Поэтому, на любом предприятии, ведущем активную работу с различными документами, задача систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации, зафиксированных в документах, всегда является актуальной.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого масштаба деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Под электронным документооборотом - понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах.

Система электронного документооборота - это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.

Актуальность внедрения системы электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды. Автоматизация документооборота становится признаком успешной компании, заинтересованной в повышении эффективности своих бизнес-процессов, а значит и конкурентоспособности в целом.

На сегодняшний день ОАО «Завод Элекон» - головное предприятие России, располагающее производственными, технологическими и кадровыми возможностями для серийного производства электрических соединителей. Как и на любом большом предприятии, в ОАО «Завод Элекон» ежедневно обрабатывается большое количество самых разнообразных документов, следовательно, документооборот достаточно велик.

Руководство ОАО «Завод Элекон» поставило задачу автоматизировать документооборот для того чтобы протестировать выбранную систему и затем принять ее как основу автоматизации документооборота на предприятии.

Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8», разработанная на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», представляет собой комплексное решение, позволяющее автоматизировать процессы обработки и хранения документов на предприятиях и организациях любого типа и масштаба.