Электронный документооборот в ОАО "Завод Элекон"

Характеристика ОАО "Завод Элекон", направления его деятельности, канцелярия как структурное подразделение. Организация документооборота, движение входящих, исходящих, внутренних документов. Система электронного документооборота "1С: Документооборот8".

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 18.09.2013
Размер файла 68,9 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Платформа «1С: Предприятие 8.2.» поддерживает работу с различными СУБД - файловый режим, Microsoft SQL, Server, Oracle Database. Сервер «1С: Предприятие 8.2.» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux.

«1С: Документооборот 8» - это новый программный продукт фирмы «1С», призванный обеспечить в организации централизованное безопасное хранение, оперативный доступ, поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами любых видов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами и приложениями.

Гибкая конфигурация данной системы позволяет производить ее внедрение во внутренний процесс оборота документации предприятия с любой спецификой работы.

СЭД «1С: Документооборот 8», в комплексе решает задачи автоматизации учета документации, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

· централизованное безопасное хранение документов;

· оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;

· регистрация входящих и исходящих документов;

· просмотр и редактирование документов;

· контроль версий документов;

· коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов.

· маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;

· автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;

· учет и контроль рабочего времени сотрудников.

«1С: Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

«1С: Документооборот 8» реализован на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2» и использует принципиально новые возможности платформы в решении задач интеграции учета ресурсов и управления документами, демонстрируя более высокий уровень организации электронного документооборота.

Функциональность «1С: Документооборот 8» позволяет поддерживать различные механизмы работы с документами, с учетом разграничения прав доступа к ним:

· упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий;

· сократить возможность поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

· повысить качество готового материала (проектов, документации) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Многие из существующих СЭД позволяют внедрившим их компаниям перейти на без бумажный документооборот. Преимуществом «1С: Документооборот8» является возможность организовать эффективное движение электронных документов без ущерба уже существующим формам бумажного документооборота. Система позволяет координировать оба типа работы с документами, поэтому при ее использовании вам не придется резко переходить с одного режима на другой. «1С: Документооборот 8» позволяет отказываться от больших объемов бумажной документации постепенно, по мере интеграции всех сотрудников предприятия.

В соответствии с инструкцией по делопроизводству организации, в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем может использоваться для создания новых дел и списания в дело исполненных документов. Каждое дело символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.

Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8» представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

«1С: Документооборот 8»: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - базовая система автоматизации процессов делопроизводства;

«1С: Документооборот 8»: ХРАНЕНИЕ ФАЙЛОВ - автоматизированная система по работе с файлами (в том числе аудио и видео файлы), которые возникают в рабочем порядке, в процессе ежедневной деятельности предприятия;

«1С: Документооборот 8»: КОЛЛЕКТИВНАЯ РАБОТА - система, обеспечивающая коллективный доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа;

«1С: Документооборот 8»: БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ. В системе реализованы бизнес процессы следующих видов: рассмотрение документа, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление и поручение;

«1С: Документооборот 8»: УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ - подсистема позволяющая вести учет затрат рабочего времени сотрудников;

«1С: Документооборот 8»: БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ - система поддержки бумажного документооборота;

«1С: Документооборот 8»: ИНТЕРНЕТ И ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА - система, поддерживающая многопользовательскую работу в локальной сети или через интернет.

Обеспечивая доступ через интернет и системы электронной почты, «1С: Документооборот 8» позволяет включить в контур делопроизводственной деятельности предприятия не только объединенных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных пользователей.

В конфигурации «1С: Документооборот 8» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Структура папок может формироваться с учетом организационной структуры предприятия или по видам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями различных операций: чтения документа, редактирования или удаления.

Особенностью СЭД «1С: Документооборот 8» является то, что для каждого работника в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам. Кроме того, в программе предусмотрена возможность удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

«1С: Документооборот 8» обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Администратором или пользователем, имеющим соответствующие права, определяются право доступа пользователей к документам. Можно установить разрешающие и запрещающие права.

В конфигурации «1С: Документооборот 8» коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес процессах:

· Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.

· Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.

· Согласование: приложенные к такому процессу бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам, а потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса, для ознакомления с результатами согласования.

· Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа с ознакомления с результатом утверждения.

· Регистрация: документ попадает секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.

· Ознакомление: с помощью данного бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

Для каждого бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как: маршрутизация, сроки, важность, наименование, описание и другие.

Система автоматизации делопроизводства от 1С имеет множество преимуществ перед российскими и зарубежными аналогами. Эта СЭД является полностью самостоятельным продуктом, не требующим установки других приложений. Данное обстоятельство позволяет существенно экономить на установке и поддержке системы электронного документооборота.

Описываемая система документооборота отлично приспособлена к коммуникационным условиям работы наших предприятий. Кроме того, система электронного документооборота «1С: Документооборот 8» является уникальной программой по делопроизводству, которая не видит разницы между удаленной работой с документами и их обработкой по внутренней сети организации. Таким образом, электронное делопроизводство может осуществляться также и между удаленными сотрудниками, которые по каким-либо причинам не могут в настоящий момент находиться в офисе. Представленная система документооборота позволяет производить гибкое управление потоками документации, так как она легко настраивается под любые задачи.

Независимость от типа СУБД, масштабируемость, возможность управления содержанием на всем протяжении жизненного цикла документа, поддержка различных технологий работы с документами - все это поднимает «1С: Документооборот 8» на новый уровень по сравнению с предыдущими версиями.

Регистрация документа в системе «1С: Документооборот 8» сопровождается следующими правилами:

· автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,

· оповещение исполнителей,

· поддержка регламентированных сроков исполнения документов,

· последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Для просмотра и редактирования документов «1С: Документооборот 8» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Документам и бизнес-процессам в системе можно назначить дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке (например, «важность документа», «теги», «корреспондент», «место хранения» и др.).

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль - самому директору или его заместителю.

Реализация в «1С: Документооборот 8» полнотекстового поиска документов (разделов, рецензий, поручений и т.д.) по всем полям карточек и по содержимому версий файлов с учетом морфологии позволяет решить вопросы верификации документа и сокращает затраты времени, поскольку в традиционных системах делопроизводства на поиск документов тратится до 30% времени сотрудников.

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля в системе «1С: Документооборот 8» обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе также реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

3.2 Анализ использования возможностей СЭД «1С: Документооборот 8» в ОАО «Завод Элекон»

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Открытое Акционерное Общество «Завод Элекон» - головное предприятие России по разработке и производству электрических соединителей для всех отраслей гражданской и оборонной промышленности.

Здесь некачественная организация документооборота и делопроизводства может привести к потере управления над всем предприятием.

Еще в 2009 году документооборот предприятия осуществлялся преимущественно в бумажном виде, что доставляло существенные неудобства, как руководящему звену, так и сотрудникам канцелярии.

В сентябре 2010 года руководство ОАО «Завод Элекон» приступило к внедрению системы электронного документооборота. Наряду с типовыми задачами систематизации информации и сохранности документов, которые выдвигает любая компания - заказчик перед системой электронного документооборота, в ОАО «Завод Элекон» существовала проблема физической циркуляции документов. Доставка технической и служебной документации из одного цеха в другой, от одного начальника к другому занимала слишком много времени и существенно замедляла рабочие процессы завода. Руководство предприятия уделило много времени изучению систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Было рассмотрено и протестировано более 20 программных продуктов, в том числе систем «Ефрат-документооборот» от компании DocsVision, «Optima-Wokcflow от Cognitive Technologies. В результате анализа и сравнения функциональных возможностей, а также с учетом опыта других предприятий отрасли, выбор был сделан в пользу «1С: Документооборот 8» разработанный на новой технологической основе «1С: Предприятие 8.2» от фирмы «1С». При выборе программного продукта руководство ОАО «Завод Элекон» опиралось на положительный опыт внедрения и использования экономических разработок фирмы «1С».

Комплекс услуг по автоматизации документооборота включающую систему электронного документооборота «1С: Документооборот 8» руководство ОАО «Завод Элекон» решило доверить ООО «Интелком-Челны». Лицензионный договор №3668 от 21.09.2010 представлен в (Приложении 11).

ООО «Интелком-Челны» - лидирующий франчайзи-партнер фирмы «1С» по проектам автоматизации учета и управления на основе программ «1С: Предприятие» в Татарстане. Компания специализируется на проектах по внедрению и сервисному обслуживанию программ на платформе «1С: Предприятие» у крупных заказчиков со сложным бухгалтерским, оперативным и управленческим учетом.

Клиенты «Интелкома» - крупные предприятия и организации различных сфер деятельности:

· ОАО «КАМАЗ»;

· ОАО «Теплоконтроль»;

· ОАО «БТА-Казань;

· «КАН-Автоваз»;

· Автохолдинг «Сапсан»;

· ОАО «Татфондбанк»;

· Группа компаний «Из Рук в Руки».

Основываясь на многолетнем опыте по автоматизации учета в «Интелкоме» разработана оригинальная технология внедрения, которая позволяет добиться максимальной задачи от автоматизированной системы учета с реализацией проектов в минимальные сроки.

После настройки системы и формирование инструкций по каждому процессу было проведено обучение сотрудников ОАО «Завод Элекон» по работе с СЭД «1С: Документооборот 8». Обучение проводилось группами по 4 человека.

Внедрение СЭД «1С: Документооборот 8» в ОАО «Завод Элекон» помимо решения основных задач, связанных с построением единой информационной среды предприятия привело к значительному обновлению аппаратного и системного программного обеспечения.

В канцелярии ОАО «Завод Элекон» работу с программой «1С: Документооборот 8» осуществляет инспектор канцелярии.

Первым шагом по выполнению действий с документами в системе «1С: Документооборот 8» является ввод пароля, который определяет право доступа в систему. После ввода пароля можно приступить к выполнению порученных заданий.

Повседневная работа с документами и файлами в программе выполняется непосредственно на рабочем столе, пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач. Кроме того, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела. (Приложение 12)

В системе «1С: Документооборот 8» в ОАО «Завод Элекон» работа ведется с тремя видами документов: (Приложение 13)

· входящие;

· исходящие;

· внутренние.

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов в ОАО «Завод Элекон» как от юридических лиц, так и от физических лиц.

Схема обработки входящего документа в «1С: Документооборот 8» включает:

1. первичная регистрация входящих документов;

2. рассмотрение;

3. исполнение.

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так и в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется пользователем, после того как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка «Отправлен ответ».

Схема обработки исходящего документа в «1С: Документооборот 8» включает:

1. создание исходящего документа;

2. согласование исходящего документа;

3. утверждение исходящего документа;

Присвоение регистрационного номера внутреннему документу в системе «1С: Документооборот 8» выполняется ответственным лицом после согласования и утверждения документа.

К документу любого типа, при необходимости, можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

В СЭД «1С: Документооборот 8», инспектор канцелярии ОАО «Завод Элекон» осуществляет регистрацию приказов. Инспектор канцелярии ОАО «Завод Элекон» сначала осуществляет регистрацию приказов в журнале регистрации, а затем вводит соответствующие данные в компьютер.

На новый документ в СЭД «1С: Документооборот 8» автоматически заводится учетно-регистрационная карточка (Приложение 14). Пользователь имеет возможность самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительно поля можно как удалять, так и добавлять. С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

В программе «1С: Документооборот 8» автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке, в процессе ежедневной деятельности ОАО «Завод Элекон». Помимо официальных материалов система позволяет работать с файлами любых типов:

· офисные документы;

· изображения;

· тексты;

· архивы;

· файлы систем проектирования.

Все файлы хранятся в информационной базе и копируются пользователем на локальный компьютер для просмотра или редактирования. В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок.

Перенести файлы в информационную базу можно несколькими способами: пользователь может перенести файлы и папки мышкой (Drag&Drop); создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу или же создать новый файл путем сканирования бумажного документа.

С файлами, хранящимися в информационной базе, возможны следующие операции:

· просмотреть;

· редактировать;

· закончить редактирование с сохранением измененного файла в информационной базе и снятием пометки занятости;

· занять с открытием файла или без него;

· открыть каталог файла - открытие каталога на локальном компьютере, открытого для просмотра или редактирования;

· отменить редактирование - снятие с файла пометки занятости без сохранения изменений;

· сохранить изменения - сохранение изменений без снятия с файла пометки занятости;

· сохранить как - сохранение файла в указанном каталоге на локальном компьютере.

В программе также предусмотрен полнотекстовый поиск по содержимому файлов популярных форматов (Приложение 15). Особенностью поиска является то, что поиск производится по всем данным (документы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты) с учетом русской и английской морфологии.

Для каждого файла, хранящегося в информационной базе, всегда можно установить авторство и дату создания версии (Приложение 16). Каждая версия может сопровождаться кратким описанием внесенных изменений. При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе. Файлы занятые текущим пользователем, отображаются в списке файлов информационной базы зеленым цветов, а занятые другими пользователями - серым цветом (Приложение 17). При попытке открыть файл, занятый другим пользователем, вам будет выдано сообщение, что данный файл уже редактируется другим пользователем.

В программе «1С: Документооборот 8» установленная в ОАО «Завод Элекон» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN.

С помощью системы «1С: Документооборот 8», в ОАО «Завод Элекон» осуществляется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Ежедневные отчеты заполняются сотрудниками самостоятельно, с использованием функций автоматического добавления записей. Ежедневный отчет сотрудников о проделанной работе представлен в (Приложении 18).

Одним из важных моментов в организации делопроизводства ОАО «Завод Элекон» является возможность принимать и передавать электронные сообщения как внутри предприятия, так и за его пределами.

С помощью СЭД «1С: Документооборот 8» в ОАО «Завод Элекон» любой документ или файл можно отправить по электронной почте непосредственно из программы (Приложение 19). Если документ поступил в организацию по электронной почте и электронное письмо имеет конкретного адресата - исполнителя, то оно пересылается ему по электронной почте. В дальнейшем получатель может занести этот документ в систему. При отправке исходящих и входящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

Следует отметить, что использование СЭД «1С: Документооборот 8» в ОАО «Завод Элекон» дает определенные преимущества для эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:

1. Сокращение времени на поиск документов и их обработку.

2. Надежное хранение, предотвращение потерь документов.

3. Упорядочивание работы сотрудников со всеми видами документов, исключение их потери и пересечения при одновременном использовании.

4. Повышение качества готовых документов.

5. Укрепление исполнительской дисциплины.

6. Прозрачность деятельности сотрудников и отделов.

Заключение

Для процветания современного предприятия необходимо качественное и своевременное управление его деятельностью. Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений. Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технологического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

В начале XXI века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Таким образом, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения документов с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии. В тоже время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения баз данных, организации движения документов внутри предприятия, прием-передача документов, до организации полнотекстового электронного архива.

Современные развивающиеся предприятия понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом не возможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. При этом каждое предприятие выбирает свой путь совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения современных информационных технологий.

Основной целью написания данной дипломной работы является изучение организации документационного обеспечения управления ОАО «Завод Элекон» и анализ использования возможностей системы электронного документооборота «1С: Документооборот8».

В ходе написания дипломной работы были поставлены такие задачи, как: ознакомление с организационной структурой ОАО «Завод Элекон»; изучение функций, задач, основных видов деятельности предприятия; рассмотрение места и значения структурного подразделения канцелярия в ОАО «Завод Элекон»; изучение организации документооборота, а также анализ использования возможностей СЭД «1С: Документооборот 8».

В настоящее время ОАО «Завод Элекон - многопрофильное предприятие, располагающее производственными, технологическими и кадровыми возможностями для серийного производства продукции. Предприятие стремится к еще более высокому уровню производства, основательному подходу к работе с клиентами. Эффективность развития предприятия зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах.

Документационное обеспечение управления в ОАО «Завод Элекон»» осуществляется самостоятельным структурным подразделением канцелярией. Структура канцелярии ОАО «Завод Элекон» организована в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления. Основной целью канцелярии является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Первоначально обработка документов в ОАО «Завод Элекон» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации документооборота.

Руководство ОАО «Завод Элекон» поставило задачу автоматизировать документооборот предприятия. В качестве программного продукта выбор был сделан в пользу СЭД «1С: Документооборот 8» разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2».

Внедрение современной системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8» в технологию обработки документов ОАО «Завод Элекон» позволило коренным образом изменить всю систему документационного обслуживания предприятия, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в ОАО «Завод Элекон», выполнения справочно-аналитической работы, а также использование систем электронного документооборота, позволило поднять работу предприятия на качественно иной уровень и способствовало повышению ее оперативности.

При внедрении системы электронного документооборота руководство ОАО «Завод Элекон» столкнулось с проблемой не квалифицированности работников при работе с такими системами. Вопросам обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Проект внедрения должен обеспечивать правильное позиционирование СЭД как средства, которое поможет сотрудникам в решении их оперативных задач.

Для эффективной организации электронного документооборота в ОАО «Завод Элекон» необходимо разработать регламент работы с системой электронного документооборота «1С: Документооборот 8».

На сегодняшний день в ОАО «Завод Элекон» применяются как журнальная так и автоматизированная форма регистрации документов. Рекомендуется проводит регистрацию документов только в компьютерной форме, поскольку компьютерная форма регистрации позволяет:

1. Внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику предприятия.

2. Организовать на основе базы данных информационно-справочную работу.

3. Организовать эффективный контроль за исполнением документов.

В целом, анализируя результаты внедрения системы электронного документооборота в организацию делопроизводства ОАО «Завод Элекон» можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию оказали лишь положительное влияние на деятельность предприятия.

В процессе написания дипломной работы, мной был сделан вывод, что организация эффективного документооборота, и, как следствие, успешной жизнедеятельности предприятия, является основополагающим, обязательным фактором.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.

    презентация [224,5 K], добавлен 16.10.2015

  • Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

    реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010

  • Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения". Способы внедрения электронного документооборота "Дело".

    курсовая работа [51,4 K], добавлен 06.04.2015

  • Понятия и определения электронного документооборота (по тексту федеральных законов). Потребность малых предприятий в системе электронного документооборота (СЭД). Классификация функций СЭД, основные требования к ней. Атрибуты и реквизиты документов.

    презентация [1,1 M], добавлен 21.03.2015

  • Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.

    курсовая работа [57,7 K], добавлен 22.04.2014

  • Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.

    дипломная работа [492,0 K], добавлен 05.09.2016

  • Сущность и виды электронного документооборота; принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.

    курсовая работа [45,9 K], добавлен 16.10.2014

  • Значение документационного обеспечения в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.

    дипломная работа [1,9 M], добавлен 19.12.2013

  • Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.

    курсовая работа [279,8 K], добавлен 16.02.2015

  • Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

    курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.